Fail RTM Jld1
-
Upload
mohamad-shuhmy-shuib -
Category
Documents
-
view
262 -
download
0
Transcript of Fail RTM Jld1
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
1/33
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
2/33
FAILFAIL
Fail dapat didefinisikan sebagai satu folderyang mengandungi surat atau lampiran. Failrasmi atau fail awam dapat didefinisikansebagai,
satu folder yang didaftarkan dalam manasurat-surat (lampiran-lampiran) disusun
dengan cermat dan sistematik
Fail sebenarnya bukanlah perkataan yangberasal daripada Inggeris File, tetapi dariBahasa Latin Fillum bermakna sejenisbenang di mana kertas-kertas disusun.
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
3/33
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
4/33
PEMBUKAAN FAILPEMBUKAAN FAIL Sebelum sesuatu fail dibuka, adala menjadi
tanggungjawab utama bagi kerani registri untukmenyemak dan memastikan fail berkenaansudah dibuka ataupun belum dibuka. Kecuaian
kerani yang membuka fail kadang-kadang akanmenyebabkan perkara-perkara berikut:
Pewujudan dua fail dengan tajuk dan nombor yangsama.
Penwujudan dua fail dengan tajuk yang sama tetapinombor yang berlainan.
Pewujudan dua fail dengan tajuk berlainan tetapinombor yang sama.
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
5/33
PEMBUKAAN FAILPEMBUKAAN FAIL Untuk mengelakkan keadaan seperti di atas
adalah menjadi tanggungjawab utama keraniregistri untuk megikuti langkah-langkah sepertiberikut:
Semak setiap surat/memo yang diterima mempunyainombor rujukan fail.
Baca isi kandungan surat dengan cermat dan semakperkara utama dalam surat.
Semak panduan-panduan yang sedia ada seperti doket
abjad, senarai fail, buku daftar fail, komputer dan lain-lain panduan. Dengan mengikuti langkah-langkah seperti diatas
seseorang kerani registri dapat memastikan fail sudahatau belum dibuka. Sekiranya fail belum dibukabarulah fail baru perlu dibuka.
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
6/33
KULIT FAILKULIT FAIL
Terdapat beberapa jenis kulit fail yangdigunakan oleh Kerajaan Malaysia dan kulit-kulitfail ini adalah seperti berikut:
Perkara terbuka kulit berwarna putih (Am 435 pin1/80).
Perkara terhad kulit fail berwarna putih dengan copterhad.
Perkara sulit kulit fail berwarna hijau (Am 436). Perkara rahsia kulit berwarna merah jambu berpalangmerah (Am 437).
Perkara rahsia besar kulit fail berwarna kuning muda,berpalan merah (Am 438).
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
7/33
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
8/33
TAJUK FAILTAJUK FAIL
Perkataan-perkataan dengan ejaansama tetapi mempunyai makna yangberlainan juga perlu dielakkan(homographs), contohnya:
Kabinet rak menyimpan fail
Kabinet Parlimen
Bahagian Kabinet suatu bahagian diJabatan Perdana Menteri.
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
9/33
TAJUK FAILTAJUK FAIL
Tajuk-tajuk fail yang digunakan jugaakan ditentukan oleh fungsi sesuatu
jabatan.
Contohnya, jabatan-jabatan yang sentiasaterlibat di dalam kursus perlu membuka fail-
fail yang mengandungi tajuk-tajuk kursussecara khusus, manakala jabatan yang
jarang sekali terlibat dalam kursus tidakperlu membuka fail-fail dengan tajuk-tajuk
khusus. Satu fail am khusus adalahmemadai.
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
10/33
NOMBOR RUJUKAN FAILNOMBOR RUJUKAN FAIL
Nombor rujukan fail yang dibukaperlulah mengikuti sistem
kelasifikasi fail yang sediadigunakan oleh jabatan berkenaan.
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
11/33
KERTAS-KERTAS YANGKERTAS-KERTAS YANG
BERHUBUNGBERHUBUNGCatatan kertas-kertas yang
berhubung di atas kulit sebenarnya
bermaksud fail/fail yang berkaitan.
Sekiranya sesuatu jabatankerajaan/agensi kerajaan tukar
kepada sistem kelasifikasi yang baru,maka nombor fail lama perlulahdicatatkan di dalam ruang ini
sebagai rujukan (cross reference).
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
12/33
TARIKH KANDUNGANTARIKH KANDUNGAN
PERTAMA/AKHIRPERTAMA/AKHIRPERTAMA: tarikh/lampiran pertama yang dimasukkan
dalam fail perlu dicatitkan. Tarikh ini bukanlah
tarikh terima surat ataupun tarikh suratdimasukkan dalam kulit fail.
AKHIR: tarikh lampiran/surat terakhir perlu dicatatkan
di dalam ruang ini. Tarikh ini hanya perludicatatkan apabila fail berkenaan ditutup.Tarikh ini bukanlah tarikh terima surat, tarikhsurat dimasukkan dalam fail ataupun tarikhtutup fail.
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
13/33
EDARAN FAILEDARAN FAIL
Edaran Fail (dihantar kepada/tarikhdihantar)
Dihantar kepada ringkasannama/jawatan pegawai yang akanmenerima fail untuk tindakan.
Tarikh dihantar adalah hari, bulan dantahun.
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
14/33
KANDUNGAN SURAT DLMKANDUNGAN SURAT DLM
FAILFAIL
Surat-surat/lampiran-lampiran perludimasukkan di sebelah kanan sesuatufail dan kertas minit di sebelah kiri fail.
Selepas surat dimasukkan perlu
dicatatkan bilangan kandungan fail disudut kanan atas surat (bulatkan).
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
15/33
Kertasminit
Surat
KulitFail
KertasMinit No.
HelaiNo.
ARKIB NEGARA MALAYSIAJALAN DUTA
50568 KUALALUMPUR
CONTOH KANDUNGAN SURAT DALAMCONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM
FAILFAIL
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
16/33
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
17/33
KAD KELUARFAIL
Registri 1
No. Fail
:Indeksperkara :Tajuk Fail
:
Dihantar
Kepada: Tarikh: Oleh: Kepada:
Tarikh: Oleh:
Dihantar
HENDAKLAH DIKANDUNGKAN DALAM FAIL
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
18/33
KERTAS MINITKERTAS MINIT
Merekodkan surat keluar dan masuk
Surat masuk perlu ditulis dengan penberwarna merah
Surat bth. _____ drp. _____ dikdgn. pd. _____ Surat bth. _____ drp. _____d/m pd. _____
Bil. _____ drp. _____ bth. _____ d/m pd. _____
Surat keluar perlu ditulis dengan pen berwarnabiru atau hitam Surat bth. _____ d/h kpd. _____ pd. _____
Bil. _____ kpd. _____ bth. ____ d/h pd. _____
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
19/33
KERTAS MINITKERTAS MINIT
Menulis arahan/perhubungan bertulis siantara pegawai bawahan atau kepegawai atau bahagian ke bahagian.
Kertas Minit No. Helai No.
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
20/33
PENTINGNYA MINITPENTINGNYA MINIT
Perhubungan antara pegawai-pegawaiatau bahagian-bahagian dalam
sesebuah Jabatan adalah biasanyadilakukan melalui minit.
Kertas-kertas minit di dalam fail-failadalah disediakan bukan sahaja untukmerekodkan surat-surat yang diterimaatau yang masuk tetapi adalah juga
untuk menulis minit-minit.
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
21/33
CARA-CARA MENULIS MINITCARA-CARA MENULIS MINIT
Perenggan pertama dalam sesuatuminit itu, hendaklah diberikan
nombor.
Minit dalam tulisan tangan hendaklah
ditulis dengan jelas dan terang supayapegawai yang menerima minit itutidak perlu menghabiskan masanya
mencuba membacanya.
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
22/33
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
23/33
MINIT UNTUK MENDAPATMINIT UNTUK MENDAPATKEPUTUSAN/TINDAKANKEPUTUSAN/TINDAKAN
Apabila sesuatu minit itu ditulis dengan maksud untukmendapatkan sebarang keputusan atau tindakan dariseseorang pegawai kanan, dan perkara yang diminitkan tidakdikupas atau diulas dengan panjang lebar di dalam sebuahkertas atau minit bebas yang lain di dalam fail, maka penulis
minit hendaklah mengambil ingatan akan yang berikut:
Minit itu hendaklah ditulis dengan ringkas tetapi lengkapkandungannya.
Surat-surat dan fail/fail yang dirujuk hendaklah dicatatkan dalamminit dan sertakan sekali;
Pandangan-pandangan Jabatan lain (jika ada) hendaklah disebut;dan
Pendapat penulis minit tentang keputusan atau tindakan yangdiperlukan hendaklah juga diberi.
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
24/33
Contoh:Contoh:Fail Aktif yang boleh
ditutup adalah setelahtebal melebihi satuinci atau mengandungi100 lampiran (yang
mana lebih awal)Apabila fail ini telahditutup maka tindakanbaru hendaklah
dilakukan dalam faillain.
Fail tidak aktif dikelaskansebagai tidak aktif apabilafail itu tidak digunakanselama lima tahun. Fail iniboleh ditutup.
PENUTUPAN FAIL
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
25/33
PNB.,KLPERKARA
KURSUS PENGURUSANREKOD
(Am 435-Pin.1/80)
ANM.400-1Didaftar di bawah
perkara
Kertas-kertas YangBerhubung
A
NM.40
0-1
APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKANDALAM FAIL LAIN
FAILAKTIF
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
26/33
PNB.,KLPERKARA
KURSUS PENGURUSANREKOD
(Am 435-Pin.1/80)
ANM.400-1Didaftar di bawah
perkara
Kertas-kertas YangBerhubung
A
NM.40
0-1
APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKANDALAM FAIL LAIN
FAILTIDAK
AKTIF
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
27/33
PENUTUPAN FAILPENUTUPAN FAIL
FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN;
Apabila surat yang diterima memerlukan
tindakan dan perlu dimasukkan dalam faildan fail asal tidak dapat dikesan, sampulkecil hendaklah digunakan sebagai langkahsementara.
Apabila fail utama dijumpai maka sampulkecil dan kandungannya hendaklahdimasukkan ke dalam fail itu.
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
28/33
Sampul kecil juga boleh digunakanapabila ssuatu surat perlu diambiltndakan oleh lebih daripada duaorang pegawai pada masa yang
sama.
Surat perlulah dibuat salinan (xerox)dan satu surat dimasukkan dalamfail utama dan yang lain-laindimasukkan dalam sampul-sampulkecil.
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
29/33
SAMPUL KECIL
PERKARA:
MINIT-MINIT
NO. KERTAS AM TAJUK NO. KANDUNGAN
Am 435A-Pin.1/82
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
30/33
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
31/33
Sekiranya fail utama tidak dapatdikesan di dalam satu jangka masa
yang tertentu, satu fail baru hendaklahdibuka dan sampul kecil perlu dimasuki
dalam fail baru itu.
Ada ketika fail baru telah dibuka danfail lama telah dijumpai, di dalam
keadaan ini fail lama boleh ditutup danfail baru dijadikan sebagai jilid 2.
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
32/33
KULIT FAIL ROSAKKULIT FAIL ROSAK
Kulit fail yang rosak boleh digantikan.Sekiranya terdapat catitan yang penting diatas kulit fail yang rosak, kulit fail
berkenaan hendaklah digunting dandimasukkan di dalam fail.
Sekiranya tidak ada apa-apa catitan yangpenting kecuali nombor dan tajuk failsahaja, kulit fail berkenaan bolehdimusnahkan dengan cara-cara yangselamat.
-
8/14/2019 Fail RTM Jld1
33/33