DAFTAR ISI - e-dokumen.kemenag.go.ide-dokumen.kemenag.go.id/files/Zzf4NTD71339134557.pdf · program...
Transcript of DAFTAR ISI - e-dokumen.kemenag.go.ide-dokumen.kemenag.go.id/files/Zzf4NTD71339134557.pdf · program...
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
1
DAFTAR ISI
TUGAS POKOK DAN FUNGSI KEPALA PERPUSTAKAAN
IAIN SUMATERA UTARA ......................................................................................... 3
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) KEPALA PERPUSTAKAAN .. 7
TUGAS POKOK DAN FUNGSI WAKIL KEPALA PERPUSTAKAAN
IAIN SUMATERA UTARA ....................................................................................... 11
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) WAKIL KEPALA
PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA .................................................... 13
TUGAS POKOK DAN FUNGSI STAF BAGIAN PENDAFTARAN ANGGOTA
PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA ....................................................... 16
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENDAFTARAN ANGGOTA
PERPUSTAKAAN ................................................................................................. 17
TUGAS POKOK DAN FUNGSI STAF BAGIAN SURAT KETERANGAN BEBAS
PUSTAKA PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA ..................................... 21
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) SURAT KETERANGAN
BEBAS PUSTAKA ................................................................................................ 22
TUGAS POKOK DAN FUNGSI STAF ADMINISTRASI BAGIAN SERAH
TERIMA SUMBANGAN KARYA ILMIAH DOSEN PERPUSTAKAAN IAIN
SUMATERA UTARA ................................................................................................ 25
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) SERAH TERIMA KARYA
ILMIAH DOSEN IAIN -SU ................................................................................... 26
TUGAS POKOK DAN FUNGSI PENGEMBANGAN KOLEKSI ............................. 30
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGEMBANGAN KOLEKSI
............................................................................................................................... 31
TUGAS POKOK DAN FUNGSI PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA.................... 34
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGOLAHAN KOLEKSI
PERPUSTAKAAN ................................................................................................. 35
TUGAS POKOK DAN FUNGSI KOORDINATOR URUSAN SIRKULASI
PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA ....................................................... 39
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) KOORDINATOR URUSAN
SIRKULASI ........................................................................................................... 41
TUGAS POKOK DAN FUNGSI KOORDINATOR URUSAN KOMPUTERISASI
PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA ....................................................... 44
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
2
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) KOORDINATOR URUSAN
KOMPUTERISASI ................................................................................................. 45
TUGAS POKOK DAN FUNGSI PELAYANAN REFERENSI .................................. 54
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PELAYANAN REFERENSI . 55
TUGAS POKOK DAN FUNGSI PELAYANAN FOTOKOPI .................................... 58
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PELAYANAN FOTOKOPI ... 59
TUGAS POKOK DAN FUNGSI KORDINATOR URUSAN PEMELIHARAAN
PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA ....................................................... 62
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEMELIHARAAN BAHAN
PUSTAKA .............................................................................................................. 63
TUGAS POKOK DAN FUNGSI STAF PENYUSUNAN BUKU DI RAK
PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA ....................................................... 67
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) STAF PENYUSUNAN BUKU
DI RAK PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA...................................... 69
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
3
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
KEPALA PERPUSTAKAAN
IAIN SUMATERA UTARA
NAMA JABATAN:
Kepala Perpustakaan
UNIT KERJA:
PERPUSTAKAAN
Tanggal: 3 Mei
2011
BERTANGGUNG JAWAB
KEPADA:
Pimpinan IAIN Sumatera Utara
MENERIMA LAPORAN DARI:
Wakil Kepala Perpustakaan, Kasubag Tata Usaha,
Kour Pengadaan, Kour Pengolahan, Kour Sirkulasi,
Kour Referensi dan Kour Komputerisasi
TUJUAN POSISI:
Memimpin organisasi perpustakaan dan menjamin jalannya operasional layanan
informasi dan keperpustakaan sesuai dengan rencana kegiatan program dan
pengembangan
TUGAS:
1. Mengembangkan penguatan lembaga perpustakaan (capacity building)
2. Membuat perencanaan program pengembangan perpustakaan IAIN Sumatera Utara
3. Melaksanakan fungsi pengawasan terhadap kinerja staf perpustakaan
4. Mengembangkan sumber daya manusia staf perpustakaan
5. Mengembangkan program kerjasama dengan instansi lain
DIMENSI POSISI:
Jumlah Staf: 24 orang
Biaya Operasi:
Biaya Investasi:
Tunjangan: Rp. 700.000/bulan
Pendapatan:
PERSYARATAN
PENGETAHUAN/PENGALAMAN:
1. Berpendidikan minimal: S.2 Ilmu Perpustakaan
dan atau S.2 bidang lain + S.1 Ilmu Perpustakaan
2. Golongan: III/d
3. Mengikuti diklat:
a. Manajemen, khususnya Manajemen
Perpustakaan
b. Pengembangan koleksi perpustakaan
c. Organisasi informasi
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
4
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
1. Mengembangkan
penguatan lembaga
perpustakaan (capacity
building)
1. Mengusulkan
pengangkatan Wakil
Kepala perpustakaan
kepada pimpinan IAIN
Sumatera Utara
- SK Wakil Kepala
Perpustakaan
2. Mengusulkan keterlibatan
Kepala Perpustakaan
dalam anggota Senat
Institut untuk
mendapatkan bargaining
position dalam
pengembangan
perpustakaan pada tingkat
pengambilan kebijakan
-
2. Membuat perencanaan
program pengembangan
perpustakaan IAIN
Sumatera Utara
1. Mengembangkan rencana
strategis (Renstra)
pengembangan
perpustakaan jangka
panjang
Renstra Perpustakaan
2010-2015
2. Membuat rencana program
kerja tahunan
Rencana program
kerja tahunan
3. Melaksanakan fungsi
pengawasan terhadap
kinerja staf perpustakaan
1. Melaksanakan monitoring
pelaksanaan kinerja staf
pada bidang masing-
masing
2. Melaksanakan pengendalian
pemanfaatan anggaran agar
efektif dan efisien
3. Melaksanakan rapat
kordinasi bulanan untuk
mendengarkan dan
memecahkan permasalahan
serta hambatan yang
dihadapi oleh staf dalam
melaksanakan tugas rutin
mereka
Dokumen presensi staf
dalam rapat kordinasi
bulanan
4. Memberikan penilaian
kinerja staff perpustakaan
untuk kepentingan
DP3 staff
perpustakaan
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
5
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
peningkatan karir mereka
4. Mengembangkan sumber
daya manusia staf
perpustakaan
1. Mengirimkan pustakawan
untuk mengikuti program-
program pendidikan dan
pelatihan ke instansi-
instansi penyelenggara
baik didalam maupun
diluar daerah Sumatera
Utara.
Nota Tugas kepada
staff untuk mengikuti
program pendidikan
dan pelatihan
2. Melaksanakan program
mentoring kepada staff
perpustakaan untuk
meningkatkan
pengetahuan dan skill
mereka dalam
melaksanakan tugas
pokok dan fungsi masing-
masing
3. Melaksanakan studi
banding ke lembaga-
lembaga perpustakaan lain
baik dalam maupun luar
negeri untuk peningkatan
wawasan dan
keterampilan pustakawan,
memberikan paradigma
baru dalam memaknai
profesi pustakawan
- Laporan hasil studi
banding
4. Melibatkan pustakawan
dalam kegiatan penelitian
kelompok melalui dana
DIPA untuk memberi
peluang berkompetisi
dengan tenaga dosen
- Laporan penelitian
5. Pengembangan pelatihan
internal bagi pustakawan
dalam berbagai bidang
untuk meningkatkan
profesionalisme
-
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
6
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
pustakawan
5. Mengembangkan program
kerjasama dengan instansi
lain
1. Melibatkan para
pustakawan dalam
organisasi Ikatan
Pustakawan Indonesia
wilayah Sumatera Utara
- Surat Keterangan
(SK)
Kepengurusan IPI
- Kartu Anggota IPI
2. Melibatkan para
pustakawan dalam Forum
Perpustakaan Perguruan
Tinggi Indonesia (FPPTI)
3. Mengembangkan
kerjasama dengan Libray
of Congress dalam
pengiriman jurnal Iqra’
terbitan lokal
perpustakaan IAIN
Sumatera Utara
4. Mengembangkan
kerjasama dengan Asia
Foundation dalam
pengembangan koleksi
perpustakaan
Penerimaan koleksi
perpustakaan dari
Asia Foundation
5. Mengembangkan
kerjasama dengan
Kedutaan Amerika dalam
bentuk pelaksanaan
program American Corner
- MOU tahun 2008
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
7
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
KEPALA PERPUSTAKAAN
Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
A1.1
Tanggal Pembuatan : 3 Mei 2011
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : REKTOR IAIN SUMATERA UTARA
Pelaksana : KEPALA PERPUSTAKAAN
A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah untuk menjadi pedoman tugas pokok Kepala
Perpustakaan dalam melaksanakan tanggungjawab kepemimpinannya selama
dalam masa jabatannya sebagai Kepala perpustakaan
B. RUANG LINGKUP, JENIS KEGIATAN & WAKTU
Ruang lingkup SOP:
1. Penguatan lembaga
2. Perencanaan
3. Pengawasan
4. Pengembangan Sumber Daya Manusia
5. Pengembangan kerjasama
Jenis Kegiatan:
Penguatan lembaga
Waktu:
C. DEFINISI
SOP ini adalah prosedur standar bagi Kepala perpustakaan dalam menjalankan
tugas pokok dan fungsinya
D. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Pimpinan IAIN Sumatera Utara
2. Kepala Perpustakaan
3. Para Kordinator Urusan
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
8
4. Staff perpustakaan
E. PROSEDUR :
1. Mengusulkan pengangkatan Wakil Kepala perpustakaan kepada
pimpinan IAIN Sumatera Utara
a. Menulis surat usulan pengangkatan Wakil Kepala
Perpustakaan kepada Rektor IAIN Sumatera Utara.
