AP 96(a) – 1/2019

GARIS PANDUAN TATACARA PENGURUSAN BAYARAN DI BAWAH AP 96(a-c) MENGELUARKAN WANG UNTUK DIBAHAGI-BAHAGIKAN

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI PERAK 2019

AP 96(a) – 1/2019

1. TATACARA MENGELUARKAN WANG UNTUK DIBAHAGI-BAHAGIKAN

1.1 Tatacara Permohonan

1.1.1 PTJ perlu mendapatkan kelulusan AO sebelum menyediakan Arahan

Pembayaran.

1.1.2 PTJ hendaklah mengemukakan surat iringan dan Borang Permohonan

Bayaran di bawah AP 96(a) seperti di Lampiran C1 (2 salinan) yang telah

ditandatangan oleh Ketua Jabatan dan disertakan dengan dokumen

sokongan yang berkaitan bagi menyokong pembayaran tersebut.

1.1.3 Dokumen sokongan daripada Kementerian/ Jabatan berkenaan

permohonan AP 96(a) yang perlu dikemukakan seperti berikut:

(1) Kelulusan Jemaah Menteri (jika berkaitan)/ Pegawai Pengawal/

Ketua Jabatan; atau Kertas Kerja Program; atau Minit Mesyuarat

Kementerian / Jabatan (2) Kelulusan khas daripada Perbendaharaan berhubung penetapan

kadar (jika berkaitan); atau (3) Arahan Amanah (bagi perbelanjaan yang dibuat melalui Akaun

Amanah);

1.1.4 Permohonan hendaklah dikemukakan kepada Unit Pengurusan Dana,

JANM Negeri Perak selewat - lewatnya 14 hari sebelum tarikh agihan

wang tunai diagihkan (tarikh pembayaran tunai).

1.1.5 Satu (1) Salinan Borang AK52 perlu dilampirkan bersama-sama

permohonan.

1.1.6 Satu borang permohonan adalah untuk satu arahan pembayaran dan bagi

satu aktiviti atau program sahaja.

1.1.7 Permohonan pembayaran tunai di bawah Arahan Perbendaharaan 96 ini

terpakai hanya bagi kes pembayaran yang tidak boleh / tidak

praktikal untuk dilaksanakan melalui bayaran secara elektronik

kepada penerima.

1.1.8 Permohonan serta Borang Permohonan Pembayaran Di Bawah Arahan

Perbendaharaan 96 (Lampiran C1) yang tidak lengkap akan ditolak /

dikuiri.

1.1.9 Semua salinan dokumen perlu disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa.

1.2 Penyediaan Arahan Pembayaran

1.2.1 Menyediakan Arahan Pembayaran Tanpa Pesanan Kerajaan.

1.2.2 Arahan Pembayaran hanya boleh disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari

sebelum tarikh tunai diagihkan (tarikh pembayaran tunai).

1.2.3 Kaedah bayaran adalah melalui Pindahan Dana Elektronik (EFT) ke atas

nama jawatan Ketua Jabatan. Bayaran melalui Pindahan Dana Elektronik

(EFT) hendaklah dilakukan melalui Akaun Bank Transit JANM Negeri

Perak.

1.2.4 Pastikan ruangan AP 96(a) ditandakan pada Arahan Pembayaran.

1.2.5 Mencatatkan keterangan bayaran, nombor dan tarikh surat kelulusan AP

96(a) di perihal Arahan Pembayaran.

Contoh : AP96(a) – Bayaran hadiah kepada Pemenang Program Sukan Belia pada 24 September 2016. ANM.PK.B/600-6/4 Jilid 7 (34) bertarikh 8 Oktober 2016.

1.2.6 Mengemukakan Borang Maklumat EFT Arahan Pembayaran Di Bawah AP

96(a) di Lampiran C2 kepada JANM Negeri Perak selewat-lewatnya tiga (3)

hari setelah maklumat EFT diperoleh .

1.3 Mengeluarkan Wang Tunai Untuk Dibahagi-Bahagikan

1.3.1 Bagi tujuan mengambil tunai di bank, Salinan Arahan Pembayaran

hendaklah disahkan oleh Pegawai Pengesah selaras dengan kuasa yang

diberi di bawah AK52 di PTJ dan diperakui sah (endorsed) oleh JANM

Negeri Perak. Sila pastikan Borang AK52 sentiasa dikemaskini supaya

tidak berlaku masalah untuk mendapatkan tunai tersebut.

1.3.2 PTJ perlu memastikan wang tunai disimpan dengan selamat seperti yang digariskan dalam AP 126 dan lain-lain peraturan yang berkaitan.

1.3.3 PTJ perlu memastikan urusan pengangkutan wang tunai dan

tanggungjawab wang tunai dalam perjalanan adalah selaras dengan AP 136 dan AP 137.

1.3.4 PTJ perlu memastikan pengagihan wang kepada penerima mengikut tarikh

agihan dan dilakukan oleh pegawai yang dibenarkan.

1.3.5 PTJ perlu memastikan wang tunai diagih kepada penerima bayaran yang

sepatutnya dan penerima bayaran hendaklah menandatangani /

menurunkan cap jari di dalam Penyata Penerimaan Wang Tunai seperti

format di Lampiran C3. Seorang pegawai lain hendaklah menjadi saksi

semasa agihan tunai dibuat dan menandatangani penyata tersebut.

1.3.6 Sekiranya wakil menerima wang bagi pihak individu, surat kuasa secara

bertulis hendaklah disertakan.

1.3.7 PTJ hendaklah menyimpan selamat Penyata Penerimaan Wang Bayaran

Di Bawah AP96(a) bersama Arahan Pembayaran dan dokumen sokongan

yang berkaitan.

1.4 Mengakaunkan Semula Lebihan Wang yang Tidak Dibahagi-bahagikan.

1.4.1 PTJ perlu memasukkan wang tunai yang tidak dapat diagihkan ke dalam bank kerajaan dalam tempoh 21 hari dari tarikh EFT dengan menyediakan Resit Rasmi beserta Penyata Pemungut untuk dikreditkan ke Akaun Terimaan JANM Negeri Perak.

1.4.2 Salinan Resit Rasmi dan Penyata Pemungut, Penyata Penerimaan Wang

Bayaran Di Bawah AP96(a) seperti Lampiran C3 dan Salinan Arahan Pembayaran hendaklah dikemukakan dalam tempoh 21 hari kepada JANM Negeri Perak.

2. LAPORAN DAN DAFTAR

PTJ hendaklah menyediakan dan menyemak daftar berkaitan bagi memastikan

pembayaran melibatkan Wang Tunai dibahagi-bahagikan di bawah AP 96 adalah teratur

dan betul iaitu:

2.1 Daftar Pembayaran bawah AP 98 – PTJ di Lampiran C5 3. TATACARA MENGISI BORANG LAMPIRAN C5 – Daftar Pembayaran Di Bawah AP98

3.1 Contoh Lampiran C5 - Daftar Pembayaran Di Bawah AP98 3.2 Contoh Salinan Arahan Pembayaran 3.3 Contoh Penyata Penerimaan Wang Tunai 3.4 Contoh Borang Kuasa Tetap (AK52)

SPANM BIL. 7/ 2018

LAMPIRAN C5: DAFTAR PEMBAYARAN DI BAWAH AP 98

DAFTAR PEMBAYARAN DI BAWAH AP 98

Bil.

No. Arahan Pembayaran

Perihal Ringkas Amaun (RM)

Tarikh Diperakui

Sah

(a)

Tandatangan Ringkas

Pegawai yang Memperakui

(b)

No EFT / Cek

Tarikh Terima Tunai

Tandatangan Pegawai

Yang Menerima

Wang Tunai / Cek

Tarikh Bayaran

Sempurna

(c)

Tandatangan Ringkas

(d)

1. 12000439

WANG SAKU PENGHUNI

BERSEKOLAH 12/2018

7,161.00 5/12/2018 Ngafifah 20181008681

2981267 19/12/2018 Man 19/12/2018 Zaharah

Nota :

(a) Tarikh Diperakui Sah adalah Tarikh Peraku II Arahan Pembayaran (b) Tandatangan Ringkas Pegawai yang Memperakui adalah Tandatangan pegawai Peraku II Arahan Pembayaran (c) Tarikh Bayaran Sempurna adalah tarikh bayaran sempurna diagihkan kepada penerima bayaran (d) Tandatangan Ringkas adalah tandatangan pegawai yang menyempurnakan bayaran kepada penerima bayaran

CONTOH

KERAJAAN MALAYSIA (Kew. 304E - Pin 1/09)

ARAHAN PEMBAYARAN Muka surat 1/2

Tahun Kewangan 2018

Jenis Urusniaga

Pejabat Perakaunan

No. Dokumen Tarikh Dokumen Tarikh Dokumen Diterima Bulan Perakaunan AP 96 (a)

AP 58 (a)

K2 1008 12000439 04.12.2018 04.12.2018 12 X

Kod Pegawai Pengawal Pembayar D9 KETUA SETIAUSAHA, KEMENTERIAN PEMBANGUNAN WANITA, KELUARGA DAN MASYARAKAT

Kod Kump. PTJ & XXXXXXXXX

KUMPULAN PTJ KEMENTERIAN PEMBANGUNAN WANITA,KELUARGA DAN MASYARAKAT

PTJ Pembayar

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Kontraktor Utama

No. Pendaftaran/ No ID

Nama Penerima XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

No. Pendaftaran/ No ID XXXXXXXXXXXXX

JALAN IPOH

Alamat Penerima 33000 KUALA KANGSAR PERAK, MALAYSIA

E-mel Penerima XXXXXXXXXXXXXX No. H/P No. Faks. 057765551 No. Gaji

Kod dan Nama Bank AIBBMYKL AFFIN ISLAMIC BANK BERHAD No. Akaun Bank XXXXXXXXXXX Penerima Penerima

MAKLUMAT BAYARAN Berganda(Bil.) 1 No . EFT/Cek/Bank Draf/TT 201810086812981267 Tarikh 13.12.2018

Perihal Bayaran

AP96 - BYRN WANGSAKU PENGHUNI BERSEKOLAH 12/2018 ANM.PK D/600-6/4/21 (24) BERTARIKH 30.11.18

Pesanan / Kebenaran Nota Penerimaan Invois Pembekal

Tarikh No. Rujukan

Amaun (RM) Tarikh No. Rujukan Kuantiti Tarikh No. Rujukan Amaun

(RM)

04.12.2018 WSB-12/2018 7,161.00

Jumlah Jumlah Jumlah 7,161.00

URUSNIAGA DIMASUK KIRA KE DALAM AKAUN DI BAWAH

KOD DIPERTANGGUNG

Bil. Pegawai Kump. PTJ & PTJ

Vot/ Dana Program/ Projek Setia Sub CP Kod Akaun Amaun

(RM)

Pengawal Aktiviti Setia

1 D9 50010101 B48 030500 B0442901 7,161.00

JUMLAH PERLU DIBAYAR 7,161.00

Amaun : Ringgit Malaysia Tujuh Ribu Satu Ratus Enam Puluh Satu sahaja

Penyedia XXXXXXXXXXXXXXX AP 95 dipatuhi

Jawatan

XXXXXXXXXXXXXXXX Tarikh 04.12.2018

Perakuan I XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX AP 95, AP 99 dan AP 102 dipatuhi

Jawatan

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Tarikh 04.12.2018

Perakuan II NGAFIFAH AP 95, AP 99 dan AP 102 dipatuhi

Jawatan

PEGAWAI PEMBANGUNAN MASYARAKAT Tarikh 05.12.2018

Dibatalkan oleh

Jawatan Tarikh

CONTOH

CONTOH

CONTOH