EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) : PERKONGSIAN …
Transcript of EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) : PERKONGSIAN …
1
Seminar PRAGMATIS USIM 2.0 SPU2
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) : PERKONGSIAN AMALAN DI
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR, UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Noor Mohamad bin Shakil Hameed Ketua Bahagian Hal Ehwal Pelajar (BHEP)
Merangkap
Pengerusi/Fasilitator EKSA BHEP
Bahagian Hal Ehwal Pelajar
Universiti Putra Malaysia,
43400 UPM Serdang, Selangor.
Emel: [email protected]
Tel: 03-89466064/012-6505316
ABSTRAK
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) telah
memperkenalkan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) mulai Januari 2014. EKSA
merupakan inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam yang diamalkan selama
ini dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang
berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam di
Malaysia. Secara umumnya komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan
Amalan 5S yang ditambah baik di samping penambahan beberapa elemen baharu. EKSA
bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya
menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada pewujudan persekitaran
kerja yang lebih kondusif. Ringkasnya, Amalan 5S ditambah baik melalui EKSA dengan
menambah lima elemen baharu, iaitu Imej Korporat, Kreativiti dan Inovasi, Amalan Hijau,
Persekitaran Kondusif dan ianya membabitkan Kepelbagaian Agensi di sektor awam.
Bahagian Hal Ehwal Pelajar (BHEP), Universiti Putra Malaysia (UPM) muncul sebagai
entiti pertama dalam kalangan 20 universiti awam yang meraih pengiktirafan pensijilan
EKSA. Semoga kejayaan BHEP UPM ini menjadi penanda aras baharu budaya kualiti
dalam kalangan warga universiti awam di negara ini seterusnya dapat membuat
penjenamaan semula terhadap identiti dan imej korporat universiti masing-masing.
Kata kunci: Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA), Imej korporat , Amalan 5S
2
Seminar PRAGMATIS USIM 2.0 SPU2
PENDAHULUAN
Bahagian Hal Ehwal Pelajar (BHEP) Universiti Putra Malaysia (UPM) adalah sebuah entiti
berteraskan perkhidmatan pelanggan yang terletak di bawah pentadbiran Pejabat Timbalan Naib
Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni). Pelanggan utama BHEP ialah pelajar UPM yang terdiri
daripada kategori pelajar asasi, prasiswazah dan juga pascasiswazah yang berjumlah kira-kira 26,000
orang secara keseluruhannya. Di samping itu pelanggan lain termasuklah ibu bapa, staf UPM serta
individu dan pelbagai agensi dan badan luar yang berkepentingan. Antara fungsi dan peranan utama
BHEP ialah menyediakan pelbagai perkhidmatan kepada pelajar merangkumi aspek pengurusan
aktiviti kokurikulum, kebajikan, pinjaman dan biasiswa, penempatan penginapan dalam dan luar
kampus, kemudahan pengangkutan serta urusan tatatertib pelajar.
Memandangkan BHEP menyediakan hampir semua keperluan asas yang diperlukan oleh pelajar
maka entiti ini sering menjadi tumpuan golongan pelajar yang memerlukan pelbagai perkhidmatan,
bantuan dan juga nasihat. Menyedari hakikat bukan mudah untuk menguruskan ekspektasi pelanggan
yang cerdik lagi bijaksana ini, BHEP sering mencari ruang dan peluang untuk membuat
penambahbaikan berterusan dalam menyediakan perkhidmatan yang berkualiti, efektif dan efisyen
kepada pelanggan terutamanya pelajar.
Budaya dan pengurusan kualiti bukanlah sesuatu yang baharu baik di UPM mahupun di BHEP. Bagi
UPM secara keseluruhannya, selama ini sudah terbiasa dengan budaya kualiti melalui pelbagai
pensijilan seperti Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) ISO 9001, Sistem Pengurusan Keselamatan
Maklumat (ISMS) ISO 27001 dan juga Sistem Pengurusan Alam Sekitar (EMS) ISO 14001.
Kesemua pensijilan ini telah membantu membentuk warga kerja yang berkualiti tinggi dalam
segenap aspek perkhidmatan merentasi semua PTJ di UPM termasuklah BHEP. Tidak dapat
dinafikan betapa pensijilan MS ISO telah banyak meningkatkan tahap kualiti prestasi BHEP dan juga
perkhidmatan kepada pelanggan. Prosedur-prosedur kerja yang telah dibangunkan dilihat banyak
membantu pelanggan untuk mendapatkan perkhidmatan yang mereka mahukan secara mudah dan
pantas.
