Rujukan : ( 16 )dlm.JKR.KPKR.020.050/03 Klt.8 Tarikh : 29 Februari 2008 Semua Pengarah Cawangan Ibu Pejabat JKR

Semua Pengarah Kerja Raya Negeri

Pengarah Bekalan Air Negeri Pahang

Pengarah Bekalan Air Negeri Sembilan

Semua Pengarah /Pengurus Pembinaan

Pengarah JKR Unit Khas KESEDAR

Semua Jurutera Daerah

SURAT ARAHAN KPKR BIL. 1/2008

JAWATANKUASA PENILAIAN TENDER DAN PERAKUAN JABATAN

1.0 Pendahuluan

1.1 Pelantikan Jawatankuasa Perakuan Tender Jabatan serta komposisi Jawatankuasa tersebut telah dikuatkuasakan melalui Surat Pekeliling KPKR bil(41)JKR.KPKR:020.050/03 Klt 5 bertarikh 12 September 2002.

1.2 Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Bil. 5 Tahun 2007 telah

menetapkan bahawa Penilaian Tender hendaklah dibuat oleh Jawatankuasa Penilaian Tender yang dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan/Bahagian yang menguruskan tender tersebut.

1.3 Bagi memastikan urusan penilaian dan perakuan tender

dilaksanakan dengan lebih telus dan utuh, peraturan dan proses penilaian tender sedia ada perlu diperketatkan dan diperkemaskan berdasarkan amalan tadbir urus yang baik.

1

2.0 Pelantikan Jawatankuasa Penilaian Tender 2.1 Selaras dengan SPP Bil. 5 Tahun 2007, Pengarah Cawangan/

Negeri/Unit Khas yang menguruskan tender hendaklah melantik secara bertulis nama dan jawatan pegawai-pegawai bagi menganggotai Jawatankuasa Penilaian Tender bagi perolehan seperti berikut:

i) Tender Konvensional Satu Jawatankuasa yang terdiri daripada tiga (3) orang pegawai

dan salah seorang ahlinya hendaklah seorang Juruukur Bahan ataupun pegawai yang berkaitan dengan bidang tersebut. Pegawai tersebut hendaklah tidak terlibat di dalam penyediaan dokumen tender ataupun penyediaan anggaran Jabatan. Ini adalah untuk memastikan penilaian tender tersebut lebih telus dan terdapat unsur ’check and balance’.

Keahlian Jawatankuasa Penilaian Tender adalah seperti di

Lampiran A. Perakuan Jabatan hendaklah kemudiannya dibuat dan ditandatangani oleh Pengarah Cawangan/Negeri/Unit Khas yang menguruskan tender berkenaan berdasarkan kepada Laporan Penilaian Tender yang dibuat oleh Jawatankuasa tersebut.

ii) Tender Design and Build Penilaian Tender hendaklah dibuat oleh dua (2) Jawatankuasa

yang berasingan dan Perakuan Jabatan dibuat seperti berikut: (a) Jawatankuasa Penilaian Teknikal Keahlian Jawatankuasa hendaklah tidak kurang dari tiga

(3) orang yang terdiri daripada pegawai-pegawai yang mahir dan berpengalaman dalam kerja / perkhidmatan tersebut. Pakar dari Jabatan Pelanggan atau Jabatan lain yang berkaitan juga boleh dilantik sekiranya perlu.

Jawatankuasa ini hendaklah dipengerusikan oleh Ketua

Pasukan Rekabentuk (HODT) dalam disiplin masing- masing dan salah seorang ahlinya hendaklah pegawai yang tidak terlibat di dalam penyediaan dokumen tender ataupun Anggaran Jabatan.

Penilaian hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran adalah tidak dibenarkan.

2

(b) Jawatankuasa Penilaian Harga Keahlian Jawatankuasa hendaklah tidak kurang dari tiga (3) orang yang mana salah seorangnya terdiri daripada Juruukur Bahan yang tidak terlibat di dalam penyediaan dokumen tender ataupun Anggaran Jabatan. Dalam kes- kes tertentu, wakil HODT boleh juga dilantik sebagai ahli, jika perlu. Jawatankuasa ini hendaklah dipengerusikan oleh Pengurus Unit projek berkenaan (HOPT). Penilaian hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah tidak dibenarkan. (c) Keahlian kedua-dua Jawatankuasa Penilaian Tender

adalah seperti di Lampiran B. (d) Perakuan Jabatan Perakuan Jabatan hendaklah dibuat dan ditandatangani oleh Pengarah Cawangan / Negeri / Unit Khas yang menguruskan tender berkenaan berdasarkan kedua-dua Laporan yang disediakan oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga.

2.2 Pegawai atau kakitangan selain daripada ahli-ahli Jawatankuasa Penilaian Tender yang dilantik adalah tidak dibenarkan untuk terlibat dalam proses membuat keputusan dan Perakuan Tender atau dalam penyediaan / penjilidan keseluruhan dokumen Laporan Penilaian Tender termasuk Perakuan, melainkan telah dilantik secara bertulis atas nama dan jawatan pegawai/kakitangan berkaitan oleh Pengarah berkenaan. 3.0 Merahsiakan Maklumat Tender

3.1 Semua dokumen dan maklumat yang berkaitan dengan sesuatu tender termasuk analisa penilaian tender adalah SULIT dan tidak boleh diberitahu kepada mana-mana pihak yang tidak terlibat dengan penilaian tender tersebut.

3.2 Ahli-ahli Jawatankuasa Penilaian Tender dan Pegawai Yang

Memperakukan Tender adalah bertanggungjawab untuk merahsiakan maklumat dan kedudukan sesuatu tender serta mengambil segala langkah bagi memastikan kebocoran tidak berlaku.

3

3.3 Mana-mana pegawai yang didapati membocorkan rahsia berkenaan sesuatu tender adalah dianggap telah melanggar peruntukan Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Pencegahan Rasuah 1997 (Akta 575) dan tindakan yang sewajarnya akan diambil terhadap pegawai yang terlibat. 4.0 Kuatkuasa Surat Arahan ini adalah berkuatkuasa dengan serta merta. Sekian, terima kasih. ”BERKHDIMAT UNTUK NEGARA & CINTAILAH BAHASA KITA”

s.k. - Timbalan Ketua Pengarah Kerja Raya I - Timbalan Ketua Pengarah Kerja Raya II - Timbalan Ketua Pengarah Kerja Raya III - Ketua Unit Pengurusan Kualiti JKR - Juruukur Bahan Cawangan/Negeri/Unit Khas

4

Lampiran A

KEAHLIAN JAWATANKUASA PENILAIAN TENDER JABATAN

(TENDER KONVENSIONAL)

PEJABAT YANG MENGURUS TENDER

AHLI-AHLI

Cawangan Portfolio

1. Pengurus Unit Projek Berkenaan

(HOPT) 2. Ketua Unit Berkenaan di Cawangan

Kontrak dan Ukur Bahan 3. Juruukur Bahan yang tidak terlibat di

dalam penyediaan Dokumen Tender ataupun Anggaran Jabatan

Cawangan Kejuruteraan Mekanikal dan Elektrik

1. Pengurus Projek (Mekanikal/Elektrik)

Berkenaan 2. Jurutera Penguasa (Mekanikal/Elektrik)

di Unit Berkenaan 3. Jurutera yang tidak terlibat di dalam

penyediaan Dokumen Tender ataupun Anggaran Jabatan

JKR Negeri/Unit Khas

1. Ketua Penolong Pengarah

(Jalan/Bangunan/Mekanikal/Elektrik) 2. Ketua Penolong Pengarah/Penolong

Pengarah Kanan (Kontrak dan Ukur Bahan)

3. Juruukur Bahan/Jurutera/Arkitek yang tidak terlibat di dalam penyediaan Dokumen Tender ataupun Anggaran Jabatan

1

Lampiran B

KEAHLIAN JAWATANKUASA PENILAIAN TENDER JABATAN

(TENDER DESIGN AND BUILD)

PEJABAT YANG MENGURUS TENDER

AHLI-AHLI

Cawangan Busines / Pakar Ibu Pejabat JKR atau JKR Negeri/Unit Khas

Jawatankuasa Penilaian Teknikal 1. Ketua Pasukan Rekabentuk (HODT) 2. Ketua Penolong Pengarah/Penolong

Pengarah Kanan di Unit Berkenaan 3. Pegawai yang tidak terlibat di dalam

penyediaan Dokumen Tender ataupun Anggaran Jabatan

4. Pegawai pakar, jika perlu Jawatankuasa Penilaian Harga

1. Pengurus Unit Projek Berkenaan

(HOPT) 2. Ketua Unit Berkenaan di Cawangan

Kontrak dan Ukur Bahan atau Ketua Bahagian Ukur Bahan di JKR Negeri

3. Juruukur Bahan yang tidak terlibat di dalam penyediaan Dokumen Tender ataupun Anggaran Jabatan

4. Wakil HODT, jika perlu

2