KEMENTERIAN KEWANGAN GARIS PANDUAN … Panduan/Garis... · Garis Panduan Pengauditan Audit Dalam...

KEMENTERIAN KEWANGAN

GARIS PANDUAN PENGAUDITAN AUDIT DALAM

PERBENDAHARAAN MALAYSIA Bahagian Pengurusan Kewangan Strategik 2010

KANDUNGAN

___________________ m.s.

Pendahuluan i-ii

GPPAD 1 Pengauditan Pengurusan Dan Pentadbiran 1 GPPAD 2 Pengauditan Pengurusan Bajet 39 GPPAD 3 Pengauditan Pengurusan Terimaan 63 i. GPPAD 4 Pengauditan Pengurusan Perbelanjaan 101 GPPAD 5 Pengauditan Pengurusan Kumpulan

Wang/Akaun Amanah 162 GPPAD 6 Pengauditan Pengurusan Aset, Inventori Dan Stor 185 GPPAD 7 Pengauditan Pengurusan Pelaburan 258 GPPAD 8 Garis Panduan Siasatan Unit Audit Dalam 266

Garis Panduan Pengauditan Audit Dalam 2010

1

Lampiran 1.1

GPPAD 1 PENGAUDITAN PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN

KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN : Struktur Organisasi SUB ELEMEN : Carta Organisasi TUJUAN : Sebagai rangka kerja dan panduan dalam menjalankan aktiviti-aktiviti Jabatan/Pejabat dan bagi membantu Jabatan/Pejabat mencapai objektif yang ditetapkan. (Perenggan 20 PKPA 8/1991) BIL. KRITERIA [YA () / TIDAK (X)] RUJUKAN

KERTAS KERJA CATATAN

1 Carta Organisasi disediakan. (PKPA 8/1991) Lampiran 1.1.1

2 Carta Organisasi lengkap.

Lampiran 1.1.2 3 Carta Organisasi kemas kini.

4 Carta Organisasi dipamerkan. [perenggan 1.2(a) Pek. Perkh. 5/2007] Lampiran 1.1.1


2

Lampiran 1.1.1 KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan Carta Organisasi Kementerian/Jabatan/Pejabat 2. Semak dengan Waran Perjawatan terkini dan tentukan Carta Organisasi Kementerian/Jabatan/Pejabat adalah lengkap dan kemas kini dari segi:

a. Semua Bahagian/Sektor/Aktiviti/Program adalah seperti mana yang diluluskan; dan b. Semua gred Ketua adalah berdasarkan Bahagian/Sektor/Aktiviti/Program gred jawatan yang diluluskan.

3. Pilih semua atau maksimum 10 pegawai pelbagai gred dan tentukan Carta Organisasi Kementerian/Jabatan/Pejabat adalah kemas kini dengan memastikan pegawai berkenaan bertugas di . Kementerian/Jabatan/Pejabat

4. Isikan jadual berikut. 5. Rujukan:

a. Pekeliling Am 2/1982 b. PKPA 8/1991 c. Pekeliling Perkhidmatan 5/2007

Kriteria 1 - Carta Organisasi Disediakan Kriteria 4 - Carta Organisasi Dipamerkan

Bil.

Carta Organisasi

Disediakan [Ya ()/Tidak (X)]

Dipamerkan Catatan

[Ya ()/Tidak (X)] Lokasi

1 Kementerian/Jabatan/Pejabat

2 Bahagian Kewangan


3

Lampiran 1.1.2 Kriteria 2 - Carta Organisasi Lengkap Kriteria 3 - Carta Organisasi Kemas Kini

Bil. Carta Organisasi Keseluruhan Kementerian/Jabatan/Pejabat Catatan

1 Tarikh Waran Perjawatan terkini diluluskan:

2 Nama Program/Aktiviti/Sektor/Bahagian (Mengikut Waran Perjawatan)

Ditunjukkan Dalam Carta Organisasi

[Ada ()Tidak (X)] Jawatan/Gred Ketua Program

Ditunjukkan Dalam Carta Organisasi

[Ada ()/Tidak (X)] Catatan

i ii iii iv v vi vii viii ix x


4

Lampiran 1.1.2

Kriteria 2 - Carta Organisasi Lengkap ( Menunjukkan fungsi, aktiviti dan hierarki dalam sesebuah Kementerian/Jabatan/Pejabat seperti waran perjawatan yang diluluskan) Kriteria 3 - Carta Organisasi Kemas Kini (Kedudukan perjawatan pengisian dan kekosongan adalah terkini)

Bil. Carta Organisasi Kementerian/Jabatan/Pejabat Catatan

1 Tarikh Waran Perjawatan terkini diluluskan:..............................

2 Jawatan/Gred (Mengikut Waran Perjawatan)

Bilangan Yang Diluluskan

Bilangan Yang Ditunjukkan Dalam Carta Organisasi Perbezaan Catatan

i ii Iii iv v vi vii viii ix x

Jumlah

3 Nama Pegawai Jawatan/Gred Pegawai Bertugas Di .................... [Ya ()/Tidak (X)] Catatan

i ii Iii iv v vi vii viii ix x


5

Lampiran 1.2

GPPAD 1

PENGAUDITAN PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN

KEMENTERIAN/JABATAN/ PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN : Struktur Organisasi SUB ELEMEN : Penurunan Kuasa TUJUAN : Penurunan kuasa oleh Menteri Kewangan/Menteri/Menteri Besar/Ketua Menteri untuk menentukan kewujudan kuasa untuk menjalankan tanggungjawab. BIL. KRITERIA [YA () / TIDAK (X)] RUJUKAN


1 Semua pegawai terlibat dengan pengurusan kewangan diberikan kuasa secara bertulis (hasil, perbelanjaan, perolehan dan amanah ). (AP 11, AP200.1 dan Akta Kontrak Kerajaan) (akta perwakilan kuasa)

Lampiran 1.2.1

2 Penurunan kuasa secara khusus diberikan kepada pegawai yang

terlibat dalam kutipan dan bayaran. (AP 69 dan 101)

Lampiran 1.2.2 3 Rekod dan fail penurunan kuasa disimpan dengan sempurna

mudah dikesan/semak.

4 Dalam persekitaran elektronik di mana kad pintar digunakan, pengguna perlu menyimpan selamat kad pintar tersebut dan tidak boleh sama sekali memberikan kad tersebut kepada orang lain (AP 70 (c))


6


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan Senarai Induk/Daftar/Rekod Penurunan Kuasa yang ditandatangani oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan dan tentukan semua jawatan yang terlibat dalam pengurusan

kewangan (hasil, perbelanjaan, amanah dan aset) disenaraikan termasuk tandatangan digital. Sekiranya tidak, nyatakan jawatan terlibat dan tentukan sebab. 2. Tentukan sama ada kuasa menandatangani kontrak Kerajaan telah diperturunkan secara umum oleh Menteri. Sekiranya ada, dapatkan Surat Penurunan Kuasa tersebut dan tentukan had

dan jenis kontrak yang dibenarkan. Nota: i. Mengikut Akta Kontrak Kerajaan 1949, Menteri bertanggungjawab menandatangani semua kontrak Kerajaan. Bagaimanapun, beliau boleh menurunkan kuasa itu secara umum kepada mana-mana pegawai dengan menetapkan had kuasa itu.

3. Pilih semua atau maksimum 10 pegawai yang terlibat dalam kutipan wang dan bayaran di PTJ yang dilawati dan tentukan mereka mempunyai surat penurunan kuasa yang diberikan secara khusus (atas nama pegawai).

4. Tentukan semua rekod/fail/Surat Penurunan Kuasa dapat dikemukakan kepada pihak Audit dalam tempoh pengauditan dijalankan di pejabat auditi. Jika tidak, tentukan sebab. 5. Isi jadual berikut. 6. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 11, 101, dan 200.1 b. Akta Kontrak Kerajaan 1949 c. Seksyen15A(2), Akta Acara Kewangan d. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007 e. Surat Pekeliling ANM Bil. 1/2008

Kriteria 1 - Semua Pegawai Terlibat Dengan Pengurusan Kewangan Diberikan Kuasa Secara Bertulis (Hasil, Perbelanjaan, Amanah Dan Aset) : Urusan Kewangan Yang Tidak Diberi Penurunan Kuasa

Bil. Jenis Urusan Kewangan Semua Jawatan Yang Terlibat

Disenaraikan [ Ya ()/Tidak (X)]

