Kaedah Perolehan Secara Tender

PROGRAM

KECEMERLANGAN PENGURUSAN

KEWANGAN (PKPK)

BIL. 1/2016

Seksyen Perolehan Kerajaan Perbendaharaan Malaysia Sarawak

©2011 ahmad.fauzi@treasury.gov.my

Pegawai Perolehan

Sebut Harga

Pembelian Terus

Kontrak Pusat / Sistem Panel

Perolehan Perunding

Rundingan Terus

1

2

5

6

3

Tender

4

KAEDAH PEROLEHAN

GAMBARAN KESELURUHAN: PROSES TENDER

Penyediaan Spesifikasi

Penyediaan tender

dokumen Pengiklanan

tender

Pembukaan kotak

tawaran tender

Ulasan/ Penilaian tawaran tender

Penilaian Teknikal

Penilaian Kewangan

Penyediaan kertas

taklimat tender

Penilaian/ Ulasan oleh Lembaga Perolehan

Pengeluaran Surat

Tawaran

Proses Tender Semasa

30 hari 20 hari min. 21 hari

1 hari 14 hari 30 hari

21 hari 1 hari 2 hari

~140 hari 1

2

TATACARA PEROLEHAN SECARA

TENDER

Nilai perolehan melebihi RM500,000 setahun bagi (1PP – PK 2, Perenggan 8): - Bekalan (AP 171.1) - Perkhidmatan (AP 190(c) - Kerja (AP 181.(a) (baru) Dilarang memecahkecilkan perolehan

Kategori Perolehan

Kerja

Bekalan

Perkhidmatan

Apakah had nilai perolehan secara tender? Apakah 1PP berkaitan perolehan secara tender?

TENDER

• Peruntukan kewangan (AP 168). • Barangan guna sama (AP 178.1). • Kajian pasaran (AP 169.1). • Tentukan jenis perolehan (B/P/K). • Pendaftaran Kontraktor (AP 184). • Menyediakan carta/jadual proses. • Penggunaan mata wang • Dasar-dasar khusus: - penggunaan bahan/barangan/perkhidmatan tempatan; - keutamaan kepada syarikat Bumiputera; - perolehan secara Free on Board (FOB) - pemindahan teknologi dan pengembangan industri tempatan •Penggunaan borang-borang piawai

PERANCANGAN TENDER (SECARA TAHUNAN DAN AWAL)

• Semua proses tender hendaklah dirahsiakan; • Pegawai yang mempunyai kepentingan dengan petender perlu mengisytiharkan kepentingan dan menarik diri secara bertulis daripada menguruskannya. (banyak kebocoran)

PERKARA-PERKARA YANG PERLU DI AMBIL PERHATIAN

• Jawatankuasa Spesifikasi Teknikal hendaklah sekurang kurangnya 3 orang pegawai mahir dan berkelayakan.

• Dilantik oleh Ketua Agensi. (Siapakah yang boleh lantik J/K Spesifikasi)

• Masa yang mencukupi.

• Butiran spesifikasi yang jelas.

• Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu,bagaimanapun jika tidak dapat dielakkan, guna ungkapan ‘atau persamaan’. (Bolehkah spesifikasi menjurus kepada model/negara tertentu?)

• Berasaskan fungsi penggunaan dan sekurang-kurangnya memenuhi Standards Malaysia(MS) atau Standards Antarabangsa yang diiktiraf

oleh Kerajaan. (ditandaaraskan dengan barang buatan tempatan)

• Kelulusan MAMPU bagi perolehan yang melibatkan teknologi maklumat (kecuali stand alone).

PENYEDIAAN SPESIFIKASI

Lazimnya mempunyai ciri-ciri berikut:

• Jenis • Warna • Saiz • Berat • Bentuk/ukuran • Kualiti • Pembungkusan • Cara penghantaran • Nisbah kandungan

• Tempoh masa • Bilangan yang diperlukan • Perolehan secara pukal • Jumlah tenaga manusia • Tahap kepakaran/ kelulusan • Keupayaan minimum • Butir-butir lain yang berkaitan.

Mempunyai DUA ciri penting :

• Ciri-ciri wajib

•Ciri-ciri sampingan

Kriteria penilaian Borang-borang tender sesuaikan dengan kriteria

BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Tawaran berasingan bagi lawatan ke luar negara kerana tujuan pemeriksaan sebelum penerimaan (PDI), penilaian tender dan latihan (semua kos lawatan akan ditanggung oleh Kerajaan)

Sediakan dokumen berasingan untuk teknikal dan harga.

Syarat wajib nama syarikat dan harga tidak dicatat dalam dokumen tawaran teknikal

Bagi barangan import, tawaran harga perlu secara FOB kecuali bagi perolehan ubat-ubatan dan perolehan perisian ICT yang diimport.

Cadangan pemindahan teknologi bagi membantu industri tempatan mempertingkatkan kepakaran dalam pelbagai bidang terutama yang berteknologi baru dan terkini.

Tawaran tender hendaklah dalam 2 sampul berlakri berasingan bagi tender bekalan dan perkhidmatan.

(Peringatan mengenai rasuah)

1 2

3

4 5 6

PENYEDIAAN DOKUMEN TENDER

BANTAHAN SPESIFIKASI

• Bantahan spesifikasi boleh dibuat oleh petender dalam

tempoh:

- 14 hari bagi tender tempatan - 28 hari bagi tender antarabangsa - Dari tarikh dokumen tender mula dijual

• Agensi perlu menubuhkan Jawatankuasa untuk menimbang bantahan (Pengerusi dari agensi, wakil Perbendaharan dan wakil agensi lain)

MAKLUMAT DOKUMEN TENDER

• Tajuk tender

• Arahan kepada petender

• Spesifikasi

• Borang tender

• Surat setuju terima

• Syarat-syarat tender (sebahagian)

• Terma-terma kontrak

• Senarai kuantiti/ringkasan tender

• Jadual kadar harga

• Lukisan teknikal/pelan

• Tempat penghantaran

• Cadangan pemindahan teknologi

• Prestasi/trek rekod

• Profail dan kedudukan kewangan petender

• Perkara lain yang berkaitan

• SENARAI SEMAKAN

Arahan khusus tender antarabangsa:

• Cadangan pembiayaan secara pinjaman dua hala, kredit pembekal atu kaedah pembiayaan perniagaan yang lain

• Cadangan pemindahan teknologi

• Harga FOB

Apakah maklumat/dokumen dalam dokumen tender?

MAKLUMAT DOKUMEN TENDER

a) Semua tawaran harga tender oleh syarikat hendaklah dikemukakan tanpa kenaan GST;

b) Syarikat hendaklah mengisytiharkan status pendaftaran dan mengemukakan nombor pendaftaran GST kepada Agensi;

c) Sekiranya syarikat yang berjaya adalah berdaftar GST dengan JKDM, Kementerian/Jabatan akan mengeluarkan Surat Setuju Terima kepada syarikat dengan tawaran harga termasuk kenaan GST;

MAKLUMAT DOKUMEN TENDER : GST

d) Bagi syarikat yang mengisytiharkan tidak dikenakan cukai di bawah Akta GST, tetapi akan menjadi syarikat yang berdaftar GST setelah ditawarkan perolehan tersebut, SST akan dikeluarkan tanpa kenaan GST dan syarikat hendaklah: • memaklumkan dengan segera kepada

Kementerian/Jabatan berkenaan perubahan status pendaftaran syarikat tersebut di bawah Akta GST; dan

• Syarikat hendaklah membuat permohonan untuk pelarasan bagi kenaan GST.

e) Pelarasan harga kenaan GST hendaklah dimuktamadkan oleh Pegawai Pengawal atau mana-mana pegawai yang diturun kuasa oleh Pegawai Pengawal.

Tender Antarabangsa

IKLAN TENDER

Tender Tempatan

• Sekurang-kurangnya 1 akhbar harian utama berbahasa Melayu.

• Tempoh tender sekurang-kurangnya 21 hari. (digalakkan lebih lama-mulai tarikh iklan /jual /lawatan /taklimat)

• Sesalinan kenyataan tender dalam laman web agensi

• Portal MyGovernment/MyProcurement

• Laman web CIDB (www.tender.gov.my) - kerja sahaja

• Sekurang-kurangnya 2 akhbar harian tempatan utama (Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris).

• Tempoh tender sekurang-kurangnya 56 hari.

• Kenyataan tender dihantar kepada Kedutaan- Kedutaan Asing yang mana berkaitan

IKLAN TENDER (SAMB.)

• Jabatan yang memanggil tender • Tajuk tender • Syarat-syarat petender yang

layak • Tempat, tarikh dan waktu

lawatan tapak (jika ada) • Tempat, tarikh dan masa

dokumen dijual • Harga, cara dan kepada siapa

bayaran dokumen tender • Tempat, tarikh dan waktu tender

diterima dan ditutup (tarikh tutup 21 dari tarikh jualan dokumen tender atau 21 hari selepas tarikh lawatan tapak yang mana terkemudian)

Kandungan Iklan Tender: • Semak sijil pendaftaran ON-LINE

(kod/sah laku) • Borang tender mempunyai

nombor siri (satu petender satu borang sahaja dan boleh hantar satu tawaran sahaja - tawaran alternatif tidak dibenarkan)

• Daftar penjualan borang tender • Bayaran mengikut kadar • - minimum RM50 • - soft copy RM10 • *(tawaran dalam hard copy

sahaja)

• Bolehkah dokumen tender dijual kepada pembekal yang akan tamat pendaftarannya?

Penjualan Iklan Tender:

Penerimaan Tender

• minimum 90 hari dari tarikh tutup tender

• pelanjutan sebelum tarikh tamat sah laku asal

(dimaklumkan kepada semua yang membeli dokumen tender)

• pelanjutan perlu mendapat kelulusan Pengerusi LPA

• pembatalan tender perlu mendapat kelulusan Pengerusi LPA dan dimaklumkan kepada LPA sebab-sebabnya kemudian

• Peti Tawaran

Dikunci dengan dua kunci berasingan

Dilabel tajuk, tarikh dan waktu tutup

Semua tender yang diterima hendaklah dimasukkan dalam peti tender

.

Tempoh Sah Laku

Anggaran Harga Jabatan

• Tidak boleh diterima • Anggaran Jabatan masuk dalam Peti Tawaran

• Pada tarikh tutup

tawaran/sebelum waktu tutup

• Di mana sukar masuk harga lampau

Tawaran Lewat

MEMBUKA TENDER

• Pembukaan Peti Tawaran

- Dibuka secepat mungkin oleh Jawatankuasa Pembuka Tender

Sekurang-kurangnya 2 pegawai, seorang daripadanya hendaklah pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional;

Dilantik oleh Ketua Jabatan secara bertulis; Berlainan daripada Ahli Jawatankuasa

Penilaian; Dilantik bila perlu

TUGAS JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER

• Buka peti tender pada tarikh dan waktu yang ditetapkan; • Membuka dan memberi nombor kod bersiri bagi setiap tawaran; • Menyempurnakan borang jadual tender dengan mencatatkan: * nama petender * amaun yang ditender * tempoh siap/tempoh penyerahan. • Tandatangan ringkas setiap lembaran yang menyatakan harga dan apa-apa pindaan; • Menjadualkan dokumen tawaran harga dengan menggunakan nombor kod; • Memadamkan tanda pengenalan petender pada dokumen tawaran teknikal. (XXXXXX) * SENARAI SEMAKAN Apakah tugas Jawatankuasa Pembuka Tender?

Kerja (Turnkey/Design&Build)

- Jawatankuasa Penilaian Teknikal - Jawatankuasa Penilaian Harga

Kerja (Konvensional)

- Jawatankuasa Penilaian

PENILAIAN TENDER

Bekalan Dan Perkhidmatan

GARIS PANDUAN PENILAIAN TENDER

PENILAIAN TEKNIKAL (Minimum 3 org)

• Jawatankuasa Penilaian Teknikal • Terdiri drpd pegawai-pegawai

mahir, berpengalaman & berkelayakan

• Seorang pegawai Kump P&P • Berasaskan spesifikasi teknikal

yang disediakan & syarat tender • Dibuat secara mesyuarat • Penilaian dalam 30 hari dari tarikh

terima dokumen • Laporan ditandatangani oleh

semua ahli jawatankuasa.

PENILAIAN HARGA

• Jawatankuasa Penilaian Harga (minimum 2 orang) yang terdiri daripada pegawai yang mahir dan pengalaman (seorang Kump. P&P)

• Penilaian meliputi syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun dan sebagainya.

• Perbandingan di antara satu tender dengan tender yang lain berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama

• Harga-harga tender matawang asing hendaklah ditukar kepada nilai Ringgit/gunakan kadar pertukaran pada tarikh tender ditutup.

• Secara mesyuarat • Dalam tempoh 30 hari • Laporan penilaian hendaklah

ditandatangani

PENILAIAN TENDER

• Jawatankuasa Penilaian Tender Kerja - Jawatankuasa Penilaian (minimum 3 orang) - sekurang-kurangnya seorang Juruukur Bahan atau pegawai

teknikal dalam bidang berkenaan - Dibuat secara mesyuarat - Penilaian dalam 30 hari dari tarikh terima dokumen - Laporan ditandatangani oleh semua ahli jawatankuasa.

• Semua dokumen tender adalah “SULIT” • Proses tender perlu dirahsiakan • Syarat melarang pengiklanan atau publisiti • Penjelasan lanjut daripada petender hanya dengan kebenaran bertulis Pengerusi LPA –Urus Setia • Dilarang mengubah maklumat dalam dokumen tender

PENYEDIAAN KERTAS TAKLIMAT TENDER

Perlu mempunyai maklumat berikut: Salinan iklan surat khabar

salinan spesifikasi tender

jadual tender diterima

salinan sijil pendaftaran (dicetak sendiri)

penilaian, syor dengan justifikasi perakuan

maklumat-maklumat lain yang berkaitan

Perakuan/Taklimat Tender :

•Diperakukan oleh Ketua Agensi berasaskan laporan penilaian tender.

•Hendaklah mengambil kira dasar semasa kerajaan.

PERTIMBANGAN LEMBAGA PEROLEHAN

• Lembaga Perolehan dilantik oleh YB Menteri Kewangan dan diwartakan (AP 192); • Keputusan sebulat suara; (majortiti tidak boleh) • Dalam had nilai kuasa yang dibenarkan; (tertakluk kepada had nilai di dalam 1PP-PK2) • Keputusan tidak sebulat suara/melebihi had nilai kuasa, perakuan dirujuk kepada Kementerian Kewangan untuk keputusan muktamad. (Lembaga Perolehan hendaklah bersidang dalam tempoh 3 minggu selepas penilaian selesai)

SETUJUTERIMA TENDER

- Surat niat (jika perlu) - Surat setujuterima - Tandatangan kontrak * Ditandatangani oleh Menteri atau mana-mana pegawai yang diberikuasa oleh Menteri secara bertulis (Seksyen 2, Akta Kontrak Kerajaan 1949); * Tandatangan hendaklah menggunakan dakwat hitam yang kekal; * Selewat-lewatnya 4 bulan dari tarikh keluar Surat Setujuterima.

TUGAS URUSETIA TENDER

• Perancangan awal dan jadual pelaksanaan tender

• Menyediakan dokumen tender

• Menguruskan iklan/pelawaan tender

• Menyediakan kemudahan dan rekod penjualan dokumen tender

• Mengatur lawatan tapak/premis (jika berkaitan)

• Menjaga keselamatan Peti Tender

• Menutup Peti Tender pada tarikh dan waktu ditetapkan

• Mengatur pembukaan Peti Tender - Menguruskan pelantikan jawatankuasa pembuka

TUGAS URUSETIA TENDER

• Mengatur penilaian tender - Menguruskan pelantikan Jawatankuasa penilaian

• Menyediakan Kertas Taklimat Tender

• Mengatur mesyuarat Lembaga Perolehan • Merekod segala keputusan penting seperti nombor tender, tarikh keputusan, nama/kod petender yang dipilih, harga tawaran, tempoh siap • Sebab-sebab penerimaan/penolakan • Perolehi tandatangan selepas keputusan

Apakah tugas-tugas Urus Setia Tender?

TATACARA PEROLEHAN SECARA

TENDER TERHAD

RUJUKAN TENDER TERHAD: 1PP-PK2 -Perenggan 9

TENDER TERHAD BEKALAN/PERKHIDMATAN/KERJA • Tender Terhad sehingga RM10 juta boleh diputuskan oleh Lembaga

Perolehan ‘A’ Agensi • Dipelawa di kalangan 10 syarikat berdaftar dengan Kementerian

Kewangan/CIDB dan mempunyai SPKK. Sekiranya, tender terhad bernilai di bawah RM5 juta perlu bertaraf Bumiputera.

• Pemilihan syarikat berdasarkan: – Kemampuan kewangan dan teknikal – Pengalaman – Prestasi kerja – Lain-lain asas yang berkaitan

*Sekiranya yang layak melebihi 10 syarikat, laksana secara tender terbuka

PERBEZAAN KAEDAH SEBUT HARGA DAN TENDER Bil. Perkara SEBUT HARGA TENDER Catatan 1. Had Nilai • >RM20,000 -

RM500,000 • >RM500,000

2. Tempoh Notis • 7 hari • 21 hari Tempoh minimum, boleh lebih lama.

3. Tempoh Sah Laku

• Maksima 90 hari • Minimum 90 hari Keputusan hendaklah dibuat secepat mungkin

4. Kaedah Penerimaan

• Sampul surat berlakri • Perlu peti sebut harga

• Sampul surat berlakri • Perlu peti tender

Sama

5. Jawatankuasa Pembuka

• Ada • Ada Sama

6. Dokumen Sebut Harga

• Lampiran Q & arahan /syarat kepada penyebut harga

• Dokumen tender

PERBEZAAN KAEDAH SEBUT HARGA DAN TENDER Bil. Perkara SEBUT HARGA TENDER Catatan 7. Jawatankuasa

Penilaian • Dua (2) J/kuasa • Dua (2) J/kuasa

(Teknikal dan Kewangan)

8. Tempoh penilaian

• 2 minggu • 2 – 4 minggu

9. Pihak Berkuasa melulus

• Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH)

• Dilantik oleh Pegawai Pengawal.

• Dipengerusikan oleh pegawai P&P.

• Lembaga Perolehan diluluskan oleh Kementerian Kewangan

10. Kontrak Formal • Kontrak Formal jika sesuai atau Pesanan Kerajaan adalah memadai

• Surat Setuju Terima • Kontrak Formal jika

sesuai (kontrak bermasa)

SEKIAN, TERIMA KASIH

Dayang Arfahiza Binti Abang Junaidi Penolong Pegawai Kewangan Seksyen Perolehan Kerajaan Perbendaharaan Malaysia Sarawak Tel:082-421333 ext 500 Emel: arfahiza.junaidi@treasury.gov.my