(DSS) DALAM
Transcript of (DSS) DALAM
MENGIMPLEMENTASlKAN SISTEM
SOKONGAN KEPUTUSAN (DSS) DALAMPENGAMBILAN PELAJAR.
KAJIAN KES: PELAJAR IT, UPSI
YUHANIS OMAR
JABATAN TEKNOLOGJ MAKLUMATFAKULTI TEKNOLOGI MAICLUMAT DAN KOMUNIKASI
KOD PENYELIDlKAN: 05-14-76-02AKAUNPENYELIDlKANUPSI: 051100
2004
ABSTRAK
Aplikasi Sistem Sokongan Keputusan (DSS) dijelaskan dalam penyelidikan ini untuk
menunjukkan proses pengambilan pelajar ke Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI)khususnya bagi program Teknologi Maklumat boleh diselesaikan dengan menggunakansistem yang dibangunkan berteraskan penggunaan konsep DSS. DSS merupakan alat
yang boleh membantu pihak pengurusan atasan menyelesaikan masalah semi-struktur dantidak berstruktur mengikut set kriteria yang ditentukan. Kewujudan DSS telah menjadialat yang digunapakai untuk membantu pembuatan keputusan yang sewajarnya melaluicapaian maklumat yang dibenarkan. Tujuan prototaip Sistem Sokongan KeputusanPengambilan Pelajar atau SisPem ini dibangunkan adalah untuk membantu pihak FakultiTeknologi Maklumat dan Komunikasi (FTMK) membuat keputusan dalam pemilihancalon-calon yang memenuhi kelayakan yang ditetapkan bagi pengambilan pelajarpelajarnya. Terdahulu, para pembuat keputusan te1ah mengenalpasti ketidakbolehcapaiandata dan kesulitan dalam mensentisiskan pelbagai cadangan dalam penyelesaian masalah.Ini ditambahkan dengan penyemakan borang-borang permohonan di dalam kuantiti yangbanyak daripada ramai calon. Kajian telah menunjukkan bahawa kualiti keputusan yangdiambil (misalannya; pemilihan calon yang bertepatan dalam pengambilan pelajar) bolehdiperbaiki jika rintangan dapat diatasi atau setidak-tidaknya dikurangkan melalui
pendekatan integrasi sistem seperti DSS ini. Tambahan lagi, multi-kriteria pembuatankeputusan dan pe1bagai bentuk metodologi yang digunapakai menawarkan pelbagaiteknik dan praktis untuk mengintegrasikan kecenderungan pembuat keputusanmenyelesaikan masalah pengurusan. Walau bagaimanapun, disebabkan permasalahankonseptual (misalannya, struktur pengambilan pelajar yang kadangkala berubah dan jugaunsur-unsur budi-bicara serta kemanusiaan, kepelbagaian altematif keputusan yangdiambil dan juga set penilaian kriteria) terlibat dalam merumuskan dan menyelesaikanmasalah keputusan pengambilan pelajar, penyelidik te1ah mencetuskan idea untuk
membangunkan suatu alat atau sistem yang akan dapat membantu di dalam pembuatankeputusan untuk pengambilan pelajar-pelajar Teknologi Maklumat. SisPem ini bukanlahmembuat keputusan bagi pihak pengurusan, tetapi sebaliknya menyediakan suatu
kebolehan yang membenarkan mereka menjana maklumat yang mereka fikir perlu untukmembuat keputusan. Diharapkan ia dapatlah menjadi satu sumbangsaran ke arah
kemantapan pemilihan calon-calon dan sokongan keperluan maklumat dalam pengurusan.
Kata kunci : Pembuatan Keputusan, Sistem Sokongan Keputusan (P�S), Multi-kriteriaPywbuatall ��p\lWSWl
11
ABSTRACT
The Decision Support System (DSS) application is elucidated in this research to illustrateits effectiveness. A case in point of an effective developed DSS system can be derivedfrom the Student Enrollment Process in Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI),specifically that which is utilized by the Information Technology Program. DSS
empowers managers with the tools to solve partially structured or unstructured problemsbased on a set of predetermined criterion. The existence of DSS has been essential in
enabling decision makers to make accurate decisions based on data access and
availability. Sistem Sokongan Keputusan Pengambilan Pelajar or SisPem is a
prototype system that has been developed to assist the Faculty of Information andCommunication Technology (FICT) to select qualified candidates for admission. In the
past, decision makers have identified unachievable data and numerous challenges in
synthesizing problem-solving proposals to formulate decisions. These problems were
further compounded by the complications that arose from processing the large set of
applications that the faculty received during admissions. Research has found that the
quality of decisions (i.e., the suitability of selection of candidates) can be enhanced ifthese hurdles could be surmounted through the DSS approach. Additionally, multicriterion decision-making and the numerous methodologies applied offer a multitude of
techniques and practices to integrate the inclination and predisposition of decision makersin solving management issues. However, due to conceptual problems (such as, the
occasionally evolving admission structure and evaluation criteria, human bias and thenumerous alternatives available) in summarizing and solving the problem of selectingcandidates, researchers have spawned the idea of developing a tool or system that
essentially helps in the selection of suitable Information Technology candidates. SisPemdoes not organically make decisions but provides a platform for managers to store,manipulate and access data to aid in their decision-making. It is hoped that this systemwill be a significant contribution towards a more proficient candidate selection processand provide additional support for information demand in management.
