6.3 PENGURUSAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS

6.3.1 OBJEKTIF

6.3.1.1 Meluluskan pinjaman SPBT kepada semua pelajar (Warganegara).6.3.1.2 Membentuk dasar untuk mengawal keadaan fizikal buku agar sentiasa

dalam keadaan baik dan boleh diguna.6.3.1.3 Memberi perkhidmatan yang memuaskan hati kepada semua pihak yang

berhubung dengan SPBT6.3.1.4 Menyimpan maklumat dan bahan yang berkaitan dengan SPBT dengan

lengkap, teratur, sistematik, mudah dirujuk dan boleh diperolehi dengan segera oleh pihak-pihak yang memerlukan.

6.3.2. CARTA ORGANISASI

PENGETUA

PENOLONG KANANPENTADBIRAN

PENOLONG KANANHAL EHWAL MURID

PENOLONG KANANKOKURIKULUM

SETIAUSAHASPBT

AJK SPBT AJK SPBT AJK SPBT

AJK SPBT AJK SPBT

6.3.3. SENARAI TUGAS

6.3.3.1. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Buku Teks Mesyuarat diadakan dua kali, iaitu di awal dan di akhir tahun. Pembahagian tugas pagi/petang Taklimat untuk guru tingkatan Pembahagian tugas pentadbiran;

o Buku stok (Mengikut Tingkatan)o Pengedaran/pengumpulano Buku stok/hilango Menubuhkan ’Pasukan Bertugas’ SPBT (pelajar)

6.3.3.2. Borang Permohonan SPBT Menyemak borang BMM pelajar (dilengkapkan) Borang yang lengkap dikumpul oleh guru Tingkatan dan

diberikan kepada guru SPBT6.3.3.3 Mesyuarat Jawatankuasa SPBT

Mengadakan mesyuarat yang dipengerusikan oleh Pengetua/ Penolong Kanan HEM bagi menilai perjalanan kerja dan masalah SPBT.

6.3.3.4. Membuat Pesanan Buku Membuat pesanan mengikut jadual yang ditetapkan oleh JPN. Mencadangkan pertukaran buku jika perlu. Membuat anggaran yang tepat untuk tahun berikutnya. Mengisi borang maklumat berkomputer dan menghantar

mengikut jadual.6.3.3.5 Pengedaran

Mengedarkan mengikut Tingkatan Menentukan tarikh pengedaran Mengesan kelancaran pengedaran Mendapatkan borang BMM dari pelajar yang baru masuk/

bertukar sekolah Mengedarkan buku kepada pelajar yang baru masuk Memastikan borang BMM telah dihantar ke sekolah pelajar

yang bertukar Memastikan guru Tingkatan telah mengagihkan buku pinjaman

kepada semua pelajar Memastikan semua guru Tingkatan telah melengkapkan borang

pinjaman SPBT/borang G mengikut jadual.6.3.3.6 Pengurusan Rekod dan Dokumen

Menyelenggara fail yang kemaskini mengikut jenis Rekod buku stok yang kemaskini (mengikut Tingkatan) Senarai tugas guru-pengedaran/pengumpulan Menyimpan rekod buku, hapuskira, rosak, hilang.

6.3.3.7 Pengurusan Keselamatan Buku Memastikan ada bilik khas SPBT Mengurus bilik SPBT Membuat peraturan penggunaan bilik SPBT Memastikan pelajar membalut buku SPBT dengan pembalut

plastik

6.3.3.8 Pengurusan Pemulangan SPBT Menentukan tarikh pemulangan mengikut Tingkatan Menyediakan senarai nama guru bertugas mengikut

tarikh/Tingkatan Melaporkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM tentang

proses pemulangan.o Peratus rosak/hilango Guru bertugaso Hapus kirao Kekurangan/lebihan

6.3.3.9 Pengurusan Stok dan Inventori Surat menyurat kepada Biro Buku Teks dan Jabatan Pendidikan Menyimpan invois, bil dan pengesahan. Melengkapkan buku stok dan menyimpan dokumen dengan

teratur dan selamat. Mengemaskini inventori SPBT Mengisi borang maklumat kekurangan/lebihan buku ke PPD.

6.3.3.10 Cadangan Buku Bacaan Tambahan Mendapat maklumat tambahan dari Ketua Panitia/Guru Kanan

Mata Pelajaran Merekodkan dan menyimpan buku-buku bacaan tambahan. Memaklumkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM.

