HOSPITAL DUCHESS OF KENT SANDAKAN, SABAH GARIS … · Contoh: Kursus bermula 15 Ogos 2017 dan...

GARIS PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN MENJALANKAN TUGAS RASMI / BERKURSUS HDOK 2018

1

HOSPITAL DUCHESS OF KENT SANDAKAN, SABAH

GARIS PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN MENJALANKAN

TUGAS RASMI / BERKURSUS

1. TUJUAN

Garis Panduan ini dikeluarkan sebagai rujukan mengenai tuntutan perjalanan

kepada semua pegawai dan kakitangan Hospital Duchess of Kent Sandakan, Sabah.

Objektif utama pengeluaran garis panduan ini adalah agar teguran audit yang

merupakan kesalahan-kesalahan berulang ke atas sesuatu permohonan tuntutan

perjalanan bulanan dapat diminimakan, mengurangkan waktu pemprosesan baucar

bayaran akibat proses kuiri dan secara langsung dapat mempercepat proses

pembayaran tuntutan perjalanan bulanan kepada pegawai yang menuntut.

2. FORMAT BORANG TUNTUTAN PERJALANAN

2.1 Borang tuntutan perjalanan hendaklah diisi menggunakan borang di

dalam sistem HRMIS (Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia);

Modul Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran > Pengurusan Tuntutan dan Pendahuluan Diri >Tuntutan > Permohonan Baru.

2.2 Manakala bagi pegawai lantikan baharu yang belum mempunyai capaian ke

dalam sistem HRMIS atau bagi pegawai yang mempunyai masalah sistem

HRMIS, adalah dibenarkan untuk menggunakan borang manual dalam

bentuk excel yang boleh dimuat turun daripada laman sesawang

http://hdok.moh.gov.my/v8/?q=muaturun. 2.3 Tuntutan perjalanan bagi bulan yang sama hendaklah dimasukkan ke dalam

satu (1) borang tuntutan perjalanan sahaja.

3. TARIKH PENGHANTARAN BORANG TUNTUTAN

Borang tuntutan yang telah lengkap berserta dokumen sokongan hendaklah dihantar ke Unit Akaun, Aras 3, Bangunan Klinik Pakar pada 5 haribulan pada bulan berikutnya.

Contoh: Tuntutan Perjalanan bagi bulan Mac 2018, hendaklah dihantar selewat-lewatnya pada 5hb April 2018.


2

3.1 Kelewatan Penghantaran Borang Tuntutan Perjalanan

3.1.1 Borang tuntutan yang dihantar selepas 5hb hendaklah disertakan

dengan surat tunjuk sebab kelewatan.

3.1.2 Bagi borang tuntutan yang dihantar selepas 10hb adalah tertakluk

kepada Arahan Perbendaharaan (AP) 100 (a) di mana kelulusan

adalah atas pertimbangan daripada Pengarah Jabatan Kesihatan

Negeri.

3.2 Asas Kelulusan Pengecualian/Kelonggaran Syarat AP100(a)

BIL PERIHAL

3.2.1

Pegawai terlibat dalam sesuatu kursus jangka masa panjang yang melangkau 10 hari bulan berikutnya daripada tarikh terakhir aktiviti tuntutan bulan sebelumnya, dan disahkan oleh Pengarah Hospital. Surat pembuktian kursus perlu dilampirkan. Contoh: Kursus bermula 15 Ogos 2017 dan berakhir 11 September 2017. Tuntutan bagi aktiviti bulan Ogos 2017 boleh dibuat bersekali dengan tuntutan bulan September 2017 dan tidak melewati 10 Oktober 2017. Pengecualian ini hanya dibenarkan untuk kes kelewatan satu bulan sahaja.

3.2.2

Pegawai mempunyai komitmen bertugas rasmi di luar pejabat (outstation) yang melangkau 10 hari bulan pada bulan berikutnya).

Contoh: Arahan kerja di luar pejabat pada 20 Ogos 2017 sehingga 11 September 2017. Tuntutan bagi aktiviti bulan Ogos 2017 boleh dibuat bersekali dengan tuntutan bulan September 2017 dan tidak melewati 10 Oktober 2017. Pengecualian ini hanya dibenarkan untuk kes kelewatan satu bulan sahaja. Perkara ini memerlukan surat arahan bertugas rasmi dan pengesahan daripada Pengarah Hospital. Contoh cop pengesahan:

3.2.3

Pegawai yang cuti sakit berpanjangan dan dibuktikan dengan sijil sakit daripada Pegawai Perubatan. Kaedah kelulusan pengecualian adalah sama seperti di Perenggan 3.2.1 dan 3.2.2.

