PEKELILING BENDAHARI BIL: 9/2006

PEJABAT BENDAHARI

Rujukan Fail : 100-BBI(PTA.6/6) Tarikh Kuatkuasa : 17 Ogos 2006 Dekan Fakulti / Ketua Bahagian / Pusat / Akademi UiTM Shah Alam Pengarah Kampus Cawangan Ketua Bahagian/Unit Kewangan Zon, Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam Ketua Pejabat Bendahari UiTM Kampus Cawangan Y.Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan,

GARIS PANDUAN LAWATAN KE LUAR NEGARA KERANA PEROLEHAN KERAJAAN

1.0 TUJUAN

Pekeliling ini dikeluarkan untuk : 1.1 Menyediakan garis panduan mengenai lawatan ke luar negara kerana

perolehan barangan, perkhidmatan dan kelengkapan atau yang

berkaitan dengannya kepada semua Bahagian/Fakulti/Cawangan.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Di dapati bahawa ada Bahagian/Fakulti/Cawangan dari semasa ke

semasa menerima jemputan dari syarikat bagi pegawai-pegawai UiTM

membuat lawatan ke luar negara samada semasa tender dipelawa,

selepas persetujuan tender atau pada bila-bila masa. Terdapat di antara

lawatan itu ditanggung oleh syarikat pembekal dan sebahagiannya

ditanggung oleh Universiti. Ada lawatan dibuat dengan mendapatkan

kebenaran Universiti/Perbendaharaan dan ada lawatan dibuat mungkin

tanpa kebenaran. 1

2

2.2 Bagi memperjelaskan syarat-syarat yang perlu dipatuhi untuk lawatan ke

luar negara untuk urusan perolehan, Perbendaharaan telah

mengeluarkan Surat Pekeliling Bil. 11 tahun 1995 dan Pindaan Pertama

Surat Pekeliling berkenaan bertarikh 14 Jun 1996.

3.0 JENIS LAWATAN

3.1 Bentuk lawatan boleh dibahagi kepada tiga (3) kumpulan utama iaitu :

3.1.1 Lawatan Sebelum Perolehan i) Lawatan Penilaian Tender bagi meninjau / menilai

keupayaan petender dan prestasi barangan / kelengkapan

yang ditawarkan.

ii) Lawatan Kilang pada peringkat perancangan perolehan

bertujuan meneliti keupayaan, kualiti, fungsi, proses

buatan mengikut sesuatu standards.

iii) Lawatan Familiarisasi bagi memberi pendedahan tentang

barangan, operasi, tatacara berkaitan perolehan yang

dilaksanakan di luar negara.

3.1.2 Pemeriksaan sebelum penerimaan bagi mengesahkan barangan /

kelengkapan menepati spesifikasi yang ditetapkan di dalam

kontrak berkenaan.

3.1.3 Latihan teknikal bagi manafaat perpindahan teknologi,

mempelajari kegunaan dan penyenggaraan kelengkapan seperti

yang termaktub di dalam kontrak.

3

4.0 SYARAT-SYARAT LAWATAN

4.1 Bagi membolehkan pertimbangan dan kelulusan permohonan untuk

membuat lawatan yang telah ditakrif seperti di para 3 dibuat,

Bahagian/Fakulti/Cawangan hendaklah mematuhi syarat-syarat yang

ditetapkan seperti berikut :

4.1.1 Syarat-syarat Umum

i) Tanggungan oleh syarikat bagi lawatan ke luar negara

melalui obligasi kontrak tidak dibenarkan sama sekali .

ii) Pembiayaan lawatan hendaklah ditanggung secara

berasingan melalui peruntukan Vot Jabatan bagi semua

jenis lawatan yang dimaksudkan seperti di para 3 di atas.

Peruntukan hendaklah dipohon dan diperolehi dari

Perbendaharaan pada setiap tahun belanjawan dibuat.

Bagi Bahagian/Fakulti/Cawangan yang tidak memohon

peruntukan untuk lawatan semasa penyediaan

belanjawan/ tidak mempunyai peruntukan semasa untuk

membiayai lawatan, permohonan peruntukan bagi

menampung perbelanjaan lawatan ke luar negara

hendaklah dikemukakan ke Pejabat Canseleri untuk

pertimbangan dan kelulusan Naib Canselor.

iii) Bilangan dan komposisi pegawai-pegawai yang hendak

membuat lawatan hendaklah dihadkan kepada yang perlu

sahaja serta berkaitan dengan kepakaran teknikal

perolehan berkenaan dan terdiri daripada sekurang-

kurangnya seorang pegawai yang terlibat dalam perolehan

dan seorang pegawai teknikal.

4

Sekiranya rombongan melebihi dua (2) orang, komposisi

pegawai hendaklah terdiri dari majoriti pegawai-pegawai

teknikal.

iv) Mempunyai peruntukan yang mencukupi. v) Mempunyai justifikasi perlunya lawatan dibuat. vi) Pegawai-pegawai yang menyertai lawatan mempunyai

kaitan dengan bidang tugasnya.

vii) Lawatan bertujuan untuk kepentingan Universiti dan

berkaitan tanggungjawab serta tugas-tugas tertentu.

5.0 KUASA MELULUS

5.1 Naib Canselor adalah diberikuasa untuk meluluskan semua permohonan

perjalanan tugas rasmi ke luar negara staf UiTM tidak termasuk Naib

Canselor dan Timbalan-Timbalan Naib Canselor selaras dengan

penurunan kuasa Perbendaharaan kepada Pegawai Pengawal

meluluskan perjalanan tugas rasmi ke luar negara bagi pegawai-

pegawai IPTA (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2002).

5.2 Bagi perjalanan tugas rasmi ke luar negara Naib Canselor dan

Timbalan-Timbalan Naib Canselor, permohonan perlu mendapat

kelulusan daripada Ketua Setiausaha Kementerian Pengajian Tinggi.

5.3 Walau bagaimanapun, untuk lawatan ke luar negara bagi tujuan

perolehan seperti yang dinyatakan di para 3, kelulusan permohonan perlu diperolehi dari Perbendaharaan setelah mendapat kelulusan serta perakuan dari Naib Canselor (Pekeliling

Naib Canselor Bil. 4/2005, Surat KPT KP.(PT)(BPK)7555/1/A Jld. 15

(14) bertarikh 26 November 2005 dan Pindaan Pertama Surat Pekeliling

Bil. 11 tahun 1995 bertarikh 14 Jun 1996)

5

6.0 TEMPOH LAWATAN

6.1 Tempoh lawatan yang dibenarkan adalah tidak lebih dari 7 hari bekerja

(tidak termasuk hari perjalanan). Bagi lawatan yang dibuat lebih dari

tempoh tersebut, pengecualian hendaklah dipohon dari

Perbendaharaan.

7.0 CARA-CARA MENGEMUKAKAN PERMOHONAN 7.1 Permohonan hendaklah dibuat dengan mengisi dengan lengkap borang

seperti di Lampiran A beserta kertas kerja terperinci mengenai justifikasi

lawatan yang diperlukan.

7.2 Borang yang telah lengkap hendaklah dikemukakan ke Pejabat

Canseleri tidak kurang dari 6 minggu dari tarikh perjalanan untuk

pertimbangan Naib Canselor sebelum dimajukan ke Perbendaharaan.

7.3 Permohonan perlu sampai ke Perbendaharaan tidak kurang dari 21 hari

sebelum tarikh perjalanan

7.4 Sesalinan surat kelulusan dari Naib Canselor hendaklah dikemukakan

beserta dengan Borang Permohonan kepada Bahagian Pengurusan

Perolehan , Pejabat Bendahari untuk dimajukan ke Perbendaharaan

8.0 LAPORAN LAWATAN 8.1 Pegawai-pegawai yang membuat lawatan hendaklah menyediakan

laporan penuh mengenai lawatan. Satu (1) salinan laporan ini hendaklah

dikemukakan kepada Perbendaharaan selewat-lewatnya sebulan

selepas tarikh lawatan.

8.2 Kegagalan pegawai mengemukakan laporan akan memberikan implikasi

kelulusan permohonan lawatan perolehan di masa-masa yang akan

datang

.

9.0 KUATKUASA

9.1 Peraturan ini berkuatkuasa serta-merta. Yang benar, SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA

6