DOKUMEN BAYARAN
-
Upload
todd-hinton -
Category
Documents
-
view
352 -
download
4
description
Transcript of DOKUMEN BAYARAN
DOKUMEN BAYARAN
DISEDIAKAN OLEH :JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI JOHOR
2
KANDUNGAN
0 PENGENALAN MENGENAI DOKUMEN BAYARAN0 DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN0 UNDANG-UNDANG & PERATURAN BERKAITAN
DOKUMEN BAYARAN0 CARA PENYEDIAAN0 KESILAPAN YANG BIASA DILAKUKAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
1. PENGENALAN MENGENAI DOKUMEN BAYARAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 3
4
1. PENGENALAN MENGENAI DOKUMEN BAYARAN
Dokumen-dokumen kewangan yang terlibat bagi urusan sesuatu bayaran adalah seperti berikut :
(a) Waran Peruntukan
(b) Baucar Bayaran
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
5
1. PENGENALAN MENGENAI DOKUMEN BAYARAN
(a) Waran Peruntukan
- Satu dokumen yang memberi kebenaran untuk membuat perbelanjaan.
- Tidak boleh melakukan perbelanjaan atau tanggungan tanpa waran peruntukan.
- Ada pelbagai jenis seperti waran peruntukan, waran peruntukan kecil, waran pindah peruntukan dan
waran tarik balik.
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
6
1. PENGENALAN MENGENAI DOKUMEN BAYARAN
(b) Baucar Bayaran
- Disediakan sebagai permintaan bayaran kepada Perbendaharaan.
- Mesti ditandatangan oleh pegawai yang telah diberikuasa oleh Pegawai Pengawal sebagai
mengesahkan pembayaran yang akan dibuat.
- Kuasa mengesah dan memperakui baucar hendaklah mengikut had amaun.
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
7
1. PENGENALAN MENGENAI DOKUMEN BAYARAN
0 Surat Pekeliling ANM Bil 1/2008
0 Pegawai yang memperakukan baucar hendaklah lebih kanan daripada pegawai yang mengesahkan baucar tersebut.
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
< RM20,000 > RM20,000
SEDIA W 17 KE ATAS W 17 KE ATAS
PERAKU 1 W 22 KE ATAS W 32 KE ATAS
PERAKU 2 W27 KE ATAS W 41 KE ATAS
8
1. PENGENALAN MENGENAI DOKUMEN BAYARAN
- Sekiranya tiada perjawatan yang mencukupi bagi tahap kuasa untuk pegawai yang mengesahkan (Peraku 1) dan memperakukan (Peraku 2) baucar adalah ditentukan mengikut kekananan dan perjawatan di pejabat tersebut.
Ada pelbagai jenis baucar seperti baucar bayaran, baucar jurnal dan baucar kecil.
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
9
1. PENGENALAN MENGENAI DOKUMEN BAYARAN
Setiap baucar bayaran mestilah disokong dengan dokumen-dokumen sokongan seperti :
- Pesanan Tempatan (AM 75 Pin6/86)- Bil / Invois asal- Perjanjian / Kontrak yang ditandatangani- Keputusan Sebutharga / Tender- Surat Kelulusan Perbendaharaan- Penyata Tuntutan
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
2. DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 10
11
2. DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN
0 Waran Peruntukan0 Baucar (Baucar Bayaran, Baucar Jurnal, Baucar Kecil)0 Borang Kawalan Kelompok0 Penyata-Penyata0 Buku VOT0 Daftar Bil0 Daftar Baucar0 Daftar Pembayaran0 DLL
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
12
2. DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN
0 Baucar (Baucar Bayaran, Baucar Jurnal, Baucar Kecil)
Definisi Baucar : Satu dokumen bayaran yang disokong dengan butir-butir penuh mengenai
tiap- tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja seperti tarikh, nombor, kuantiti, kiraan jauhnya dan kadar, untuk membolehkannya disemak tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang dikembarkan padanya bagi membolehkan Pejabat Pembayar menjelaskan bayaran. (AP 99a)
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
13
2. DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN
0 Baucar (Baucar Bayaran, Baucar Jurnal, Baucar Kecil)
KEW304 – Digunakan untuk semua jenis
pembayaran.
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
14
2. DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN
0 Baucar (Baucar Bayaran, Baucar Jurnal, Baucar Kecil)
KEW306 – Digunakan untuk menyelaras akaun1. Urusan antara dua jabatan.
Debit (-) : yang membayar
Kredit (+) : yang menerima
2. Pembetulan kesilapan akaun.
3. Bayaran yang tidak melibatkan cek/tunai.
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
15
2. DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN
0 Baucar (Baucar Bayaran, Baucar Jurnal, Baucar Kecil)
KEW50 & 50A – Digunakan untuk membayar tuntutan
ganti bayaran tunai pegawai dari panjar wang runcit.
– Had bayaran : RM500 (AP97d)
Boleh lebih jika praktikal dan berfaedah.
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
16
2. DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN
0 Bayaran melalui baucar jurnal/waran
Bayaran yang dibuat di antara Jabatan-Jabatan Kerajaan di bawah kawalan Pejabat Pembayar yang sama.
Pejabat A yang berhutang dengan Pejabat B akan menyediakan Baucar Jurnal dan menghantarkannya ke Pejabat B untuk disahkan.
Setelah diterima kembali, maka baucar itu akan dihantar ke Pejabat Pembayar yang akan mendebitkan Peruntukan A dan kreditkan Hasil B.
Bagi Jabatan yang berlainan Pejabat Pembayar, Waran diperlukan.
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
17
2. DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN
0 Buku VOT
Sebuah buku yang diselenggarakan untuk merekod segala maklumat yang berkaitan dengan kedudukan peruntukan Jabatan.
Antara maklumat yang terdapat dalam buku vot :- Jumlah peruntukan bagi setiap objek sebagai,- Tanggungan mengikut tarikh yang dilakukan,- Pembayaran yang telah dibuat, dan- Baki masih ada.
Buku Vot eSPKB semuanya dibuat secara auto.KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
18
2. DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN
0 Buku VOT Manual
Menunjukkan dengan jelas tiap-tiap program & aktiviti atau projek bagi maksud perbelanjaan iaitu peruntukan yang diterima atau diagihkan, perbelanjaan kemaskini, tanggungan & baki peruntukan.
Pegawai yang memperakui baucar perlu tandatangan ringkas.
Semua tanggungan yang belum dijelaskan pada akhir tahun perlu dibawa ke hadapan.
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
19
2. DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
Terima Waran Peruntukan
Penyediaan Pesanan Tempatan manual / eSPKB / ePerolehan
Terima Bil Dari Pembekal
Sediakan Laporan Penyesuaian
Pembayaran Kepada PembekalSediakan Baucar
Bayaran
ALIRAN PERBELANJAAN & PEMBAYARAN
20
2. DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN
0 Daftar Bil
Tarikh bil diterima Tarikh bil diperakui Tarikh bil diterima oleh Bhg. Kewangan Nama Pembekal Nombor dan tarikh bil. Amaun Nombor Pesanan Tempatan/Inden
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
21
2. DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN
0 Daftar Baucar
Tarikh baucar disahkan untuk dibayar Nombor baucar (Jabatan) Nombor Jadual Tarikh Jadual dihantar ke Pejabat Pembayar Tarikh Cek disediakan Tarikh Cek dihantar kepada penerima Catatan
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
22
2. DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN
0 Daftar Pembayaran
Diselenggara untuk mencatat maklumat-maklumat berikut:
- no. baucar jabatan;- perihal ringkas baucar;- no. baucar perbendaharaan;- butir-butir cek.- tarikh cek diterima untuk diagihkan- amaun- tarikh disahkan dan tandatangan ringkas- tandatangan pegawai yang menerima bayaran- tarikh bayaran disempurnakan
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
23
2. DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN
0 Pesanan Kerajaan
0AP 176(b) – Pembelian kecil yang kontrak formal tidak sesuai digunakan hendaklah menggunakan pesanan pembelian tempatan.
0Disediakan dalam 4 salinan0 Asal untuk bayaran0 Kedua untuk pembekal0 Ketiga untuk stor0 Kempat simpanan
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
24
2. DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN
0 Borang Perubahan Gaji
0 Digunakan untuk membayar gaji melalui sistem payroll
0 Membayar gaji dan elaun
0 Membuat pelbagai potongan0Potongan wajib (Kerajaan)0Potongan Peribadi
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
25
2. DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN
0 Waran Perjalanan Udara
0 Waran udara pukal0MAS0AIR ASIA
0 Waran udara bukan pukal
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
26
2. DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN
0 Kontrak
0 Satu kontrak formal bagi bekalan hendaklah disempurnakan oleh Pegawai Pengawal selepas sebutharga atau tender daripada firma yang berkenaan disetujuterima oleh pihak berkuasa yang berkenaan. (AP176.1a)
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
3. UNDANG-UNDANG & PERATURAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 27
28
3. UNDANG-UNDANG & PERATURAN
Sebelum bayaran dilakukan, Kem/Jabatan hendaklah memastikan perkara berikut dipatuhi :
• Perolehan/pembelian mengikut AP dan pekeliling berkaitan• Peruntukan mencukupi• Pesanan tempatan dikeluarkan• Merekod dalam buku vot• Perkhidmatan/ bekalan telah disempurnakan• Perakuan Pegawai Pengawal• Bil/invois telah diterima• Lain-lain dokumen sokongan mengikut keperluan Pejabat
Pembayar
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN
4. PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 29
SKOP1) Jenis – jenis Bayaran
2) Bayaran : Perolehan
3) Bayaran : Bil (Utiliti)
4) Bayaran : Tuntutan Oleh Pegawai
5) Senarai Semak
6) Kod Bank
7) Maklumat Penerima
8) Latihan
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 30
4.1 JENIS-JENIS BAYARAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 31
Waran Peruntukan Perbelanjaan
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 32
JENIS – JENIS BAYARAN
PEROLEHAN Bekalan Perkhidmatan Kerja
TUNTUTAN & ELAUN PEGAWAI
Perjalanan Rasmi Perjalanan Kursus Pertukaran Perpindahan dll
Bil (utiliti)
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 33
4.2 BAYARAN :PEROLEHAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 34
RUJUKAN : PEROLEHAN1. Surat Perk. Perb. Bil 12/2007 - PEMBELIAN TERUS
2. Surat Perk. Perb. Bil 5/2009 – SEBUTHARGA
3. Surat Perk. Perb. Bil 5/2007 – TENDER
4. Pekeliling Kontrak yang berkuat kuasa
5. Perk. Perb. Bil 5/2004 – KOD SODO
6. Arahan Perbendaharaan : 95(Buku Vot), 99(Dokumen Sokongan),
102(Perakuan Pegawai), 103(Bayar Dalam Tempoh 14 hari), 169(Kajian
Pasaran) & 176.1(Kontrak Formal)
7. Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil 1/1983
8. Buletin eSPKB bertarikh 5/10/2011
– Penjelasan setiap jenis itemKURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 35
PEROLEHAN
Kategori BekalanPerkhidmat
anKerja
Kaedahi. Pembelian
Terusii. Sebuthargaiii. Tender
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 36
HAD AMAUN BEKALAN/PERKHIDMATAN
<RM50K :
1. ‘QUOTATION’ (Kajian Pasaran)2. PESANAN TEMPATAN3. INVOIS
>RM50K – 500K :
1. SEBUTHARGA2. PESANAN TEMPATAN3. INVOIS4. SIJIL KEM. KEW.5. BON PELAKSANAAN (RM 200K-500K)> RM500K :
1. TENDER2. PESANAN TEMPATAN3. INVOIS4. SIJIL KEM. KEW.5. BON PELAKSANAAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 37
HAD AMAUN KERJA-KERJA
KERJA AWAM<RM20K :
1. ‘QUOTATION’2. PESANAN TEMPATAN3. INVOIS
KERJA AWAM>RM20K :
1. SEBUTHARGA2. PESANAN TEMPATAN3. INVOIS4. SIJIL CIDB/PKK
KERJA ELEKTRIK<RM50K :
1. ‘QUOTATION’2. PESANAN TEMPATAN3. INVOIS
KERJA ELEKTRIK>RM50K :
1. SEBUTHARGA2. PESANAN TEMPATAN3. INVOIS4. SIJIL CIDB/PKK
(ELEKTRIK)
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 38
PROSES BAYARAN
Sedia Nota Minta
Cop tarikh terima
pada PT dan Invois
Sediakan baucar bayaran sehingga
Perakuan 2
Pembelian terus (kajian pasaran)/ sebutharga/
tender
Terima PT dan Invois beserta
dokumen sokongan yang
lain
*Pastikan dokumen lengkap
Sedia Pesanan
Tempatan (PT)
Beri PT kepada Pembekal
sebanyak 2 salinan
Penerimaan: bekalan/perkhidma
tan/kerja-kerja dilaksanakan
dengan sempurna
Perolehan Bekalan/Perkhidmatan melalui sistem eSPKB : MODUL PESANAN TEMPATAN
Semak dan pastikan
peruntukan mencukupi
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 39
PROSES BAYARAN
Sebutharga / Tender
Inden Kerja / JKR
66
Perolehan Kerja-kerja Awam/elektrik melalui sistem eSPKB : Modul BB Dengan Invois Tanpa PT
Cop tarikh terima
Sediakan baucar bayaran sehingga
Perakuan 2
Sekiranya bayaran pendahuluan, interim 1,
muktamad dan pemulangan WJP
Kemukakan dokumen yang lengkap kepada JANM
Terima dokumen & Semak
*Pastikan dokumen lengkap
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 40
DOKUMEN SOKONGAN
Bayaran: Perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja-kerja
Invois Asal
*disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa. AP
99(e).
Salinan Buku Bank atau
Penyata Bank Pihak Pembekal yang diakui sah
Pesanan Tempatan/Inden
Kerja/ JKR 66
Lain-lain dokumen – *jika
berkaitan
•Borang permintaan dari Unit/Bahagian
•Sebutharga
• Bon Pelaksanaan•Salinan insurans
Lain-lain dokumen – *jika berkaitan:
• Sijil Pemfaktoran• Nota Kredit• Nota Debit• Salinan Sijil Kem.
Kewangan/PKK/CIDB
• Perjanjian/KontrakKURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 41
Contoh Invois Contoh Perjanjian
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 42
PERIHAL BAUCAR BAYARAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 43
PERKARA CARA MEREKOD
BAYARAN BAGI BEKALAN BARANG ATAU PERKHIDMATAN DARI PEMBEKAL
CONTOH : Bayaran bagi pembelian alat tulisNo. Invois : L1234Tarikh Invois : 15.02.2012
L1234/15.02.2012-bekalan alat tulis
KETERANGAN :Masukkan No. Invois diikuti Tarikh Invois beserta keterangan bayaran
PERIHAL BAUCAR BAYARAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 44
PERKARA CARA MEREKOD
BAYARAN WANG JAMINAN PELAKSANAAN (WJP)
BAYARAN INTERIM
WJP/JKR/PERS/001/08-Wang Jaminan Pelaksanaan
KETERANGAN :WJP(No. Inden / No. Kontrak)-Wang Jaminan Pelaksanaan
INT02/JKR/PERS/001/08-Interim Kedua
KETERANGAN :Bilangan Interim/(No. Inden / No. Kontrak)
PERIHAL BAUCAR BAYARAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 45
PERKARA CARA MEREKOD
BAYARAN PEMFAKTORAN WJP/JKR/PERS/002/12(Pembinaan L) – Bayaran Kerja-kerja Penyelenggaraan Bangunan
KETERANGAN :Sila masukkan No. Inden atau No. Kontrak atau No. Invois beserta tarikh diikuti nama pembekal dan keterangan bayaran
PERIHAL BAUCAR BAYARAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 46
PERKARA CARA MEREKOD
PHARMANIAGA LOGISTICS SDN BHD
MALAYSIA AIRLINES SYSTEM SDN BHD (MAS)
AIR ASIA
CBR12345/0212-Bekalan Ubat Feb 2012
KETERANGAN :Sila masukkan No. Rujukan Invois diikuti keterangan bayaran
0015/0212 – Waran Udara Feb 2012
KETERANGAN :Sila masukkan No. Waran Udara diikuti keterangan bayaran
PERIHAL BAUCAR BAYARAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 47
PERKARA CARA MEREKOD
KUMPULAN WANG SIMPANAN PEKERJA (KWSP)
000770628052012A0010-Caruman KWSP 04/12
KETERANGAN :Sila masukkan No. Majikan (9 Digit), Bulan dan Tahun (6 Digit), Jenis Bayaran (1 Abjad), Kod Negeri (4Digit) diikuti keterangan bayaran
4.3 BIL (UTILITI)
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 48
RUJUKAN : BIL (UTILITI)
1. Arahan Perbendaharaan (AP) 93, 99 dan 102(a)
2. Buletin eSPKB bertarikh 23/08/2011
- Penukaran akaun bank Pos M’sia bagi
bayaran EFT
3. Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil 3/2009
-kaedah pembayaran melalui sistem pukal
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 49
BIL (UTILITI)Merupakan bil yang dikeluarkan oleh pihak yang membekalkan perkhidmatan kemudahan.
