~ 1 ~

~Microsoft Access~

Kelebihan dan kekurangan Microsoft Access:-

kelebihan

Mudah digunakan Sama seperti perisian Microsoft yang lain,

Microsoft Access juga menawarkan

perkhidmatan “mesra pengguna” kepada

penggunanya

Pembinaan pangkalan data yang mudah dan

cepat

Pengguna dapat menghasilkan pangkalan

data yang menarik, berfungsi dan mudah

digunakan bagi mengurangkan kos

penghasilan

Integrasi Access telah direkabentuk untuk beroperasi

dengan perisian yang lain dalam Microsoft

Office Suite

Berbilang-pengguna Sejak daripada awal, Access telah

direkabentuk untuk beroperasi dalam

rangkaian (network). Dalam perisian Access

yang terkini, sistem dapat mengendalikan

255 serentak

Kekurangan

Data skala yang kecil

Saiz yang maksima iaitu sekitar 1GB

Jumlah table dalam query ada sebanyak 32

Jumlah field dalam query sebanyak 255

~ 2 ~

Antara muka MS.Access

Antara muka Design View Antara muka Datasheet View

~ 3 ~

Terangkan tentang objek Microsoft Access:-

Table

Forms

Queries

Reports

Macros

Modules

Kelas objek Kegunaan

Jadual

(Table)

Suatu koleksi yang terurus baris dan lajur yang

digunakan untuk menyimpan data medan.

Kuiri

(Query)

Suatu objek yang digunakan untuk melihat, mengubah

dan mengurus data.

Borang

(Form)

Suatu objek grafik yang memaparkan data dari jadual

atau kuiri dalam format yang mudah untuk digunakan.

Laporan

(Report)

Suatu objek yang digunakan untuk mempersembahkan

data dalam format bercetak.

Laman

(Pages)

Merupakan fail HTML yang direkabentuk dalam

Access dan diformat untuk dipaparkan dalam satu Web

browser.

Makro

(Macro)

Set bagi satu atau lebih tindakan yang digunakan untuk

mengautomatik tugas-tugas biasa seperti membuka

borang atau mencetak laporan.

Modul

(Module)

Koleksi komponen aturcara penggunaan bahasa Visual

Basic yang disimpan bersama sebagai satu unit.

~ 4 ~

Table

Di dalam pangkalan data yang telah dibangunkan ini, data-data bagi projek telah

disimpan di dalam jadual-jadual. Bagi merekabentuk jadual-jadual ini, setiap attributes

bagi sebuah jadual ini perlu diketahui terlebih dahulu. Attributes ini telah pun

dikenalpasti semasa merekabentuk Gambarajah Hubungan Entiti (ERD).

Salah satu prosedur yang penting semasa rekabentuk jadual adalah untuk menentukan

kunci primer (primary key) bagi setiap jadual. Kunci primer ini berfungsi untuk

mengesan data kerana nilai kunci primer adalah unik antara satu sama lain.

Table / jadual digunakan untuk menyimpan maklumat atau data bagi sesebuah sistem

pangkalan data.

Data disusun dalam baris dan lajur. Lajur mewakili medan (fields) dan baris mewakili

rekod.

Forms

Form digunakan untuk menampilkan data yang tersimpan dalam tabel.

Form mempunyai 2 fungsi iaitu:-

Untuk memaparkan data dari jadual atau queri didalam format yang memudahkan

pengguna untuk kemaskini atau view data, menambah, membuang dan mencetak rekod-

rekod.

Untuk kemasukan data baru.

Merupakan satu bentuk atau rangka untuk memudahkan pengguna mengedit,

memasukkan, atau melihat data. Bentuk yang telah dibina itu juga boleh dicetak untuk

kegunaan tujuan lain.

~ 5 ~

Queries

Maksud queries ialah melakukan capaian dan paparan data daripada satu jadual atau

beberapa jadual, contoh queries:-

Siapakah pelanggan yang berkerja sebagai juruteknik?

Senaraikan produk yang berharga kurang daripada rm 40.00.

Queries membolehkan pengguna memilih jadual,

Memilih medan,

Memilih rekod,

Menyusun rekod,

Membuat pengiraan,

Mencipta jadual,

Mencipta form dan report.

Reports

Report merupakan objek pangkalan data yang membenarkan maklumat dicetak atau

dipaparkan di skrin, merumuskan maklumat, member maklumat pengiraan, mencetak

grafik dan gambar.

Report terbahagi kepada beberapa jenis iaitu:-

jenis kegunaan

Report Tabular Menghasilkan data dalam format baris dan

lajur

Report Columnar Menghasilkan data dalam bentuk form yang

dipaparkan di dalam 1 mukasurat dalam

bentuk menegak. Boleh juga membuat

pengiraan dan graf.

Report Mail-merge Dapat mencipta form untuk surat

Mailing Labels Menghasilkan label-label untuk digunakan

dalam surat menyurat.

~ 6 ~

Macros

Macro adalah sebahagian dalam membina aplikasi-aplikasi dalam Microsoft Access.

Macro secara automatik menjalankan tugas untuk pengguna.

Tiap-tiap tugas yang dikehendaki untuk dijalankan dipanggil (action).

Misalnya MS Access secara automatik akan membuka satu set Form apabila

pangkalan data dibuka, atau klik satu butang untuk mencetak laporan secara bulanan,

atau untuk membuka Form yang lain.

Modules

Microsoft Access menyediakan bahasa pengaturcaraan pangkalan data iaitu Access

Basic.pengguna boleh menggunakan prosedur yang boleh ditulis dengan Access Basic

untuk operasi-operasi yang lebih kompleks yang mana ia tidak disediakan oleh

macros.

Terangkan tentang datasheet view dan design view

Design view:-

Terdapat dua bahagian di dalam tetingkap Design View.

Bahagian atas untuk paparan senarai medan pangkalan data iaitu Field Name, Data

Type dan Description.

Bahagian bawah untuk memaparkan properties medan yang aktif.

Tujuan properties adalah untuk menetapkan bagaimana data dalam medan tersebut

hendak diformatkan.

Datasheet View:-

Tempat dimana pengguna memasukkan data mengikut medan dan rekod yang

dekehendaki.