FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan...

31
1 FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan Nama Jabatan/ Agensi : Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan 1.0 PENGENALAN 1.1. LATAR BELAKANG RINGKAS PERKHIDMATAN Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat merupakan sebuah pusat yang bertanggungjawab untuk menyediakan perkhidmatan teknologi maklumat kepada jabatan-jabatan dan agensi-agensi lain di negeri Kelantan. Bahagian ini juga bertindak sebagai “one-stop center” dalam segala urusan ICT (Informasi, Komunikasi dan Teknologi). 1.2. LATAR BELAKANG RINGKAS ORGANISASI Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat sebelum ini dikenali sebagai Pusat Maklumat Negeri yang telah ditubuhkan melalui keputusan Majlis Mesyuarat Kerajaan kali ke 13/95 yang bersidang pada 2 Ogos 1995 dan diletakkan di bawah Pengarah Unit Perancang Ekonomi Negeri (UPEN) yang juga Timbalan Setiausaha Kerajaan (Pembangunan). Walau bagaimanapun setelah penstrukturan semula organisasi Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan melalui Surat Kelulusan Perjawatan Bil. N 120 Tahun 2007 oleh Perbendaharaan Malaysia, Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat telah diletakkan di bawah Timbalan Setiausaha Kerajaan (Pengurusan) berkuatkuasa mulai 1 Ogos 2007. Bahagian ini diketuai oleh seorang Pengarah yang mulai diisi pada 1 Februari 2009. Di bawah Bahagian ini terdapat dua (2) unit iaitu Unit Pembangunan dan Unit Operasi. Unit Pembangunan diketuai oleh Pegawai Teknologi Maklumat Gred F48 dan mulai diisi pada 28 Oktober 2008 manakala Unit Operasi diketuai oleh Pegawai Teknologi Maklumat Gred F44 dan pengisian telah dibuat pada 01 Julai 2014. Inovasi e-Tempahan telah dihasilkan oleh Kumpulan KIK BPTM yang dikenali sebagai Kumpulan Muhammad Al-Fateh.

Transcript of FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan...

Page 1: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

1

FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI

Tajuk Inovasi : e-Tempahan

Nama Jabatan/ Agensi : Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan

1.0 PENGENALAN

1.1. LATAR BELAKANG RINGKAS PERKHIDMATAN

Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat merupakan sebuah pusat yang

bertanggungjawab untuk menyediakan perkhidmatan teknologi maklumat

kepada jabatan-jabatan dan agensi-agensi lain di negeri Kelantan. Bahagian ini

juga bertindak sebagai “one-stop center” dalam segala urusan ICT (Informasi,

Komunikasi dan Teknologi).

1.2. LATAR BELAKANG RINGKAS ORGANISASI

Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat sebelum ini dikenali sebagai Pusat

Maklumat Negeri yang telah ditubuhkan melalui keputusan Majlis Mesyuarat

Kerajaan kali ke 13/95 yang bersidang pada 2 Ogos 1995 dan diletakkan di bawah

Pengarah Unit Perancang Ekonomi Negeri (UPEN) yang juga Timbalan Setiausaha

Kerajaan (Pembangunan).

Walau bagaimanapun setelah penstrukturan semula organisasi Pejabat

Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan melalui Surat Kelulusan Perjawatan Bil. N

120 Tahun 2007 oleh Perbendaharaan Malaysia, Bahagian Pengurusan Teknologi

Maklumat telah diletakkan di bawah Timbalan Setiausaha Kerajaan (Pengurusan)

berkuatkuasa mulai 1 Ogos 2007.

Bahagian ini diketuai oleh seorang Pengarah yang mulai diisi pada 1 Februari

2009. Di bawah Bahagian ini terdapat dua (2) unit iaitu Unit Pembangunan dan

Unit Operasi. Unit Pembangunan diketuai oleh Pegawai Teknologi Maklumat

Gred F48 dan mulai diisi pada 28 Oktober 2008 manakala Unit Operasi diketuai

oleh Pegawai Teknologi Maklumat Gred F44 dan pengisian telah dibuat pada 01

Julai 2014.

Inovasi e-Tempahan telah dihasilkan oleh Kumpulan KIK BPTM yang dikenali

sebagai Kumpulan Muhammad Al-Fateh.

Page 2: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

2

1.3. LATAR BELAKANG RINGKAS KUMPULAN

Kumpulan Muhammad Al-Fateh ditubuhkan pada 15 Mei 2013 dan mempunyai Keahlian Seramai 9 orang yang terdiri daripada pelbagai peringkat jawatan di Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat. Matlamat utama adalah untuk memperkasakan perkhidmatan di Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat.

Muhammad Al-Fateh diambil sempena nama khalifah agung yang telah

menawan Kota Konstantinopel pada 29 Mei 1453 sebagaimana yang disebut

oleh baginda Nabi Muhammad SAW dan beliau telah berjaya membina meriam

yang boleh menembak bom seberat 300kg sejauh 1 batu.

2.0 PENERANGAN HASIL INOVASI

2.1. ABSTRAK

Pertindihan tarikh tempahan biasanya akan berlaku apabila orang yang

menerima tempahan tidak memaklumkan tempahan tersebut kepada staf yang

bertanggungjawab. ‘Mis-communication' ini pula akan menyebabkan rekod

tempahan dalam fail gagal dikemaskini. Berlaku juga situasi pihak penempah

tidak memaklumkan pembatalan.

Tempahan juga sukar dilakukan kerana pihak pelanggan tiada tempat untuk

merujuk kekosongan melainkan perlu berkomunikasi dengan pihak penyedia

perkhidmatan. Pegawai lain juga sukar untuk mendapat maklumat tempahan

kerana perlu merujuk dahulu kepada staf bertanggungjawab.

Inovasi yang diperkenalkan oleh Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat ini

dapat menyelesaikan masalah di atas.

2.2. TARIKH INOVASI DIHASILKAN

Inovasi ini dihasilkan pada awal April 2016.

2.3. TUJUAN PROJEK INOVASI

Untuk menggantikan kaedah tempahan fasiliti secara manual kepada sistem

tempahan online yang menjimatkan tenaga kerja (manpower), masa,

penggunaan kertas dan bahan percetakan serta dapat menjana laporan dan

statistik tempahan.

Page 3: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

3

3.0 KAJIAN SEBELUM PELAKSANAAN INOVASI 3.1. INPUT PELANGGAN DIJADIKAN SUMBER INOVASI

Input pelanggan yang dilaksanakan secara brainstorming antara ahli Kumpulan

Muhammad Al-Fateh antaranya tempahan fasiliti yang tidak sistematik dijadikan

sebagai sumber inovasi.

3.2. INPUT PELANGGAN DIJADIKAN KAEDAH PENYELESAIAN

Maklumbalas Tempahan Bilik Mesyuarat / Makmal ICT Bagi Bulan Oktober,

November dan Disember 2015 berdasarkan soalselidik daripada jabatan/agensi

kerajaan negeri adalah sebagai input pelanggan untuk dijadikan kaedah

penyelesaian.

3.3. PENGLIBATAN PELANGGAN DALAM CETUSAN IDEA INOVASI

Cetusan idea bagi menghasilkan inovasi ini ialah Mesyuarat Kakitangan

Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat Bil. 1/2016 yang telah diadakan pada

26 Rabiul Awal 1437H bersamaan 06 Januari 2016.

3.4. KAJIAN SEBELUM PELAKSANAAN INOVASI (SURVEY, PEMANTAUAN, KAJI

SELIDIK, KEPUASAN PELANGGAN)

Berdasarkan kepada kajiselidik ke atas ahli kumpulan dan berdasarkan

analisa pemilihan masalah (penentuan aspek keupayaan dan kritikal),

analisis data matrik (penentuan aspek kritikal dan keupayaan) dan analisis

kaedah (penentuan keparahan, kesegeraan dan pengembangan) masalah

yang diberi keutamaan untuk diselesaikan ialah tempahan fasiliti yang tidak

sistematik sebagaimana maklumat berikut:

Page 4: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

4

PENYIMPANAN GAMBAR-GAMBAR RASMI YANG TIDAK SISTEMATIK

Rushdan

PENYAMPAIAN MAKLUMAT MELALUI WEBTV TIADA SAMBUTAN DAN KURANG MENARIK

KURANG PENGGUNAAN APLIKASI DI KALANGAN JABATAN / AGENSI

Hafeezi

Rusdi

BANTUAN PENYELENGGARAAN TEKNIKAL DI JABATAN / AGENSI TIDAK DITERIMA DENGAN JELAS

JABATAN / AGENSI TIDAK MENGGUNAKAN EMEL RASMI DENGAN SEPENUHNYA

Noor Azri

Fazuan

KESUKARAN MENGESAN FAIL-FAIL DAN MENGAMBIL MASA YANG LAMA SERTA TIDAK DIREKOD

TEMPAHAN FASILITI TIDAK SISTEMATIK

Syed

Salina

PENGISIAN BERITA-BERITA DI WEBTV KERAJAAN NEGERI AMAT KURANG

KURANG PENGGUNAAN LIVE STREAMING / SIARAN LANGSUNG WEBTV KERAJAAN NEGERI DI KALANGAN

JABATAN / AGENSI

Fahimie

Redwan

Melalui kaedah Brainstorming, hasilnya seperti berikut :

PENYENARAIAN MASALAH

34

ANALISA MEMILIH MASALAH

35

Page 5: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

5

SOAL SELIDIK AHLI KUMPULAN –

ANALISIS PEMILIHAN MASALAH

36

BIL MASALAH KEUPAYAAN KRITIKAL

A PENYIMPANAN GAMBAR-GAMBAR RASMI YANG TIDAK SISTEMATIK 5 3

BPENYAMPAIAN MAKLUMAT MELALUI WEBTV TIADA SAMBUTAN DAN KURANG MENARIK

4 3

CBANTUAN PENYELENGGARAAN TEKNIKAL DI JABATAN / AGENSI TIDAK DITERIMA DENGAN JELAS

6 4

DKESUKARAN MENGESAN FAIL-FAIL DAN MENGAMBIL MASA YANG LAMA SERTA TIDAK DIREKOD

4 6

E PENGISIAN BERITA-BERITA DI WEBTV KERAJAAN NEGERI AMAT KURANG 7 6

F KURANG PENNGGUNAAN APLIKASI DI KALANGAN JABATAN / AGENSI 8 6

GJABATAN / AGENSI TIDAK MENGGUNAKAN EMEL RASMI DENGAN SEPENUHNYA

4 8

H TEMPAHAN FASILITI TIDAK SISTEMATIK 8 9

IKURANG PENGGUNAAN LIVE STREAMING / SIARAN LANGSUNG WEBTV KERAJAAN NEGERI DI KALANGAN JABATAN / AGENSI 6 6

SKALA KEUPAYAAN 1-3 : Tidak upaya4-6 : Kurang Upaya7-10 : Upaya

SKALA KRITIKAL 1-3 : Tidak kritikal4-6 : Kurang kritikal7-10 : Kritikal

ANALISA MEMILIH MASALAH

37

Page 6: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

6

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

B

KRITIKAL

KEUPAYAAN

A

D E

G

F

H

x

y

EPENGISIAN BERITA-BERITA DI WEBTV KERAJAAN NEGERI AMAT KURANG

FKURANG PENGGUNAAN APLIKASI DI KALANGAN JABATAN / AGENSI

H TEMPAHAN FASILITI TIDAK SISTEMATIK

C

IKURANG PENGGUNAAN LIVE STREAMING / SIARAN LANGSUNG WEBTV KERAJAAN NEGERI DI KALANGAN JABATAN / AGENSI

I

ANALISIS DATA MATRIK

38

BILKEBERATAN (X 5) (X 3) (X 1) JUMLAH

MARKAHSENARAI PENDEK MASALAH KEPARAHAN KESEGERAAN PENGEMBANGAN

EPENGISIAN BERITA-BERITA DI WEBTV KERAJAAN NEGERI AMAT KURANG

3 X 5 2 X 3 1 X 1 22

FKURANG PENGGUNAAN APLIKASI DI KALANGAN JABATAN / AGENSI

3 X 5 3 X 3 4 X 1 23

HTEMPAHAN FASILITI TIDAK SISTEMATIK

4 X 5 4 X 3 4 X 1

I

KURANG PENGGUNAAN LIVE STREAMING / SIARAN LANGSUNG WEBTV KERAJAAN NEGERI DI KALANGAN JABATAN / AGENSI

3 X 5 3 X 3 1 X 1 21

ELEMEN 1 2 3 4 5

KEPARAHAN & KESEGERAAN

SANGAT SEDIKIT SEDIKIT SEDERHANA BANYAKSANGAT BANYAK

HALACARA PERTUMBUHAN

MENURUN BERTERUSAN

MENURUN SEDERHANA

STABILBERTAMBAH SEDERHANA

BERTAMBAH BANYAK

36

ANALISIS KAEDAH

39

Page 7: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

7

3.5. MAKLUMBALAS PELANGGAN PERINGKAT AWAL (SAMPEL MEDIA SOCIAL YANG

DIGUNAKAN UNTUK MAKLUMBALAS:- EMAIL, TWITER, FACEBOOK)

Berdasarkan soalselidik yang dilaksanakan kepada jabatan/agensi kerajaan

terpilih maklumbalas yang diperolehi ialah sebagaimana berikut:

RAJAH I : MAKLUMBALAS TEMPAHAN BILIK MESYUARAT / MAKMAL ICT

OLEH JABATAN/AGENSI KERAJAAN NEGERI BAGI BULAN OKTOBER 2015

Page 8: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

8

RAJAH II: MAKLUMBALAS TEMPAHAN BILIK MESYUARAT / MAKMAL ICT

OLEH JABATAN/AGENSI KERAJAAN NEGERI BAGI BULAN NOVEMBER 2015

RAJAH III: MAKLUMBALAS TEMPAHAN BILIK MESYUARAT / MAKMAL ICT

OLEH JABATAN/AGENSI KERAJAAN NEGERI BAGI BULAN DISEMBER 2015

Page 9: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

9

3.6. TINDAKAN YANG DIAMBIL DENGAN MAKLUMBALAS YANG DITERIMA

(MESYUARAT, PELAPORAN)

Berdasarkan kepada maklumbalas yang diterima beberapa mesyuarat telah

diadakan bagi membincang dan membuat keputusan berhubung dengan inovasi

yang dicadangkan sebagaimana berikut:

(a) Mesyuarat Kakitangan Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat Bil. 1/2016

yang telah diadakan pada 26 Rabiul Awal 1437H bersamaan 06 Januari 2016.

(b) Minit Mesyuarat Kumpulan Inovatif dan Kreatif Bahagian Pengurusan

Teknologi Maklumat 1/2016 Pejabat Setiausaha Kerajaan Kelantan pada 31

Januari 2016.

(c) Minit Mesyuarat Kumpulan Inovatif dan Kreatif Bahagian Pengurusan

Teknologi Maklumat 2/2016 Pejabat Setiausaha Kerajaan Kelantan pada 24

Februari 2016.

(d) Minit Mesyuarat Pengurusan BPTM Bil. 2/2016 pada 25 Jamadil Akhir1437H

bersamaan 03 April 2016.

Page 10: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

10

(e) Minit Mesyuarat Kumpulan Inovatif dan Kreatif Bahagian Pengurusan

Teknologi Maklumat 3/2016 Pejabat Setiausaha Kerajaan Kelantan pada 17

April 2016.

4.0 PENETAPAN KUMPULAN SASARAN DAN INDIKATOR SASARAN 4.1. KUMPULAN SASARAN YANG TERLIBAT SECARA LANGSUNG DENGAN SAMPEL

INOVASI

Pegawai dan kakitangan yang terlibat untuk mengendalikan tempahan di

Bahagian/jabatan/agensi kerajaan Negeri yang mempunyai keperluan untuk

menggunakan Makmal ICT BPTM dan Bilik Mesyurat BPTM.

4.2. KUMPULAN YANG TIDAK TERLIBAT SECARA LANGSUNG NAMUN TERKESAN

DARI HASIL INOVASI (RIPPLE EFFECT)

Kakitangan yang tidak diberi tanggungjawab untuk mengendalikan tempahan

Makmal ICT BPTM dan Bilik Mesyuarat BPTM tetapi terpaksa mengambil

tempahan semasa ketiadaan kakitangan yang bertanggungjawab. Dengan

terhasilnya inovasi ini keadaan yang seperti ini inshaAllah tidak akan berlaku

lagi.

4.3. PENETAPAN INDIKATOR YANG INGIN DICAPAI :- TIDAK TERHAD SEBAGAIMANA

BERIKUT (KUALITI, KEBERKESANAN, PRODUKTIVITI, KEPUASAN PELANGGAN,

KEPUASAN PEKERJA, KESAN SOSIAL, KESAN PERSEKITARAN, PENINGKATAN

KEPERCAYAAN, KESAN INOVASI)

(a) Produktiviti – Dapat meningkatkan produktiviti jabatan/agensi kerajaan

Negeri Kelantan.

(b) Kualiti –Dapat meningkatkan kualiti tahap perkhidmatan tempahan makmal

ICT dan Bilik Mesyuarat BPTM.

(c) Kepuasan Pekerja – Pekerja dapat merancang tempahan dengan lancar dan

sistematik kerana mempunyai maklumat tempahan yang telah disediakan di

dalam sistem.

(d) Penjimatan Masa – Tempoh masa untuk menyemak tempahan dapat

disingkatkan.

Page 11: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

11

(e) Penjimatan Kos – Dapat mengurangkan kos bayaran bil telefon kerana

menggunakan talian internet yang sedia ada.

(f) Kesan Persekitaran – Ianya dapat mengurangkan kertas dan ini ke arah Go

Green.

5.0 PROSES PELAKSANAAN INOVASI (INHOUSE ATAU OUTSOURCE)

5.1. PENGENALPASTIAN PERMASALAHAN

Permasalahan yang dikenalpasti ialah seperti berikut:

(a) Maklumat Tempahan Tidak Lengkap (b) Tiada Rekod Dalam Fail (c) Pegawai Sukar Dihubungi (d) Maklumat Fasiliti Tempahan (e) Permohonan Lambat Proses (f) Tempoh Kelulusan Permohonan (g) Pertindihan Tarikh Tempahan (h) Tidak Sistematik

5.2. PENJANAAN IDEA/PENYELESAIAN PERMASALAHAN (KAEDAH IDEA-IDEA

INOVASI DICETUSKAN OLEH AGENSI)

(a) Bagi masalah maklumat tempahan tidak lengkap, penyelesaiannya ialah

mewujudkan pangkalan data bersistematik di mana pembangunan

sistem boleh dilakukan oleh kumpulan kerana ahli mempunyai

pengetahuan dalam bidang pengaturcaraan komputer. Sistem mudah

difahami oleh pengguna dan ianya melibatkan kos yang minima dengan

pengunaan perisian sumber terbuka.

(b) Bagi masalah tiada rekod dalam fail, penyelesaiannya rekod perlu

dikemaskinikan melalui pangkalan data kerana ianya mudah

diselenggara dan rekabentuk yang lebih menarik.

(c) Bagi masalah pegawai yang sukar dihubungi, penyelesaiannya ialah

melantik pegawai yang bertanggungjawab kerana ianya memudahkan

pengguna dan pihak pentadbir untuk berurusan, menjimatkan masa

pengguna dan maklumat mudah diperolehi.

Page 12: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

12

(d) Bagi masalah maklumat fasiliti tempahan, penyelesaiannya ialah

menyediakan maklumat yang interaktif di mana permohonan lebih cepat,

menjimatkan masa, sistem permohonan lebih cekap dan tepat dan

mempercepatkan carian maklumat tempahan.

(e) Bagi masalah Permohonan Lambat diproses, penyelesaiannya ialah

dengan menetapkan tempoh kelulusan dengan itu akan

Mempercepatkan Tempoh Tempahan, Memudahkan Urusan Kelulusan

dan Memudahkan Analisa Permohonan Tempahan.

(f) Bagi masalah Tempoh Kelulusan Permohonan penyelesaiannya ialah

Menambahbaik Prosedur Kerja supaya Pemantauan Secara Berpusat

Dan Menyuluruh dapat dilaksanakan, Maklumat Mudah Diperolehi,

Penjimatan Sumber Tenaga Manusia, Data Dan Maklumat Tersimpan

Selamat.

(g) Bagi masalah Pertindihan Tarikh Tempahan, penyelesaiannya ialah

dengan membangunkan Sistem dengan itu ianya akan Mengurangkan

Kerja Secara Manual, Proses Pemantauan Lebih Efisyen, Maklumat

Mudah Diperolehi, Penjimatan Sumber Tenaga Manusia dan Maklumat

tersimpan akan lebih selamat.

(h) Bagi masalah Tidak Sistematik penyelesaiannya ialah hendaklah

mengikut prosedur yang ditetapkan dengan itu Urusan Tempahan dapat

dipercepatkan, Maklumat Tempahan akan Lebih Tepat dan Terkini, Masa

Permohonan dapat dikurangkan dan sistem tidak akan tergendala.

5.3. CADANGAN INOVASI BERSAMA DARI WARGA AGENSI (BOTTOM-UP)

Cetusan idea bagi menghasilkan inovasi ini ialah melalui Mesyuarat Kakitangan

Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat Bil. 1/2016 yang telah diadakan pada

26 Rabiul Awal 1437H bersamaan 06 Januari 2016.

5.4. MAKLUMBALAS PELANGGAN PERINGKAT PERTENGAHAN (PENAMBAHBAIKAN)

Pembangunan aplikasi siap dibangunkan pada awal April 2016. Sistem ini diuji

oleh beberapa agensi yang terpilih pada peringkat pertengahan. Maklumbalas

pelanggan yang diperolehi ialah berlaku pertindihan waktu dan masa.

Page 13: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

13

Pembangunan Aplikasi :

• Pembangunan aplikasi siap dibangunkan pada awal april 2016.

• Sistem ini diuji oleh beberapa agensi yang terpilih.

Keputusan :

• Di dapati sistem masih lagi berlaku pertindihan tarikh permohonan.

UJI CUBA 1

97

Berlaku pertindihan waktu dan masa

98

Page 14: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

14

BIL SEBAB 2016

JUMLAH5 APRIL 11 APRIL

1 Maklumat tempahan tidak lengkap 4 9 13

2 Tiada rekod dalam fail 3 3 6

3 Pegawai sukar dihubungi 3 3 6

4 Maklumat fasiliti tempahan 2 3 5

5 Permohonan lambat proses 1 4 5

6 Tempoh kelulusan permohonan 3 2 5

7 Pertindihan tarikh tempahan 1 3 4

8 Tidak sistematik 1 3 4

LEMBARAN SEMAK UJI CUBA 1

99

Bil SebabKekerapan

(Bil)

Kekerapan Kumulatif

(Bil)

Peratusan (%)

Jumlah

1 Pertindihan tarikh tempahan 13 13 27 27

2 Tidak sistematik 6 19 12 39

3 Maklumat fasiliti tempahan 6 25 12 51

4 Permohonan lambat proses 5 30 11 62

5 Tempoh kelulusan permohonan 5 35 11 73

6 Pegawai sukar dihubungi 5 40 11 84

7 Tiada rekod dalam fail 4 44 8 92

8 Maklumat tempahan tidak lengkap 4 48 8 100

RAJAH PARETO 2

100

Page 15: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

15

13

6 65 5 5

4 4

27%

39%

51%

62%

73%

84%

92%

0.0%

10.0%

20.0%

30.0%

40.0%

50.0%

60.0%

70.0%

80.0%

90.0%

100.0%

0

6

12

18

24

30

36

42

48

Pertindihan tarikh tempahan

Tidak sistematik Maklumat fasiliti tempahan

Permohonan lambat proses

Tempoh kelulusan permohonan

Pegawai sukar dihubungi

Tiada rekod dalam fail

Maklumat tempahan tidak lengkap

PARETO UJICUBA 1

101

110 110 105 102 99 81 65 3516%

32%

47%

61%

75%86%

95%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%

0

101

202

303

404

505

606

707

Pertindihan

tarikh tempahan

Tidak sistematik Maklumat fasiliti

tempahan

Permohonan

lambat proses

Tempoh

kelulusan

permohonan

Pegawai sukar

dihubungi

Tiada rekod

dalam fail

Maklumat

tempahan tidak

lengkap

PARETO SEBELUM PROJEK

PERBANDINGAN RAJAH PARETOPENCAPAIAN SASARAN

13

6 6 5 5 5 4 427%

39%51%

62%73%

84%92%

0.0%10.0%20.0%30.0%40.0%50.0%60.0%70.0%80.0%90.0%100.0%

06

12182430364248

Pertindihan

tarikh tempahan

Tidak sistematik Maklumat fasiliti

tempahan

Permohonan

lambat proses

Tempoh

kelulusan

permohonan

Pegawai sukar

dihubungi

Tiada rekod

dalam fail

Maklumat

tempahan tidak

lengkap

PARETO UJICUBA 1

707-48

707= 100% = 93%

102

Page 16: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

16

Tindakan Selepas Ujicuba 1

Sistem akan ditambah baik selepas uji cuba 1 kerana terdapat beberapa pertindihan data.

103

Penambahbaikan :

• Penambahbaikan aplikasi ( e-Tempahan ) pada jun 2016.

• Diuji semula kepada Agensi yang terpilih.

Keputusan :

• Tiada berlaku pertindihan tarikh.

UJI CUBA 2

104

Page 17: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

17

CONTOH DATA

HASIL UJI CUBA 2

105

BIL SEBAB

2016

JUMLAH2 JUN 13 JUN

1 Maklumat tempahan tidak lengkap 2 1 3

2 Tiada rekod dalam fail 1 1 2

3 Pegawai sukar dihubungi 1 0 1

4 Maklumat fasiliti tempahan 0 0 0

5 Permohonan lambat proses 0 0 0

6 Tempoh kelulusan permohonan 0 0 0

7 Pertindihan tarikh tempahan 0 0 0

8 Tidak sistematik 0 0 0

LEMBARAN SEMAK UJI CUBA 2

106

Page 18: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

18

Bil SebabKekerapan

(Bil)

Kekerapan Kumulatif

(Bil)

Peratusan (%)

Jumlah

1 Pertindihan tarikh tempahan 3 3 50 50

2 Tidak sistematik 2 5 33 83

3 Maklumat tempahan tidak lengkap 1 6 17 100

4 Tiada rekod dalam fail 0 6 0 100

5 Permohonan lambat proses 0 6 0 100

6 Tempoh kelulusan permohonan 0 6 0 100

7 Maklumat fasiliti tempahan 0 6 0 100

8 Pegawai sukar dihubungi 0 6 0 100

RAJAH PARETO 3

107

108

3

2

1

50%

83%

100%

0.0%

10.0%

20.0%

30.0%

40.0%

50.0%

60.0%

70.0%

80.0%

90.0%

100.0%

0

1

2

3

4

5

6

Maklumat Tarikh Tempahan Makluman pembatalan tempahan kepada jabatan / agensi

Maklumat rekod tempahan terkini

PARETO UJICUBA 2

Page 19: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

19

PERBANDINGAN RAJAH PARETO PENCAPAIAN SASARAN

13

6 6 5 5 5 4 427%

39%51%

62%73%

84%92%

0.0%10.0%20.0%30.0%40.0%50.0%60.0%70.0%80.0%90.0%100.0%

06

12182430364248

Pertindihan

tarikh tempahan

Tidak sistematik Maklumat fasiliti

tempahan

Permohonan

lambat proses

Tempoh

kelulusan

permohonan

Pegawai sukar

dihubungi

Tiada rekod

dalam fail

Maklumat

tempahan tidak

lengkap

PARETO UJICUBA 1

48-6

48= 100% = 87%

3

2

1

50%

83%

100%

0.0%10.0%20.0%30.0%40.0%50.0%60.0%70.0%80.0%90.0%100.0%

0

1

2

3

4

5

6

Maklumat Tarikh Tempahan Makluman pembatalan tempahan kepada jabatan /

agensi

Maklumat rekod tempahan terkini

PARETO UJICUBA 2

109

PERBANDINGAN RAJAH PARETO SEBELUM DAN SELEPAS PROJEK

13

6 6 5 5 5 4 427%

39%51%

62%73%

84%92%

0.0%

10.0%

20.0%

30.0%

40.0%

50.0%

60.0%

70.0%

80.0%

90.0%

100.0%

06

12182430364248

Pertindihan tarikh

tempahan

Tidak sistematik Maklumat fasiliti

tempahan

Permohonan lambat

proses

Tempoh kelulusan

permohonan

Pegawai sukar dihubungi Tiada rekod dalam fail Maklumat tempahan

tidak lengkap

PARETO UJICUBA 1

110 110 105 102 99 81 65 3516%

32%47%

61%75%

86%95%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%

0101202303404505606707

Pertindihan tarikh tempahan

Tidak sistematik Maklumat fasiliti tempahan

Permohonan lambat proses

Tempoh kelulusan

permohonan

Pegawai sukar dihubungi

Tiada rekod dalam fail

Maklumat tempahan tidak

lengkap

PARETO SEBELUM PROJEK

707-6

707= 100% = 99%

3

2

1

50%

83%

100%

0.0%10.0%20.0%30.0%40.0%50.0%60.0%70.0%80.0%90.0%100.0%

0

1

2

3

4

5

6

Maklumat Tarikh Tempahan Makluman pembatalan tempahan kepada jabatan /

agensi

Maklumat rekod tempahan terkini

PARETO UJICUBA 2

110

Page 20: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

20

5.5. TINDAKAN YANG DIAMBIL DENGAN MAKLUMBALAS YANG DITERIMA

(MESYUARAT, PELAPORAN)

Berdasarkan kepada maklumbalas yang diterima, penambahbaikan aplikasi ( e-

Tempahan ) telah dilaksanakan pada bulan Jun 2016. Kemudiannya diuji semula

kepada Agensi yang terpilih didapati keputusannya ialah tiada berlaku

pertindihan tarikh.

6.0 KAJIAN SELEPAS PELAKSANAAN

6.1. Maklumbalas pelanggan selepas pelaksanaan (Sampel media social yang

digunakan untuk maklumbalas:- email, twiter, facebook)

6.1.1. Maklumbalas yang diterima melalui e-mel.

Page 21: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

21

6.1.2. Maklumbalas yang diterima melaui Facebook.

Page 22: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

22

6.2. Tindakan yang diambil dengan maklumbalas yang diterima

Penambahbaikan telah pun dilaksanakan ke atas cadangan kedua-dua cadangan

yang dikemukakan melalui e-mail dan Facebook supaya e-Tempahan

diperluaskan untuk tempahan Dewan Teratai, Bilik Gerakan Negeri dan Bilik

Mesyuarat Utama.

6.3. Pencapaian Indikator yang telah ditetapkan

(a) Produktiviti – Dapat meningkatkan produktiviti jabatan/agensi kerajaan

Negeri Kelantan. Dengan adanya sistem ini, pencapaian indikator ialah

sebagaimana berikut:

PERKARA SEBELUM SELEPAS

Keperluan Penggantian

Perlu Penggantian Semasa Ketiadaan Kakitangan yang bertanggungjawab

Tidak Perlu Penggantian Pegawai Yang

Bertanggungjawab Sila rujuk Carta Alir Kerja

Sebelum dan Selepas Inovasi.

Kecekapan Dalam Membuat Keputusan

Untuk memberi kelulusan perlu melihat buku tempahan di pejabat.

Tidak perlu melihat buku tempahan di pejabat

Sila rujuk Carta Alir Kerja Sebelum dan Selepas

Inovasi.

Page 23: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

23

Page 24: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

24

Page 25: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

25

(b) Penjimatan Masa – Pengguna tidak perlu membuat panggilan telefon untuk

membuat tempahan. Perkara ini dapat menjimatkan masa sebagaimana

berikut:

PERKARA SEBELUM SELEPAS

UNTUK MENELEFON PIC BILIK TEMPAHAN

Lebih 10 Minit = 1 Responden 6 -10 Minit = 6 Responden 2 - 5 minit = 5 Responden 1 minit = 1 responden

Tidak Berkaitan Sila rujuk kepada maklumbalas

tempahan Bilik Sebelum dan Selepas Inovasi.

Page 26: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

26

(c) Kepuasan Pekerja – Pekerja dapat merancang tempahan dengan lancar dan

sistematik kerana mempunyai maklumat tempahan yang telah disediakan di

dalam sistem dan dapat disemak dalam masa yang singkat.

PERKARA SEBELUM SELEPAS

UNTUK MENYEMAK STATUS BILIK

Lebih 10 Minit = 1 Responden 6 -10 Minit = 6 Responden 2 - 5 minit = 5 Responden 1 minit = 1 responden

Lebih 5 Minit = 3 Responden 1 - 5 Minit = 3 Responden Kurang 1 minit = 7 Responden

(d) Kualiti – Dapat meningkatkan kualiti tahap perkhidmatan tempahan makmal

ICT dan Bilik Mesyuarat BPTM. Dengan adanya sistem ini, proses maklum

balas dapat diberikan dengan cepat.

PERKARA SEBELUM SELEPAS

UNTUK MEMBERI MAKLUM BALAS JAWAPAN

Lebih 10 Minit = 1 Responden 6 -10 Minit = 7 Responden 2 - 5 minit = 4 Responden 1 minit = 1 responden

Lebih 5 Minit = 1 Responden 1 - 5 Minit = 5 Responden Kurang 1 minit = 7 Responden

(e) Penjimatan Kos – Dapat mengurangkan kos bayaran bil telefon kerana

menggunakan talian internet yang sedia ada.

ANGGARAN KOS PANGGILAN TELEFON SEBELUM INOVASI BERDASARKAN

HASIL KAJIAN

Berdasarkan hasil kajian:

6-10 minit dan 10 minit keatas = 7 orang responden.

2 - 5 minit = 5 orang responden.

1 minit = 1 orang respoonden.

10 minit x 7 orang responden = 70 minit

5 minit x 5 orang responden = 25 minit

1 minit x 1 orang responden= 1 minit

Jumlah = 96 minit

Dengan anggaran kos panggilan perminit ialah RM 0.20

Kos = RM 0.20 x 96 minit

= RM 19.20

Page 27: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

27

PERKARA SEBELUM SELEPAS PENJIMATAN

KOS BIL TELEFON RM19.20 RM0.00 RM 19.20

PENJIMATAN KOS BERDASARKAN MAKLUMBALAS KAJIAN RM19.20

(f) Kesan Persekitaran – Ianya dapat mengurangkan kertas dan ini ke arah

pelaksanaan Go Green kerana semua permohonan dan kelulusan adalah

secara dalam talian. Ianya dapat mengurangkan kos perolehan kertas dan kos

untuk mencetak.

PERKARA SEBELUM SELEPAS PENJIMATAN

KOS KERTAS A4 (1 RIM SEBULAN)

RM 12 0 RM 12

KOS MENCETAK RM 15 0 RM 15

PENJIMATAN KOS ( 1 BULAN) RM27

6.4. Sejauh mana inovasi telah memberi faedah kepada kumpulan sasaran (Survey,

Pemantauan, kaji selidik, Kepuasan pelanggan)

(a) Dapat membantu memudahkan urusan tempahan fasiliti untuk kursus,

taklimat, bengkel dan mesyuarat dengan lebih efisyen – Semua responden

telah bersetuju sebagaimana printscreen responses kajian Impak e-

Tempahan.

Page 28: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

28

(b) Dapat memenuhi kehendak pelanggan yang inginkan perkhidmatan yang

disediakan agensi kerajaan lebih mesra pengguna, sistematik, cepat dan pantas

sebagaimana pandangan dikemukakan oleh responden.

Page 29: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

29

(c) Sistem e-Tempahan dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi

oleh pelanggan seperti maklumat tempahan yang tidak lengkap, tiada rekod

dalam fail, pegawai sukar dihubungi, maklumat fasiliti yang tidak

memuaskan, permohonan lambat diproses, tempoh kelulusan yang

mengambil masa dan pertindihan tarikh tempahan. Daripada hasil kajian

didapati 83.3 % telah menyatakan persetujuan.

Page 30: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

30

(d) Sistem e-Tempahan ini dapat memberikan nilai kepada wang (Value for

Money). Daripada hasil kajian didapati 66.7 % telah menyatakan persetujuan.

7.0 IMPAK INOVASI TERHADAP KUMPULAN SASAR 7.1. Elemen Inovasi/ Kreatif

Ianya dapat menghasilkan sistem baru yang dapat menambahbaik penyampaian

perkhidmatan kepada rakyat.

7.2. Elemen keberkesanan

Faedah yang nyata diperolehi ianya dapat menyenangkan urusan tempahan,

menjimatkan tenaga kerja (manpower), menjimatkan masa, mengurangkan kos

(bayaran talian telefon), mengurangkan penggunaan kertas dan bahan

percetakan serta dapat menjana laporan dan statistik tempahan.

7.3. Elemen signifikan

Page 31: FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI Tajuk Inovasi : e-Tempahan ...habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2371-e-tempahan.pdf · tidak memaklumkan pembatalan. Tempahan juga sukar dilakukan

31

Ianya sangat signifikan seiring dengan kemajuan teknologi maklumat dan

komunikasi.

7.4. Elemen Relevan

Inovasi ini adalah sangat relevan dengan keadaan jabatan/agensi kerajaan kerana makmal ICT dan Bilik Mesyuarat adalah sentiasa digunakan secara aktif oleh Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri Kelantan seperti Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Jabatan Kerja Raya Negeri Kelantan, Jabatan Perhutanan Negeri Kelantan dan lain-lain lagi untuk mengadakan kursus-kursus ICT.

8.0 PENGIKTIRAFAN YANG DITERIMA

Tempat Kedua Anugerah Inovasi ICT Perkhidmatan Awam Negeri Kelantan.

9.0 GAMBAR-GAMBAR BERKAITAN

10.0 IMPLIKASI KEWANGAN (JIKA ADA) Kos yang terlibat untuk pembangunan aplikasi ialah sebanyak RM 9,980.00.

11.0 PENUTUP Diharapkan agar sistem ini dapat ditambahbaik dan diperluaskan untuk kegunaan

bahagian-bahagian lain dan jabatan/agensi kerajaan negeri bagi menawarkan tempahan

Makmal ICT, Dewan, Bilik Mesyuarat dan lain-lain lagi.