Contoh seperti :
1. SAJ Holding – Bekalan air
2. Pos Malaysia – Pos Laju, setem
3. Celcom/Maxis dll - Perhubungan
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 50
PROSES BAYARANBayaran Bil (utiliti) melalui sistem eSPKB : Modul BB Dengan Invois Tanpa PT
Terima Bil tuntutan
asal
Cop tarikh terima
Pastikan bil telah diperakui oleh pegawai yang diberikuasa. AP 93
Pastikan bil diperakui atas urusan rasmi oleh pegawai yang diberi kuasa
Sedia Baucar
Bayaran sehingga
Perakuan 2
Cetak baucar (Kew.304E) dan Senarai Semak
Sila pastikan amaun semasa
sahaja yang dibayar
Dokumen sokongan :i. Bil Asal
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 51
PERIHAL BAUCAR BAYARAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 52
PERKARA CARA MEREKOD
SUPERCARD SERVICES SDN BHD (SHELL)
SYARIKAT AIR JOHOR HOLDINGS SDN BHD (SAJH)
123456/0212-Bekalan Diesel Feb 2012
KETERANGAN :Sila pastikan digit bagi No. Akaun Bil Pengguna adalah 6 digit
12345678L1234567/0212-Bil Air Feb 2012
KETERANGAN :Sila pastikan digit bagi No. Akaun Bil Pengguna adalah 16 digit
PERIHAL BAUCAR BAYARAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 53
PERKARA CARA MEREKOD
INDAH WATER KONSORTIUM SDN BHD (IWK)
PETRONAS DAGANGAN BERHAD
12345678/0212-Bil Pembentungan Feb 2012
KETERANGAN :Sila pastikan digit bagi No. Akaun Bil Pengguna adalah 8 digit
12345/0212-Bekalan Minyak Feb 2012
KETERANGAN :Sila pastikan digit bagi No. Akaun Bil Pengguna adalah 5 digit
PERIHAL BAUCAR BAYARAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 54
PERKARA CARA MEREKOD
TENAGA NASIONAL BERHAD (TNB)
12345678901234-/0212Bil Elektrik Feb 2012
KETERANGAN :Sila pastikan digit bagi No. Akaun Bil Pengguna adalah 14 digit
PERIHAL BAUCAR BAYARAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 55
PERKARA CARA MEREKOD
TELEKOM MALAYSIA BERHAD
TM NET SDN BHD
L123456789012/014 /0212– Bil Telefon Feb 2012
KETERANGAN :Sila pastikan digit bagi No. Akaun Bil Pengguna adalah 13 aksara
20020063744310/014/0212 – Internet Feb 2012
KETERANGAN :Sila pastikan digit bagi No. Akaun Bil Pengguna adalah betul dan catatkan maklumat yang dikehendaki diikuti keterangan bayaran
PERIHAL BAUCAR BAYARAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 56
PERKARA CARA MEREKOD
POS MALAYSIA BERHAD 12345678-Setem
KETERANGAN :Sila pastikan digit bagi No. Akaun Bil Pengguna adalah betul.
PERIHAL BAUCAR BAYARAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 57
PERKARA CARA MEREKOD
MAXIS COLLECTIONS SDN BHD
CELCOM (M) SDN BHD
123456/0121234567/0212-Bil Telefon Feb 2012
123456/0191234567/0212-Bil Telefon Feb 2012
KETERANGAN :Masukkan No. Akaun Pengguna atau No. Invois diikuti No. Telefon di ruangan Perihal Bayaran beserta keterangan bayaran.
4.4 BAYARAN :TUNTUTAN OLEH PEGAWAI
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 58
RUJUKAN : TUNTUTAN PEGAWAI1. Pek. Perb. Bil 4/1995 - Pertukaran dan
Perpindahan
2. Pek. Perb. Bil. 3/2003 - Tugas Rasmi
3. Pek. Perb. Bil. 5/2005 - Kursus
4. Pek. Perkh. Bil. 1/2012 - kelas tuntutan
5. Arahan Perbendaharaan (AP) 99 , 100
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 59
Terima borang tuntutan
Pastikan borang tuntutan lengkap.
AP 100 (c)
Cop tarikh terima pada borang tuntutan. Pastikan AP 100(a) dipatuhi
PROSES BAYARAN TUNTUTAN PEGAWAITuntutan Perjalanan Rasmi, Kursus, Pertukaran, Perpindahan dll
Pastikan dokumen sokongan lengkap
AP 99(a)
Semak Kelayakan Pegawai
Sedia Baucar
Bayaran sehingga
Perakuan 2
Cetak baucar (Kew.304E) dan Senarai Semak
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 60
Tuntutan oleh pegawai
Contoh : Tuntutan Perjalanan (T&T)
Borang Tuntutan yang lengkap
Surat Arahan/Kursus/Pertukar
an/Perpindahan
Lain-lain dokumen bagi T&T :
•Resit Asal
•Kelulusan keluar Pejabat
•Borang kebenaran membawa kenderaan melebihi 240km
•Salinan Kad Pengenalan
Salinan buku akaun bank atau penyata
bank
T&T tertakluk kepada:
•AP 100
•AP 99(a) dan ( c )
•Pek. Perb. Bil 4/1995
•Pek. Perb. Bil 3/2003
•Pek. Perb. Bil 2/2006
•Pek. Perkh. 1/2012
DOKUMEN SOKONGAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 61
MAKLUMAT PEGAWAI
NAMA (HURUF BESAR) :
NO. KAD PENGENALAN :
GRED/KATEGORI/KUMPULAN (*)]
:
JAWATAN :
GAJI : RM
PENDAPATAN (RM) ELAUN-ELAUN : RM
JUMLAH : RM
JENIS/MODEL : -
KENDERAAN NO. PENDAFTARAN : -
KUASA (C.C) : -
KELAS TUNTUTAN : -
ALAMAT PEJABAT JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIANEGERI JOHOR,TINGKAT 8 & 11, MENARA TABUNG HAJI, JALAN AYER MOLEK
80720 JOHOR BAHRU
ALAMAT RUMAH
KENYATAAN TUNTUTAN PERJALANAN DALAM NEGERIBAGI BULAN JAN 2012
NO.AKAUN/BANK : /CIMBNO. GAJI :
Contoh muka depan borang T&T
** Perlu isi dengan lengkap. AP 100(c )
Contoh Surat Arahan
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 62
Contoh Resit
5
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 63
PERIHAL BAUCAR BAYARAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 64
PERKARA CARA MEREKOD
Tuntutan Perjalanan Bagi Bulan Februari 2012
Apungan Panjar Wang Runcit
Apungan Panjar Khas
Rekupmen Panjar Wang Runcit
Elaun Penceramah Bagi Bulan Februari 2012
Elaun Kerja Luar Waktu Bekerja Biasa (EKLWBB) Bagi Bulan Februari 2012
T&T02/12-Tuntutan Perjalanan Feb 2012
Apungan PWR(R123456789) Feb 2012
Apungan PK(K123456789)
PWR02/12-Panjar Wang Runcit Feb 2012
CER02/12-Elaun Penceramah Feb 2012
EKLWBB02/12-On Call Feb 2012
PERIHAL BAUCAR BAYARAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 65
PERKARA CARA MEREKOD
Elaun Lebih Masa Bagi Bulan Februari 2012
Bantuan Orang Tua Bagi Bulan Februari 2012
Bayaran Balik Deposit
ELM02/12-Elaun Lebih Masa Feb 2012
BOT02/12-Bantuan Orang Tua Feb 2012
DEP/CJB1234-Bayaran Balik Deposit Feb 2012
KETERANGAN:DEP/No. Resit-Bayaran Balik Deposit
PERIHAL BAUCAR BAYARAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 66
PERKARA CARA MEREKOD
JABATAN / PTJ YANG MENGENAKAN BAYARAN BAGI PERKHIDMATAN YANG DIBERIKAN KEPADA PTJ / AGENSI YANG LAIN
CONTOH :Bayaran sewaan dewanJabatan : 501PTJ : 123456No. Invois : AB789Tarikh Invois: 15.02.2012
501123456AB789/15.02.12-Sewaan dewan
KETERANGAN :Kombinasi Kod Jabatan / PTJ / No. Invois dan Tarikh Invois
4.5 SENARAI SEMAK
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 67
SENARAI SEMAKSekiranya dokumen sokongan yang disertakan tidak tersenarai di dalam Senarai Semak, maka perlu catat jenis dokumen/no. rujukan surat kelulusan pada ruangan catatan.
