Dokumen Sebut Harga Kawalan Keselamatan Perumahan CasaBella Dan CasaVista
KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008...
Transcript of KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008...
PMM-PK-PS-03
NO. KELUARAN 05
TARIKH KUATKUASA 06 JUN 2013
DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH
NAMA Mohd As’ri Bin Chik Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi
JAWATAN Wakil Pengurusan Pengarah
TARIKH 03 JUN 2013 04 JUN 2013
KAWALAN DOKUMEN
KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan
Tajuk Prosedur Kawalan Dokumen No.
Prosedur PMM-PK-PS-03
Bil Penerangan Pindaan M/Surat No Pindaan
Baru
Tarikh
Kuatkuasa
1
Menggantikan : a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah c) Nama Wakil Pengurusan
- 00 01 Julai 2011
PMM-PK-PS-03
Kawalan Dokumen
ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
1
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini menggariskan tindakan-tindakan yang dilakukan bagi memastikan
dokumen yang digunakan dalam sistem pengurusan kualiti diurus dengan teratur
dan terkini supaya proses Pemberian Latihan Separa Profesional dapat
dilaksanakan dengan lancar dan berkesan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Jawatankuasa Dokumentasi, Pengawal Dokumen
dan pihak-pihak yang terlibat untuk mewujud, menyemak, melulus, meminda,
mengedar, mengindeks dan menyelenggara dokumen kualiti dalaman dan data
kualiti yang digunakan di Politeknik Merlimau.
3.0 RUJUKAN
3.1 Manual Kualiti : 4.2.3
3.2 Standard SPK ISO 9001:2008
3.3 PMM-PK-PS-09 : Pengurusan Rekod
PMM-PK-PS-03
Kawalan Dokumen
ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
2
4.0 DEFINISI
Dokumen Kualiti Merangkumi semua dokumen kualiti dalaman dan
sokongan yang digunapakai dalam sistem pengurusan
kualiti.
Dokumen Kualiti Dalaman Merangkumi Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan
Arahan Kerja yang disediakan dalam bentuk CD.
Dokumen Sokongan Terdiri daripada:
a) Dokumen sokongan dalaman adalah dokumen
rujukan yang disediakan oleh Politeknik Merlimau.
b) Dokumen sokongan luaran adalah dokumen
rujukan yang disediakan JPP, BPK dan pihak luar
seperti Surat Pekeliling Kerajaan, Akta, Arahan
Perbendaharaan dan lain-lain seumpamanya.
Pemegang Dokumen Pegawai-pegawai yang ditentukan di dalam senarai
edaran untuk menerima dan menyimpan dokumen.
Senarai Induk Dokumen
Kualiti
Satu senarai yang mengandungi jenis-jenis
dokumen yang diguna dan dirujuk dalam sistem
pengurusan kualiti.
Senarai Induk Dokumen
Kualiti (Dokumen Sokongan
Dalaman/Luaran)
Satu senarai yang mengandungi jenis-jenis
dokumen sokongan dalaman/luaran yang diperlukan
untuk perancangan dan operasi SPK.
Rekod Pindaan Rekod yang mengandungi maklumat berhubung
dengan pindaan yang dibuat ke atas mana-mana
dokumen kualiti dalaman yang digunapakai.
JKPD Jawatankuasa Penyelaras Dokumen adalah pegawai-
pegawai yang diarah untuk menyelaras penyediaan
dan pindaan dokumen kualiti dalaman.
CD Dokumen Kualiti CD yang mengandungi dokumen Manual Kualiti,
Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja.
PMM-PK-PS-03
Kawalan Dokumen
ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
3
5.0 PROSEDUR KERJA
Tanggungjawab Tindakan
Pengarah
A. Penyediaan Manual Kualiti
1. Mengenalpasti dokumen kualiti yang diperlukan bagi
pelaksanaan sistem pengurusan kualiti di Politeknik
Merlimau.
2. Mengarahkan Wakil Pengurusan menyediakan
Manual Kualiti yang diperlukan.
WP 3. Mengarahkan JKPD menyediakan Manual Kualiti.
JKPD
4. Menyediakan Manual Kualiti yang diperlukan dan
mengemukakan kepada WP.
WP 5. Meneliti Manual Kualiti yang disediakan untuk
memastikannya lengkap dan betul.
6. Menyerahkan Manual Kualiti kepada Pengarah
sekiranya tiada pindaan.
Pengarah
7. Meluluskan Manual Kualiti dan mengarahkan
Pengurus Kualiti menyediakan Manual Kualiti dalam
bentuk CD.
PMM-PK-PS-03
Kawalan Dokumen
ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
4
Tanggungjawab Tindakan
WP
B. Penyediaan Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja
8. Mengenalpasti Prosedur Kualiti yang diperlukan bagi
pelaksanaan sistem pengurusan kualiti di Politeknik
Merlimau.
9. Mengarahkan Pengurus Kualiti dan JKPD
menguruskan penyediaan prosedur kualiti yang
diperlukan.
PQ dan JKPD 10. Menyediakan Prosedur Kualiti yang diperlukan dan
mengemukakannya kepada WP.
WP 11. Meneliti dan meluluskan Prosedur Kualiti dan Arahan
Kerja. Sekiranya bersetuju dengan kandungannya,
maka CD Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja akan
dikeluarkan.
PQ dan PPQ 12. Melaksanakan Proses E : Edaran Dokumen Kualiti.
C. Pindaan Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan
Arahan Kerja
WP
13. Menerima cadangan untuk meminda Manual Kualiti,
Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja melalui Borang
Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti (Lampiran 3).
14. Meneliti cadangan pindaan dan membuat ulasan dan
seterusnya mengemukakan kepada Pengarah untuk
penelitian lanjut.
PMM-PK-PS-03
Kawalan Dokumen
ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
5
Tanggungjawab Tindakan
Pengarah 15. Meneliti cadangan pindaan untuk memastikan
keperluan pindaan boleh diterima atau tidak.
a. Sekiranya tidak setuju dengan cadangan,
arahkan WP memaklumkan kepada
pencadang.
b. Sekiranya setuju, memaklumkan kepada WP
untuk membuat pindaan.
WP 16. Mengarahkan JKPD meminda dokumen mengikut
cadangan pindaan yang telah dipersetujui.
JKPD 17. Meminda dokumen seperti yang dicadangkan,
mencatat nombor pindaan dan tarikh pindaan pada
dokumen yang dipinda dan mengemaskini Rekod
Pindaan Manual Kualiti (Lampiran 4(i)), Rekod
Pindaan Prosedur Kualiti (Lampiran 4(ii)) dan
mengemukakan kepada Wakil Pengurusan.
18. Mengubah bilangan keluaran jika pindaan melebihi
50% daripada muka surat.
WP
19. Mengemukakan pindaan dokumen kepada
Pengarah.
Pengarah 20. Meluluskan pindaan bagi Manual Kualiti dan
Prosedur Kualiti.
21. Menyerahkan dokumen yang telah dipinda dan
diluluskan kepada Pengurus Kualiti.
PMM-PK-PS-03
Kawalan Dokumen
ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
6
Tanggungjawab Tindakan
PQ 22. Mengarahkan Pegawai Pengurusan Kualiti membuat
salinan CD pindaan untuk diedarkan kepada
pemegang dokumen yang telah disenaraikan.
PPQ 23. Mengedarkan CD dokumen kualiti yang telah dipinda
dan diluluskan kepada pemegang dokumen dan
mendapatkan pengesahan penerimaan
menggunakan borang Senarai Pengesahan
Penerimaan Pindaan Dokumen Kualiti (Lampiran 5)
serta mengumpulkan semua CD Asal yang diterima
oleh Pemegang Dokumen.
24. Mengemaskini status Manual Kualiti, Prosedur
Kualiti dan Arahan Kerja yang dipinda dalam Senarai
Induk Dokumen Kualiti (Lampiran 6 (i)).
PQ 25. Menyimpan satu salinan CD asal dan dicop
“BATAL”, manakala selebihnya dilupuskan dengan
cara mematahkan CD tersebut.
PQ
D. Senarai Induk Dokumen Kualiti
26. Menyediakan satu Senarai Induk Dokumen Kualiti
yang mengandungi senarai dokumen kualiti dalaman
(Lampiran 6(i)) dan dokumen sokongan (Lampiran
6(ii)) yang digunakan dalam pelaksanaan sistem
kualiti serta status terkini dokumen.
TP(A) 27. Mengesahkan penggunaan dokumen sokongan
yang digunapakai di Politeknik Merlimau.
PMM-PK-PS-03
Kawalan Dokumen
ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
7
Tanggungjawab Tindakan
PQ 28. Mengemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti setiap
kali berlakunya perubahan status dokumen.
D. Edaran Dokumen Kualiti
PQ
29. Menyediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti
(Lampiran 1).
30. Mengarahkan Pegawai Pengurusan Kualiti
menyediakan salinan CD dokumen kualiti mengikut
bilangan yang terdapat dalam Senarai Edaran
Dokumen Kualiti
PPQ 31. Menyediakan salinan CD dokumen kualiti untuk
diedarkan kepada pemegang dokumen.
32. Mencatat nombor salinan terkawal dan melabel
SALINAN TERKAWAL di atas CD dokumen kualiti
yang telah ditandatangani oleh Pengarah dan Wakil
Pengurusan .
33. Mengedar CD dokumen kualiti kepada pemegang
dokumen dan mendapatkan Pengesahan
Penerimaan Dokumen Kualiti (Lampiran 2).
JKPD
F. Pengurusan Sistem Pengkodan
Manual Kualiti
34. Memberi kod khas kepada Manual Kualiti. Contoh
pengkodan adalah seperti berikut:
PMM-PK-PS-03
Kawalan Dokumen
ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
8
Tanggungjawab Tindakan
PMM-MK
Politeknik Merlimau Melaka Manual Kualiti
Prosedur Kualiti PLSP
35. Memberi kod khas kepada Prosedur Kualiti PLSP.
Contoh pengkodan adalah seperti berikut:
PMM-PK-PLSP-01
Politeknik Merlimau Melaka PK-PLSP berkenaan
Prosedur Kualiti PS
36. Memberi kod khas kepada Prosedur Kualiti PS.
Contoh pengkodan adalah seperti berikut:
PMM-PK-PS-03
Politeknik Merlimau Melaka PK-PS berkenaan
Borang
37. Memberi kod khas kepada borang-borang kualiti
yang digunakan dalam pelaksanaan sistem kualiti
berdasarkan perkara-perkara berikut :
a. Nombor rujukan prosedur kualiti (PK) yang
berkenaan.
b. Tarikh kuatkuasa borang.
c. Kod borang diletakkan pada sudut kiri di
bawah borang berkenaan
PMM-PK-PS-03
Kawalan Dokumen
ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
9
Tanggungjawab Tindakan
Contoh pengkodan borang adalah seperti berikut :
PS-03(1) (01-07-09)
PK berkenaan No. Lampiran Tarikh Kuatkuasa
38. Meminda borang dan menukarkan tarikh kuatkuasa
borang sekiranya berkaitan.
TP(A)
G. Pengurusan Dokumen Sokongan
(Luaran/Dalaman)
39. Mengenalpasti penggunaan dokumen sokongan
yang digunapakai di Politeknik Merlimau bagi
pelaksanaan SPK.
PQJ (Pentadbiran/JPA) 40. Memberi kod khas kepada dokumen sokongan
yang digunakan dalam pelaksanaan sistem kualiti.
Contoh pengkodan dokumen sokongan Luaran
adalah seperti berikut:
DK/DS/L/A – (1-3)
Dokumen Dokumen Luaran Siri Kawalan No edaran & Kualiti Sokongan Jumlah Dokumen
Contoh pengkodan dokumen sokongan Dalaman adalah seperti berikut:
DK/DS/D/B – (1-11)
Dokumen Dokumen Dalaman Siri Kawalan No edaran & Kualiti Sokongan Jumlah Dokumen
PMM-PK-PS-03
Kawalan Dokumen
ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
10
Tanggungjawab Tindakan
PQJ (Pentadbiran/JPA) 41. Mengedar dokumen sokongan kepada pemegang
dokumen dan mendapatkan Pengesahan
Penerimaan Dokumen Kualiti (lampiran 2).
42. Membuat pelupusan sekiranya dokumen terbatal
dengan cara mericih dokumen tersebut. Sekiranya
perlu, satu salinan dokumen yang terbatal disimpan
di Unit Kualiti.
PMM-PK-PS-03
Kawalan Dokumen
ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
9
6.0 REKOD KUALITI
Bil. Jenis Rekod Tempoh
Simpanan Lokasi Lampiran
1. Senarai Edaran Dokumen
Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 1
2. Pengesahan Penerimaan
Dokumen Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 2
3. Cadangan Pindaan
Dokumen Kualiti 1 Tahun Bilik Kualiti 3
4. Rekod Pindaan Manual
Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti
4(i)
5. Rekod Pindaan Prosedur
Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 4(ii)
6.
Senarai Pengesahan
Penerimaan Pindaan
Dokumen Kualiti
2 Tahun Bilik Kualiti 5
7. Senarai Induk Dokumen
Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 6(i)
8.
Senarai Induk Dokumen
Kualiti (Dokumen
Sokongan
Dalaman/Luaran)
2 Tahun Bilik Kualiti 6(ii)
8. Salinan Dokumen
“BATAL” 2 Tahun Bilik Kualiti
LAMPIRAN 1
SENARAI EDARAN DOKUMEN KUALITI
Bil No. Salinan
Terkawal
Pemegang Dokumen
PS-03(1) (06-06-13)
PENGESAHAN PENERIMAAN DOKUMEN KUALITI
Dokumen
Nombor Dokumen/Daftaran
Nombor Keluaran
Tarikh Kuatkuasa
Bil
No.