b. Mengirimkan surat usulan Wakil Kepala Perpustakaan ke
Biro Rektor
c. Mengkonfirmasi persetujuan usulan pengangkatan Wakil
Kepala Perpustakaan kepada Pembantu Rektor I
2. Mengusulkan keterlibatan Kepala Perpustakaan dalam anggota Senat
Institut untuk mendapatkan bargaining position dalam pengembangan
perpustakaan pada tingkat pengambilan kebijakan
a. Mendiskusikan rencana usulan memasukkan Kepala
Perpustakaan sebagai anggota Senat Institut didalam Statuta
IAIN Sumatera Utara kepada Pembantu Rektor I
b. Jika disetujui, membuat surat tertulis kepada Rektor IAIN
Sumatera Utara tentang usulan keterlibatan epala
Perpustakaan dalam anggota Senat Institut.
3. Mengembangkan rencana strategis (Renstra) pengembangan
perpustakaan jangka panjang
a. Mengumpulkan informasi kondisi perpustakaan yang ada saat
ini
b. Menginventaris kebutuhan program pengembangan
perpustakaan untuk lima tahun kedepan
c. Menyusun draf rencana strategis
d. Mereview draf rencana strategis yang telah disusun untuk
penyempurnaan
e. Melakukan revisi terhadap draf
f. Melaporkan kepada Rektor IAIN Sumatera Utara untuk
mendapatkan persetujuan
g. Menyimpan dokumen rencana strategis pengembangan
perpustakaan IAIN Sumatera Utara sebagai pedoman
menyusun program kerja tahunan
4. Membuat rencana program kerja tahunan
a. Menerima formulir permintaan usulan program tahunan dari
Biro Rektor
b. Membaca rencana strategis jangka panjang yang akan
dikembangkan pada perpustakaan IAIN Sumatera Utara
c. Menyusun draf rencana program tahunan sesuai dengan
format permintaan dari Biro Rektor
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
9
d. Mendiskusikan draf rencana program tahunan dengan Wakil
Kepala perpustakaan
e. Penyempurnaan usulan rencana program tahunan
f. Mencetak hasil penyempurnaan rencana program tahunan
g. Menandatangani usulan program kerja tahunan
h. Mengirimkan ke Biro Rektor sesuai dengan waktu yang telah
ditetapkan
5. Melaksanakan monitoring pelaksanaan kinerja staf pada bidang
masing-masing
6. Melaksanakan pengendalian pemanfaatan anggaran agar efektif dan
efisien
7. Melaksanakan rapat kordinasi bulanan untuk mendengarkan dan
memecahkan permasalahan serta hambatan yang dihadapi oleh staf
dalam melaksanakan tugas rutin mereka
a. Mengkordinasikan kepada kasubag Tata Usaha untuk
pelaksanaan rapat kordiasi
b. Kasubag Tata Usaha membuat pengumuman dan undangan
kepada staff untuk melaksanakan rapat pada wahtu yang telah
ditentukan
c. Kasubag Tata Usaha membuat daftar hadir rapat
d. Membuka acara rapat kordinasi
e. Mendengarkan masukan-masukan dari para staf perpustakaan
peserta rapat mengenai pelaksanaan kerja dan hambatan-
hambatan yang dihadapi dalam pekerjaan
f. Mencatat masukan-masukan dari staff untuk follow-up
g. Merespon hal-hal yang dapat dipecahkan bersama dalam rapat
h. Menutup rapat.
8. Memberikan penilaian kinerja staff perpustakaan untuk kepentingan
peningkatan karir mereka
a. Menerima usulan DP 3 staff dari Kasubag tata Usaha
b. Memberikan bobot penilaian setiap unsur kinerja pada draf DP 3
baru berdasarkan bobot nilai pada DP 3 lama
c. Menyerahkan kembali kepada kasubag tata Usaha untuk
diperbaiki dan dicetak
d. Menerima penyempurnaan DP 3 baru dari kasubag Tata Usaha
e. Menandatangani DP 3.
9. Mengirimkan pustakawan untuk mengikuti program-program
pendidikan dan pelatihan ke instansi-instansi penyelenggara baik
didalam maupun diluar daerah Sumatera Utara.
a. a. Menerima brosur kegiatan pelatihan bagi pustakawan
b. b. Menetapkan pustakawan yang relevan untuk mengikuti
program pelatihan
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
10
c. c. Meminta kelengkapan berkas kepada pustakawan yang
akan dikirim untuk mengikuti Diklat
d. d. Mengirimkan kelengkapan berkas pustakawan ke instansi
pelaksana Diklat
e. e. Jika sudah mendapatkan undangan dari instansi
penyelengara diklat, menginstruksikan Kasubag Tata Usaha
untuk mempersiapkan surat Nota Tugas
f. f. Menandatangani Surat Nota Tugas
10. Melaksanakan program mentoring kepada staff perpustakaan untuk
meningkatkan pengetahuan dan skill mereka dalam melaksanakan
tugas pokok dan fungsi masing-masing
11. Melaksanakan studi banding ke lembaga-lembaga perpustakaan lain
baik dalam maupun luar negeri untuk peningkatan wawasan dan
keterampilan pustakawan, memberikan paradigma baru dalam
memaknai profesi pustakawan
12. Melibatkan pustakawan dalam kegiatan penelitian kelompok melalui
dana DIPA untuk memberi peluang berkompetisi dengan tenaga
dosen
13. Pengembangan pelatihan internal bagi pustakawan dalam berbagai
bidang untuk meningkatkan profesionalisme pustakawan
14. Melibatkan para pustakawan dalam organisasi Ikatan Pustakawan
Indonesia wilayah Sumatera Utara
15. Melibatkan para pustakawan dalam Forum Perpustakaan Perguruan
Tinggi Indonesia (FPPTI)
16. Mengembangkan kerjasama dengan Libray of Congress dalam
pengiriman jurnal Iqra’ terbitan lokal perpustakaan IAIN Sumatera
Utara
17. Mengembangkan kerjasama dengan Asia Foundation dalam
pengembangan koleksi perpustakaan
18. Mengembangkan kerjasama dengan Kedutaan Amerika dalam bentuk
pelaksanaan program American Corner
F. REFERENSI
1. Undang-undang No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan
2. Keputusan Menteri Agama RI No. 487 Tahun 2002 tentang STATUTA
IAIN Sumatera Utara
3. TUPOKSI Perpustakaan IAIN Sumatera Utara
4. SK Rektor
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
11
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
WAKIL KEPALA PERPUSTAKAAN
IAIN SUMATERA UTARA
NAMA JABATAN:
Wakil Kepala Perpustakaan
UNIT KERJA:
PERPUSTAKAAN
Tanggal: 3 Mei 2011
BERTANGGUNG JAWAB
KEPADA:
Kepala Perpustakaan
MENERIMA LAPORAN DARI:
TUJUAN POSISI:
Membantu Kepala Perpustakaan mengkordinir dan pelaksanaan tugas-tugas
operasional perpustakaan
TUGAS:
1. Membantu Kepala Perpustakaan membuat perencanaan pengembangan
perpustakaan
2. Mengkordinir tugas-tugas operasional perpustakaan
3. Menerima dan merekapitulasi laporan unit-unit perpustakaan
DIMENSI POSISI:
Jumlah Staf:
Biaya Operasi:
Biaya Investasi:
Tunjangan:
Pendapatan:
PERSYARATAN
PENGETAHUAN/PENGALAMAN:
Berpendidikan minimal: S1 Ilmu Perpustakaan + S2
pada bidang lain
Golongan: III/d
Mengikuti diklat:
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
1. Membuat perencanaan
pengembangan
perpustakaan
1. Membuat TOR kegiatan
2. Membuat RAB
3. Membuat SK kegiatan
4. Mengkordinir kegiatan-
kegiatan perpustakaan
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
12
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
2. Mengkordinir tugas-tugas
operasional perpustakaan
1. Mengawasi pelaksanaan
Layanan Teknis dan
Layanan Pengguna
3. Menerima dan
merekapitulasi laporan unit-
unit perpustakaan
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
13
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
WAKIL KEPALA PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
I. Proses perencanaan pengembangan perpustakaan
1. Pengarahan Kepala Perpustakaan terhadap proses perencanaan
pengembangan perpustakaan
Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
Tanggal Pembuatan : 3 Mei 2011
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Kepala Perpustakaan
Pelaksana : Wakil Kepala Perpustakaan
A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah menjaga kelancaran,ketertiban,ketaatan azaz,dalam
proses perencanaan pengembangan perpustakaan
B. RUANG LINGKUP, JENIS KEGIATAN & WAKTU
Ruang lingkup SOP: 1. TOR Kegiatan
2. Rincian Anggaran Biaya Kegiatan
3. SK Kepanitiaan
4. Pelaksanaan kegiatan
Jenis Kegiatan: Perencanaan Pengembangan Perpustakaan
Waktu:
C. DEFINISI
SOP ini adalah prosedur standar untuk merencanakan kegiatan pengembangan
perpustakaan
D. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Kepala Perpustakaan
2. Wakil Kepala Perpustakaan
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
14
E. PROSEDUR
1. Kepala Perpustakaan memberi tugas kepada wakil kepala perpustakaan
untuk melaksanakan kegiatan perencanaan kegiatan pengembangan
perpustakaan IAIN-SU, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Menerima instruksi Kepala Perpustakaan
b. Merancang kegiatan yang akan dilaksanakan
c. Kepala Perpustakaan menyetujui rancangan kegiatan
d. Membuat TOR kegiatan
e. Membuat Rincian Anggaran Biaya Kegiatan
f. Mengevaluasi kegiatan yang akan dilaksanakan
g. Input data
h. Cetak SK kegiatan
i. Memberikan laporan kepada Kepala Perpustakaan
2. Kepala Perpustakaan mengawasi Wakil Kepala ketika melaksanakan
kegiatan perencanaan kegiatan pengembangan perpustakaan
3. Kepala Perpustakaan membantu wakil kepala perpustakaan dalam
melaksanakan kegiatan perencanaan kegiatan pengembangan perpustakaan
4. Ka.Sub.Tata Usaha melakukan evaluasi atas perencanaan kegiatan
pengembangan perpustakaan
F. DIAGRAM ALUR PROSEDUR
tidak
ya
Mulai
Melakukan rancangan
kegiatan
Setuju?
Instruksi Kepala Perpustakaan
utk mengerjakan perencanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
15
tidak
ya
Membuat TOR kegiatan
Membuat Rincian Anggaran
Biaya Kegiatan
Evaluasi rencana perencanaan
kegiatan
Selesai
Input data
Cetak SK Kegiatan
Setuju?
Beri laporan kepada
Kepala Perpustakaa
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
16
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
STAF BAGIAN PENDAFTARAN ANGGOTA
PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
NAMA JABATAN:
Staf Administrasi
Pendaftaran Anggota
UNIT KERJA:
PERPUSTAKAAN
Tanggal: 3 Mei 2011
BERTANGGUNG JAWAB
KEPADA:
Kepala Sub Tata Usaha
MENERIMA LAPORAN DARI:
TUJUAN POSISI:
Memberikan penjelasan proses administrasi pendaftaran menjadi anggota
perpustakaan
TUGAS:
1. Mencetak formulir anggota
2. Mencetak KTA
3. Menyimpan data anggota dalam database
4. Memberikan KTA kepada anggota perpustakaan
DIMENSI POSISI:
Jumlah Staf:
Biaya Operasi:
Biaya Investasi:
Tunjangan:
Pendapatan:
PERSYARATAN
PENGETAHUAN/PENGALAMAN:
Berpendidikan minimal:
Golongan:
Mengikuti diklat:
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
1. Mencetak formulir anggota 1. Memberikan formulir
keanggotaan kepada
pengguna
2. Memeriksa kelengkapan
persyaratan
3. Input data anggota
2. Mencetak KTA
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
17
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
3. Menyimpan data anggota
dalam data base
4. Memberikan KTA kepada
anggota perpustakaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PENDAFTARAN ANGGOTA PERPUSTAKAAN
I. Proses pendaftaran anggota perpustakaan
1. Pengarahan staf dalam proses pendaftaran anggota perpustakaan
Level Dokumen:
Standard Operating Procedures Kode:
Tanggal Pembuatan : 3 Mei 2011
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Kepala Perpustakaan
Pelaksana : Staf Administrasi Pendaftaran Anggota
Perpustakaan
A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah menjaga kelancaran,ketertiban,ketaatan
azaz,keamanan, pendaftaran keanggotaan perpustakaan
B. RUANG LINGKUP, JENIS KEGIATAN & WAKTU
Ruang lingkup SOP:
Mahasiswa, Pegawai dan Dosen IAIN-SU
Jenis Kegiatan: Pendaftaran Anggota Perpustakaan
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
18
Waktu:
7 hari kerja
C. DEFINISI
SOP ini adalah prosedur standar untuk mengkoordinasikan kegiatan
pendaftaran anggota perpustakaan
D. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Mahasiswa
2. Pegawai
3. Dose
E. PROSEDUR :
1. Ka. Sub. Tata Usaha memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan kegiatan
pendaftaran anggota baru perpustakaan IAIN-SU, dengan langkah-langkah
sebagai berikut:
a. Mencetak formulir anggota perpustakaan
b. Memberikan formulir kepada calon anggota
c. Calon anggota mengisi formulir
d. Memeriksa kelengkapan persyaratan
e. Menunda pembuatan kartu apabila persyaratan tidak lengkap
f. Memeriksa arsip keanggotaan, bila calon anggota mempunyai data yang
lengkap
g. Permohonan ditolak bila calon anggota sudah terdaftar jadi anggota
h. Input data anggota
i. Cetak Kartu Tanda anggota
j. Menyimpan data anggota dalam database
k. Memberikan Kartu Anggota kepada Anggota Perpustakaan
2. Ka. Sub. Tata Usaha mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan
pendaftaran anggota perpustakaan
3. Ka.Sub. Tata Usaha membantu staf dalam melaksanakan kegiatan
pendaftaran anggota
4. Ka.Sub.Tata Usaha melakukan evaluasi atas kegiatan pendaftaran anggota
F. DIAGRAM ALUR PROSEDUR
Mulai
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
19
tidak
ya
T
ya
Memberikan formulir
kepada calon anggota
Calon anggota mengisi
formulir
Memeriksa kelengkapan
persyaratan
Lengkap?
Tunda
Memeriksa arsip keanggotaan
Sudah
ada?
Tolak
Mencetak formulir anggota
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
20
Input data anggota
Cetak KTA
Menyimpan data
anggota dalam database
Memberikan KTA
pada anggota
Selesai
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
21
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
STAF BAGIAN SURAT KETERANGAN BEBAS PUSTAKA
PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
NAMA JABATAN:
Staf Administrasi
UNIT KERJA:
PERPUSTAKAAN
Tanggal: 3 Mei
2011
BERTANGGUNG JAWAB
KEPADA:
Kepala Sub Tata Usaha
MENERIMA LAPORAN DARI:
TUJUAN POSISI:
Untuk menjamin bahawa mahasiswa yang tamat dari IAIN –SU tidak memiliki pinjaman
buku
TUGAS:
1. Mencetak formulir keterangan bebas pustaka
2.Memeriksa pinjaman anggota
3.Mengeluarkan Surat Keterangan Bebas Pustaka
DIMENSI POSISI:
Jumlah Staf:
Biaya Operasi:
Biaya Investasi:
Tunjangan:
Pendapatan:
PERSYARATAN
PENGETAHUAN/PENGALAMAN:
Berpendidikan minimal:
Golongan:
Mengikuti diklat:
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
1. Mencetak formulir anggota 1. Memberikan formulir
SKBP kepada anggota
2. Memeriksa kelengkapan
persyaratan
2. Memeriksa Pinjaman
anggota
1. Mengecek apakah anggota
masih memiliki sangkut
paut dengan bagian
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
22
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
sirkulasi, mis,memiliki
denda keterllambatan,
menghilangkan buku, dsb
3. Mengeluarkan SKBP
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
SURAT KETERANGAN BEBAS PUSTAKA
I. Proses Mengeluarkan Surat Keterangan Bebas Pustaka
1. Pengarahan staf dalam proses mengeluarkan Surat Keterangan Bebas
Pustaka
Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
Tanggal Pembuatan : 3 Mei 2011
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Kepala Perpustakaan
Pelaksana : Staf Administrasi
A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah menjaga kelancaran,ketertiban,ketaatan
azaz,keamanan,Surat Keterangan Bebas Pustaka
B. RUANG LINGKUP, JENIS KEGIATAN & WAKTU
Ruang lingkup SOP: Mahasiswa S1,S2, dan S3 yang telah menyelesaikan studi di IAIN-SU
Jenis Kegiatan:
Mengeluarkan Surat Keterangan Bebas Pustaka
Waktu:
3 hari kerja
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
23
C. DEFINISI
SOP ini adalah prosedur standar untuk mengkoordinasikan kegiatan
mengeluarkan Surat Keterangan Bebas Pustaka
D. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Mahasiswa
2. KTU Perpustakaan
3. Kepala Perpustakaan
E. PROSEDUR :
1. Ka. Sub. Tata Usaha memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan
kegiatan mengeluarkan Surat Keterangan Bebas Pustaka perpustakaan
IAIN-SU, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Mencetak formulir SKBP
b. Memberikan formulir kepada anggota
c. Anggota mengisi formulir
d. Memeriksa kelengkapan persyaratan
e. Menunda pembuatan SKBP apabila persyaratan tidak lengkap
f. Memeriksa arsip keanggotaan, bila anggota mempunyai data yang
lengkap
g. Permohonan ditolak bila anggota masih memiliki sangkut paut
dengan bagian sirkulasi
h. Cetak SKBP
2. Ka. Sub. Tata Usaha mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan
mengeluarkan SKBP
3. Ka.Sub. Tata Usaha membantu staf dalam melaksanakan kegiatan
mengeluarkan SKBP
4. Ka. Sub.Tata Usaha melakukan evaluasi atas kegiatan mengeluarkan SKBP
F. DIAGRAM ALUR PROSEDUR
Mulai
Mencetak formulir SKBP
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
24
tidak
ya
T
ya
Memberikan formulir
kepada anggota
Anggota mengisi formulir
Memeriksa kelengkapan
persyaratan
Lengkap?
Memeriksa arsip keanggotaan
Ada sangkut
paut dgn bag.
Sirkulasi?
Tolak
Tunda
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
25
tidak
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
STAF ADMINISTRASI BAGIAN SERAH TERIMA
SUMBANGAN KARYA ILMIAH DOSEN
PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
NAMA JABATAN:
Staf Administrasi
UNIT KERJA:
PERPUSTAKAAN
Tanggal: 3 Mei 2011
BERTANGGUNG JAWAB
KEPADA:
Kepala Sub.Bagian tata Usaha
MENERIMA LAPORAN DARI:
TUJUAN POSISI:
Mendokumentasikan hasil karya ilmiah yang dibuat oleh dosen IAIN-SU serta
pengembangan koleksi perpustakaan
TUGAS:
i. Mencatat karya ilmiah yang masuk
ii. Mengirimkan ke bagian Pengadaan
iii. Mengeluarkan surat penyerahan karya ilmiah kepada dosen yang bersangkutan
DIMENSI POSISI:
Jumlah Staf:
Biaya Operasi:
Biaya Investasi:
Tunjangan:
Pendapatan:
PERSYARATAN
PENGETAHUAN/PENGALAMAN:
Berpendidikan minimal:
Golongan:
Mengikuti diklat:
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
1. Menerima karya ilmiah
Dosen
1. Memberikan formulir
isian kepada dosen
Cetak SKBP Selesai
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
26
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
2. Mencek kelengkapan
persyaratan penyerahan
karya ilmiah
3. Input data
4. Cetak serah terima karya
ilmiah
2. Mengirim ke bagian
Pengadaan untuk di proses
1. Menuliskan kode karya
ilmiah besertaq tanggal
dan tahun
3. Mengeluarkan berita acara
penyerahan
1. Input data
2. Simpan data
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
SERAH TERIMA KARYA ILMIAH DOSEN IAIN -SU
I. Proses serah terima karya ilmiah
1. Pengarahan Kepala Sub. Bagian Tata Usaha terhadap proses serah terima
karya ilmiah
Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
Tanggal Pembuatan : 3 Mei 2011
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Kepala Perpustakaan
Pelaksana : Staf Administrasi
A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah menjaga kelancaran,ketertiban,ketaatan azaz,serah
terima karya ilmiah
B. RUANG LINGKUP, JENIS KEGIATAN & WAKTU
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
27
Ruang lingkup SOP: 1. Penelitian
2. Makalah
3. Diktat
Jenis Kegiatan:
Serah terima karya ilmiah
Waktu:
3 hari kerja
C. DEFINISI
SOP ini adalah prosedur standar untuk mengkoordinasikan kegiatan serah
terima karya ilmiah
D. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Kepala Perpustakaan
2. KTU Perpustakaan
3. Dosen
4. Staf
E. PROSEDUR :
1. Ka.Sub.Tata Usaha memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan kegiatan
serah terima karya ilmiah Dosen perpustakaan IAIN-SU, dengan langkah-
langkah sebagai berikut:
a. Menerima karya ilmiah dari Dosen
b. Memberi formulir isian kepada Dosen
c. Mengecek kelengkapan persyaratan serah terima karya ilmiah
d. Menuliskan kode karya ilmiah pada dokumen
e. Mengirimkan karya ilmiah ke bagian Pengadaan
f. Input data
g. Cetak serah terima karya ilmiah
h. Menyerahkan Surat keterangan serah terima karya ilmiah kepada Dosen
i. Catat dalam ekspedisi
2. Ka.Sub.Tata Usaha mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan serah terima
karya ilmiah
3. Ka.Sub.Tata Usaha membantu staf dalam melaksanakan kegiatan serah terima
karya ilmiah Dosen
4. Ka.Sub.Tata Usaha melakukan evaluasi atas kegiatan serah terima karya
ilmiah Dosen
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
28
F. DIAGRAM ALUR PROSEDUR
tidak
ya
Mulai
Dosen mengisi formulir
Petugas mengecek
kelengkapan persyaratan
Lengkap?
Menuliskan kode pada karya
ilmiah beserta tanggal dan tahun
Mengirim karya ilmiah
ke Pengadaan
Menerima karya ilmiah
dari dosen
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
29
Input data
Cetak surat keterangan telah
menyerahkan karya ilmiah
Selesai
Serahkan surat keterangan
serah terima karya ilmiah
Catat dalam ekspedisi
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
30
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
PENGEMBANGAN KOLEKSI
NAMA JABATAN:
Staf Pengembangan koleksi UNIT KERJA:
PERPUSTAKAAN
Tanggal 3 Mei 2011
BERTANGGUNG JAWAB
KEPADA:
Kepala Perpustaakaan
MENERIMA LAPORAN DARI:
TUJUAN POSISI:
Membantu pengembangan koleksi dalam rangka melaksanakan kegiatan
pengembangan koleksi
TUGAS:
1.Pengadaan koleksi
DIMENSI POSISI:
Jumlah Staf:
Biaya Operasi:
Biaya Investasi:
Tunjangan:
Pendapatan:
PERSYARATAN
PENGETAHUAN/PENGALAMAN:
Berpendidikan minimal: S1 Ilmu Perpustakaan
Golongan: III/c
Mengikuti diklat:
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
1. Pengadaan koleksi
1. Menghimpun katalog buku
terbaru dari penerbit/toko
buku
2. Meminta daftar usulan
pengadaan buku pada
jurusan dan prodi
3. Seleksi bahan pustaka
4. Membuat daftar usulan
pengadaan koleksi
5. Daftar usulan pengadaan
Kebutuhan informasi
pengguna
perpustakaan dapat
terpenuhi
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
31
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
koleksi diserahkan ke
bagian perencanaan
6. Bagian umum melakukan
pembelian buku melalui
rekanan
2. Inventarisasi koleksi 1. Memberi stempel
perpustakaan dan stempel
inventaris pada halaman
buku
2. Memasukkan data buku
kedalam buku induk
3. Memberi nomor induk
buku
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PENGEMBANGAN KOLEKSI
1. Pengembangan koleksi
Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
A1.1
Tanggal Pembuatan :
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Direktur Perpustakaan
Pelaksana : Koordinator Urusan pengembangan koleksi
A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah memberikan penjelasan mengenai prosedur dalam
pengembangan koleksi perpustakaan
B. RUANG LINGKUP, JENIS KEGIATAN & WAKTU
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
32
Ruang lingkup SOP: 1. Katalog penerbit
2. Daftar usulan dari jurusan dan prodi
3. Seleksi bahan pustaka
4. Daftar usulan pengadaan koleksi/daftar pesanan
5. Bagian umum
6. Rekanan
Jenis Kegiatan: Pengembangan koleksi
Waktu:
C. DEFINISI
SOP ini adalah prosedur standar untuk memutakhirkan koleksi dengan
mengikuti terbian-terbitan terbaru sehingga dapat menyediakan koleksi
terbaru yang berkualitas bagi pengguna perpustakaan
D. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Kepala perpustakaan,
2. Wakil kepala perpustakaan,
3. Kour pengembagan koleksi
4. Staf
E. PROSEDUR :
1. Petugas menghimpun catalog buku terbaru dari penerbit/took buku
2. Petugas meminta daftar usulan pengadaan buku dari jurusan, prodi.
Dosen dan mahasiswa.
3. Perpustakaan menerima daftar usulan pengadaan buku dari jurusan dan
prodi
4. Petugas memilih koleksi yang akan dibeli dan mencatat dalam desiderata
5. Jika koleksi yang diusulkan sudah ada dan jumlahnya sudah memadai,
maka usulan koleksi tersebut dibatalkan.
6. Jika koleksi yang diusulkan sudah ada dan jumlahnya terbatas, maka
diajukan dalam daftar tambahan koleksi yang akan dibeli.
7. Jika koleksi tersebut belum ada dalam koleksi perpustakaan maka koleksi
tersebut diajukan dalam daftar rencana pengadaan.
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
33
8. Buat daftar rencana pengadaan buku (RAB).
9. Daftar rencana pengadaan buku dikonsultasikan kepada jurusan dan
prodi.
10. Perpustakaan menyerahkan daftar pesanan ke bagian umum
11. Bagian umum melakukan pembelian buku melalui rekanan
F. Alur Kerja
Tidak Ya
Mulai
Himpun catalog buku dari
penerbit/took buku
Terima daftar usulan dari jurusan/prodi
Pilih buku yang akan dibeli
Ada di
koleksi?
Hapus dari daftar usulan Catat dalam desiderata
Buat daftar rencana
pengadaan buku
Konsultasikan kepada
jurusan/prodi
Serahkan dokumen
pengadaan ke bag. umum
Beli buku melalui rekanan
Selesai
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
34
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA
NAMA JABATAN:
Staf pengolahan koleksi
perpustakaan
UNIT KERJA:
PERPUSTAKAAN
Tanggal 3 Mei 2011
BERTANGGUNG JAWAB
KEPADA:
Kepala Perpustaakaan
MENERIMA LAPORAN DARI:
TUJUAN POSISI:
Membantu proses pengolahan bahan pustaka dalam rangka melaksanakan kegiatan
pengolahan koleksi perpustakaan
TUGAS:
1.Menentukan nomor klasifikasi dan tajuk subyek
2.Membuat deskripsi katalog
3.Input data
4.Membuat kelengkapan buku
DIMENSI POSISI:
Jumlah Staf:
Biaya Operasi:
Biaya Investasi:
Tunjangan:
Pendapatan:
PERSYARATAN
PENGETAHUAN/PENGALAMAN:
1. Berpendidikan minimal:
2. Golongan:
3. Mengikuti diklat:
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
1.Pengolahan koleksi
perpustakaan
1. Inventarisasi buku baru
2. Menentukan nomor
klasifikasi buku
3. Membuat tajuk subjek
Seluruh koleksi
perpustakaan yang
masuk dapat dengan
segera dimanfaatkan
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
35
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
4. Membuat deskripsi
katalog
5. Menginput data
6. Membuat kelengkapan
buku
7. Penyimpanan buku ke rak
oleh pengguna
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PENGOLAHAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN
1. Pengolahan koleksi perpustakaan
Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
A1.1
Tanggal Pembuatan :
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Kepala Perpustakaan
Pelaksana : Koordinator Urusan pengolahan koleksi
perpustakaan
A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah memberikan penjelasan mengenai prosedur dalam
pengolahan koleksi perpustakaan
B. RUANG LINGKUP, JENIS KEGIATAN & WAKTU
Ruang lingkup SOP: 1. Klassifikasi dan tajuk subjek
2. Katalogisasi
3. Input data
4. Kelengkapan bahan pustaka
Jenis Kegiatan:
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
36
Pengolahan koleksi perpustakaan
Waktu:
C. DEFINISI
Menyiapkan koleksi buku perpustakaan yang baru untuk dapat dimanfaatkan
oleh pengguna
D. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Kepala perpustakaan,
2. Wakil kepala perpustakaan,
3. Kour pengolahan bahan pustaka
4. Staf
E. PROSEDUR :
1. Buku diterima dari pembelian, hadiah, dan tukar menukar
2. Petugas memberi stempel perpustakaan dan stempel inventaris pada
halaman buku
3. Petugas mengentrikan data buku ke buku induk
4. Petugas mengechek data buku pada catalog computer (OPAC)
5. Jika buku sudah ada,tulis nomor klassifikasi buku dan langsung diberi
nomor induk.
6. Jika tidak ada tentukan nomor klassifikasi
7. Petugas melakukan pengakatalogan dengan acuan AARC II, tentukan
tajuk entri utama (TEU) dan tajuk entri tambahan (TET) dan kelengkapan
data bibliografis lainya.
8. Petugas menentukan tajuk subyek dan kata kuncinya
9. Simpan data catalog buku di database komputer
10. Petugas memberi label call number pada punggung buku
11. Petugas memberi label barcode pada buku
12. Petugas menempatkan buku di rak sesuai nomor klasifikasi
F. Alur Kerja
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
37
Tidak Ya
Tidak
Ya
Buku baru: pembelian,hadiah dan tukar
menukar
Beri stempel perpus dan
stempel inventaris
Mengentrikan data buku ke
buku induk
Ada?
Tentukan tajuk entri utama
Penentuan tajukentri
tambahan
Tentukan entri judul dan
anak judul
edisi
Cek data buku ke catalog computer
(OPAC)
Mulai
Ada?
Buat data edisi
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
38
Tidak
Ya
Ya Tidak
Simpan
data
Kolasi
Impressum
Seri
ada?
Buat data seri
Catatan
ada?
Buat data catatan
Penentuan nomor
klasifikasi
Penentuan subek/kata
kunci
Nomor induk
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
39
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
KOORDINATOR URUSAN SIRKULASI
PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
NAMA JABATAN:
Koordinator Urusan
Sirkulasi
UNIT KERJA:
PERPUSTAKAAN
Tanggal: 3 Mei
2011
BERTANGGUNG JAWAB
KEPADA:
Kepala Perpustakaan
MENERIMA LAPORAN DARI:
Staf Pelaksana
TUJUAN POSISI:
Membantu Kepala Perpustakaan untuk mengkoordinasikan kegiatan sistem sirkulasi
TUGAS:
1. Melaksanakan sistem peminjaman buku
2. Melaksanakan sistem pengembalian buku
3. Melaksanakn system perpanjangan buku
DIMENSI POSISI:
Jumlah Staf:
Biaya Operasi:
Biaya Investasi:
Tunjangan:
Pendapatan:
PERSYARATAN
PENGETAHUAN/PENGALAMAN:
1. Berpendidikan minimal:
2. Golongan:
3. Mengikuti diklat:
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
Beri label dan barcode
buku
Selesai Penyimpanan buku
ke rak
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
40
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
1. Melaksanakan sistem
peminjaman buku
1. Melayani anggota
yang hendak
meminjam buku
2. Melayani pertanyaan
anggota yang
berhubungan dengan
koleksi, dan sistem
peminjaman
3. Menyimpan data
transaksi peminjaman
2. Melaksanakan sistem
pengembalian buku
1. Melayani anggota
yang hendak
mengembalikan buku
2. Memberitahukan
kepada anggota denda
yang harus dibayar
apabila terjadi
keterlambatan
pengembalian
3. Menyimpan data
transaksi
pengembalian
3. Melaksanakan sistem
perpanjangan buku
1. Melayani anggota
yang hendak
mengembalikan buku
2. Memberitahukan
kepada anggota denda
yang harus dibayar
apabila terjadi
keterlambatan
pengembalian
3. Memeriksa data
peminjaman, apabila
buku yang hendak di
perpanjang sudah 2
(dua) kali
perpanjangan, maka
perpanjangan tidak
dapat dilakukan.
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
41
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
KOORDINATOR URUSAN SIRKULASI
I. Koordinasi dalam kegiatan Peminjaman buku
1. Pengarahan staf dalam kegiatan Peminjaman buku
Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
A1.1
Tanggal Pembuatan : 3 Mei 2011
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Kepala Perpustakaan
Pelaksana : Koordinator Urusan Sirkulasi
A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah memandu koordinator Urusan Sirkulasi untuk
mengarahkan staf dalam kegiatan peminjaman buku
B. RUANG LINGKUP DAN JENIS KEGIATAN
Ruang lingkup SOP: 1. Koleksi perpustakaan
2. Pengguna dan Anggota perpustakaan
3. Petugas Urusan Sirkulasi
4. Dokumen pelaporan Urusan Sirkulasi
Jenis Kegiatan: Pelaksanaan kegiatan peminjaman buku
C. DEFINISI
SOP ini adalah prosedur standar untuk mengkoordinasikan kegiatan
peminjaman buku
D. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Kepala Perpustakaan
2. Wakil Kepala Perpustakaan
3. Ko-Ur Sirkulasi
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
42
4. Staf
E. PROSEDUR :
1. Ko-ur memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan kegiatan peminjaman
buku, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Pengunjung mengambil buku di rak
b. Pengunjung menyerahkan KTA dan buku kepada petugas
peminjaman
c. Petugas memeriksa kesesuaian KTA dengan mahasiswa
d. Jika sudah selesai, petugas memproses buku yang akan dipinjam
e. Petugas memeriksa kesesuaian No. Induk buku yang ada di kantong
buku dengan No. Induk di kartu buku
f. Petugas mengambil slip due-date pada buku
g. Petugas menstempel tanggal kembali pada slip pengembalian
yang ada di lembar belakang buku
h. Petugas menstempel tanggal kembali pada kartu buku yang
diambil dari kantong buku
i. Petugas menyatukan kartu buku dan KTA dengan klip
j. Petugas menyerahkan buku kepada pengguna
k. Proses peminjaman selesai
2. Ko-ur mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan peminjaman buku
3. Ko-ur membantu staf dalam melaksanakan kegiatan peminjaman buky jika
terjadi kesulitan.
4. Ko-ur melakukan evaluasi atas kegiatan peminjaman buku
F. DIAGRAM ALUR PROSEDUR
Mulai
Cari data buku pada
katalog komputer (OPAC)
Ambil buku dirak sesuai
nomor panggil buku
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
43
A
Terdaftar
?
Cek data
pinjaman
anggota
Aktivasi
keanggotaan
perpustakaan
Masih ada
tagihan?
Kembalikan dulu
pinjaman
Scan barcode buku
yang akan dipinjam
Simpan
Data
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
44
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
KOORDINATOR URUSAN KOMPUTERISASI
PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
NAMA JABATAN:
Koordinator Urusan
Komputerisasi
UNIT KERJA:
PERPUSTAKAAN
Tanggal: 3 Mei
2011
BERTANGGUNG JAWAB
KEPADA:
Kepala Perpustakaan
MENERIMA LAPORAN DARI:
Staf Pelaksana
TUJUAN POSISI:
Membantu Kepala Perpustakaan Untuk Mengkoordinasikan kegiatan komputerisasi
TUGAS:
1. Pemeliharaan software yang dioperasionalkan
2. Pemeliharaan hardware
3. Pemeliharaan jaringan
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
45
4. Penyusunan Panduan Sistem Informasi
DIMENSI POSISI:
Jumlah Staf:
Biaya Operasi:
Biaya Investasi:
Tunjangan:
Pendapatan:
PERSYARATAN
PENGETAHUAN/PENGALAMAN:
1. Berpendidikan minimal:
2. Golongan:
3. Mengikuti diklat:
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN
YANG
DIBUTUHKAN
1. Pemeliharaan software yang
dioperasionalkan
1. Perbaikan Sistem
Automasi Perpustakaan
SIMPUS
2. Up-date sistem Automasi
Perpustakaan SIMPUS
3. Install Operating System
(OS) komputer
4. Install program antivirus
2. Pemeliharaan Hardware
1. Perbaikan Hardware
komputer
2. Up-Grade hardware
komputer
3. Pemeliharaan Jaringan
1. Perbaikan Jaringan
2. Mengganti perangkat-
perangkat jaringan yang
rusak
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
KOORDINATOR URUSAN KOMPUTERISASI
I. Koordinasi dalam kegiatan Pemeliharaan software yang dioperasionalkan
1. Pengarahan staf dalam kegiatan Perbaikan Sistem Automasi Perpustakaan
SIMPUS
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
46
Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
A1.1
Tanggal Pembuatan : 3 Mei 2011
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Direktur Perpustakaan
Pelaksana : Koordinator Urusan Komputerisasi
A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah memandu koordinator Urusan Komputerisasi untuk
mengarahkan staf dalam kegiatan perbaikan sistem automasi perpustakaan
SIMPUS
B. RUANG LINGKUP, JENIS KEGIATAN & WAKTU
Ruang lingkup SOP:
6. Software SIMPUS
7. Hardware
8. Petugas Urusan Komputerisasi
9. Dokumen pelaporan Urusan Komputerisasi
Jenis Kegiatan:
Perbaikan sistem automasi perpustakaan SIMPUS
Waktu:
3 hari kerja
C. DEFINISI
SOP ini adalah prosedur standar untuk mengkoordinasikan kegiatan perbaikan
sistem automasi perpustakaan SIMPUS
D. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
5. Kepala Perpustakaan
6. Wakil Kepala Perpustakaan
7. Ko-Ur Komputerisasi
8. Staf
E. PROSEDUR :
1. Ko-ur memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan kegiatan perbaikan
sistem automasi perpustakaan SIMPUS, dengan langkah-langkah sebagai
berikut:
a. Menerima laporan tertulis mengenai kerusakan pada software sistem
automasi Perpustakaan SIMPUS
b. Mengidentifikasi kerusakan software sistem automasi Perpustakaan
SIMPUS
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
47
c. Memperbaiki kerusakan software sistem automasi Perpustakaan
SIMPUS
d. Jika mengalami kesulitan berkaitan dengan perbaikan software SIMPUS
maka melaporkan kepada pihak UIN Surabaya
e. Memperbaiki kerusakan software SIMPUS berhubungan dengan koneksi
jaringan
f. Jika mengalami kesulitan yang berhubungan dengan jaringan maka
melaporkan kepada bagian PUSKOM
g. Melaporkan perbaikan yang dilakukan kepada masing-masing bagian
h. Evaluasi perbaikan software sistem Automasi Perpustakaan SIMPUS
2. Ko-ur mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan perbaikan sistem
Automasi perpustakaan SIMPUS
3. Ko-ur membantu staf dalam melaksanakan kegiatan perbaikan sistem
Automasi perpustakaan SIMPUS jika terjadi kesulitan.
4. Ko-ur melakukan evaluasi atas kegiatan perbaikan sistem automasi
perpustakaan SIMPUS
2. Pengarahan staf dalam kegiatan Up-Date Sistem Automasi Perpustakaan
SIMPUS
Level Dokumen:
Standard Operating Procedures Kode:
A1.2
Tanggal Pembuatan : 3 Mei 2011
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Direktur Perpustakaan
Pelaksana : Koordinator Urusan Komputerisasi
A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah memandu koordinator Urusan Komputerisasi untuk
mengarahkan staf dalam kegiatan Up-date sistem automasi perpustakaan
SIMPUS
B. RUANG LINGKUP, JENIS KEGIATAN
Ruang lingkup SOP: 1.Software SIMPUS
2.Hardware
3.Petugas Urusan Komputerisasi
4.Dokumen pelaporan Urusan Komputerisasi
Jenis Kegiatan: Up-date sistem automasi perpustakaan SIMPUS
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
48
C. DEFINISI
SOP ini adalah prosedur standar untuk mengkoordinasikan kegiatan Up-date
sistem automasi perpustakaan SIMPUS
D. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Kepala Perpustakaan
2. Wakil Kepala Perpustakaan
3. Ko-Ur Komputerisasi
4. Staf
E. PROSEDUR :
1. Ko-ur memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan kegiatan Up-date
sistem automasi perpustakaan SIMPUS, dengan langkah-langkah sebagai
berikut:
a. Mencari versi terbaru sistem automasi perpustakaan yang berbasis
Windows ataupun Web dari berbagai sumber
b. Mengidentifikasi software-software sistem automasi Perpustakaan yang
cocok untuk Perpustakaan IAIN-SU
c. Meng-Up date/mengganti software yang sudah using dengan software
versi terbaru
d. Evaluasi software versi baru.
2. Ko-ur mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan Up-date sistem
Automasi perpustakaan
3. Ko-ur membantu staf dalam melaksanakan kegiatan Up-date sistem
Automasi perpustakaan jika terjadi kesulitan.
4. Ko-ur melakukan evaluasi atas kegiatan Up-date sistem automasi
perpustakaan versi baru
3. Pengarahan staf dalam kegiatan Install Operating System (OS) Komputer
Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
A1.3
Tanggal Pembuatan : 3 Mei 2011
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Direktur Perpustakaan
Pelaksana : Koordinator Urusan Komputerisasi
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
49
A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah memandu koordinator Urusan Komputerisasi untuk
mengarahkan staf dalam kegiatan menginstall Operating System (OS)
komputer
B. RUANG LINGKUP, JENIS KEGIATAN
Ruang lingkup SOP:
1.Software Komputer
2.Hardware
3.Petugas Urusan Komputerisasi
4.Dokumen pelaporan Urusan Komputerisasi
Jenis Kegiatan:
Kegiatan menginstall Operating System (OS) komputer
C. DEFINISI
SOP ini adalah prosedur standar untuk mengkoordinasikan kegiatan
menginstall Operating System (OS) komputer
D. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Kepala Perpustakaan
2. Wakil Kepala Perpustakaan
3. Ko-Ur Komputerisasi
4. Staf
E. PROSEDUR :
1. Ko-ur memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan kegiatan menginstall
Operating System (OS) komputer, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Menerima laporan tertulis mengenai kerusakan pada komputer
b. Install Operating System yang terbaru
c. Evaluasi hasil install
2. Ko-ur mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan meng-install OS
3. Ko-ur membantu staf dalam melaksanakan kegiatan meng-install OS
apabila terjadi kesulitan
4. Ko-ur melakukan evaluasi atas kegiatan meng-Install OS
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
50
4. Pengarahan staf dalam kegiatan Perbaikan hardware dan up-grade
komputer
Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
A1.4
Tanggal Pembuatan : 3 Mei 2011
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Direktur Perpustakaan
Pelaksana : Koordinator Urusan Komputerisasi
A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah memandu koordinator Urusan Komputerisasi untuk
mengarahkan staf dalam kegiatan perbaikan hardware dan up-grade komputer
B. RUANG LINGKUP, JENIS KEGIATAN
Ruang lingkup SOP: 1.Software Komputer
2.Hardware
3.Petugas Urusan Komputerisasi
4.Dokumen pelaporan Urusan Komputerisasi
Jenis Kegiatan: Kegiatan perbaikan hardware dan up-grade komputer
C. DEFINISI
SOP ini adalah prosedur standar untuk mengkoordinasikan kegiatan perbaikan
hardware dan up-grade komputer
D. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Kepala Perpustakaan
2. Wakil Kepala Perpustakaan
3. Ko-Ur Komputerisasi
4. Staf
E. PROSEDUR :
1. Ko-ur memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan kegiatan perbaikan
hardware dan up-grade komputer, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Menerima laporan tertulis mengenai kerusakan pada komputer
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
51
b. Mengecek kerusakan pada hardware, apabila hardware harus diganti
maka dilakukan up-grade komputer
c. Mendaftar perangkat-perangkat apa saja yang rusak dan melaporkannya
kepada kepala perpustakaan
d. Evaluasi hasil perbaikan hardware dan up-grade komputer
2. Ko-ur mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan perbaikan hardware
dan up-grade komputer
3. Ko-ur membantu staf dalam melaksanakan kegiatan perbaikan hardware dan
up-grade komputer apabila terjadi kesulitan
4. Ko-ur melakukan evaluasi atas kegiatan perbaikan hardware dan up-grade
komputer.
5. Pengarahan staf dalam kegiatan Pemeliharaan Jaringan
Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
A1.5
Tanggal Pembuatan : 3 Mei 2011
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Direktur Perpustakaan
Pelaksana : Koordinator Urusan Komputerisasi
A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah memandu koordinator Urusan Komputerisasi untuk
mengarahkan staf dalam kegiatan pemeliharaan jaringan
B. RUANG LINGKUP, JENIS KEGIATAN
Ruang lingkup SOP: 1.Software Komputer
2.Hardware
3.Petugas Urusan Komputerisasi
4.Dokumen pelaporan Urusan Komputerisasi
Jenis Kegiatan: Kegiatan pemeliharaan jaringan
C. DEFINISI
SOP ini adalah prosedur standar untuk mengkoordinasikan kegiatan
pemeliharaan jaringan
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
52
D. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Kepala Perpustakaan
2. Wakil Kepala Perpustakaan
3. Ko-Ur Komputerisasi
4. Staf
E. PROSEDUR :
1. Ko-ur memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan kegiatan
pemeliharaan jaringan, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Menerima laporan tertulis mengenai kerusakan pada jaringan komputer
b. Mengecek kerusakan pada jaringan komputer
c. Memperbaiki kerusakan jaringan
d. Apabila kerusakan jaringan terlalu sulit, maka staf menghubungi puhak
yang lebih ahli dengan persetujuan dari Ko-ur komputerisasi dan kepala
perpustakaan
e. Mengganti kabel-kabel jaringan yang sudah rusak
f. Evaluasi hasil pemeliharaan jaringan
2. Ko-ur mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan pemeliharaan jaringan
3. Ko-ur membantu staf dalam melaksanakan kegiatan pemeliharaan jaringan
4. Ko-ur melakukan evaluasi atas kegiatan pemeliharaan jaringan.
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
53
Diagram Alur Prosedur Kegiatan Komputerisasi
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Mulai
Menerima laporan
kerusakan
sofware hardware jaringan
Mengecek kerusakan
Terjadi
Kerusakan
Bisa
ditangani
Kosultasikan Dengan
Pimpinan Perpustakaan
Pendokumentasian &
Pengarahan
Selesai
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
54
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
PELAYANAN REFERENSI
NAMA JABATAN:
Staf Pelayanan referensi UNIT KERJA:
PERPUSTAKAAN
Tanggal 3 Mei 2011
BERTANGGUNG JAWAB
KEPADA:
Kepala Perpustaakaan
MENERIMA LAPORAN DARI:
TUJUAN POSISI:
Membantu pelayanan referensi dalam rangka melaksanakan kegiatan pelayanan
referensi
TUGAS:
1.memberikan pelayanan khusus koleksi referensi
DIMENSI POSISI:
Jumlah Staf:
Biaya Operasi:
Biaya Investasi:
Tunjangan:
Pendapatan:
PERSYARATAN
PENGETAHUAN/PENGALAMAN:
4. Berpendidikan minimal:
5. Golongan:
6. Mengikuti diklat:
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
1. Pelayanan referensi
1. Mencatat spesifikasi
pertanyaan
2. Menentukan sumber
informasi atas pertanyaan
3. Cari buku ke rak sesuai
nomor klasifikasi
4. Jika ada serahkan pada
pengguna
5. Jika tidak beri buku
alternative lain
6. Jika ingin di fotokopi
serahkan kartu
anggota/KTP
Kebutuhan informasi
pengguna
perpustakaan dapat
terpenuhi dengan baik
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
55
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PELAYANAN REFERENSI 1. Pelayanan referensi
Level Dokumen:
Standard Operating Procedures Kode:
A1.1
Tanggal Pembuatan :
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Direktur Perpustakaan
Pelaksana : Koordinator Urusan pelayanan referensi
A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah memberikan penjelasan mengenai prosedur dalam
pelayanan referensi
B. RUANG LINGKUP, JENIS KEGIATAN & WAKTU
Ruang lingkup SOP:
10. Spesifikasi pertanyaan pengguna
11. Menentukan Sumber informasi
12. Pencarian buku di rak
13. Baca di tempat/fotokopi
Kegiatan:
Pelayanan referensi
Waktu:
C. DEFINISI
Memanfaatkan koleksi referensi sebagai sumber informasi untuk menjawab
pertanyaan dari pengguna
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
56
D. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Kepala perpustakaan,
2. Wakil kepala perpustakaan,
3. Kour pelayanan referensi
4. Staf
5. mahasiswa
E. PROSEDUR :
1. Petugas menerima bon permintaan dari pengguna
2. Petugas mencatat spesifikasi pertanyaan .
3. Petugas menentukan sumber informasi sesuai dengan jenis pertanyaan
4. Cari buku ke rak sesuai nomor klasifikasi
5. Jika koleksi tidak ada, maka petugas mencatat dalam daftar buku yang
tidak ditemukan dan beri buku alternative lain.
6. Jika koleksi ada, serahkan kepada pengguna .
7. Jika mau fotokopi minta kartu anggota
F. Alur Kerja
Mulai
Terima bon permintaan
koleksi
Catat spesifikasi pertanyaan
Tentukan sumber informasi
Cari buku di rak sesuai nomor
klasifikasi
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
57
Tidak
Ya
Ya Tidak
Tidak
Ya
Ada ?
Catat dalam buku yang
tidak ditemukan
Baca ditempat
Terima KTA/KTP
Fotokopi buku
Serahkan KTA/KTP selesai
Beri buku alterative lain
Fotokopi?
Ada?
Beritahu pemustaka
Shelving buku Catat dalam buku yang
tidak ditemukan
A
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
58
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
PELAYANAN FOTOKOPI
NAMA JABATAN:
Staf Pelayanan
referensi/sirkulasi
UNIT KERJA:
PERPUSTAKAAN
Tanggal
BERTANGGUNG JAWAB
KEPADA:
Kepala Perpustaakaan
MENERIMA LAPORAN DARI:
TUJUAN POSISI:
Membantu pelayanan fotokopi dalam rangka melaksanakan kegiatan pelayanan
referensi/sirkulasi
TUGAS:
1.memberikan pelayanan khusus fotokopi
DIMENSI POSISI:
Jumlah Staf:
Biaya Operasi:
Biaya Investasi:
Tunjangan:
Pendapatan:
PERSYARATAN
PENGETAHUAN/PENGALAMAN:
1. Berpendidikan minimal:
2. Golongan:
3. Mengikuti diklat:
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
1. Pelayanan Fotokopi 1. Pengguna mencari buku
dirak sesuai nomor
klasifikasi
2. Petugas meminta
KTA/KTP
3. Pengguna mengisi bon
pinjam fotokopi
4. Buku di fotokopi oleh
pengguna
5. Petugas melakukan
pencatatan koleksi yang
Kebutuhan informasi
pengguna
perpustakaan dapat
terpenuhi dengan baik
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
59
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
di fotokopi
6. Petugas mengembalikan
KTA/KTP pengguna
7. Melakukan penyimpanan
buku (shelving) ke rak
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PELAYANAN FOTOKOPI
1. Pelayanan fotokopi
Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
A1.1
Tanggal Pembuatan :
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Direktur Perpustakaan
Pelaksana : Koordinator Urusan pelayanan referensi
A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah memberikan penjelasan mengenai prosedur dalam
pelayanan fotokopi
B. RUANG LINGKUP, JENIS KEGIATAN & WAKTU
Ruang lingkup SOP: 14. Pencarian buku di rak
15. Minta KTA/KTP pengguna
16. Pengisian bon pinjam fotokopi
17. Fotokopi buku
18. Pengembalian KTA/KTP pengguna
Kegiatan:
Pelayanan referensi
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
60
Waktu:
C. DEFINISI
Pelayanan fotokopi kepada mahasiswa, dosen dan karyawan sesuai ketentuan
yang berlaku
D. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Kepala perpustakaan,
2. Wakil kepala perpustakaan,
3. Kour pelayanan referensi
4. Staf
5. mahasiswa
E. PROSEDUR :
1. Pengguna mencari data di catalog computer(OPAC)
2. Pengguna mencari buku di rak sesuai dengan nomor klasifikasi
3. Jika buku ada, petugas meminta KTA/KTP pengguna
4. Jika tidak ada, catat dalam daftar buku yang tidak ditemukan
5. Pengguna mengisi bon pinjam fotokopi .
6. Buku di fotokopi oleh pengguna
7. Petugas mengembalikan KTA/KTP
8. Petugas melakukan pencatatan koleksi yang di fotokopi
9. Penyimpanan buku(shelving) ke rak
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
61
F. Alur Kerja
Mulai
Cari data buku di catalog
computer (OPAC)
Ambil buku di rak sesuai
dengan nomor klasifikasi
Ada?
Minta KTA/KTP
pengguna
Catat dalam daftar buku
yang tidak ditemukan
Isi bon pinjam
fotokopi
Buku di fotokopi
Kembalikan
KTA/KTP
Catat koleksi
yang di fotokopi
Penyimpanan
buku/shelving ke rak Selesai
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
62
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
KORDINATOR URUSAN PEMELIHARAAN
PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
NAMA JABATAN:
Kour Pemeliharaan
UNIT KERJA:
PERPUSTAKAAN
Tanggal: 3 Mei 2011
BERTANGGUNG JAWAB
KEPADA:
Kepala perpustakaan
MENERIMA LAPORAN DARI:
TUJUAN POSISI:
Untuk menjamin bahwa bahan pustaka terhindar dari kerusakan
TUGAS:
1. Menyiapkan ruangan khusus
2. Bahan pustaka diberi penutup sehingga tidak dibiarkan terbuka begitu saja.
3. Bahan pustaka disimpan di dalam rak-rak yang sudah disediakan
4. Membersihkan rak-rak penyimpanan secara teratur.
5. Selalu merapihkan rak-rak penyimpanan agar bahan pustaka tersusun rapi.
DIMENSI POSISI:
Jumlah Staf:
Biaya Operasi:
Biaya Investasi:
Tunjangan:
Pendapatan:
PERSYARATAN
PENGETAHUAN/PENGALAMAN:
Berpendidikan minimal:
Golongan:
Mengikuti diklat:
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
1. Mencegah kerusakan
bahan pustaka
1. Membersihkan buku dan
rak tempat penyimpanan
buku secara berkala
2. Meletakkan buku pada
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
63
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
almari yang telah
ditentukan
3. Insektisida
4. Sinar matahari harus
dicegah langsung masuk
melalui cendela,karena
Sinar matahari langsung
bisa merusak buku
2. Perbaikan bahan pustaka 1. buku yang telah rusak
sampulnya harus segera
diperbaiki
2. Menambal buku yang
berlubang, sobek, atau
hilang
3. Melindungi bahan pustaka 1.Menjilid dan membendel
buku.
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PEMELIHARAAN BAHAN PUSTAKA
I. Proses Pemeliharaan bahan pustaka
1. Pengarahan Kordinator dalam proses pemeliharaan bahan pustaka
Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
Tanggal Pembuatan : 3 Mei 2011
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Kepala Perpustakaan
Pelaksana : Staf Pemeliharaan bahan pustaka
A. TUJUAN
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
64
Tujuan SOP ini adalah menjaga kelancaran,ketertiban,ketaatan
azaz,pemeliharaan bahan pustaka
B. RUANG LINGKUP, JENIS KEGIATAN & WAKTU
Ruang lingkup SOP: Bahan pustaka yang ada diperpustakaan IAIN -SU
Jenis Kegiatan:
Pemeliharaan bahan pustaka
Waktu:
4 hari kerja
C. DEFINISI
SOP ini adalah prosedur standar untuk mengkoordinasikan kegiatan
Pemeliharaan bahan pustaka
D. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Kepala Perpustakaan
2. KTU Perpustakaan
3. Kour Pemeliharaan
4. Staf Pemeliharaan
E. PROSEDUR :
1. Kordinator urusan Pemeliharaan memberi tugas kepada staf untuk
melaksanakan kegiatan pemeliharaan bahan pustaka perpustakaan IAIN-
SU, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Mengecek bahan pustaka di rak
b. Mengambil buku yang rusak untuk diperbaiki
c. Mengecek kondisi buku apakah ada halaman buku yang hilang
d. Mempotocopy lembaran yang hilang
e. Menyampul buku yang rusak
f. Menjilid buku
g. Menyusun buku kembali ke rak sesuai nomor klasifikasi
2. Kordinator mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan pemeliharaan
buku
3. Kordinator urusan membantu staf dalam melaksanakan pemeliharaan bahan
pustaka
4. Kordinator urusan melakukan evaluasi atas kegiatan pemeliharaan bahan
pustaka
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
65
F. DIAGRAM ALUR PROSEDUR
tidak
ya
Mulai
Mengambil bahan pustaka
yang rusak
Cek kondisi bahan pustaka
Lembaran
hilang?
Foto copy lembaran yang hilang
Sampul buku
Cek bahan pustaka dari
ruang baca
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
66
Jilid buku
Susun buku di rak
sesuai klasifikasi
Selesai
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
67
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
STAF PENYUSUNAN BUKU DI RAK
PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
NAMA JABATAN:
Staf Administrasi
UNIT KERJA:
PERPUSTAKAAN
Tanggal: 3 Mei 2011
BERTANGGUNG JAWAB
KEPADA:
Kepala Sub Tata Usaha
MENERIMA LAPORAN DARI:
TUJUAN POSISI:
Untuk menjamin kerapian susunan buku di rak
TUGAS:
1. Mengumpulkan buku yang sama kelas
2.Mengangkat buku ke ruangan masing-masing
3.Menyusun buku di rak berdasarkan nomor kelas
DIMENSI POSISI:
Jumlah Staf:
Biaya Operasi:
Biaya Investasi:
Tunjangan:
Pendapatan:
PERSYARATAN
PENGETAHUAN/PENGALAMAN:
7. Berpendidikan minimal:
8. Golongan:
9. Mengikuti diklat:
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
1. Mengumpulkan buku
berdasarkan klasifikasi
3. Mengumpulkan buku
dari ruang sirkulasi
berdasarkan nomor
klasifikasi
4. Mengumpulkan buku
dari ruang baca
berdasarkan nomor
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
68
AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI
KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
(FORMULIR B)
TOLOK UKUR
KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
klasifikasi
5. Memeriksa kembali
kesesuaian
6. Memisahkan buku rusak
2.Mengangkat buku ke ruang
baca
3. Menyusun buku di rak
berdasarkan klasifikasi
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
69
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
STAF PENYUSUNAN BUKU DI RAK
PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
I. Proses Menyusun buku di rak
1. Pengarahan KTU dalam proses menyusun buku di rak
Level Dokumen:
Standard Operating Procedures Kode:
Tanggal Pembuatan : 3 Mei 2011
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Kepala Perpustakaan
Pelaksana : Staf Penyusunan buku di rak
A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah menjaga kelancaran,ketertiban,ketaatan azaz,kerapian
penyusunan buku di rak
B. RUANG LINGKUP, JENIS KEGIATAN & WAKTU
Ruang lingkup SOP:
Semua buku-buku yang ada di ruang baca sirkulasi dan referensi
Jenis Kegiatan: Menyusun buku di rak
Waktu:
Setiap hari kerja
C. DEFINISI SOP ini adalah prosedur standar untuk mengkoordinasikan kegiatan
penyusunan buku di rak
D. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
Staf penyusunan buku di rak
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA
70
E. PROSEDUR :
1. Ka. Sub. Tata Usaha memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan
kegiatan menyusun buku di rak perpustakaan IAIN-SU, dengan langkah-
langkah sebagai berikut:
a. Mengumpulkan buku berdasarkan nomor klasifikasi
b. Memisahkan buku yang rusak
c. Mengangkat buku ke ruang baca
d. Menyusun buku di rak berdasarkan nomor klasifikasi
2. Ka. Sub.Tata Usaha melakukan evaluasi atas kegiatan menyusun buku di
rak
F. DIAGRAM ALUR PROSEDUR
ya
tidak
Mulai
Angkat buku ke ruang baca
Menyusun buku
berdasarkan klasifikasi
Mengumpulkan buku
berdasarkan klasifikasi
Pemeliharaan Buku rusak?