3.2.4

Tuntutan dua (2) kali dalam bulan yang sama melibatkan bil-bil telefon atau bil-bil kad kredit sahaja (yang sampai kepada pegawai hanya selepas 10hb).

‘saya mengesahkan bahawa pegawai mempunyai komitmen bertugas rasmi di luar pejabat mulai______________________(tarikh) hingga ________________ (tarikh)”.


3

BIL PERIHAL

3.2.5

Pegawai Perubatan yang terlibat dengan kerja-kerja kecemasan/ darurat/ bencana alam dalam tempoh masa yang lama dan disahkan oleh Pengarah Hospital seperti contoh di perenggan 3.2.2. Surat arahan tugas tersebut perlu dilampirkan. Kaedah kelulusan pengecualian adalah sama seperti di Perenggan 3.2.1 dan 3.2.2.

3.2.6

Beban tugas yang terlalu banyak sehingga menyebabkan kelewatan mengemukakan tuntutan perjalanan. Perkara ini memerlukan pengesahan Pengarah Hospital seperti contoh di perenggan 3.2.2 dan pembuktian jadual kerja yang padat. Kaedah kelulusan pengecualian adalah sama seperti di Perenggan 3.2.1 dan 3.2.2.

3.2.7

Pegawai yang terlibat dengan kerja-kerja ad hoc/ kecemasan yang diarahkan dari semasa ke semasa dan disahkan oleh Pengarah Hospital seperti contoh di perenggan 3.2.2. Surat arahan tugas tersebut perlu dilampirkan. Kaedah kelulusan pengecualian adalah sama seperti di Perenggan 3.2.1 dan 3.2.2.

3.3 Asas Penolakan Pengecualian/Kelonggaran Syarat AP100(a)

PERIHAL

3.3.1

Faktor kecuaian/ kelalaian/ terlupa/ tiada pengetahuan pegawai sendiri mengemukakan penyata tuntutan perjalanan selewat-lewatnya pada 5hb;

3.3.2

Dokumen yang dilampirkan tidak lengkap seperti:

a) tiada surat tunjuk sebab kelewatan menghantar penyata tuntutan perjalanan melebihi 10 hb;

b) tiada dokumen berkaitan dengan punca kelewatan; c) tiada lampiran penyata tuntutan perjalanan; d) tiada pengesahan Ketua Jabatan terhadap semua dokumen yang

berkaitan; e) tiada salinan penyata tuntutan perjalanan pegawai yang lengkap; dan f) tiada catatan bulan permohonan tuntutan pada muka hadapan

borang tuntutan

3.3.3

Permohonan yang tidak mematuhi perenggan 3.2.1 hingga 3.2.7.

3.3.4

Alasan-alasan lain yang tidak munasabah dan disyorkan untuk ditolak oleh Akauntan Hospital.


4

4. DOKUMEN SOKONGAN

Bagi tujuan tuntutan, dokumen-dokumen berikut hendaklah disertakan (yang

berkaitan sahaja) :-

BIL DOKUMEN PERIHAL

4.1

Borang Tuntutan

Borang tuntutan lengkap diisi dan ditandatangan oleh penuntut dan Ketua Jabatan/ Unit.

4.2

Surat arahan tugas rasmi / berkursus

Surat Arahan / Surat Panggilan Menghadiri Mesyuarat / Persidangan / Kursus / Seminar / Bengkel / Mengiringi atau menghantar Pesakit / Surat Pengesahan Doktor (Rawatan Susulan). *Salinan dokumen hendaklah disahkan benar oleh Ketua Jabatan/ Unit.

4.3

Borang kebenaran bertugas di luar pejabat. (Unit Latihan, Bahagian Pengurusan)

Kelulusan Pengarah/ Timbalan Pengarah Hospital. Sekiranya tiada borang kebenaran, kos perjalanan adalah atas tanggungan pegawai sendiri.

4.4

Borang Permohonan mengikuti Kursus Luaran (Unit Latihan , Bahagian Pengurusan)

Sekiranya tiada borang kebenaran, kos perjalanan adalah atas tanggungan pegawai sendiri.

4.5

Tentatif/ jadual aturcara program

Rujukan penyemak tuntutan perjalanan di Unit Akaun sekiranya kemudahan makan / tempat penginapan tidak disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur.

4.6

Surat Tawaran Perlantikan SPA/ Kontrak KKM / Surat penempatan (JKNS) / Surat Induksi (Program Transformasi Minda) & Penyata Akaun Bank

Salinan dokumen bagi pegawai lantikan baharu / bertukar masuk ke HDOK. *Salinan dokumen hendaklah disahkan benar oleh Ketua Jabatan/ Unit.

4.7

Salinan asal resit/ bil/ invois/ salinan penyata kad kredit / salinan penyata TouchNGo

Resit asal yuran, tuntutan tambang pengangkutan awam (teksi/bas/kapal terbang/kereta api), resit minyak petrol/diesel dan resit sewa hotel. *Resit hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang menuntut.

4.8

Lain-lain dokumen yang berkaitan

Salinan kad pendaftaran kenderaan / salinan buku log kenderaan jabatan bagi pemandu/ surat tunjuk sebab kelewatan.


5

5. KADAR TUNTUTAN ELAUN MAKAN, SEWA HOTEL DAN ELAUN LOJING

(RUJUKAN 1PP WP 1.4 DAN WP 1.10)

5.1 Bertugas Rasmi/ Berkursus di Semenanjung Malaysia

5.2 Bertugas Rasmi/ Berkursus di Sabah, Sarawak dan Labuan

KATEGORI

TUGAS RASMI KURSUS

MAKAN HOTEL LOJING MAKAN HOTEL LOJING

RM RM RM RM RM RM

GRED UTAMA / KHAS 'A' > 165.00

Sebenar (Standard Suite) 85.00 120.00

Bilik Biasa 85.00

GRED UTAMA / KHAS 'B' & 'C' 130.00

Sebenar (Bilik

Superior) 80.00 120.00 Bilik Biasa 80.00

GRED 53 - 56 115.00 Sebenar

(Bilik Biasa) 75.00 90.00 Bilik Biasa 75.00

GRED 45 - 52 80.00 270.00 70.00 80.00 160.00 70.00

GRED 41 - 44 65.00 250.00 60.00 65.00 140.00 60.00

GRED 27 - 40 55.00 230.00 50.00 55.00 100.00 40.00

GRED 17 - 26 55.00 210.00 45.00 55.00 100.00 40.00

GRED 16 < 50.00 190.00 40.00 50.00 80.00 35.00

KATEGORI

TUGAS RASMI KURSUS

MAKAN HOTEL LOJING MAKAN HOTEL LOJING

RM RM RM RM RM RM

GRED UTAMA / KHAS 'A' > 115.00

Sebenar (Standard Suite) 80.00 90.00

Bilik Biasa 80.00

GRED UTAMA / KHAS 'B' & 'C' 100.00

Sebenar (Bilik

Superior) 75.00 90.00 Bilik Biasa 75.00

GRED 53 - 56 85.00 Sebenar

(Bilik Biasa) 70.00 70.00 Bilik Biasa 70.00

GRED 45 - 52 60.00 240.00 60.00 60.00 145.00 60.00

GRED 41 - 44 45.00 220.00 55.00 45.00 130.00 55.00

GRED 27 - 40 40.00 200.00 45.00 40.00 80.00 35.00

GRED 17 - 26 40.00 180.00 40.00 40.00 80.00 35.00

GRED 16 < 35.00 160.00 35.00 35.00 65.00 30.0


6

6. TAFSIRAN

6.1 Ibu Pejabat

Bermakna tempat biasa seseorang pegawai itu melaporkan diri untuk

bertugas dalam lingkungan jarak pentadbiran berikut:

a) 25 km – boleh dihubungi oleh jalanraya;

b) 16 km – boleh dihubungi oleh jalan tanah yang boleh dilalui kenderaan

bermotor; dan

c) 8 km - boleh dihubungi oleh jalan basikal atau sungai

*Pegawai layak menuntut tuntutan perjalanan menjalankan tugas

rasmi/ berkursus sekiranya jarak tempat tersebut di luar lingkungan ibu

pejabat.

6.2 Pegawai

Bermakna seseorang pegawai di dalam Perkhidmatan Awam Kerajaan

Persekutuan dan Perkhidmatan Awam Kerajaan Negeri termasuk yang

dilantik secara tetap dan sementara.

6.3 Tugas Rasmi

Bermakna tugas yang berkaitan dengan tugas pejabat selain daripada

menghadiri kursus yang dibenarkan.

6.4 Kursus

Bermakna sebarang kursus atau latihan yang berupa akademik atau praktik,

lawatan sambil belajar, seminar dan bengkel, yang bercorak latihan.

6.5 Penganjur

Bermakna badan yang membiayai sebahagian besar perbelanjaan kursus.

6.6 Pusat Pengajian

Bermakna tempat yang sebahagian besar sesuatu kursus itu dijalankan dan

bagi tempoh kursus itu, Pusat Pengajian adalah ditakrifkan sebagai Ibu

Pejabat.


7

7. ELAUN MAKAN

7.1 Seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi/ berkursus di luar Ibu

Pejabatnya bagi tempoh 24 jam atau lebih yang dikira mulai dari waktu

bertolak adalah layak menuntut Elaun Makan mengikut kadar seperti di

perkara 5.1 dan 5.2.

7.2 Elaun Makan tidak boleh dibayar untuk masa bertugas/berkursus yang

melebihi tiga (3) bulan terus-menerus termasuk hari kelepasan am dan

mingguan.

7.3 Elaun Makan tidak layak dituntut jika kemudahan makan disediakan oleh

Kerajaan atau Penganjur. Sekiranya sebahagian daripada kemudahan makan

disediakan, pegawai hanya layak menuntut bahagian makan yang tidak

disediakan tertakluk kepada kadar seperti berikut:

7.4 Unit Akaun berhak untuk memotong tuntutan elaun makan pegawai

sekiranya tentatif/ jadual program tidak disertakan dan sekiranya

peruntukan semasa jabatan tidak mencukupi.

7.5 Sarapan pagi yang disediakan bersama dengan sewa hotel (complimentary breakfast) tidak dianggap sebagai kemudahan makan yang disediakan

penganjur dan pegawai layak untuk menuntut 20% daripada elaun makan.

7.6 Sarapan pagi yang dibayar/ tambahan kepada sewa hotel yang mempunyai

caj bayaran berasingan daripada sewa bilik adalah termasuk dalam definisi

kemudahan makan yang disediakan penganjur.

7.7 Pegawai yang tidak mengambil kemudahan makan yang disediakan oleh

penganjur atas apa alasan sekali pun tidak boleh menuntut elaun makan

yang tidak diambil tersebut.

7.8 Bagi pegawai yang beragama Islam, elaun makan pada bulan puasa

(Ramadhan) adalah seperti berikut:

Makan Tengah Hari (40% elaun

Makan)

Berbuka puasa = Makan Malam (40% Elaun

Makan)

Bersahur = Sarapan pagi (20% Elaun

Makan)

Makan Tengah Hari tidak boleh dituntut (40% elaun Makan)


8

8. ELAUN HARIAN

8.1 Seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi/berkursus di luar Ibu

Pejabatnya bagi tempoh melebihi lapan (8) jam tetapi kurang dari 24 jam

adalah layak menuntut Elaun Harian mengikut kadar separuh (½) daripada

kelayakan Elaun Makannya.

8.2 Pengiraan elaun harian mestilah melebihi 8 jam iaitu 8 jam dan 1 minit.

8.3 Pegawai tidak boleh menuntut elaun makan dan elaun harian pada hari

yang sama.

9. BAYARAN SEWA HOTEL / ELAUN LOJING

9.1 Seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi / berkursus di luar Ibu

Pejabatnya dan perlu menginap layak menuntut Bayaran Sewa Hotel (yang

disokong dengan resit tertakluk kepada had maksimum kelayakan) / Elaun

Lojing mengikut kadar seperti di perkara 5.1 dan 5.2.

9.2 Tuntutan Bayaran Sewa Hotel bagi pegawai-pegawai hendaklah berpatutan

dan munasabah. Bagi penginapan di homestay/ resort / hotel tidak beresit atau kesahihan resit meragukan, tuntutan pegawai tidak akan dibayar.

9.3 Bayaran Sewa Hotel tidak boleh dibayar untuk masa bertugas/berkursus

yang melebihi tiga (3) bulan terus-menerus termasuk hari kelepasan am dan

mingguan.


9

9.4 Seseorang pegawai layak menuntut bayaran perkhidmatan dan cukai

perkhidmatan yang wajib ke atas sewa hotel sebagai tambahan kepada

maksimum kelayakannya.

Contoh: Kadar kelayakan sewa hotel Pegawai untuk sehari adalah

RM160.00. Sewa bilik yang diduduki pegawai adalah RM180.00. Caj Bayaran

Perkhidmatan (10% daripada RM180) adalah RM18.00 dan caj GST (6%

daripada RM180) adalah RM10.80 seperti yang tertera dalam resit.

Pegawai hanya layak menuntut maksimum kelayakan sewa hotel RM160.00

+ caj bayaran perkhidmatan RM18.00 + GST RM10.80 = RM188.80 dan

bukan RM208.80.

9.5 Seseorang pegawai tidak layak menuntut Bayaran Sewa Hotel atau Elaun

Lojing jika tempat penginapan disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur.

9.6 Menginap bermaksud pegawai perlu bermalam semasa bertugas

rasmi/berkursus. Tuntutan sewa hotel siang tanpa bermalam tidak

dibenarkan termasuklah tuntutan caj kelewatan daftar keluar hotel (late check out charges). Pegawai perlu merancang perjalanan dan daftar keluar

terlebih dahulu sebelum melaksanakan urusan rasmi yang dijangka tamat

pada hari yang berkenaan.