No. kontrak : JANM/B 2012 Tempoh:01/01/2012 – 31/12/2012
CONTOH
Paparan di skrin eSPKB
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 68
CONTOH
Paparan di skrin eP - eSPKB
No. ruj Sebutharga/tender
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 69
4.6 KOD BANKKURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 70
KOD BANKNAMA BANK KOD BANK BILANGAN DIGIT
AFFIN BANK BERHAD PHBMMYKL 12
AGRO BANK BHD AGOBMYKL 10/11/16
AMBANK BHD ARBKMYKL 13
BANK ISLAM MALAYSIA BIMBMYKL 14
BANK RAKYAT M’SIA BHD BKRMMYK 12
BANK MUAMALAT (M) BHD
BMMBMYKL 14
RHB BANK BHD RHBBMYKL 14
BANK SIMPANAN NASIONAL (BSN)
BSNAMYKL 16
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 71
KOD BANKNAMA BANK KOD BANK BILANGAN DIGIT
CIMB BANK BHD CIBBMYKL 14
CIMB ISLAMIC BANK BHD< 100 K
CIBBMYKL 14
CIMB ISLAMIC BANK BHD> 100K
CTBBMYKL 14
HONG LEONG BANK HLBBMYKL 11/13
MAYBANK MBBEMYKL 12
OCBC BANK OCBCMYKL 10
PUBLIC BANK PBBEMYKL 10
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 72
Sekiranya PTJ hendak menggunakan cek sebagai
medium bayaran, suatu kelulusan perlu diperolehi
terlebih dahulu daripada Jabatan Akauntan Negara
Malaysia Negeri Johor.
AP 97 (e) : Dalam persekitaran elektronik,
bayaran dibuat terus kepada akaun
penerima melalui pindahan dana elektronik.
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 73
EFT/CEK TERBATAL
Tafsiran EFT terbatal / situasi EFT terbatal boleh berlaku :
i. Kesilapan maklumat penerima bayaran. Contoh : akaun penerima telah tutup, akaun penerima tidak aktif, akaun penerima tidak sah, kesilapan nama atau nombor akaun penerima.
ii. Penolakan disebabkan oleh kegagalan sistem bank
Surat Makluman Penolakan Bayaran EFT dari Unit Akaun akan dihantar kepada PTJ berkenaan
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 74
Tindakan yang perlu di ambil oleh pihak PTJ:
a) Mohon gantian kepada Pejabat Perakaunan - Mengisi Borang Tuntutan Pembayaran Balik EFT/Cek Terbatal
b) Pastikan permohonan disertakan dengan dokumen-dokumen sokongan yang lengkap
Tindakan penggantian baucar bayaran adalah di peringkat Pejabat Perakaunan
Samb.
Rujuk Buletin eSPKB :
i. ANM.JB(T)22 Jld.4(34) bertarikh 15 Julai 2009ii. ANM.JB(A)20/5( ) bertarikh 05 September 2011
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 75
4.7 MAKLUMAT PENERIMARujuk Buletin eSPKB: ANM.JB(KP)/3 Jld 4(24) bertarikh 16 Ogos 2011
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 76
Paparan di skrin eSPKB
CONTOH
Maklumat penerima bayaran perlu dikemaskini supaya penerima bayaran mendapat makluman bayaran (emaklum) melalui no. tel bimbit/email.
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 77
5. KESILAPAN YANG BIASA DILAKUKAN
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 78
KESALAHAN :TIDAK MEREKOD TARIKH DAN NO. INVOIS
KETERANGAN :Masukkan No. Invois diikuti tarikh invois beserta keterangan bayaran
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 79
KESALAHAN :KESALAHAN MEREKOD NO. INVOIS
KETERANGAN :PASTIKAN NO. DAN TARIKH INVOIS DIMASUKKAN DENGAN TEPAT
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 80
KESALAHAN :TIADA MAKLUMAT PENERIMA
KETERANGAN :Maklumat Penerima wajib diisi bagi memudahkan penerima menerima maklumat pembayaran
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 81
KESALAHAN :TIDAK MENANDA DI RUANGAN AP58(a)
KETERANGAN :Bagi perbelanjaan bukan tahun semasa, setiap PTJ perlu mendapatkan kelulusan AP58(a) dari JANM terlebih dahulu
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 82
KESALAHAN :NO. AKAUN BIL PENGGUNA
KETERANGAN :Pastikan digit bagi No. Akaun Bil Pengguna adalah 16 Digit : 96843348J5721329 dicatatkan diawal perihal bayaran.
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 83
KESALAHAN :PERIHAL TIDAK JELAS
KETERANGAN :GUNAKAN SINGKATAN BAHASA YANG MUDAH DIFAHAMI BAGI MENERANGKAN PERIHAL BAYARAN TERSEBUT
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 84
KESALAHAN : TIADA NO. SEBUT HARGA
KETERANGAN :BAGI PEROLEHAN BEKALAN MELEBIHI RM 50,000.00, PERLU DILAKUKAN SECARA SEBUT HARGA DAN NO. RUJUKAN TERSEBUT DICATATKAN DI BAHAGIAN RUANGAN SENARAI SEMAK
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 85
TIADA NO. SEBUT HARGA
KESALAHAN : TIADA NO. SEBUT HARGA DICATATKAN
KETERANGAN :BAGI PEROLEHAN BEKALAN MELEBIHI RM 50,000.00, PERLU DILAKUKAN SECARA SEBUT HARGA DAN NO. RUJUKAN TERSEBUT DICATATKAN DI BAHAGIAN RUANGAN SENARAI SEMAK
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 86
KESALAHAN : TIDAK MENCATATAKAN NAMA KONTRAKTOR PADA 20 AKSARA PETAMA
KETERANGAN :BAGI BAYARAN DI BAWAH PEMFAKTORAN, SILA PASTIKAN NAMA KONTRAKTOR DI MASUKKAN PADA 20 AKSARA YANG PERTAMA DI DALAM PERIHAL BAYARAN.
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 87
KESALAHAN : BULAN CARUMAN KWSP
KETERANGAN :SILA PASTIKAN BAYARAN KWSP PERLU DIANJAKKAN SATU BULAN KE HADAPAN LEBIH AWAL. BAGI TUNGGAKAN GAJI, POTONGAN KWSP PERLU DIASINGKAN MENGIKUT BULAN.
CONTOH :GAJI BULAN 4 DAN 5, POTONGAN KWSP ADALAH BAGI BULAN 5 DAN 6
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 88
KESALAHAN : BAYARAN UNTUK KERJA-KERJA MENGGUNAKAN eP
KETERANGAN :eP-ESPKB TIDAK SESUAI UNTUK TUJUAN PEROLEHAN SECARA KERJA KERANA TIDAK MENUNJUKKAN SENARAI SEMAK CIDB, PKK & SEBUTHARGA
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 89
KETERANGAN :SILA NYATAKAN NO. BAUCAR YANG TELAH DIKUIRI DI SENARAI SEMAK APABILA MEMBUAT BAUCAR YANG BARU
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 90
Baucar bayaran yang tidak mematuhi tatacara yang telah ditetapkan akan dikuiri.
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 91
Unit Bayaran JANM Johor
KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 92