LAMPIRAN A

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

/igg*{*i+.iSxfi+i1*.1:tl*:i'!xt1t6*tsfl r,:',r*rt*#'sstiir

GARIS PANDUANPENGURUSAN PELUPUSAN DAN HAPUS KIRAASET & STOK

YAN G ROSAK DAN HILANG AKIBAT BENCANA BANJIR

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELUPUSANDAN HAPUS KIRA ASET & STOK YANG ROSAK DAN HILANG AKIBAT

BENCANA BANJIR

PENDAHULUAN

Tujuan garis panduan ini diwujudkan bagi memberi panduan kepada semua PTJ untukmenyediakan satu laporan pelupusan aset dan stok yang rosak serta hilang akibatbanjir. Kesemua fasiliti Kementerian Kesihatan perlu mengikuti tatacara ini.

TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL

Pegawai Pemeriksa Aset, Pegawai Pemeriksa Pelupusan Stok dan Pegawai PenyiasatAset dan Stok di PTJ untuk melaksanakan perkara-perkara berikut:

i. Mengesahkan aset yang rosak dan tidak dapai digunakan serta tidak ekonomikdibaiki akibat banjir, yang disenaraikan oleh JKN/PTJ berdasarkan LaporanLembaga Pemeriksa Aset Alih (KEW.PA-17) bagi tujuan pelupusan.

ii. Mengesahkan stok yang rosak dan tidak boleh digunakan berdasarkan LaporanLembaga Pemeriksa Pelupusan Stok (KEW.PS-19) bagi tujuan pelupusan.

iii Mengesahkan aset dan stok yang tidak dapat dikesan dan hilang akibat banjirdan bukannya disebabkan unsur kecurian, kecuaian, penyelewengan danpenyalahgunaan penjawat awam dan orang awam bagi tujuan hapuskira.

iv. Membolehkan Kuasa Melulus melupuskan dan menghapuskira aset dan stoktersebut di bawah had bidang kuasa yang ditetapkan dalam P.U. (B) 485berdasarkan nilai perolehan asal.

v. Membolehkan Kuasa Melulus di peringkat Negeri, Kementerian danPerbendaharaan mengenal pasti nilai kerugian aset dan stok yang telahdilupuskan dan disyorkan hapuskira akibat banjir.

vi. Membolehkan pihak Kementerian menyediakan satu Pelan TindakanPencegahan dan Mitigasi bagi meminima kos kerugian aset dan stok yangmusnah dan rosak uniuk dilupuskan dan yang hilang akibat banjir pada masahadapan.

PENUTUP

Garis panduan ini perlu diikuti bagi memastikan prosedur pelupusan dan hapuskira asetdan stok yang rosak dan hilang akibat banjir dilaksanakan mengikut peraturanpengurusan aset yang berkuat kuasa.

GARIS PANDUAN BAGI PELUPUSAN ASET YANG ROSAK AKIBAT BANJIR

Mengenal pasti aset yang rosak,tidak boleh digunakan, tidakekonomik dibaiki dan musnah akibatbaniir vanq oerlu diluouskan

Pegawai Aset PTJ

2 Aset mekanikal, teknikal, elektrikal,elektronik dan perkakasan komputertidak perlu mendapatkan PerakuanPelupusan (KEW.PA-16)

DikecualikanTidak perludisediakan

Menyediakan dan mengesahkanmaklumat aset dalam LaporanLembaga Pemeriksa (KEW.PA-171.-i. Keterangan Asetii. Kuantitiiii. Tarikh Pembelianlv. Tempoh Digunakan /Disimpanv. Nilai Perolehan Asal, danvi. Nilai Semasa

KEW.PA-17 Pegawai Aset PTJ/Lembaga Pemeriksa

Pelupusan yangdilantik KSU

Nyatakansecaraanggaransekiranya tiadarekod

4 Menyemak KEW.PA-17. KEW.PA-17 Ketua Jabatan PTJ

5 Mengemukakan KEW.PA-17 kepadaKuasa Melulus peringkat KKM @Pe rben d a haraa n l\,4 alaysia

KEW.PA-17 Ketua Pasukan /Lembaga Pemeriksa

Pelupusan

6 Menerima dan merekodkanmaklumat KEW.PA-17 ke dalampengkalan data dan mengemukakanKEW.PA-17 dengan segera kepadaKuasa Melulus peringkat KKM @Perbendaharaan lVlalavsia

KEW.PA-17 Urus setia KKM /Kuasa Melulus KKM /

PerbendaharaanMalaysia

7 Memproses permohonan,mempertimbang danmenandatangani kelulusanpelupusan aset

KEW.PA-17 Urus setia KKM /Kuasa Melulus KKM /

PerbendaharaanMalaysia

I Mengemukakan kelulusanpelupusan keoada PTJ melalui JKN

Urus setia KKM

9 PTJ melaksanakan tindakanpelupusan mengikut kaedah yangdilu luskan

Pegawai Aset PTJ

10 l\/enyediakan Sijil Pelupusan AsetAlih Kerajaan (KEW.PA-19) denganmelampirkan Salinan:-- Resit jualan bagi pelupusan

secara jualan- Sijil Penyaksian Pemusnahan

(KEW.PA-18) bagi pelupusansecara musnah

KEW.PA-18KEW.PA.19

Pegawai Aset PTJ

11 Mengemukakan KEW.PA-1 Ibersama salinan dokumen berkaitankepada Kuasa Melulus.

KEW.PA-19 Pegawai Aset PTJ

ALIRAN KERJA PELUPUSAN

PERANAN

1+v

r.' l

I

I

Jt-;_lI'lIu+tf*t-Itr

IlrIl'l?V

TII

tTl

ASET ALIH KERAJAAN YANG ROSAK AKIBAT BENCANABANJIR

PROSES

Pegawai Aset

Peoawai Aset

Lembaga Pemeriksa

Ketua Pasukan /Lembaga Pemeriksa

Pelu pusa n

Urusetia KKM / KuasaMelulus KKM /

PerbendaharaanMalaysia

Urus Setia KKM / KuasaMelulus KKM /

PerbendaharaanMalaysia

Pegawai Aset JKN /Urusetia KKM

Pegawai Aset PTJ

Pegawai Aset PTJ

Pegawai Aset PTJ &Pegawai Aset JKN

Mengenalpasti aset yang rosak dan tidak boleh dibaiki akibatbanjir yang perlu dilupuskan

Menyediakan maklumat aset dalam Laporan LembagaPemeriksa (KEW. PA-1 7) seperti.-

i. Keterangan aset,ii. Kuantiti,iii. Tarikh Pembelian,iv. Tempoh d igu nakan/d isim pan.v. Nilai perolehan asal, danvi. Nilai semasa.

Lembaga Pemeriksa Pelupusan melaksanakan pemeriksaan

Mengemukakan KEW.PA-17 kepada Kuasa [,{elulus peringkatKKM @ Perbendaharaan Malaysia

Menerima dan merekodkan KEW.PA-17 ke dalam pengkalandata dan mengemukakan KEW.PA-17 dengan segera kepadaKuasa Melulus peringkat KKM @ Perbendaharaan Malaysia

Memproses permohonan, mempertimbang dan menandatanganikelulusan pelupusan

Mengemukakan kelulusan pelupusan kepada PTJ

PTJ melaksanakan tindakan pelupusan menglkut kaedah yangdiluluskan

Menyediakan Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW pA-19)dengan melampirkan salinan .-- Resit jualan

- Pelupusan secara jualan

- Sijil Penyaksian Pemusnahan (KEW.PA-18) -

pelupusansecara musnah

Mengemukakan KEW.PA-19 bersama salinan dokumenberkaiian kepada Kuasa Melulus.

GARIS PANDUAN BAGI PELUPUSAN STOK YANG ROSAK AKIBAT BANJIR

1 Mengenal pasti stok yang rosak dantidak boleh digunakan akibat banjir yangpedu dilupuskan

Pegawai Stor PTJ

2 Menyediakan maklumat stok dalamLaporan Lembaga PemeriksaPelupusan (KEW.PS-1 9):-

i. No. Kod Stokii. Perihal Stokiii. Tarikh Terimaiv. Tempoh Simpananv. Kuantitivi. Nilai Perolehan Asal (RM)vii. Justifikasi Pelupusanviii. Svor Kaedah Pelupusan

KEW.PS.'t9

Pegawai Stor PTJ /Pegawai Aset

Nyaiakan

anggaransekiranya tiadarekod

3 Lembaga Pemeriksa melakukanpemeriksaan

KEW.PS.19

LembagaPemeriksa

Pelupusan yangdilaniik KSU

4 Mengemukakan KEW.PS-19 kepadaKuasa Melulus peringkat KKM @Perbendaharaan Malaysia

KEW,PS.19

Ketua Pasukan /LembagaPemeriksa

5 Menerima dan merekodkan KEW.PS-19ke dalam pengkalan data danmengemukakan KEW.PS-19 dengansegera kepada Kuasa Melulusperingkat KKM atau PerbendaharaanMalaysia

KEW.PS-19

Urusetia KKI\/ /Kuasa Melulus

KKIVI /Perbendaharaan

Malaysia

6. Memproses permohonan,mempertimbang dan menandatanganikelulusan pelupusan stok

Urusetia KKM /Kuasa Melulus

KKM @Perbendaharaan

Malaysia

7 Mengemukakan kelulusan pelupusankepada PTJ

Pegawai Aset JKN/ Urusetia KKM

8 PTJ melaksanakan tindakan pelupusanmengikut kaedah yang diluluskan

Pegawai Aset /Stor PTJ

9 Menyediakan Sijil Pelupusan Aset AlihKerajaan (KEW.PA-19) denganmelampirkan Salinan.-- Sijil Penyaksian Pemusnahan

KEW.PA-18

KEW.PA-

Pegawai Stor PTJ

6

10

(KEW. PA-18) bagi pelupusan secaramusna h

19

Mengemukakan KEW.PA-19 bersamasalinan dokumen berkaiian kepadaKuasa lvlelulus

KEW.PA-19

Pegawai Aset JKN

Pegawai Aset

Pegawai Aset

Lembaga Pemeriksa

Ketua Pasukan /Lembaga Pemeriksa

Urusetia KKM / KuasaMelulus,.KKM /

PerbendaharaanMalaysia

Urusetia KKM / KuasaMelulus (KKM @Perbendaharaan

Malaysia)

Pegawai Aset JKN /Urusetia KKM

Pegawai Aset PTJ

Pegawai Aset PTJ

Pegawai Aset PTJ &Pegawai Aset JKN

ALIRAN KERJA PELUPUSAN STOK AKIBAT

PERANAN

BENCANA BANJIR

PROSES

Mengenalpasti stok yang rosak dan tidak boleh digunakan akibatbanjir yang perlu d ilu puskan

Menyediakan maklumat stok ke dalam Laporan LembagaPemeriksa Pelupusan Stok (KEW.PS- 1 9) seperii:-

i. No. Kod Stokii. Perihal Stokiii. Tarikh Terimaiv. Tempoh Simpananv. Kuantitivi. Nilai Perolehan Asal (RM)vii. Justifikasi Pelupusanviii. Syor Kaedah Pelupusan

Lembaga Pemeriksa melaksanakan pemeriksaan

Mengemukakan KEW.PS-19 kepada Kuasa Melulus peringkatKKM @ Perbendaharaan Malaysia

Menerima dan merekodkan KEW.PS-19 dari PTJ ke dalampengkalan data dan mengemukakan KEW.PA-19 dengan segerakepada Kuasa Melulus peringkat KKM atau PerbendaharaanMalaysia

Memproses permohonan, mempertimbang dan menandatanganikelulusan pelupusan stok

Mengemukakan kelulusan pelupusan kepada PTJ

PTJ melaksanakan tindakan pelupusan mengikut kaedah yangd ilu lu ska n

Menyediakan Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-19)deng an melampirkan salinan .-- Resit jualan

- Pelupusan secara jualan

- Sijil Penyaksian Pemusnahan (KEW.PA-18) -

Pelupusansecara musnah

lvlengemukakan KEW.PA-19 bersama salinan dokumenberkaita n kepada Kuasa Melulus.

GARIS PANDUAN BAGI HAPUS KIRA ASET DAN STOK YANG HILANG AKIBAT BANJIR

1. Menyenaraikan aset dan stokyang hilang akibat banjir danmelaporkan kepada KetuaJabatan.

Pegawai AsetD-f IPegawai Stor PTJ

Memadaimenyenaraikankategori aset dansiok sahalasepertiKelengkapanPejabat danUbat-ubatan

2. Menyediakan danmenandatangani Laporan Awal(KEW PA-28) dan kemukakankepada Pegawai Penyiasat dihari sesi lawatan.

KEW.PA-28 Ketua Jabatan(Pengarah /PegawaiKesihatan Daerah/ PegawaiPergigianDaerah) iPegawaiPenyiasat lbuPejabat KKM

KIinik hendakla hmengemukakanmelalui PKD danPKPD

Membantu PTJ menyediakanKEW.PA-28 sekiranya belumdisediakan oleh PTJ

KEW.PA-28 PegawaiPenyiasat lbuPejabat KKM

4. Pegawai Penyiasat yang dilantikoleh KSU mengesahkan asetyang hilang disebabkan banjirdan bukan disebabkan kecurian,penipuan dan kecuaian pegawaiawam.

KEW.PA-29 PegawaiPenyiasat

5. Menyediakan Laporan AkhirKehilangan Aset dan Siok untukmerumuskan siasatan dankemukakan kepada Urus setiaKKM selewatJewatnya sebulandari tarikh lawatan.

KEW.PA-30 PegawaiPenyiasai

o Menyemak Laporan Akhir yangdisediakan dan mengangkatunrrk kelulusan PegawaiPengawal untuk perakuansebelum dimajukan kepadaKuasa Melulus untu k dihapuskiraaset dan stok yang hilang.

Urus seiia KKM

7. Mengemukakan permohonanhapus kira kepada KuasaMelulus peringkat KKM

Urus setia KKM

10

B Mengemukakan Sijil Hapuskira(KEW.PA-31) kepada JKN dalamtempoh satu (1) bulan dari tarikhkelulusan dan mengemas kiniKEW,PA-2, KEW PA.3KEW,PA.4, KEW.PA-5, dANKEW. PA-7 sekiranya asei telahdidaftarkan dalam SistemPengurusan Aset (SPA). PTJhendaklah kemukakanpermohonan kepada BahagianPerolehan & Penswastaan, KKMuntuk diangkat kelulusanPerbendaharaan bagi membukamodul Pelupusan Terus danHapuskira.

Sekiranya aset yang dibelisebelum tahun 2A15 yangdidaftarkan secara manual danbelum didaftarkan di dalam SPA,PTJ dikehendaki menyenaraikanaset yang telah dihapus kiradalam satu 'masterlisi' PTJmengandungi butiran berikut:

i) Nama Asetii) Anggaran

perolehaniii) Anggaran harga

tahun

KEW.PA-2,KEW.PA.3,KEW.PA-4,KEW.PA.5,KEW.PA.7,KEW.PA-31

KEW.PS-3KEW.PS.4

Pegawai Aset /Pegawai Stor PTJ

I Menyelaras semua SijilHapuskira (KEW.PA-31) yangditerima dan kemukakan kepadaBahagian Perolehan danPenswastaan, KKM danseterusnya dimajukan kepadaPerbendaharaan

KEW.PA-31 Pegawai AsetJKN

10 Menyediakan Laporan HapuskiraStok mengikut format KEW.PS-22

KEW.PS.22 Pegawai AsetPTJ

ALIRAN KERJA HAPUS KIRA ASET DAN STOK YANG HILANG AKIBAT BANJIR

11

PERANAN

PegawaiAset PTJ

Ketua Jabatan(Pengarah/PKD/PPDyPegawaiPenyiasat

PegawaiPenyiasat

PegawaiPenyiasat

PegawaiPenyiasat

Kementerian(Urusetia)

Kementerian(Urusetia)

PegawaiAset PTJ

ALIRAN KERJA HAPUS KIRAASET DAN STOKYANG HILANG AKIBAT BANJIR

PROSES

Senaraikan aset-aset yang hilang akibat banjir danmelaporkan kepada Ketua J abatan.

Menyediakan dan menandatangani Laporan Awal(KEW.PA-28) dan kemukakan kepada PegawaiPenyiasat di hari sesi lawaian.

Membantu PTJ menyediakan KEW.PA-28 sekiranyabelum disediakan oleh PTJ

Pegawai Penyiasat yang dilantik oleh KSUmengesahkan aset yang hilang disebabkan banjir danbukan disebabkan kecurian, penipuan dan kecuaianpegawai awam.

Menyediakan Laporan Akhir Kehilangan Aset dan Stokuntuk merumuskan siasatan dan kemukakan kepadaUruseiia KKM selewat-lewatnya sebulan dari tarikhIawatan.

Menyemak Laporan Akhir yang disediakan danmengangkat untuk kelulusan Pegawai Pengawal untukperakuan sebelum dimajukan kepada Kuasa Melulusuntuk dihapuskira aset yang hilang.

Kemukakan permohonan hapuskira kepada KuasaMelulus peringkat KKM.

Kemukakan Sijil Hapuskira (KEW.PA-31) kepada JKNdalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan(sekiranya diluluskan hapus kira) dan mengemaskiniKEW.PA.2, KEW.PA-3, KEW.PA-4, KEW.PA.5 dANKEW.PA-7 sekiranya aset telah didaftarkan di dalamSPA. Sekiranya aset yang dibeli sebelum tahun 2015yang didaftarkan secara manual dan belum didaftarkandi dalam SPA, PTJ dikehendaki menyenaraikan asetyang telah dihapus kira dalam satu'masterlist'.

Selaras KEW.PA-3'1 yang diterima dan kemukakankepada Bahagian Perolehan dan Penswastaan, KKMuntuk direkodkan dan dikemukakan kepadaPerbendaharaanl

Tti ]I

Tr;-.lT

IVFt+

I

TIElEJKN (UnitAset) &Kemenierian

(Urusetia)

L2

13

Pekeliling Perbendaharaan Malaysia KP 2.612013 Lampiran A

L4

oJ-:.: ::o:: :idl.-::: :::

''i:

-(!c; .. -:9 o * q;J:t; FE;:o i (!$ioz d t-z;

E6

FF

_l:

o

.-l r: a! 0loI ,oq- or or

+ .:6x:Ft) d o

q -hiai -o(!cl!

-x

o -{

-2 =9t! 6 96or

^-ds 6 -dii 6scD OJ A L

o0lElo 'aa

oj_6Xl;o)r (o X=-c

Pekeliling Perbendaharaan Malaysta KP 2.72013 Lampiran A

KEW,PA-28LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

Nyatakan:-

1. Keterangan Aset yang hilang.(a) Jenis Aset:(b) Jenama dan Model:(c) Kuantiii:(d) Tarikh Perolehan:(e) Harga Perolehan Asal:(0 Anggaran Nilai Semasa:

2. Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku.3. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui.:4. Nyatakan cara bagaimana kehilangan berlaku lebih terperinci dan jelas termasuk

pegawai-pegawai yang terlibat dan aset kali terakhir ditinggalkan di mana.

5. Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna aset yang hilang.6. Nyatakantarafjawaianpegawai(tetap/kontral

Del eli]'rg Perbe-da'raraa- l\4alaysta KP 2.712013 Lamp ran B

KEW.PA-29No. Rujukan Fail.Tarikh:

Keoad a

(Nama dan Jawatan Pegawai yang dilantik)

PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

Adalah dimaklumkan bahawa tuan/ puan dilantik sebagai Pengerusi/ Ahli JawatankuasaPenyiasat untuk menyiasat kehilangan . .. . .. ... . .. . (nama aset)di................ ......... (Kementerian/ Jabatan/ pTJ) mulai daritarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal ... )

2. Tuan/ Puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkanmaklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yangberkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai Tugas JawatankuasaPenyiasat sebagai panduan.

3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (KEW.pA-30) seperti yangdilampirkan. Laporan ini mestilah dikembalikan sebelum ..(tarikh).

Tandatangan : ... .. . . .. . . . . .. . . . .Nama Pegawai Pengawal : ............Kementeria n/Jabatan

t]

Pekeliling Perbendaharaan Malaysia

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

Nyatakan:-

1. Keterangan Aset AIih yang hilang.

(a) Jenis Aset Alih:(b) Jenama dan Model:(c) Kuantiti:(d) Tarikh Perolehan:(e) Harga Perolehan Asal:(f) Anggaran Nilai Semasa.2. Perihal Kehilangan.

(a) Tarikh diketahui:(b) Tarikh sebenar berlaku:(c) Tempat kejadian.(d) Bagaimanakehilangandiketahui:(e) Bagaimana kehilangan berlaku3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.

4. (a) Nama pegawai yang:-(i) Secara langsung menjaga aset tersebut.(ii) Bertanggungjawabsebagai penyelia.(iii) Bertangg ungjawab ke atas kehilangan itu.(b) Mengenai setiap pegawai di atas, nyaiakan:-(j) Jawatan hakiki pada masa kehilangan.(ii) Tugasnya (sertakan senarai tugas).(iii) Taraf Jawaian (sama ada tetap/ dalam percubaan/ sementara/

kontrak).(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakantarikh kuat kuasa hukuman.(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan.(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan danhukumannya. (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)(vii) Maklumat lain, jika ada.

KP 2.712013 Lampiran C

KEW. PA-30

18

Pekeliling Perbendaharaan lVlaiaysia

5. Nyatakan adakah Tatacara Pengurusan AsetKerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atauyang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan

KP 2.7 t2013 Lampiran C

.'.''

AIih Kerajaan. Tatacara Penguiusan Storarahan lain termasuk langkah berjaga-jagaperaturan atau arahan tersebut.

6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.

7. Rumusan Siasatan

8. Nyatakan sama ada tindakan surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak denganmemberikan justifikasi.

TandatanganNamaJawaianTarikh

TandatanganNamaJawatanTarikh

TandatanganNamaJawatanTarikh

9. Syor dan Ulasan

Syor:

Ulasan:

TandatanganNamaJawatanTarikhCap Kementerian/Jabatan:

.....(pengerusi)

/ahli\

.. .(Ahri)

Pegawai Pengawal

19

c';c .. (!Gtr"O.d : (!I Jd lgfolEa!t- zat-o

; !o in i