Kawalan Dalaman Pengurusan Aset - eng.usm.my · PDF fileKuasa melulus Pengasingan Tugas
-
Upload
truongngoc -
Category
Documents
-
view
304 -
download
10
Transcript of Kawalan Dalaman Pengurusan Aset - eng.usm.my · PDF fileKuasa melulus Pengasingan Tugas
Kawalan Dalaman Pengurusan Aset PTJ
Mohd Rodzi Bin Ahmad Juruaudit Dalam W41
Email: [email protected] Samb: 5264
AGENDA
Apa itu Pengurusan Aset? Apa itu Kawalan Dalaman? Proses Kawalan Dalam Pengurusan Aset Kesimpulan
ASET KERAJAAN Aset
Aset Bukan Semasa Aset Tak
Nyata (Harta
Intelek)
Aset Fizikal
Aset Hidup
Tu
mb
uh
an
Ikan
Haiw
an
Aset Alih
Harta Modal
Inven
tori
Aset Tak Alih
Ban
gu
nan
Infr
ast
uktu
r
Tan
ah
Aset Semasa
Tunai
Pela
bu
ran
PP 6/2008 PP 5/2007 PA 1/2011
Kumpulan Aset USM
< RM1 ribu <
Harga Perolehan
Penyelenggaran Berjadual
Tidak Perlu Penyelenggaraan
Berjadual
Perabot
Harta Modal Inventori
Peralatan hospital < RM2 ribu
Kitar hayat Aset
Perancangan
Kewujudan
Penggunaan
Pelupusan
Pengurusan Aset
Perancangan Pelaksanaan Pemantauan
/Kawalan
CEKAP BERKESAN EKONOMI
Objektif
Kawalan Dalaman?????
Apa itu Kawalan Dalaman?
Tanggung-jawab siapa?
Mengapa perlu Kawalan Dalaman?
Apa pentingnya kawalan dalam pengurusan aset?
Kawalan Dalaman
Apa itu Kawalan Dalaman? ◦ Proses: Penambahbaikkan (Continous Improvement)
Tanggungjawab siapa? ◦ semua pegawai USM di setiap peringkat
Mengapa perlu Kawalan Dalaman? ◦ Menghalang: Fraud External Audit Opinion: Disclaimer
◦ Imej universiti kepada awam: Polis, SPRM dan Kenyataan Media ◦ Kepercayaan kerajaan
We all as 1USM must
CARES USM
KEPENTINGAN KAWALAN DALAMAN
Compliance with applicable laws and regulations Accomplishment of the USM mission
Relevant and reliable financial reporting
Effective and efficient operations
Safeguarding of assets
Bagaimana hendak memastikan
kawalan yang berkesan dalam
pengurusan aset?
Kawalan Dalaman Yang Berkesan
Persekitaran Kawalan
Menilai Risiko
Aktiviti Mengawal
Komunikasi & Informasi
Pemantauan Objektif
Cost Centre/
PTJ
Proses 1: Persekitaran Kawalan
Kesedaran mengenai kawalan
Polisi dan Peraturan Universiti Program/kursus meningkatkan kesedaran Komitmen Ketua Jabatan Struktur Organisasi Kompetensi pegawai Penugasan kuasa and tanggungjawab ◦ Senarai Tugas dan SKT
Tindakan Tatatertib dan Surcaj Membudayakan Integriti
Senarai Tugas Pegawai Aset
Pendaftaran aset Serah Senarai Daftar Aset & Inventori ke Unit
Pengurusan Harta (UPH) Maklum pergerakan aset kepada UPH Menyedia Senarai aset di lokasi Menyedia senarai aset memerlukan
penyelenggaraan Merancang, melaksana, merekod, menilai dan
memantau penyelenggaraan pembekal
Pegawai Aset
The 360 Degree Leader Leading From the Middle
John C. Maxwell “can influence people at every level of the
organization”
Kami Memimpin
Pegawai Aset
Ketua Jabatan
Pegawai Pemeriksa
Pengguna
Pegawai Penerima
Struktur kawalan pengurusan aset USM
J/K Tetap Kewangan
J/K Pelupusan Aset & Barang
J/K Teknikal Pelupusan Peralatan
Komputer
J/K Kehilangan & Hapuskira
Naib Canselor
Kuasa Pelupusan
Pelantikan Pegawai Siasatan
Jawatankuasa Pengurusan
Aset Kerajaan (JPAK)
Unit Pengurusan
Harta, Jabatan
Bendahari
Proses 2: Menilai Risiko Kenalpasti dan kaji semua peringkat proses
pengurusan aset ◦ Perancangan pembelian ◦ Pendaftaran ◦ Penggunaan (rasmi, pergerakan dll) ◦ Penyimpanan (keselamatan) ◦ Penyelenggaraan ◦ Pelupusan/kehilangan
Ukur risiko ◦ Tetapkan tahap risiko: HML
Tindakan Menangani: Treatment, Transfer, Terminate & Tolerate
Pengwujudan Daftar Risiko
Risiko dikaitkan dengan kemungkinan kejadian atau keadaan yang dapat mengancam
pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
Contoh Penentuan Tahap Risiko Pengurusan Harta Modal
Tahap Risiko
Nilai Perolehan (RM)
Tinggi Melebihi RM200,000 Sederhana RM50,000 hingga RM200,000 Rendah Kurang RM50,000
Faktor Risiko : Pendaftaran aset
Contoh Penilaian Risiko
Pusat Tanggungjawab Bilangan
Aset Nilai Aset (RM) Tahap Risiko
HUSM 439 7,518,309.15 H INFORMM 223 7,295,243.69 H JABATAN PEMBANGUNAN 5 30,100.00 L JABATAN PENDAFTAR 2 7,475.00 L PERPUSTAKAAN 2 8,319.00 L PUSAT ISLAM 3 26,500.00 L PPSK 156 8,679,927.30 H PPSG 76 6,455,532.00 H PPSP 176 5,140,800.14 H RUMAH TETAMU 2 13,200.00 L
Proses 3: Aktiviti Kawalan Mengimbangi tahap risiko dan kawalan
yang mencukupi/berpatutan ◦ Guna pendekatan (Cost-benefit)
Mengadakan prosedur/tatacara pengurusan
Jenis kawalan ◦ Preventive ◦ Detective ◦ Corrective
Aktiviti kawalan dalam pengurusan aset
Garis panduan/prosedur: ◦ Arahan Perbendaharaan, PP 5/2007, 5/2009, 2/1980, 6/1999 dll 1.Kawalan Pencegahan ◦ Kuasa melulus ◦ Pengasingan Tugas ◦ Penyimpanan selamat peti besi/alat kebakaran ◦ Penyelenggaraan berjadual ◦ Pemeriksaan fizikal
2.Kawalan Pengesanan ◦ Pemeriksaan bebas, semakan prestasi
3.Kawalan Pembetulan ◦ Laporan, pelarasan rekod
Pengasingan Tugas pengurusan aset di PTJ
Ketua Jabatan/PTJ
Pegawai Pemeriksa
Aset
( > 2 orang)
Pegawai Aset
Pegawai Penerima
Pegawai Stor
Pegawai Pemeriksa
Stok ( > 2 orang)
Pegawai Kenderaan
Pemandu
Proses 4: Komunikasi & Informasi Komunikasi ◦ MPK & FM atau dokumen ISO ◦ Perbincangan/mesyuarat berkala Formal/Informal : saluran penyampaian maklumat (e-mail, mesyuarat
PTJ dll)
◦ Kemaskini maklumat dgn. Unit Peng. Harta
Informasi ◦ Sistem Maklumat/borang kawalan ◦ Laporan Audit Dalam, kedudukan aset, Laporan
pemeriksaan/verifikasi, Laporan kerosakan/pelupusan dll Masalah-masalah pengurusan aset dsb
Proses 5: Pemantauan
Ketua Jabatan/PTJ ◦Menjalankan Pemeriksaan Mengejut ◦Melantik pegawai secara bertulis Pegawai Pemeriksa Aset Pegawai Pemeriksa Stor Pegawai Pengangkutan
Unit Audit Dalam Pasukan Inspektorat Dalaman (PID)
Kesimpulan
Kawalan dalaman merupakan faktor kejayaan /kegagalan pengurusan aset
Lemah/tidak memahami kawalan: ◦ wujud ketidakpatuhan kepada peraturan dan perundangan ◦ menjejaskan keyakinan kerajaan dan awam
Membuka peluang berlakunya rasuah salahguna kuasa dan penyelewengan
Penzahiran BUKU ◦ Bekerjasama dan bekerja bersama-sama
Outcome-based management ◦Ubah persepsi terhadap Audit Dalam
daripada fault finders kepada friendly consultant. ◦Mendorong kompetensi Pegawai Aset PTJ
membetulkan kawalan aset dan inventori dengan kerjasama erat Jabatan Bendahari.
Harapan di Akhir Kursus