DUTY 5 : CONTROL BUDGET

Proses untuk memastikan samada objektif organisasi dan pengurusan dapat dicapai.Kawalan adalah pemeriksaan (checking) bagaimana perlaksanaan yang sebenar berbanding dengan yang dirancangkan dan membuat penyelarasan ke atas perlaksanaan untuk mencapai apa yang dirancangMerangkumi perancangan dan perhubungan supaya mencapai matlamat atau sasaran (standard/ target) yang dikehendaki, mengukur perlaksaan berbanding matlamat / sasaran, mengenalpasti perbezaan (deviations) dan mengambil tindakan pembetulan. PENGAWALAN

ELEMEN ELEMEN YANG DIKAWALMan (Manusia)Machine (Mesin)Material (Bahan)Money (Wang)Management (Pengurusan)5M

Pekerja :- Sikap pekerja, fizikal dan mental pekerja, latar belakang pekerja dan sebagainya. Setiap pekerja ada perbezaanya dari pelbagai sudut. Contohnya sikap, citarasa, hobi dan sebagainya.Man (Manusia)

Mesin / jentera :- Usia mesin, Keralatan mesin, Kepantasan mesin, Penyelenggaraan mesin dan sebagainya.Machine (Mesin)

Bahan bahan :- Kos bahan mentah, Kualiti bahan, Kuantiti bahan dan sebagainya.Material (Bahan)

Wang :- Kos, Keuntungan, Kerugian, Gaji pekerja, Bayaran elaun dan sebagainya.Money (Wang)

Pengurusan :- Pembayaran gaji pekerja, Penerimaan tempahan, Penerimaan aduan dari pelanggan, Pengambilan pekerja, Tindakan disiplin pekerja dan sebagainya.Management (Pengurusan)

KAWALAN KOSSecara amnya, kawalan kos merangkumi empat bahagian iaitu:-

Kawalan Bekalan Bahan Kawalan Unsur-unsur Masa Kawalan Tenaga Kerja Kawalan Pembaziran

KAWALAN BEKALAN BAHAN1. ObjektifMembuat kawalan pada bekalan bahan supaya menepati kehendak perancangan dan mematuhi piawaian kos.

2. Keperluan Memeriksa kualiti dan kuantiti bahan yang dibekalkan.Memunggah dan menyimpan bahan/peralatan mengikut peraturan yang ditetapkan.Mengagihkan bahan dan peralatan kepada pekerja bawahan.

3. Pengurusan inventori; Inventori: Semua barangan yang disimpan untuk memenuhi keperluan permintaan akan datang. Jenis-jenis Inventori :Bahan Mentah- Bahan yang diterima dari luar dan memerlukan proses selanjutnya.

ii. Part Yang Dibeli- Part yang dibeli dari pembekal dan tidak perlu diproses lagi.

iii. Barangan Dalam Proses (Work In Process)- Produk yang belum siap dan masih di dalam proses.

iv. Barangan Siap (Finished goods)- Barangan yang siap diproses dan menunggu untuk dihantar kepada pelanggan.

v. Bekalan (Supplies)- Bahan keperluan yang digunakan untuk operasi penyudahan.

4. Langkah-langkah dalam pengurusan inventori;MembuatPesananMemunggah /MemeriksaPengurusanInventoriPengagihanMembuat pesananBila bahan kurang dari stok keselamatan - Stok keselamatan : kuantiti yang minima bagi sesuatu barangan dalam stok atau pada sela masa yang tetap.Mengetahui pembekalKuantiti dan kualitiKos piawaianMasa penghantaran

b) Memunggah dan memeriksaKuantiti dan kualiti barangan cacatAlat pemunggahan pengendalian insani / mesin

c) Pengurusan InventoriTujuan : Memastikan bahan yang diperlukan sentiasa ada dan berkeadaan baik, supaya kos menunggu dapat dikurangkan.Tugas-tugas :Menentukan bilangan pesanan (EOQ : Economic Order Quantity)

2. Menentukan masa pesananBila barang kurang dari stok keselamatanBila sampai sela masa tertentu3. Membuat pemeriksaanBarangan sampaiBerkala4. Susunatur storPergerakan yang cekapSesuai dengan barangan5. Pengrekodan keluar masukSentiasa kemaskini

6. Aspek keselamatan / kesihatanKebakaranPengudaraan7. Membangunkan prosedur kawalan inventoriISO

d) PengagihanPengrekodan

Meminimakan peratusan di dalam inventoriMengurangkan kos pergudangan (warehousing cost)Mengelakkan kerugian dari kerosakanMengawal bekalan bahan mentah, komponen sentiasa mencukupi bagi kegunaan pengeluaran.Mengadakan sistem pengangkutan yang baik bagi pengagihan barang ditempat kerja, penerimaan (receiving) dan penghantaran (shipping).Membuat ramalan keperluan inventori.

KOS DALAM INVENTORIKos Perolehan (Procurement Cost) Ianya juga dikenali sebagai kos pesanan (ordering cost), Kos perolehan meliputi kos untuk membuat pesanan bahan, urusan pemilihan pembekal, pengkeranian untuk membuat pesanan, kos penerimaan seperti memeriksa bekalan dan lain-lain kos yang berkaitan dengan membuat pesanan. Kos perolehan biasanya tetap walaupun saiz pesanan berbeza.

KAWALAN UNSUR-UNSUR MASA1. Objektif;Mengawal aktiviti-aktiviti pengeluaran supaya masa yang digunakan menepati perancangan dan piawaian kos dapat dipatuhi.

2. Keperluan;Menyediakan jadual masaTaklimat kepada pekerjaMengawasi maklumbalas dan jadualkan semula kerja jika perlu

3. Keperluan penjadualan;Perancangan / pengurusan kerjaAnalisa kerjaMasa piawaiKos tenaga kerjaJenis-jenis jadualJadual penugasanJadual kerjaJadual bebanan / mesin

Informasi dari jadual;Jenis kerjaMasa yang sepatutnyaMasa sebenar yang diambilMendapatkan punca kegagalanMaklumbalas dan penjadualan semula

4. Taklimat :Bidang tugas masing-masingKepentingan mengikut jadualMematuhi piawaian kosTanggungjawab menepati masa.

KAWALAN TENAGA KERJA1. Objektif;Mengawal tenaga kerja supaya pekerja dapat bekerja dengan betul, bersungguh-sungguh dan bertanggungjawab dalam memenuhi jadual yang ditetapkan dan menepati piawaian kos.

2. Keperluan;Menentukan bilangan pekerja yang diperlukan bagi setiap kerjaMengenalpasti tahap kemahiran pekerja yang diperlukanTaklimat kepada pekerjaMengawasi dan menilai projek

3. Aspek-aspek dalam kawalan tenaga kerja;Aspek PengeluaranBilangan pekerjaKemahiran pekerjaPerancangan kerjab) Aspek pembinaan Tenaga Kerja yang berkesanKemahiran memahami pekerjaKemahiran komunikasiKemahiran memotivasi pekerjaKemahiran kepimpinanKebajikan pekerja

4. Memperbaiki hubungan penyelia-pekerjaMinat yang tulen terhadap masalah pekerjaMemahami dahulu pandangan pekerjaPendengar yang baikTetapkan masa perbincanganBerjanji hanya yang mampu ditunaikanJangan sekali-kali menipu untuk keluar dari masalahElak mengkritik secara telusTiada siapa yang menang dalam suatu perbalahanMembangunkan suasana persahabatanMemuji jika berjayaBerlaku adil dalam kenaikan pangkat. Elakkan konflik di antara pekerja

5. KepimpinanDefinisiSatu aktiviti dalam kumpulan dimana seorang ketua berkebolehan mewujudkan keadaan di mana semua ahli merasa bertanggungjawab mencapai objektif yang ditetapkan.Keupayaan menggerakkan sesuatu kumpulan ke suatu arah.Kebolehan menggabungkan kemahiran yang berbeza.Keupayaan membangunkan visi bagi organisasi.

b) Kualiti Peribadi Seorang PemimpinKarismaBerpengetahuan atau berkemahiranBerpandangan jauhBijaksanaBertanggungjawab, berkeyakinan dan bersemangatBoleh diharapkanPenyelesai masalahPeka pada persekitaranProaktifSedia menerima teguran dan membetulkan kesilapan diriDisiplin diri yang tinggi

MENGAWAL PEMBAZIRAN1. Objektif;Mengawal pembaziran dengan cara mengawasi penggunaan bahan bagi mengelakkan atau minimakan kerugian yang tidak perlu terhadap organisasi.

2. Keperluan;Menentukan kuantiti bahan yang dibekalkan oleh pembekalMengemaskinikan paras stokMenyelenggara kemudahan tempat simpanan

3. Kaedah Mengelakkan PembaziranPengurusan Inventori yang BetulMengawasi bahan sampai kuantiti / kualitiKesesuaian tempat simpananPemeliharaan stokMembuat pesanan bahan yang perluMengaudit stokMenyelenggara tempat simpanan calibration, OSHASifat tanggungjawab dalam mengelak pembaziranPolisi syarikat

b) Pembuatan Mematuhi Spesifikasi ProdukProduk mengikut kehendak pelanggan.BerkualitiKecacatan sifar

FAEDAH MEMBUAT BELANJAWAN1. PERANCANGAN DAN PENYELARASANPerancangan adalah kunci untuk berjaya dalam perniagaan dan keupayaan perbelanjaan perancangan untuk mengambil tempat. Proses pembelajaran disediakan untuk penyelarasan pada aktiviti aktiviti atau bahagian bahagian organisasi yang mana setiap bahagian dapat daripada operasi dapat menyumbangkan kepada perancangan keseluruhan.

2. PENJELASAN HAK DAN TANGGUNGJAWABPenjelasan tanggungjawab tanggungjawab untuk setiap pengurus atau pegawai yang mesti membuat belanjawan.

3. PERHUBUNGANProses perbelanjaan merangkumi semua tahap dalam pengurusan.Merupakan peralatan yang penting dalam perhubungan antara pengurusan di bahagian atasan dan pertengahan.

4. MENGAWALProses untuk membandingkan keputusan yang nyata dengan keputusan yang telah dirancang dan membuat laporan sekiranya berlaku perbezaan adalah prinsip di dalam pengawalan bajet.

5. MOTIVASIPenglibatan pihak pertengahan dan atasan dalam pengurusan dengan persediaan belanjawan dan penubuhan sasaran yang jelas di mana perlaksanaannya boleh diadili akan dilihat sebagai kesedaran.

KAWALAN PENGELUARANMatlamat untuk memastikan tarikh penghantaran dipenuhiPenggunaan tenagakerja dan peralatan yang berkesanKadar kerja yang tidak siap tidak terlalu tinggi. (work in progress).Termasuk kawalan mutu (Quality Control), kawalan kos pembuatan, kawalan stok dan kawalan penyelenggaraan.

PIAWAISatu unit pengukuran yang dijadikan sebagai rujukan untuk menilai hasil dimana ia menyatakan tahap perlaksanaan yang diperlukan.

Digunakan untuk menentukan tahap perlaksanaan untuk mesin, tugas, pekerja individu, jabatan atau keseluruhan organisasi.

1. Piawai Fizikal (Physical std)Kuantiti produk / perkhidmatan, bilangan pelanggan atau kualiti produk / perkhidmatan.2. Piawai Kewangan (Monetary std)Kos buruh, jualan, kos bahan-bahan, keuntungan kasar dsb.3. Piawai Masa (Time std)Jangkamasa sesuatu kerja dijalankan atau tarikh akhir sesuatu kerja yang perlu disiapkan.