6.3.3.11 Menyediakan senarai buku teks bagi setiap Tingkatan untuk diedarkan kepada pelajar yang tidak mahu menerima SPBT.

6.3.4. PROSES KERJA PINJAMAN BUKU TEKS

6.3.4.1 Proses Kerja

JAWATAN PROSES KERJA

Pengetua 1. Menerima Borang BMM

PK(HEM)/ 2. Menyelaras percetakan Borang BMM

PK(HEM)/Penyelaras SPBT/Guru Tingkatan

3. Mengedarkan Borang Permohonan BMM kepada pelajar/ waris

Guru Tingkatan 4. Mengutip borang yang telah dilengkap isi oleh pelajar/ waris.

5. Menyemak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta dan menyediakan enrolmen pelajar yang layak.

Pengetua/PK(HEM)/ JKSPBT

6 Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak Pinjaman SPBT(warganegara sahaja).

Guru Tingkatan 7. Memaklumkan waris sama ada anak-anak mereka layak menerima bantuan (jika tiada masalah disiplin)

Penyelaras SPBT 8. Penyelaras SPBT menyediakan rumusan enrolmen.

9. Mengisi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Komputer BTBTR 190 berdasarkan enronmen.

PK (HEM) 10. Menyemak Borang BTBTR 190 dan Buku Stok.

Pengetua 11. Menyemak borang-borang tersebut dan menandatanganinya.

PK(HEM)/PTR 12. Borang-borang tersebut beserta enrolmen pelajar dihantar ke Bahagian Buku Teks, JPNS.

6.4.3.2 Carta Alir

Menerima Borang BMM

Menyelaras percetakan Borang BMM

Mengedarkan Borang BMM kepada pelajar untuk tindakan waris.

Mengutip borang yang telah dilengkap isi oleh waris pelajar

Tidak

Menyemak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta dan menyediakan cadangan senarai pelajar yang layak.

Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak Pinjaman SPBT

Hantar surat kepada waris memaklumkan sama ada anak-anak mereka layak menerima.

Sediakan rumusan enrolmen dan kelayakan pelajar mengikut tingkatan.

Mengisi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Komputer BTBTR 190 dan buku stok.

PK(HEM) menyemak Borang BTBTR 190

Pengetua menyemak borang-borang tersebut dan menandatanganinya.

Borang-borang dihantar ke Bahagian Buku Teks, JPNS

Le ngkapkan semua dokumen yang diperlukan

Lengkap

6.4.3.3 Senarai Semak

Bil. Tindakan Tandakan (√) Catatan

1. Menerima Borang BMM

2. Cetakkan Borang BMM

3. Edar Borang BMM

4. Kutip borang yang telah dilengkap diisi oleh waris

5. 5.1. Semak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta

5.2. Sediakan senarai enrolmen pelajar yang layak.

6. Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak menerima Pinjaman SPBT

7. Surat kepada waris memaklumkan sama ada anak-anak mereka layak SPBT.

8. Sediakan rumusan enrolmen dan kelayakan pelajar mengikut tingkatan.

9. Isi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Kompuer BTBTR 190 dan buku stok.

10. Pengetua dan PK(HEM) menyemak Borang BTBTR 190.

11. Borang-borang tersebut beserta Senarai enrolmen Pelajar Layak dihantar ke Bahagian Buku Teks, JPNS

6.3.4.4 Borang Digunakan

i. Borang Komputer BTBTR 190ii. Buku Stok

6.3.4.5 Proses Permohonan Bekalan Buku

Buku StokBilangan buku yang elok dalam stor + di tangan

Bilangan pelajar yang layak

Tidak perlu bekalan tambahan

Memohon tambahan 3% bagi gantian kerosakan

Isikan Borang AgihanPermohonan melalui Borang BPBTR 190 (+30%) (Fail 001 – 03)

PPD

Bilangan buku yang elokDalam stor + di tangan

6.3.5. URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS

6.3.5.1 Proses Kerja

JAWATAN PROSES KERJA

Pengetua/Penolong KananGuru SPBT/KPT

1. Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar.

2. Pastikan bahawa:2.1 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul.2.2 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan

adalah seperti pada invois dan BTBTR 460.2.3 Buku yang dibekalkan adalah dalam keadaan yang baik.

3. Penerima mengisi invois dengan:3.1 menurun tandatangan dan kad pengenalan3.2 menulis tarikh penerimaan buku3.3 meletak mohor sekolah3.4 mengisi “store certificate”

Pembantu Tadbir/ 4. Menyerahkan invois yang lengkap diisi kepada pengedar.

Guru SPBT 5. Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT.

6. Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dalam buku stok.6.1 Cop sekolah6.2 Memberi nombor siri/nombor perolehan dan tarikh pada

setiap buku.

PK(HEM)/Penyelaras SPBT

7. Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks, JPNS.

6.3.5.2 Carta Aliran

Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar.

Pastikan bahawa: Kod sekolah dan nama sekolah pada

invois adalah betul. Judul buku dan bilangan naskhah

buku yang dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460.

Buku yang dibekalkan adalah dalam keadaan yang baik.

.

Penerima mengisi invois dengan: menurun tandatangan dan KP menulis tarikh penerimaan buku meletak mohor sekolah mengisi “store certificate”

Serahkan invois yang lengkap diisi kepada pengedar.

Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT.

Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dlam buku stok. Cop sekolah Memberi nombor siri/nombor

perolehan dan tarikh pada setiap buku

Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks, JPNS.

Tamat

6.3.5.3 Senarai Semak

Bil. Tindakan Tandakan (√) Catatan

1. Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar.

2. Pastikan bahawa:2.4 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois

adalah betul.2.5 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang

dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460.

2.6 Buku - dalam keadaan yang baik.

3. Penerima mengisi invois dengan:3.5 menurun tandatangan/ KP

3.6 menulis tarikh penerimaan buku

3.7 meletak mohor sekolah

3.8 mengisi “store certificate”

4. Serahkan invois yang lengkap diisi kepada pengedar.

5. Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT

6. Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dlam buku stok.6.3 Cop sekolah

6.4 Memberi nombor siri/ nombor perolehan dan

tarikh pada setiap buku

7. Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks, JPNS.

6.3.5.4 Borang Digunakan

i. Borang BTBTR 460ii. Invois/SAP

6.3.6. URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS

6.3.6.1 Proses Kerja

JAWATAN PROSES KERJA

Guru SPBT 1. Buku teks yang usang/rosak atau buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran diasingkan dan diikat.

2. Bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan direkod.(KEW 300 V).

3. Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan.

4. Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan.

PK(HEM)/Guru SPBT 5. Memastikan bahawa jumlah nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30,000.00.

Pengetua/JK Pemeriksa Pelupusan Buku Teks

6. Menyemak dn mengesahkan Borang Kew 300-V

PK(HEM)/Penyelaras SPBT

7. Menghantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks, JPNS.

Pengetua 8. Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera. Cara pelupusan seperti yang disyorkan:8.1 dijual (melalui sebut harga)8.2 ditanam (Buku Agama)8.3 dibakar (Buku Agama)8.4 dihadiahkan kepada pelajar dll

9. Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bahagian Buku Teks, JPNS

Guru SPBT 10. Mengemaskinikan rekod stok SPBT.

6.3.6.2 Carta Aliran

Buku teks yang usang/rosak atau buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran diasingkan dan diikat.

Rekodkan bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan.

Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan.

Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan.

Memastikan bahawa jumlah nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30,000.00.

Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V

Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks, JPNS

Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera. Cara pelupusan seperti yang disyorkan

Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bahagian Buku Teks, JPNS

Mengemaskinikan rekod stok SPBT.

Tamat

6.3.6.3 Senarai Semak

Bil. Tindakan Tandakan (√)

Catatan

1. Asingkan dan ikat:1.1 Buku teks yang usang/rosak 1.2 Buku teks yang tidak digunakan lagi kerana

pertukaran sukatan pelajaran

2. Rekod bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan.

3. Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan.

4. Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan.

5. Nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30,000.00.

6. Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V

7. Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks, JPNS

8. Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera. Cara pelupusan seperti yang disyorkan(dijual,ditanamDihadiahkan kepada pelajar dll)

9. Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bgn..Buku Teks, JPNS

10. Mengemaskinikan rekod stok SPBT.

6.3.6.4 Borang Digunakan

i. Borang Kew 300 - Vii. Borang Kew 300 - X