PERSEPSI STAF AKADEMIK UNIMAS TERHADAP

KEBERKESANAN SISTEM KEHADIRAN

Oleh

Abdul Hamid Bin Adon

5875P. KHIDMAT MAKLUMAT AKADEMIK

UNIMAS

11111 uiimumiimmuii 0000115899

Projek dipersembahkan kepada

Fakulti Ekonomi dan Perniagaan

sebagai sebahagian syarat untuk memenuhi kehendak

Ijazah Sarjana Muda Ekonomi dan Perniagaan

Dengan Kepujian

(Ekonomi Industri dan Organisasi)

UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK

2002/03

PENGESAHAN PELAJAR

Saya mengakui bahawa Projek Tahun Akhir bertajuk

-PERSEPSI STAF AKADEMIK UNIMAS TERHADAP

KEBERKESANAN SISTEM KEHADIRAN"

ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan, petikan, huraian dan ringkasan yang

tiap-tiap satunya telah saya nyatakan sumbemya.

1 6- $ r; t";

Tarikh Serahan

5875

Fakulti Ekonomi dan Perniagaan

Universiti Malaysia Sarawak

PENGESAHAN PENYELIA

Setelah diteliti Projek Tahun Akhir bertajuk "PERSEPSI STAF AKADEMIK

UNIMAS TERHADAP KEBERKESANAN SISTEM KEHADIRAN"

yang dibuat oleh Abdul Hamid Bin Adon (5875), pihak penyelia berpuas hati dengan

Projek Tahun Akhir im sebagai memenuhi syarat pengijazahan Ijazah Sarjana Muda

Ekonomi dan Perniagaan dengan Kepujian (Ekonomi Industri dan Organisasi).

ý /ooTarikh Serahan

A ý

V P an Masita Hassan

Fakulti Ekonomi dan Pemiagaan

Universiti Malaysia Sarawak

ABSTRAK

PERSEPSI STAF AKADEMIK UNIMAS TERHADAP

KEBERKESANAN SISTEM KEHAD[RAN

Oleh

Abdul Hamid Bin Adon

Kajian ini adalah bertujuan untuk mengkaji persepsi staf akademik Unimas terhadap

keberkesanan sistem kehadiran yang diguna pakai. Masalah ketidakhadiran menyebabkan

timbul kos kepada organisasi, proses pengawalan dan kelemahan sistem kehadiran juga

telah dikenalpasti melalui kajian im. Data-data yang diperolehi dianalisa dengan kaedah

peratusan dan graf. Hasil kajian menunjukkan staf akademik berpersepsi bahawa sistem

kehadiran yang diguna pakai tidak berkesan iaitu tidak akan meningkatkan prestasi

mereka dalam bidang pengajaran dan pembelajaran, bidang penyelidikan, bidang khidmat

sosial kecuali bidang pengurusan. Oleh kerana banyak kelemahan yang dikenalpasti

dalam kajian ini, maka dapat dibuat kesimpulan bahawa sistem kehadiran yang sedang

diguna pakai oleh staf akademik masih tidak berkesan.

ABSTRACT

PERCEPTION OF UNIMAS ACADEMIC STAFF TOWARDS THE

EFFECTIVENESS OF ATTENDANCE SYSTEM

By

Abdul Hamid Bin Adon

The aim of the study is to find out the perception of Unimas academic staff towards the

effectiveness of attendance system that being used. As absenteeism could cost an

organization, monitoring process and the attendance system weaknesses are also

identified in the study. Data is analyzed using percentage and graph. The result showed

that staff academic perceived the attendance system is ineffective as it will not increase

their quality in all aspects such as in teaching and learning, research, social contribution

except in management. Since a lot of weaknesses identified in the study, it is concluded

that the attendance system that being is still ineffective. i

PENGHARGAAN

Bismillahirrahmanirrahim. Alhamdulillah, bersyukur ke hadrat Ilahi kerana

dengan limpah kurnia Nya, maka dapat saya menyiapkan projek tahun akhir im.

Dalam kesempatan ini saya ingin mengucapkan jutaan terima kasih kepada

penyelia saya Puan Masita Bte Hassan yang telah banyak memberi dorongan, tunjuk ajar

dan nasihat kepada saya sepanjang saya menyiapkan projek tahun akhir im.

Saya juga ingin mengucapkan ribuan tenma kasih kepada juruaudit dalaman

Unimas Encik Mazlan Kiflie yang telah memberikan kerja sama kepada saya semasa sesi

temubual diadakan.

Tidak lupa juga saya ucapkan banyak - banyak terima kasih kepada All keluarga

tersayang yang telah banyak memberi bantuan dalam bentuk kewangan dan juga telah

memberikan semangat kepada saya dalam menyiapkan projek tahun akhir ini.

Akhir sekali saya ingin mengucapkan kepada staf akademik yang telah

meluangkan masa mereka untuk mengisi borang soal selidik saya.

Terima kasih atas bantuan dan sokongan anda semua.

vii

SENARAI KANDUNGAN

PERKARA

SENARAI RAJAH

BABI: PENDAHULUAN

MUKA SURAT

xi

1.1 Sistem penggunaan kad perakam waktu di pejabat kerajaan 1

1.2 Masalah ketidakhadiran dalam organisasi 1

1.3 Kepentingan utama sistem kehadiran 2

1.4 Sistem kehadiran di Unimas 3

1.5 ISO 9002 dalam perkhidmatan awam

1.6 Penyataan masalah

1.7 Objektif kajian

1.8 Rasional kajian

1.9 Definisi istilah

1.10 Batasan kajian

1.10.1 Masa

1.10.2 Ruj ukan

l . 10.3 Kerjasama responden

l . 10.4 Tidak melibatkan staf bukan akademik

BAB 2: ULASAN KARMA TERPILIH

2.1 Definisi ketidakhadiran

2.2 Rekod kedatangan

4

4

5

6

6

8

8

8

9

9

10

11

viii

2.3 Tenik mengawal masalah ketidakhadiran

2.4 Tempoh masa bekerja

2.5 Ketidakhadiran sebagai penunjuk individu dan keteguhan

organisasi

2.6 Tindakan disiplin

2.7 Tujuan audit dalaman

BAB 3: METODOLOGI KAJIAN

3.1 Pengumpulan data

3.2.1 Data primer

3.2.2 Data sekunder

3.3 Penganalisaan data

3.3.1 Graf

3.3.2 Jadual

BAB 4: KEPUTUSAN KAJIAN

4.1 Maklum balas borang soal selidik

4.2 Peratusan responden mengikut fakulti

4.3 Jenis sistem kehadiran yang digunakan mengikut fakulti

4.4 Pendapat mengenai sistem kehadiran dapat meningkatkan

prestasi dalam bidang tertentu atau tidak

4.4. 1 Persepsi staf akademik dalam bidang pengajaran dan

pembelajaran

13

19

20

23

24

28

29

31

32

32

33

34

35

36

37

37

ix

4.4.2 Persepsi staf akademik dalam bidang penyelidikan 38

4.4.3 Persepsi staf akademik dalam bidang pengurusan 39

4.4.4 Persepsi staf akademik dalam bidang khidmat sosial 40

4.5 Jumlah staf akademik yang pernah dan tidak pernah check in 41

untuk rakan

BAB 5: PERBINCANGAN

5.1 Pengukuran prestasi staf akademik

5.2 Jenis sistem kehadiran

5.3 Masalah sistem kehadiran yang digunapakai

5.4 Pendapat unit audit dalaman

BAB 6: KESIMPULAN DAN CADANGAN

6.1 Kesimpulan

6.2 Cadangan

BIBLIOGRAFI

LAMPIRAN A

LAMPIRAN B

43

46

49

57

63

65

67

74

76

X

SENARAI RAJAH

Rajah Muka Surat

Rajah I Peratusan Responden Mengikut Fakulti

Rajah 2 Peratusan Dalam Bidang Pengajaran Dan

Pembelaj aran

Rajah 3 Peratusan Dalam Bidang Penyelidikan

Rajah 4 Peratusan Dalam Bidang Pengurusan

Rajah 5 Peratusan Dalam Bidang Khidmat Sosial

Rajah 6 Jumlah Staf Akademik Yang Pernah Dan

Tidak Pernah Check In Untuk Rakan

35

37

38

39

40

41

xi

BAB1

PENDAHULUAN

1.1 SISTEM PENGGUNAAN KAD PERAKAM WAKTU DI PEJABAT

KERAJAAN

Dalam Surat Pekeliling Am Bil. 11 Tabun 1981, Kerajaan Malaysia telah

memutuskan supaya semua pejabat dan agensi Kerajaan di peringkat Persekutuan

menggunakan kad perakam waktu untuk mengawal waktu pegawai-pegawai dan

kakitangan kerajaan datang dan pulang dari pejabat. Tujuannya ialah untuk menjamin

supaya mereka menjalankan tugas dengan dedikasi dan tekun agar tidak kurang dart

jumlah waktu pejabat yang ditetapkan oleh kerajaan. (Pekeliling Am Bil. 11 Tabun 1981)

Keberkesanan program yang dijalankan oleh pihak kerajaan juga amat

mempengaruhi keberkesanan dan produktiviti dalam perkhidmatan awam. Di mana,

keberkesanan dan produktiviti perkhidmatan awam dipengaruhi oleh cara pengurusan dan

struktur sesebuah organisasi tersebut.

1.2 MASALAH KETIDAKHADIRAN DALAM ORGANISASI

Masalah ketidakhadiran merupakan masalah yang sering dialami oleh semua

organisasi. Ketidakhadiran juga merupakan satu masalah dalam semua industri tidak kira

industri perkhidmatan malah industri lain seperti industri pengeluaran dan industri

pemiagaan juga turut mengalami masalah ketidakhadiran. (Dalton and I; n,:, I987)

I

Masalah ketidakhadiran akan mendatangkan kesan yang buruk bagi pengurus dan

majikan. Oleh itu, setiap pihak khasnya pihak pengurusan hendaklah memandang serius

terhadap masalah ketidakhadiran ini.

Di Amerika Syarikat sendiri telah dianggarkan bahawa masalah ketidakhadiran

membawa kerugian sebanyak $40 billion setiap tahun. Sebanyak 1 juta pekerja Amerika

dianggarkan hari tidak hadir setiap hari mengikut jadual kerja yang ditetapkan. (Dalton

and Enz, 1987)

1.3 KEPENTINGAN UTAMA SISTEM KEHADIRAN

Keberkesanan sistem kad perakam waktu ini terletak pada penggunaan dan

pengawasan yang bijak mengikut keperluan satu-satu pejabat. Antara keperluan-

keperluan utama sistem kad perakam waktu ini adalah :

1.3.1 Memastikan supaya semua pegawai atau kakitangan tidak datang lewat ke pejabat

atau keluar untuk balik sebelum waktu yang dibenarkan

1.3.2 Mengesan perbuatan staf yang datang ke pejabat lewat atau keluar sebelum waktu

dengan mudah kerana adanya catatan merah pada kad perakam waktu pada kad

staf yang berkenaan.

ý

1.3.3 Memastikan supaya tiap-tiap staf yang masuk atau keluar pejabat selain dan

waktu biasa mencatatkan sebab-sebab berbuat demikian dengan pengesahan atau

tanda izin pegawai atasan masing-masing.

1.3.4 Membolehkan tindakan yang sewajamya diambil terhadap staf yang selalu datang

ke pejabat atau keluar pejabat tidak mengikut waktu atau tanpa izin yang rasmi

kerana sebab-sebab tertentu.

(Sumber : Surat Pekeliling Am Bil 11 of 1981)

1.4 SISTEM KEHADIRAN DI UNIMAS

Unimas merupakan salah satu agensi kerajaan yang telah mengamalkan sistem

kehadiran seperti yang dikehendaki dalam Pekeliling Am Bil 11 Tahun 1981.

Sistem kehadiran staf akademik Unimas direkod dengan menggunakan sistem

berkomputer lotus notes. Selain itu, Unimas juga menggunakan mesin perakam waktu

dan buku kehadiran bagi merekod kedatangan stai Apabila kehadiran staf akademik

direkod maka mudah untuk memastikan mereka melakukan kerja dengan jumlah waktu

yang dikehendaki.

3

Selain itu, sistem kehadiran bukan sahaja untuk membendung masalah ketidakhadiran

malah ia adalah untuk meningkatkan kualiti dalam perkhidmatan mereka.

1.5 MS ISO 9002 DALAM PERKHIDMATAN AWAM

Tujuan utama MS ISO 9002 im dilaksanakan dalam perkhidmatan awam di

Malaysia adalah untuk membangunkan sistem kualiti pengurusan yang efektif dan

efisyen bagi menyediakan perkhidmatan yang konsisten kepada orang awam. Objektif ini

boleh dicapai kerana setiap agensi mesti mematuhi sistem kualiti pengurusan yang telah

ditetapkan. (Pengarah MAMPU, 1997)

1.6 PENYATAAN MASALAH

Masalah ketidakhadiran staf bukan sahaja merugikan organisasi malah akan

memburukkan lagi kualiti perkhidmatan yang diberikan. Oleh yang sedemikian, sistem

kehadiran yang dibangunkan mestilah menepati objektif pembangunan sistem tersebut

dan disokong oleh penggunanya.

Sebarang penolakkan sistem kehadiran akan menyebabkan sistem ini tidak

berkesan malahan akan mengakibatkan peningkatan kos pengurusan. Pembangunan

sistem kehadiran staf akademik Unimas juga tidak terkecuali.

4

Berpandukan Surat Pekeliling Am Bil 11 1981, pemantauan perlu dilakukan

supaya tindakan boleh diambil ke atas staf yang telah melanggar sistem kehadiran yang

dibangunkan. Ini adalah untuk menjamin perkhidmatan yang diberikan oleh staf

akademik Unimas terjamin kualitinya

Skop kajian bagi kajian ini adalah untuk mengenalpasti persepsi staf akademik

mengenai keberkesanan sistem kehadiran meningkatkan kualiti perkhidmatan staf

akademik di Unimas. Oleh itu, untuk mengatasi masalah ketidakhadiran, maka kajian im

dibuat untuk mencari cadangan jalan penyelesaian yang sesuai bagi masalah im.

1.7 OBJEKTIF PENYELIDIKAN

1.7.1 Objektif Umum:

Mengkaji persepsi staf akademik Unimas terhadap keberkesanan sistem kehadiran

yang digunapakai.

1.7.2 Objektif Khusus :

1. Meninjau persepsi staf akademik mengenai sistem kehadiran meningkatkan

kualiti kerja.

2. Mengenalpasti masalah sistem kehadiran yang sedang digunakan.

5

3. Mengetahui peranan unit audit dalaman Unimas dalam memantau sistem

kehadiran.

1.8 RASIONAL KAJIAN

Tujuan menggunakan sistem kehadiran yang ditetapkan oleh kerajaan ke atas

semua anggota kerajaan adalah supaya setiap anggotanya menjalankan tugas dengan

dedikasi dan tekun iaitu tidak kurang dari waktu pejabat yang ditetapkan. Anggota

kerajaan yang melanggar sistem kehadiran akan diambil tindakan.

Sebagai anggota kerajaan, staf akademik Unimas disarankan menggunakan

sistem kehadiran. Walaupun begitu, matlamat penggunaan sistem kehadiran tidak akan

tercapai kerana staf akademik mungkin menolak penggunaan sistem kehadiran yang

mengikat tugas mereka dengan waktu pejabat.

Dengan itu, keputusan kajian in sangat penting bag] menonjolkan bahawa sistem

kehadiran ini sesuai atau tidak untuk digunakan oleh staf akademik Unimas.

1.9 DEFINISI ISTILAH

Dalam kajian ini akan menggunakan beberapa istilah teknikal. Oleh itu, bahagian

ini akan menghuraikan maksud istilah-istilah tersebut bagi memudahkan pemahaman

terhadap kajian ini.

6

" Khidmat Sosial

Mengikut kamus dewan edisi ketiga istilah khidmat sosial merupakan satu bidang

yang melibatkan seseorang itu dengan persekitaran kemasyarakatan.

" Penyelidikan

Mengikut kamus dewan edisi ketiga istilah penyelidikan merupakan satu bidang

di mana proses mencari penemuan baru dan perbuatan menyelidik dilakukan.

" Pengajaran Dan Pembelajaran

Mengikut kamus dewan edisi ketiga istilah pengajaran dan pembelajaran

merupakan satu bidang yang membolehkan hubungan dua hala dilakukan di mana

pensyarah mengajar dan pelajar pula melakukan proses belajar.

" Sistem kehadiran

Mengikut kamus dewan edisi ketiga istilah sistem kehadiran merupakan satu

sistem untuk merekod kehadiran staf atau pekerja apabila berada di sesuatu

tempat bekerja.

" Staf Akademik

Mengikut kamus dewan edisi ketiga istilah staf akademik merupakan ahli

akademik yang terdiri daripada pensyarah dan orang yang mempunyai ilmu

pengetahuan yang tinggi dan mendalam.

7

" Staf Sokongan

Mengikut kamus dewan edisi ketiga istilah staf sokongan merupakan pekerja

biasa yang terdiri daripada kerani untuk menyokong dan membantu pekerja

atasan.

1.10 BATASAN KAJIAN

1.10.1 Masa

Masalah masa bagi membuat kajian im memang amat mempengaruhi. [ni kerana,

kajian im hanya dijalankan dalam masa dua semester sahaja dan seharusnya untuk

membuat kajian ini ia memerlukan masa yang lebih panjang terutama dalam melihat

perkembangan unit audit dalaman dalam usaha mereka untuk meningkatkan

keberkesanan sistem kehadiran bagi meningkatkan prestasi staf akademik Unimas.

1.10.2 Rujukan

Bahan-bahan rujukan di CAIS adalah amat terhad tentang pengauditan. In]

kerana, di Unimas tidak ada kursus khusus pengauditan yang ditawarkan dan untuk

mendapatkan artikel dari universiti dan perpustakaan lain memerlukan kos yang tinggi.

Selain itu juga, tidak terdapat kajian projek tahun akhir yang lepas seumpama ini

yang telah dibuat. Ini menyebabkan tiada sebarang panduan dalam menyempurnakan

kajian ini.

8

1.10.3 Kerjasama Responden

Seperti yang diketahui responden mungkin tidak mahu menjawab borang soal

selidik dan sesi temubual dengan jujur. Im kerana, mungkin mereka sibuk dan tidak

berminat untuk meluangkan masa mereka. Ini menyebabkan data-data yang diperolehi

mungkin tidak tepat.

1.10.4 Tidak melibatkan staf bukan akademik

Kajian ini hanya tertumpu kepada staf akademik sahaja dan tidak melibatkan staf

bukan akademik. Oleh itu, kajian ini tidak bersifat menyeluruh kepada seluruh staf

Unimas.

9

BAB 2

ULASAN KARYA TERPILIH

Dalam bab ini akan menjelaskan tentang karya-karya yang terdahulu tentang

masalah ketidakhadiran dan unit audit dalaman. Oleh itu, beberapa petikan artikel, jurnal

dan tulisan ilmiah telah dipetik untuk menjelaskan secara lebih lanjut lagi tentang audit

dalaman ini.

2.1 DEFINISI KETIDAKHADIRAN

Menurut Crosby (1986) dalam bukunya yang bertajuk Running things: The art of'

making thing happen mendefinisikan maksud ketidakhadiran terbahagi kepada dua iaitu

pekerja yang tidak bersungguh-sungguh semasa bekerja dan pekerja yang tidak berminat

untuk melakukan sesuatu kerja tersebut. Manakala berdasarkan laporan Bureau Of

Labour di Amerika Syarikat mereka mendefinisikan istilah ketidakhadiran sebagai

kegagalan pekerja melaporkan din mereka pada hari bekerja.

Di samping itu, menurut Atkin dan Goodman (1984) dalam bukunya yang

berjudul An issue-oriented review of the research on absenteeism mengatakan bahawa

seseorang pekerja yang gagal untuk membuat sesuatu kerja atau perkhidmatan dalam

tempoh masa yang telah ditetapkan juga boleh anggap sebagai ketidakhadiran seseorang

pekerja.

10

Manakala Wooden (1990) dalam junalnya yang bertajuk The Sickie: A public

sector phenomena? Journal of Industrial Relations pula mengatakan bahawa pekerja

yang tidak hadir akan memberi berbagai alasan untuk mengatakan mengapa mereka tidak

dapat datang bekerja seperti alasan batuk, demam, sakit kepala dan sakit perut.

2.2 REKOD KEDATANGAN

Kehadiran memberi kesan yang negatif kepada sesebuah organisasi di mana

sekiranya pihak pengurusan tidak dapat mengurus atau mengatasi masalah ketidakhadiran

dikalangan pekerja mereka maka pihak pengurusan tidak akan mengetahui bahawa

terdapat kos yang tersembunyi yang ditanggung oleh organisasi tersebut. Ini kerana

organisasi terpaksa membayar gaji pekerja yang tidak hadir. Oleh itu, dengan menyimpan

rekod kehadiran maka pihak pengurusan akan tahu mengenai masalah ini sering

dilakukan oleh pekerja mereka dan pihak pengurusan akan dapat mencari jalan untuk

mengatasinya.

Menurut Benton (1972) dalam bukunya yang bertajuk Supervision and

management berpendapat bahawa pihak pengurusan mesti meneliti rekod kedatangan

seseorang pekerja, di mana pihak pengurusan akan dapat mengetahul corak

ketidakhadiran pekerja - pekerja mereka iaitu sama ada pekerja itu sering ponteng atau

tidak. Dengan mengetahui corak ketidakhadiran pekerja maka pihak pengurusan akan

dapat mengatur strategi yang boleh mengatasi masalah ketidakhadiran dikalangan pekerja

mereka.

11

Pendapat ini turnt disokong oleh Sternhagen (1986) dalam buku beliau yang

bertajuk Absenteeism and T ardiness di mana beliau mengatakan bahawa semua jenis

ketidakhadiran termasuk ketidakhadiran separuh han direkodkan oleh pihak pengurusan

di mana setiap rekod ketidakhadiran itu perlu ada mencatatkan alasan ketidakhadiran

pekerja dan tindakan pihak pengurusan. Di samping itu juga, ketua bahagian perlu

mencatatkan alasan serta menurunkan tandatangan selepas membuat soal siasat terhadap

pekerja berkenaan. Dengan berbuat sedemikian maka pihak pengurusan akan dapat

mengetahui sebab - sebab pekerja mereka yang tidak hadir bekerja.

Menurut Fichman (1984) dalam jurnalnya yang bertajuk theoretical approach to

understanding employees absence berpendapat ketidakhadiran sebagai satu proses yang

berterusan di mana ketidakhadiran yang lepas mempunyai kesan ke atas ketidakhadiran

pada masa depan. Contohnyajika majikan tidak mengetahui alasan pekerja itu tidak hadir

pada had tersebut maka tindakan majikan ini boleh dianggap cuai di mana ia akan

mendorong pekerja berkenaan terus mengambil kesempatan untuk tidak hadir pada masa-

masa akan datang.

Di samping itu juga, dengan tidak mengambil sebarang tindakan yang tegas

terhadap pekerja - pekerja yang sering melakukan masalah ketidakhadiran, maka ini akan

menyebabkan pekerja terus berani untuk melakukan sebarang kesalahan lain.

12

2.3 TEKNIK MENGAWAL MASALAH KETIDAKHADIRAN

Menurut Steers & Rhodes (1984) dalam bukunya yang berjudul Knowledge and

speculation about absenteeism in Goodman mengatakan bahawa terdapat 269 faktor yang

mempengaruhi masalah ketidakhadiran. Oleh itu adalah amat sukar untuk pihak

pengurusan untuk mencari jalan penyelesaian bagi masalah ketidakhadiran ini. Walaupun

begitu, pihak pengurusan boleh menggunakan langkah-langkah yang mereka fikir sesuai

untuk mengurangi masalah ketidakhadiran dikalangan pekerja mereka.

Manakala Williams dan Slater (1996) dalam jurnalnya yang bertajuk Absenteeism

in nursing: A longitudinal study mengatakan bahawa pihak pengurusan perlu mempunyai

perancangan pengurusan yang strategic di mana ia akan membantu pihak majikan untuk

mengatasi masalah ketidakhadiran. Masalah ketidakhadiran merupakan sifat dan sikap

seseorang, oleh itu, setiap langkah untuk mengawal masalah ketidakhadiran pekerja

hendaklah mengambil kira sifat kumpulan atau individu yang sering tidak hadir. Dengan

kata lain langkah yang diambil akan dapat mengubah sikap pekerja yang berkenaan.

Oleh itu, pihak pengurusan atasan hendaklah merangka satu strategi atau polisi

bagi mengawal masalah ketidakhadiran, di mana, kaedah itu hendaklah dijalankan secara

berterusan. Pihak pengurusan atasan hendaklah sentiasa mengenalpasti dan mengukur

sejauh mana masalah ketidakhadiran yang berlaku dalam organisasi mereka. Polisi yang

digubal seharusnya dapat mendefinisikan apakah maksud tidak hadir sebahagian dengan

tidak hadir sepenuhnya. Di samping itu juga, polisi tersebut juga seharusnya dapat

13

membezakan jenis ketidakhadiran sama ada yang khusus, bersebab dan yang tidak

bersebab. Selain itu juga, pihak pengurusan perlu untuk membuat prosedur untuk

melaporkan masalah ketidakhadiran seperti terdapat seorang pekerja yang menyelia

perkara ini.

Selain itu, pengurusan atasan juga boleh mendapatkan bantuan dari jabatan

sumber manusia atau unit audit dalaman bagi mendapatkan satu gambaran yang jelas

mengenai masalah ketidakhadiran ini. Oleh itu, untuk mengawal masalah ini rekod sistem

kehadiran yang lengkap adalah diperlukan bagi mengetahui pekerja yang sering terlibat

dengan masalah ketidakhadiran ini. Tetapi kebanyakkan organisasi tidak mempunyai

rekod kehadiran yang lengkap. Oleh itu, pihak pengurusan sukar untuk mengawal

masalah ketidakhadiran dikalangan pekerja mereka.

Walaubagaimanapun, pihak pengurusan masih mempunyai banyak strategi untuk

mengatasi atau mengawal masalah ketidakhadiran ini dengan sentiasa memantau sistem

kehadiran pekerja mereka dengan menyemak rekod sama ada pekerja yang berkenaan

pernah di beri amaran atau tidak. Sekiranya pernah diberi amaran maka pihak pengurusan

mudah untuk mengambil tindakan terus terhadap pekerja yang berkenaan.

Selain itu, Kuzmits (1986), dalam jurnalnya yang bertajuk What To 1)o Ahout Long

-Term Absenteeism. Personnel Administrator 10 pula telah menggariskan beherapa polisi

bagi mengatasi masalah ketidakhadiran. Di antaranya ialah:

14