jenis-jenis mesyuarat

19
Ahli Kumpulan: Caroline Veron Augustine Lisa Jawai Anak Usit Pui Enn Pricilla PENGURUSAN MESYUARAT

description

pengurusan kokurikulum

Transcript of jenis-jenis mesyuarat

Ahli Kumpulan: Caroline Veron Augustine Lisa Jawai Anak Usit Pui Enn Pricilla

Ahli Kumpulan:Caroline Veron AugustineLisa Jawai Anak UsitPui Enn PricillaPengurusan mesyuaratMesyuarat AgungKorumNotis pemberitahuan diedar 14 hari lebih awal dan ditandatangan setiausahaPerbincanganDiadakan mengikut undang-undang negara

(Akta Pendaftar Pertubuhan)Pemilihan ahli Jawatankuasa Kerja yang baharuPersatuan secara menyeluruhPenetapan bilanganBerpandukan pecahanMesyuarat Agung Luar BiasaUntuk membincang-kan isu-isuDikenali sebagai mseyuarat Agung Tergempar/ Mesyuarat Agung KhasDiadakan jika:Atas kehendak AJKDiminta oleh 1/3 ahliMesyuarat Jawatan-kuasaBerkaitan dengan aktiviti, perkembangan, pengurusan dan pentadbiranDilaksanakan beberapa kali setahunNotis dikeluarkan 2 atau 3 hari sebelumKorum: dalam bentuk pecahan atau dalam bilangan yang nyataPeranan dan Tanggungjawab Ahli Jawatankuasa MesyuaratPengerusiMempunyai kebolehan bercakap yang baikDapat mengawal mesyuarat dengan tertib (memastikan mesyuarast berjalan dengan lancar)Mengemukakan idea yang baru berdasarkan pengalaman lepasMemulakan mesyuarat dengan baik dan tertibMengendalikan mesyuarat dengan berwibawa dan berketerampilanCuba melaksanakan aktiviti/projek bagi membawa kemajuanMengemukakan agenda secara ringkas dan jelasPerantara dan pendengar yang baik, serta tidak memihak kepada sesiapa Meneliti catatan minit mesyuaratMemastikan apa-apa keputusan yang diputuskan oleh ahli mesyuarat diambil tindakan yang sewajarnyaMendapatkan pandangan PenasihatSetiausahabekerjasama dengan pengerusimengedar surat jemputan mesyuaratmenyediakan minit mesyuarat terdahulu untuk diedarkan sebelum mesyuaratmenentukan agenda dan tempat mesyuaratmenyediakan segala peralatan mesyuarat yang diperlukanmengedar borang kehadiranmencatat dan menyiapkan minit mesyuarat dengan baik dan segera serta mengedarkan minit mesyuarat tersebut dengan kadar segera kepada setiap anggota yang terlibatAhli Jawatankuasamemberikan buah fikiran yang bernasbekerjasama dengan semua ahli jawatankuasa lain dengan baikmemberikan khidmat bakti secara ikhlas dan jujurAGENDA MESYUARATPERUTUSAN PENGERUSIPENGESAHAN MINIT MESYUARAT YANG LEPASPERKARA-PERKARA BERBANGKITPEMBENTANGAN KERTAS KERJAHAL-HAL LAINPENUTUPPENGENDALIAN MESYUARATApakah itu mesyuarat?Apakah tujuan asas mesyuarat?Bagaimanakah mengendalikan mesyuarat dengan berkesan?Mesyuarat ialah perundingan untuk membincangkan sesuatu, atau mencapai sesuatu keputusan.Tujuan asas mesyuarat adalah untuk mendapatkan maklumat tentang sesuatu, bertukar-tukar pandangan atau pendapat dan memutuskan langkah-langkah susulan yang perlu diambil.PENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKESANTARIKHMASATEMPATKEHADIRANAGENDAOBJEKTIF SEMASA MESYUARATPENGERUSI MEMBUKA MESYUARAT.MENGAWAL PERBINCANGAN MEMBERI RUMUSANSETIAUSAHA MENCATAT KEHADIRANMENCATAT BUTIR PERBINCANGANMEMBERI JUSTIFIKASISELEPAS MESYUARATSETIAUSAHA MENYEDIAKAN DRAF MINIT MESYUARAT.PENGERUSI MELULUSKAN DRAF MINIT MESYUARATSETIAUSAHA EDARKAN MINIT MESYUARATMENYIMPAN REKOD/DOKUMENMENGAMBIL TINDAKANADAKAN POST MORTEMPengendalian mesyuarat yang berkesanPENGERUSI1. Tidak semua keputusan perlu kepada undian2. Perbincangan oleh semua ahli mesyuarat, bukan sebahagian3. Mengawal masa bagi sesuatu agenda4. Menjaga suasana mesyuarat15TATACARA MESYUARAT1. Pengerusi akan mengalu-alukan kedatangan semua ahli mesyuarat.2. Pengerusi akan membacakan agenda mesyuarat.3. Setiap halaman minit mesyuarat sebelumnya akan diteliti oleh ahli mesyuarat.4. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu oleh salah seorang ahli mesyuarat dan disokong oleh seorang ahli mesyuarat yang lain.5. Pengerusi akan memulakan mesyuarat mengikut agenda yang telah ditetapkan, dari agenda pertama sehingga terakhir.6. Setiausaha mesyuarat akan mencatatkan setiap butiran.7. Bahagian akhir mesyuarat adalah perkara-perkara berbangkit.8. Mesyuarat ditangguh oleh pengerusi hingga ke suatu masa lain yang ditentukan.MINIT MESYUARATMinit mesyuarat ialah catatan segala butiran mesyuarat.Dilakukan oleh setiausaha mesyuarat.Minit mesyuarat mestilah lengkap, jelas dan menepati apa yang dimesyuaratkan.Penulisan minit mesyuarat1. Butiran tentang mesyuarat : Butiran penting dalam minit mesyuarat ialah nama mesyuarat tersebut, bilangan kali mesyuarat itu diadakan,tarikh mesyuarat dan tempat diadakan.2. Dokumen : Bahan-bahan yang perlu disediakan untuk perbincangan utama namun tidak semua mesyuarat memerlukan dokumen.3. Senarai kehadiran : Senarai ahli mesyuarat yang hadir berserta jawatan mereka. Senarai ahli mesyuarat yang tidak hadir berserta alasan ketidakhadiran mereka.4. Agenda : Perkara-perkara yang ingin dibincangkan dalam mesyuarat5. Isi minit mesyuarat : isi pertama- Kehadiran ahli. Isi kedua- kata-kata aluan pengerusi mesyuarat disusuli dengan pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu. Pindaan minit, jika ada, akan dilakukan juga. Seterusnya, mesyuarat akan membincangkan perkara-perkara yang berbangkit. Ini disusuli dengan perbincangan dari satu agenda ke satu agenda yang lain. Bahagian perbincangan akhir ialah hal-hal yang lain dan seterusnya ucapan penutupan atau penangguhan oleh pengerusi mesyuarat.RujukanRahim, A. A. (n.d.). Pengurusan Gerak Kerja Kokurikulum. Pernerbit Fajar Bakti.

(n.d.). Retrieved February 6, 2014, from https://www.google.com.my/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&cad=rja&ved=0CDEQFjAB&url=http%3A%2F%2Fctshaasbie.files.wordpress.com%2F2012%2F05%2F20120319200349qss50125b-pengurusan-mesyuarat.ppt&ei=TATtUuLNOZHQrQfzvoDgAw&usg=AFQjCNGr02Pz0Bz4lmQ_23Bh3

(JSUA), J. S. (2011, December 19). www.pmram.org. Retrieved from http://www.pmram.org/v2/:http://www.pmram.org/v2/index.php?option=com_content&view=article&id=1964:siri-pengurusan-3-pengendalian-mesyuarat-yang-berkesan&catid=290:minda-pimpinan&Itemid=506

Abdol, Z. (n.d.). kokurikulum.wikispaces.com/file/view/PANDUAN_PENGENDALIAN_MESYUARAT.pdf. Retrieved from http://kokurikulum.wikispaces.com: http://kokurikulum.wikispaces.com/file/view/PANDUAN_PENGENDALIAN_MESYUARAT.pdf.

news.mediu.edu.my. (n.d.). Retrieved from http://news.mediu.edu.my: http://news.mediu.edu.my/wp-content/uploads/2013/03/BKA-Lesson-12-Pengendalian-Mesyuarat.doc

registry.usm.my/pentadbiran/m_turun/m_note/A%20&%20B_07/Pn%20Hjh%20Jamahyah/1%20PENGURUSAN%20MESYUARAT.ppt. (n.d.). Retrieved from http://registry.usm.my/: http://registry.usm.my/pentadbiran/m_turun/m_note/A%20&%20B_07/Pn%20Hjh%20Jamahyah/1%20PENGURUSAN%20MESYUARAT.ppt.