i - portal.psz.utm.myportal.psz.utm.my/.../laporan/objkualiti/objq_BPS/janjun_08.pdf · LAPORAN...
-
Upload
nguyendien -
Category
Documents
-
view
225 -
download
0
Transcript of i - portal.psz.utm.myportal.psz.utm.my/.../laporan/objkualiti/objq_BPS/janjun_08.pdf · LAPORAN...
- i -
ISI KANDUNGAN MUKA SURAT 1.0 LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
1.1 UNIT PEROLEHAN 1 Lampiran 1
1.2 UNIT JURNAL DAN MEDIA ELEKTRONIK 2 - 5 Lampiran 1 Lampiran 2 1.3 UNIT KOLEKSI KHAS 6
2.0 LAPORAN BORANG PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN [PSZ 27.6 (Pin. 1/200200)] 2.1 UNIT PEROLEHAN 7 Lampiran 1
- ii -
ISI KANDUNGAN MUKA SURAT 3.0 LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL 3.1 UNIT PEROLEHAN 8 – 9 Lampiran 1 Lampiran 2 Lampirann 2a Lampiran 2b Lampiran 3 Lampiran 4
1
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER JANUARI – JUN 2008
1.0 PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
1.1 UNIT PEROLEHAN Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan
1. Prosedur Mengurus Pembelian Buku Dan Bahan Pandang Dengar
[AKT (BPD)/PSZ/74]
i. Menguruskan pembelian dan penerimaan bahan 80% daripada peruntukan yang diterima pada tahun semasa.
ii. Memproses pembayaran
invois dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima.
ia. Peratus pembelian bahan mencapai 59.67% iaitu meningkat sebanyak 11.25% berbanding 2007 bagi tempoh yang sama.
ib. Peratus penerimaan bahan
mencapai 64.53% dengan peningkatan sebanyak 23.59% berbanding 2007 bagi tempoh yang sama.
ii. 100% proses pembayaran invois
dapat dibuat selepas lengkap bahan diterima.
Penambahbaikan
Bagi melihat tempoh sebenar yang diambil dari bahan yang diterima sehingga bahan disemak penggunaan cop Tarikh semakan PmP dan Tandatangan PmP bermula pada bulan Julai 2008 (Lihat Contoh).
Rujuk Lampiran 1 (Jadual 1)
Rujuk Pekeliling Bendahari Bil.1/2007 para 2.2
Rujuk Lampiran 1
(Jadual 2)
Contoh
Tarikh Semakan PmP:……………. Tandatangan PmP:………………….
Lampiran 1
2008 2007 2008 2007
Januari 255,981.87 286,764.10 544,164.55 9,781.03
Februari 436,392.61 111,995.66 552,477.53 150,712.32
Mac 468,823.16 354,947.82 405,591.96 377,033.68
April 476,592.05 345,227.82 433,479.09 247,635.07
Mei 515,246.20 520,771.92 407,947.93 499,424.64
Jun 531,960.43 559,268.54 560,166.46 557,741.40
Jumlah 2,684,996.32 2,178,975.86 2,903,827.52 1,842,328.14
Peratus (%) 59.67 48.42 64.53 40.94
Jumlah
1 - 7 8 - 14 > 14 (Invois)
Januari 97 84 49 230.00
Februari 287 0 0 287.00
Mac 222 44 0 266.00
April 416 0 0 416.00
Mei 338 0 0 338.00
Jun 370 0 0 370.00
Jumlah 1730 128 49 1,907.00
Peratus (%) 90.72 6.71 2.57 100%
Bulan Tempoh Pembayaran Invois (Hari)
Jadual 2 : Tempoh Pembayaran Invois Mengikut Hari
Jadual 1 : Peratus Pembelian dan Penerimaan Bahan Januari - Jun 2008
Januari - Jun 2008
BulanPembelian (RM) Penerimaan (RM)
2
1.2 UNIT JURNAL DAN MEDIA ELEKTRONIK Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan
1. Prosedur Unit
Jurnal dan Media Elektronik
i) Memastikan bahan
diproses penerimaan (dalam Modul Serial) dalam jangkamasa 7 hari bekerja dari tarikh penerimaan.
ii) Memastikan inbois yang
tiada bermasalah diproses pembayaran ke pihak Bendahari dalam jangkamasa tidak lebih dari 14 hari dari tarikh inbois diterima.
a) Jurnal bercetak
Bahan berjaya diproses penerimaan (dalam Modul Serial) dalam jangkamasa kurang dari 7 hari bekerja dari tarikh penerimaan. Hasil analisa mendapati100% atau 1,008 isu bercetak yang diterima ini telah dapat diproses penerimaan dalam jangkamasa 1-2 hari.
b) Pangkalan Data Cakera Padat Bahan berjaya diproses penerimaan
(dalam Modul Serial) dalam jangkamasa kurang dari 7 hari bekerja dari tarikh penerimaan. 100% isu diproses penerimaan dalam jangkamasa 1-2 hari.
a) Sejumlah 99.58% iaitu 234 inbois
yang diterima telah berjaya diproses pembayaran ke pihak Bendahari dalam jangkamasa tidak lebih dari 14 hari dari tarikh inbois tersebut diterima. Namun terdapat satu inbois yang gagal diproses dalam jangkamasa yang ditetapkan kerana menunggu kelulusan pembayaran dari pihak Bendahari. Ianya melibatkan pembayaran pendahuluan pangkalan data IEEE yang akan dilanggan oleh Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia.
Rujuk Lampiran 1
Rujuk Lampiran 2
3
Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan
Cadangan Penambahbaikan
UJME berusaha untuk memperbaiki proses kerja dari masa ke semasa. Daripada penelitian, aktiviti memproses inbois untuk pembayaran dapat ditingkatkan dengan cadangan berikut :- 1) Memandangkan proses mencetak nombor siri hanya boleh dilakukan oleh seorang pembantu di Unit Perolehan, UJME mencadangkan agar seorang lagi staf sokongan diberi tanggungjawab membantu proses tersebut. Daripada lampiran, dapat dilihat bahawa sejumlah 45 inbois diproses dalam jangkamasa 11-12 hari kerana pembantu berkenaan bercuti. Sedangkan secara normalnya ia dapat diproses dalam jangkamasa tidak lebih dari 6 hari. Dengan penambahan seorang lagi staf, maka ia akan dapat melancarkan proses pembayaran inbois di UJME.
4
Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan
2. Arahan Kerja
Mengindeks dan Memproses Jurnal
AK(MB)/PSZ/75.3.5
3. Arahan Kerja
Mengindeks dan Memproses Bahan Media Elektronik
AK(MB)/PSZ/75.3.6
1. Menerima dan
memantau semua pemprosesan bahan hadiah (bercetak atau tidak bercetak) kecuali bahan terbitan UTM dalam tempoh 30 hari bekerja.
2. Mengkatalog semua
bahan hadiah (bercetak dan tidak bercetak) dan juga jurnal langganan baru (bercetak dan atas talian (online)). Maksima 60 judul sebulan berasaskan bahan yang diterima
3. Menyemak dan
mengemaskini keaktifan langganan jurnal atas talian (online journal) yang terdapat di INFOLAN2
Bagi bahan hadiah (bercetak atau tidak bercetak), sebanyak 959 bahan telah diproses Penerimaannya. Jumlah ini dipecahkan kepada dua bahan hadiah iaitu majalah dan buku. Dari Jan - Jun, sebanyak 799 bahan telah diterima. Jumlah ini adalah termasuk judul yang baru dan judul yang sedia ada. Bahan hadiah majalah ini boleh dipecahkan kepada beberapa jenis iaitu laporan tahunan, bulletin, makalah dan sebagainya. Sebanyak 160 buah buku telah diterima bagi Jan – Jun.
Sasaran 60 judul sebulan tidak tercapai kerana penerimaan bahan baru adalah kurang bagi Jan-Jun 2008.
Sasaran 60 judul sebulan tidak tercapai kerana penerimaan bahan baru adalah kurang bagi Jan-Jun 2008.
5
Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan
Semakan dibuat adalah untuk melihat samada url yang diberikan itu berfungsi atau tidak. Jika tidak berfungsi, kemaskini akan dilakukan. Tag500 adalah untuk menerangkan tentang tahun langganan sesuatu jurnal elektronik. Ia membantu pengguna untuk mengetahui tentang teks penuh sesuatu jurnal.
1 - 2 HARI 3 - 4 HARI 5 - 6 HARI 7 - 8 HARIEBSCO 60 24 60
KOOP UM 111 33 111KOOP UTM 107 12 107
UBS 86 21 86SWETS 157 44 157TERUS 183 33 183
IBS 304 71 304Jumlah Jurnal
Bercetak1008 238 1008
Pangkalan Data Cakera Padat
23 9 23
JANGKAMASA PROSES PENERIMAAN BAHAN JANUARI - JUN 2008
Lampiran 1
JANGKAMASA PROSESPEMBEKAL JUMLAH ISU
DITERIMA JUMLAH JUDUL
JUMLAH INBOIS 1-2 HARI 3-4 HARI 5-6 HARI 7-8 HARI 9-10 HARI 11-12 HARI 13-14 HARI > 14 HARI
JANUARI 160 61 55 44FEBRUARI 8 8
MAC 20 12 7 1APRIL 15 7 4 4
MEI 27 16 10 1JUN 5 4 1
JUMLAH 235 108 77 4 45 1PERATUSAN % 45.96% 32.77% 1.70% 19.15% 0.42%
TARIKH INBOIS DITERIMA (BULAN)
JANGKAMASA MEMPROSES INBOIS JANUARI - JUN 2008
JANGKAMASA PROSES
Lampiran 2
6
1.3 UNIT KOLEKSI KHAS
Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan
Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Khas
Mendapatkan dan menginput bahan khas UTM ke dalam Modul ACQ dengan peningkatan sebanyak 5 % dari Sasaran Kerja Tahunan (SKT) Pustakawan Koleksi Khas. ( Sasaran tahun 2008= 4,326 judul) Bagi tempoh Jan – Jun 2008, jumlah judul yang perlu diinput adalah sebanyak 50% iaitu 2,163.
i) Menginput Koleksi Khas
Sebanyak 2,231 judul (2,314 naskhah) bahan koleksi khas telah diinput. (Lihat Jadual 1) ii) Menginput Koleksi Khas Hadiah
Sebanyak 19 judul (30 naskhah) bahan hadiah telah diinput (Lihat Jadual 2). ( Pembantu Perpustakaan Hadiah dan Pertukaran-UKK juga membuat kerja menginput bahan tesis, mikrofilem dan cakera padat tesis). Jumlah keseluruhan bahan yang telah diinput bagi tempoh Januari - Jun 2008 adalah 2,250 judul (2,344 naskhah). Jika 100% adalah 2,163 judul , Oleh itu jika jumlah bahan yang diinput adalah 2,250 judul adalah bersamaan dengan 104.02 %.
Cadangan Penambahbaikan; Setiap bahan yang baru diterima di Unit Koleksi Khas akan dibuat pemantauan dari segi tarikh terima dan tarikh diproses mengikut peringkat. Cth: Tempoh bahan diterima oleh Pustakawan, tempoh diinput oleh Pembantu Perpustakaan dan tempoh untuk aksesen sehingga ditukar status ‘In Cataloguing’ akan dipantau.
Sila rujuk keterangan lanjut di Jadual 1 & 2.
Jadual 1 : Jumlah Bahan Koleksi Khas Yang Telah Diinput Ke Dalam Modul ACQ
SEHINGGA BULAN JUN 2007
JENIS BAHAN JUDUL NASKHAH
Koleksi Khas Am: Buku 49 108 Makalah 12 36 Koleksi Khas Projek 964 964 Tesis Sarjana 175 175 Tesis PhD 13 13 Koleksi Khas Radas: Mikrofilem 76 76 Cakera Padat 942 942
JUMLAH 2,231 2,314 Jadual 2 : Bahan Hadiah
Judul Naskhah Monograf: Buku 16 25 Makalah 2 4 Hadiah Radas: Cakera Padat 1 1
JUMLAH 19 30
JUMLAH BESAR K-KHAS & HADIAH
2,250 judul
2,344 naskhah
7
2.0 LAPORAN BORANG PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN [PSZ 27.6 (Pin. 1/2002)]
JANUARI – JUN 2008
2.1 UNIT PEROLEHAN
Prosedur Ketidakpatuhan Produk Hasil Sisiatan Punca Masalah Pencegahan
Prosedur Mengurus Pembelian Buku Dan Bahan Pandang Dengar
[AKT (BPD)/PSZ/74]
Ketidakpatuhan produk berlaku terhadap proses aksesan berikut: 1. Tiada cop kotak
nombor panggilan. 2. Tiada strip
keselamatan. 3. Tiada kotak cakera
padat.
(Rujuk Lampiran 1)
Jumlah keseluruhan bahan di aksesan Januari – Jun 2008 seperti berikut:
Buku = 13,875 naskhah Bahan Pandang Dengar = 1,036 unit Lain-lain = 139 unit
Jumlah Keseluruhan = 15,050 Jumlah keseluruhan bahan diaksesan meningkat sebanyak 1,360 berbanding tahun 2007 (13,690) bagi tempoh yang sama.
Hasil Siasatan Ketidakpatuhan produk proses aksesan menurun dari 8 jenis aksesan kepada hanya 3 jenis aksesan sahaja.Walaupun peratus keseluruhan ketidakpatuhan produk meningkat 0.1% iaitu dari 0.44% (2007) kapada 0.54% Januari – Jun 2008. Namun begitu, ketidakpatuhan produk masih pada tahap yang sangat rendah iaitu kurang dari 1%.
Ketidakpatuhan berlaku kepada cakera padat yang melampiri buku berkulit keras yang diletakkan di bahagian dalam buku.
Buku yang melampiri cakera padat akan diletakkan penanda selepas proses penerimaan sebelum diserahkan kepada seksyen aksesan.
Tiada Cop Kotak No. Panggilan
Tiada Strip Keselamatan
Tiada Kotak Cakera Padat
Januari 0 0 0 0
Februari 0 3 1 4
Mac 0 2 0 2
April 2 0 4 6
Mei 0 0 0 0
Jun 0 0 0 0
Jumlah 2 5 5 12
Peratus (%) 0.01 0.03 0.50 0.54
Jumlah Bahan Segera = 652.00Jumlah Bahan Biasa = 13,223.00
1,036.00Lain-lain = 139.00Jumlah keseluruhan = 15,050.00
Lampiran1
Jumlah Bahan Pandang Dengar =
Jumlah dan Peratus Ketidakpatuhan Produk Mengikut Jenis Aksesan
Januari - Jun 2008
Bulan
Jenis Aksesan
Jumlah