Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang...

Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS

1

ISI KANDUNGAN

1. PENGENALAN PROJEK .................................................................................... 2

1.1 LATAR BELAKANG JABATAN....................................................................... 2

1.2 LATAR BELAKANG KUMPULAN DAIE EVO………………………………….. 4

1.3 BUTIRAN AHLI KUMPULAN DAIE EVO........................................................ 5

1.4 PERANCANGAN…………………………………………………………………... 7

1.5 RINGKASAN EKSEKUTIF ……………………………………………………….. 9

2. SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK ....................................................................... 11

3. TINDAKAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN............................................... 14

4. KEBERHASILAN PROJEK……………………………………………………………. 16

5. ANALISA PEROLEHAN DATA……………………………………………………….. 19

6. FAEDAH SAMPINGAN DARIPADA PROJEK ……………………………………… 22

7. PENGIKTIRAFAN YANG TELAH DITERIMA ………………………………………..26

8. PENUTUP …………………………………………………………………………………26

LAMPIRAN


2

1. PENGENALAN PROJEK

1.1 LATAR BELAKANG JABATAN

Sejarah Pentadbiran Hal Ehwal Agama Islam di Negeri Pulau Pinang telah bermula

sebelum merdeka lagi apabila wujud lembaga Penasihat Agama Islam yang bertugas sebagai

penasihat dan bertanggungjawab mengenai Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang. Pada Tahun

1955, satu jawatankuasa khas telah dilantik oleh kerajaan negeri Pulau Pinang untuk

menubuhkan Majlis Agama Islam Negeri Pulau Pinang. Secara rasminya Majlis Agama Islam

Pulau Pinang telah ditubuhkan pada 15 April 1959 setelah Dewan Undangan Negeri Pulau

Pinang meluluskan Undang-undang Pentadbiran Agama Islam Tahun 1959.

VISI

Membina khaira ummah yang berilmu dan bertaqwa melalui pengurusan yang berkualiti

berlandaskan syariat Islam.

MISI

Menjadi institusi pengurusan hal ehwal Islam bertaraf antarabangsa demi kesejahteraan ummah

yang seimbang.

Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang terdiri daripada 8 Bahagian meliputi :

1) Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pembangunan

2) Bahagian Dakwah

3) Bahagian Undang-undang Keluarga Islam

4) Bahagian Pengurusan Halal

5) Bahagian Penguatkuasaan

6) Bahagian Pendakwaan

7) Bahagian Pengurusan Masjid dan Surau

8) Bahagian Pendidikan

serta 6 buah Pejabat Agama Daerah yang menguruskan hal ehwal pentadbiran Islam:

1) Pejabat Agama Daerah Timur Laut

2) Pejabat Agama Daerah Barat Daya

3) Pejabat Agama Daerah Seberang Perai Utara (Kepala Batas)

4) Pejabat Agama Daerah Seberang Perai Utara (Butterworth)

5) Pejabat Agama Daerah Seberang Perai Tengah

6) Pejabat Agama Daerah Seberang Perai Selatan.


3

CARTA ORGANISASI JABATAN HAL EHWAL AGAMA ISLAM PULAU PINANG

PEJABAT AGAMA DAERAH

BAHAGIAN DAKWAH

BAHAGIAN UNDANG-UNDANG

KELUARGA ISLAM

BAHAGIAN PENGURUSAN MASJID DAN

SURAU

BAHAGIAN PENDAKWAAN

SETIAUSAHA PEJABAT

PENGARAH

BAHAGIAN KHIDMAT

PENGURUSAN DAN

PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN

BAHAGIAN PENDIDIKAN

BAHAGIAN PENGURUSAN

HALAL

BAHAGIAN PENGUATKUASAAN

PEJABAT AGAMA DAERAH SPU

(KEPALA BATAS)

PEJABAT AGAMA DAERAH SPU

(BUTTERWORTH)

PEJABAT AGAMA

DAERAH SPT

PEJABAT AGAMA

DAERAH SPS

PEJABAT AGAMA

DAERAH DTL

PEJABAT AGAMA

DAERAH DBD


4

1.2 LATAR BELAKANG KUMPULAN DAIE EVO

Kumpulan KIK, Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang telah ditubuhkan pada

tarikh 2 Mei 2019 yang terdiri daripada 10 orang pegawai dan kakitangan yang terlibat secara

langsung dengan Pengurusan Nikah Cerai dan Ruju’ Orang Islam di Negeri Pulau Pinang. Idea

penubuhan kumpulan ini adalah bagi menyahut cabaran Tuan Pengarah JHEAIPP melalui

