MANUAL MENGEMASKINI STOK 1

INDEX

MANUAL MENDAFTAR DAN MENGEMASKINI STOK

BIL PEKARA MUKA SURAT

1. LANGKAH 1 : PENYEDIAAN LOKASI STOK DI BILIK STOR

2

2.. LANGKAH 2 : MENGEMASKINI LOKASI PENYIMPANAN (E-STOK)

4

3. LANGKAH 3: MENGEMASKINI MAKLUMAT DAN LOKASI STOK

9

4. LANGKAH 4: UNTUK MELIHAT SENARAI STOK YANG TELAH DIKEMASKINI

14

5. LANGKAH 5: UNTUK PENGELUARAN TERUS

15

6. LANGKAH 6: MEMERIKSA BAKI STOK DI KAD PETAK (KEWPS-4)

20

MANUAL MENGEMASKINI STOK 2

MANUAL MENDAFTAR DAN MENGEMASKINI STOK

LANGKAH 1: PENYEDIAAN LOKASI STOK DI BILIK STOR.

1. Sila pastikan bilik stor kemas dan semua stok disusun rapi dan teratur dahulu.

2. Sila pastikan tempat penyimpanan stok kedudukan (rak/kabinet/almari) berada dalam

kedudukan yang selamat, kemas dan tersusun.

3. Susun stok dengan kemas, tersusun dan labelkan setiap kedudukan tempat simpanan stok

mengikut pembahagian seperti berikut:

3.1. Seksyen/Gudang

3.2. Jenis Penyimpanan

3.3. Baris

3.4. No. Penyimpanan (Rak)

3.5. Tingkat

3.6. Petak

3.1 SEKSYEN/GUDANG 1. Pembahagian tempat simpanan stok (kabinet/rak/bilik)

mengikut kategori stok atau mengikut ruang. 2. Contoh:

a. Seksyen A b. Seksyen B

SEKSYEN A

SEKSYEN B

3.2 JENIS PENYIMPANAN 1. Jenis tempat penyimpanan stok 2. Contoh:

a. Kabinet Besi - KB b. Rak Besi – RB c. Atas Lantai - AL

RAK BESI (RB)

MANUAL MENGEMASKINI STOK 3

3.4 NO. PENYIMPANAN (RAK) 1. Setiap jenis tempat penyimpanan stok (Rak Besi/Rak

Kayu/Kabinet Besi/Almari) dilabelkan nombor, seperti a. 01 b. 02

00000000000000

RAK BESI (01)

3.5 TINGKAT DAN PETAK 1. Tingkat rak/kabinet mengikut turutan dari bawah. 2. Petak mengikut pembahagian(partition) rak,

sekiranya dalam petak terdapat pelbagai stok asingkan mengikut alphabet (cth: Petak: 01(A),01(B),01(C) )

TINGKAT : 01

PETAK : 01

TINGKAT : 02

3.3 BARIS 1. Baris adalah kedudukan Rak/Kabinet dalam

kedudukan selari di Seksyen yang sama. 2. Contoh:

a. 01 b. 02

BARIS (01)

SEKSYEN A

BARIS (02)

PETAK : 02

PETAK 01(A)

PETAK 01(B)

PETAK 01(C)

PETAK 02(A)

PETAK 02(B)

RAK BESI (02)

MANUAL MENGEMASKINI STOK 4

LANGKAH 2 : MENGEMASKINI LOKASI PENYIMPANAN E-STOK

2.1 Login estok.upm.edu.my

2.2 Masukkan Id dan Password

2.3 Klik Modul Pengurusan Stor

2.4 Klik sub modul E-stor

MANUAL MENGEMASKINI STOK 5

2.5 Klik Modul Penyimpanan

2.6 Klik Sub Modul Kod Lokasi Penyimpanan

2.7 Klik Daftar Lokasi Penyimpanan

MANUAL MENGEMASKINI STOK 6

2.8 Mula Mengisi atau mengemaskini Seksyen/Gudang, Jenis Penyimpanan, Baris, No.

Penyimpanan (Rak), Tingkat dan Petak mengikut susunan seperti di Langkah 1.

2.8.1 Seksyen/Gudang

-

2.8.2 Jenis Penyimpanan

-

- Masukkan Kod dan

Keterangan

- Rujuk Langkah1,3.1

- Masukkan Kod Jenis

Penyimpanan dan

Keterangan

- Rujuk Langkah1, 3.2

MANUAL MENGEMASKINI STOK 7

2.8.3 Baris

-

2.8.4 No. Penyimpanan (Rak)

2.8.5 Tingkat dan Petak

- M

- Masukkan Baris

- Rujuk Langkah1, 3.3

- Masukkan No.

Penyimpanan (Rak)

- Rujuk Langkah1, 3.4

- Masukkan Tingkat dan

Petak

- Rujuk Langkah1, 3.5

MANUAL MENGEMASKINI STOK 8

2.8.7 Simpan maklumat lokasi penyimpanan yang telah diisi.

2.8.8 Contoh Maklumat Lokasi Penyimpanan yang sudah lengkap diisi

-

-

- Contoh lokasi yang telah lengkap diisi: SEKSYEN D-01-KB01-01-01

Klik Simpan dan

seterusnya

MANUAL MENGEMASKINI STOK 9

LANGKAH 3: MENGEMASKINI MAKLUMAT DAN LOKASI STOK

3.1 klik Modul Bekalan & Kawalan

3.2 Kemudian klik sub modul Mohon Kod barang

3.3 Pilih Stor dan Kemudian klik (Katalog )

3.4 Kemudian klik dan pilih barangan/inventori dikehendaki.

MANUAL MENGEMASKINI STOK 10

3.5 Contoh: pilih Toner Cartridge HP CB435A

3.6 Masukkan Maklumat Barang, Borang Penambahan Kod Stok

a. Paras Minimum Stok : Kiraan 1 bulan penggunaan

b. Paras Menokok : Kiraan 2 bulan Penggunaan

c. Paras Maksimum Stok : Kiraan 3 Bulan penggunaan

d. Jumlah Stok : Baki terkini bilangan stok yang tinggal (Cth: Baki tinggal 5unit)

e. Nilai Keseluruhan Stok : Jumlah harga bagi baki stok yang tinggal

(Cth: Baki 5unit X RM100seunit = RM500

3.7 Kemudian klik TAMBAH KOD STOK dan seterusnya klik OK

Taip nama stok pada

Perihal Barang

(cth: TONER)

MANUAL MENGEMASKINI STOK 11

3.8 Sila pilih Modul Bekalan & Kawalan dan sub modul Senarai Kad

3.9 Klik Stor dan cari nama PTJ

3.10 Di Bahagian Carian Stok taip nama stok yang telah didaftarkan tadi iaitu Toner dan klik cari

Pilih PTJ yang

berkaitan

MANUAL MENGEMASKINI STOK 12

3.11 Paparan seperti dibawah

3.12 Klik untuk mengemaskini lokasi stok

3.13 Di carian Lokasi Penyimpanan, pada Seksyen pilih lokasi yang sudah didaftarkan

(cth:Seksyen D)

Pilih dan klik kod lokasi yang

sesuai di Kod Penuh dan

kemudian klik OK

Maklumat

lokasi stok

belum lengkap

MANUAL MENGEMASKINI STOK 13

3.14 Lokasi yang telah dikemaskini seperti dipaparan

3.16 Seterusnya aktifkan stok dengan klik (sekiranya AKTIF,data stok TIDAK BOLEH DIPINDA)

3.19 Stok telah berjaya di aktifkan (bertukar warna hijau)

masukkan paras,

Jumlah Kuantiti Stok, Harga

Stok Seunit,

Harga Stok Sediada

Kad stok sudah

selesai aktif

Setelah selesai masukkan data

stok, klik AKTIFKAN KAD STOK

dan klik OK

MANUAL MENGEMASKINI STOK 14

LANGKAH 4: UNTUK MELIHAT SENARAI STOK YANG TELAH DIKEMASKINI

4.1 Klik Modul Bekalan & Kawalan

4.2 Klik sub modul Kawalan Stok

4.3 Pilih Stor (Pusat Tanggungjawab)

4.4 Paparan senarai stok seperti dibawah

senarai stok

yang telah

dikemaskini

MANUAL MENGEMASKINI STOK 15

LANGKAH 5: UNTUK PENGELUARAN TERUS

5.1 Klik modul Penyimpanan

5.2 Klik sub modul Pengeluaran Terus

5.3 Masukkan nama pemohon/penerima/pelulus dengan klik icon

dan masukkan Stor Pengeluar

5.5 Untuk mencari nama pemohon/penerima/pelulus:

Cari stor PTJ

berkaitan

1. Pilih Bahagian (PTJ)

2. Masukkan nama penama

yang berkaitan dan klik Cari

3. Klik pada penama yang telah

dicari

Carian nama Pemohon,

Penerima dan Pelulus

MANUAL MENGEMASKINI STOK 16

5.6 Paparan dibawah adalah yang telah lengkap diisi dan kemudian klik TAMBAH BARANG

5.7 Klik Cari Kod Stok

5.7 Masukkan Perihal Barang dengan menaip stok yang dikehendaki dan klik Cari

5.8 Klik pada stok yang dikehendaki

MANUAL MENGEMASKINI STOK 17

5.9 Masukkan nilai Kuantiti Dikeluarkan dan klik SIMPAN

5.10 Klik HANTAR PERMOHONAN

5.11 Klik OK

5.12 Klik OK

Semak maklumat yang diisi

sebelum klik “HANTAR

PERMOHONAN”

Cetak Borang KEW.PS-11 dan

dapatkan tandatangan

pegawai terlibat dan failkan.

MANUAL MENGEMASKINI STOK 18

Untuk carian semula Borang KEW.PS-11 (Borang Pengeluaran)

5.13 Klik modul Penyimpanan dan kemudian Pengesahan Pengeluaran

5.14 Pastikan Stor adalah nama PTJ yang betul dan klik CARI

5.15 Paparan ini akan keluar

Pilih Status

Belum Diproses

Pengeluaran Pilih Jenis Permohonan

KEWPS-11

MANUAL MENGEMASKINI STOK 19

5.18 Cari semula nama pemohon untuk pengeluaran terus

Klik untuk

papar borang

KEW.PS-11

Dapatkan semua

tandatangan

pemohon/penerima/pelulus

dan failkan.

MANUAL MENGEMASKINI STOK 20

LANGKAH 6:MEMERIKSA BAKI STOK DI KAD PETAK (KEWPS-4)

6.1 Klik Modul Bekalan & Kawalan dan kemudian sub modul Kawalan Stok

6.2 Klik Stor untuk cari nama PTJ

6.3 Bahagian Carian Stok taipkan nama barang. Contoh “Toner” dan klik Cari

Taip carian stok,

contoh ”TONER”

Klik untuk

paparkan kad

petak atau

KEW.PS-4

Rekod

pengeluaran akan

papar pada Kad

Petak (KEW.PS4)

MANUAL MENGEMASKINI STOK 21

SSEELLAAMMAATT MMEENNCCUUBBAA

TTEERRIIMMAA KKAASSIIHH