Keywords : Decision Making, Decision Support System (DSS), Multi-criteria Decision
Making
III
KANDUNGAN
ABSTRAK
ABSTRACT
SENARAI APENDIKS
1.0 PENGENALAN
ii
1.1 Latarbelakang
1.2 Pemyataan Masalah
1.3 Objektif
104 Kriteria Pembangunan
104.1 Kebolehgunaan
104.2 Pengukuran
1.4.3 Keselamatan
1.5 Skop Kajian
2.0 TINJAUAN LITERASI
1
1
2.1
2.2
Sistem Sokongan Keputusan (DSS)
Hubungan Pengurusan dan Pembuatan Keputusan
3
3
3
4
5
5
7
7
13
2.3 Keperluan Terhadap Teknologi dan Sokongan Keputusan
Berkomputer 13
2.4 Anjakan Teknologi DSS 15
2.5 Balanced Scorecard 16
2.5.1 Apa itu BalancedScorecard? 16
2.5.2 Matrik Hasil 19
2.5.3 Balanced Scorecard Untuk Agensi Sektor Awam 20
iv
2.5.4 Pembentukan Balanced Scorecard 23
3.0 KEKANGAN 25
4.0 METODOLOGI 26
4.1 Fasa Perancangan 26
4.2 Fasa Analisis 27
4.3 Fasa Rekabentuk Sistem 28
5.0 ANALISIS DAN REKABENTUK 30
5.1 Pengenalan
5.2 Proses Pembangunan 31
5.2.1 Mengenalpasti Spesifikasi Keperluan 31
5.3 Business Values 32
5.3.1 Syarat Kemasukan Lulusan Matrikulasi 32
5.3.2 Syarat Kemasukan Lulusan Sijil Tinggi Pelajaran Malaysia
(STPM) 33
5.3.3 Syarat Kemasukan Lulusan Diploma 33
5.4 Rajah Kitar Hayat Pengambilan Pelajar 34
5.5 Carta Alir SisPem 35
5.6 Gambarajah Konteks SisPem 36
5.7 Rajah Aliran Data (DFD) Aras 0 SisPem 38
5.8 Gambarajah Hubungan Entiti (ERD) 39
5.9 Kerangka Kerja SisPem 39
5.10 Sistem Pengurusan Pangkalan Data SisPem 41
5.11 Influence Diagram SisPem 42
v
5.12 Model Pengiraan dan Pengkelasan SisPem 42
5.13 Sekuen Penggunaan SisPem 43
6.0 PERBINCANGAN DAN CADANGAN 44
6.1 Kepentingan / Faedah 44
6.2 Pengukuran Prestasi 45
6.3 Apakah Pilihan Kaedah Yang Boleh Diambilkira ? 45
6.3.1 Meneruskan Pengambilan Secara Manual 45
6.3.2 Kod Bar 46
6.3.3 Optical Character/MarkReading (OCR & OMR) 46
6.3.4 Bentuk Elektronik (Input Berasaskan PC) 47
6.4 KESIMPULAN 47
BIBLIOGRAFI
APENDIKS
vi
SENARAI APENDIKS
Apendiks
A Kod Sistem
B Struktur Pangkalan Data
C SisPem - Manual Pentadbir
D SisPem - Manual Pengguna
1
1.0 PENGENALAN
1.1 Latarbelakang
Pengambilan pelajar untuk memasuki sesebuah pusat pengajian tinggi merupakan satu
proses yang agak merumitkan. Bermula dengan penerimaan borang-borang permohonan
sehinggalah kepada pemilihan calon-calon yang berkelayakan, memerlukan jangkamasa
yang membolehkan pemilihan yang dibuat tadi telus dan memuaskan hati banyak pihak
terutamanya para pemohon. Kita sedia maklum bahawa pemohon terdiri daripada banyak
kategori dan peringkat kelu1usan serta kelayakan. Untuk pengambilan secara terus yang
diuruskan sendiri oleh UPSI, melibatkan saluran-saluran seperti Kemasukan Saluran
Kedua dan Kemasukan Semester Kedua yang dilakukan oleh Unit Kemasukan, Bahagian
Akademik dan Fakulti. Untuk kedua-kedua sistem pemilihan, tiada sistem berkomputer
yang boleh menyokong proses pembuatan keputusan bagi mereka yang layak melanjutkan
pelajaran ke UPSI. Apa yang ada hanyalah data yang disimpan dalam satu lembaran kerja
atau pangkalan data biasa. Selebihnya, mungkin kebanyakan kerja-kerja yang
dilaksanakan adalah secara manual yang boleh mengakibatkan beberapa perkara yang
tidak diingini berIaku semasa proses tersebut dijalankan.
1.2 Pernyataan Masalah
Dalam urusan pengambilan pelajar, banyak perkara-perkara yang tidak diigini boleh
berlaku samada sengaja atau tidak sengaja. Ramai calon yang menghantar borang
permohonan melanjutkan pengajian ke UPSI berharapan agar mereka menjadi salah
seorang daripada calon yang berjaya dipilih. Secara umurnnya, jika seseorang calon itu
benar-benar layak untuk dimabil menyambung pengajian, pemprosesan borang
permohonan bukanlah satu masalah utama. Tetapi dalam keadaan tertentu, mungkin
terdapat juga borang-borang permohonan yang dihantar yang mungkin tidak dapat diteliti
2
kerana masalah-masalah tertentu, kehilangan borang permohonan yang telah dilengkapi
oleh calon dan dihantar kepada jabatan yang berkenaan, dan lain-lain masalah yang jelas
atau sebaliknya. Oleh itu, penyelidikan ini cuba menyelesaikan masalah pengambilan
pelajar-pelajar UPSI khasnya dan Fakulti Teknologi Maklumat dan Komunikasi (FTMK)
amnya.
1.3 Objektif
Sistem Sokongan Keputusan (Decision Support System - DSS) merupakan satu sistem
maklumat yang dapat menyokong pembuatan keputusan yang akan dilakukan pihak
pengurusan sesebuah organisasi. DSS bukanlah membuat keputusan bagi pihak
pengurusan, tetapi lebih kepada menyediakan satu set kebolehgunaan menjana maklumat
yang diperIukan dalam membuat keputusan dan cadangan keputusan. Dalam kes ini, kita
merujuk kepada pembuatan keputusan untuk menerima permohonan pelajar dalam proses
pengambilan pelajar ke UPSI. Dengan kata mudah, DSS digunakan untuk memperbaiki
keputusan-keputusan yang bersifat strategik, taktikal dan operasi menerusi model-model
maklumat yang disediakan.
Adalah amat penting bagi UPSI khususnya Unit Kemasukan, Bahagian Akademik dan
Fakulti untuk mempunyai sebuah sistem yang selain daripada dapat menyimpan data-data
permohonan pelajar-pelajar, ia dapat mengurangkan proses pemilihan yang akan
dilakukan oleh dua bahagian tadi. Oleh sebab itu, tujuan penyelidikan ini adalah untuk
membangunkan sebuah sistem dengan menggunakan perisian Php untuk antaramuka dan
MySQL untuk pangkalan datanya, yang akan memfokus kepada dua proses kemasukan
sahaja iaitu Kemasukan Saluran Kedua dan Kemasukan Semester Kedua yang mana
semua maklumat yang diperolehi dari borang-borang permohonan calon-calon akan
3
disimpan di dalam pangkalan data yang disediakan. Berdasarkan maklumat-maklumat
tadi, sistem akan memproses keputusan yang dicadangkan kepada pihak pembuat
keputusan samada untuk mengambil calon tersebut atau pun tidak berasaskan kepada
kelayakan-kelayakan yang diperolehi daripada keputusan peperiksaan calon dan syarat
syarat lain yang dinyatakan. Syarat kelayakan bagi setiap program akan diperolehi
daripada Unit Kemasukan dan Fakulti bagi tujuan membantu proses pembangunan sistem
ini. Selain menyokong pembuatan keputusan, sistem ini juga akan menjana laporan
laporan yang diperlukan oleh pihak yang berkenaan seperti calon-calon yang layak
diterima masuk ke UPSI, senarai pengambilan pelajar untuk suatu sesi kemasukan dan
sebagainya dalam suatu jangkamasa yang singkat.
Untuk itu, sistem ini diharapkan dapat membantu menyelesaikan sebahagian daripada
masalah yang dhadapi oleh Unit Kemasukan mahupun Fakulti dalam membuat keputusan
berkenaan dengan pelajar yang layak diterimamasuk oleh program-program tertentu.
1.4 Kriteria Pembangunan
Suatu set kriteria perlulah dicapai pada sebarang penyelesaian yang digunapakai untuk
menyelesaikan masalah. Di antara kriteria-kriteria pembangunan tersebut adalah :
1.4.1 Kebolehgunaan
Selain daripada menyediakan pangkalan data untuk menyimpan maklumat pemohon,
pengguna sistem mestilah memahami syarat-syarat yang ditetapkan bagi memasuki
program IT untuk membantu memberi pemahaman yang lebih terhadap penggunaan dan
kebolehgunaan sistem ini. lni adalah kerana, dalam SisPem ini, segala kriteria yang perlu
ada bagi seseorang pemohon yang berkaitan dengan pengambilan pelajar telah dijana
4
secara automatik oleh sistem. Kemunasabahan yang seimbang perlulah yang lengkap diisi
sebelum suatu pemprosesan dilakukan oleh sistem untuk mengenalpasti pemohon
manakah yang layak dicadangkan oleh sistem untuk diambil belajar dalam program IT di
UPSI. Begitu juga dengan masa yang diambil untuk memaparkan kembali data serta paras
tidak kesempurnaan berpunca daripada polisi keterperincian yang tepat yang diperlukan.
Apa yang diperlukan ialah sebuah sistem yang memerlukan sesetengah item data yang
lengkap untuk membantu proses penjanaan cadangan jawapan daripada sistem sokongan
keputusan ini. Kerumitan yang melampau ataupun keperluan yang tidak perlu ada akan
membawa kepada gangguan terhadap pemohon yang perlu menunggu keputusan
permohonan mereka dalam tempoh yang lama atau tidak pasti. Sistem ini juga mestilah
mudah untuk digunakan bagi meminimumkan kos kakitangan sokongan yang terlibat
dalam aktiviti pengambilan pelajar ini.
1.4.2 Pengukuran
Apa juga mekanisme yang dikenalpasti untuk pengambilan pelajar perlulah boleh
digunapakai dari pelbagai lokasi pelbagaimana yang dilakukan oleh University of Derby.
Pengukuran ini penting apabila kita membuat keputusan untuk menggunakan IT sebagai
penyelesaian masalah.
1.4.3 Keselamatan
Pengambilan melalui apa juga kaedah memerlukan ciri-ciri keselamatan dalam
tanggungan institusi. Pengambilan pelajar di universiti merupakan laluan untuk
pembiayaan dari pelbagai sumber yang mana sesetengah daripadanya memebri pulangan
yang baik kepada individu yang teliti dan bertanggungjawab. Untuk itu penggunaan IT
5
dan kecenderungan terhadap isu-isu seperti penggodaman dan perlindungan perlulah
diberikan perhatian.
1.5 Skop Kajian
Definisi skop seharusnya merujuk kepada keperluan fungsi atau keperluan bisnes,
bukannya atas kekangan masa. Kimball mencadangkan lima garispanduan untuk
menentukan skop awal semada perancangan projek pembangunan :
•. Skop perlu didefinisikan sebagai gabungan antara sistem maklumat dan kumpulan
pengurusan yang menggunakannya.
•. Skop awal perlu ada impak kepada organisasi (misalannya perlu ada nilai
tambahan kepada pemiagaan dengan mengenalpasti keperluan bisnes) selagi ia
menjadi mungkin.
• Gudang data perlu dimulakan dengan saiz yang sederhana, kerana sistem
maklumat, kerana ia sistem maklumat tidak statik. Ia dibangunkan untuk
dimajukan lagi di masa hadapan.
•. Projek pada asasnya perlu fokus kepada hanya satu proses bisnes, disokong oleh
data dari pelbagai sumber sistem.
•. Bilangan awal pengguna perlu dihadkan dengan bilangan tertentu.
6
. Skop kajian pembangunan SisPem ini adalah membangunkan sistem sokongan keputusan
untuk pengambilan pelajar yang mencakupi pelajar-pelajar bagi kemasukan saluran
kedua, Matrikulasi, Diploma dan Sijil Tinggi Pelajaran Malaysia (STPM). Pembangunan
sistem ini hanyalah sebagai satu alat untuk membantu pihak yang berkaitan dengan
pengambilan pelajar membuat keputusan samada calon tersebut layak diterima masuk
berdasarkan ciri-ciri yang ditetapkan atau pun sebaliknya.
7
2.0 TINJAUAN LITERASI
2.1 Sistem Sokongan Keputusan (DSS)
Sistem Sokongan Keputusan atau Decision Support Systems (DSS) merupakan sistem
maklumat yang digunakan untuk menyokong teknologi dan pengurusan pembuatan
keputusan menggunakan pengetahuan yang berkaitan dengan isu-isu masalah semi
struktur di dalam sesebuah organisasi. DSS digunakan oleh pembuat keputusan di
sesebuah organisasi untuk memperbaiki keputusan yang berkaitan dengan operasi,
strategik dan taktikal. Penggunaan teknatomi diamalkan di dalam pembangunan model
sistem berasaskan DSS yang digunakan untuk memperbaiki kesemua aspek di organisasi
tersebut. Suatu koleksi data merupakan bahagian penting di dalam sistem berasaskan DSS
yang mana ia diperlukan untuk membantu di dalam proses pembuatan keputusan. Data
data ini boleh diperolehi daripada sumber-sumber dalarnan atau luaran. Teknatomi akan
membantu di dalam capaian dan integrasi data kepada konsep mudah-gunaDSS sebagai
alat bagi pihak pengurusan pemiagaan atau organisasi.
DSS berkembang seawal era pengkomputan teragih. Sejarah kepada DSS ini bermula
sekitar tahun 1965 dan menjadi penting di bidang-bidang yang berkaitan dengan
penggunaan teknologi maklumat seperti idea, manusia, sistem dan teknologi. Kajian ini
merupakan titik tolak dalam usaha untuk mendokumentasikan pelbagai teknologi yang
berkembang pada awal abad ke 21 untuk menyediakan integrasi sokongan kepada pihak
pengurusan samada secara bersendirian, dalam kumpulan mahupun dalam hiraki sesebuah
organisasi dalam membuah sesuatu keputusan yang rasional
Pada tahun 1965 sehingga pertengahan 1990, aliran DSS mula berkait rapat dengan
orientasi model DSS, sistem pakar, analisis multidimensi, alat pertanyaan dan laporan,
8
OLAP, Kecerdasan Perniagaan, Kumpulan DSS (GDSS), dan Sistem Maklumat Eksekutif
telah dikenalpasti dan diperkatakan semenjak kemunculan dan perkembangannya.
DSS merupakan kelas pengkomputeran sistem maklumat yang spesifik yang menyokong
sesebuah organisasi dalam pembuat keputusan. Suatu DSS yang direkabentuk dengan
baik merupakan sistem interaktif menjadi alat (tool) kepada pembuat keputusan untuk
mengumpulkan maklumat berguna dari data mentah, dokumen, pengetahuan mahupun
model bisnes untuk mengenalpasti dan menyelesaikan masalah dan seterusnya membuat
keputusan.
Contoh-contoh maklumat yang aplikasi DSS boleh kumpul dan ditunjukkan ialah :
• Capaian maklumat semasa yang merangkumi pewarisan dan sumber data hubungan,
gudang data dan pemusatan data.
• Perbandingan nilai jualan antara satu minggu dan seterusnya.
• Akibat daripada perbezaan alternatif keputusan, serta menggunakan pengalaman
untuk perkara-perkara tertentu sebagai budi bicara dalam membuat keputusan
Sebelum 1965, kos untuk membangun sebuah sistem maklumat berskala besar adalah
sangat mahal. Pada masa itu, pembangunan IBM System 360 dan lain-lain sistem
kerangka utama menjadikan ia lebih praktikal dan menguntungkan untuk membangunkan
Sistem Maklumat Pengurusan (MIS) dalam sesebuah organisasi yang besar (Davis, 1974).
MIS menumpukan kepada penyediaan laporan berstruktur dan berkala kepada pihak
pengurusan. Kebanyakn daripada maklumat adalah daripada sistem kewangan dan
permagaan.
9
Di akhir 1960-an, satu bentuk sistem maklumat baru menjadi lebih praktikal, iaitu model'
sistem yang berorientasikan DSS atau sistem pengurusan keputusan. Dua orang pakar
perintis kepada DSS ini, Peter Keen dan Charles Stablel menyatakan bahawa konsep DSS
ini diperolehi daripada kajian secara teoritikal pembuatan keputusan sesebuah organisasi
yang dilakukan oleh Institut Teknologi Carnegie pada akhir 1950-an dan awal 1960-an.
Manakala, kerja-kerja teknikalnya pula dilaksanakan di Institut Teknologi Massachusetts
dalam tahun 1960-an (Kean dan Scott Morton, 1978).
Menurut Sprague dan Watson (1979), di sekitar 1970 jurnal-jurnal yang berkait rapat
dengan pengurusan pembuatan keputusan, sistem perancangan strategik dan DSS ini
mula dihasilkan. Sebagai contoh, Scott Morton telah menghasilkan banyak jurnal yang
berkaitan dengan DSS dalam tahun 1968. Dalam tahun 1969 pula, Ferguson dan Jones
membincangkan berkenaan dengan sistem keputusan berasaskan komputer dalam
jurnalnya Management Science. Dalam tahun 1971, Michael S. Scott telah menulis di
dalam bukunya yang bertajuk Management Decision Systems: Computer-Based Support
for Decision Making untuk menunjukkan pentingnya sebuah sistem berasaskan sokongan
keputusan. Dalam tahun 1966-1967, Scott Morton telah mengkaji bagaimana komputer
dan model analitik boleh membantu pihak pengurusan (lebih tepat lagi seseorang
pengurus) untuk membantu membuat keputusan. Morton telah melaksanakan eksperimen
terhadap pihak pengurusan yang menggunakan Sistem Pengurusan Keputusan. Pengurus
pemasaran dan produksi menggunakan sistem tersebut untuk mengkoordinasikan
perancangan bagi peralatan untuk mencuci pakaian. Sistem pengurusan keputusan yang
digunapakai itu digunakan kepada pen cahaya yang disambungkan dengan menggunakan
modem 2400 bps kepada Sistem Univac 494. Ini merupakan kajian perintis yang
mengimplementasikan model berasaskan sistem pembuatan keputusan yang dibuat oleh
Scott Morton (1967).
10
Pada tahun 1971, T.P. Gerrity, Jr. menumpukan kepada rekabentuk DSS dalam sebuah
artike yang bertajuk The Design ofMan-Machine Decision Systems: An Application to
Portfolio Management di dalam majalah Sloan Management Review. Sistem yang
direkabentuk itu adalah bertujuan untuk menyokong portfolio pelaburan stok pelanggan
oleh pihak pengurusan dalam pentadbiran seharian. Bermula dari penyelidikan beliau,
penggunaan DSS telah menjadi sofistikated dalam urusan pentadbiran dan pengurusan.
Dalam tahun 1974 pula, Profesor Gordon Davis dari Universiti Minnesota, dalam satu
teks yang yang dihasilkan yang berkait rapat dengan Sistem Pengurusan Maklumat,
beliau mentafsirkan Sistem Pengurusan Maklumat merupakan integrasi sistem manusia
mesin yang menyediakan maklumat untuk menyokong operasi, pengurusan dan fungsi
pembuatan keputusan dalam sesebuah organisasi.
Dalam tahun 1975 pula, J. D. C. Little teJah mengembangkan batas-batas penggunaan
pemodelan yang menyokong sistem berasaskan komputer. Suatu sistem DSS yang disebut
Brandaid telah direkacipta untuk menyokong keputusan-keputusan yang dibuat untuk
produk, promosi, harga dan pengiklanan. Little (1970) juga dalam artikelnya ada
mengenalpasti krtiteria-kriteria yang digunapakai dalam merekabentuk model dan sistem
untuk menyokong pembuatan keputusan yang dibuat oleh pihak pengurusan. Kriteria
kriteria ini meliputi; kekuatan, mudah-kawal, mudah-guna dan kesempurnaan bagi
keterangan yang terperinci. Keempat-empat kriteria tersebut penting di dalam penilaian
sesebuah sistem yang berasaskan DSS.
Klein dan Methlie (1995) pula menjelaskan dalam kajiannya yang memfokus kepada titik
tolak penggunaan DSS. Salah satu daripada kajian awal yang dihasilkan adalah di sebuah
fakulti perniagaan di Dartmouth yang memfokus kepada perkongsian masa sistem
komputer, iaitu Projek MAC di Sloan School dan Sistem Perkongsian Masa Dartmouth di
11
Tuck School. Di Perancis pula, HEC merupakan fakulti pemiagaan pertama mempunyai.
sistem perkongsian masa yang dipasang pada tahun 1967. Di dalam masa yang sama satu
kertas kerja yang berkaitan dengan DSS diterbitkan. Sistem DSS telah dibangunkan
secara tidak bersandaran di sini. Ia dibuktikan dalam projek SCARABEE yang dimulakan
pada tahun 1969 dan berakhir pada 1974.
Pada tahun 1982 pula, Ralph Sprague dan Eric Carlsontelah menghasilkan buku yang
bertajuk Building Effective Decision Support Systems yang merupakan pencapaian yang
penting. Ia menerangkan berkenaan dengan kerangka pangkalan data DSS, model DSS
dan penjanaan dialog serta pengurusan perisian. Ia juga menyediakan pengetahuan
berkenaan dengan praktis yang perlu dilakukan, pemhahaman bagaimana sesebuah
organisasi boleh dan sewajamya membangunkan DSS.
Model Pembuatan Keputusan Simon merupakan model yang digunakan sebagai panduan
di dalam pembangunan DSS (rajah 2.1):
KecerdasanPencarian terhadap suatu keadaan dalam
persekitaran yang disebut keputusan
Rekabentuk, pembangunan, penganalisisanyang mungkin terhadap tindakan
Memilih tindakan yang memenuhi kriteria
yang telah disenaraikan
Komunikasi, penjelasan, justifikasi didalam pembuatan keputusan
Rajah 2.1 : Model DSS Simon
12
Operasi DSS: Umum
Kecerdasan Mengumpul data, mengenalpasti objektif, mendiagnosis
masalah, pengesahan data dan menstrukturkan masalah.
Rekabentuk Mengumpul data, memanipulasi data, mengumpulkan objektif,
menjana laporan, menjana altematif keputusan yang hendak
dibuat, menentukan risiko dan menilai
Pilihan Menjana statistik atau altematif, Simulasi keputusan terhadap
altematif yang disenaraikan, penjelasan setiap altematif,
memilih alternatif dan menjelaskan pemilihan
Implementasi Menggunakan cadangan yang diberikan oleh DSS atau dengan
membuat keputusan menggunakan gabungan sistem sebagai alat
dan kewarasan manusia.
Jenis-jenis Keputusan :
Perancangan strategik keputusan berhubung dengan polisi, pemilihan objektif
dan memilih sumber-sumber yang perlu digunakan.
Kawalan pengurusan keputusan berhubungan dengan memastikan keberkesanan
dalam perolehan dan penggunaan sumber
Kawalan Operasi keputusan yang berhubung dengan memastikan
keberkesanan dalam perlaksanaan operasi
Prestasi Operasi Keputusan yang dibuat sewaktu melaksanakan operasi
13
2.2 Hubungan Pengurusan dan Pembuatan Keputusan
Suatu kajian yang dilaksanakan oleh Syarikat Perkapalan Vignette berkenaan dengan
kejayaan sesebuah sistem DSS menunjukkan :
• Persaingan antara perniagaan yang membawa kepada penggunaan DSS sebagai alat
untuk keberhasilan dan kelangsungan hidup
• Pengguna akhir dan pelanggan boleh menggunakan sistem tanpa bantuan
• Sistem berasaskan kepada pengurusan data di dalam gudang data untuk
memudahkan pemprosesan dan pemanipulasian data oleh pengguna
• Pendekatan Sistem Maklumat Eksekutif (Executive Information System - EIS) yang
turut digunapakai untuk membantu pihak pengurus atasan mengawalselia aktiviti,
mengenalpasti masalah dan peluang
• DSS digunapakai untuk membuat pelbagai keputusan
• DSS bersandarkan kepada jumlah data yang banyak yang diperolehi dari sumber
dalaman dan luaran
• Penggunaan model kuantitatif dan statistik
• Pengurus bertanggungjawab di atas semua keputusan yang dibuat
• Anjakan kepada penggunaan aplikasi web untuk DSS
2.3 Keperluan Terhadap Tekoologi dan Sokongan KeputusanBerkomputer
Sistem Sokongan Keputusan berkomputer diperlukan atas pelbagai alasan, di antaranya
ialah :
• Penghitungan pantas
Komputer membenarkan pembuat keputusan untuk melaksanakan banyak
penghitungan dalam masa yang pantas dan menjimatkan koso Keputusan yang tepat
pada masanya adalah kritikal pada banyak situasi.
14
• Meningkatkan produktiviti
Penggunaan sekumpulan pembuat keputusan yang pakar memerlukan kos yang
tinggi. Sokongan pengkomputeran akan membantu mengurangkan bilangan pakar
tersebut di mana dalam masa yang sarna mereka boleh berinteraksi dari lokasi yang
berbeza. Produktiviti kakitangan juga dapat dipertingkatkan.
• Sokongan teknikal
Banyak keputusan melibatkan perhitungan yang komplek. Data boleh disimpan di
pelbagai pangkalan data. Di sini sokongan teknikal sangat perlu untuk
membolehkan data dicapai, disimpan dan dipindahkan dalarn masa yang pantas.
• Sokongan kualiti
Komputer boleh membantu kualiti keputusan yang dibuat. Banyak alternatif
keputusan boleh dinilaikan, analisis risiko boleh dilaksanakan dengan cepat,
maklumat-maklumat boleh dicapai dari pelbagai lokais dan sebagainya. Simulasi
yang komplek juga dapat dilaksanakan oleh pembuat keputusan, memeriksa pelbagi
senario yang ada serta penaksiran yang berlainan sifat akan memberi impak yang
pantas dan ekonomik. Kemungkinan-kemungkinan ini akan membawa kepada
keputusan yang terbaik.
• Persaingan : kesuwayaran proses perniagaan dan penguasaan
Tekanan persaingan menyebabkan keputusan sukar untuk dibuat. Persaingan bukan
hanya pada harga, tetapi juga pada kualiti, masa, penghasilan produk dan sokongan
pelanggan. Organisasi mestilah berupaya mengubah mod operasi secara kerap dan
pantas, mensuwayarankan struktur dan aktiviti perniagaan serta inovatif.
• Mengatasi batasan dalarn pemprosesan dan penyimpananmaklumat
Simon (1977) menyatakan bahawa, ingatan manusia terbatas terhadap kebolehan
untuk memproses, menyimpan dan mengingati kembali maklumat dalarn kuantiti
15
yang banyak tanpa sebarang kesilapan apabila diperlukan. Dalarn batasan uu,
gabungan maklumat dan pengetahuan sangat diperlukan. Masalah mengkoordinasi
dan komunikasi akan wujud dalarn kumpulan pembuatan keputusan. Di sini, sistem
pengkomputeran akan dapat membantu untuk mencapai dan memproses maklumat
yang disimpan dalarn kuantiti yang besar. Secara tidak langsung, ia akan dapat
menyelesaikan masalah koordinasi dan komunikasi tadi.
2.4 Anjakan Teknologi DSS
Bermula dalarn tahun 1990-an, Bill Inmon dan Ralph Kimball secara aktif telah
mempromosikan DSS yang dibangunkan menggunakan teknologi pangkalan data
hubungan. Model yang berasaskan DSS adalah merupakan domain kepada operasi
penyelidikan dan bukan bahagian dalarn sistem maklumat. Inmon mendefinisikan DSS
sebagai sebuah sistem yang digunakan untuk menyokong keputusan pihak pengurusan.
Pada kebiasaannya, DSS melibatkan analisis data dalarn kuantiti yang banyak.
Pemprosesan yang melibatkan DSS tidak melibatkan pengemaskinian data
(billinmon.com). Dalarn hal ini, Inmon dan Kimball memfokus kepada pembentukan
model data berasaskan DSS.
Seawal tahun 1990-an, satu anjakan teknologi yang besar telah wujud daripada DSS yang
berasaskan sistem kerangka utama kepada DSS berasaskan pelayan-pelanggan. Dalarn
masa yang sarna OLAP juga diperkenalkan. Sekitar 1992-1993, sesetengah pembekal
mula memperkenalkan teknologi berorientasikan objek bagi membangunkan dan
mempertingkatkan kebolehan sokongan keputusan. Pada tahun 1994 pula, banyak
organisasi mula menaiktaraf infrastruktur rangkaian mereka. Oleh itu, pembekal
pembekal kepada DBMS telah mengenalpasti bahawa sokongan keputusan adalah
16
berbeza daripada OLTP dan mula mengimplementasikan kebolehgunaan OLAP dalam
pangkalan data mereka.
Dalam tahun 1993, Paul Gray menegaskan satu penemuan dua teknologi telah
digabungkan iaitu gudang data dan World Wide Web yang mula memberi kesan kepada
pakar-pakar dan ahli akademik yang berminat dengan teknologi pembuatan keputusan.
Bermula dari tahun 1995, platfom web dan DSS berasaskan web mula digunapakai.
(Power, 2000; Bhargava dan Power, 2001).
2.5 BalancedScorecard
2.5.1 Apa ito BalancedScorecard?
Balanced Scorecard merupakan satu pendekatan strategik pengurusan yang
diperkenalkan semenjak awal 1990-an lagi oleh Drs. Robert Kaplan (Sekolah Perniagaan
Harvard) and David Norton. Pendekatan Balanced Scorecard merupakan sistem
pengurusan yang bukan sekadar mengukur kebolehan sistem malah juga membenarkan
organisasi menjelaskan lagi visi dan strategi serta merealisasikan melalui tindakan yang
akan dilaksanakan. Ia menyediakan maklumbalas bagi kedua-dua proses dalam organisasi
dan hasil luaran dalam usaha untuk memperbaiki prestasi strategik dan hasilnya secara
berterusan. Apabila ia dilaksanakan secara menyeluruh, balanced scorecard akan
mentransformasikan perancangan strategik daripada latihan secara akademik sehinggalah, '
kepada pemusatan sesebuah organisasi.. . .. , '
Kaplan dan Norton menjelaskan bahawa inovasi balanced scorecard adalah seperti
berikut:
"Balanced scorecard mengekalkan pengukuran kewangan secara
tradisional, akan tetapi pengukuran tradisional akan menjelaskan situasikewangan sebelumnya, keupayaan pelaburan jangka panjang bagi
17
sesetengah organisasi serta hubungan antara pelanggan yang tidak kritikaluntuk pemastian kejayaan sesebuah organisasi. Pengukuran kewangan ini
mungkin tidak tepat, tetapi amat berguna sebagai pandu arah dan penilaianoleh organisasi untuk mencipta masa depan menerusi pelaburan terhadappelanggan, pembekal, pekerja, proses, teknologi dan inovasi."
Balanced scorecard mencadangkan kita untuk melihat organisasi berdasarkan lima
perspektif :
• Perspektif sumber maklumat :memenuhi keperluan untuk mendapatkan maklumat
dansumber
• Perspektif pembelajaran dan perkembangan membolehkan pekerja untuk
memimpin dan inovatif
• Perspektif proses dalaman pemiagaan : cemerlang dalam proses, cepat, berkesan
dalam memberikan perkhidmatan dan menggunakan sumber
• Perspektifkewangan : membentuk kekuatan kewangan
• Perspektifpelanggan : menyediakan nilai-nilai kepada pelanggan untuk membantu
mereka mencapai matlamat