SISTEM PENGELUARAN TEPAT WAKTU (JUST IN TIME-JIT)Apa itu JIT? Just in time (JIT) adalah satu falsafah pengurusan keseluruhan dalam operasi di mana semua sumber, termasuk bahan-bahan mentah dan alat ganti, kakitangan, dan kemudahan yang digunakan setakat yang diperlukan. Matlamatnya adalah untuk meningkatkan produktiviti dan mengurangkan pembaziran. Just in time juga dikenali sebagai pull system bagi pengeluaran, jadi pesanan sebenar memberi isyarat apabila produk yang perlu dikeluarkan. Tarikan permintaan membolehkan firma untuk menghasilkan hanya apa yang diperlukan, dalam kuantiti yang betul dan pada masa yang betul.Secara ringkas, sistem inventori fokus hanya dalam Masa mempunyai bahan yang betul, pada masa yang betul, di tempat yang betul, dan dalam jumlah yang tepat, tanpa jaringan keselamatan inventori. Sistem JIT mempunyai implikasi yang luas untuk pelaksana. Sistem ini amat sesuai digunakan oleh perniagaan pengeluaran produk yang mudah rosak dan tidak tahan lama seperti pengeluaran coklat Grandeur.Pelaksanaan JIT Sesebuah perniagaan akan menghasilkan produk berdasarkan kemahuan pelanggan pada masa tertentu mengikut tempahan yang dibuat pada kadar yang pelanggan inginkan. Perniagaan perlu mengeluarkan produk dengan kualiti yang sempurna kepada pelanggan untuk memberi kepuasan kepada mereka terhadap produk tersebut. Pelaksanaan JIT akan menyebabkan tiada pembaziran buruh, bahan, peralatan atau masa untuk pengeluaran sesuatu produk kerana pengeluaran akan dibuat apabila diminta sahaja. Setiap langkah pemprosesan mempunyai tujuan dan tidak ada inventori terbiar.Kebaikan JIT Faedah utama JIT disenaraikan adalah dapat mengurangkan penubuhan gudang yang lebih besar dan perniagaan dapat memberi tumpuan kepada proses lain yang mungkin perlu diperbaiki sebagai contoh pengurusan perniagaan terhadapa pembekal dan pelanggan sperti yang dilakukan oleh pengeluar coklat Grandeur yang membuat pengeluaran produk mengikut permintaan pemborong. Mengurangkan penubuhan gudang juga membolehkan perniagaan untuk memperbaiki keuntungan mereka untuk kelihatan lebih cekap dan fokus kepada bahagian lain kerana dapat mengurangkan kos dari segi sewa premis yang lebih kecil bersesuaian dengan pengeluaran yang dibuat mengikut permintaan. Aliran keluar dan masuk barangan dari gudang juga dapat diperbaiki berdasarkan keperluan pelanggan. Mempunyai pekerja memberi tumpuan kepada bidang-bidang tertentu sistem akan membolehkan mereka untuk memproses barangan cepat daripada mempunyai mereka terdedah kepada keletihan daripada melakukan kerja terlalu banyak sekali gus dan memudahkan tugas-tugas di tangan kerana telah ditetapkan pengeluaran yang perlu dikeluarkan oleh kilang mengikut tempoh yang telah ditetapkan. Pekerja yang mempunyai pelbagai kemahiran digunakan dengan lebih cekap kerana tidak perlu menggunakan kuantiti pekerja yang lebih banyak sepanjang masa. Penambahan pekerja akan berlaku jika tempahan yang dibuat oleh pelanggan dalam kuantiti yang lebih banyak. Ini akan membolehkan syarikat-syarikat untuk menggunakan pekerja dalam situasi di mana mereka diperlukan apabila terdapat kekurangan pekerja dan permintaan yang tinggi bagi produk tertentu dan perkara ini telah dilakukan oleh pengeluar Grandeur. Konsistensi yang lebih baik penjadualan dan ketekalan waktu kerja pekerja yang mungkin. Ini dapat menjimatkan wang perniagaan dengan tidak perlu untuk membayar pekerja bagi kerja yang tidak siap atau boleh mempunyai mereka memberi tumpuan kepada pekerjaan lain di seluruh gudang yang tidak semestinya perlu dilakukan pada hari biasa. Bekalan terus sepanjang masa menjaga pekerja yang produktif dan perniagaan yang tertumpu kepada perolehan. Mempunyai pengurusan yang memberi tumpuan kepada tarikh akhir yang akan membuat pekerja bekerja keras untuk memenuhi matlamat syarikat untuk melihat manfaat dari segi kepuasan kerja, kenaikan pangkat atau gaji yang lebih tinggi.Kekurangan JIT Namun terdapat keburukan juga kepada sesbuah perniagaan yang melaksanakan sistem JIT ini. Antaranya ialah perniagaan hanya mempunyai bilik kecil untuk menyimpan barangan. Oleh itu akan meminimumkan penyimpanan barang untuk dikeluarkan dan tidak mampu membuat pengeluaran dalam kuantiti yang lebih besar. Pengeluaran juga sangat bergantung kepada pembekal bahan mentah dan jika tidak bahan mentah tidak disampaikan tepat pada masa, jadual pengeluaran keseluruhan boleh ditangguhkan atas factor kelewatan output prngrluaran ini merupakan risiko yang perlu ditanggung jika melaksanakn system JIT. Produk ganti selesai disediakan juga tiada untuk memenuhi pesanan yang tidak dijangka, kerana semua produk yang dibuat hanyalah untuk memenuhi pesanan sebenar, walau bagaimanapun, JIT adalah satu kaedah yang sangat responsif pengeluaran kepada perniagaan yang mengeluarkan produk cepat rosak atau tidak tahan lama seperti coklat yang diusahakan oleh pengeluar Grandeur. Selain itu, akan berlaku kekurangan ruang untuk meletakkan mesin pemprosesan bagi meningkatkan pengeluaran untuk memajukan lagi pasaran barangan yang disediakan. PENGUKURAN PRESTASIProses peningkatan kualiti di setiap jabatan pemprosesan akan dapat berjalan lancar dan berterusan dengan sokongan sistem pengukuran prestasi kualiti yang baik. Ini kerana apabila memperkenalkan sesuatu penambahbaikan jabatan perlu mengetahui keberkesanannya kepada tahap kualiti output dan maklumbalas ini adalah diperolehi melalui sistem pengukuran. Oleh itu bagi menjayakan, jabatan-jabatan hendaklah merangka sistem pengukuran yang sesuai mengikut jenis-jenis keluaran yang dibuat.Sistem pengukuran akan membekalkan data dan maklumat yang penting kepada pihak pengurusan tentang prestasi semasa sesuatu proses kerja yang dijalankan. Maklumat ini boleh digunakan untuk tujuan untuk menilai prestasi semasa sesuatu proses kerja seperti pembuatan produk atau pembungkusan produk. Mengesan perbezaan di antara prestasi semasa proses kerja dengan matlamat atau standard kualiti yang ditetapkan dimana pengurus perlu memastikan setiap jabatan pemprosesan membuata pengeluaran berdsarkan matlamat perniagaan dan kualiti terhadap produk perlu ditekankan. Selain itu pengurus perlu mengenalpasti peringkat-peringkat proses kerja yang mempunyai masalah kualiti samada kuliti produk atau kualiti pembungkusan perlu dititikberatkan untuk menarik minat pelanggan terhadap prodik yang dikeluarkan. Kemudian pengurus perlu merancang tindakan-tindakan penambahbaikan yang perlu dibuat jika terdapat kekurangan pada mana-mana jabatan pemprosesan sebagi contoh jika mendapat komen atau cadangan daripada pelanggan terhadap pembungkusan coklat yang kurang menarik. Maka pengurus perlu mengambil tindakan dengan segera untuk membuat penambahbaikan terhadp pembungkusan produk mereka.Untuk mewujudkan sistem pengukuran yang berkesan bagi keluaran atau perkhidmatan mereka, jabatan-jabatan perlu mengambil langkah-langkah penting antaranya menentukan ciri-ciri kualiti output yang hendak dikawal sebagai contoh perniagaan Grandeur mempunyai banyak jenis produk pengeluaran dan ada yang mendapat sambutan yang tinggi daripada pelanggan maka produk yang mempunyai permintaan yang tinggi perlu dikekalkan kuiliti produk tersebut manakala produk yang kurang mendapat sambutan perlu dilakukan penambahbaikan dari segi kualiti produk. Menentukan matlamat atau standard kualiti yang dikehendaki juga merupakan satu langkah yang penting dalam pengukuran prestasi supaya setiap jabatan mempunyai matlamat dan hala tuju yang perlu dicapai. Seterusnya perlu mewujudkan satu mekanisme pengumpulan data daripada semua pihak samada pekerja sendiri atau pengurus setiap jabatan atau pelanggan. Pesaing juga merupakan punca pengumpulan data terpenting sepertimana yang dilakukan pengurus Grandeur di mana beliau membuat kajian terhadap pengeluar coklat terbesar iaitu Cudbury dari segi pengurusan dan kualiti produk yang dikeluarkan ini merupakan langkah untuk penambahbaikan terhadap proses pengeluaran produk tersebut. Menyediakan saluran maklumbalas sperti forum di mana yang menghubungkan perniagaan kepada pelanggan. Dalam medium ini akan memudahkan perniagaan untuk mendapatkan maklumbalas daripada pelanggan terhadap kualiti produk, pengurusan produk dan sebagainya. Dengan cepat dan mudah dapat membantu perniagaan untu mengumpul maklumat dan membuat maklum balas terhadap cadangan dan pandangan daripada pelanggan secara terus. Langkah ini amat penting untuk dilakukan oleh sebuah perniagaan untuk membina hubungan dengan pelanggan dan peneluar coklat Grandeur membuat medium ini untuk kegunaan pelanggan untuk memberi pandangan dan cadangan penambahbaikan.Menentukan Ciri-ciri Kualiti Output Yang Hendak DikawalBagi setiap output yang dikeluarkan, jabatan-jabatan perlu menentukan ciri-ciri kualiti yang hendak dikawal. Ini kerana di dalam proses pengukuran, kewujudan ciri-ciri inilah yang akan diberi perhatian. Ciri-ciri ini adalah kayu pengukur tentang perkara-perkara dihargai oleh pelanggan. Sebagai contoh kualiti produk iaitu rasa dan kelazatan coklat yang dikeluarkan oleh Grandeur yang mampu memberi kepuasan kepada pelanggan yang membelikan. Perkara ini boleh diukur berdasarkan permintaan terhadap produk itu atau maklumbalas pelanggan terhadap produk tersebut. Dari segi ketepatan masa pengeluaran produk juga mampu diukur di mana perniagaan Grandeur membuat pengeluaran produk berdasarkan system JIT. Melalui system ini dapat mengesan ketepatan masa dalam membuat coklat yang ditempah berdasarkan permintan yang dibuat dalam tempoh yang ditetapkan. Dapat menentukan kemampuan sesebuah perniagaan dalam mengurus masa peroses pengeluaran sesuatu produk dalam tempoh masa yang ditetapkan. Dari segi layanan terhadap pelangga juga merupakan satu tindakan pengurusan masa yang perlu dinilai.Menentukan Matlamat Atau Standard KualitiJabatan-jabatan juga hendaklah menetapkan matlamat atau standard kualiti yang diinginkan bagi setiap output. Ini dibuat mengikut ciri-ciri yang telah ditentukan itu. Matlamat dan standard ini hendaklah mencerminkan tahap kecemerlangan yang boleh membawa kepuasan hati pelanggan. Contohnya adalah seperti berikut:Ciri Output -Berdasarkan permintaan pasaran.Matlamat/Standard Kualiti -Mestilah mempunyai kualiti yang boleh memberi kepuasan kepada pelanggan. (Peralatan)-Peralatan mestilah boleh berfungsitidak kurang daripada 10 tahun.Ketepatan masa -Penghantaran produk mengikut masa yang ditetapkan(perkhidmatan Kaunter)-Waktu perkhidmatan kaunter mesti bermula tepat jam 8.00 pagi setiap hari.Mewujudkan Sistem Mekanisme Pengumpulan DataMekanisme pengumpulan data yang perlu diwujudkan oleh jabatanpada asasnya mengandungi dua komponen. Komponen-komponen itu ialah unit ukuran (unit of measure) dan sensor. Unit ukuran yang diwujudkan mestilah sesuai dengan ciri-ciri kualiti output yang hendak diukur. Contohnya adalah seperti berikut:Ciri Kualiti Unit Pengukuran Peralatan -Jumlah tahun peralatan boleh berfungsi dengan baik.Ketepatan masa -Tempoh penyiapan produkPerkhidmatan Kaunter -Waktu perkhidmatan kaunter dibuka setiap hari.Sensor pula ialah peralatan atau kaedah mengumpul data. Sensor ini boleh berbentuk mesin, peralatan komputer atau kakitangan yang menjalankan proses kerja itu sendiri. Selain daripada itu kaedah soal selidik dan temuduga ke atas pelanggan-pelanggan juga boleh dijadikan sebagai sensor untuk mengukur tahap kualiti.Mewujudkan Saluran MaklumbalasData dan maklumat yang dikumpul oleh sensor perlu disalurkan kepada pihak-pihak yang membuat keputusan dalam organisasi. Oleh itu jabatan-jabatan perlu mewujudkan saluran maklumat yang berkesan supaya data-data dan maklumat dapat disampaikan pada masa ianya dikehendaki. Maklumat-maklumat ini akan dijadikan asas untuk mengambil tindakan-tindakan yang wajar bagi mempertingkatkan lagi kualiti output.Bagi setengah proses kerja, jabatan mungkin juga perlu mengukur prestasi kualiti kerja di peringkat kakitangan. Tujuannya ialah untuk mengetahui sejauh mana kakitangan berjaya mencapai tahap prestasi kualiti yang diharapkan. Maklumbalas ini boleh digunakan oleh kakitangan dalam mengusahakan peningkatan prestasi mereka secara berterusan. Di samping itu, pihak pengurusan juga boleh menggunakan maklumat yang sama bagi tujuan kawalan dan bagi mengenalpasti masalah-masalah yang dihadapi oleh kakitangan untuk tindakan segera.Pelaksanaan pengukuran prestasi kakitangan akan melibatkan 4 tindakan. Tindakan-tindakan itu ialah:a.Penetapan matlamat prestasi.b.Pengukuran prestasi sebenar.c.Penganalisisan varian.d.Pelaksanaan tindakan penambahbaikan.Matlamat-matlamat prestasi bagi kakitangan perlu ditentukan dengan jelas dan spesifik supaya kakitangan mudah memahaminya. Seboleh mungkin matlamat itu juga dinyatakan dalam bentuk yang boleh diukur. Ini untuk memudahkan pengukuran dibuat secara objektif. Selain itu, matlamat ini juga perlu bersifat realistik, boleh dicapai serta berpadanan dengan tahap keupayaan kakitangan.Tindakan di peringkat kedua iaitu pengukuran prestasi sebenar adalah proses pengumpulan data tentang prestasi kerja yang dapat disempurnakan oleh kakitangan sepanjang tempoh yang dinilaikan. Pengukuran ini boleh dijalankan secara berterusan atau mengikut jeda waktu tertentu seperti setiap 3 bulan, 6 bulan atau sebagainya. Dalam hal ini pihak pengurusan perlu menetapkan dasar yang sesuai bagi organisasi mereka.Penganalisisan varian ialah peringkat di mana data yang dikumpul akan dibandingkan dengan matlamat prestasi yang ditetapkan. Sekiranya wujud varian atau perbezaan yang membuktikan kakitangan gagal mencapai matlamat kerja, maka penganalisisan yang lebih terperinci perlu dijalankan. Tujuannya ialah mencari sebab-sebab varian supaya halangan-halangan itu boleh diatasi.Berdasarkan maklumat daripada penganalisisan varian, pihak jabatan boleh merancang dan melaksanakan tindakan-tindakan penambahbaikan. Pihak pengurusan juga perlu memaklumkan kepada kakitangan tentang pencapaiannya itu supaya mereka dapat bersama mengatasi masalah yang berkaitan.