Salinan
Dikeluarkan Kepada T/Tangan Tarikh
Terima
PS-03(2) (06-06-13)
LAMPIRAN 2
LAMPIRAN 3
CADANGAN PINDAAN DOKUMEN KUALITI
Nombor Dokumen
Tajuk Dokumen
Keluaran Tarikh Kuatkuasa
Bahagian Dokumen Mukasurat
Cadangan Pindaan:
Tandatangan Pencadang
Jawatan
Nama Tarikh
Ulasan Wakil Pengurusan :
Disokong Tidak Disokong
Catatan:
Tandatangan Tarikh
Ulasan Pengarah :
Diluluskan Tidak diluluskan
Catatan:
Tandatangan Tarikh
PS-03(3) (06-06-13)
LAMPIRAN 4(i)
REKOD PINDAAN MANUAL KUALITI
Bil Keluaran Mukasurat Tarikh
Kuatkuasa
Keterangan Pindaan Diluluskan Oleh
PS-03(4i) (06-06-13)
LAMPIRAN 4(ii)
REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI
BIL
No. Prosedur
Kualiti
Keluaran /
Mukasurat
Tarikh
Kuatkuasa
Keterangan Pindaan
Diluluskan Oleh
PS-03(4ii) (06-06-13)
LAMPIRAN 5
SENARAI PENGESAHAN PENERIMAAN PINDAAN
DOKUMEN KUALITI
Dokumen
Nombor Dokumen
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa Nombor
Keluaran
Bil
No.
Salinan
Dikeluarkan Kepada T/Tangan Tarikh
Terima
PPS-03(5) (06-06-13)
LAMPIRAN 6 (i)
SENARAI INDUK DOKUMEN KUALITI – Manual Kualiti, PK-PS, PK-PLSP.
Bil Nombor
Dokumen
Tajuk Bil
Keluaran
Tarikh
Kuatkuasa
Bil
Mukasurat
Nombor Salinan Terkawal
PS-03(6i) (06-06-13)
LAMPIRAN 6 (ii)
SENARAI INDUK DOKUMEN KUALITI – Dokumen Sokongan * Dalaman / Luaran (* Potong yang tidak berkenaan)
Bil Nombor Daftaran Tajuk Catatan / Tarikh Berkuatkuasa
PS-03(6ii) 06-06-13)
Addendum 1
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA : Penyediaan Dokumen Kualiti
Tidak setuju
Setuju
Kenalpasti dokumen kualiti untuk pelaksanaan SPK. Arahkan JKPD sediakan Dokumen Kualiti Sediakan Dokumen Kualiti Teliti dan serahkan kepada Pengarah jika tiada pindaan Lulus dan arahkan PQ sediakan Dokumen Kualiti dalam bentuk CD Sediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti Arahkan PPQ sediakan salinan CD Dokumen Kualiti Sedia dan edarkan salinan CD Dokumen Kualiti kepada Pemegang Dokumen Terima & tandatangan Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti
Pengarah / WP WP JKPD WP Pengarah / WP PQ PQ PPQ Pemegang Dokumen
Mula
Tamat
Addendum 2
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA : Pindaan Dokumen Kualiti
Terima Borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti. Teliti, ulas dan kemukakan kepada Pengarah Memastikan keperluan pindaan boleh diterima atau tidak Maklumkan kepada Pencadang Maklumkan JKPD untuk buat pindaan Pinda Dokumen seperti yang dicadangkan Ubah bilangan keluaran jika pindaan lebih 50% daripada mukasurat. Kemukakan pindaan dokumen kepada Pengarah Lulus dokumen yang dipinda dan serahkan kepada PQ Arahkan PPQ buat salinan CD pindaan & edar kepada Pemegang Dokumen Membuat salinan CD pindaan & edar kepada Pemegang Dokumen dan kemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti Simpan satu salinan CD Asal & cop ”BATAL”
WP WP Pengarah WP WP JKPD JKPD WP Pengarah PQ PPQ PQ
Mula
Tamat
Tidak
Ya
Addendum 3
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA : PENGURUSAN DOKUMEN SOKONGAN
(LUARAN/DALAMAN)
Mula
Tamat
TP(A) PQJ (Pentadbiran/ JPA) PQJ (Pentadbiran/ JPA) PQJ (Pentadbiran/ JPA) Pemegang Dokumen
Kenalpasti dokumen sokongan untuk pelaksanaan SPK Beri kod khas kepada dokumen sokongan untuk edaran kepada Pemegang Dokumen Sediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti Edarkan Dokumen Sokongan kepada Pemegang Dokumen Terima & tandatangan Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti