JADUAL PENGURUSAN PERHIMPUNAN SEM 1/2015 MENGIKUT OPSYENIPG KAMPUS TEMENGGONG IBRAHIMTarikh/HariOpsyenCatatanJPP

18 Jan 2015(Ahad)5 PISMP TESL 2PerhimpunanPengarahTeknologi Maklumat

25 Jan 2015(Ahad)5 PISMP SN/BC/PKPerhimpunanHEPHal Ehwal Wanita

1 Feb 2015(Ahad)5 PISMP PJKPerhimpunan PengarahKerohanian & Moral

8 Feb 2015(Ahad)5 PISMP TESL 4PerhimpunanHEPSeni & Kebudayaan

15 Feb 2015(Ahad)-PerhimpunanJabatan Akademik-

22 Feb 2015(Ahad)5 PISMP TESL 3PerhimpunanJPPAkademik

1 Mac 2015(Ahad)5 PISMP TESL 1PerhimpunanPengarahKeusahawanan

8 Mac 2015(Ahad)4 PISMP BM/PJ/PSVPerhimpunanHEPHubungan Luar

15 Mac 2015(Ahad)-Cuti Penggal Sem-

22 Mac 2015(Ahad)-PerhimpunanJabatan Akademik-

29 Mac 2015(Ahad)4 PISMP MT/BC/PKPerhimpunanJPPSukan & Rekreasi

5 April 2015(Ahad)4 PISMP PML/BC/RBTPerhimpunanPengarahKediaman

12 April 2015(Ahad)4 PISMP RBT/BT/SEJPerhimpunanHEPKebajikan & Sosial

19 April 2015(Ahad)-PerhimpunanJabatan Akademik-

26 April 2015(Ahad)4 PISMP Bim&K/PMPerhimpunanJPPSenator

3 Mei 2015(Ahad)-Cuti Hari Wesak-

10 Mei 2015(Ahad)---

17 Mei 2015(Ahad)-Sambutan Hari Guru-

24 Mei 2015(Ahad)-Minggu Peperiksaan-

31 Mei 2015(Ahad)-Cuti Akhir Sem-

7 Jun 2015(Ahad)-Cuti Akhir Sem-

Jadual di atas boleh berubah daripada semasa ke semasa. Rujuk JPP berkaitan.

SENARAI TUGASAN PENGURUSAN PERHIMPUNAN MENGIKUT JKSEM 1/2014 IPG KAMPUS TEMENGGONG IBRAHIMBil.JawatankuasaPerkara

1Pengurus Majlis (PM)(Rujuk Lamp 1)Berbincang bersama penganjur untuk tentatif majlis

Mengedarkan tentatif majlis kepada semua jawatankuasa

Taklimat kepada semua jawatankuasa

Memastikan semua jawatankuasa melaksanakan tugas

Taklimat kepada YDP JPP mengenai majlis

Taklimat kepada Pengarah / VIP mengenai majlis

2Persiapan Tempat(Rujuk Lamp 2)(Rujuk Lamp 3)Tempahan dewan 5 hari sebelum majlis

Pembersihan dewan sebelum & selepas majlis

Pembersihan pentas sebelum & selepas majlis

Susunan kerusi & meja vip

Susunan kerusi pelajar

Susunan kerusi Ketua Jabatan / Unit

Susunan kerusi staf akademik / pengurusan

Penandaan kerusi / labelling

Membentang karpet merah

Menyediakan meja hadiah

Menyediakan rostrum Pengarah

Menyediakan rostrum YDP JPP / Bacaan Doa

Menyediakan rostrum Pengacara Majlis

Menyediakan rostrum Pembaca Ikrar

3Pengurusan PAMemastikan LCD berfungsi

Memastikan lampu dewan berfungsi

Memastikan mic pengacara berfungsi

Memastikan mic pengarah berfungsi

Memastikan mic ydp jpp / bacaan doa berfungsi

Memastikan mic persembahan berfungsi

Memastikan mic pembaca ikrar berfungsi

4Jemputan /Sambutan(Rujuk Lamp 4)(Rujuk Lamp 5)Membuat tempahan dewan sebelum majlis

Penyediaan kad jemputan sebelum majlis

Edaran Kad Jemputan kepada VIP Sebelum Majlis

Menyatakan VIP yang akan hadir ke majlis kepada PM

Memilih usher sambutan sepanjang tangga ke DST

Memilih usher signal kepada pengacara

Memilih usher iringi VIP ke kerusi daripada pintu

5PublisitiMenyediakan poster perhimpunan

Mengedarkan Poster Perhimpunan ke jabatan & unitCiri ciri poster:Tarikh / Hari / Tempat / Nama Majlis / Anjuran / Logo JPP / Logo IPGM / Logo KPM / Logo IPGKTI / Nombor yang perlu dihubungi untuk penyampaian hadiah

Memuatnaik gambar ke laman JPP semasa majlis

6Dokumentasi / Laporan(Rujuk Lamp 6)(Rujuk Lamp 7)Memilih jurugambar / ambil gambar semasa majlis

Menyediakan laporan majlis (rujuk borang laporan)

Menyerahkan laporan majlis 3 hari selepas majlis ke HEP

7Slides Perhimpunan(Rujuk Lamp 8)Penyediaan Slides Perhimpunan sesuai dengan majlis

Menjaga Slides Perhimpunan semasa majlis

Memastikan Slides Perhimpunan selari dengan perjalanan majlis. Rujuk Pengacara Majlis

8Bacaan Doa(Rujuk Lamp 9)Menyediakan teks bacaan doa sesuai dengan majlis

Mengetuai bacaan doa di rostrum pembaca doa

9Bacaan Ikrar(Rujuk Lamp 10)Menyediakan teks bacaan ikrar selari dengan majlis

Tiga orang berlainan kaum mengetuai bacaan ikrar

Rujuk lampiran untuk contoh teks bacaan ikrar

10Pengacara Majlis(Rujuk Lamp 11)Penyediaan Teks sesuai dengan majlis

Umumkan ketibaan VIP dengan merujuk usher signal

Rujuk lampiran untuk contoh teks pengacara

Mengendalikan majlis untuk tujuan kelancaran majlis

11UcapanMenyediakan ucapan Pengarah sesuai dengan majlis

Menyerahkan ucapan kepada Pengarah sebelum majlis

Menyediakan ucapan YDP JPP sesuai dengan majlis

Menyerahkan ucapan kepada YDP JPP sebelum majlis

Rujuk lampiran untuk contoh ucapan

Menyediakan folder untuk dimasukkan ucapan

Memilih usher untuk memberi folder ucapan

12PendaftaranMenyediakan meja pendaftaran di ruang foyer

Mengedarkan borang kehadiran sebelum majlis di foyer

Mengutip borang kehadiran selepas majlis foyer

Menyerahkan kehadiran ke HEP selepas majlis

13Buku Program(jika perlu rujuk penganjur majlis)Merangka buku program sesuai dengan majlis- Nama majlis / tarikh & hari / masa / tempat / anjuran- Matlamat / Objektif- Atur cara majlis- Lirik Lagu Rasmi: Negaraku,Negeri Johor, IPGM & Semaian Subur- Senarai ahli jawatankuasa- Informasi Program

Menyediakan buku program kepada VIP sahaja

Menyerahkan buku proram kepada VIP semasa majlis

Buku program lebih sesuai diberikan untuk pelancaran sebarang program

14PersembahanHanya untuk perhimpunan bersama pengarah sahaja

Menyediakan persembahan ringan/mudah seperti:-Deklamasi sajak-Nyanyian akustik-Lakonan monodrama

Membantu artis menyediakan peralatan di atas pentas

Mendapatkan bahan-bahan persembahan seperti:-PPT Slides-Muzik

Memastikan artis hadir sebelum majlis berlangsung

Menguruskan hal ehwal artis sebelum dan semasa majlis

15Hadiah / CenderamataMenyediakan nombor untuk dihubungi oleh mana-mana jabatan / unit untuk penyampaian hadiah

Serahkan Salinan hadiah / penerima kepada pengacara

Menyediakan dulang untuk penyampaian hadiah

Memilih usher untuk penyampaian hadiah

Menguruskan pembelian / bungkusan hadiah (jika perlu)

16Gimik PelancaranHanya untuk perhimpunan pelancaran program tertentu

Berbincang bersama PM & Penganjur untuk memikirkan gimik pelancaran

Menyediakan bahan-bahan untuk gimik pelancaran

Memilih usher untuk membantu gimik pelancaran

Serahkan maklumat gimik pelancaran kepada pengacara:-Bahan yang digunakan-Bagaimana gimik disempurnakan dan sebagainya

Memastikan gimik berjalan dengan lancar

Perhatian:1. Senarai tugasan di atas boleh berkurang / bertambah daripada semasa ke semasa mengikut tuntutan majlis.2. Pengurus Majlis (PM) boleh terdiri daripada mana-mana ahli dalam kelas selain Ketua Opsyen.3. Pengurus Majlis (PM) PERLU bertanggungjawab untuk setiap yang berlaku sebelum, semasa dan selepas majlis.4. Jawatankuasa pendaftaran perlu bersedia awal di meja pendaftaran untuk mengedarkan borang kehadiran perhimpunan. Mana-mana ahli dalam kelas boleh mengambil borang tersebut dan borang tersebut perlu dikembalikan semula selepas tamat majlis di meja pendaftaran. 5. Mana-mana ahli dalam kelas yang tidak melaksanakan sebarang tugasan yang diberikan boleh dilaporkan kepada Jabatan Hal Ehwal Pelajar untuk diambil tindakan.