ISL M5

PROSEDUR MENULIS SURAT RASMI

Surat- menyurat yang dilaksanakan dalam persatuan merupakan surat rasmi.

Pelbagai jenis surat rasmi yang perlu diketahui oleh seorang pemimpin sebuah

persatuan ataupun guru penasihat persatuan di peringkat sekolah ialah :

i) Surat panggilan mesyuarat (Mesyuarat Agung/ Jawatankuasa/

Tergempar)

ii) Surat perhubungan @ pemberitahuan

iii) Surat permohonan mengadakan lawatan

iv) Surat memanggil penceramah

Setiap surat rasmi mempunyai format tersendiri. Namun masih terdapat

persamaan dari segi penulisannya.

FORMAT UMAUM DAN PERKARA ASAS DALAM SURAT RASMI

Logo, nama, & lalamat sekolah / persatuan.

Kandungan surat seringkas boleh

Salinan kepada(s.k), jika berkaitan

Cogan kata

Mengadap/ membuka surat

Nama kependekan penulis/ jurutaip.

Perkara( tujuan surat ditulis)

Nama jawatankuasa tertinggi persatuan (jika kepala surat

dicetak khusus)

Nama & Jawatan TarikhTandatangan

Yang menurut perintah/ Yang menjalankan tugas

Nombor fail( rujukan kami & rujukan tuan

Alamat Penerima

Ucapan terima kasih & penghargaan

PERKARA-PERKARA ASAS

CARA MENULIS DAN MENYEDIAKAN SURAT RASMI

1. Kepala Surat BercetakJika surat yang hendak ditulis itu melebihi daripada sehelai muka surat,

kepala surat yang perlu diletakkan pada muka surat yang pertama

sahaja.

2. Nombor RujukanTulis nombor rujukan fail sendiri (rujukan kami) & jika menjawab surat,

perlu dicatat nombor rujukan pengirim(rujukan tuan) dibahagian atas

rujukan kami.

3. TarikhTidak perlu mencatat hb. @ haribulan di hadapan angka. Contoh: terus

tulis 17 Ogos 2003.

Dua cara untuk menulis bulan:

- Semua huruf besar, contoh: OGOS ( cara peperiksaan Kementerian

Pendidikan Malaysia)

- Huruf besar hanya digunakan pada huruf yang pertama sahaja, contoh

: Ogos( gaya INTAN)

4. Alamat PenerimaPerkataan “kepada” tidak perlu ditulis.

Taip (u.p.:....................................) untuk tindakan pegawai yang

berkenaan.

Semua baris ditaip dari tepi sebelah kiri tanpa menggunakan indensi.

5. Perkataan “Melalui”Perkataan “ Melalui Guru Besar @ Pengetua” ditulis jika surat keluar dari

persatuan di sekolah kepada agensi luar. Surat ini ditandatangani oleh

penasiha@ pengerusi persatuan. Jika surat ditandatangani oleh guru

besar, perkataan ini tidak diperlukan lagi.

6. Mengadap @ Pembukaan Surat

Guna perkataan penghormatan seperti tuan/puan/ Yang Berhormat dan

sebagainya.

Jarak diantara alamat dengan pembukaan surat ialah empat jarak antara

barisan.

7. Tajuk SuratJarak diantara tajuk surat ialah dua barisan di bawah mengadap/

pembukaan surat.

Tidak perlu menulis “PER” / “PEREKARA”. Memadai dengan hanya

menggaris di bawah tajuk.

Tajuk ditaip dengan huruf besar di setiap huruf pertama setiap perkataan.

8. Pembukaan & Kandungan SuratJarak antara pembuka surat dengan tajuk ialah dua baris. Pembukaan

surat & perenggan pertama tidak perlu ditulis nombor. Penulisan bermula

dari tepi sebelah kiri surat.

Perenggan ke-2,3 & seterusnya perlu ditulis nombor.

Jarak diantara perenggan ialah dua baris.

Apabila menggunakan perenggan yang mempunyai pecahan, ia ditulis

seperti 2.1, 2.2, 2.3 danseterusnya. Boleh menggunakan huruf abjad @

roman.

Pecahan perenggan dalam satu surat tidak boleh melebihi dua peringkat

pecahan.

Elak menulis dengan ayat yang panjang, berbunga- bunga dan meleret-

leret.

Perlu ditaip tiga titik di sebelah kiri jika ada lampiran bertentangan dengan

perkataan dengan perkataan “bersama- sama ini dilampirkan”

9. Cogan KataMenggunakan huruf besar.

Baris seterusnya ditulis “ yang menjalankan tugas” dan sebagainya.

Jarak dua barisan dan tidak menngunakan indensi.

10.Tandatangan, Nama, dan Gelaran Jawatan

Jarak empat baris daripada cogan kata.

Nama pengirim ditulis dengan huruf besar dalam kurungan.

Gelaran jawatan ditulis dengan huruf besar pada setiap awal perkataan.

Nama dan gelaran jawatan tidak perlu menggunakan indensi.

11.SalinanDitaip dengan pertkataan “s.k”.

Apabila salinan lebih daripada satu, tidak perlu tulis nombor urutan.

Contoh:

Pesuruhjaya Daerah

Guru Besar

PK. Kokurikulum

Tidak perlu menggunakan indensi.

12.Kependekkan(initial) Nama Penulis dan JurutaipNama penulis ditaip dengan huruf besar & nama jurutaip ditaip dengan

huruf kecil, contoh: SS/ma.

Ditaip pada bahagian paling bawah di sudut sebelah kiri.

** contoh penulisan surat rasmi boleh dirujuk pada buku Pengurusan Gerak Kerja

Kokurikulum muka surat 36, 37.