Program “I Challenge You” yang telah dilancarkan pada Mac 2019. Perbincangan bersama ahli

kumpulan telah memilih Sistem ePINS untuk diketengahkan dalam pertandingan Kumpulan

Inovatif dan Kreatif Peringkat Negeri Pulau Pinang. Sistem ini telah dibangunkan atas gabungan

idea Bahagian Undang-Undang Keluarga Islam Negeri Pulau Pinang, 6 buah Pejabat Agama

Daerah, Unit ICT JHEAIPP serta mendapat sokongan yang padu daripada Pengarah Jabatan Hal

Ehwal Agama Islam Pulau Pinang.

ePINS adalah satu sistem semakan maklumat Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’ Orang

Islam Negeri Pulau Pinang yang dibangunkan untuk kegunaan agensi-agensi pemegang taruh

jabatan. Nama ePINS dipilih daripada 3 cadangan nama yang dikemukakan oleh ahli kumpulan.

ePINS adalah singkatan kepada electronic Penang Information NCR Systems yang juga

membawa maksud kod akses (PIN) manakala huruf (S) menggambarkan kepelbagaian agensi

(plural). PINS juga menjadi slogan kumpulan ini iaitu Productive, INnovative and Supportive.

Kumpulan ini memilih untuk tampil dengan nama “Daie Evo” yang membawa maksud

Pendakwah Pencetus Evolusi. Daie Evo membawa semangat ahli kumpulan ini khususnya para

Pendaftar Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’ Orang Islam dan petugas NCR Negeri Pulau

Pinang yang sentiasa komited dan berusaha melakukan perubahan dalam meningkatkan kualiti

penyampaian perkhidmatan yang relevan, tepat dan cepat kepada pelanggan dari semasa ke

semasa. Takrifan Daie Evo boleh dijelaskan dengan maksud:

Daie Pendakwah, Pemudahcara, Agen Perubahan

Evo (Evolusi) Perubahan yang beransur-ansur

Kolaborasi idea seorang fasilitator, 7 orang Pendaftar Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’

Orang Islam, 2 petugas NCR serta pegawai ICT jabatan telah membentuk satu idea baharu yang

dapat dilihat dapat membantu meningkatkan mutu perkhidmatan kepada pelanggan serta

keberkesanan sistem penyampaian yang bermatlamatkan kesejahteraan rakyat.

1.3 BUTIRAN AHLI KUMPULAN DAIE EVO


5

Kumpulan Daie Evo diketuai oleh Tuan Anuar bin Ismail selaku Penolong Pengarah

Kanan Bahagian Undang-undang Keluarga Islam Negeri Pulau Pinang yang sentiasa komited

dalam menguruskan rekod perkahwinan, perceraian dan ruju’ orang Islam Negeri Pulau Pinang.

Kumpulan ini juga dianggotai oleh ahli-ahli seperti;

Nama Pegawai Jawatan

1. Tuan Huzaimi bin Ghazali Ketua Penolong Pengarah,

Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pembangunan,

Fasilitator

2. Tuan Anuar bin Ismail Penolong Pengarah Kanan,

Bahagian Undang-undang Keluarga Islam, JHEAIPP

Merangkap

Pendaftar Kanan Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’

Orang Islam Negeri Pulau Pinang

3. Tuan Mohd Fauzi bin Ibrahim Pegawai Tadbir Agama Daerah Timur Laut

Merangkap


Orang Islam Daerah Timur Laut

4. Tuan Haji Norzli bin Mat Pegawai Tadbir Agama

Daerah Seberang Perai Utara (Butterworth)

Merangkap


Orang Islam Daerah Seberang Perai Utara (Butterworth)

5. Tuan Khairul Azman bin Azizan Pegawai Tadbir Agama

Daerah Seberang Perai Utara (Kepala Batas)

Merangkap


Orang Islam Daerah Seberang Perai Utara (Kepala

Batas)

6. Puan Izura binti Ismail Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang


6

7. Puan Yasmin binti Hamdan Penolong Pegawai Hal Ehwal Islam

(Unit Rekod dan NCR)


Merangkap

Pendaftar Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’ Orang

Islam Negeri Pulau Pinang

8. Puan Mariatul Shima binti Che

Embi

Penolong Pegawai Hal Ehwal Islam

(Unit Pentadbiran dan NCR)

Pejabat Agama Daerah Seberang Perai Tengah

Merangkap


Islam

Daerah Seberang Perai Tengah

9. Encik Mohd Nizam bin Ibrahim Penolong Pegawai Hal Ehwal Islam


Pejabat Agama Daerah Barat Daya

Merangkap


Islam

Daerah Barat Daya

10. Encik Mohd Mustaqkim bin Sabri Pembantu Hal Ehwal Islam

(Unit Rekod dan NCR)


11. Puan Siti Sabariah binti Abu

Bakar

Pembantu Hal Ehwal Islam


Pejabat Agama Daerah Seberang Perai Selatan


7

1.4 PERANCANGAN

Kesemua ahli kumpulan telah dilantik oleh Tuan Pengarah Jabatan Hal Ehwal Agama

Islam Pulau Pinang pada 2 Mei 2019 melalui memo no rujukan JHEAIPP.KP.100-13/5/1 (3)

bertarikh 2 Mei 2019.

Tarikh Perkara Status

2 Mei 2019

(Khamis)

Memo lantikan dikeluarkan kepada semua ahli yang

terlibat

Selesai

15 Mei 2019

(Rabu)

Mesyuarat Pra-Penyelarasan KIK 2019

(Pejabat Agama Daerah Seberang Perai Utara, Kepala

Batas)

Selesai

27 Mei 2019

(Isnin)

Mesyuarat Penyelarasan KIK Bil 1/2019

(Pejabat Agama Daerah Seberang Perai Tengah)

Selesai

11 Jun 2019

(Selasa)

Mesyuarat Penyelarasan KIK Bil 2/2019

(Pejabat Agama Daerah Seberang Perai Tengah)

Selesai

20 Jun 2019

(Khamis)

Sesi libat urus pengenalan Sistem Semakan Nikah,

Cerai dan Ruju’ Negeri Pulau Pinang antara agensi.

Selesai

21-26 Jun 2019

(Jumaat – Rabu)

Sesi Pengujian Sistem Semakan Antara Agensi Selesai

23-24 Jun 2019

(Ahad - Isnin)

Bengkel Pelaporan KIK

Institut Latihan dan Kecemerlangan MARA,

ILKM Jawi

Selesai

25 -26 Jun 2019

(Selasa – Rabu)

Bengkel Pemurnian Pelaporan KIK

Masjid Daerah Seberang Perai Tengah,

Bandar PERDA

Selesai

27 Jun 2019

(Khamis)

Bengkel Semakan Pelaporan KIK (Akhir)

Bilik Mesyuarat,

Darul Hidayah, Seberang Perai Utara

Selesai

28 Jun 2019

(Jumaat)

Tarikh Akhir Serahan Pelaporan KIK kepada pihak

urusetia

Selesai


8

Carta Perbatuan Gerak Kerja Kumpulan Daie Evo

Fasa Bil Perkara

Jan

2019

Feb

2019

Mac

2019

April

2019

Mei

2019

Jun

2019

Julai

2019

1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Perancangan

dan Analisis

1 Perancangan

keperluan

2 Analisis keperluan

Pengujian dan

Implimentasi

3 Pengujian Fungsian

Sistem

4

Taklimat dan

Bersama Agensi

Pemegang Taruh

5 Penambahbaikan

6 Persembahan

pasukan KIK

Pengujian dan

Penambahbaik

an

7 Penambahbaikan

8 Tindakan

Penyeragaman

9 Tindakan Susulan

Nota: Perancangan

Pencapaian


9

1.5 RINGKASAN EKSEKUTIF

Dalam menyusuri arus kepesatan teknologi maklumat hari ini, terdapat banyak pihak yang

menjadi dalang dalam memalsukan dokumen Nikah, Cerai dan Ruju’ dengan tujuan mendapat

keuntungan atau mempunyai niat untuk menganiaya orang lain. Hal ini telah menimbulkan

masalah kepada agensi-agensi kerajaan yang terlibat dalam menjamin kesahihan maklumat yang

diterima daripada pelanggan. Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang serta Pejabat-

pejabat Agama Daerah sentiasa komited dalam membantu urusan pengesahan maklumat yang

dipohon oleh agensi-agensi kerajaan. Walau bagaimanapun, proses ini mengambil masa yang

agak lama untuk disahkan melalui dokumen kepada agensi-agensi pemegang taruh jabatan.

Selain itu proses pengesahan status Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’ dilihat memerlukan kos

yang tinggi melibatkan kertas, setem serta dakwat pencetak.

Tujuan projek ini direalisasikan adalah untuk menghasilkan satu gudang perkongsian

maklumat berkaitan maklumat Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’ Orang Islam Negeri Pulau

Pinang melalui platform yang dinamakan sebagai ePINS (electronic Penang Information NCR

Systems) atau lebih dikenali sebagai Pengurusan Maklumat Nikah, Cerai dan Ruju’ Negeri Pulau

Pinang. Platform ini diyakini dapat membantu agensi-agensi kerajaan dalam menentusahkan

maklumat yang tepat dalam tempoh masa yang cepat dengan pulangan yang hebat seiring

inisiatif kerajaan digital ke arah negara pintar 2016 – 2020.

Projek inovasi ini dilihat menepati 7 prinsip asas Pelan Strategik Sektor Awam (ISP) 2016-

2020. Tujuh (7) prinsip asas tersebut adalah, (1) Berpaksikan data (2) Berpaksikan rakyat (3)

Teknologi Hijau (4) Inovasi Digital (5) Perisian Sumber Terbuka (6) Kepatuhan ICT (7)

Kebolehpercayaan dan Keyakinan.

Setelah melaksanakan sesi pengujian sistem bersama beberapa agensi pemegang taruh,

didapati ePINS memberi impak yang amat besar terhadap sistem penyampaian perkhidmatan

kepada agensi-agensi yang terlibat selaras dengan seruan kerajaan yang menggalakkan

perkongsian data di antara agensi awam. Inovasi ini mempunyai capaian muka mesra pengguna

(user-friendly) yang memudahkan dua agensi berinteraksi melalui satu sistem tanpa perlu

kemahiran yang tinggi dalam bidang komputer. Ia juga dapat merasionalisasikan institusi sektor

awam dalam meningkatkan produktiviti dan prestasi seterusnya meningkatkan pengurusan untuk

menghasilkan outcome yang lebih tepat dan cepat.


10

Projek ini berpotensi dalam jangka masa panjang, dikomersilkan kepada mana –mana

agensi swasta dan badan berkanun sebagai satu gudang maklumat Perkahwinan, Perceraian

dan Ruju’ Orang Islam Negeri Pulau Pinang. Selain itu sistem ini juga dapat mewujudkan capaian

yang lebih sistematik dan efektif bagi memenuhi kehendak dan ekspektasi pelanggan

terutamanya agensi pemegang taruh jabatan. Keseluruhan penggunaan sistem ePINS ini dapat

menjimatkan kos operasi jabatan serta dapat mengurangkan penggunaan kertas sekaligus

menjimatkan ruang penyimpanan dokumen atau fail. Secara tidak langsung projek ini

mendatangkan banyak keuntungan kepada kerajaan negeri, jabatan dan pelanggan juga sebagai

satu cara yang kreatif dan sistematik dalam mewujudkan nilai dan impak yang tinggi dengan kos

yang rendah.

Tuntasnya, dengan kewujudan sistem ePINS ini Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau

Pinang telah menjadi perintis kepada perkongsian maklumat Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’

Orang Islam secara digital yang pertama di Malaysia.


11

2. SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK

Sistem ePINS berfungsi sebagai sumber utama maklumat perkahwinan, perceraian dan

ruju’ orang Islam Negeri Pulau Pinang kepada semua pemegang taruh Jabatan Hal Ehwal Agama

Islam Pulau Pinang. Sistem ini dilihat mampu memudahkan proses pengesahan maklumat

perkahwinan, perceraian dan ruju’ dengan cepat, tepat, jimat dan selamat.

Sistem ini adalah aplikasi atas talian yang menjadi platform utama dalam membantu agensi untuk

membuat keputusan dalam menyelesaikan urusan pelanggan.

Pelaksanaan sistem ini mampu memberikan impak yang besar kepada perkhidmatan awam

memandangkan ia menjadi titik perubahan kepada pemegang taruh jabatan dalam meningkatkan

kecekapan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. Perkongsian pintar ini dapat

dimanfaatkan oleh agensi-agensi seperti berikut;

Bil Nama Agensi Kaitan

1 Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri

Pulau Pinang

(Bahagian Sumber Manusia)

- Pengesahan surat perakuan nikah, cerai dan ruju’ untuk rekod maklumat peribadi penjawat awam negeri.

2 Jabatan Pendaftaran Negara (Ibu

Pejabat)

- Pengesahan surat perakuan nikah untuk pendaftaran kelahiran anak. (Penentuan nasab anak)

- Permohonan kad pengenalan 12 tahun

3 Jabatan Imigresen Pulau Pinang - Pengesahan surat perakuan nikah untuk permohonan dan penyambungan VISA pasangan warganegara.

4 Jabatan Kehakiman Syariah Negeri

Pulau Pinang

- Pengesahan surat perakuan nikah untuk pengesahan nikah, proses perceraian, faraq, faraid dan pengesahan nasab anak.

5 Lembaga Tabung Haji Pulau Pinang - Pengesahan surat perakuan nikah untuk pengesahan mahram haji dan umrah.

6 Jabatan Agama Islam Negeri dan

Wilayah Persekutuan (15 jabatan)

- Pengesahan surat perakuan nikah, cerai dan ruju’ untuk proses perkahwinan, dan khidmat nasihat.

7 Ibu Pejabat Polis Diraja Malaysia

Pulau Pinang

- Pengesahan surat perakuan nikah untuk menjejaki Orang Yang Disyaki (OYDS) di alamat ahli keluarga yang terdekat.

- Pengesahan surat perakuan nikah untuk rekod anggota.


12


8 Suruhanjaya Pencegahan Rasuah

Malaysia Cawangan Pulau Pinang


9 Jabatan Kesihatan Negeri Pulau

Pinang

- Pengesahan surat perakuan nikah untuk mendaftar buku rekod kehamilan.

10 Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri

Pulau Pinang

- Pengesahan surat perakuan nikah untuk menjejaki waris / ahli keluarga

- Pengesahan surat perakuan perceraian untuk proses bantuan kepada ibu tunggal dan anak-anak yang terlibat.

- Pengesahan surat perakuan nikah untuk mendapatkan Interim Protection Order (IPO) daripada mahkamah.

11 Angkatan Tentera Malaysia

(Pulau Pinang)

- Pengesahan surat perakuan nikah untuk tujuan rekod anggota.

12 Lembaga Hasil Dalam Negeri

(Pulau Pinang)

- Pengesahan surat perakuan nikah, surat perakuan perceraian dan surat perakuan ruju’ untuk pemberian Bantuan Sara Hidup kepada yang berkelayakan.

- Pengesahan surat perakuan nikah untuk tujuan taksiran cukai bersama.

13 Zakat Pulau Pinang - Pengesahan surat perakuan nikah, surat perakuan perceraian dan surat perakuan ruju’ untuk pemberian zakat kepada asnaf yang berkelayakan.

14 Jabatan Akauntan Negara - Pengesahan surat perakuan nikah untuk urusan wang yang tidak dituntut.

15 Jabatan Perkhidmatan Awam

(Bahagian Pasca Perkhidmatan)

(Bahagian Sumber Manusia)

- Pengesahan surat perakuan nikah, surat perakuan perceraian dan surat perakuan ruju’ untuk tujuan pemberian pencen kepada ahli waris si mati.

16 Jabatan Perangkaan Malaysia - Pengesahan surat perakuan nikah, surat perakuan perceraian dan surat perakuan ruju’ untuk tujuan mendapatkan statistik rekod perkahwinan orang Islam di Malaysia.

17 PERKESO - Pengesahan surat perakuan nikah, surat perakuan perceraian dan surat perakuan ruju’ untuk pemberian pencen i’lat

18 Jabatan Pendidikan Negeri Pulau

Pinang

- Pengesahan surat perakuan nikah untuk pendaftaran persekolahan anak-anak.

19 Amanah Raya Berhad - Pengesahan surat perakuan nikah, surat perakuan perceraian dan surat perakuan ruju’ untuk tujuan tuntutan harta si mati.

20 Jabatan Bantuan Guaman - Pengesahan surat perakuan nikah, cerai dan ruju’ untuk proses pasca perceraian.

21 Kumpulan Wang Simpanan Pekerja

(KWSP)

- Pindahan wang pencarum kepada penama.


13


22 Bahagian Pendakwaan, Jabatan Hal

Ehwal Agama Islam Pulau Pinang

- Pengesahan surat perakuan nikah untuk mencari maklumat individu berkaitan kes jenayah matrimoni untuk pendakwaan kes di mahkamah syariah.

23 Bahagian Penguatkuasaan, Jabatan

Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang

- Pengesahan surat perakuan nikah untuk mencari maklumat individu berkaitan kes jenayah matrimoni untuk pendakwaan kes di mahkamah syariah.


24 Bahagian Dakwah (Unit Ukhuwah),

Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau

Pinang

- Pengesahan surat perakuan nikah, surat perakuan perceraian dan surat perakuan ruju’ untuk tujuan rekod saudara baru

Dengan kewujudan sistem ini, Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang berjaya

mengurangkan karenah birokrasi dan persepsi negatif pelanggan terhadap perkhidmatan awam

terutamanya dari segi kelewatan mendapatkan pengesahan maklumat yang berkaitan.

Semakan maklumat boleh dilakukan di mana-mana dan pada bila-bila masa dengan

menggunakan ID yang didaftarkan sah dengan jabatan.


14

3. TINDAKAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN

Cetusan idea pewujudan Sistem ePINS ini terhasil daripada rungutan kakitangan

mengenai lambakan permohonan pengesahan dokumen perkahwinan, perceraian dan ruju’ oleh

agensi pemegang taruh. Kakitangan jabatan ini juga kerapkali menerima aduan daripada agensi

pemegang taruh yang seringkali lambat menerima maklumbalas yang dipohon. Di samping itu,

pelanggan-pelanggan juga sentiasa mendesak untuk mendapatkan pengesahan segera bagi

menyelesaikan urusan rasmi yang lain. Maklumbalas daripada kakitangan dan pelanggan ini

secara tidak langsung memberi impak persepsi negatif kepada perkhidmatan awam.

Berdasarkan input yang dicerakinkan daripada maklumbalas kakitangan dan Borang

Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman, kumpulan KIK ini mengambil inisiatif untuk mewujudkan

sistem ePINS. Sistem ini diyakini dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh kakitangan

dan pelanggan dengan cepat, tepat, jimat dan selamat.

Setelah mendapat kelulusan daripada pihak pengurusan, Mesyuarat Pra-Penyelarasan

KIK pertama telah diadakan pada 15 Mei 2019 bersama ahli kumpulan yang dilantik. Hasil analisis

dan perkongsian idea, ahli kumpulan bersetuju untuk mengetengahkan sistem ePINS sebagai

satu inovasi jabatan. Percambahan idea di kalangan ahli-ahli berpandukan konsep PDCA adalah

seperti berikut :


15

Dalam mengenal pasti masalah, input pelanggan diambil daripada semua peringkat. Pada

peringkat permulaan, input pelanggan diambil daripada kakitangan dalaman yang melaksanakan

pengesahan dokumen perkahwinan, perceraian dan ruju’. Selain itu, input dan maklumbalas

daripada pelanggan luaran juga banyak membantu jabatan untuk membentuk sistem ePINS ini.

•Pelaksanaan•Penilaian

•Analisis Projek

•Kenalpasti masalah

•Mengenal Pasti Projek/ Masalah

• Pemilihan Masalah/Projek

• Sasaran

• Cadangan Penyelesaian

•Persembahan & Persetujuan Pihak Pengurusan

•Pemantauan

ACTION PLAN

DOCHECK


16

4. KEBERHASILAN PROJEK

Sebelum projek ini dilaksanakan, keseluruhan tempoh proses yang terlibat adalah 28

harinamun selepas sistem digunakan masa yang diambil hanya satu (1) minit sahaja. Perincian

proses semakan manual adalah seperti di bawah;

Agensi / Pemohon

Pemohon menyediakan surat 5 minit

Dapatkan tandatangan pegawai 1 jam

Sampul 6 minit

Franking

Hantar surat ke Pejabat Pos

(semua surat pejabat dikumpul serentak) 6 jam

Proses penghantaran ke JHEAIPP

(purata dari luar & dalam negeri) 7 hari

JHEAIPP

Terima di JHEAIPP 6 hari

Terima di pegawai meja

Semakan data 1 hari

Surat jawapan dikeluarkan

Proses penghantaran

(purata ke luar & dalam negeri) 7 hari

Agensi / Pemohon

Terima di Agensi 6 hari

Terima di pegawai meja

JUMLAH HARI 223.18(J) @ (27.89)H

Masa yang diperlukan untuk

semakan

28 Hari

Sebelum Projek

1 hari = 8 jam bekerja


17

Layari URL http://emunakahat.penang.gov.my/agensi

Login menggunakan ID yang telah didaftarkan secara sah

Semak maklumat pasangan

Masa yang diperlukan untuk semakan

“1 MINIT SAHAJA”

Selepas Projek


18

PAPARAN UTAMA SISTEM

Agensi boleh membuat pengesahan status Nikah,Cerai dan Ruju’ secara terus (atas talian) tanpa menggunakan tempoh masa yang lama.


19

5. ANALISA PEROLEHAN DATA

Sesi libat urus pengenalan Sistem Semakan Nikah,

Cerai dan Ruju’ Negeri Pulau Pinang antara agensi telah

diadakan pada 20 Jun 2019. Lima (5) agensi telah hadir

iaitu Jabatan Pendaftaran Negara, Jabatan Kehakiman

Syariah Pulau Pinang, Lembaga Tabung Haji Pulau

Pinang, Bahagian Penguatkuasaan dan Pendakwaan

JHEAIPP. Agensi berkenaan telah diberikan ID dan

Katalaluan untuk mengakses ke sistem tersebut. Sesi

Pengujian sistem telah dilaksanakan dalam tempoh tujuh

(7) hari bermula 20 Jun 2019 sehingga 26 Jun 2019.

Kesemua agensi berkenaan telah melaksanakan ujian

dan mengemukakan maklumbalas melalui link

https://forms.gle/CrXwFib2zmCaqR65A.Hasil

maklumbalas telah dianalisa dan ditunjukkan seperti

rajah di bawah.

https://forms.gle/CrXwFib2zmCaqR65A


20

Berikut merupakan maklumbalas daripada agensi pemegang taruh;

NAMA AGENSI MAKLUMBALAS

Jabatan Pendaftaran Negara Pulau Pinang Sistem ini sangat membantu pihak kami dalam

membuat pengesahan sijil nikah atau cerai bagi

urusan pendaftaran kelahiran serta proses lain.

Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau

Pinang

Dapat membantu pelangan kami yang ingin

membuat semakan dengan segera dan hakim

dalam membuat penyasatan keterangan pihak-

pihak.

Sistem ini dapat membantu agensi ini.

Bahagian Pendakwaan, JHEAIPP Mencari maklumat individu berkaitan kes

jenayah matrimoni untuk pendakwaan kes di

Mahkamah Syariah di Negeri Pulau Pinang

Bahagian Penguatkuasaan, JHEAIPP Kerja menjadi lebih mudah dan efisien

Lembaga Tabung Haji Pulau Pinang Dokumen nikah/kahwin diperlukan oleh pihak

Arab Saudi dengan pengesahan. Sistem ini

menjimatkan masa dan tenaga.

Hasil analisa yang dijalankan 80% menunjukkan sistem ini Sangat Membantu proses kerja

agensi dan 20% sistem ini Menepati keperluan.


21

Contoh cetakan skrin maklumbalas pelanggan

(Masukkan data 27 Jun 2019)


22

6. FAEDAH SAMPINGAN DARIPADA PROJEK

Sistem ePINS ini berpotensi untuk dikomersilkan kepada mana–mana agensi swasta dan badan

berkanun yang berhasrat untuk menyemak rekod Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’ Orang

Islam Negeri Pulau Pinang dengan mengenakan caj bayaran bagi setiap semakan maklumat.

Sistem ini boleh diperluaskan di peringkat kebangsaan dan antarabangsa kerana konsep yang

digunakan adalah sama dan tidak melibatkan perubahan proses serta prosedur kerja. Ia

berkeupayaan untuk ditambah nilai agar sentiasa selari dengan perkembangan teknologi

semasa serta memenuhi kehendak jabatan dan pelanggan.

Sistem ini juga memberi impak yang positif ke atas kesejahteraan sosial kakitangan. Ia dapat

mengurangkan tekanan dan bebanan kerja. Ini secara tidak langsung dapat meningkatkan

produktiviti.

Penggunaan sistem ini mampu menjimatkan ruang penyimpanan dokumen di jabatan serta

mengurangkan penggunaan kertas selaras dengan kempen Go Green-Paperless oleh Kerajaan

Negeri Pulau Pinang. Di samping itu, ia juga dapat menjimatkan kos pelupusan bagi dokumen

yang telah luput tarikh seperti kos pengangkutan dan proses pelupusan.

Selain itu, kos pelanggan dapat dijimatkan kerana pelanggan tidak perlu hadir ke pelbagai agensi

bagi menyelesaikan satu-satu urusan. Sebagai contoh kes pendaftaran kelahiran yang

dikendalikan oleh Jabatan Pendaftaran Negara yang memerlukan pengesahan maklumat

perkahwinan, pelanggan terpaksa hadir sendiri ke pejabat yang mendaftarkan perkahwinan

pemohon untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan oleh agensi berkaitan.

Pelanggan dapat membuat pengesahan maklumat dengan tepat, cepat dan sahih serta dapat

mengelakkan daripada berlakunya pindaan dan pemalsuan maklumat pada dokumen kerana ia

diakses terus dari sumber asal.

Penggunaan sistem ini dapat memupuk minat, kesedaran dan kemahiran serta membudayakan

kakitangan dan pelanggan kepada penggunaan teknologi maklumat selaras dengan perubahan

semasa.


23

Penggunaan sistem ini telah berjaya memberi impak dari segi pengurangan guna tenaga kerja,

masa, proses dan kos bahan. Proses kerja dan masa yang diambil sebelum ini adalah seperti

ditunjukkan dalam jadual di bawah.

Pihak Proses Kerja Masa

Pemohon /

Agensi

1 Penyediaan surat 5 minit

2 Dapatkan tandatangan pegawai 1 jam

3 Sampul 6 minit

4 Franking

5 Hantar surat ke Pejabat Pos (semua surat

pejabat dikumpul serentak) 6 jam

6 Proses penghantaran (purata dari luar & dalam

negeri) 7 hari

JHEAIPP 7 Terima di JHEAIPP 6 hari

8 Terima di pegawai meja

9 Semakan data 1 hari

10 Surat jawapan dikeluarkan

Pemohon /

Agensi

11 Proses penghantaran (purata ke luar & dalam

negeri) 7 hari

12 Terima di Agensi 6 hari

13 Terima di pegawai meja

Jumlah Masa (Jam) 223.18 jam @

27.89 hari

Proses kerja yang baharu pula iaitu setelah sistem ini digunapakai telah diminimumkan iaitu dari

13 ke 4 proses kerja sahaja. Ia dinyatakan sebagaimana berikut:

Pihak Proses Kerja Masa

Pemohon /

Agensi

1 Log in sistem

1 minit 2 Input nombor kad pengenalan

3 Carian dan keputusan

4 Cetakan

Bagi melihat sejauh mana impak yang terhasil dari segi penjimatan wang kerajaan dan pulangan

kepada nilai yang telah dibelanjakan untuk pembangunan sistem, ia dapat ditunjukkan melalui

nilai Creativity Index (CI) yang biasanya digunakan dalam permohonan projek ke EPU, JPM dan


24

juga BPEN, PSUKPP. Pengiraan dimulakan dengan mendapatkan purata permohonan setiap

agensi dalam sebulan terlebih dahulu.

Bilangan permohonan dari 2017 hingga 2018 (24 bulan) = 2,160 permohonan

Bilangan permohonan ini adalah dari 21 agensi

Bilangan permohonan per agensi per bulan

= 2,160 / 21 agensi / 24 bulan

= 4.29 permohonan

Jadual di muka seterusnya menunjukkan kaedah memperolehi nilai-nilai yang akan digunakan

bagi pengiraan Creativity Index.


25

Pengiraan Creativity Index

Creativity Index = Total Impak Total Kos = 16,454,037.60 + 29,190.00 4,000

= RM4,120.81

Setiap RM1.00 yang dibelanjakan kerajaan bagi pembangunan sistem ini memberikan pulangan impak sebanyak

RM4,120.81. Ini menunjukkan yang sistem ePINS mempunyai impak yang amat tinggi dengan kos yang sangat

minima.

Impak Kuantiti

Nilai

Setahun,

RM

Penerangan Nilai / Sumber

Jangka

Masa

Impak,

Tahun

Jumlah

Anggaran Impak

Keseluruhan

(RM)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) = (2*3*5)

Penjimatan masa untuk

mendapatkan maklumat.

Jumlah masa yang

dijimatkan sebanyak

*223.18 jam bagi 1

permohonan

21

agensi

78,352.56 • Penjimatan masa dinilai setara dengan

nilai gaji minimum, sebulan RM1,200,

sejam RM6.82

• Nilai 223.18 jam = RM6.82 x 223.18 =

RM1,522.09

• Bil permohonan per agensi per bulan =

4.29

• Penjimatan setahun = 4.29 x

RM1,522.09 x 12 bulan = RM78,352.56

10 16,454,037.60

Penjimatan kos bahan

pejabat untuk

mendapatkan maklumat.

21

agensi

139.00 • Kos letterhead, setem, sampul, fotostat

dan faks oleh agensi dan JHEAIPP =

RM2.70

• Bil permohonan per agensi per bulan =

4.29

• Penjimatan setahun = RM2.70 x 4.29

permohonan sebulan x 12 bulan =

RM139.00

10 29,190.00


26

7. PENGIKTIRAFAN YANG TELAH DITERIMA

Bagi projek sistem ini, belum ada pengiktirafan diterima disebabkan projek ini baru disiapkan.

Sistem ini dijangka untuk dilancarkan dalam Majlis Perjumpaan Ketua Menteri Bersama Anggota

Perkhidmatan Awam Pulau Pinang.

8. PENUTUP

Projek ePINS ini akan memberikan impak yang memberangsangkan kepada perkhidmatan

Nikah, Cerai dan Ruju’ di Negeri Pulau Pinang. Inovasi ini juga telah berjaya membolehkan

permohonan semakan dapat dilaksanakan dalam tempoh yang singkat dan cepat. Di samping itu

juga, ianya dapat memberikan penjimatan yang besar dari segi masa, tenaga dan kos.

Projek ini juga berpotensi untuk memudahkan urusan-urusan agensi pemegang taruh secara

amnya serta JHEAIPP secara khususnya dalam meningkatkan mutu perkhidmatan awam kepada

pelanggan.

Disediakan oleh:

KUMPULAN DAIE EVO

Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang

Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang...

Documents

Transcript of Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang...