KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008...

24
PMM-PK-PS-03 NO. KELUARAN 05 TARIKH KUATKUASA 06 JUN 2013 DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH NAMA Mohd As’ri Bin Chik Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi JAWATAN Wakil Pengurusan Pengarah TARIKH 03 JUN 2013 04 JUN 2013 KAWALAN DOKUMEN

Transcript of KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008...

Page 1: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

PMM-PK-PS-03

NO. KELUARAN 05

TARIKH KUATKUASA 06 JUN 2013

DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH

NAMA Mohd As’ri Bin Chik Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi

JAWATAN Wakil Pengurusan Pengarah

TARIKH 03 JUN 2013 04 JUN 2013

KAWALAN DOKUMEN

Page 2: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan

Tajuk Prosedur Kawalan Dokumen No.

Prosedur PMM-PK-PS-03

Bil Penerangan Pindaan M/Surat No Pindaan

Baru

Tarikh

Kuatkuasa

1

Menggantikan : a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah c) Nama Wakil Pengurusan

- 00 01 Julai 2011

Page 3: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

PMM-PK-PS-03

Kawalan Dokumen

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

1

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menggariskan tindakan-tindakan yang dilakukan bagi memastikan

dokumen yang digunakan dalam sistem pengurusan kualiti diurus dengan teratur

dan terkini supaya proses Pemberian Latihan Separa Profesional dapat

dilaksanakan dengan lancar dan berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Jawatankuasa Dokumentasi, Pengawal Dokumen

dan pihak-pihak yang terlibat untuk mewujud, menyemak, melulus, meminda,

mengedar, mengindeks dan menyelenggara dokumen kualiti dalaman dan data

kualiti yang digunakan di Politeknik Merlimau.

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti : 4.2.3

3.2 Standard SPK ISO 9001:2008

3.3 PMM-PK-PS-09 : Pengurusan Rekod

Page 4: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

PMM-PK-PS-03

Kawalan Dokumen

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

2

4.0 DEFINISI

Dokumen Kualiti Merangkumi semua dokumen kualiti dalaman dan

sokongan yang digunapakai dalam sistem pengurusan

kualiti.

Dokumen Kualiti Dalaman Merangkumi Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan

Arahan Kerja yang disediakan dalam bentuk CD.

Dokumen Sokongan Terdiri daripada:

a) Dokumen sokongan dalaman adalah dokumen

rujukan yang disediakan oleh Politeknik Merlimau.

b) Dokumen sokongan luaran adalah dokumen

rujukan yang disediakan JPP, BPK dan pihak luar

seperti Surat Pekeliling Kerajaan, Akta, Arahan

Perbendaharaan dan lain-lain seumpamanya.

Pemegang Dokumen Pegawai-pegawai yang ditentukan di dalam senarai

edaran untuk menerima dan menyimpan dokumen.

Senarai Induk Dokumen

Kualiti

Satu senarai yang mengandungi jenis-jenis

dokumen yang diguna dan dirujuk dalam sistem

pengurusan kualiti.

Senarai Induk Dokumen

Kualiti (Dokumen Sokongan

Dalaman/Luaran)

Satu senarai yang mengandungi jenis-jenis

dokumen sokongan dalaman/luaran yang diperlukan

untuk perancangan dan operasi SPK.

Rekod Pindaan Rekod yang mengandungi maklumat berhubung

dengan pindaan yang dibuat ke atas mana-mana

dokumen kualiti dalaman yang digunapakai.

JKPD Jawatankuasa Penyelaras Dokumen adalah pegawai-

pegawai yang diarah untuk menyelaras penyediaan

dan pindaan dokumen kualiti dalaman.

CD Dokumen Kualiti CD yang mengandungi dokumen Manual Kualiti,

Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja.

Page 5: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

PMM-PK-PS-03

Kawalan Dokumen

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

3

5.0 PROSEDUR KERJA

Tanggungjawab Tindakan

Pengarah

A. Penyediaan Manual Kualiti

1. Mengenalpasti dokumen kualiti yang diperlukan bagi

pelaksanaan sistem pengurusan kualiti di Politeknik

Merlimau.

2. Mengarahkan Wakil Pengurusan menyediakan

Manual Kualiti yang diperlukan.

WP 3. Mengarahkan JKPD menyediakan Manual Kualiti.

JKPD

4. Menyediakan Manual Kualiti yang diperlukan dan

mengemukakan kepada WP.

WP 5. Meneliti Manual Kualiti yang disediakan untuk

memastikannya lengkap dan betul.

6. Menyerahkan Manual Kualiti kepada Pengarah

sekiranya tiada pindaan.

Pengarah

7. Meluluskan Manual Kualiti dan mengarahkan

Pengurus Kualiti menyediakan Manual Kualiti dalam

bentuk CD.

Page 6: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

PMM-PK-PS-03

Kawalan Dokumen

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

4

Tanggungjawab Tindakan

WP

B. Penyediaan Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja

8. Mengenalpasti Prosedur Kualiti yang diperlukan bagi

pelaksanaan sistem pengurusan kualiti di Politeknik

Merlimau.

9. Mengarahkan Pengurus Kualiti dan JKPD

menguruskan penyediaan prosedur kualiti yang

diperlukan.

PQ dan JKPD 10. Menyediakan Prosedur Kualiti yang diperlukan dan

mengemukakannya kepada WP.

WP 11. Meneliti dan meluluskan Prosedur Kualiti dan Arahan

Kerja. Sekiranya bersetuju dengan kandungannya,

maka CD Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja akan

dikeluarkan.

PQ dan PPQ 12. Melaksanakan Proses E : Edaran Dokumen Kualiti.

C. Pindaan Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan

Arahan Kerja

WP

13. Menerima cadangan untuk meminda Manual Kualiti,

Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja melalui Borang

Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti (Lampiran 3).

14. Meneliti cadangan pindaan dan membuat ulasan dan

seterusnya mengemukakan kepada Pengarah untuk

penelitian lanjut.

Page 7: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

PMM-PK-PS-03

Kawalan Dokumen

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

5

Tanggungjawab Tindakan

Pengarah 15. Meneliti cadangan pindaan untuk memastikan

keperluan pindaan boleh diterima atau tidak.

a. Sekiranya tidak setuju dengan cadangan,

arahkan WP memaklumkan kepada

pencadang.

b. Sekiranya setuju, memaklumkan kepada WP

untuk membuat pindaan.

WP 16. Mengarahkan JKPD meminda dokumen mengikut

cadangan pindaan yang telah dipersetujui.

JKPD 17. Meminda dokumen seperti yang dicadangkan,

mencatat nombor pindaan dan tarikh pindaan pada

dokumen yang dipinda dan mengemaskini Rekod

Pindaan Manual Kualiti (Lampiran 4(i)), Rekod

Pindaan Prosedur Kualiti (Lampiran 4(ii)) dan

mengemukakan kepada Wakil Pengurusan.

18. Mengubah bilangan keluaran jika pindaan melebihi

50% daripada muka surat.

WP

19. Mengemukakan pindaan dokumen kepada

Pengarah.

Pengarah 20. Meluluskan pindaan bagi Manual Kualiti dan

Prosedur Kualiti.

21. Menyerahkan dokumen yang telah dipinda dan

diluluskan kepada Pengurus Kualiti.

Page 8: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

PMM-PK-PS-03

Kawalan Dokumen

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

6

Tanggungjawab Tindakan

PQ 22. Mengarahkan Pegawai Pengurusan Kualiti membuat

salinan CD pindaan untuk diedarkan kepada

pemegang dokumen yang telah disenaraikan.

PPQ 23. Mengedarkan CD dokumen kualiti yang telah dipinda

dan diluluskan kepada pemegang dokumen dan

mendapatkan pengesahan penerimaan

menggunakan borang Senarai Pengesahan

Penerimaan Pindaan Dokumen Kualiti (Lampiran 5)

serta mengumpulkan semua CD Asal yang diterima

oleh Pemegang Dokumen.

24. Mengemaskini status Manual Kualiti, Prosedur

Kualiti dan Arahan Kerja yang dipinda dalam Senarai

Induk Dokumen Kualiti (Lampiran 6 (i)).

PQ 25. Menyimpan satu salinan CD asal dan dicop

“BATAL”, manakala selebihnya dilupuskan dengan

cara mematahkan CD tersebut.

PQ

D. Senarai Induk Dokumen Kualiti

26. Menyediakan satu Senarai Induk Dokumen Kualiti

yang mengandungi senarai dokumen kualiti dalaman

(Lampiran 6(i)) dan dokumen sokongan (Lampiran

6(ii)) yang digunakan dalam pelaksanaan sistem

kualiti serta status terkini dokumen.

TP(A) 27. Mengesahkan penggunaan dokumen sokongan

yang digunapakai di Politeknik Merlimau.

Page 9: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

PMM-PK-PS-03

Kawalan Dokumen

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

7

Tanggungjawab Tindakan

PQ 28. Mengemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti setiap

kali berlakunya perubahan status dokumen.

D. Edaran Dokumen Kualiti

PQ

29. Menyediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti

(Lampiran 1).

30. Mengarahkan Pegawai Pengurusan Kualiti

menyediakan salinan CD dokumen kualiti mengikut

bilangan yang terdapat dalam Senarai Edaran

Dokumen Kualiti

PPQ 31. Menyediakan salinan CD dokumen kualiti untuk

diedarkan kepada pemegang dokumen.

32. Mencatat nombor salinan terkawal dan melabel

SALINAN TERKAWAL di atas CD dokumen kualiti

yang telah ditandatangani oleh Pengarah dan Wakil

Pengurusan .

33. Mengedar CD dokumen kualiti kepada pemegang

dokumen dan mendapatkan Pengesahan

Penerimaan Dokumen Kualiti (Lampiran 2).

JKPD

F. Pengurusan Sistem Pengkodan

Manual Kualiti

34. Memberi kod khas kepada Manual Kualiti. Contoh

pengkodan adalah seperti berikut:

Page 10: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

PMM-PK-PS-03

Kawalan Dokumen

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

8

Tanggungjawab Tindakan

PMM-MK

Politeknik Merlimau Melaka Manual Kualiti

Prosedur Kualiti PLSP

35. Memberi kod khas kepada Prosedur Kualiti PLSP.

Contoh pengkodan adalah seperti berikut:

PMM-PK-PLSP-01

Politeknik Merlimau Melaka PK-PLSP berkenaan

Prosedur Kualiti PS

36. Memberi kod khas kepada Prosedur Kualiti PS.

Contoh pengkodan adalah seperti berikut:

PMM-PK-PS-03

Politeknik Merlimau Melaka PK-PS berkenaan

Borang

37. Memberi kod khas kepada borang-borang kualiti

yang digunakan dalam pelaksanaan sistem kualiti

berdasarkan perkara-perkara berikut :

a. Nombor rujukan prosedur kualiti (PK) yang

berkenaan.

b. Tarikh kuatkuasa borang.

c. Kod borang diletakkan pada sudut kiri di

bawah borang berkenaan

Page 11: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

PMM-PK-PS-03

Kawalan Dokumen

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

9

Tanggungjawab Tindakan

Contoh pengkodan borang adalah seperti berikut :

PS-03(1) (01-07-09)

PK berkenaan No. Lampiran Tarikh Kuatkuasa

38. Meminda borang dan menukarkan tarikh kuatkuasa

borang sekiranya berkaitan.

TP(A)

G. Pengurusan Dokumen Sokongan

(Luaran/Dalaman)

39. Mengenalpasti penggunaan dokumen sokongan

yang digunapakai di Politeknik Merlimau bagi

pelaksanaan SPK.

PQJ (Pentadbiran/JPA) 40. Memberi kod khas kepada dokumen sokongan

yang digunakan dalam pelaksanaan sistem kualiti.

Contoh pengkodan dokumen sokongan Luaran

adalah seperti berikut:

DK/DS/L/A – (1-3)

Dokumen Dokumen Luaran Siri Kawalan No edaran & Kualiti Sokongan Jumlah Dokumen

Contoh pengkodan dokumen sokongan Dalaman adalah seperti berikut:

DK/DS/D/B – (1-11)

Dokumen Dokumen Dalaman Siri Kawalan No edaran & Kualiti Sokongan Jumlah Dokumen

Page 12: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

PMM-PK-PS-03

Kawalan Dokumen

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

10

Tanggungjawab Tindakan

PQJ (Pentadbiran/JPA) 41. Mengedar dokumen sokongan kepada pemegang

dokumen dan mendapatkan Pengesahan

Penerimaan Dokumen Kualiti (lampiran 2).

42. Membuat pelupusan sekiranya dokumen terbatal

dengan cara mericih dokumen tersebut. Sekiranya

perlu, satu salinan dokumen yang terbatal disimpan

di Unit Kualiti.

Page 13: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

PMM-PK-PS-03

Kawalan Dokumen

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

9

6.0 REKOD KUALITI

Bil. Jenis Rekod Tempoh

Simpanan Lokasi Lampiran

1. Senarai Edaran Dokumen

Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 1

2. Pengesahan Penerimaan

Dokumen Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 2

3. Cadangan Pindaan

Dokumen Kualiti 1 Tahun Bilik Kualiti 3

4. Rekod Pindaan Manual

Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti

4(i)

5. Rekod Pindaan Prosedur

Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 4(ii)

6.

Senarai Pengesahan

Penerimaan Pindaan

Dokumen Kualiti

2 Tahun Bilik Kualiti 5

7. Senarai Induk Dokumen

Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 6(i)

8.

Senarai Induk Dokumen

Kualiti (Dokumen

Sokongan

Dalaman/Luaran)

2 Tahun Bilik Kualiti 6(ii)

8. Salinan Dokumen

“BATAL” 2 Tahun Bilik Kualiti

Page 14: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

LAMPIRAN 1

SENARAI EDARAN DOKUMEN KUALITI

Bil No. Salinan

Terkawal

Pemegang Dokumen

PS-03(1) (06-06-13)

Page 15: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

PENGESAHAN PENERIMAAN DOKUMEN KUALITI

Dokumen

Nombor Dokumen/Daftaran

Nombor Keluaran

Tarikh Kuatkuasa

Bil

No.

Salinan

Dikeluarkan Kepada T/Tangan Tarikh

Terima

PS-03(2) (06-06-13)

LAMPIRAN 2

Page 16: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

LAMPIRAN 3

CADANGAN PINDAAN DOKUMEN KUALITI

Nombor Dokumen

Tajuk Dokumen

Keluaran Tarikh Kuatkuasa

Bahagian Dokumen Mukasurat

Cadangan Pindaan:

Tandatangan Pencadang

Jawatan

Nama Tarikh

Ulasan Wakil Pengurusan :

Disokong Tidak Disokong

Catatan:

Tandatangan Tarikh

Ulasan Pengarah :

Diluluskan Tidak diluluskan

Catatan:

Tandatangan Tarikh

PS-03(3) (06-06-13)

Page 17: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

LAMPIRAN 4(i)

REKOD PINDAAN MANUAL KUALITI

Bil Keluaran Mukasurat Tarikh

Kuatkuasa

Keterangan Pindaan Diluluskan Oleh

PS-03(4i) (06-06-13)

Page 18: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

LAMPIRAN 4(ii)

REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI

BIL

No. Prosedur

Kualiti

Keluaran /

Mukasurat

Tarikh

Kuatkuasa

Keterangan Pindaan

Diluluskan Oleh

PS-03(4ii) (06-06-13)

Page 19: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

LAMPIRAN 5

SENARAI PENGESAHAN PENERIMAAN PINDAAN

DOKUMEN KUALITI

Dokumen

Nombor Dokumen

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa Nombor

Keluaran

Bil

No.

Salinan

Dikeluarkan Kepada T/Tangan Tarikh

Terima

PPS-03(5) (06-06-13)

Page 20: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

LAMPIRAN 6 (i)

SENARAI INDUK DOKUMEN KUALITI – Manual Kualiti, PK-PS, PK-PLSP.

Bil Nombor

Dokumen

Tajuk Bil

Keluaran

Tarikh

Kuatkuasa

Bil

Mukasurat

Nombor Salinan Terkawal

PS-03(6i) (06-06-13)

Page 21: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

LAMPIRAN 6 (ii)

SENARAI INDUK DOKUMEN KUALITI – Dokumen Sokongan * Dalaman / Luaran (* Potong yang tidak berkenaan)

Bil Nombor Daftaran Tajuk Catatan / Tarikh Berkuatkuasa

PS-03(6ii) 06-06-13)

Page 22: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

Addendum 1

CARTA ALIRAN KERJA

PROSES KERJA : Penyediaan Dokumen Kualiti

Tidak setuju

Setuju

Kenalpasti dokumen kualiti untuk pelaksanaan SPK. Arahkan JKPD sediakan Dokumen Kualiti Sediakan Dokumen Kualiti Teliti dan serahkan kepada Pengarah jika tiada pindaan Lulus dan arahkan PQ sediakan Dokumen Kualiti dalam bentuk CD Sediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti Arahkan PPQ sediakan salinan CD Dokumen Kualiti Sedia dan edarkan salinan CD Dokumen Kualiti kepada Pemegang Dokumen Terima & tandatangan Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti

Pengarah / WP WP JKPD WP Pengarah / WP PQ PQ PPQ Pemegang Dokumen

Mula

Tamat

Page 23: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

Addendum 2

CARTA ALIRAN KERJA

PROSES KERJA : Pindaan Dokumen Kualiti

Terima Borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti. Teliti, ulas dan kemukakan kepada Pengarah Memastikan keperluan pindaan boleh diterima atau tidak Maklumkan kepada Pencadang Maklumkan JKPD untuk buat pindaan Pinda Dokumen seperti yang dicadangkan Ubah bilangan keluaran jika pindaan lebih 50% daripada mukasurat. Kemukakan pindaan dokumen kepada Pengarah Lulus dokumen yang dipinda dan serahkan kepada PQ Arahkan PPQ buat salinan CD pindaan & edar kepada Pemegang Dokumen Membuat salinan CD pindaan & edar kepada Pemegang Dokumen dan kemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti Simpan satu salinan CD Asal & cop ”BATAL”

WP WP Pengarah WP WP JKPD JKPD WP Pengarah PQ PPQ PQ

Mula

Tamat

Tidak

Ya

Page 24: KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 KAWALAN DOKUMEN/PM…PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 2 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi

Addendum 3

CARTA ALIRAN KERJA

PROSES KERJA : PENGURUSAN DOKUMEN SOKONGAN

(LUARAN/DALAMAN)

Mula

Tamat

TP(A) PQJ (Pentadbiran/ JPA) PQJ (Pentadbiran/ JPA) PQJ (Pentadbiran/ JPA) Pemegang Dokumen

Kenalpasti dokumen sokongan untuk pelaksanaan SPK Beri kod khas kepada dokumen sokongan untuk edaran kepada Pemegang Dokumen Sediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti Edarkan Dokumen Sokongan kepada Pemegang Dokumen Terima & tandatangan Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti