DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DDMS)...
4
DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DDMS) UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA (MAMPU), JABATAN PERDANA MENTERI 1. Jabatan/Agensi: MAMPU, Jabatan Perdana Menteri 2. Nama projek: Digital Document Management System (DDMS) 3. Pengenalan (Latar belakang ringkas projek) Digital Document Management System (DDMS) merupakan sistem pengurusan rekod yang berupaya untuk mengurus pelbagai jenis format rekod dalam Sektor Awam. DDMS dibangunkan dalam persekitaran web dan memenuhi kitar hayat pengurusan rekod serta mematuhi MS ISO 16175. Projek Pelaksanaan DDMS Sektor Awam merupakan salah satu inisiatif di bawah Entry Point Projects (EPP8) eGovernment iaitu pelaksanaan Paperless Government. Projek ini berada di bawah Communication, Content and Infrastructure (CCI) yang merupakan di antara 12 National Key Economic Areas (NKEA) yang telah dikenal pasti oleh Kerajaan dalam Program Transformasi Ekonomi (ETP). 4. Tujuan projek Objektif utama DDMS adalah untuk menggantikan paper records kepada digital records serta mengurangkan penggunaan kertas secara berperingkat. Sistem ini membolehkan dokumen digital dan bukan digital diwujud, ditawan (captured), disimpan, diselenggara, digunakan dan dilupus secara elektronik. Dengan penggunaan DDMS, semua transaksi akan diuruskan secara elektronik termasuklah penghantaran memo, bahan pembentangan, pekeliling-pekeliling dalaman dan surat antara agensi atau jabatan dibuat secara elektronik. Pelaksanaan DDMS dapat memastikan pengurusan rekod Sektor Awam dilaksanakan dengan lebih baik dan cekap apabila ia diurus secara elektronik menggunakan aplikasi DDMS. DDMS akan menyumbang kepada Teknologi Hijau kerana persekitaran pejabat Kerajaan akan menjadi lebih kemas tanpa penggunaan kertas. Suasana yang bersih akan menyumbang kepada tahap kesihatan yang tinggi. Pelaksanaan DDMS akan melengkapkan lagi slogan Cepat, Tepat dan Berintegriti. 5. Pelaksanaan Pembangunan: Mei 2012-Feb 2014
Transcript of DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DDMS)...
DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DDMS) UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN
PENGURUSAN MALAYSIA (MAMPU), JABATAN PERDANA MENTERI
1. Jabatan/Agensi: MAMPU, Jabatan Perdana Menteri
2. Nama projek: Digital Document Management System (DDMS)
3. Pengenalan
(Latar belakang ringkas projek)
Digital Document Management System (DDMS) merupakan sistem pengurusan rekod yang berupaya untuk mengurus pelbagai jenis format rekod dalam Sektor Awam. DDMS dibangunkan dalam persekitaran web dan memenuhi kitar hayat pengurusan rekod serta mematuhi MS ISO 16175.
Projek Pelaksanaan DDMS Sektor Awam merupakan salah satu inisiatif di bawah Entry Point Projects (EPP8) eGovernment iaitu pelaksanaan Paperless Government. Projek ini berada di bawah Communication, Content and Infrastructure (CCI) yang merupakan di antara 12 National Key Economic Areas (NKEA) yang telah dikenal pasti oleh Kerajaan dalam Program Transformasi Ekonomi (ETP).
4. Tujuan projek Objektif utama DDMS adalah untuk menggantikan paper records kepada digital records serta mengurangkan penggunaan kertas secara berperingkat. Sistem ini membolehkan dokumen digital dan bukan digital diwujud, ditawan (captured), disimpan, diselenggara, digunakan dan dilupus secara elektronik. Dengan penggunaan DDMS, semua transaksi akan diuruskan secara elektronik termasuklah penghantaran memo, bahan pembentangan, pekeliling-pekeliling dalaman dan surat antara agensi atau jabatan dibuat secara elektronik.
Pelaksanaan DDMS dapat memastikan pengurusan rekod Sektor Awam dilaksanakan dengan lebih baik dan cekap apabila ia diurus secara elektronik menggunakan aplikasi DDMS.
DDMS akan menyumbang kepada Teknologi Hijau kerana persekitaran pejabat Kerajaan akan menjadi lebih kemas tanpa penggunaan kertas. Suasana yang bersih akan menyumbang kepada tahap kesihatan yang tinggi. Pelaksanaan DDMS akan melengkapkan lagi slogan Cepat, Tepat dan Berintegriti.
5. Pelaksanaan Pembangunan: Mei 2012-Feb 2014
DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DDMS) UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN
PENGURUSAN MALAYSIA (MAMPU), JABATAN PERDANA MENTERI
Pelaksanaan : Mulai Mac 2014
Status sehingga 11 Mei 2015: Telah dilaksanakan di 8 Kementerian selain agensi Perintis iaitu di MAMPU dan PEMANDU
6. Pencapaian/Kejayaan (sekiranya ada):
Belum dipertandingkan dalam mana-mana pertandingan.
7. Faedah projek: (i) Meningkatkan kepantasan capaian dan ketelusan pentadbiran.
(ii) Mewujudkan kawalan sistematik ke atas pengurusan rekod sektor awam
(iii) Mengurangkan penggunaan kertas
(iv) Memelihara Memori Institusi Negara
(v) Menyokong pelaksanaan ICT Hijau
8. Kumpulan sasaran: Agensi Kerajaan
9. Impak inovasi terhadap kumpulan sasar/ perkhidmatan/jabatan/ agensi/Negara
Elemen Inovatif/Kreativiti
- Rekod kerajaan dapat dicapai melalui internet.
- Carian rekod lebih mudah dengan menggunakan key word concept.
- Jejak audit yang lengkap.
- Pusat sumber/knowledge centre agensi.
- Perkongsian maklumat lebih mudah.
- Rekod berlainan fail dapat dihubungkait antara satu dengan yang lain.
- Rekod diwujud, diguna, diselenggara dan dilupuskan dalam satu aplikasi yang sama.
Elemen Keberkesanan
- Rekod kerajaan dapat diakses dengan cepat (kurang dari 10 saat).
- Pengurangan kertas dalam cetakan dan edaran.
- Pemantauan tugasan dengan lebih spesifik.
- Pengedaran dibuat dengan cepat.
- Satu rekod dapat diakses lebih dari satu pengguna dalam masa yang sama.
DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DDMS) UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN
PENGURUSAN MALAYSIA (MAMPU), JABATAN PERDANA MENTERI
Elemen Signifikan
- Khidmat pelanggan 24 jam sehari.
- Penjimatan masa dalam tugasan harian, sumber manusia dapat dipusatkan bagi urusan fail dan pengurusan rekod yang lebih cekap.
Elemen Relevan
- Negara pertama dalam ASEAN yang menggunakan sistem pengurusan rekod elektronik yang sama di setiap Kementerian/Agensi Kerajaan.
- Memori institusi negara dapat dipelihara.
- Produk negara yang boleh dipasarkan ke luar negara kerana dibangunkan berdasarkan standard piawaian antarabangsa (MS ISO 16175).
10. Implikasi kewangan Kontrak berdasarkan konsep Managed Services, di mana 20,000 pengguna bagi Fasa Pertama kontrak akan dikenakan bayaran sebanyak RM85.00 sebulan.
11. Gambar/ keratan akhbar/carta alir:
DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DDMS) UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN
PENGURUSAN MALAYSIA (MAMPU), JABATAN PERDANA MENTERI
