Fungsi Arkib Negara Malaysia Fungsi

1. Memberi khidmat nasihat kepada jabatan-jabatan Kerajaan mengenai pengurusan rekod awam yang sistematik dan berkesan.

2. Mengesan, mengumpul menyimpan dan memelihara rekod dan bahan-bahan maklumat yang mempunyai nilai kebangsaan dan sejarah sebagai warisan khazanah negara.

3. Menyediakan kemudahan rujukan dan penyelidikan kepada jabatan-jabatan Kerajaan dan orang awam.

4. Menjalankan program penyelidikan dan pendokumentasian bagi tujuan memperlengkapkan maklumat mengenai sejarah tanahair.

5. Menyebarkan ilmu dan maklumat bernilai sejarah dikalangan orang ramai.

Bahagian Pengurusan Rekod Kerajaan

Objektif

1. Memastikan rekod awam diuruskan dengan sistematik dan berkesan mengikut peraturan dan piawaian yang ditetapkan agar rekod dapat dipelihara dan diakses;

2. Memastikan Pusat Rekod Agensi yang dibangunkan oleh pejabat awam mematuhi spesifikasi yang ditetapkan oleh Arkib Negara;

3. Memastikan Program Pengurusan Rekod Elektronik yang dilaksanakan di pejabat awam mematuhi piawaian yang ditetapkan oleh Arkib Negara;

4. Memastikan pelupusan rekod kerajaan dilaksanakan secara sistematik dan mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh Arkib Negara bagi penjimatan ruang, kos dan peralatan di pejabat awam;

5. Memastikan Rekod Penting Kerajaan di pejabat awam diurus dan dipelihara dengan teratur dan selamat; dan

6. Memastikan Pelan Tindakan Bencana Rekod Kerajaan disedia dan dilaksanakan di pejabat awam.

Seksyen Perkhidmatan Pusat Rekod

A. Unit Pusat Rekod Arkib 1. Merancang keperluan ruang dan peralatan untuk penyimpanan rekod kerajaan

yang dipindahkan ke Arkib Negara;2. Merancang dan menguruskan penerimaan rekod yang diputuskan pindah dari

pejabat awam kepada jagaan dan kawalan Arkib Negara;3. Mengurus dan menjalankan kerja-kerja pemprosesan rekod kerajaan;4. Menguruskan penyimpanan dan memantau pemeliharaan rekod kerajaan di Pusat

Rekod Arkib;5. Memastikan keselamatan premis Pusat Rekod Arkib;

6. Menguruskan khidmat rujukan jabatan;7. Merancang dan melaksanakan Projek URUS; dan8. Merancang, mengurus dan melaksanakan pemindahan kumpulan rekod kerajaan

yang telah bertaraf arkib awam ke Seksyen Repositori.B. Unit Pusat Rekod Agensi

1. Menyediakan spesifikasi bagi penubuhan Pusat Rekod Agensi;2. Menyediakan prosedur, piawaian dan panduan berkaitan penyenggaraan dan

pemeliharaan rekod awam di Pusat Rekod Agensi;3. Memberi khidmat kepakaran berkaitan penubuhan dan penyenggaraan Pusat

Rekod Agensi; dan4. Memantau keakuran kepada spesifikasi dan piawaian bangunan, kelengkapan dan

peralatan penyimpanan.

Seksyen Pengurusan Rekod Elektronik

A. Unit Pengurusan Rekod Elektronik 1. Merancang dan menyediakan dasar, prosedur dan panduan berkaitan pengurusan

rekod elektronik di pejabat awam;2. Merancang dan melaksanakan program dan aktiviti pengurusan rekod elektronik

di sepanjang kitaran hayat rekod: Khidmat nasihat pengurusan rekod elektronik Khidmat nasihat pembangunan aplikasi ERMS Taklimat pengurusan rekod elektronik

3. Merancang dan menyediakan inventori bagi legacy system di pejabat awam serta menjalankan kajian sistem dan penilaian rekod bagi tujuan pelupusan rekod;

4. Membantu menyediakan kelasifikasi fail di pejabat awam;5. Menjalankan ujian keakuran aplikasi pengurusan rekod elektronik di pejabat

awam kepada spesifikasi sistem ERMS yang dibangunkan oleh ANM;6. Menjalankan program kerjasama dalam pelaksanaan projek-projek kerajaan

elektronikJawatankuasa Pemandu Kerajaan Elektronik JITIK Seksyen GOE, MAMPU

7. Menguruskan penggunaan aplikasi ERMS di ANM:8. Melaksanakan pemantauan ke atas pengurusan rekod elektronik di pejabat awam

B. Unit Perolehan Dan Pemprosesan Rekod Elektronik 1. Merancang dan menyediakan prosedur dan panduan berkaitan pelupusan rekod

elektronik;2. Merancang dan melaksanakan pemindahan rekod elektronik ke ANM:

pemindahan pengesahan kuarantin semakan kualiti ingestion mengesahkan penerimaan/ pemindahan

3. Merancang dan melaksanakan web-archiving.

 Seksyen Rekod Penting Dan Pemulihan Bencana

1. Rekod Penting Negara o Merancang, merangka dan menyediakan peraturan, prosedur dan panduan

Program Rekod Penting Negara;o Melaksanakan Program Rekod Penting Negara selaras dengan prosedur dan

panduan yang ditetapkan; dano Memantau pelaksanaan Program Rekod Penting Negara;

2. Pelan Tindakan Bencana o Merancang, merangka dan menyediakan peraturan, prosedur dan panduan

penyediaan Pelan Tindakan Bencana Rekod Kerajaan (PTBRK);o Memberi khidmat kepakaran bagi penyediaan dan pelaksanaan PTBRK di pejabat

awamo Menyelaras penyediaan dan pelaksanaan PTBRK di pejabat awam;o Merangka, menyedia dan mengemaskini Pelan Tindakan Bencana Arkib Negara;o Membentuk dan mengurus Pasukan Tindakan Bencana Rekod Kerajaan; dano Melaksana tindakan pemulihan rekod akibat bencana.

Seksyen Pelupusan Rekod

A. Unit Pelupusan Rekod 1. Merangka dasar dan menyediakan garis panduan pelupusan rekod kerajaan;2. Merancang dan melaksanakan program pelupusan rekod kerajaan;

Menguruskan permohonan pelupusan rekod Melaksanakan penilaian rekod Menguruskan kebenaran pelupusan rekod Memantau pemusnahan dan pemindahan rekod

3. Mengemaskini pangkalan data pelupusan rekod; dan4. Melaksanakan kerja-kerja keurusetiaan Jawatankuasa Pelupusan Rekod.

B. Unit Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR) 1. Merangka dasar dan menyediakan jadual bagi pemindahan rekod penting dan/atau

rekod terperingkat ke Arkib Negara;2. Menyediakan Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am;3. Merancang penyediaan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian pejabat awam;4. Merancang dan mengendalikan bengkel penyediaan Jadual Pelupusan Rekod

Fungsian bagi pejabat awam;5. Melaksanakan pemakaian Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am dan Jadual

Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan pejabat awam;6. Mengemaskini Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am, Jadual Pelupusan Rekod

Kewangan dan Perakaunan serta Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Jabatan; dan7. Melaksanakan kerja-kerja keurusetiaan Jawatankuasa Jadual Pelupusan Rekod.