HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

download HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

of 23

  • date post

    18-Jan-2017
  • Category

    Documents

  • view

    336
  • download

    22

Embed Size (px)

Transcript of HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

  • MANUAL LATIHAN

    MODUL HCM-PAYROLL

    HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

    Versi 1.1

    JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

    Manual Latihan ini adalah dokumen rujukan untuk latihan 1GFMAS. Tiada bahagian daripada dokumen ini boleh diterbitkan semula, dicetak semula, disimpan di dalam bentuk yang boleh diguna semula dalam sebarang bentuk atau dengan apa-apa cara tanpa kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM).

  • HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

    Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 2/23

    PINDAAN DOKUMEN

    Dokumen ini telah dipinda dengan keterangan berikut:-

    NO VERSI TARIKH DIKEMASKINI OLEH CATATAN

    1 1.0 22 Ogos 2014 Aisyah binti Borhan Pertama kali diterbitkan.

    2 1.1 30 Nov 2015 Aisyah binti Borhan

    Perubahan/ Penambahan pada seksyen Create Bank Details.

  • HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

    Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 3/23

    ISI KANDUNGAN

    1.0 PENGENALAN ............................................................................................................ 4

    1.1 Proses Kemasukan Baru Pegawai ........................................................................... 4 1.2 Objektif .................................................................................................................... 5

    2.0 LANGKAH-LANGKAH ................................................................................................ 6

  • HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

    Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 4/23

    1.0 PENGENALAN

    1.1 Proses Kemasukan Baru Pegawai

    Proses Kemasukan Baru adalah proses untuk mendaftarkan pegawai baru yang belum ada nombor gaji di sistem 1GFMAS. Pegawai Baru adalah pegawai yang memasuki Perkhidmatan Awam yang dibayar gaji melalui sistem 1GFMAS buat pertama kali atau pegawai yang berpindah dari Agensi Kerajaan lain yang belum pernah ada nombor gaji di sistem 1GFMAS.

    Setelah dilaksanakan, Employment Status pegawai di IT0000 adalah di status 3 (Active).

    Proses Kemasukan Baru Pegawai memerlukan perlaksanaan langkah-langkah berikut:

    1. Personnel Action - Kemasukan Baru melalui transaksi PA40 2. Kemaskini maklumat Potongan/Elaun/Perkeso/Alamat Rumah Kerajaan dan

    sebagainya jika perlu melalui transaksi PA30

    Manual ini hanya merangkumi langkah 1 di atas. Rujuk di bahagian Nota di bawah untuk langkah-langkah lain.

    Capaian ke transaksi boleh dilakukan dengan menaip kod transaksi pada kotak arahan atau melalui menu berikut:

    Transaksi Menu PA40 JANM > 1GFMAS Payroll > Human Resources > Personal

    Management > Administration > HR Master Data > Personnel Actions

    Sila rujuk carta aliran TRG-HCM-0101 Proses Kemasukan Baru Pegawai.

    Nota:

    Proses ini tidak boleh dilaksanakan bagi pegawai yang telah ada nombor gaji di sistem 1GFMAS. Pegawai di kategori ini pernah didaftarkan di sistem 1GFMAS dan telah ditamatkan perkhidmatan tetapi sekarang perlu diaktifkan semula melalui Proses Kemasukan

    Semula Pegawai, rujuk kepada manual HCM-1113 Proses Kemasukan Semula Pegawai. Untuk menyemak kewujudan data atau status pegawai berdasarkan nombor gaji atau nombor kad pengenalan, rujuk kepada manual HCM-1111 Pengesahan Data Induk.

    Untuk langkah 2 di atas, rujuk kepada manual HCM-1001 Pengenalan Kepada Penyelenggaraan Data Induk Pegawai dan HCM-1002 Pengenalan Kepada Skrin Data Induk Pegawai.

  • HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

    Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 5/23

    1.2 Objektif

    Pengguna akan mengetahui bagaimana untuk mendaftarkan pegawai baru di sistem dan nombor gaji pegawai dapat diwujudkan.

  • HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

    Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 6/23

    2.0 LANGKAH-LANGKAH 1. Skrin SAP Easy Access JANM dipaparkan

    No. Nama Medan/

    Butang Mandatori

    (M) Tindakan Catatan

    1 Medan Arahan

    Dalam Medan Arahan, masukkan"PA40".

    2 Enter

    Klik Enter.

  • HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

    Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 7/23

    2. Skrin Personnel Actions dipaparkan

    No. Nama Medan/

    Butang Mandatori

    (M) Tindakan Catatan

    1 From M

    Dalam petak From, masukkan tarikh mula seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "01.11.2014".

    2 Personnel Actions M Klik pilihan Kemasukan Baru.

    3 Personnel area M

    Dalam petak Personnel area, masukkan Kod Pegawai Pengawal seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "D4".

  • HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

    Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 8/23

    4 EE group M

    Dalam petak EE group, masukkan kumpulan pekerja seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "A".

    5 EE subgroup M

    Dalam petak EE subgroup, masukkan sub kumpulan pekerja seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "01".

    6 Execute (F8) M Klik Execute (F8).

    3. Skrin Create Actions dipaparkan

    No. Nama Medan/

    Butang Mandatori

    (M) Tindakan Catatan

    1 Reason for Action M

    Dalam petak Reason for Action, masukkan Kod Sebab Tindakan seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "01".

  • HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

    Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 9/23

    2 Enter M Klik Enter. No. gaji pegawai akan dijana secara automatik.

    3 Save M Klik Save.

    4. Skrin Create Personal Data dipaparkan

    No. Nama Medan/

    Butang Mandatori

    (M) Tindakan Catatan

    1 Gender M

    Dalam petak Gender, masukkan jantina seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "L".

    Di ruangan Additional Data, jantina pegawai akan berubah berdasarkan jantina yang diisi di medan Gender.

    2 Full name M

    Dalam petak Full name, masukkan nama pegawai seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "ZAHID HAMIDI BIN ZAINAL ABIDIN".

    3 Birth date M

    Dalam petak Birth date, masukkan tarikh lahir seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "01.02.1972".

  • HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

    Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 10/23

    4 Mar.Status M

    Dalam petak Mar.Status, masukkan status perkahwinan seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "BUJANG".

    5 Religion M

    Dalam petak Religion, masukkan kod agama seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "01".

    6 Enter M Klik Enter.

    7 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

    5. Skrin Subtype for Personal IDs dipaparkan

    No. Nama Medan/

    Butang Mandatori

    (M) Tindakan Catatan

    1 IC Description M Klik kod jenis pengenalan pegawai, sebagai contoh "01-IC".

    Pilih/masukkan jenis pengenalan pegawai seperti di Borang Input Data. Kod yang digunakan di 1GFMAS adalah: 01-IC 02-Passport 03-Alternative IC 90-Tentera/Polis

    2 Copy (Enter) M Klik Copy (Enter).

  • HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

    Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 11/23

    6. Skrin Create Personal IDs dipaparkan

    No. Nama Medan/

    Butang Mandatori

    (M) Tindakan Catatan

    1 Identity Number M Dalam petak Identity Number, masukkan data, sebagai contoh "720201".

    2 Identity Number

    Dalam petak Identity Number, masukkan data, sebagai contoh "10".

    3 Identity Number M

    Dalam petak Identity Number, masukkan no. kad pengenalan, sebagai contoh "2213".

    4 Enter M Klik Enter.

    5 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

  • HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

    Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 12/23

    7. Skrin Create Organizational Assignment dipaparkan

    No. Nama Medan/

    Butang Mandatori

    (M) Tindakan Catatan

    1 Subarea M Dalam petak Subarea, masukkan Kod Jabatan, sebagai contoh "42".

    2 Cost Ctr M

    Dalam petak Cost Ctr, masukkan Kod Jabatan/PTJ dipertanggung, sebagai contoh "42060101".

    3 Fund M Dalam petak Fund, masukkan vot, sebagai contoh "P4242".

  • HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

    Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 13/23

    4 WBS Element M

    Dalam petak WBS Element, masukkan Kod Aktiviti/Amanah atau Projek Setia, sebagai contoh "B42030299".

    5 Pay Center M

    Dalam petak Pay Center, masukkan Pusat Pembayar, sebagai contoh "0060".

    6 Enter M Klik Enter.

    7 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

    8. Skrin Create Additional Personal Data dipaparkan

    No. Nama Medan/

    Butang Mandatori

    (M) Tindakan Catatan

    1 Ethnic Origin M

    Dalam senarai Ethnic Origin, pilih bangsa pegawai, sebagai contoh 01 Melayu.

    2 Pension/EPF Eligible

    M Dalam petak Pension/EPF Eligible, masukkan data, sebagai contoh "3".

  • HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

    Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 14/23

    3 Citizen M

    Dalam petak Citizen, masukkan kod warganegara, sebagai contoh "001".

    4 Enter M Klik Enter.

    5 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

    9. Skrin Create Addresses dipaparkan

    No. Nama Medan/

    Butang Mandatori

    (M) Tindakan Catatan

    1 Address1 M

    Dalam petak Address1, masukkan alamat pegawai, sebagai contoh "JABATAN KESIHATAN NEGERI SELANGOR".

    2 Address2 M

    Dalam petak Address2, masukkan alamat pegawai, sebagai contoh "TINGKAT 9,WISMA SUNWAY".

    3 Address3 M

    Dalam petak Address3, masukkan alamat pegawai, sebagai contoh "SEKSYEN 9 SHAH ALAM".

  • HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

    Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 15/23

    4 Postal Code/City M

    Dalam petak Postal Code/City, masukkan poskod, sebagai contoh "40100".

    5 Postal Code/City M

    Dalam pe