Namun menyedari hakikat bahawa kualiti adalah suatu elemen yang cukup subjektif dan amat
dinamik maka sebagai langkah tambahan kepada budaya kualiti yang sedia ada, pada pertengahan
tahun 2014 BHEP mengorak langkah untuk mendapatkan pensijilan Amalan 5S dari pihak
Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC). Pada ketika itu hanya dua fakulti sahaja di UPM yang
memiliki sijil Amalan 5S iaitu Fakulti Kejuruteraan dan Fakulti Sains. Justeru BHEP menyahut
cabaran untuk menjadikan BHEP sebagai PTJ ketiga di UPM memperoleh sijil tersebut sekaligus
menjadi entiti perkhidmatan yang pertama di UPM memiliki pensijilan Amalan 5S pada akhir 2015.
Selanjutnya sebagai penambahbaikan berterusan BHEP terus mengorak langkah untuk mencuba
3
Seminar PRAGMATIS USIM 2.0 SPU2
suatu yang lebih baharu iaitu sesuatu yang belum ada di UPM mahupun di mana-mana universiti
awam iaitu pensijilan Ekosistem Kondusif Sektor Awam atau lebih dikenali sebagai EKSA dan
akhirnya pada Disember 2016 BHEP muncul sebagai PTJ pertama di UPM dan entiti pertama dalam
kalangan 20 universiti awam yang memperoleh pensijilan EKSA kategori cemerlang dari MAMPU.
Secara umumnya, amalan dan pensijilan EKSA diyakini mampu meningkatkan lagi bukan saja mutu
perkhidmatan malah identiti, imej dan juga motivasi warga universiti awam secara keseluruhannya.
APA ITU EKSA
Sebagai usaha berterusan untuk memperkasakan perkhidmatan sektor awam di negara ini, pihak Unit
Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) telah memperkenalkan
Ekosistem Kondusif Sektor Awam yang lebih dikenali sebagai EKSA mulai Januari 2014. EKSA
merupakan inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam dengan mengambil kira
keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih
relevan kepada jabatan/agensi sektor awam di Malaysia.
Andai selama ini baik agensi awam mahupun swasta memberi tumpuan untuk mengamalkan dan
mendapatkan pengiktiran melalui pensijilan Amalan 5S, tetapi mulai 2014 agensi awam mempunyai
pilihan baharu melalui EKSA bagi menambah baik mutu perkhidmatan masing-masing. Tambahan
pula pengauditan EKSA berlaku dua tahun sekali berbanding Amalan 5S pada setiap tahun di
samping MAMPU melaksanakan pengauditan untuk pensijilan tanpa sebarang bayaran yuran
berbanding Amalan 5S perlu dibayar yuran untuk pengauditan dan pensijilan.
Antara objektif utama pelaksanaan EKSA ialah, ianya dapat membantu agensi awam meningkatkan
imej korporat, dapat menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak
berkepentingan, menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui
pembudayaan Amalan Hijau, memberi penekanan kepada keperluan untuk mewujudkan persekitaran
kerja yang kondusif baik kepada anggota organisasi mahupun kepada pelanggan serta EKSA
memenuhi keperluan kepelbagaian agensi kerajaan.
Secara umumnya komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang
ditambah baik di samping penambahan beberapa elemen baharu. Perlu difahami, EKSA bukan
bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambah baik
elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif.
Ringkasnya, Amalan 5S ditambah baik melalui EKSA dengan menambah lima elemen baharu, iaitu
Imej Korporat, Kreativiti dan Inovasi, Amalan Hijau, Persekitaran Kondusif dan ianya membabitkan
Kepelbagaian Agensi di sektor awam.
4
Seminar PRAGMATIS USIM 2.0 SPU2
ELEMEN BAHARU EKSA
Imej Korporat
Antara objektif utama pelaksanaan EKSA ialah, ianya dapat membantu agensi awam
meningkatkan imej korporat. Dalam konteks ini EKSA memberi penekanan kepada
keperluan untuk mewujudkan budaya korporat yang positif dalam kalangan penjawat awam
melalui penerapan nilai, etika dan norma kerja yang seragam. Ianya turut menitikberatkan
elemen keselamatan persekitaran setiap agensi awam. Maka dengan cara ini identiti agensi
awam dapat dipertingkatkan di samping mewujudkan persepsi yang baik dalam kalangan
rakyat mahupun pelanggan.
Kreativiti Dan Inovasi
Melalui EKSA juga agensi awam dapat menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras
dengan tuntutan pihak berkepentingan. Ekspektasi pelanggan yang semakin meningkat serta
mengambil kira tuntutan perubahan mengikut peredaran zaman, setiap agensi awam perlu
meningkatkan produktiviti dan perkhidmatan masing-masing. Dalam konteks ini aspek
kreativiti dan inovasi dilihat platform yang terbaik yang membolehkan penjawat awam
ataupun anggota organisasi sentiasa berfikir di luar kotak agar dapat memberikan
perkhidmatan yang terbaik mengikut tangungjawab masing-masing.
Amalan Hijau
Menyedari hakikat penjagaan alam sekitar adalah tanggungjawab bersama, EKSA juga
menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Amalan
Hijau. Melalui amalan ini setiap agensi diminta melaksanakan program seperti kitar semula
dan meningkatkan kecekapan penggunaan tenaga ke arah penjimatan sumber. Dengan adanya
EKSA setiap organisasi dilihat dapat memberi penekanan khusus untuk mengoptimumkan
sumber yang ada bagi mengelak pembaziran baik dari segi ruang, masa mahupun sumber
tenaga manusia serta mengutamakan konsep value for money (nilai untuk wang). Ini bukan
saja menjimatkan perbelanjaan kerajaan malah dapat memberi manfaat yang besar dan
signifikan kepada alam sekitar.
5
Seminar PRAGMATIS USIM 2.0 SPU2
Persekitaran Kondusif
Agensi yang mengamalkan EKSA juga sangat memberi penekanan kepada keperluan untuk
mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif baik kepada anggota organisasi mahupun
kepada pelanggan. Aspek keselamatan dan kesihatan pekerjaan yang ditekankan dalam
EKSA membolehkan organisasi mengambil berat kebajikan dan keselamatan kakitangan agar
dapat menjalankan tugas dalam suasana yang selamat dan kondusif. Dalam pada itu
pelanggan juga disediakan kemudahan yang bersesuaian dan dapat berurusan dengan mesra,
selamat dan selesa di semua agensi awam.
Kepelbagaian Agensi
Tidak seperti pendekatan sebelum ini, dalam EKSA semua agensi awam dapat dinilai
mengikut skop dan latar belakang perkhidmatan mereka masing-masing. Untuk itu MAMPU
telah memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi kriteria
generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis jabatan/agensi
kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Ringkasnya dalam EKSA konsep one
size fits all didapati kurang relevan mengambil kira keperluan kepelbagaian jabatan/agensi
kerajaan pada masa kini.
PERBANDINGAN EKSA DENGAN AMALAN 5S
Secara prinsipnya EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum
ini, sebaliknya EKSA menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada pewujudan
persekitaran kerja yang lebih kondusif. Antara perbandingan yang ketara antara EKSA dengan
amalan 5S ialah:
Agensi
Amalan 5S diuruskan oleh Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) iaitu sebuah agensi
berkanun di bawah Kementerian Perdagangan Antarbangsa & Industri (MITI), manakala
EKSA pula diuruskan oleh Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia
(MAMPU) iaitu sebuah unit yang menguruskan pentadbiran di agensi kerajaan (Sektor
Awam).
6
Seminar PRAGMATIS USIM 2.0 SPU2
Pelaksanaan
Amalan 5S sudah bermula di negara ini sekitar tahun 80an lagi. MPC adalah agensi yang
pertama mentauliahkan persijilan 5S berkenaan (Sektor Swasta dan Sektor Awam). Pada
waktu itu, kebanyakannya amalan 5S dipraktikkan oleh Sektor Swasta dan Syarikat
Multinasional seperti kilang, syarikat dan seumpamanya. Manakala EKSA telah
diperkenalkan oleh MAMPU sebagai langkah penambahbaikan dan penjenamaan semula
amalan 5S dan ianya memberi tumpuan dan fokus khusus kepada sektor awam sahaja.
Jenama
Penjenamaan atau penggunaan nama amalan ini juga berbeza-beza, tetapi nama 5S tetap
sinonim dengan amalan ini. Walaupun jenama yang berlainan seperti Amalan 5S, Sistem
Pengurusan Persekitaran Berkualiti QE dan Ekosistem Kondusif Sektor Awam EKSA, ia
tetap dengan konsep yang sama. Seperti EKSA, ia bukan bertujuan untuk menggantikan
konsep 5S yang sedia ada diamalkan, sebaliknya menambah baik elemen 5S dengan
menyokong kepada persekitaran yang kondusif.
Pengauditan
Juruaudit bagi kedua-dua agensi adalah dari MPC dan MAMPU itu sendiri. Tetapi mereka
boleh melantik wakil juruaudit luar yang telah diiktiraf dan mempunyai sijil bagi menjalankan
pengauditan di agensi berkenaan. Manakala kos bagi melaksankan pengauditan ini juga
berbeza, di mana MPC bayaran sekitar RM1,000 - RM1,500 (mengikut lokasi dan bilangan
juruaudit). Manakala bagi Juruaudit EKSA dari MAMPU, bayaran atau saguhati mengikut
kelayakan pegawai berkenaan (tuntutan penceramah, perjalanan, penginapan) mengikut
pekeliling perbendaharaan yang berkuatkuasa sahaja.
Skop/Liputan Pengauditan
Dalam pensijilan amalan 5S MPC kawasan liputan atau lokasi yang akan diaudit bagi
sesebuah agensi boleh dikecualikan (atas sebab sebab tertentu seperti aspek keselamatan,
dokumen rahsia, bangunan terpisah dari agensi induk, bangunan dalam pembinaan). Tetapi
dalam EKSA, seboleh-bolehnya semua lokasi perlu diaudit dan tiada pengecualian,
rasionalnya adalah semua kawasan atau lokasi dalam dan luar adalah Hak Milik Kerajaan.
7
Seminar PRAGMATIS USIM 2.0 SPU2
Pemarkahan
Markah keseluruhan audit 5S/EKSA adalah perlu mendapat 80% markah baru layak untuk
dipersijilkan. Cuma bagi EKSA ia dipecahkan kepada dua kategori iaitu BAIK (markah 80-
89.9%) dan CEMERLANG (markah 90% ke atas).
Tempoh Pensijilan
Tempoh pensijilan 5S adalah setahun di mana agensi perlu diaudit setiap tahun jika berminat
untuk mengekalkan status pensijilan. Manakala bagi EKSA pula tempoh sah laku sijil adalah
untuk tempoh dua tahun.
KOMPONEN PENILAIAN AUDIT EKSA
Bagi memantapkan proses penilaian dan pengauditan, MAMPU telah membangunkan dua model
iaitu Model A dan Model B. Penilaian Model A adalah berdasarkan kriteria generik manakala
penilaian Model B merupakan gabungan antara kriteria generik dan khusus. Penilaian Model A
membabitkan bangunan dan kawasan sendiri, bangunan sendiri dan berkongsi kawasan serta
berkongsi bangunan dan kawasan. Penilaian Model B pula membabitkan, agensi di bawah kluster
keselamatan, kluster pentadbiran dan kluster sosial. Manakala kriteria penilaian yang diguna pakai
adalah mengikut kesesuaian jabatan/agensi di mana terdapat enam (6) komponen kriteria penilaian
iaitu:
A. Keperluan Utama/Pelaksanaan
B. Ruang Tempat Kerja/Pejabat
C. Tempat Umum
D. Keselamatan Persekitaran
E. Kawasan Persekitaran Pejabat
F. Tempat Khusus
Setiap komponen ini pula akan dinilai secara terperinci mengikut jadual matriks penilaian yang telah
ditetapkan oleh pihak MAMPU bagi melihat keberkesanan amalan EKSA di agensi terbabit.
8
Seminar PRAGMATIS USIM 2.0 SPU2
FAEDAH PELAKSANAAN EKSA
Antara faedah pelaksanaan EKSA kepada agensi awam adalah seperti berikut:
Peningkatan Produktiviti
Pelaksanaan EKSA membantu meningkatkan produktiviti di mana dokumen/bahan dapat
dikesan dengan mudah dan cepat. Apabila masa untuk mengesan dokumen/bahan dapat
dikurangkan, bilangan dokumen/bahan yang diproses dapat dipertingkatkan. Hasilnya lebih
banyak tugasan dan urusan dapat dilakukan dalam masa yang sama.
Peningkatan Tahap Pengurusan Penyelenggaraan
Dalam pelaksanaan EKSA, semua peralatan/mesin perlu diselenggara dengan baik,
diletakkan di tempat yang ditetapkan dan sentiasa memastikan ia bersih daripada habuk dan
kekotoran. Justeru itu, kos penyelenggaraan dan kerosakan dapat dikurangkan.
Peralatan/mesin yang diselenggara dan disusun dengan baik mampu meningkatkan tahap
keselamatan pekerja.
Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Kepada Pelanggan
Pelaksanaan EKSA memastikan urusan di tempat kerja dapat dilaksanakan dengan lebih
terurus, mudah, pantas dan selamat. Pelanggan akan merasa puas hati apabila diberi layanan
yang mesra dan cepat bagi menyelesaikan urusan dengan lancar. Perkhidmatan yang
disampaikan kepada pelanggan luar khasnya melalui kaunter juga akan dapat disampaikan
dengan lebih cekap dan berkesan.
Suasana Tempat Kerja
Pelaksanaan EKSA akan dapat mewujudkan suasana persekitaran tempat kerja yang bersih,
kemas, ceria dan selamat. EKSA mengharuskan organisasi menyusun dokumen dan peralatan
dengan kemas dan tersusun. Selain itu, ruang tempat kerja dapat digunakan secara optimum
dan memperlihatkan imej korporat. Ini dapat meningkatkan imej organisasi di mata
pelanggan.
9
Seminar PRAGMATIS USIM 2.0 SPU2
Penjimatan Kos
Pelaksanaan EKSA menitikberatkan kaedah penyusunan barangan mengikut kriteria tertentu.
Bagi barangan yang mempunyai tarikh luput, ia disusun mengikut kaedah “Masuk Dahulu,
Keluar Dahulu” (First In, First Out - FIFO). Kaedah ini akan memudahkan pekerja mengenal
pasti dan menggunakan barang yang mempunyai tarikh luput yang lebih awal bagi
mengelakkan pembaziran akibat pelupusan barangan yang tamat tempoh.
Peningkatan Kreativiti dan Inovasi
Aktiviti menyusun barangan/bahan yang digunakan di pejabat akan menggalakkan kreativiti
dan inovasi dalam kalangan pekerja. Cara penyusunan yang kemas, teratur dan mudah
diambil dengan cepat apabila diperlukan akan menggalakkan pekerja berfikir secara kreatif
bagi menghasilkan idea menyusun dan menyimpan secara inovatif.
Peningkatan Tahap Keselamatan
Pelaksanaan EKSA akan meningkatkan tahap keselamatan persekitaran pejabat dan
keselamatan dokumen/bahan. Penyusunan dokumen/ bahan ditempatnya dengan teratur dan
berlabel dapat mengelakkan berlakunya kemalangan di tempat kerja.
Peningkatan Semangat Kerja Sepasukan
Pelaksanaan EKSA akan mewujudkan semangat kerjasama berpasukan dalam kalangan
pekerja. Pelaksanaan ini hanya akan berjaya dengan penglibatan semua warga organisasi
dalam melaksanakan setiap aktiviti secara berterusan. Ia akan mewujudkan satu budaya kerja
berpasukan yang mantap dalam organisasi.
PELAKSANAAN EKSA DI BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR, UPM
Pelaksanaan EKSA di BHEP tidak berlaku secara kebetulan mahupun secara tidak sengaja,
sebaliknya ianya telah melalui satu proses dan fasa pelaksanaan yang tersusun dan dirancang secara
rapi setelah selesai proses pensijilan Amalan 5S oleh MPC pada akhir tahun 2015. Fasa pelaksanaan
EKSA di BHEP telah melalui peringkat-peringkat seperti berikut:
Peringkat Pertama
Peringkat ini memerlukan BHEP melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:
10
Seminar PRAGMATIS USIM 2.0 SPU2
i. Membuat lawatan penanda aras ke agensi luar
ii. Menubuh Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA
iii. Menyediakan carta perbatuan EKSA
iv. Menyenarai peranan dan fungsi jawatankuasa
v. Mendapatkan sepenuhnya komitmen daripada Pihak Pengurusan Atasan terhadap
pelaksanaan EKSA.
Peringkat Kedua
Peringkat ini memerlukan BHEP melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:
i. Mempromosikan EKSA melalui poster, bunting, video dan sebagainya.
ii. Menghebahkan carta pelaksanaan EKSA, pelan kawasan dan senarai tugas serta
tanggungjawab.
iii. Menerangkan objektif EKSA kepada pegawai dan kakitangan.
iv. Mewujudkan kumpulan EKSA mengikut zon masing-masing.
Peringkat Ketiga
Peringkat ini memerlukan BHEP melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:
i. Menyediakan latihan.
ii. Melaksanakan gotong-royong.
iii. Mengenal pasti barang/dokumen yang tidak sesuai untuk digunakan lagi.
iv. Menyediakan jadual pembuangan dan pembersihan.
v. Memastikan barang/dokumen yang telah disisih, sapu kemudiannya disusun dengan kemas
dan teratur.
vi. Melabelkan barang/dokumen mengikut nombor atau warna yang bersesuaian.
vii. Menetapkan susunan barang/dokumen yang bersesuaian mengikut kaedah yang
menampakkan kekemasan dan keseragaman.
viii. Menubuhkan pasukan audit dalam.
ix. Menyediakan pelan tindakan audit dalaman.
x. Merancang dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan.
11
Seminar PRAGMATIS USIM 2.0 SPU2
Peringkat Keempat
Peringkat ini memerlukan BHEP melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:
i. Membuat pelancaran dan perasmian EKSA sebagai tanda mula dan menyampaikan
sokongan dan komitmen Pengurusan.
ii. Memberi pengiktirafan EKSA secara berkala kepada zon terbaik, tempat kerja terbaik dan
sebagainya.
iii. Melaksanakan proses audit kendiri dan audit dalam sebelum diaudit oleh MAMPU
iv. Mendapatkan pensijilan daripada MAMPU.
Setelah berpuas hati dengan segala persiapan yang telah dilaksanakan sepanjang tempoh setahun
iaitu mulai Januari 2016, akhirnya seperti yang dirancang BHEP berjaya melepasi audit pihak
MAMPU pada 16 Disember 2016 dan dianugerahkan pensijilan EKSA kategori cemerlang. Dengan
itu BHEP muncul sebagai PTJ pertama di UPM dan entiti pertama dalam kalangan 20 universiti
awam yang memperoleh pensijilan ini.
Apapun, jawatankuasa EKSA BHEP juga berhadapan dengan beberapa cabaran dalam merintis usaha
ke arah mencapai kejayaan bermakna ini. Antaranya, ialah keperluan untuk mengubah mentaliti dan
pemahaman semua staf BHEP dari budaya 5S kepada amalan EKSA. Perubahan ini turut
membabitkan perubahan fizikal dan konsep penampilan imej korporat setiap zon. Garis panduan dan
dokumentasi yang terbabit juga terpaksa diperbaiki supaya selari dengan keperluan EKSA. Malah
BHEP juga terpaksa membuat persediaan secara menyeluruh kerana dalam EKSA tidak ada
pengecualian ruang atau skop pengauditan. Namun akhirnya kerjasama erat antara semua staf berjaya
membentuk pasukan kerja yang mantap sehingga mampu melepasi audit pensijilan dengan
cemerlang.
12
Seminar PRAGMATIS USIM 2.0 SPU2
AMALAN TERBAIK EKSA DI BHEP
Kaunter perkhidmatan/lobi yang kemas dan berimej korporat:
Sudut Go Green dan kitar semula yang menarik dan praktikal:
13
Seminar PRAGMATIS USIM 2.0 SPU2
Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi:
Penyusunan barangan yang kemas dan teratur:
14
Seminar PRAGMATIS USIM 2.0 SPU2
PENUTUP
Kualiti adalah suatu elemen yang cukup dinamik di mana ianya akan terus berubah mengikut
peredaran zaman dan masa bagi memenuhi tuntutan dan keperluan semasa. Justeru sebagai menara
gading, universiti awam juga perlu terus memikirkan pendekatan terbaru agar dapat memberikan
perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan melalui pemerkasaan identiti, imej dan budaya kerjaya
korporat. Semoga kejayaan BHEP UPM ini menjadi penanda aras baharu budaya kualiti dalam
kalangan warga universiti awam di negara ini seterusnya dapat membuat penjenamaan semula
terhadap identiti dan imej korporat universiti masing-masing.
RUJUKAN
5S MPC VS EKSA MAMPU. (n.d.). Retrieved Februari 1, 2017, from SUKSES5S:
http://sukses5s.blogspot.my/2015/05/5s-mpc-vs-eksa-mampu.html
Hameed, N. M. (2017, Januari 17). EKSA Perkasa Sektor Awam. Harian Metro, pp. 30-31.
Malaysia, K. P. (2016). Garis Panduan EKSA KPM Versi 2.0. KPM.
MAMPU. (2015). Panduan Pelaksanaan EKSA. Penerbit UPM.
UPM, B. (2016). Garis Panduan Pelaksanaan EKSA BHEP UPM. BHEP UPM.