KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN

NO. DOKUMEN: IPK-PK-Q07

KELUARAN: 03

PINDAAN: 00

TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012

PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

DISEDIAKAN OLEH

DILULUSKAN OLEH

TANDATANGAN

NAMA

NORAZIELA BINTI RAMLIN

DR NOR FILZATUN BT BORHAN

JAWATAN

PEG. TADBIR & DIPLOMATIK

WAKIL PENGURUSAN

TARIKH

23 OKTOBER 2012

24 OKTOBER 2012

IPK-PK-Q07 PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 2 / 12

REKOD PINDAAN

Tarikh Pindaan

No. Keluaran/ No. Pindaan

Rujukan Pindaan/

Mukasurat Terlibat

Butir-Butir Pindaan

Diluluskan Oleh

20 Sept 2005

01/00

IPK-PK-Q07 ms 4 IPK-PK-Q07 ms 4

Para 5.1.2 Borang L2Q01 tidak berkaitan

Guna borang L3Q01 Laporan Audit Dalaman

WP

5 Sept 2007

01/01 Muka depan

Nama WP dipinda WP

2 Februari 2010

02/00 Keseluruhan prosedur

Pemurnian prosedur MS ISO 9001:2000 ke versi MS ISO 9001:2008

WP

24 Oktober

2012

03/00

Semua mukasurat

Pindaan secara menyeluruh

WP

IPK-PK-Q07 PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 3 / 12

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menggariskan langkah-langkah bagi mempastikan tindakan diambil untuk mencegah ketakakuran daripada berlaku dan penambahbaikan sistem kualiti dapat dilaksanakan secara berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh anggota-anggota apabila terdapat kelemahan dan masalah yang mungkin berlaku dalam sistem kualiti di Institut Pengurusan Kesihatan.

3.0 RUJUKAN

3.1. Manual Kualiti Institut Pengurusan Kesihatan IPK-MK-01. 3.2. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 10/1991 - Panduan

mengenai Peningkatan Kualiti Perkhidmatan. 3.3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 3/1993 Panduan

Mengenai Piagam Pelanggan Jabatan Perdana. 3.4. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 4/1992 Pengendalian

Pengaduan Awam Jabatan Perdana Menteri.

4.0 TERMINOLOGI

4.1

Jawatankuasa Mesyuarat Kajian Semula Pegurusan (MKSP)

Jawatankuasa Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan adalah sebuah jawatankuasa yang ditubuhkan khas bagi menentukan:

objektif pelaksanaan ISO 9001:2000 menentukan skop pelaksanaan memperuntukkan sumber-sumber bagi

pelaksanaan

mempertimbangkan dan meluluskan pelan tindakan serta

menentukan pihak - pihak yang bertanggungjawab mengwujudkan dan mendokumenkan Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja.

IPK-PK-Q07 PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 4 / 12

4.2 KJ Ketua Jabatan yang berkaitan:-

Jabatan Kualiti dalam Kesihatan Jabatan Ekonomi dan Pembiayaan Kesihatan Jabatan Pekembangan Pengurus

Jabatan Kajian Polisi Kesihatan dan Analisa Jabatan Teknologi dan Pengurusan Ilmu

4.3 KU Ketua Unit adalah pegawai yang bertanggungjawab terhadap unit berikut: - unit IT - unit Perpustakaan - unit Pentadbiran

4.4 WP Wakil Pengurusan

4.5 TWP Timbalan Wakil Pengurusan

IPK-PK-Q07 PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 5 / 12

5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

KU KU KU KJ WP/TWP Jawatankuasa MKSP WP/TWP

5.1 Kenalpasti potensi ketakakuran dan sediakan

langkah-langkah penyelesaian. 5.2 Analisis maklumat-maklumat di atas dengan

menggunakan teknik-teknik statistik di mana sesuai.

5.3 Sediakan laporan analisis yang mengandungi

aspek-aspek berpotensi menyebabkan ketakakuran.

5.4 Laporkan kepada Wakil Pengurusan hasil analisis

dan cadangan tindakan pencegahan. 5.5 Teliti laporan yang diterima dan pertimbangkan

cadangan tindakan pencegahan dan bentangkan laporan kajian dalam MKSP dan buat keputusan ke atas cadangan penyelesaian masalah.

5.5.1 Jika Jawatankuasa MKSP tidak setuju

dengan cadangan, Pasukan Petugas perlu buat kajian semula.

5.5.2 Jika cadangan diterima, Wakil Pengurusan

berbincang dengan Pengarah atau wakil mengenai cadangan penyelesaian tindakan pencegahan yang diputuskan oleh MKSP berkaitan pelaksanaan dan tempohnya.

KJ

5.6 Laksanakan dan pastikan keberkesanan tindakan pencegahan:

5.6.1 Laksanakan tindakan pencegahan

mengikut tempoh yang dipersetujui dengan Wakil Pengurusan.

IPK-PK-Q07 PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 6 / 12

Tanggungjawab Tindakan

KJ

5.6.2 Pantau tindakan pencegahan bagi

memastikan masalah yang dijangkakan tidak berlaku setelah tindakan pencegahan dilaksanakan mengikut tempoh masa yang sesuai.

5.7 Sediakan Laporan maklumbalas dan kemukakan

kepada Wakil Pengurusan untuk dimaklumkan dalam MKSP yang akan datang.

IPK-PK-Q07 PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 7 / 12

6.0 CARTA ALIR PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

Tindakan

Kenalpasti potensi ketakakuran & sediakan langkah-langkah penyelesaian

Analisis Maklumat

Sediakan laporan analisis dan cadangan pencegahan

Melaporkan hasil analisis dan cadangan pencegahan kepada

Wakil Pengurusan

Pertimbangkan cadangan dan bentang laporan dalam Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan

Setuju

A

KU

KU

KU

KJ

WP/TWP

WP/Jawatankuasa MKSP

Ya

Tidak

IPK-PK-Q07 PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 8 / 12

Bincang dengan Pengarah keputusan cadangan

penyelesaian beserta tempoh

pelaksanaan

A

Pelaksanaan mengikut tempoh yang dipersetujui

Pemantauan keberkesanan tindakan pencegahan

Sediakan laporan maklumbalas kepada WP/TWP

WP/TWP

KJ

KJ

KJ

IPK-PK-Q07 PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 9 / 12

7.0 REKOD KUALITI

Bil

Rekod

Tempoh Penyimpanan

Lampiran

Lokasi

1.

2.

3.

4. 5.

Rekod Pindaan IPK-PK-Q07 Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Laporan Kajian Kepuasan Pelanggan Laporan Audit Dalaman Fail Aduan Pelanggan

Selagi prosedur

digunapakai

3 Tahun

3 Tahun

3 Tahun

3 Tahun

- - -

IPK-PK-Q01-L3/01

-

Bersama prosedur

Bilik MS ISO

2000 “ “ “

LAPORAN AUDIT DALAMAN

BIL. AUDIT:…………………………. TARIKH AUDIT: …………………………

CAWANGAN / UNIT DIAUDIT:

PASUKAN AUDIT: (nama/jawatan/penempatan auditor)

OBJEKTIF AUDIT:

SKOP / BIDANG DIAUDIT:

PENEMUAN AUDIT:

Am (conduct of audit)

Terperinci/ Rumusan TMK

Disclaimer

KEPUTUSAN VERIFIKASI PEMATUHAN AUDIT TERDAHULU:

DISEDIAKAN OLEH : ________________________ _________________________ T/T KETUA PASUKAN AUDIT T/T WAKIL PENGURUSAN TARIKH: _______________ TARIKH: _____________

Institut Pengurusan Kesihatan IPK-PK-Q01-L3/01

IPK-PK-Q07-L1/01

Mukasurat 6 / 12

LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN

Tarikh kuatkuasa: 05 November 2012

Unit/Jabatan:

Bahagian A Butiran Perkhidmatan No. Rekod

Proses / Aktiviti : …………………………………

Rujukan dokumen : ……………………………...

Ruj. Kes: ……………………

Sumber Maklumat:

Laporan Audit kualiti dalaman Klausa :_______

Laporan Audit Pihak ke-3

Aduan/maklumbalas pelanggan.

Laporan ketidakpatuhan

Isu-isu dibangkitkan dalam Mesyuarat

Cadangan Penambahbaikan

Tarikh: ………………………

Bahagian B Perincian Ketakakuran/Aduan

a. Nyatakan perkara yang harus dipatuhi.

b. Nyatakan ketidakpatuhan yang dijumpai.

c. Bukti objektif Dilaporkan oleh (Pencadang/Juruaudit) Tarikh : Nama : Tandatangan :

IPK-PK-Q07-L1/01

Mukasurat 7 / 12

Bahagian C Pembetulan

Dilaksanakan oleh Nama : Tandatangan : Tarikh pembetulan :

Bahagian D Punca Sebenar Ketakakuran

Disiasat oleh : Nama : Tandatangan : Tarikh:

Bahagian E Tindakan Pembetulan

Disahkan oleh : Nama : Tandatangan : Tarikh Pelaksanaan:

Bahagian F Tindakan Susulan dan Penutupan Laporan

Tindakan yang di ambil berkesan? Ya / Tidak Ulasan : Disahkan oleh : Tarikh Tutup: Nama : Tandatangan :