JK TABIKA TASKA

JAWATANKUASA TABIKA/ TASKA KEMASPekeliling Bahagian Pengurusan Dan Pemakanan Jabatan Kemajuan Masyarakat Bil. 05 Tahun 2007

Tarikh Dikeluarkan

:

1 November 2007

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMASBAB 5: GARIS PANDUAN BIDANG TUGAS & TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA TABIKA/TASKA KEMAS

ii


ISI KANDUNGAN Perkara Muka Surat

GARIS PANDUAN BIDANG TUGAS & TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA TABIKA KEMAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Tujuan Keahlian Tujuan Penubuhan Tanggungjawab Jawatankuasa Senarai Tugas EXCO Prosedur pembubaran Jawatankuasa Dan Penutupan Akaun Perlantikan Jawatankuasa Kuasa Ketua Pengarah Atau Pengarah Ke Atas Jawatankuasa 1 1-2 2 2 -4 4-7 7 8 8

GARIS PANDUAN PENGURUSAN AKAUN TABIKA/ TASKA KEMAS 9. 10. 11. 12. 13. 9 9-13 13 13-14 14

Tujuan Tafsiran, Tugas dan Tanggungjawab Sumber Kewangan Perbelanjaan TABIKA/ TASKA Keluaran Wang TABIKA/TASKA Untuk Aktiviti Di Peringkat Daerah/Bahagian/Negeriiii


14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Buku Akaun Tunai Rekod Penerimaan Rekod Perbelanjaan Buku resit Baucer Bayaran Peraturan-Peraturan Am Kewangan

14-15 15-16 16-18 18 18-19 19-20

Lampiran A Format Baucar Bayaran Surat Memohon Kelulusan Pengarah Untuk Melaksanakan Program/ Perolehan Di TABIKA/ TASKA Surat Memohon Kelulusan Pegawai KEMAS Daerah Untuk Melaksanakan Program/ Perolehan Format Buku Akaun Tunai Format Buku Resit Format Penyata Perbelanjaan Bulanan TABIKA/ TASKA KEMAS Format Penyata Kewangan Tahunan TABIKA/ TASKA KEMAS Carta Aliran Merekod Terimaan Dan Perbelanjaan 21

B

-

22

C D E F G H

-

23 24 25 26 27 28

GARIS PANDUAN SIJIL PENGHARGAAN KEPADA AHLI JAWATANKUASA TABIKA DAN TASKA DAN SIJIL PENYERTAAN KANAK-KANAK TABIKA DAN TASKAiv


21. 22. 23. 24. 25.

Latar Belakang Kaedah Pelaksanaan Anggaran Kos Jangkaan Impak Penutup

29 29 30 30 30

GARIS PANDUAN SEMINAR PENGUPAYAAN AHLI JAWATANKUASA TABIKA DAN TASKA 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. Latar Belakang Objektif Kaedah Pelaksanaan Atur cara Seminar Anggaran Kos Jadual Pelaksanaan Jangkaan Impak Penutup Rujukan 31 32 32 33-35 35-36 36 37 37 38

v


BAB 5 GARIS PANDUAN BIDANG TUGAS & TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA TABIKA/TASKA KEMAS

1

Tujuan 1.1 Garis panduan ini adalah bertujuan untuk menjelaskan khusus kepada Jawatankuasa TABIKA/TASKA KEMAS mengenai bidang tugas dan tanggungjawab kepada TABIKA/TASKA juga kepada Jabatan Kemajuan Masyarakat ( KEMAS ).

2

Keahlian 2.1 Keahlian Jawatankuasa ini adalah terbuka kepada ibu bapa, penjaga kanak-kanak yang mendaftar masuk ke TABIKA/ TASKA KEMAS pada tahun semasa dan juga terbuka kepada pemimpin masyarakat setempat. Jabatan juga memberi kebenaran penglibatan wakil badan Kerajaan, Badan Bukan Kerajaan atau pemimpin masyarakat yang boleh membantu dan memberi sumbangan bagi menjayakan aktiviti pendidikan prasekolah serta yang berkaitan dengan nya. Jumlah Keahlian adalah diantara 12 hingga 17 orang termasuk Jawatan Pengerusi, Setiausaha, Bendahari, Penolong Bendahari dan 2 orang Pemeriksa Kira-Kira . Peratus keahlian adalah ditetapkan mengikut kadar seperti berikut : 2.4.1 Wakil ahli dari ibu/bapa/penjaga : 70% 2.4.2 Wakil ahli dari Agensi /badan sukarela : 30%

2.2

2.3

2.4

2.5

Ahli Exco Jawatankuasa terdiri dari :

1


2.5.1 Pengerusi dilantik dikalangan yang hadir di dalam mesyuarat Agong terdiri daripada ibu bapa, penjaga kanak-kanak atau pemimpin masyarakat. 2.5.2 Setiausaha dilantik dikalangan yang hadir di dalam mesyuarat Agong terdiri daripada ibu bapa atau Penjaga kanak-kanak. 2.5.3 Bendahari dilantik dari Pemaju Masyarakat dari salah seorang Pemaju Masyarakat TABIKA/TASKA yang bertugas di TABIKA/TASKA yang berkenaan. 2.5.4 Penolong Bendahari dilantik dikalangan yang hadir di dalam mesyuarat Agong terdiri daripada ibu bapa atau penjaga kanak-kanak. 2.5.5 2 orang Pemeriksa kira-kira dilantik dikalangan ahli yang hadir di dalam mesyuarat Agong terdiri daripada ibu bapa atau penjaga yang sebaiknya mempunyai kemahiran minima asas akaun. 2.6 Penaung dilantik dan dipersetujui dalam mesyuarat Agong dan hendaklah terdiri dari tokoh atau pemimpin tempatan yang dihormati dan mempunyai pengaruh dan boleh memberi sumbangan dalam melaksanakan aktiviti dan menjaga kebajikan anak-anak, ibu bapa dan masyarakat setempat. Penasihat dilantik oleh Pengarah KEMAS Negeri terdiri dari Pegawai KEMAS Daerah atau Pegawai lain yang diberi tanggungjawab serta bertugas dikawasan berkenaan.

2.7

3

Tujuan Penubuhan 3.1 Jawatankuasa ini adalah bertujuan untuk menggembelingkan tenaga masyarakat dan kerajaan agar dasar-dasar dan program kerajaan dapat disambut baik dan disertai oleh masyarakat secara aktif. Masyarakat juga melalui jawatankuasa boleh menyumbang dalam

2


mencetuskan idea serta bersama membuat keputusan dalam melaksanakan sesuatu aktiviti.

4

Tanggungjawab Jawatankuasa 4.1 Pendaftaran Kanak-Kanak: 4.1.1 Mengenal pasti keluarga yang mempunyai anakanak dalam lingkungan 2 hingga 4 tahun untuk mendaftar masuk ke TASKA dan yang berumur 56 tahun untuk mendaftar masuk ke TABIKA. Mengedarkan borang pendaftaran kepada ibu bapa atau penjaga yang berkenaan. Membantu Pemaju Masyarakat atau Jabatan untuk mengadakan sesi penerangan kepada ibu bapa serta orientasi kepada kanak-kanak satu minggu sebelum sekolah bermula di awal tahun.

4.1.2

4.1.3

4.2. Penyediaan Dan TABIKA/TASKA 4.2.1.

Keselamatan

Tempat/Premis

Membantu Pemaju Masyarakat atau Jabatan dalam menyediakan dan mempastikan tempat,kemudahan dan kelengkapan peralatan adalah selamat dan kondusif untuk pembelajaran. Bekerjasama untuk mencantikan kawasan, menjaga kebersihan dan mempastikan keselamatan kanak-kanak sepanjang masa . Bekerjasama dan mengambil langkah-langkah perlu untuk mempastikan keselamatan harta benda peralatan dan kemudahan dari kerosakan atau kecurian.

4.2.2.

4.2.3.

4.3. Merancang Dan Melaksanakan Aktiviti Ko Kurikulum

3


4.3.1.

Merancang pelaksanaan aktiviti ko kurikulum yang melibatkan kanak-kanak, ibu bapa / penjaga dan masyarakat setempat bagi memupuk semangat kerjasama sesama ahli keluarga dan masyarakat Merancang dan melaksanakan aktiviti bagi meningkatkan kemahiran keibubapaan menerapkan amalan positif serta kesedaran terutama kepada ibu bapa atau penjaga kanakkanak bersama Jabatan,atau lain-lain agensi serta badan bukan kerajaan.

4.3.2.

4.4

Pengurusan Dan Pentadbiran 4.4.1 Merancang jadual dan melaksanakan mesyuarat mesyuarat secara berkala untuk merancang dan memantau aktiviti, menyemak prestasi kewangan, menyelesaikan masalah atau isu berbangkit dengan semangat kerja sebagai satu pasukan. Membuat pemilihan pembantu masyarakat sukarela dan menetapkan kadar bayaran (bagi TABIKA/TASKA yang tidak mempunyai Pembantu tetap ) dengan kelulusan Penasihat . Menetapkan kadar sumbangan dari ibu bapa atau penjaga kanak-kanak mengikut kadar yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah KEMAS dengan mengambil kira kemampuan ibu bapa atau penjaga.Keputusan penentuan kadar hendaklah dirujuk untuk makluman Penasihat. Membuat keputusan dalam mesyuarat Jawatankuasa apa juga bentuk kutipan atau derma yang diperlukan bagi melaksanakan aktiviti atau lain-lain kos pengurusan aktiviti yang tidak dibiayai oleh Jabatan dengan kelulusan Penasihat dan dimaklumkan kepada Pengarah KEMAS Negeri. Menguruskan akaun tabungan Jawatankuasa dengan melantik 3 orang pemegang amanah iaitu Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari.4

4.4.2

4.4.3

4.4.4

4.4.5


4.5. Mendapatkan Penyertaan Ibu/Bapa/Penjaga/Masyarakat 4.5.1.

Dan

Penglibatan

Membuat kempen penyertaan dari ibu atau bapa dan masyarakat untuk bersama melibatkan aktiviti yang dirancang oleh Jabatan dari masa ke semasa. Membantu Pemaju Masyarakat atau Jabatan dalam membuat susulan ke rumah keluarga kanakkanak TABIKA/TASKA atau mana - mana keluarga yang terlibat di bawah kelolaan Jabatan. Membina rangkaian kerja yang akrab dengan Jabatan bagi mencapai matlamat program

4.5.2.

4.5.3.

5.

Senarai Tugas Exco 5.1. Penaung 5.1.1. Menaungi Jawatankuasa yang dilantik supaya dapat berfungsi dengan baik. Memberi kerjasama untuk mendapatkan kemudahan serta bantuan dari lain-lain badan sukarela serta pemimpin tempatan untuk bersama menyumbang dalam aktiviti yang dirancang.

5.1.2.

5.2. Penasihat 5.2.1. Memberi khidmat nasihat, motivasi dan menerapkan semangat kerja berpasukan kepada semua ahli Jawatankuasa mengikut bidang tanggngjawab yang ditetapkan. Memantau dan membuat penguatkuasaan kepada prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk

5.2.2.

5


menjamin kualiti perkhidmatan dan mewujudkan ketelusan. 5.2.3. Merancang aktiviti susulan melalui perjumpaan dan mengaturkan mesyuarat bersama bagi mengesan isu-isu semasa, menyebar dan mendapatkan maklumat serta lain-lain perkara yang berkaitan. Meluluskan permohonan dari Jawatankuasa berdasarkan surat pekeliling yang dikeluarkan oleh Pejabat Ketua Pengarah atau Pengarah Negeri. Menyemak jawatankuasa setahun. laporan prestasi sekurang-kurangnya kemajuan dua kali

5.2.4.

5.2.5.

5.2.6.

Berhak untuk meluluskan perancangan/ pelaksanaan program yang telah dirancang oleh jawatankuasa.

5.3 Pengerusi 5.3.1 Mengaturkan jadual mesyuarat dengan setiausha mengikut ketetapan yang berskala iaitu sekurangkurangnya 4 kali setahun. Mengadakan mesyuarat Agong tahunan dalam jangkamasa yang ditetapkan di antara bulan Januari hingga bulan Mac Mempengerusikan mesyuarat mesyuarat Agong tahunan. bulanan dan

5.3.2

5.3.3

5.3.4

Menyemak dan mengesahkan minit mesyuarat, laporan aktiviti dan penyata kewangan TABIKA / TASKA. Menyemak dan menandatangani dokumen keluaran wang yang disediakan oleh Bendahari seperti yang terkandung dalam Garis panduan Pengendalian Akaun TABIKA/TASKA KEMAS

5.3.5

6


5.3.6

Mendapatkan maklumbalas dari Masyarakat berkaitan perkembangan kanak-kanak TABIKA / TASKA.

Pemaju kemajuan

5.3.7

Mempastikan ahli Jawatankuasa mematuhi peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh Jabatan. Memberi kerjasama untuk mendapatkan kemudahan serta bantuan dari agensi kerajaan, badan-badan sukarela serta pemimpin tempatan untuk bersama menyumbang di dalam aktiviti yang dirancang.

5.3.8

5.4

Setiausaha 5.4.1. Menyediakan semua urusan surat menyurat yang berkaitan dengan urusan rasmi TABIKA/TASKA dengan terlebih dahulu mendapat persetujuan dari Pengerusi. Membuat kerja kerja mesyuarat seperti : iMenyediakan Minit Mesyuarat bulanan dan minit mesyuarat Agong. Mendapatkan pengesahan minit pengerusi. daripada

5.4.2.

ii-

iii-

Membuat edaran kepada ahli jawatankuasa dan jabatan dalam jangka masa 7 hari sebelum mesyuarat diadakan.

5.4.3.

Menyediakan dan mempastikan persiapan tempat serta makan minum ahli mesyuarat. Menyelenggara fail dan rekod-rekod pentadbiran am Jawatankuasa.

5.4.4.

7


5.4.5.

Menyediakan laporan aktiviti setiap bulan untuk dilaporkan dalam mesyuarat yang dijadualkan termasuk mesyuarat Agong Tahunan. Membuat susulan kepada ahli jawatankuasa yang dilantik dan perkara yang perlu diambil tindakan sebagaimana keputusan mesyuarat semasa. Mengemaskini rekod daftar ahli jawatankuasa untuk rujukan. Menyemak dan menandatangani dokumen pengeluaran wang dari bank yang disediakan oleh Bendahari seperti yang terkandung dalam Garis Panduan Pengendalian Akaun TABIKA.

5.4.6.

5.4.7.

5.4.8.

5.5

Bendahari 5.5.1. Menyediakan anggaran pendapatan dan perbelanjaan serta dibentang dalam mesyuarat Agong untuk mendapat kelulusan ahli mesyauarat. Menyediakan anggaran perbelanjaan setiap 3 bulan untuk dibentang serta mendapatkan kelulusan dalam mesyurat jawatankuasa. Menyelenggara rekod dan semua dokumen yang berkaitan dengan kewangan seperti yang terkandung dalam Garis Panduan Pengendalian Akaun TABIKA/TASKA KEMAS. Memegang amanah supaya semua perbelanjaan yang dilakukan hendaklah dibuat secara berhemah dan memberi pulangan yang terbaik kepada kumpulan sasar iaitu kanak-kanak, ibu bapa dan penjaga.

5.5.2.

5.5.3.

5.5.4.

5.5. Penolong Bendahari

8


5.5.1.

Membantu Bendahari mengeluarkan resit rasmi daripada terimaan tunai atau cek dari sumber kutipan. Membantu menyelenggara rekod dan mengemaskini semua dokumen untuk penyemakan pemeriksa kira-kira atau Pegawai jabatan seperti yang terkandong dalam Garis Panduan Pengendalian Akaun TABIKA/TASKA KEMAS Lampiran A (2).

5.5.2.

5.6. Pemeriksa Kira-Kira 5.6.1 Memeriksa penyata pendapatan dan perbelanjaan harian,bulanan dan tahunan serta mengesahkan penyata yang disediakan oleh Bendahari. Menyemak dan memeriksa semua dokumen terimaan, perbelanjaan dan pembayaran yang dikenakan kepada TABIKA / TASKA seperti yang terkandung dalam Lampiran A (2). Memeriksa penyata Bank atau Buku Simpanan adalah sah di atas nama Jawatankuasa.

5.6.2

5.6.3

5.7

Ahli Jawatankuasa 5.7.1 Memberi cadangan atau idea untuk meningkatkan kemajuan TABIKA / TASKA. Menghadirkan diri dalam Mesyuarat TABIKA / TASKA. Membantu perjalanan kelas TABIKA / TASKA ketika ketiadaan Pemaju Masyarakat. Menjaga keselamatan kanak-kanak dan harta benda TABIKA / TASKA.

5.7.2

5.7.3

5.7.4

9


5.7.5

Memberi kerjasama dan penglibatan aktif dalam setiap program dan aktiviti yang diadakan di peringkat TABIKA / TASKA. Mengwujudkan Jawatankuasa biro-biro yang terdiri daripada i- Biro Pendidikan ii-Biro Keselamatan & Keceriaan iii- Biro Pembangunan iv- Biro Ekonomi

5.7.6

6.

Prosedur Pembubaran Jawatankuasa dan Penutupan Akaun 6.1 Pembubaran Jawatankuasa berlaku apabila sebuah TABIKA/TASKA menamatkan operasinya atau ditutup atas sebab seperti jumlah minima kanak-kanak tidak dapat dipenuhi, bangunan tidak selamat untuk diduduki , tiada Pemaju Masyarakat yang boleh ditempatkan bertugas atau lain-lain sebab dengan kelulusan Ketua Pengarah . Mesyuarat jawatankuasa khas perlu diadakan dengan dihadiri oleh Penasihat dan Penaung bagi membuat keputusan untuk menentukan perkara berikut : 6.1.1. Penempatan kanak-kanak ke TABIKA / TASKA yang berhampiran. Menyenarai aset yang dibeli dari akaun tabungan dan menentukan lokasi untuk dipindah milik. Menyenarai aset Jabatan yang akan dipindahkan ke TABIKA / TASKA yang memerlukan. Menyemak baki wang tabungan dalam simpanan atau tunai semasa serta menentukan kaedah penggunaan atau pengagihan yang betul. Keputusan membubarkan Jawatankuasa dan penutupan akaun tabungan TABIKA / TASKA.

6.2

6.1.2.

6.1.3.

6.1.4.

6.1.5.

6.2. Setiausaha dan Bendahari perlu menyediakan bersama laporan akhir mengikut bidang tugas masing-masing dan Pengerusi membuat pengesahan kedua-dua laporan

10


tersebut dengan menyatakan tindakan kepada semua perkara di para 6.2.1 hingga 6.2.5. 6.3. Penasihat selaku Pegawai KEMAS Daerah atau pegawai yang diberi kuasa pelu memperakukan laporan yang disediakan dan memanjangkan perakuan untuk kelulusan penutupan kelas, pembubaran Jawatankuasa dan Penutupan Akaun kepada Pengarah KEMAS Negeri untuk kelulusan serta membatalkan Pendaftaran di daftar Kelas TABIKA/TASKA.

7.

Pelantikan Jawatankuasa 7.1. Senarai nama Ahli Jawatankuasa yang dilantik dalam mesyuarat Agong setiap TABIKA/TASKA perlu dihantar ke pejabat KEMAS Negeri dengan satu salinan disimpan di Pejabat KEMAS Daerah tidak lewat dari bulan Mac setiap tahun . 7.2. Pengarah KEMAS Negeri akan mengeluarkan surat perakuan pelantikan kepada setiap Ahli Jawatankuasa yang dilantik bersama dengan Garis Panduan Tugas dan Tanggungjawab anggota. 7.3. Sebagai balasan Pengarah KEMAS Negeri akan mengeluarkan sijil penghargaan kepada semua ahli Jawatankuasa yang dilantik diakhir tempoh tugas pada tahun tersebut. 7.4. Salinan Garis Panduan Pengendalian Akaun akan sentiasa disimpan oleh Pemaju Masyarakat yang menjadi Bendahari untuk rujukan semua ahli jawatankuasa.

8.

Kuasa Ketua Jawatankuasa

Pengarah

Atau

Pengarah

Ke

Atas

8.1. Ketua Pengarah atau Pengarah berkuasa untuk mengambil tindakan keatas Jawatankusa sekiranya berlaku perlanggaran pematuhan peraturan dan prosedur

11


yang ditetapkan melalui Garis Panduan juga PekelilingPekeliling Pentadbiran semasa.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN AKAUN TABIKA/TASKA KEMAS

1.

TUJUAN Garis Panduan ini adalah untuk menjelaskan kepada Jawatankuasa TABIKA / TASKA KEMAS khususnya kepada Pemaju Masyarakat dan Pembantu Pemaju Masyarakat serta Ahli Jawatankuasa TABIKA/TASKA KEMAS tentang tatacara pengurusan akaun TABIKA/TASKA KEMAS. Peranan pegawaipegawai Jabatan dalam pengawasan Akaun TABIKA/TASKA juga dinyatakan dalam garis panduan ini.

2.

TAFSIRAN, TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB 2.1. Tafsiran Istilah-istilah tertentu yang digunakan dalam panduan ini membawa kepada maksud seperti berikut: 2.1.1. Akaun TABIKA/TASKA ialah hanya satu akaun sahaja yang dibenarkan dibuka di bank komersial dan diuruskan oleh Jawatankuasa TABIKA/TASKA KEMAS.

12


2.1.2. Jawatankuasa TABIKA/TASKA KEMAS ditubuhkan di setiap TABIKA /TASKA yang bertujuan untuk memupuk semangat kerjasama di kalangan ibu bapa kanak-kanak TABIKA/ TASKA dan masyarakat tempatan serta memajukan TABIKA/TASKA supaya ia berjalan dengan baik, lancar dan bermutu. 2.1.3. Pengarah ialah Pengarah, Jabatan Kemajuan Masyarakat ( KEMAS ), Peringkat Negeri. 2.1.4. Penasihat ialah Pegawai KEMAS Daerah/Bahagian/Pegawai yang diberi kuasa. 2.1.5. Pengerusi Jawatankuasa TABIKA/TASKA KEMAS dipilih di kalangan ibu bapa, penjaga atau pemimpin masyarakat melalui persetujuan di dalam mesyuarat Agong.

2.1.6. Setiausaha Jawatankuasa TABIKA/TASKA KEMAS dipilih di kalangan ibu bapa, penjaga atau pemimpin masyarakat melalui persetujuan di dalam mesyuarat Agong. 2.1.7. Bendahari Jawatankuasa TABIKA/TASKA KEMAS ialah Pemaju Masyarakat atau salah seorang Pemaju Masyarakat yang bertugas di TABIKA/TASKA berkenaan. 2.1.8. Penolong Bendahari Jawatankuasa TABIKA/ TASKA KEMAS ialah daripada kalangan ibu/ bapa/ penjaga yang dipersetujui dalam Mesyuarat Agong. 2.1.9. Pemeriksa Kira-Kira ialah Jawatankuasa yang dipilih di kalangan ibu bapa atau penjaga yang mempunyai latar belakang pendidikan yang baik sesuai dengan tugas Pemeriksa Kira-Kira. Pemilihan dibuat melalui Mesyuarat Agong.13


2.1.10. Jawatankuasa ialah dikalangan ibu bapa, penjaga, pegawai agensi kerajaan yang dilantik dalam mesyuarat agong atau dipilih di dalam mesyuarat ahli jawatankuasa. 2.1.11. Pegawai Jabatan ialah Pengarah atau Pegawai KEMAS Daerah/Bahagian /Pegawai yang diberi tanggungjawab.

2.2. Tugas Dan Tanggungjawab 2.2.1 Pengerusi (a) Menandatangani keluaran wang daripada akaun bank bersama Bendahari dan Setiausha; Membincangkan semua perbelanjaan dalam Mesyuarat Jawatankuasa TABIKA/TASKA KEMAS dalam mendapatkan kelulusan daripada Jawatankuasa. Merujuk dan mendapat kelulusan Pengarah KEMAS Negeri untuk melaksanakan program/ membuat perolehan bagi perbelanjaan melebihi RM 1,000.00 Merujuk dan mendapat kelulusan pegawai KEMAS Daerah/ Pegawai yang diberi kuasa untuk melaksanakan program/perolehan yang jumlah perbelanjaannya melebihi RM 500 dan kurang RM 1,000.00 Meluluskan bersama Bendahari dan Setiausaha perbelanjaan-perbelanjaan yang tidak melebihi RM 500.00 tetapi perlu14

(b)

(c)

(d)

(e)


dibentang dan disahkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa TABIKA/TASKA. (f) (g) Menandatangani baucer bayaran. Mengesahkan penyata kewangan bulanan atau tahunan dengan menurunkan tandatangan.

