1 /16

GARIS PANDUAN EKSA UMP

Garis panduan ini disediakan oleh Penyelaras-penyelaras dari semua Pusat Tanggungjawab UMP semasa Bengkel pada 21-22 Nov 2017 bertempat di Dewan Bankuet UMP. Garis panduan ini adalah draf pertama bagi pelaksanaan EKSA. Perpustakaan mengambil inisiatif untuk mengumpul dan membukukan untuk memudahkan rujukan Jawatankuasa EKSA Perpustakaan di Gambang & Pekan. Garis panduan ini juga boleh digunakan oleh semua PTj di UMP. Disusun oleh: Siti Aishah binti Ghani Pengerusi JK Audit EKSA UMP 2017-2018 Kandungan

1. Komponen A- KEPERLUAN UTAMA PERLAKSANAAN 2. Komponen B- RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT 3. Komponen C- TEMPAT UMUM 4. Komponen D- KESELAMATAN PERSEKITARAN 5. Komponen E- KAWASAN PERSEKITARAN PEJABAT 6. Komponen F- TEMPAT KHUSUS

Komponen A

A1) Dasar / Polisi EKSA

1. Menyediakan Garis Panduan selaras

dengan Dasar EKSA UMP 2. Menyebar Dasar dan Garis Panduan

EKSA serta memastikan semua warga kerja memahaminya

3. Memastikan Amalan EKSA diamal dan dipatuhi oleh semua warga UMP

4. Memastikan dokumen berkaitan pelaksanaan EKSA termasuk perkara berikut disusun dnegan teratur dan sentiasa dikemas kini termasuk minit

2 /16

mesyuarat, surat lantikan jawatankuasa dan laporan aktiviti jawatankuasa

5. Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti ketetapan agensi/garis panduan yang dibangunkan oleh UMP

6. a) Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA di tempat yang strategik (secara maya atau fizikal) dan mengandungi perkara-perkara berikut: i. Dasar EKSA UMP ii. Carta organisasi iii. Gambar aktiviti SEBELUM &

SELEPAS iv. Pelan lantai v. Carta Perbatuan semasa vi. Informasi/hebahan vii. Tarikh kemas kini sudut EKSA b) Memastikan maklumat dan bahan yang dipaparkan sentiasa dikemas kini dan dalam keadaan baik

A2) Jawatankuasa Pelaksana EKSA

1. a) Membentuk dan melantik

Jawatankuasa Pelaksana EKSA yang terdiri sekurang-kurangnya tiga (3) Jawatankuasa seperti berikut: i) Jawatankuasa Latihan ii) Jawatankuasa Promosi iii) Jawatankuasa Audit b) Melantik fasilitator terlatih sebagai

pakar rujuk pelaksanaan Ekosistem EKSA.

2. Merancang dan melaksana

program/aktiviti EKSA secara berkala seperti berikut: i) Menyedia dan mengemaskini

carta perbatuan aktiviti ii) Menyebar maklumat latihan,

promosi dan audit iii) Melaksana program

pengayaan ilmu

3 /16

A3) Penglibatan Pengurusan Atasan

1. Melibatkan pengurusan atasan

sebagai penaung/penasihat EKSA. 2. Melibatkan pengurusan atasan dalam

aktiviti EKSA seperti program kesedaran/pendedahan dan lawatan.

3. Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam mesyuarat pengurusan.

A4) Penilaian Kendiri (Self Assessment)

1 Melaksana Audit Pematuhan/Audit

Dalam secara berterusan sama ada oleh jawatankuasa dalaman atau agensi luar/lain sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun.

2 Menyebarkan hasil/laporan Audit Dalam untuk makluman dan tindakan susulan warga UMP

3 Mengemukakan laporan Penilaian Kendiri kepada MAMPU selepas setahun menerima pensijilan (hanya untuk pensijilan semula)

A5) Pengiktirafan

1. Melaksanakan program pengiktirafan

Ekosistem EKSA di peringkat agensi seperti contoh-contoh anugerah berikut: i. Zon Terbaik ii. Bilik Terbaik iii. Bahagian Terbaik iv. Workstation Terbaik v. Tandas Terbaik vi. Hasil kreativiti terbaik vii. Anugerah Go Green terbaik

2. Menerima pengiktirafan dan ditandaaras sama ada di peringkat jabatan/daerah/negeri/kebangsaan atau lain-lain.

3. Menyebar dan mempamerkan maklumat mengenai program pengiktirafan kepada semua warga UMP.

A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi

4 /16

KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT

FIZIKAL

B1. LANTAI

1. Memastikan lantai : i. Selamat dan tidak licin ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai iii.Tidak berlubang/pecah atau rosak iv. Tong sampah disediakan

2. Menyedia program pemantauan dan memastikan jadual pembersihan dipatuhi.

B2: DINDING DAN SILING

1. Melaksanakan inovasi/Best Practice

yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga UMP.

2. Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh-contoh berikut: i. Kreativiti mengguna barangan

terpakai ii. Barang terpakai untuk hiasan iii. Hiasan/kegunaan EKSA

A7) Tindakan Penjimatan/Go Green

1. a) Melaksanakan program penjimatan

tenaga/sumber secara menyeluruh seperti contoh-contoh berikut: i. Notis/ arahan penjimatan

tenaga ii. Penggunaan lampu/ peralatan

save energy iii. Penetapan suhu optimum iv. Penjimatan kertas v. Penjimatan air vi. Kempen hijau

b) Melaksanakan program kitar

semula peringkat PTJ di UMP c) Menyediakan analisis penjimatan

seperti Kos, Masa, Tenaga, Pekerja dan Ruang

5 /16

1. Memastikan dinding dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.

2. Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras dengan imej korporat.

B3: LAMPU DAN SOKET

1. Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.

2. Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.

KEPERLUAN UMUM

B4.SUSUN ATUR PERALATAN

1. Menyeragamkan susunan laci meja/mobile pedestal. 2. Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/kubikel dalam

keadaan teratur dan kemas: i. Komputer ii. In/Out Tray iii. Folder/fail iv. Perhiasan tidak keterlaluan v. Kedudukan laci

B5: KEADAAN PERALATAN

1. Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja/ tray/dalam laci.

2. Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan.

3. Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang disimpan dalam ruang tertentu/laci.

4. Memastikan semua peralatan bebas daripada debu, bersih dan kemas

5. Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan gunasama (yang bersesuaian)

6. Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan peralatan disusun kemas.

6 /16

B6: PERLABELAN DAN PAPAN TANDA / TANDA ARAH

1. Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam.

2. Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi menunjukkan seksyen/unit.

3. Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan yang sesuai, jelas dan mudah dibaca.

4. Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan strategik dan mudah dilihat.

B7: PERHIASAN

1. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

2. Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan baik.

B8: KEPERLUAN UMUM

1. Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat.

2. Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat (sekiranya melebihi dua suis).

3. Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di semua bilik/ruang.

4. Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-in-Charge (PIC) bagi setiap ruang/bilik gunasama berserta nombor telefon untuk dihubungi.

5. Menyedia dan memaparkan etika/tatacara penggunaan bilik gunasama dengan jelas.

6. Merencanakan inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan dengan segera (jika ada).

RUANG KERJA

B9: MEJA KERJA WARGA/ KUBIKEL KERJA

7 /16

1. Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik

2. Menyediakan perhiasan yang minimum (5 unit) dan selaras dengan imej korporat.

3. Meletakkan perhiasan di tempat yang sesuai

B10: BILIK PEGAWAI

1. Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.

2. Memastikan susunan perabot kemas. 3. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan

imej korporat.

B11: STOR PERALATAN PEJABAT

1. Memastikan stor bersih, tidak berdebu, susunan kemas dan teratur.

2. Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas.

3. Menyediakan label pada setiap ruang letak barang/bahan. 4. Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan

barangan dari stor untuk dipatuhi warga kerja. 5. Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang

sentiasa dikemas kini. 6. Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut

disimpan di dalam stor. 7. Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor.

B12: BILIK FAIL

1. Memastikan bilik fail bersih,tidak berdebu, tersusun dan kemas.

2. Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas

3. Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/capaian dalam tempoh 30 saat.

4. Menyediakan senarai indeks dan nombor fail. 5. Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap

fail/dokumen yang mengandungi: i. Tajuk fail ii. Nombor susunan fail

6. Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori fail aktif/fail tidak aktif/fail tutup.

7.

8 /16

B13: SUDUT/ BILIK CETAK/ DOKUMENTASI

1. Memastikan sudut/bilik cetak/dokumentasi, bersih,tidak berdebu, tersusun, kemas dan selamat.

2. Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas.

B14: BILIK PEMANDU

1. Memastikan meja kerja/perabot kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik.

2. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

B15: BILIK SERVER/ TERPERINGKAT

1. Memastikan bilik server/terperingkat bersih, tidak berdebu, tersusun, kemas dan selamat.

KOMPONEN C – TEMPAT UMUM-

C1: LOBI UTAMA/RUANG HADAPAN

GARIS PANDUAN

1

1. Memastikan persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih, kemas, ceria dan selaras dengan imej korporat.

2. Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh-contoh berikut:

a) Visi b) Misi c) Maklumat Pengurusan Atasan

9 /16

d) Moto e) Piagam Pelanggan

3. Menyediakan perkara-perkara berikut di lobi utama:

a) Buku kedatangan pelawat b) Direktori pegawai c) Sudut informasi untuk pelanggan d) Perhiasan yang bersesuaian dengan

imej korporat

KAUNTER UTAMA

2

1. Memastikan kaunter utama berimej korporat dan memenuhi kriteria berikut:

a) Sistem maklum balas pelanggaN b) Direktori warga agensi c) Borang-borang/brosur berkaitan d) Bahan bacaan/informasi e) Info mengenai agensi/piagam

pelanggan f) Maklumat kadar bayaran (sekiranya

ada)

2. Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria.

3. Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan.

4. Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan.

5. Menyedia dan memaparkan carta aliran perkhidmatan yang dikemaskini.

3 RUANG MENUNGGU

1. Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan ceria selaras dengan imej korporat.

2. Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas dan teratur.

3. Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.

4.

4 LALUAN UTAMA/KORIDOR

1. Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur.

2. Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.

5 BILIK MESYUARAT

Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam keadaan baik.

Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas dan selamat.

6 PUSAT SUMBER Memastikan ruang perpustakaan/Pusat Sumber bersih, kemas dan teratur.

Menyediakan sistem susunan/capaian/label

10 /16

bahan bacaan yang memudahkan pelanggan.

Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan.

7

SURAU

Memastikan barang-barang/ peralatan berikut dalam keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadaan bersih:

a) Telekung/Kain Pelekat; b) Sejadah c) Tempat sangkut sejadah/telekung

Menyediakan kemudahan berikut: a) Tanda arah kiblat b) Rak menyimpan Al-Quran dan bahan

bacaan c) Tempat letak/rak kasuT d) Selipar

Memastikan Al-Quran/bahan bacaan sentiasa kemas dan dalam keadaan baik.

Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas dan selesa.

Memastikan surau tidak berbau (bau yang menyenangkan)

Memastikan tempat wudhu' bersih.

8

LIF

Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi.

Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku kecemasan.

Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras dengan jelas.

Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala

9

PANTRI

Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan.

Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan terurus.

10 TANDAS

Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.

Memastikan bau tandas menyenangkan.

Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik.

Memastikan pengudaraan tandas baik.

Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan penggunaan tandas

Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut:

a) Cecair pencuci tangan b) Tisu tangan c) Bakul sampah/Tong Sanitari d) Cermin Muka

11 /16

e) Bahan pewangi

Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.

Komponen D D1) Pelan Tindakan Kecemasan

1. Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang

mengandungi: i. Arahan Keselamatan. ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill). iii. Tanda Amaran. iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat

berkumpul. v. Tanda arah laluan kecemasan

2. Menyediakan lampu kecemasan yang mudah

dilihat, berfungsi dengan baik dan tiada halangan.

D2) Pendawaian Kabel

1. Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan selamat.

2. Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan eletrik yang digunakan.

D3) Peralatan Pencegahan Kebakaran

1. Memastikan alat pemadam api menepati kriteria berikut:

i. Penyelengaraan secara berkala

ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan

iii. Berkeadaan bersih

iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai

v. Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan.

vi. Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik

12 /16

D4) Laluan/Tangga Kecemasan

1. Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup

2. Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas.

3. Memastikan tiada halangan di laluan/tangga/pintu kecemasan.

D5) Kunci

1. Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan.

2. Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat.

3. Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai bertanggungjawab.

4. Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemaskini.

Komponen E:

KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

1. .Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU.

2. Menyediakan tanda/garisan yang jelas antara lot-lot tempat letak kenderaan yang disediakan.

3. Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas. 4. Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan

baik dan bersih.

13 /16

5. Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik.

6. Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik.

7. Menyediakan sistem kawalan laluan yang berkesan. 8. Memastikan tanaman/pokok dijaga rapi dan tiada

pokok rosak /mati di sekitar kawasan. 9. Memastikan kawasan berumput bersih dan rumput

tidak dibiarkan panjang. 10. Menyediakan tong/bakul sampah yang bersesuaian

dan mencukupi. 11. Memastikan kawasan/tong pengumpulan sampah

bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik. 12. Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik

dan bersih.

KOMPONEN F : TEMPAT KHUSUS

NO RUANG GARIS PANDUAN

F1 Astaka

a. Memastikan persekitaran bersih, kemas dan selamat. b. Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik. c. Memastikan info yang dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini.

F2 Pusat Aktiviti Pelajar

a. Memastikan persekitaran bersih, kemas dan selamat. b. Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik. c. Memastikan info yang dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini.

F3 Pusat Kesihatan

a. Memastikan persekitaran bersih, kemas dan selamat. b. Memastikan semua peralatan asas berada dalam keadaan baik dan tersusun.

F4 Kafeteria

a. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat. b. Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik. c. Memastikan susunan perabot kemas.

F5 Garaj

a. Memastikan persekitaran garaj bersih, kemas dan selamat. b. Memastikan petak parkir kenderaan disediakan.

14 /16

F6 Premis perniagaan

a. Memastikan persekitaran premis bersih, kemas dan selamat. b. Menyediakan etika dan peraturan yang perlu dipatuhi penyewa.

F7 Asrama

a. Memastikan persekitaran asrama bersih, kemas dan selamat. b. Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik. c. Memastikan susunan perabot kemas.

F8 Padang

a. Memastikan kawasan padang bersih dan dalam keadaan baik. b. Memastikan rumput di kawasan padang pendek.

F9 Gelanggang

a. Memastikan kawasan gelanggang bersih, dalam keadaan baik dan selamat digunakan b. Menyedia dan memaparkan peraturan/etika penggunaan gelanggang. c. Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik.

F10 Gimnasium

a. Memastikan kawasan gimnasium bersih dan dalam keadaan baik. B. Memastikan peralatan gimnasium berada dalam keadaan bersih, tersusun dan selamat digunakan.

F11 Bengkel

a. Memastikan persekitaran bengkel bersih, kemas dan selamat. B. Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik dan tersusun. C. Memaparkan tatacara penggunaan alatan yang bersesuaian.

F12 Makmal bahasa

a. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat. b. Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik. c. Memastikan maklumat yang berkaitan dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini. d. Memastikan setiap komputer mempunyai nombor siri.

F13 Makmal sains

a. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat. b. Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik. c. Memastikan maklumat yang berkaitan dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini. d. Memastikan sinki dan paip bersih, boleh digunakan dan tidak tersumbat. e. Memastikan saluran gas bersih dan selamat digunakan. f. Memastikan kabinet berada dalam keadaan

15 /16

bersih.

F14 Makmal komputer

a. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat. b. Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik. c. Memastikan maklumat yang berkaitan dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini. d. Memastikan setiap komputer mempunyai nombor siri.

F15 Bilik kuarantin

a. Memastikan persekitaran bersih, kemas dan selamat. b. Memastikan semua peralatan asas berada dalam keadaan baik dan tersusun.

F16 Stor peralatan

a. Memastikan persekitaran stor bersih, kemas dan selamat. b. Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik dan tersusun.

F17 Bilik kebal

a. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat. b. Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik. c. Memastikan info yang dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini.

F18 Galeri

a. Memastikan persekitaran galeri bersih, kemas dan selamat. b. Memastikan bahan pameran berada dalam keadaan baik. c. Memastikan maklumat bahan pameran dipamerkan dalam keadaan baik.

F19 Bilik kaunseling

a. Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.b. Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik.c. Memastikan susunan perabot kemas dan teratur.

F20 Koperasi

a. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat. b. Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik. c. Memastikan info yang dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini.

16 /16

d. Memastikan kaunter bayaran dan rak-rak dalam keadaan bersih, kemas dan selamat.

F21 Bilik AV

a. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat. b. Memastikan info yang dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini. c. Memastikan peralatan dan kelengkapan AV dalam keadaan baik dan boleh digunakan.