I

N

O

V

A

S

I

I

Q

-

R

A

M

I

N

O

V

A

S

I

I

Q

-

R

A

M

20132013

Kandungan

1.0 Ahli Jawatankuasa IQ-RAM 1

2.0 Ringkasan Eksekutif 2

2.1 Perwujudan Sistem 3

3.0 Sebelum Inovasi 4

3.1 Pengeluaran Hakmilik Sebelum Inovasi 5

4.0 Selepas Inovasi 6

4.1 Pengeluaran Hakmilik Selepas Inovasi 7

5.0 Perbandingan 8-9

6.0 Keselamatan Data dan Perekodan 10

7.0 Hasil dan Outcome Dari Inovasi 11-13

8.0 Lampiran 14-15

I

N

O

V

A

S

I

I

Q

-

R

A

M

I

N

O

V

A

S

I

I

Q

-

R

A

M

20132013

1.0 AHLI JAWATANKUASA IQ-RAM

IQ-RAM

PENASIHAT

Ybrs Dr. Zulkapli

bin Mohamed

Tuan Haji Mior

Mohamad Jamil

bin Mior Zakaria

En. Mohamad

Iqram bin Zainal

En. Mohd Khusairi

bin Yunos

En. Mohd Ikram

bin Ahmad

En. Muhammad

Amin bin Safie

Pn Rosiah binti

Darus

En Adi Asrul bin

Mohamad Jainy

En. Hasnur Hadi

bin RaflesPn. Hajar binti

Shahrum

KREW-KREW

En. Ahmad Roslan

bin Mohd Tahir

Jawatankuasa IQ-RAM terdiri dari 10 orang krew yang diketuai oleh Yang Berusaha Dr. Zulkapli bin Mohamed sebagai Penasihat. Krew yang dibentuk ini terdiri dari pegawai-pegawai atasan sehinggalah kepada Pembantu Tadbir.

1

I

N

O

V

A

S

I

I

Q

-

R

A

M

I

N

O

V

A

S

I

I

Q

-

R

A

M

20132013

Gambarajah 8.2

INOVASI IQ-RAM

Paparan yang digunakan untuk merekod data/maklumat DHKK(Menu Petugas Bilik Kebal Unit Pendaftaran)

INOVASI IQ-RAM

IQ-RAMPaparan muka bagi hakmilik yang akan dikeluarkan

Gambarajah 8.3

2.0 RINGKASAN EKSEKUTIF

Unit Pendaftaran Hakmilik Pejabat Daerah dan Tanah Kuala Kangsaradalah unit yang bertanggungjawab Mengurus, menyimpan danmengemaskini dokumen-dokumen penting kerajaan bagi DaftarHakmilik. Unit ini berperanan untuk menerima dan mendaftarkandokumen-dokumen yang membabitkan pemilikan dan kepentinganatas hakmilik tanah khususnya mengenai rekod pemilikan, suratcaraurusan, pelbagai suratcara dan lain-lain dokumen urusan berdaftar.Sebarang perubahan atau pindaan atas hak milik akan direkodkan.

Tiga urusan telah di klasifikasikan sebagai keutamaan, iaitupendaftaran urusniaga (pindahmilik, gadaian, melepaskan gadaian,pajakan, ismen dan sebagainya), bukan urusniaga (kaveat, turunmilikakibat kematian/pusaka dan lain-lain) dan juga pendaftaran yangmelibatkan nota, pengeluaran hakmilik sambungan dan jugapengeluaran hakmilik baru.

Aspek penyimpanan dan penyerahan semula hakmilik kepada tuantanah dengan cara yang cepat, cekap dan berkesan adalah faktor yangmendorong inovasi IQ-RAM di laksanakan. Lazimnya, setelah prosespendaftaran, hakmilik akan disimpan di dalam bilik kebal.Penambahan ruangan perlu untuk menyimpan kesemua hakmilikberkenaan. Setelah hakmilik disimpan, proses pencarian perlu untukpenyerahan semula. Persoalannya, dimana, lambat atau cepatnya satuhakmilik itu diperolehi seringkali timbul. Penyimpanan yang teraturdan bersistematik akan memudahkan pergerakan rekod keluar masukhakmilik.

2 15

I

N

O

V

A

S

I

I

Q

-

R

A

M

I

N

O

V

A

S

I

I

Q

-

R

A

M

20132013

Gambarajah 8.0

Gambarajah 8.1

INOVASI IQ-RAM

IQ-RAMPaparan muka Kiosk yang digunakan dir uangan kaunter

INOVASI IQ-RAM

IQ-RAMPaparan muka alert di dalam Bilik Kebal

8.0 LAMPIRAN

2.1 PERWUJUDAN SISTEM

Perwujudan Inovasi IQ-RAM menggunakan pendekatan serampang duamata iaitu untuk memberi kemudahan kepada kakitangan UnitPendaftaran dan juga kepada orang awam. Sistem IQ-RAM iniberkonsepkan “carian” yang menggunakan aplikasi Microsoft Accesssebagai medium pangkalan data untuk penyimpanan maklumat. Ianyamemudahkan pengesanan hakmilik yang telah disimpan untukpencapaian semula.

INOVASI IQ-RAM

Orang Awam

Kakitangan

SERAMPANG 2 MATA

Dalaman - Inovasi kaedah perekodan & penyimpanan

hakmilik/geran di dalam bilik kebal

Kaunter - Inovasi kaedahpengeluaran hakmilik/geran

kepada pelanggan

Gambarajah 2.1

2013

14 3

I

N

O

V

A

S

I

I

Q

-

R

A

M

I

N

O

V

A

S

I

I

Q

-

R

A

M

I

N

O

V

A

S

I

I

Q

-

R

A

M

20132013

3.0 SEBELUM INOVASI

SEBELUM INOVASI

1 2 3 4

Penyimpanan DHKK dikelaskankepada setiap mukim & dipecahkan kepada jenis hakmilik -(GM/PM/HSM).PenyimpananManual.

100-200 kotak Fail/Folder Plastikdiguna pakai.Kos yang tinggi.Ruangan yang luas

Senarai hakmilikdi labelkan di muka depan folder.Catatan Dibuat setiap Kali DHKKdimasuk ataudikeluarkan.Penggunaan kertas yang banyak.

Melibatkan pergerakkan yang banyak antara Kakitangan.(Kaunter &Petugas Bilik Kebal)-Ulang alik-Tanggapan negatif orang awam

Gambarajah 3.0

Hakmilik keluaran dikelaskan kepada mukim-mukim yang disimpan didalam kotak –kotak fail atau folder. Pada bahagian luarnya disenaraikankandungan yang tersimpan didalamnya. Ruangan penyimpanan inimenjadi lebih besar sekiranya hakmilik tersebut tidak dituntut dalamtempoh yang telah ditetapkan. Penggunaan kotak fail yang dianggarkan100 hingga 200 kotak perlu disimpan mengikut senarai mukim yangterlibat. Begitu juga dengan kecepatan pencarian sesuatu hakmilik.Proses pencariannya mengambil masa dan perlu disemak pada setiapkotak atau folder untuk mencari satu-satu hakmilik yang dikehendaki.Dari segi perhubungan pula, pergerakan petugas kaunter agak rumitkerana mereka terpaksa berulang alik ke bilik geran setiap kali hendakmengambil hakmilik yang diperlukan. Walaupun masa yang diambil olehpetugas kaunter ke bilik geran tidak lama, ini akan menyebabkankaunter dibiarkan kosong. Menimbulkan persepsi yang kurang baik dantidak menyenangkan kepada pelanggan yang datang berurusan.

Sistem IQ-RAM dapat menerapkan penggunaan ICT kepada kakitangandan orang awam. Inovasi yang diwujudkan menggunakan sistempangkalan data berpusat bagi merekod setiap Dokumen HakmilikKeluaran yang telah didaftarkan. Para petugas kaunter akanmemaklumkan kepada petugas dibilik kebal mengenai hakmilik yangdikehendaki dengan menggunakan Sistem IQ-RAM. Inovasi juga telahmenyediakan satu Kiosk yang membolehkan pelanggan menginputkansendiri hakmilik yang dikehendaki sebelum hakmilik tersebutdiserahkan.

f) Penerapan ICT kepada kakitangan dan orang awam

4 13

I

N

O

V

A

S

I

I

Q

-

R

A

M

I

N

O

V

A

S

I

I

Q

-

R

A

M

20132013

Setibanya di kaunter pendaftaran, pelanggan akan mengambilnombor giliran dan menunggu nombor dipanggil oleh petugaskaunter. Setelah nombor dipanggil, pelanggan akan menyerahkanresit/bukti penyampaian atau notis 5F untuk mendapatkan hakmilikyang berkenaan. Kerani kaunter akan menyerahkan notis/resittersebut kepada petugas di dalam bilik kebal. Petugas bilik kebalakan mendapatkan hakmilik yang berkenaan di dalam folder danmencatat catatan keluar di folder yang berkenaan. Petugas bilikkebal seterusnya menyerahkan semula hakmilik tersebut kepadakerani kaunter. Setelah mendapat hakmilik, kerani kaunter akanmerekodkan penyerahan kepada pelanggan melalui Sistem SPTB,buku jurnal dan Sistem Selamat.

Gambarajah 3.1

3.1 PENGELUARAN HAKMILIK SEBELUM INOVASI

PENGELUARAN HAKMILIK SEBELUM INOVASI

Geran yang dikehendaki

diperolehi, dicatat keluar &

diserahkan semula ke kaunter

Notis/Resit yang diterima diserahkan kepada Petugas dalam bilik kebal. Rekod penyerahan (Jurnal/Selamat)

Pelanggan

Kaunter

Bilik Kebal

Kaunter

Pelanggan datang ambil nombor,

bawa Notis 5F/ Resit

Selepas inovasi, penyimpanan hakmilik keluaran direkodkan di dalamsistem sebelum disimpan menggunakan sampul surat yang ditandakansecara bersiri di dalam kotak di bilik kebal. Pencarian untuk setiaphakmilik keluaran tersebut dapat dilakukan dengan pantas denganpenggunaan sistem yang dibangunkan dan petugas bilik kebal akanmerujuk kepada sampul surat tersebut untuk mendapatkan hakmilikkeluaran yang dikehendaki.

b) Penjimatan masa

Inovasi yang dilaksanakan dapat memenuhi kehendak pelanggan dimana Sistem IQ-RAM dapat mempercepat dan mempermudahkanurusan pencarian pengeluaran hakmilik secara terus dari kaunter kebilik geran.

c) Kepuasan pelanggan

Penggunaan Sistem IQ-RAM merupakan satu inovasi dalam kaedahpenyampaian perkhidmatan awam di Pejabat Daerah Tanah KualaKangsar. Penggunaan ICT mempercepatkan lagi proses pengeluaranhakmilik keluaran kepada pelanggan.

d) Pemantapan ‘Delivery System’

Penggunaan Sistem IQ-RAM merupakan satu inovasi dalam kaedahpenyampaian perkhidmatan awam di Pejabat Daerah Tanah KualaKangsar. Penggunaan ICT mempercepatkan lagi proses pengeluaranhakmilik keluaran kepada pelanggan.

e) Motivasi / kebolehan mencipta

12 5

I

N

O

V

A

S

I

I

Q

-

R

A

M

I

N

O

V

A

S

I

I

Q

-

R

A

M

20132013

4.0 SELEPAS INOVASI

Gambarajah 4.0

Inovasi yang dilaksanakan dapat mempercepat dan memudahkanurusan pencarian pengeluaran hakmilik secara terus dari kaunter kebilik geran. Inovasi yang diwujudkan menggunakan sistem pangkalandata berpusat bagi merekod setiap Dokumen Hakmilik Keluaran yangtelah didaftarkan. Penyediaan Kiosk membolehkan orangawam/pelanggan menginput sendiri hakmilik yang dikehendakisebelum hakmilik tersebut diserahkan dan secara tidak langsungpergerakan kerani kaunter dapat dikurangkan. Dari segi pengurusanhakmilik, penyimpanannya menjadi lebih komprehensif kerana setiaphakmilik direkod sebelum disimpan dalam sampul surat yang telahdiubahsuai. Setiap sampul ditandakan dengan nombor siri yang akandikitar semula setiap kali hakmilik keluaran dikeluarkan.

SELEPAS INOVASI

1 2 3 4

Penyimpanan DHKK direkodkan ke dalam Sistem Pangkalan Data/Sistem BerpusatIQ-RAM

Pengunaan sampulsurat sebagai medium penyimpanan.Kotak yang diubahsuai sebelumdisusun pada rak

KebolehcapaianDHKK cepat ,mudah.

Pergerakkan Petugas Kaunter dikurangkan.

Sebelum inovasi, hakmilik keluaran dikelaskan kepada mukim-mukim yang disimpan di dalam kotak –kotak fail atau folder.Penggunaan kotak fail atau folder diperlukan dengan kuantiti yangbanyak bagi menampung hakmilik keluaran yang belum dikutipberjumlah lebih kurang 6000 hakmilik. Kos pembelian kotak failatau folder dapat dikurangkan dengan penggunaan Sistem IQ-RAMdi mana penggunaan sampul surat digunakan bagi mediumpenyimpanan dan kotak yang diubahsuai disusun di dalam rak dandikitar semula penggunaannya.

Gambarajah 7.0

7.0 HASIL DAN “OUTCOME” DARI INOVASI

OUTCOME DARI INOVASI

1. Penjimatan Kos

6. Penerapan ICTKakitangan & Orang

Awam

5. Motivasi /Kebolehanmencipta

4. Pemantapan “Delivery System” 3. Kepuasan Pelanggan

2. Penjimatan Masa (40 minit kpd 2 minit)

a) Penjimatan kos

6 11

I

N

O

V

A

S

I

I

Q

-

R

A

M

I

N

O

V

A

S

I

I

Q

-

R

A

M

20132013

4.1 PENGELUARAN HAKMILIK SELEPAS INOVASI

Gambarajah 4.1

Inovasi yang dilaksanakan dapat mempercepat dan memudahkanurusan pencarian pengeluaran hakmilik secara terus dari kaunter kebilik geran. Inovasi yang diwujudkan menggunakan sistem pangkalandata berpusat bagi merekod setiap Dokumen Hakmilik Keluaran yangtelah didaftarkan. Penyediaan Kiosk membolehkan orangawam/pelanggan menginput sendiri hakmilik yang dikehendakisebelum hakmilik tersebut diserahkan dan secara tidak langsungpergerakan kerani kaunter dapat dikurangkan. Dari segi pengurusanhakmilik, penyimpanannya menjadi lebih komprehensif kerana setiaphakmilik direkod sebelum disimpan dalam sampul surat yang telahdiubahsuai. Setiap sampul ditandakan dengan nombor siri yang akandikitar semula setiap kali hakmilik keluaran dikeluarkan.

IQ-RAM

Kiosk

Server (Bilik Kebal)

LANPelanggan Input:1. Nombor

Hakmilik/Geran2. Mukim

Sistem alert penghantaran maklumat

DHKK di hantar ke kaunter

Ketua Pembantu Tadbir Pendaftaran

6.0 KESELAMATAN DATA DAN PEREKODAN

Gambarajah 6.0

Dari segi ciri-ciri keselamatan data, backup IQ-RAM disalin denganmenggunakan Google Cloud Backup yang dilakukan pada setiap hari.Melalui kaedah ini, maklumat hakmilik dapat diperolehi semulasekiranya kerosakan sistem berlaku. Rekod pengeluaran hakmilik yangdikeluarkan boleh dicapai semula melalui “Log keluar” yang dapatdijana melalui Sistem IQ-RAM.

CLOUD BACKUP

* Backup menggunakan google drive secara manual

10 7

I

N

O

V

A

S

I

I

Q

-

R

A

M

I

N

O

V

A

S

I

I

Q

-

R

A

M

20132013

Gambarajah 4.0

Inovasi yang dilaksanakan telah memberi impak yang besar kepada UnitPendaftaran khususnya dalam tatacara pengurusan hakmilik dan sistempenyampaian perkhidmatan kepada orang awam. Hasil daripelaksanaan Inovasi, ruangan penyimpanan hakmilik boleh diminimumkan dari 100 -200 kotak kepada 20-30 kotak sahaja. Secara taklangsung, penjimatan kos juga dapat dikurangkan. Jika dahulu kotakatau folder digunakan untuk menyimpan hakmilik, kini sampul suratyang boleh dikitar semula digunakan. Masa pencarian hakmilikdipendekkan dari 30-40 minit kepada 2-3 minit untuk mencapai semulahakmilik yang telah simpan. Penggunaan tenaga manusia dapatdikurang hasil dari terciptanya Sistem IQ-RAM.

5.0 PERBANDINGAN

PERBANDINGAN

Ruangan Kos Masa Guna Tenaga

Sebelum

Selepas

Bil

30~40 minit

2~3 minit

100~200 kotak

20-30 kotak

2~3 orang

1 orang

Rm 500~1000

(kotak)

Rm 50~150

(sampul)

Gambarajah 5.1

GAMBARAN SEBELUM INOVASI

Penggunaan folder mengikut mukim untuk setiap hakmilikyang disimpan.

Sebarang urusan perlu dicatatkan di luar folder untuk rujukan.

GAMBARAN SELEPAS INOVASI

Penggunaan sampul surat yang disirikan dengan nombor folio.

Setiap sampul disusun dalam kotak yang telah diubah suai sebelum disimpan pada rak.

Gambarajah 5.28 9