Urusan Kewangan Yang Tidak Diberi Penurunan Kuasa Sebab/Catatan

Jenis Tugas Gred Jawatan 1 Hasil 2 Perbelanjaan 3 Amanah 4 Aset

Kriteria 1 - Semua Pegawai Terlibat Dengan Pengurusan Kewangan Diberikan Kuasa Secara Bertulis (Perolehan)

Bil. Jawatan Gred Had Menandatangani Kontrak [RM]

Jenis Kontrak (Kerja/Bekalan/Perkhidmatan) Catatan

1 2 3


7

Lampiran 1.2.2 Kriteria 2 - Penurunan Kuasa Secara Khusus Diberikan Kepada Pegawai Yang Terlibat Dalam Urusan Kutipan

Bil. Nama Pegawai/Jawatan/Gred Surat Penurunan Kuasa [Ada ()/Tidak (X)]

Surat Penurunan Kuasa Atas Nama [Ada ()/Tidak (X)] Catatan

1 2 3 4 5

Kriteria 2 - Penurunan Kuasa Secara Khusus Diberikan Kepada Pegawai Yang Terlibat Dalam Mengesah Dan Memperakui Baucar Bayaran

Bil. Pegawai Bertugas Surat Penurunan Kuasa

[Ada ()/Tidak (X)]

Had Kuasa Di Surat Perwakilan Kuasa Selaras Dengan SP ANM 1/2008

[Ya ()/Tidak (X)] Catatan Nama

Pegawai Gred

Jawatan Peranan Had Nilai (RM) Gred Jawatan Peranan Had Nilai

1 2 3

Kriteria 3 - Rekod Dan Fail Penurunan Kuasa Mudah Dikesan/Semak

Bil. Jenis Rekod Fail/Surat Mudah Dikesan [Ada ()/Tidak (X)] Catatan

1 Senarai Induk/Daftar Penurunan Kuasa

2 Surat Penurunan Kuasa menandatangani kontrak

3 Surat Penurunan Kuasa khusus kutipan hasil

4 Surat Penurunan Kuasa khusus bayaran


8

Kriteria 4 - Dalam persekitaran elektronik di mana kad pintar digunakan, pengguna perlu menyimpan selamat kad pintar tersebut dan tidak boleh sama sekali memberikan kad tersebut kepada orang lain

Pilih semua atau maksimum lima (5) orang pegawai yang diberi Kad Pintar untuk pengurusan eSPKB atau ePerolehan untuk semakan dan lengkapkan Jadual berikut:

Bil. Nama Pegawai Kad Pintar Disimpan Pegawai [Ya ()/Tidak (X)]

Jika tidak, nyatakan Kad pintar disimpan siapa dan sebab-sebabnya

1

2

3

4

5


9

Lampiran 1.3 GPPAD 1


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN : Struktur Organisasi SUB ELEMEN : i) Pembahagian/Pengasingan Tugas (Tertakluk kepada bilangan kakitangan sekurang-kurangnya 2 orang) ii) Pusingan tugas (Tertakluk kepada bilangan kakitangan sekurang-kurangnya 2 orang dalam skim yang sama) TUJUAN : Menunjukkan hubung kait antara pegawai dengan penyelianya, dengan pegawai bawahan serta rakan sejawat dalam organisasi yang sama supaya tidak wujudnya, One Man

Show

BIL. KRITERIA [YA () / TIDAK (X) RUJUKAN KERTAS KERJA CATATAN

1 Pembahagian/pengasingan tugas diwujudkan. Lampiran 1.3.1

2 Polisi pusingan tugas dilaksanakan.


10


PROSEDUR AUDIT: 1. Tentukan wujudnya pembahagian tugas terhadap pengurusan kutipan wang dan bayaran dengan menyemak kepada Senarai Tugas pegawai terlibat/surat penurunan kuasa. 2. Tentukan Jabatan/Bahagian/Unit/Pejabat menetapkan/merancang pusingan tugas mengikut tempoh yang sesuai dalam pelbagai bidang (berkaitan dengan urusan kewangan). 3. Pilih semua atau maksimum 10 orang pegawai/kakitangan yang terlibat dengan urusan kewangan dan pentadbiran pastikan pusingan tugas dilaksanakan mengikut polisi berkenaan.