Contoh: Pegawai sepatutnya mendaftar keluar pada pukul 12 tengah hari

tetapi menangguhkan pendaftaran keluarnya sehingga pukul 6 petang

dengan kadar caj bayaran penalti RM40.00. Pegawai ini tidak boleh

menuntut bayaran sewa hotel tersebut kerana tidak menginap bermalam.

9.7 Jika dua orang pegawai berkongsi bilik hotel, borang tuntutan pegawai

yang membuat tuntutan hendaklah disertakan dengan surat pengesahan

daripada pegawai yang berkongsi bilik . Minit pengesahan berkongsi bilik

daripada kedua-dua pegawai perlu dinyatakan di dalam resit/invois hotel.

9.8 Pegawai layak menuntut kadar sewa hotel yang disokong dengan resit /

Elaun Lojing mengikut kadar bertugas rasmi bagi tempoh sehari sebelum

kursus.


10

10. ELAUN PERJALANAN KENDERAAN (MILEAGE)

10.1 Seseorang pegawai tidak layak menuntut elaun perjalanan kenderaan

menggunakan kenderaan sendiri melainkan dalam keadaan seperti

berikut:- a) Jarak di antara kedua-dua tempat adalah kurang dari 240km dan tiada

perkhidmatan kapal terbang atau kereta api bagi tempat untuk

menjalankan tugas rasmi / berkursus. Contoh: Sandakan ke Tongod

atau Sandakan ke Lahad Datu.

b) Pegawai perlu singgah di beberapa tempat sepanjang perjalanan

untuk menjalankan tugas rasmi. Contoh: Lawatan pakar ke Hospital

Likas tetapi perlu singgah di Hospital Beluran.

c) Apabila didapati mustahak dan terpaksa bagi seseorang pegawai

untuk berkenderaan sendiri. Contoh: membawa barang/ peralatan.

Pegawai perlu menyenaraikan barang/peralatan yang hendak dibawa.

d) Apabila seseorang pegawai mustahak dan membawa pegawai lain

sebagai penumpang ketika menjalankan tugas rasmi/berkursus di

lokasi yang sama.

10.2 Bagi peruntukan 10.1 (a – d) di atas, kelulusan menggunakan kenderaan

sendiri daripada Pengarah Hospital / Timbalan Pengarah Hospital

hendaklah diminitkan pada Borang kebenaran bertugas di luar pejabat yang

dikeluarkan oleh Unit Latihan, Bahagian Pengurusan sebelum pegawai

menggunakan kenderaan sendiri bertugas rasmi / berkursus.

10.3 Tuntutan elaun perjalanan kenderaan daripada rumah ke lapangan terbang

(atau sebaliknya), dari lojing ke tempat tugas rasmi/ kursus (atau sebaliknya)

menggunakan kenderaan milik keluarga dan dari rumah ke Ibu Pejabat

(atau sebaliknya) untuk menjalankan kerja lebih masa tidak akan dibayar

sama sekali.

10.4 Pegawai hendaklah menyatakan nama pegawai yang dibawa dan surat

pengesahan daripada pegawai yang dibawa tersebut bahawa beliau tidak

akan membuat tuntutan perjalanan kenderaan berasingan.

10.5 Kenderaan sendiri bermaksud kenderaan hakmilik pegawai sendiri atau

hakmilik suami/ isteri/ anak bagi yang telah berkeluarga atau hakmilik ibu/

bapa bagi pegawai yang masih bujang. Salinan kad pendaftaran kenderaan

yang telah disahkan ketua jabatan/ unit hendaklah dilampirkan bersama

borang tuntutan elaun perjalanan.

10.6 Unit Akaun berhak untuk menolak dan tidak membayar tuntutan elaun

perjalanan kenderaan pegawai sekiranya tiada kelulusan awal daripada

Pengarah Hospital / Timbalan Pengarah sebelum pegawai berkenaan

membawa kenderaan sendiri bertugas rasmi / berkursus.


11

10.7 Pegawai adalah disarankan menggunakan perkhidmatan kapal terbang

berbanding kenderaan sendiri kerana kos pembelian tiket kapal terbang

terutamanya ke daerah Kota Kinabalu dan Tawau adalah lebih

menguntungkan kerajaan tambahan pula masa perjalanan dapat

disingkatkan.

10.8 Bagi pegawai yang mendapat kelulusan menggunakan kenderaan sendiri,

kelayakan kelas tuntutan hitungan batu adalah mengikut gaji pokok

pegawai (tidak termasuk elaun kecuali elaun memangku) dan sukatan

silinder kenderaan (c.c) seperti berikut:-

10.9 Jarak perjalanan (KM) dari tempat menginap hotel/ lojing ke tempat

bertugas rasmi/berkursus dan sebaliknya boleh dituntut sekiranya

mendapat kelulusan seperti di perkara 10.1 (maksimum jarak 25km sehala).


12

10.10 Perkiraan jarak perjalanan (KM) adalah merujuk kepada kadar seperti pada

perisian Google Maps sebagai perbandingan / penentuan jumlah KM yang

boleh dituntut oleh pegawai atau kadar mana yang lebih terendah daripada

tuntutan pegawai.

10.11 Pembayaran elaun perjalanan kenderaan adalah tertakluk kepada amaun

yang lebih menjimatkan berbanding kos Tambang Gantian pada perkara

11.2 dan bergantung kepada kedudukan peruntukan semasa jabatan. Unit

Akaun berhak menentukan sama ada pegawai layak menuntut elaun

perjalanan kenderaan atau Tambang Gantian.

11. TAMBANG GANTIAN

11.1 Seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri untuk bertugas

di satu tempat sahaja yang jaraknya melebihi 240 km daripada Ibu

Pejabatnya dan terdapat perkhidmatan terus kapal terbang atau kereta api

layak menuntut Tambang Gantian tertakluk kepada perkara 10.2.

11.2 Pegawai hendaklah menyatakan di dalam borang tuntutan bahawa beliau

menuntut Tambang Gantian. Syarat tuntutan Tambang Gantian adalah

seperti berikut:-

a) Pegawai hendaklah menggunakan kenderaan persendirian.

b) Kadar tuntutan Tambang Gantian adalah bersamaan dengan harga

tambang lazim bagi kapal terbang atau kereta api.

Penetapan kadar Tambang Gantian bagi Hospital Duchess of Kent

Sandakan, Sabah adalah seperti berikut:-

Lokasi antara dua tempat Tambang Gantian

sehala (RM)

Sandakan – Kota Kinabalu ( dan Sebaliknya) 80.00 Sandakan – Tawau ( dan Sebaliknya) 60.00

Kuala Lumpur – negeri lain di Semenanjung ( dan Sebaliknya)

50.00

c) Tambang Gantian hanya layak dituntut sekiranya ia lebih menjimatkan

kerajaan berbanding tuntutan perjalanan menggunakan kenderaan

sendiri bagi menggalakkan perbelanjaan berhemat.

12. TAMBANG PENGANGKUTAN AWAM

12.1 Seseorang pegawai yang tidak menggunakan kenderaan sendiri atau

kenderaan yang disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur bagi menjalankan

tugas rasmi/berkursus di luar Ibu Pejabatnya, adalah layak menuntut

Tambang Pengangkutan Awam mengikut mana yang lebih murah dan yang

sepatutnya dinaiki tertakluk kepada syarat seperti berikut:


13

a) Tambang pengangkutan awam seperti teksi/bas/motobot hendaklah

disokong dengan resit yang sah. Tuntutan pengangkutan awam tanpa

resit adalah tidak dibenarkan.

b) Tuntutan tambang teksi dari lapangan terbang WAJIB disertakan

dengan resit.

c) Resit teksi yang diragui kesahihannya oleh Unit Akaun tidak akan

dibayar.

d) Tuntutan perjalanan menggunakan kereta sewa adalah tidak

dibenarkan kerana penggunaan pengangkutan awam adalah lebih

menjimatkan.

e) Tuntutan tambang teksi bagi perjalanan teksi jarak jauh (100km dan ke

atas) adalah berdasarkan tambang satu (1) tempat duduk sahaja.

Contoh: Pegawai menaiki teksi daripada KLIA2 ke Melaka dengan

tambang teksi RM180.00 sehala. Pegawai hanya layak menuntut

RM45.00 sahaja (RM180.00 ÷ 4).

f) Kelayakan kereta api/ kapal laut/ jenis pengangkutan lain dalam

kategori ini adalah:-

Gred Kelas

27 dan ke atas Satu

26 dan ke bawah Dua

g) Bagi semua perjalanan udara rasmi sama ada dalam negara atau ke luar

negara, pegawai sendiri boleh juga membeli tiket terus daripada

syarikat penerbangan atau syarikat/agensi pelancongan berkenaan

sama ada secara atas talian (on-line), melalui kaunter, secara tunai atau

dengan menggunakan kad kredit dengan syarat perjalanan diluluskan

oleh Pengarah/ Timbalan Pengarah Hospital dan semasa tuntutan

perjalanan dibuat, salinan resit dikemukakan untuk mengesahkan

pembelian tiket. Kelayakan kelas tempat duduk penerbangan

pegawai adalah seperti berikut:-

Penerbangan Domestik Penerbangan Antarabangsa

Gred Kelas Gred Kelas

53 dan ke atas

Perniagaan

Utama / Khas A dan ke atas

Satu

Utama/ Khas B dan C

Perniagaan

52 dan ke bawah

Ekonomi 54 dan ke bawah Ekonomi

h) Kos yang boleh dituntut oleh pegawai apabila membeli tiket sendiri

tanpa menggunakan Waran Penerbangan Udara Awam Kerajaan

adalah harga tiket penerbangan, surcaj bahan api, cukai lapangan

terbang, KLIA2 fees, Goods and Services Tax (GST), bagasi dengan had


14

maksimum (AirAsia – 15kg & MAS – 30kg), insurans dan processing fee. Manakala kos tambahan yang lain seperti pemilihan tempat

duduk, pembelian makan/ minum, caj bagasi berlebihan dan lain-lain

adalah tidak boleh dituntut.

i) Kos tambahan menukar tarikh atau masa penerbangan adalah tidak

boleh dituntut melainkan atas sebab urusan rasmi yang mendesak dan

memerlukan pegawai menukar tarikh atau masa penerbangan.

j) Pegawai perlu membeli tiket penerbangan terus (direct flight) dan bukan penerbangan yang mempunyai persinggahan (by-sector flight). Contoh: Pegawai diarahkan menghadiri mesyuarat di Kuala Lumpur.

Pegawai telah membeli tiket dari Sandakan (SDK) ke Kota Kinabalu

(BKI) dan seterusnya dari Kota Kinabalu (BKI) ke Kuala Lumpur (KUL).

Kos tiket yang layak dituntut hanyalah kos tiket dari Kota Kinabalu (BKI)

ke Kuala Lumpur (KUL), manakala bagi tiket Sandakan (SDK) ke Kota

Kinabalu (BKI) adalah atas tanggungan pegawai sendiri.

13. BELANJA PELBAGAI

13.1 Seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi/ berkursus di luar Ibu

Pejabatnya adalah layak menuntut Belanja Pelbagai seperti berikut:

a) Bayaran telefon, telegram, bayaran pos dan bayaran faks atas urusan

rasmi dengan kadar tidak melebih RM50.00 (sekiranya ada).

b) Belanja dobi yang disokong dengan resit apabila pegawai menginap di

luar Ibu Pejabat tidak kurang dari tiga (3) malam berturut-turut dengan

kadar maksima RM50.00 bagi sesuatu perjalanan. Pegawai yang

berkursus TIDAK LAYAK menuntut perbelanjaan dobi.

c) Bayaran Cukai Lapangan Terbang yang disokong dengan resit.

d) Bayaran Excess Baggage untuk barang-barang rasmi (bukan barangan

peribadi pegawai) yang disokong dengan resit.

e) Bayaran letak kereta, tol dan tambang feri yang disokong dengan resit

dengan kadar maksima RM50.00 bagi tuntutan bulanan perjalanan.

f) Kadar tukaran wang asing adalah merujuk kepada jadual FOREX yang

dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia.

14. TAMBANG PERJALANAN BAGI PENEMPATAN LANTIKAN PERTAMA

14.1 Seseorang pegawai yang baru pertama kali dilantik ke dalam Perkhidmatan

Kerajaan layak membuat tuntutan perjalanan terhad kepada Tambang

Pengangkutan Awam/ tiket kapal terbang dari tempat kediaman ke mana-

mana tempat yang diarahkan untuk melapor diri/ berkursus/ menghadiri

taklimat dan sebagainya sehingga ke Pejabat yang diarahkan bertugas

secara tetap.


15

15. TUNTUTAN PERJALANAN DATANG KE PEJABAT SELEPAS WAKTU PEJABAT

BAGI TUJUAN MELAKUKAN KERJA LEBIH MASA

15.1 Seseorang pegawai tidak dibenarkan membuat tuntutan perjalanan bagi

perjalanan dari rumah ke pejabat atau sebaliknya bagi tujuan melakukan

kerja lebih masa.

16. PENDAHULUAN DIRI

16.1 Tiada kemudahan pendahuluan diri disediakan oleh Hospital Duchess

of Kent Sandakan, Sabah bagi tujuan tuntutan perjalanan pegawai. Semua

kos perjalanan ditanggung dahulu oleh pegawai dan dituntut kemudian

tujuan bayaran balik.

17. TUNTUTAN PERJALANAN PENCERAMAH/ TETAMU/ PAKAR JEMPUTAN

17.1 Tuntutan hanya boleh dilakukan sekiranya ada dinyatakan di dalam surat

jemputan bahawa tuntutan perjalanan ditanggung oleh Hospital Duchess

of Kent Sandakan, Sabah.

17.2 Urusetia dari jabatan/unit hendaklah sentiasa peka akan tarikh

penghantaran tuntutan perjalanan pada 5hb setiap bulan dan kelewatan

tertakluk kepada pembayaran di bawah AP100(a).

18. TUNTUTAN PERJALANAN PEGAWAI DI LUAR JADUAL WAKTU BEKERJA BIASA

BAGI TUJUAN MEMBAWA DAN MENGIRINGI PESAKIT

18.1 Bagi Pemandu / Jururawat / Pegawai Perubatan dan Penolong Pegawai

Perubatan yang dikehendaki membawa dan mengiringi pesakit untuk

mendapatkan rawatan lanjutan dan bagi kes-kes kecemasan ke Kota

Kinabalu, penetapan elaun yang layak dituntut adalah 1 hari Elaun Makan

dan 1 hari Bayaran Sewa Hotel/ Elaun Lojing sahaja. Kenderaan ambulan

atau kenderaan jabatan yang digunakan untuk menghantar pesakit adalah

sangat diperlukan dan perlu kembali ke hospital dengan kadar segera.

18.2 Sekiranya kakitangan (kecuali pemandu) yang mengiringi pesakit diarahkan

untuk mengiringi pesakit di luar syif, kakitangan berkenaan hanya boleh

membuat salah satu tuntutan sahaja sama ada tuntutan perjalanan atau

bayaran elaun lebih masa maksimum sehingga 8 jam.

19. TUNTUTAN PERJALANAN PEGAWAI YANG MENJALANI LATIHAN

SANGKUTAN ( CLINICAL ATTACHMENT) DI HOSPITAL KERAJAAN

19.1 Seseorang pegawai yang diluluskan untuk menjalani latihan sangkutan di

hospital lain adalah layak membuat tuntutan perjalanan terhad kepada

Tambang Pengangkutan Awam/ tiket kapal terbang dari ibu pejabat ke


16

hospital latihan sangkutan (pergi dan balik) serta elaun lojing/ bayaran sewa

hotel sehari sebelum latihan bermula dan sehari selepas latihan tamat.

20. TUNTUTAN PERTUKARAN / ELAUN PERPINDAHAN

20.1 Tuntutan elaun pertukaran dan elaun perpindahan adalah merujuk kepada

1PP WP 1.2.

20.2 Tuntutan pertukaran masuk ke HDOK Sandakan bagi pegawai yang

berkelayakan hendaklah dihantar ke Unit Akaun dalam tempoh satu (1)

tahun dari tarkikh pegawai melaksanakan pertukaran tersebut.

20.3 Tuntutan elaun perpindahan rumah bagi pegawai yang berkelayakan

hendaklah dikemukakan kepada Pengarah Hospital melalui Unit

Perkhidmatan, Bahagian Pengurusan di dalam tempoh tidak lewat daripada

3 (tiga) bulan selepas tarikh perpindahan rumah dilakukan.

21. PEMAKAIAN DAN KUATKUASA

21.1 Garis panduan ini adalah rujukan dan kawalan dalaman yang ditetapkan

oleh Seksyen Kewangan dan Perakaunan Hospital Duchess of Kent

Sandakan, Sabah untuk memastikan tuntutan perjalanan yang dikemukakan

oleh pegawai adalah teratur, munasabah dan berpatutan.

21.2 Garis panduan ini adalah selaras dengan peraturan-peraturan yang sedang

berkuatkuasa dan selari dengan hasrat kerajaan untuk mengelakkan

pembaziran serta mengoptimumkan perbelanjaan berikutan peruntukan

yang semakin terhad.

21.3 Pengecualian-pengecualian lain daripada perkara-perkara yang tersenarai

di dalam Garis Panduan ini adalah tertakluk kepada peraturan-peraturan

kewangan semasa serta adalah di atas pertimbangan Pengarah Hospital.

21.4 Peringatan kepada mana-mana pegawai yang mengemukakan tuntutan

palsu adalah melanggar tatakelakuan di bawah Peraturan 4(2)(f) dan (g)

[P.U.(A) 395/1993] iaitu seseorang pegawai tidak boleh tidak jujur atau tidak

amanah dan tidak bertanggungjawab. Pegawai yang disabitkan kesalahan

boleh dikenakan tindakan tatatertib sehingga dijatuhkan hukuman buang

kerja.

21.5 Arahan ini adalah berkuatkuasa mulai tuntutan perjalanan bulan APRIL

2018.

HOSPITAL DUCHESS OF KENT SANDAKAN, SABAH GARIS … · Contoh: Kursus bermula 15 Ogos 2017 dan...

Documents

Transcript of HOSPITAL DUCHESS OF KENT SANDAKAN, SABAH GARIS … · Contoh: Kursus bermula 15 Ogos 2017 dan...