2.2.2. Setiausaha (a) Menandatangani keluaran wang daripada akaun bank bersama Pengerusi dan Bendahari; Menyediakan surat permohonan kepada Pengarah KEMAS Negeri untuk kelulusan setiap Program/Perolehan yang jumlah perbelanjaannya melebihi RM1,000 .00 Menyediakan surat permohonan kepada Pegawai KEMAS Daerah/ Pegawai yang diberi kuasa untuk kelulusan setiap Program/Perolehan yang jumlah perbelanjaannya melebihi RM500.00 Menyediakan surat permohonan kepada Pengarah atau Pegawai KEMAS Daerah atau Pegawai yang diberi kuasa kelulusan untuk membuat kutipan selain dari apa yang diluluskan. Meluluskan bersama Pengerusi dan Bendahari perbelanjaan-perbelanjaan yang tidak melebihi RM500.00 tetapi perlu dibentang dan disahkan oleh Jawatankuasa TABIKA/TASKA.15

(b)

(c)

(d)

(e)


2.2.3.

Bendahari I. Menandatangani keluaran wang akaun bank TABIKA/TASKA Pengerusi dan Setiausaha. daripada bersama

II.

Membincangkan semua perbelanjaan dalam Mesyuarat Jawatankuasa TABIKA/TASKA KEMAS untuk mendapatkan kelulusan; Meluluskan bersama Setiausaha atau Pengerusi perbelanjaan-perbelanjaan yang tidak melebihi RM500.00 tetapi dibentangkan dan disahkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa TABIKA KEMAS kemudiannya; Merujuk dan mendapatkan kelulusan Pengarah KEMAS Negeri untuk melaksanakan program/ perolehan yang perbelanjaannya melebihi RM1,000.00; Merujuk dan mendapat kelulusan pegawai KEMAS Daerah atau Pegawai yang diberi kuasa untuk melaksanakan program/perolehan yang jumlah perbelanjaannya melebihi RM500.00 dan kurang RM 1000.00. Menyediakan dan menandatangani baucer bayaran. Menyelenggarakan rekod kewangan berikut: I. Buku Akaun Tunai Harian, bulanan, tahunan II. III. IV. V. Buku Resit; Baucer Bayaran/Bil; Buku Bank/Penyata Bank; dan Dokumen-dokumen lain berkaitan.16

III.

IV.

V.

VI.

VII.


(f)

Membuat terimaan bayaran yuran/ sumbangan/ derma dan dimasukkan dalam akaun simpanan atau akaun semasa. Menyimpan wang tunai ditangan melebihi RM 300.00 dalam semasa. tidak

(g)

(h)

Menyediakan dan mengesahkan penyata perbelanjaan bulanan dan tahunan serta membentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa TABIKA /TASKA KEMAS sekurang-kurangnya 3 bulan sekali dan dalam mesyuarat Agong tahun berikutnya. Menyediakan anggaran perbelanjaan bulanan/ tahunan bagi semua aktiviti diperingkat kelas dan dibentangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa bulanan atau dalam mesyuarat Agong. Menyelenggara daftar inventori, rekod harta modal dan stok serta menguruskan keselamatan harta. Merujuk dan mendapat kelulusan Pengarah atau Pegawai KEMAS Daerah atau Pegawai yang diberi kuasa sekiranya perlu membuat lain-lain kutipan selain daripada arahan yang dikeluarkan.

(i)

(j)

(k)

2.2.4.

Penolong Bendahari (a) Mengesahkan terimaan secara tunai atau cek dengan mengeluarkan resit terimaan; Menyelenggara rekod dan mengemaskini semua dokumen untuk pemeriksaan pemeriksa kira-kira atau pegawai jabatan atau pegawai audit dalam KKLW atau audit luar.17

(b)


2.2.5.

Pemeriksa Kira-Kira (a) Memeriksa rekod terimaan dan perbelanjaan harian atau mingguan, penyata akuan bulanan dan tahunan yang disediakan oleh Bendahari dan Penolong Bendahari. Memeriksa dan menyemak semua dokumen yang menyokong terimaan dan perbelanjaan juga pembayaran yang dikenakan. Memerikasa penyata bank atau buku simpanan atas nama Jawatankusa dan mengesahkan transaksi dan baki terkini.

(b)

(c)

3.

SUMBER KEWANGAN Sumber kewangan yang dimasukkan dalam Akaun TABIKA/TASKA KEMAS adalah yang dibenarkan oleh Ketua Pengarah atau Pengarah seperti berikut: (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) Yuran pendaftaran kanak-kanak. Sumbangan daripada ibu bapa yang dikutip pada setiap bulan. Derma orang ramai atau badan-badan tertentu. Tuntutan makanan basah / kering Geran Perkapita Lain-lain bayaran / kutipan semasa yang diluluskan oleh Pengarah Negeri.

4.

PERBELANJAAN TABIKA Wang TABIKA/TASKA boleh dibelanjakan bagi tujuan-tujuan berikut: 4.1. Pembayaran Bil18


(a)

Membayar bil elektrik, bil air, bil telefon, bil internet ,bil akhbar dan sewaan.

4.2. Pembelian Peralatan yang tidak dibekalkan oleh Jabatan (a) Membeli alat bahan mengajar dan kelengkapan pusat-pusat pembelajaran. Membeli bahan-bahan untuk menyediakan alat bahan dan bahan pengajaran dan pembelajaran. Membeli alat permainan seperti bola, tali skipping, gelang rotan, bola plastik, plastesin. Membeli alat kelengkapan untuk keselamatan,keceriaan dan kebersihan kelas. Membeli buku untuk sudut bacaan seperti. Buku cerita, buku bergambar, kamus bergambar, buku nombor bergambar, buku pengetahuan, buku agama, buku cerita nabi, buku moral, buku bergambar ketatanegaraan dan panduan untuk guru. 4.3. Makanan Kanak-kanak Mendahulukan pembelian makanan harian atau bahanbahan basah dan kering untuk menyediakan makanan kanak-kanak dengan kadar yang ditetapkan oleh Pengarah. 4.4. Aktiviti Ko Kurikulum Membiayai bersama aktiviti-aktiviti ko kurikulum seperti sukan, lawatan sambil belajar, hari graduan, peraduan19

(b)

(c)

(d)

(e)


lukisan/mewarna, Hari Potensi, perayaan hari kebesaran seperti Hari Raya Puasa, Tahun Baru Cina, Deepavali, Hari Kaamatan dan Hari Gawai,Penerapan kepada amalan 3 K. 4.5. Bayaran saguhati Pembantu Sukarela Membayar saguhati Pembantu berdasarkan kadar yang dipersetujui oleh AJK dan Penasihat TABIKA/TASKA sehingga perlantikan Jawatan Pembantu tetap yang dibiayai oleh Kerajaan .

4.6. Bayaran sewaan bangunan Membiayai bayaran sewa bangunan TABIKA/TASKA berdasarkan perjanjian yang dibuat dengan persetujuan AJK dan Penasihat TABIKA/TASKA sehingga kerajaan dapat membiayai kos berkenaan atau bangunan khas atau bangunan baru disediakan. 4.7. Makan minum mesyuarat dan Aktiviti Ibu Bapa Membiayai perbelanjaan makan minum mesyuarat Agong, mesyuarat tetap AJK serta mesyuarat-mesyuarat yang lain bermaksud untuk mengurus dan mentadbirkan aktiviti diTABIKA/TASKA serta melaksanakan aktiviti untuk ibu dan bapa serta penjaga. 4.8. Penyelenggaraan kecil bangunan dan peralatan Membiyai perbelanjaan kecil bahan dan upah kerja atau makan minum gotongroyong bagi menyelenggra bangunan/peralatan yang tidak dibiayai oleh Kerajaan dengan persetujuan Penasihat TABIKA/TASKA.

5.

KAEDAH PENGURUSAN AKAUN 5.1. BUKU AKAUN TUNAI20


5.1.1 Buku Akaun Tunai adalah untuk merekod segala terimaan dan perbelanjaan wang kelas ,dikemaskini pada setiap minggu dan ditutup pada setiap akhir bulan. 5.1.2 Buku Akaun Tunai hendaklah disediakan disetiap TABIKA/TASKA . Contoh format buku adalah seperti di Lampiran D. 5.1.3. Buku Akaun Tunai diselenggarakan oleh Bendahari/Penolong Bendahari yang juga bertanggungjawab ke atas keselamatan buku itu. Helaian tidak boleh diceraikan, dikoyak, dimusnah atau helaian dikeluarkan dari Buku Akaun Tunai. Helaian yang rosak boleh dibatalkan dengan menulis DIBATALKAN. Jika berlaku kehilangan, lapor segera kepada Pegawai Jabatan. 5.1.4 Setiap urusan merekod dalam Buku Akaun Tunai hendaklah menggunakan pen biru atau hitam. Pensil tidak boleh digunakan sama sekali. 5.1.5 Cecair pemadam (liquid paper) atau pemadampemadam lain tidak boleh digunakan untuk membetulkan sebarang kesilapan yang berlaku dalam pengisian Buku Akaun Tunai. Pembetulan hendaklah dibuat dengan pen dan ditandatangan ringkas oleh Bendahari. 5.1.6 Penyata Akaun bulanan hendaklah dibuat pada hari terakhir setiap bulan seperti di Lampiran F. 5.1.7 Buku Akaun Tunai hendaklah sentiasa dikemaskini dan disahkan betul oleh Bendahari setiap kali penerimaan (entry) dengan tandatangan seperti di Lampiran D.

21


5.1.8 Buku Akaun Tunai mesti disimpan di kelas untuk pemeriksaan Pegawai yang diberi tanggungjawab. 5.1.9 Pegawai Jabatan hendaklah membuat pemeriksaan dan menurunkan tandatangan pengesahan terhadap Buku Akaun Tunai sekurang-sekurangnya sekali dalam 3 bulan seperti di Lampiran F. 5.2 REKOD PENERIMAAN 5.2.1 Ruangan rekod terimaan dalam Buku Akaun Tunai adalah untuk merekod segala terimaan tunai/cek TABIKA/TASKA. Apabila tunai/cek diterima, Bendahari/Penolong Bendahari adalah bertanggungjawab terhadap terimaan itu dan hendaklah mengambil tindakan-tindakan seperti berikut: (a) merekodkan butir-butir semua tunai/cek yang diterima ke dalam Buku Akaun Tunai. Contoh cara merekod di Lampiran D. mengeluarkan resit atas nama kanak-kanak pada hari yang sama. Bendahari mengisi dan menandatangani resit. Salinan resit (counterfoil) hendaklah disimpan untuk tujuan rekod dan audit. Sila rujuk perkara 7 Buku Resit. Contoh format resit di Lampiran E.

(b)

5.2.2 Penjelasan tentang butir-butir yang perlu diisi dalam ruang terimaan, Buku Akaun Tunai adalah seperti berikut: (i) Tarikh Tarikh wang diterima. (ii) Butir-butir Terimaan

22


Butir-butir terimaan wang tunai/cek seperti amaun yang diterima mengikut Seunit/seorang; jika cek, nombor dan tarikh cek. (iii) No. Resit Nombor resit yang dikeluarkan. (iv) Jumlah Terimaan Jumlah wang diterima direkod mengikut amaun yang disimpan dalam tangan atau dimasuk dalam akaun bank kelas atau keduadua. (v) Tandatangan Penolong Bendahari yang merekod segala terimaan serta Bendahari yang mengesahkannya perlu menunjuk dengan singkatan tandatangan (initial) masing-masing. 5.3 REKOD PERBELANJAAN 5.3.1 Rekod perbelanjaan dalam Buku Akaun Tunai adalah untuk merekod segala perbelanjaan wang TABIKA/TASKA apabila perbelanjaan dilakukan, Bendahari dan Penolong Bendahari adalah bertanggungjawab terhadap perbelanjaan dan hendaklah mengambil tindakan-tindakan seperti berikut: (a) memastikan pembayaran diluluskan oleh pihak yang diberi kuasa. (b) Menyediakan baucer bayaran; (Sila rujuk perkara 8 dan contoh baucar di Lampiran A )

23


(c) Menguruskan pembayaran dan setiap penerima dan pembayar hendaklah menandatangani baucar sebelum menerima wang. Jika sudah ada bil syarikat, pihak syarikat tidak perlu tandatangan baucer. (d) Merekodkan butir-butir perbelanjaan dalam Buku Akaun Tunai. Contoh cara merekod di Lampiran D. (e) Merekod segala butir perbelanjaan berkaitan Geran Perkapita dalam Buku Akaun Tunai Bulanan. Contoh cara merekod di Lampiran D1. 5.3.2 Penjelasan tentang butir-butir yang perlu diiisi dalam ruang perbelanjaan, Buku Akaun Tunai adalah seperti berikut: I. Tarikh Tarikh bayaran dilakukan. II. Nombor Baucer Sebagai contoh, nombor dalam baucer hendaklah bermula 1/06 bagi perbelanjaan pertama tahun 2006 dan bersambung 2/06, 3/06, 4/06 dan seterusnya sehingga akhir tahun. III. Butir-butir Perbelanjaan Butir-butir perbelanjaan seperti jenis barang/perkhidmatan, bilangan barang/tempoh perkhidmatan, nama pembekal dan sebagainya. IV. Jumlah Perbelanjaan

24


Jumlah wang yang dikeluarkan direkod mengikut wang dalam tangan atau dalam bank sebagaimana dibelanjakan. V. Tandatangan Penolong Bendahari yang merekod segala perbelanjaan serta Bendahari yang mengesahkannya perlu menunjuk dengan singkatan tandatangan (initial) masing-masing. 5.3.3 Semua bayaran hendaklah dijelaskan dalam tempoh seminggu selepas menerima bil. 5.3.4 Semua baucer bayaran bersama dengan bil pembekal hendaklah difailkan mengikut nombor baucer. Penyata bank (bank pay-in slip) dan surat menyurat berkaitan dengan akaun hendaklah juga disimpan dalam fail untuk rekod dan audit. 5.3.5 Semua barang yang dibeli dengan wang TABIKA mesti dimasukkan sama ada dalam Buku Daftar Inventori, Rekod Harta Modal atau Buku Stok.

5.4

BUKU RESIT 5.4.1 Resit adalah bukti yang mengesahkan penerimaan wang. 5.4.2 Setiap resit mestilah mengandungi perkara-perkara berikut: (a) Nama TABIKA; (b) No. Resit yang bersiri dan bercetak; (c) Tarikh terima wang; (d) Amaun dalam angka dan perkataan;25


(e) Jenis terimaan (sebab bayaran); dan (f) Tandatangan Pemaju Masyarakat/Pembantu PM 5.4.3 Setiap resit mesti mempunyai sekurang-kurangnya dua salinan. Satu salinan asal untuk penerima dan satu lagi salinan untuk simpanan. Setiap naskah buku resit hendaklah habis digunakan dan disahkan oleh Pegawai Jabatan. 5.4.4 Buku Resit boleh dicetak di peringkat Daerah/Bahagian atau Negeri mengikut contoh format di Lampiran E. Jika dicetak di peringkat Daerah/Bahagian/Negeri, Pegawai Jabatan adalah bertanggungjawab terhadap kawalan dan pengedaran buku-buku resit ke kelas. 5.4.5 Penolong Bendahari bertanggungjawab mengisi segala butir-butir dalam resit. Bendahari bertanggungjawab mengesahkan butir-butir penerimaan tersebut dengan menandatangani Buku Akaun Tunai. Resit perlu dikeluarkan tidak lebih dari 5 hari dari hari terimaan . 5.4.6 Resit yang rosak tidak boleh dimusnahkan atau dikeluarkan dari buku resit. Resit yang rosak boleh dibatalkan dengan tulisan DIBATALKAN atas resit berkenaan dan disimpan untuk disemak. 5.4.7 Bendahari dan Penolong Bendahari bertanggungjawab atas kawalan dan keselamatan buku-buku resit dalam simpanannya. 5.4.8 Buku-buku resit akan diperiksa oleh Pegawai Jabatan. 5.5 BAUCER BAYARAN 5.5.1 Semua perbelanjaan mesti disokong dengan baucer yang membuktikan bahawa pembayaran telah dilakukan dengan sah.

26


5.5.2 Baucer hendaklah disediakan oleh Penolong Bendahari dan diluluskan oleh Bendahari. 5.5.3 Segala pembayaran hendaklah disokong dengan bil pembekal atau pemberi perkhidmatan. Jika tidak ada bil maka pihak pembekal atau pemberi perkhidmatan mesti menandatangani baucer bayaran, sebagai penerima wang. 5.5.4 Baucer bayaran perlu disediakan seperti format di Lampiran A. Perkara-perkara yang perlu diisi dalam baucer adalah seperti berikut: (a) No. Baucer ialah nombor mengikut urutan rekod perbelanjaan bagi tahun berkenaan (contohnya nombor baucer bagi perbelanjaan pertama tahun 2006 akan bermula dengan 1/06 dan bersambung 2/06, 3/06, 4/06 dan seterusnya sehingga akhir tahun); (b) Nama TABIKA/TASKA dan Alamat (c) Bayar kepada hendaklah diisi dengan nama dan alamat pihak pembekal atau pemberi perkhidmatan. (d) Tarikh bayaran dilakukan (e) Tarikh/Butir-butir Perbelanjaan/Amaun:(f) Tarikh menerima barang/perkhidmatan; (g) Butir-butir Perbelanjaan ialah jenis barang atau perkhidmatan yang diberi; dan (h) Amaun bagi tiap-tiap barang/perkhidmatan dan jumlah. (i) (j) Amaun dalam perkataan Tandatangan Setiausaha/Bendahari/Pengerusi Jawatankuasa TABIKA/TASKA27


KEMAS/Pegawai Jabatan yang meluluskan pembayaran. (k) Penerima ialah pihak yang menerima bayaran tetapi tidak perlu tandatangan jika sudah ada bil/resit. (l) Pembayar : Bendahari.

6.

PERATURAN-PERATURAN AM KEWANGAN 6.1 Bendahari tidak dibenarkan memegang lebih daripada RM 300.00 pada satu-satu masa. Wang lebihnya hendaklah dimasukkan dalam akaun TABIKA/TASKA. Perbelanjaan kurang daripada RM 500.00 boleh diluluskan oleh Bendahari bersama Setiausaha atau Pengerusi dan kemudiannya disahkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa TABIKA/TASKA KEMAS. Perbelanjaan lebih daripada RM 500.00 hendaklah dirujuk kepada Pegawai KEMAS Daerah atau Pegawai yang diberi kuasa terlebih dahulu untuk kelulusan. Perbelanjaan yang melebihi RM 1,000.00 dalam satu bil hendaklah dirujuk terlebih dahulu untuk kelulusan Pengarah ; Wang akaun TABIKA/TASKA yang terkumpul adalah bagi tujuan kebajikan dan kesejahteraan kanak-kanak. Wang ini perlu dibelanjakan bagi kanak-kanak tahun semasa. Jika terdapat simpanan, maka ia perlu digunakan untuk membeli alat/bahan bantu mengajar,buku-buku dan bahan untuk sudut pembelajaran dan keperluan-keperluan lain. Sekiranya baki kredit akaun Kelas TABIKA/ TASKA KEMAS melebihi RM 3,000.00 pada sesuatu masa, dimaklumkan kepada Pengarah KEMAS Negeri adalah diperlukan.

6.2

6.3

6.4

6.5

6.6

28


6.7

Penyata Perbelanjaan bulanan hendaklah disediakan oleh Bendahari dan dikemukakan kepada Pejabat KEMAS Daerah pada setiap akhir 3 bulan sebanyak 4 kali setahun. Penutupan akaun bulanan hendaklah dibuat pada hari akhir setiap bulan. Format Penyata Perbelanjaan bulanan adalah seperti di Lampiran F. Penyata Kewangan Tahunan hendaklah disediakan oleh Bendahari dan disahkan betul oleh Pengerusi dan Setiausaha serta diperiksa oleh Pegawai Jabatan bagi tempoh Januari hingga 31 Disember setiap tahun. Format Penyata Kewangan Tahunan adalah di Lampiran G. Pemeriksa Kira-Kira Jawatankuasa TABIKA/TASKA KEMAS atau Pegawai Jabatan yang mengawasi TABIKA/TASKA perlu memeriksa akaun TABIKA/TASKA pada bila-bila masa sekurang-kurangnya 6 kali setahun. Buku-buku dan rekod-rekod diperiksa serta ditandatangani ringkas semasa memeriksa kira-kira adalah seperti berikut: a. Buku Akaun Tunai; b. Buku Resit; c. Baucer Bayaran; d. Buku Bank/Penyata Bank; dan e. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

6.8

6.9

6.10 Carta Aliran Merekod Terimaan dan Perbelanjaan adalah seperti di Lampiran H.

29


LAMPIRAN A

No. Baucer: FORMAT BAUCER BAYARAN TABIKA KEMAS ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ________________________________________________________________ Bayar Kepada: (Nama & Alamat) ________________________ ________________________ ________________________ Tarikh Butir-butir Perbelanjaan Amaun RM Tarikh: ____________

Jumlah : Tunai/Cek No.. Perbelanjaan ini diakui perlu seperti tersebut di atas. Bayaran sebanyak (Ringgit Malaysia: __________________________________________________________

____________________________ ( T/ T Pengerusi / Setiausaha ) Diluluskan bayaran Tandatangan Penerima: ________ Nama Penerima : ________ No. K.P : ________ Tarikh : ________ ___________________________ ( T/ T BENDAHARI

)

30


LAMPIRAN B SURAT MEMOHON KELULUSAN PENGARAH/PEGAWAI UNTUK MENGGUNAKAN WANG TABIKA/TASKA Pengarah/Pegawai Pejabat KEMAS Negeri/Daerah Negeri/Daerah ________________ Tuan/Puan, MEMOHON KELULUSAN UNTUK MENGGUNAKAN WANG TABIKA/TASKA BAGI ______________________________________________________________ Merujuk perkara di atas, adalah saya dengan hormatnya ingin memohon kelulusan tuan/puan untuk menggunakan wang sebanyak RM ____________ daripada Akaun TABIKA/TASKA di _______________________ . 2. Bersama-sama ini disertakan ------ sebut harga daripada pembekal-pembekal untuk membeli ______________ (sila sebut jenis barang yang perlu dibeli) bagi kegunaan TABIKA/TASKA __________________. Mesyuarat Jawatankuasa TABIKA/TASKA memilih pembekal _______________________. Atas sebab (i) (ii) * ATAU

3. Anggaran perbelanjaan untuk melaksanakan aktiviti tersebut telah dibincang dalam Mesyuarat Jawatankuasa TABIKA/TASKA _________________ dan sesalinan kertas kerja dilampirkan bersama untuk pertimbangan tuan/puan. Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menurut perintah, ______________________________ (Nama dan Jawatan) * Ditandatangani oleh Pengerusi / Setiausaha Pilih salah satu mengikut keperluan

31


LAMPIRAN C

SURAT PENGARAH/ PEGAWAI MELULUSKAN MENGGUNAKAN WANG TABIKA/TASKA

Pegawai kemas Daerah/Bahagian/ Pengerusi AJK _______________________________ _______________________________ _______________________________ Tuan/Puan, KELULUSAN UNTUK MENGGUNAKAN WANG TABIKA/TASKA BAGI ______________________________________

Merujuk surat tuan/puan bil. _____________ berhubung perkara tersebut di atas.

2. Dimaklumkan bahawa permohonan tuan/puan untuk mengeluarkan wang sebanyak RM ________________ daripada TABIKA/TASKA di _____________________untuk * melaksanakan/membeli _____________ adalah diluluskan. Perbelanjaan wang ini hendaklah dilakukan melalui Jawatankuasa TABIKA /TASKA -------------- yang perlu mematuhi Peraturanperaturan berikut: (a) Selepas aktiviti selesai disediakan penyata perbelanjaan dan hendaklah diperiksa oleh 2 orang Pemeriksa kira-kira yang dilantik oleh ahli Jawatankuasa TABIKA/TASKA KEMAS. (b) Penyata perbelanjaan tersebut hendaklah dibentangkan dan disahkan kemudian dalam Mesyuarat Jawatankuasa TABIKA/TASKA KEMAS.

32


(c) Perbelanjaan perlu diselenggarakan dalam buku tunai kelas, Baucer, bil dan dokumen-dokumen lain berkaitan dengan perbelanjaan perlu disimpan dalam fail untuk pemeriksaan * Pilih salah satu mengikut keperluan.

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menurut perintah,

(Nama dan Jawatan)

33


LAMPIRAN D BUKU AKAUN TUNAI BULAN ________________________

PENERIMA AN TARIKH CEK PENERIMA AN/ PEMBAYAR AN

PEMBAYAR AN

BAKI

BIL.

BUTIR-BUTIR PENERIMAAN /PEMBAYARAN

NO.CEK /TARIK H CEK

NO. RESIT

NO. BAUC ER TUN AI RM BAN K RM TUN AI RM BAN K RM TUNAI RM BAN K RM JUML AH RM

TANDATANGA N

34


Baki Bawa Ke Hadapan

JUMLAH

35


LAMPIRAN E

No Resit : RESIT RASMI KEMAS NEGERI / KEMAS DAERAH

Daerah :_____________ Tarikh :____________

Tabika KEMAS :_______________________________________________________________________ Terima Daripada :_______________________________________________________________________ Ringgit Malaysia :_______________________________________________________________________

Bayaran Untuk

: Jumlah Perkara RM Pendaftaran Sumbangan Waris Buku Insuran dan Tabung Lain-Lain Sen

Tunai/Cek :

RM

________________________________ T.Tangan PM

LAMPIRAN F

36


FORMAT PENYATA PERBELANJAAN BULANAN TABIKA KEMAS BAGI BULAN ................................... ALAMAT TABIKA NAMA BANK NO. AKAUN : : : JUMLAH PERBELANJAAN RM SEN

BIL

BUTIR-BUTIR TERIMAAN

JUMLAH PENERIMAAN RM SEN

BIL

BUTIR-BUTIR PERBELANJAAN Bahan-bahan dan minuman Mesyuarat Kos Pengakutan Aktiviti Ko Kurikulum Elaun Pembantu Geran Perkapita makanan

1.

Baki Bulan Lalu Dalam Bank Dalam Tangan

1. 2. 3. 4. 5. 6.

2. 3. 4.

Sumbangan Waris Geran Per kapita Penerimaan Tuntutan Makanan basah kering Sumbangan sumbangan Lain

5.

i- Bil Air ii- Bil Elektrik iii- Alat Bahan Mengajar iv- Lawatan Pendidikan 7. Lain-lain Perbelanjaan Jumlah Baki Dalam Bank Dalam Tangan

JUMLAH Nota:

JUMLAH

Tidak perlu hantar bil-bil bersama dengan penyata ini.Segala butir di atas adalah benar. .......................................... AJK TABIKA (setiausaha) Tarikh: .......................................... .............................. PM TABIKA (Bendahari) Pegawai Pemeriksa Tarikh

.......................................... Pengerusi JK TABIKA Tarikh:

37


LAMPIRAN G FORMAT PENYATA KEWANGAN TAHUNAN TABIKA/TASKA KEMAS BAGI TAHUN ................................ ALAMAT KELAS : NAMA BANK : NO. AKAUN BANK : TERIMAAN BIL 1. PERKARA Baki dari tahun lalu 1.1. Dalam Tangan 1.2. Dalam Bank Faerah dari Bank Terimaan 3.1. Sumbangan Waris 3.2. Orang Perseorang 3.3. Swasta 3.4. Pertubuhan 3.5. Lain-lain 3.6. Pendaftaran Geran Per Kapita dan bantuan lain Jabatan Perpaduan Negara dan Integrasi Nasional RM SEN BIL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. PERBELANJAAN PERKARA Makanan dan Minuman Peralatan Kelas/Bantu Mengajar Peralatan Dapur Mesyuarat Alat-alat Permainan Bil. Elektrik Bil. Air Sewaan Lain-lain (i) Baki Dalam Tangan Dalam Bank RM SEN

2. 3.

4.

JUMLAH Nota : Tidak Perlu Hantar Bil. .......................................... (Pengerusi) Tarikh

JUMLAH Diaudit dan Disahkan Betul : .......................................... .............................. (Bendahari) Juru audit Tarikh Tarikh:

.......................................... (setiausaha) Tarikh:

39


LAMPIRAN H CARTA ALIRAN MEREKOD TERIMAAN DAN PERBELANJAAN

AKAUN TABIKA

TERIMAAN

PERBELANJAAN

Terima Derma/Sumbangan

Pastikan Ada Kelulusan Bagi semua Perbelanjaan Mengisi Baucar Bayaran/semakk bil bayaran

Keluar Resit Merekodkan Butir-butir Terimaan Dalam Buku Akaun Masukkan Lebihan Wang Dalam Bank

Buat Bayaran Merekodkan Butir-butir Perbelanjaan Dalam Buku Akaun Failkan Baucar/Bil

Sediakan Penyata Perbelanjaan Bulanan

Sediakan Penyata Perbelanjaan Tahunan

40


GARIS PANDUAN SIJIL PENGHARGAAN KEPADA AHLI JAWATANKUASA TABIKA DAN TASKA SIJIL PENYERTAAN KEPADA KANAK-KANAK TABIKA DAN TASKA

1.

LATAR BELAKANG Amalan pada masa kini kos mencetak sijil ini menggunakan peruntukan mengurus bahagian Kurikulum dan Naziran. Oleh kerana peruntukan percetakan di bawah peruntukan mengurus Bahagian tersebut terhad dan perlu memberi keutamaan kepada kos mencetak Buku Rancangan Aktiviti Harian, Buku Daftar Kedatangan KanakKanak dan Buku Daftar Pelawat serta Naziran maka dicadangkan supaya pembiayaan mencetak sijil untuk kedua-dua kumpulan sasar iaitu Ahli Jawatankuasa dan kanak-kanak menggunakan peruntukan pembangunan Program Prasekolah.

2.

KAEDAH PELAKSANAAN Dicetak di Ibu Pejabat dan diedar ke Pejabat KEMAS Negeri dan Daerah untuk diedar di TABIKA dan TASKA dikawasan. Penyampaian sijil ini akan disampaikan kepada kanak-kanak semasa majlis penyampaian sijil akhir tahun, manakala sijil kepada jawatankuasa boleh disampaikan juga di majlis yang sama atau semasa majlis penutup seminar pengupayaan jawatankuasa diperingkat daerah.

3.

ANGGARAN KOS 3.1 3.2 Kos mencetak sijil Jawatankuasa @ RM 1.00 x 126,000 = RM126,000 Kos mencetak sijil kanak-kanak @RM 1.00 x 250,000 = RM250,000 JUMLAH = RM 376,000 x 4 = RM 1,504,000 (Ringgit: Satu Juta Lima Ratus Empat Ribu)

41


4.

JANGKAAN IMPAK Sijil ini akan ditandatangani oleh Pengarah KEMAS Negeri akan memberi impak berikut : 4.1 Pengiktirafan dan motivasi kepada kanak-kanak yang mengikuti kelas TABIKA dan TASKA KEMAS. Pengiktirafan dan motivasi kepada ahli jawatankuasa yang dilantik dan menyumbang secara sukarela untuk terus menyumbang bagi membangunkan Negara.

4.2

5.

PENUTUP Garis Panduan ini akan menjadi panduan kepada pihak perancang dan pelaksana dalam menguruskan pengedaran sijil kepada Ahli Jawatankuasa TABIKA dan TASKA sebagai tanda penghargaan jabatan kepada sumbangan sukarela demi masa depan kanak-kanak luar bandar.

42


GARIS PANDUAN SEMINAR PENGUPAYAAN AHLI JAWATANKUASA TABIKA DAN TASKA

1

LATAR BELAKANG 1.1 Penubuhan Jawatankuasa di setiap TABIKA dan TASKA KEMAS merupakan satu kaedah atau pendekatan dalam gerak kerja pembangunan masyarakat. Ahli Jawatankuasa yang mewakili ibubapa dan komunit menjadi rangkaian sahabat kepada jabatan (kerajaan) dalam usaha untuk mendapat penyertaan aktif masyarakat dalam semua aktiviti kemasyarakatan. Jawatankuasa ini juga sebagai nadi atau pemangkin untuk bersama mengatur rancang pelaksanaan aktiviti yang disediakan oleh kerajaan, membuat promosi untuk masyarakat mengambil bahagian ,memberi maklumbalas serta turut menyumbang pelbagai sumber yang tidak disediakan oleh kerajaan. Bermula dari tahun 1970 , apabila KEMAS mula melaksankan aktiviti TABIKA amalan yang sama dikekalkan dan peningkatan prestasi penyertaan serta komitmen ahli jawatankuasa untuk menyumbang bagi maksud untuk mempastikan perjalanan TABIKA dan TASKA dapat diurus dengan rapi demi masa depan kanak-kanak yang berumur 2 hingga 4 tahun. Sumbangan mereka jelas dilihat terutama dalam menyediakan premis yang ceria ,bersih dan selamat, melaksanakan aktiviti kokurikulum di luar kelas ,mendapatkan pelbagai sumbangan untuk menambah tabung bagi membiayai kos pengurusan yang belum dibiayai oleh kerajaan. Sehingga ini ada 8,400 TABIKA dan 300 buah TASKA seramai 102,000 Ahli Jawatankuasa dilantik dan kini menjalankan tugas masing-masing sepertimana dalam Garis Panduan yang disediakan.

1.2

1.3

43


2

OBJEKTIF 2.1 Memberi motivasi dan pengetahuan baru dalam aspek

pendidikan awal kanak-kanak serta pengupayaan kepimpinan sebagai asas kepada pembangunan modal insan.

2.2 Mendapatkan maklumbalas dan isu-isu yang berkaitan dengan aktiviti bagi menambah baik atau mengukuhkan program. 2.3 Menyedikan landasan untuk menyampaikan anugerah 3K sebagai petunjuk kepada tahap kualiti premsi dan persekitaran TABIKA dan TASKA.

3

KAEDAH PELAKSANAAN Seminar ini akan dilaksanakan diperingkat daerah, negeri dan kebangsan pada setiap tahun untuk merentasi semua TABIKA dan TASKA. Jumlah penyertaan disetiap peringkat pada setiap tahun adalah seperti Jadual 1. Peringkat Pelaksanaan Daerah Kadar penyertaan Jumlah Penyertaan setiap 16,800

Dua(2) orang wakil TABIKA dan TASKA

dari

Negeri

30% dari jumlah TABIKA/TASKA Negeri berkenaan

2,520

Kebangsaan

5% peratus dari jumlah TABIKA dan TASKA setiap negeriJadual 1

500

44


4

ATURCARA SEMINAR 4.1 PERINGKAT DAERAH 4.1.1 SEMINAR SEHARIMasa Tajuk Penceramah/ Petugas

9.00 pg

Pendaftaran dan minum

Urusetia

10.30 pg

Ceramah dalam bidang Pendidikan/ Dan keibubapaan

Jemputan

12.00 tgh

Perkongsian Pengalaman dari Ibu/ bapa/ anak tauladan

Jemputan

1.15 ptg

Makan tengahari dan solat

Urusetia

2.30 ptg

Dialog KEMAS, Pendidikan, Pemimpin Tempatan

PKD,PKP,PPS

4.00 ptg

Ucapan penutup & penyampaian sijil

Jemputan,PKD,PPS

5.00 ptg

MInum & bersurai

Urusetia

PKD - Pegawai KEMAS Daerah PKP - Penyelia Kanan Perhubungan PPS - Penyelia Prasekolah

45


4.2

PERINGKAT NEGERI 4.2.1 SEMINAR DUA (2) HARIPenceramah/ Petugas

Hari

Masa

Tajuk

12.00 tgh Pendaftaran

Urusetia

2.30 ptg 3.30 ptg 5.00 ptg Pertama 7.00 mlm

Taklimat & Ucaputama Ceramah Pendidikan & Keibubapaan Minum dan rihat

PKMN,PP,PO

Jemputan Urusetia

Makan & solat Perkongsian pengalaman pengurusan TABIKA terbaik & pertunjukan multimedia

Urusetia

8.30 mlm

PKMN,PP,PO

11.00 mlm

Minum & rehat Dialog KEMAS Negeri/Ibu Pejabat; Pendidikan; Pemimpin

Urusetia

8.00 pg

PKMN, PP, PO, Jemputan Urusetia

10.00 pg Kedua 11.00 pg

Minum Majlis Penutup & Penyampaian Anugerah 3K serta sijil

PKMN, PP, PO, Jemputan Urusetia

12.30 tgh Makan & Bersurai mlm PKMN Pengarah KEMAS Malaysia (Negeri) PP Penolong Pengarah PO Pegawai Operasi 46


4.3

PERINGKAT KEBANGSAAN 4.3.1 SEMINAR TIGA (3) HARI

Hari

Masa 2.00 tgh 4.00 ptg 5.30 ptg 7.00 mlm 8.30 mlm 11.00 mlm 7.00 pg 8.00 pg. 10.00 pg 10.30 pg 12.30 tgh 2.00 ptg 5.30 ptg. 7.00 mlm 8.00 mlm 11.00 mlm 7.00 pg

Tajuk Pendaftaran Taklimat & Ucaputama Minum Makan & solat Perkongsian Pengalaman Pengurusan TABIKA Terbaik & Pertunjukan Multimedia Minum & rehat Sarapan Ceramah Pendidikan Minum Ceramah Kepimpinan Semasa Makan Kerja berkumpulan Minum Makan Malam Persembahan kumpulan Minum & rehat Sarapan

Penceramah/ Petugas Urusetia KP, TKP(O), P, PP, PO Urusetia Urusetia KP, TKP(O), P, PP, PO Urusetia Urusetia Jemputan Urusetia Jemputan Urusetia P, PP, PO Urusetia Urusetia KP, TKP(O), P, PP, PO Urusetia Urusetia

Pertama

Kedua

Ketiga

47


8.00 pg 10.00 pg 1.00 ptg.

Bertolak ke Kampung. Penerima Anugerah 3K Majlis anugerah, Penyampaian Sijil dan Ucapan Makan & Bersurai

Urusetia KP, TKP(O), P, PP, PO Urusetia

KP Ketua Pengarah TKP (O) Timbalan Ketua Pengarah Operasi P Pengarah PP Penolong Pengarah PO pegawai Operasi

5

ANGGARAN KOS

Jenis Kos

Daerah Kadar Jumlah

Negeri Kadar Jumlah

Kebangsaan Jumlah Kadar 500 x100 X2 500 x50 500 x75 Jumlah

Penginapan & Makan

16,800 x25

420,000

2,520 x1X90 2,520 x50

226,800

200,000

846,800

Pengangkutan

16,800 X25 16,800 X25

420,000

126,000

25,000

571,000

Elaun gantian

420,000

2,520 x50

126,000

37,500

583,500

Elaun Penceramah

300 x1

300

200 x3

600

400 x3

1,200

2,100

Alat &Bahan Percitakan; Promosi/ Publisiti

16,800 x20

336,000

2,520 x40

100,800

500 x60

30,000

466,800

500 X150

75,000

2,000 x14

28,000

6,000

6,000

109,000

Jamuan Khas Anugerah

-

-

-

-

1,000 x30

30,000

30,000

48


Kbg.

Pelbagai

200 X150

30,000 1,701,300

500x14

7,000 615,200

1,000

1,000 329,700

38,000

JUMLAH

2,609,200

Anggaran kos bagi setahun RM 2,609,200 Anggaran kos bagi 4 tahun RM 10,436,800

6

JADUAL PELAKSANAANPeringkat Pelaksanaan Tempoh Tindakan

TABIKA/TASKA

Jan-Mac

Mesyuarat Agong TABIKA dan TASKA PKD,PKP,PPS PKMN,PP,PO KP,TKP(O),P,PP,PO

Daerah Negeri Kebangsaan

April - Jun Jun - Ogos September

7

JANGKAAN IMPAK 7.1 Menyediakan pelapis pemimpin yang dinamik dan bersedia untuk menyumbang kepada Negara sebagai asas kepada pembangunan modal insan.

7.2

Mendapatkan maklumbalas secara langsung dari

kumpulan

sasar secara berterusan bagi tujuan penambahbaikan

49


7.3

Menyampaiakn mesej dan dasar kerajaan untuk disampaikan kepada kumpulan sasar yang lain melalui program TABIKA dan TASKA.

8

PENUTUP Garis Panduan ini akan mnejadi panduan kepada pihak perancang dan pelaksana untuk melaksankan aktiviti pengupayaan kepada Ahli Jawatankuasa TABIKA dan TASKA sebagai asas kepada

pembangunan modal insan masyarakat luar bandar.

50


RUJUKAN

AHLI - AHLI KUMPULAN

BAHAGIAN / NEGERI

Ketua

i.

Cik Rugayah bt. Abdul Rahman

Penolong Pengarah Negeri Perak

Ahli - Ahli

ii.

Puan Noraini bt Samad

Pegawai Operasi, Melaka

iii.

Cik Hjh. Latifah bt. Mohd. Sidin

Penyelia Kanan KEMAS Johor

iv.

Cik Radziah bt. Kassim

Penyelia Prasekolah Lembah Pantai, W. Persekutuan

v.

Puan Dayang bt. Zahid

Penyelia Prasekolah Hulu Terengganu, Terengganu

iv.

Puan Norihan bt Yusof

Penyelia Prasekolah, Bentong, Pahang

Setiausaha

iiv. Puan Norizan bt. Hussain

Pembantu Pembangunan Masyarakat N. Sembilan

51


RUJUKAN

AHLI - AHLI KUMPULAN

BAHAGIAN / NEGERI

Ketua

i.

En Mohamed Noor Affendy b. Dato Ameerudeen

Pegawai KEMAS Daerah Tumpat, Kelantan

Ahli

ii.

Puan Noraidahbinti Tukiman

Penyelia Prasekolah Parit Sulong, Johor

Setiausaha iiv. Puan Norizan bt. Hussain

Pembantu Pembangunan Masyarakat Wilayah Persekutuan

52

JK TABIKA TASKA

Documents

Transcript of JK TABIKA TASKA