NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 1 drp. 4

SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB

1.0

Penyediaan Pelarasan Mengikut Modul.

PA/PTK

1.1 Modul General Ledger (GL)

a) Penyediaan jernal melalui modul General Ledger hendaklah dilakukan bagi pelarasan yang melibatkan kumpulanwang 01, 02, 09 dan 10. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Jernal (UPM/OPR/BEN/AK024/AKN)

1.2 Modul Project Costing (PC)

a) Penyediaan Multiple Journal melalui modul Project Costing hendaklah dilakukan bagi pelarasan yang melibatkan semua kod projek dibawah siri :-

i) 5XXXXXX - Projek IRPA ii) 61XXXXX - Tabung Pusingan iii) 62XXXXX - Lain-Lain Akaun Amanah iv) 63XXXXX - Projek Pegawai Akademik v) 64XXXXX - Konferensi/Kursus/Bengkel/Seminar vi) 65XXXXX - Sumbangan/Bantuan/Lawatan Sambil Belajar vii) 66XXXXX - Akaun Khas viii) 67XXXXX - Akaun Amanah Perundingan ix) 68XXXXX - Kemudahan Penginapan dan Rekreasi xi) 7XXXXXX - Projek Pembangunan xii) 8XXXXXX - Akaun Pelaburan/Simpanan Tetap

Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Jernal (UPM/OPR/BEN/AK024/AKN)

1.3 Modul Cash Book (CB)

a) Penyediaan jernal melalui modul Cash Book hendaklah dilakukan bagi pelarasan yang melibatkan semua akaun bank seperti berikut :-

i) A11101 – BCB Am ii) A11103 – Channel-E iii) A11104 – Yuran Ideal iv) A11108 – BCBB-Credit Card

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: OPR/BEN/GP020/AKN

GARIS PANDUAN TRANSAKSI PELARASAN (JERNAL)

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 2 drp. 4

Rujuk Arahan Kerja Pelarasan Melalui Modul Cash Book (UPM/OPR/BEN/AK026/AKN)

1.4 Modul Payables

a) Penyediaan jernal melalui modul Payables hendaklah dilakukan bagi pelarasan yang melibatkan akaun kawalan pemiutang(L11000) sama ada melalui proses adjustment, credit note atau debit note. Rujuk Arahan Kerja Pembetulan/Pembatalan Invois Pembekal Melalui AP Adjustment (UPM/OPR/BEN/AK010/AKN).

1.5 Modul Receivables

a) Penyediaan jernal melalui modul Receivables hendaklah dilakukan bagi pelarasan yang melibatkan akaun kawalan penghutang (A21000) samada melalui proses adjustment, debit Note dan credit Note. Rujuk Arahan Kerja Pembetulan/Pembatalan Inbois (AR Adjustment)-(UPM/OPR/BEN/AK015/AKN).

1.6 Modul Claim_Advance

a) Penyediaan jernal melalui modul Claim_Advance hendaklah dilakukan bagi pelarasan yang melibatkan akaun kawalan pendahuluan (A61500 dan A61900), melalui proses adjustment. Rujuk Arahan Kerja Pelarasan Melalui Claim_Advance Adjustment/Claim_Advance Payroll Deduction (UPM/OPR/BEN/AK030/AKN)

1.7 Student Accounting System (SAS)

a) Penyediaan jernal melalui modul SAS hendaklah dilakukan bagi pelarasan yang melibatkan akaun kawalan siberhutang pelajar (A21001, A21007 dan A23000), sama ada melalui proses Automatic Fees Charging (AFC), Debit Note dan Credit Note. Rujuk Arahan Kerja Automatic Fees Charging (AFC) melalui Student Accounting Systems (SAS)-(UPM/OPR/BEN/AK019/AKN)

2.0 Cetak Transaksi

PA/PTK

2.1 Cetak transaksi mengikut modul yang digunakan seperti di Para 1.1 hingga 1.7 di atas.

3.0 Pengesahan dan Kelulusan Transaksi

TB/PB/PA/PTK

3.1 Pastikan dokumen sokongan yang berkaitan dilampirkan bersama transaksi jernal.

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 3 drp. 4

3.2

Cop pengesahan dan kelulusan pada laporan transaksi.

3.3 Dapatkan pengesahan dan kelulusan pegawai yang diberikuasa.

3.4 Lakukan pindaan sekiranya terdapat pembetulan kecuali bagi transaksi yang melibatkan pembatalan cek. Cetak transaksi yang terkini dan ulangi langkah 3.2 dan 3.3

4.0 Kemaskini Transaksi

4.1 Zon Kewangan/Seksyen hendaklah melakukan proses kemaskini bagi pelarasan yang dibuat melalui modul-modul berikut:-

PA Zon/Seksyen

a) Modul Payables b) Modul Receivables c) Modul Claim_Advance d) Student Accounting Systems

4.2 Kemukakan laporan transaksi beserta dokumen sokongan bagi pelarasan selain dari modul di 4.1a) hingga 4.1d) ke Seksyen Perakaunan Kewangan untuk dikemaskini kecuali bagi transaksi yang melibatkan pembatalan cek.

PTK

4.3 Kemaskini Transaksi Bayaran Gaji

PA

a) Bagi laporan transaksi yang melibatkan pembayaran gaji, pihak zon kewangan/seksyen perlu memaklumkan nombor rujukan Multiple Journal kepada Penolong Akauntan Seksyen Perakaunan Kewangan untuk dikemaskini.

b) Rekodkan nombor Multiple Journal ke dalam buku Daftar Terimaan Jernal (OPR/BEN/BD028/AKN) bagi transaksi yang berjaya dikemaskini.

c) Jika terdapat ralat, maklumkan semula kepada zon kewangan/seksyen untuk semakan semula dan ulangi langkah 4.3 a) dan 4.3 b)

d) Pastikan zon kewangan/seksyen mengemukakan laporan transaksi beserta dokumen sokongan yang telah dikemaskini.

e) Kemaskini tarikh penghantaran dokumen di dalam buku Daftar Terimaan Jernal (OPR/BEN/BD028/AKN).

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 4 drp. 4

5.0 Pemfailan

5.1 Zon kewangan/Seksyen hendaklah memfail pelarasan yang dilakukan melalui modul-modul berikut:-

PTK Zon/Seksyen

a)

Modul Payables

-

mengikut nombor siri di AP Adjustment

b) Modul Receivables - mengikut nombor siri di AR Adjustment

c) Student Accounting Systems - mengikut nombor siri bagi setiap jenis transaksi seperti Debit Note, Credit Note dan AFC.

d) Modul Claim_Advance - mengikut tarikh transaksi dibuat.

5.2 Pemfailan bagi modul selain dari 5.1 hendaklah diuruskan di Unit Cek, Seksyen Perakaunan Kewangan.

PTK

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL