Garis Panduan Emel Selangor

7/30/2019 Garis Panduan Emel Selangor

1/10

Garis Panduan Pengurusan emel Jabatan Pelajaran Selangor dan Sekolah-Sekolah Negeri Selangor ppkjps2012

GARIS PANDUAN

PENGGUNAAN DAN PENGURUSAN EMEL

JABATAN PELAJARAN NEGERI SELANGOR

DAN

SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI SELANGOR


2/10


1

1. PENGENALAN

Mel elektronik atau emel adalah merupakan aplikasi yang membolehkan

pengguna berkomunikasi antara satu dengan lain dalam bentuk mesej

elektronik. Setiap penjawat awam mempunyai emel rasmi yang digunakan

untuk tujuan rasmi dan didaftarkan di bawah agensi Kerajaan. Emel rasmi

boleh dibahagikan kepada dua kategori iaitu emel rahsia rasmi dan emel

bukan rahsia rasmi.

(a) Emel Rahsia Rasmi

Emel yang mengandungi maklumat atau perkara rahsia rasmi yang

mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan yang

dikelaskan mengikut pengelasannya sama ada Terhad atau Sulit.

Maklumat Rahsia atau Rahsia Besar TIDAK boleh dihantar melalui

emel.

(b) Emel Bukan Rahsia Rasmi

Emel yang tidak mengandungi maklumat atau perkara rahsia rasmi.

Semua warga Jabatan Pelajaran Negeri Selangor dan sekolah-sekolah seluruh

negeri Selangor telah diberi kemudahan emel mengikut kelayakannya. Setiap

warga adalah bertanggungjawab kepada emel masing-masing dan perlu

mematuhi etika seperti yang dinyatakan dalam - Perkara 04 Pengurusan emel

dan Penggunaan Internet.

1.1 Tujuan

Tujuan Garis Panduan Penggunaan dan Pengurusan emel adalah untuk:

(a) Menerangkan dengan lebih terperinci tatacara penggunaan dan

pengurusan emel kepada semua pegawai, kakitangan di Jabatan

Pelajaran Negeri Selangordan sekolah-sekolah di negeri Selangor


3/10


4/10


3

2. PENGGUNAAN EMEL

Warga Jabatan Pelajaran Negeri Selangor dan Pentadbir di Sekolah

haruslah menggunakan emel secara bertanggungjawab berlandaskan

undang-undang negara, peraturan-peraturan Perkhidmatan Awam, Polisi ICT

Perbendaharaan serta mengikut etika emel yang bersopan. Panduan dan

etika penggunaan emel yang harus diamalkan adalah seperti berikut:

(a) Memastikan penghantaran emel rasmi menggunakan akaun emel rasmi

dan alamat emel penerima yang betul;

(b) Segala urusan rasmi adalah dilarang menggunakan alamat emel

persendirian seperti yahoo.com, gmail.com, streamyx.com.my dan

sebagainya;

(c) Mengutamakan penggunaan emel sebagai media komunikasi untuk

urusan dalaman agensi atau dengan pelanggan luar;

d) Memastikan setiap emel rasmi dibalas dengan kadar segera selewat-

lewatnya 1 hari dari tarikh emel berkenaan diterima;

(e) Memastikan setiap emel mempunyai tajuk yang sesuai dengan

kandungan emel;

(f) Menulis jawapan di bahagian atas mesej emel;

(g) Penggunaan huruf besar kandungan emel adalah tidak digalakkan

dan dianggap tidak beretika. Sebaik-baiknya, gunakan gabungan huruf

besar dan huruf kecil;

(h) Menggunakan bahasa dan ayat yang jelas, tepat dan mudah difahami

oleh penerima;


5/10


4

(i) Menggunakan bahasa formal di dalam emel rasmi;

(j) Menggunakan kemudahan Reply untuk menjawab emel tanpa

sebarang perubahan kandungan asal emel;

(k) Memastikan kemudahan Reply To All digunakan jika jawapan perlu

disalin kepada semua penerima emel; ELAKKAN daripada menggunakan

Reply to All kerana ia akan membanjiri inbox pengguna emel yang lain

(l) Tidak menggunakan kemudahan Auto-Reply

(m) Menggunakan kemudahan Forward untuk memanjangkan emel

kepada penerima lain tanpa sebarang perubahan;

(n) Memastikan kemudahan salinan kepada (cc) jika sesuatu emel perlu

dimaklumkan kepada penerima yang berkaitan sahaja;

(p) Memastikan kemudahan blind cc (bcc) digunakan bagi tujuan khusus

dan terkawal (bukan sewenang-wenangnya).

2.1 Saiz Emel

Saiz maksimum emel (termasuk kepilan) samada untuk dihantar atau

diterima adalah 10 MB. Jika saiz emel adalah agak besar, pengguna

disarankan supaya menggunakan kaedah pemampatan (compression) bagi

mengurangkan saiz fail contohnya menggunakan perisian winzip.

2.2 Fail Kepilan

Sebarang fail yang dihantar harus dilakukan pengimbasan scanning

dengan mesin pengimbas sebelum dikepilkan untuk dihantar kepada

penerima bagi menjamin keselamatan dan mengelakkan sebarang

perubahan maklumat. Tujuannya adalah untuk menjadikan dokumen atau

surat yang dihantar sebagai fail PDF atau Jpeg agar isi kandung surat

tidak boleh diubah.


6/10


5

2.3 Pengimbasan Fail Kepilan

Pengguna hendaklah sentiasa mengimbas fail yang diterima sebelum

membukanya. Pengguna juga hendaklah memastikan fail yang akan dihantar

melalui emel adalah bebas dari virus.

2.4 Penerimaan Emel Tanpa Diminta (UnsolicitedEmail)

Pengguna seharusnya mengelakkan dari membuka emel daripada

penghantar yang tidak diketahui atau diragui. Ini bagi melindungi pengguna

serta aset ICT Jabatan Pelajaran Negeri Selangor dan sekolah daripada

aktiviti yang tidak diingini seperti phishing, ancaman virus, spamming, dan

lain-lain malware. Pihak pengurusan emel (@btpnsel.edu.my) akan menapis

terlebih dahulu emel yang akan dihantar ke sekolah secara pukal. Ini adalah

untuk menggelakkan emel-emel sampah.

2.5 Mengenal Pasti Identiti Pengguna

Pengguna perlu mengenalpasti dan mengesahkan identiti pihak yang

berkomunikasi dengannya sebelum meneruskan komunikasi dan transaksi

maklumat melalui emel. Ini bertujuan untuk melindungi maklumat Kerajaan

daripada sebarang bentuk penyalahgunaan.

2.6 Katalaluan

Katalaluan adalah rahsia dan tidak boleh didedahkan kepada orang lain. Ia

perlu ditukar setiap 3 bulan. Pengguna disarankan untuk menggunakan

katalaluan kukuh yang mempunyai ciri-ciri berikut:

(a) Mestilah sekurang-kurangnya terdiri daripada 12 aksara, lebih baik

dengan kombinasi alphanumericdan simbol. (contoh: ?nokia.#3$).

(b) Pengguna dilarang menggunakan katalaluan yang sama dengan akaun

emel (id pengguna).


7/10


6

2.7 Pengesanan Virus

Pentadbir emel hendaklah dimaklumi segera sekiranya disyaki ada serangan virus

dimana pengguna menerima mesej dari sistem mengenai bounced mailyang pengguna

sendiri tidak hantar.

2.8 Perkara Yang Dilarang Dalam Penggunaan Emel

Pengguna adalah dilarang daripada melakukan sebarang aktiviti berikut :-

(a) Menggunakan emel untuk menghantar bahan-bahan yang salah di sisi

undang-undang seperti bahan lucah, perjudian, jenayah, cetak rompak

atau apa-apa maklumat yang menjejaskan reputasi Perbendaharaan

dan Perkhidmatan Awam;

(b) Menggunakan emel rasmi untuk tujuan peribadi, komersial atau politik;

(c) Menghantar emel sampah (junk mail) dan emel spam;

(d) Menyebarkan kod perosak seperti virus, worm, dan trojan horse yang

boleh merosakkan sistem komputer dan maklumat pengguna lain;

(e) Menyimpan dan memuat turun bahan yang mempunyai hakcipta,

termasuk yang dimuat turun dari Internet ke dalam sistem emel

Perbendaharaan Malaysia atau menyebarkan kepada pihak lain tanpa

mendapat kebenaran terlebih dahulu daripada pemilik hak cipta yang

berkenaan;

(f) Menggunakan akaun milik orang lain, berkongsi akaun atau memberi

akses akaun kepada orang lain untuk menjawab emel bagi pihaknya;

dan

(g) Menggunakan identiti palsu atau menyamar sebagai penghantar

maklumat yang sah.


8/10


9/10


8

3.4 Backup Rekod Emel

Rekod emel penting yang telah berusia melebihi satu (1) tahun dan

berkemungkinan besar akan dirujuk semula haruslah di backup (eksportfolder)dan disimpan dalam storan PC atau luaran seperti pen drive atau

cakera padat (CD). Ini akan mengurangkan penggunaan mailboxdisamping

membuat backup sebagai langkah keselamatan. Terdapat dua pilihan Backup

iaitu:

(a) Menggunakan fungsi Preferences dan pilihan Import/Export. Sila rujuk

Lampiran 2.

(b) Memuat turun maklumat emel yang diterima dan di simpan pada dalamstoran PC atau luaran sepertipen drive atau cakera padat (CD).

4. TANGGUNGJAWAB PENGGUNA

Peraturan penggunaan dan pengurusan emel Jabatan Pelajaran Negeri

Selangor dan sekolah-sekolah di negeri Selangor ini adalah merupakan

peraturan yang menggariskan tatacara penggunaan dan pengurusan rekod-

rekod emel. Semua pengguna emel hendaklah mematuhi garis panduan ini.

6. KHIDMAT NASIHAT

Sebarang kemusykilan yang timbul berkaitan dengan garis panduan ini

hendaklah dirujuk kepada:-

1. Pentabdir emel Kementerian Pelajaran Malaysia (@moe.gov.my)Sektor Pengurusan Maklumat dan ICT

Jabatan Pelajaran Negeri Selangor

2. Pentadbiran emel Sekolah negeri Selangor (@btpnsel.edu.my)a) Unit Maklumat

Sektor Pengurusan Maklumat dan ICTJabatan Pelajaran Negeri Selangor

Alamat emel :[email protected]

b) Unit ICTBahagian Teknologi Pendidikan Negeri SelangorAlamat emel : [email protected]
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]


10/10


9

RUJUKAN:

1. Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU rujukan MAMPU.BDPICT.700-2/36(1):Pemantapan Penggunaan dan Pengurusan Emel di Agensi-Agensi

Kerajaan - MAMPU, 1 Julai 2010.

2. Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU rujukan UPTM159/526/9 Jld.4 (60) :Langkah-Langkah Pemantapan Pelaksanaan Sistem Mel Elektronik DiAgensi-agensi Kerajaan- MAMPU, 23 Nov 2007.

3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2003 : GarisPanduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet Dan Emel DiAgensiAgensi Kerajaan - MAMPU, 2003

4. Malaysian Public Sector Management of Information & CommunicationsTechnology Security Handbook (MyMIS) - MAMPU, 15 Januari 2002
http://www.mampu.gov.my/pdf/arahankp1107.pdfhttp://www.mampu.gov.my/pdf/arahankp1107.pdfhttp://www.mampu.gov.my/pdf/arahankp1107.pdfhttp://www.mampu.gov.my/pdf/arahankp1107.pdfhttp://www.mampu.gov.my/pdf/arahankp1107.pdfhttp://www.mampu.gov.my/pdf/arahankp1107.pdfhttp://www.mampu.gov.my/pdf/arahankp1107.pdf

Garis Panduan Emel Selangor

Documents

Transcript of Garis Panduan Emel Selangor