Sekiranya pusingan tugas tidak dilaksanakan mengikut polisi yang ditetapkan, senaraikan pegawai yang terlibat dan tentukan sebabnya. 4. Isikan jadual berikut. 5. Rujukan:

a. PKPA 8/1991 b. Pekeliling Perkhidmatan 5/2007 (Para 2.11.C)

Kriteria 1- Pembahagian/Pengasingan Tugas Diwujudkan

Bil. Tugas Nama Pegawai Jawatan Gred Catatan

A Kutipan Wang

1 Resit ditulis oleh pegawai yang menerima wang tetapi ditandatangani oleh pegawai lain. (AP 70)

a. Menerima wang dan menulis resit b. Menandatangani resit

2 Kelulusan khas untuk tugas urusan penerimaan dan perekodaan terimaan. perlu mendapat kelulusan Akauntan Negara/ Akauntan Negeri/ Bendahari Negeri bagi pejabat yang mempunyai seorang pemungut hasil(AP 70(iv))

3 Pegawai yang membuka mel dan menyelenggara Daftar Mel hendaklah pegawai lain daripada pegawai yang menerima pungutan atau yang menyediakan resit. (AP 71)

a. Membuka mel dan menyelenggara Daftar Mel b. Menerima pungutan c. Menyediakan resit

4 Semua pungutan direkodkan dalam Buku Tunai oleh pegawai yang lain daripada pegawai yang menerima wang. (AP 73)

a. Menerima wang b. Merekod terimaan dalam Buku Tunai

5 Pegawai yang diwakil kuasa memeriksa Buku Tunai mestilah pegawai lain daripada pegawai yang merekod pungutan. (AP 80)

a. Memeriksa Buku Tunai


11

Bil. Tugas Nama Pegawai Jawatan Gred Catatan

b. Merekod pungutan

B Bayaran

1 Pegawai Peraku I dan II hendaklah pegawai yang berbeza. (Surat Pekeliling Jabatan Akauntan Negara Malaysia Bil. 1/2008)

a. Peraku I b. Peraku II

2 Pegawai yang melulus Pesanan Kerajaan hendaklah pegawai lain daripada yang mengakui terimaan barang.

a. Melulus Pesanan Kerajaan b. Memperakui terimaan barang

Kriteria 2 - Pusingan Tugas Dilaksanakan: Pusingan Tugas Ditetapkan/Dirancang

Pusingan Tugas Ditetapkan/Dirancang

[Ya()/Tidak(X)]

Sekiranya Ya, Nyatakan Bahagian/Jenis Tugas Dan Pusingan Tugas Yang Ditetapkan Catatan

Bahagian/Jenis Tugas Rancangan

Kriteria 2a – Tiada Pusingan Tugas Dilaksanakan.

Bil. Bahagian Nama Pegawai Jawatan/ Gred

Jenis Tugas

Tempoh Melaksanakan Tugas Yang Sama Catatan

Bil. Tahun Tahun Terlibat

1 2 3 4 5


12

Kriteria 2b- Pusingan Tugas Dilaksanakan: Pusingan Tugas Tidak Dilaksanakan Seperti Ditetapkan/Dirancang

Kriteria 2c- Pusingan Tugas Dilaksanakan: Pusingan Tugas Dilaksanakan Seperti Ditetapkan/Dirancang


Pusingan Tugas

(Tahun) Jenis Tugas



1 2 3 4 5


Pusingan Tugas

(Tahun) Jenis Tugas



1 2 3 4 5


13

Lampiran 1.4

GPPAD 1 PENGAUDITAN PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN

KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN : Prosedur Kerja SUB ELEMEN: Manual Prosedur Kerja TUJUAN: Dokumen rujukan utama bagi membantu Kementerian/Jabatan/Pejabat berfungsi dengan cekap dan berkesan (PKPA Bil.8/1991)


1 MPK disediakan. Lampiran 1.4.1

2 MPK adalah lengkap.

3 MPK adalah kemas kini. Lampiran 1.4..2

4 Kajian semula setiap tahun dilakukan bagi meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja. Lampiran 1.4.1


14


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan Manual Prosedur Kerja (MPK) Kementerian/Jabatan/Pejabat 2. Pastikan MPK mengandungi kesemua 8 perkara yang ditetapkan. 3. Skrutini Proses Kerja, Carta Aliran dan Senarai Borang Digunakan dalam MPK bagi bahagian yang terlibat dengan pengurusan kewangan untuk menentukan ia adalah kemas kini (sebagai

contoh, berlakunya penstrukturan semula atau perubahan sistem dan prosedur). Sekiranya tidak kemas kini, nyatakan perkara yang tidak kemas kini dan tentukan sebabnya. 4. Tentukan MPK dikaji semula setiap tahun. 5. Isikan jadual berikut. 6. Rujukan:

a. PKPA Bil. 8/1991 b. Pekeliling Perkhidmatan 5/2007 c. Surat KSN PMS(S) Bil. 18114 bth. 17 Disember 2003

Kriteria 1 - MPK Disediakan Kriteria 2 - MPK Adalah Lengkap Kriteria 4 - Kajian Semula Setiap Tahun Dilakukan Bagi Meningkatkan Produktiviti Dan Kualiti Kerja

Bil. Butiran Semakan

Catatan [Ya ()/Tidak (X)]

1 MPK disediakan.

2

Kandungan Manual Prosedur Kerja Lengkap [Ya ()/Tidak (X)]

i Latar Belakang Jabatan/Pejabat ii Objektif Jabatan/Pejabat iii Dilengkapi dengan Carta Jabatan iv Fungsi Utama Jabatan v Aktiviti bagi Fungsi Utama vi Proses Kerja Aktiviti Utama vii Carta Aliran Aktiviti Utama viii Senarai Borang Digunakan

3 Kajian semula dilaksanakan setiap tahun [Ya ()/Tidak (X)]

Nyatakan tarikh kajian semula dilaksanakan:


15

Lampiran 1.4.2

Kriteria 3 - MPK Adalah Kemas Kini

Bil. Bahagian

Kemas Kini [Ya ()/Tidak (X)]

Catatan Proses Kerja Aktiviti Utama

Carta Aliran Aktiviti Utama

Senarai Borang Digunakan

1 Bahagian Kewangan 2 Bahagian Perolehan 3 Bahagian Pembangunan 4 5 6


16



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: : Prosedur Kerja SUB ELEMEN : Fail Meja TUJUAN: Dokumen rujukan bagi peringkat individu/jawatan untuk meningkat kecekapan dan keberkesanan tiap-tiap seorang individu dalam Kementerian/Jabatan/Pejabat

BIL. KRITERIA [YA () / TIDAK (X)] RUJUKAN KERTAS KERJA CATATAN

1 Fail Meja disediakan.

Lampiran 1.5.1 2 Fail Meja adalah lengkap.

3 Kajian semula sentiasa dilakukan (sekurang-kurang setahun sekali) bagi meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja.


17


PROSEDUR AUDIT: 1. Pilih semua atau maksimum 10 pegawai pelbagai gred daripada semua cawangan/bahagian/unit terlibat dengan pengurusan kewangan dan dapatkan Fail Meja mereka. 2. Pastikan Fail Meja adalah lengkap mengandungi 14 perkara yang ditetapkan dan kemas kini (sebagai contoh, berlakunya penstrukturan semula atau perubahan sistem dan prosedur).

Sekiranya tidak kemas kini, nyatakan perkara yang tidak kemas kini dan tentukan sebabnya. 3. Dapatkan bukti sekiranya Fail Meja tersebut dilakukan kajian semula pada setiap tahun. 4. Rujukan:

a. PKPA Bil. 8/1991

Kriteria 1 - Fail Meja Disediakan Kriteria 2 - Fail Meja Adalah Lengkap Kriteria 3 - Kajian Semula Sentiasa Dilakukan (Sekurang-Kurang Setahun Sekali) Bagi Meningkatkan Produktiviti Dan Kualiti Kerja

Bil. Bahagian Nama

Pegawai Dan Jawatan

Fail M

eja D

isedi

akan

. [Y

a (

)/Tid

ak (X

)]

Fail M

eja D

ikaji S

emul

a Se

tiap

Tahu

n (T

arikh

) Kandungan Fail Meja Lengkap [Ya ()/Tidak (X)]

Cata

tan

Objek

tif

Jaba

tan/

Pejab

at

Objek

tif

Baha

gian

/Uni

t

Carta

Or

gani

sasi

Jaba

tan/

Pejab

at

Carta

Or

gani

sasi

Kedu

duka

n Pe

gawa

i

Sena

rai

Tuga

s/Kua

sa &

Hu

bung

an

Pera

tura

n Pe

ntad

bira

n

Pros

es K

erja

Carta

Alir

an

Kerja

Sena

rai

Sem

akan

Sena

rai U

ndan

g-un

dang

/ Pe

ratu

ran

Sena

rai J

/Kua

sa

Yang

Dian

ggot

ai

Sena

rai B

oran

g Ya

ng D

igun

akan

Norm

a Ker

ja

Sena

rai T

ugas

Ha

rian

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10


18



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT ELEMEN PENGAUDITAN: Prosedur Kerja SUB ELEMEN: Pemeriksaan Mengejut TUJUAN: Dijalankan sekurang-kurangnya setiap enam bulan sekali supaya pegawai bawahan akan sentiasa mematuhi peraturan kewangan yang ditetapkan BIL. KRITERIA [YA () / TIDAK (X)] RUJUKAN


1 Ketua Jabatan hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala.

Lampiran 1.6.1 2

Pemeriksaan mengejut hendaklah meliputi peti besi, bilik kebal, peti wang tunai, laci atau bekas-bekas untuk menyimpan wang, setem atau barang-barang berharga.

3 Dijalankan tidak kurang dari sekali dalam enam bulan.

4 Direkodkan dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut dengan lengkap.


19

Lampiran 1.6.1

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Senaraikan nama pegawai yang diamanahkan untuk menyimpan wang awam, setem dan barang-barang berharga lain. Tentukan bilangan peti besi, bilik kebal, peti wang tunai, laci atau

bekas-bekas yang diamanahkan kepada setiap pegawai. 2. Dapatkan Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut. 3. Pastikan pemeriksaan mengejut dijalankan oleh ketua pejabat atau wakil yang tidak terlibat dengan penyimpanan wang atau barang berharga tersebut. 4. Tentukan pemeriksaan meliputi semua peti besi, bilik kebal, peti wang tunai, laci atau bekas-bekas untuk menyimpan wang, setem atau barang-barang berharga. 5. Pastikan pemeriksaan dijalankan sekali dalam tempoh 6 bulan dan direkodkan dengan lengkap dengan maklumat berikut:

a. tarikh pemeriksaan dan masa pemeriksaan; b. nama pegawai di mana wang tunai dan lain-lain barang berharga dalam jagaannya diperiksa; c. amaun wang awam dan setem yang diamanahkan kepadanya; d. perihal barang berharga yang diamanahkan kepadanya; e. hasil pemeriksaan; dan f. tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa.

6. Sekiranya pemeriksaan mengejut hanya dijalankan sekali atau tidak pernah dijalankan pada tahun semasa, dapatkan tarikh terakhir pemeriksaan mengejut dijalankan. 7. Isikan jadual berikut. 8. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 309


20

Lampiran 1.6.1

Kriteria 1 - Pemeriksaan Mengejut Diadakan Oleh Ketua Jabatan. Kriteria 2 - Pemeriksaan Mengejut Hendaklah Meliputi a) Wang, b) Setem Atau c) Barang-Barang Berharga yang disimpan di dalam Peti Besi, Bilik Kebal, Peti Wang Tunai, Laci

Atau Bekas-Bekas Untuk Menyimpan Wang. Kriteria 3 - Dijalankan tidak kurang dari sekali dalam Enam Bulan Kriteria 4 - Direkodkan Dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut Dengan Lengkap

Bil. Tarikh Pemeriksaan

Nama/Jawatan

Pegawai Pemeriksa

Pemeriksaan Ada Dilakukan [Ya ()/ Tidak (X)

Kekerapan (Sekurang-

kurangnya 6 Bulan Sekali)

Direkod Dalam Daftar Pemeriksaan

Mengejut Dengan Lengkap

[Ya ()/Tidak (X)]

Catatan Peti Besi

Bilik Kebal

Peti Wang Tunai Laci

1 a b c a b c a b c a b c

2

3

4

5

6

7

8

9

10


21



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT ELEMEN PENGAUDITAN: Jawatankuasa Kewangan dan Unit Audit Dalam SUB ELEMEN: Pengurusan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) TUJUAN: Membantu mengawasi, memantau dan menyelia semua urusan kewangan supaya ia berjalan lancar dan menepati undang-undang dan peraturan yang telah ditetapkan


1 JPKA ditubuhkan.

Lampiran 1.7.1

2 Pengerusi/Ahli dilantik mengikut pekeliling.

3 JPKA bermesyuarat 3 bulan sekali selepas tamat tempoh suku tahun.

4 Bincang perkara ditetapkan mengikut pekeliling. 5 Minit mesyuarat disediakan.

6 Laporan Suku Tahun disediakan dengan lengkap dan dikemukakan kepada Perbendaharaan/Kementerian dalam tempoh ditetapkan.

7 Tindakan susulan diambil terhadap keputusan mesyuarat yang lepas.


22

Lampiran 1.7.1. KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan fail mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) peringkat Kementerian/Jabatan/Pejabat.

Nota: Mengikut PP Bil. 10/2008 penubuhan JPKA dikecualikan di PTJ berikut: a. Bahagian-Bahagian di peringkat Ibu Pejabat/Kementerian b. Bilangan anggota PTJ yang kurang dari 10 orang

2. Semak fail mesyuarat JPKA dan tentukan ia diuruskan dengan teratur. Nota: Bagi menentukan tindakan susulan diambil (kriteria 7), maklumat kedudukan tindakan terkini mengenai keputusan mesyuarat boleh diperoleh melalui minit mesyuarat seterusnya, temu bual pegawai terlibat ataupun semakan rekod/laporan/fail berkaitan.


a. Pekeliling Perbendaharaan 10/2008 b. PKPA 2/1991 c. Surat Pekeliling Perbendaharaan 8/2008 d. Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 29 Disember 2009 – rujukan KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11)


23

Lampiran 1.7.1 Kriteria 1 - JPKA Ditubuhkan Kriteria 2 - Pengerusi/Ahli Dilantik Mengikut Pekeliling Kriteria 3 - JPKA Bermesyuarat 3 Bulan Sekali Kriteria 4 - Bincang Perkara Ditetapkan Mengikut Pekeliling Kriteria 5 - Minit Mesyuarat Disediakan Kriteria 6 - Laporan Suku Tahun Disediakan Dengan Lengkap Dan Dikemukakan Kepada Perbendaharaan/Kementerian Dalam Tempoh Ditetapkan Bil. Butiran Semakan

[Ya ()/Tidak (X)] Catatan

1 JPKA ditubuhkan.

2

Pengerusi/Keahlian mengikut kehendak Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10/2008: a. Peringkat Kementerian/Jabatan:

i. Pengerusi: KSU/TKSU/ KP/TKP ii. Setiausaha: SUB/Ketua Bahagian Kewangan iii. Ahli : Semua Ketua Bahagian; Ketua/Pegawai UAD; Akauntan/Pegawai Perakaunan; Pegawai yang sesuai.

b. Peringkat Jabatan/PTJ: i. Pengerusi: KP/Ketua Pejabat ii. Setiausaha: Ketua Bahagian/Unit Kewangan iii. Ahli: Semua Ketua Bahagian/Unit; Ketua/Pegawai UAD; Akauntan/Pegawai Perakaunan; Pegawai yang sesuai.

3

JPKA bermesyuarat 3 bulan sekali dan minit disediakan.

Bil. Bil. Mesyuarat Tarikh Mesyuarat Minit Disediakan [Ya ()/Tidak (X)] Catatan

1 2 3 4

4

Perkara yang ditetapkan oleh Pekeliling dibincangkan: Semakan Mengikut Bil. Mesyuarat

[Ya ()/Tidak (X)] Catatan 1 2 3 4

i. Pengurusan Bajet ii. Pengurusan Perakaunan iii. Pengurusan Pungutan Dan Tunggakan Hasil iv. Pengurusan Perolehan (selepas bulan Julai 2008) v. Pengurusan Aset dan Stor vi. Penyediaan Dan Pembentangan Penyata Kewangan Dan Laporan Tahunan Oleh Badan-Badan Berkanun vii.Teguran Jabatan Audit Negara Dan Unit Audit Dalam viii.Latihan

5 Laporan Suku Tahunan disediakan dan dikemukakan kepada Perbendaharaan/Kementerian mengikut tempoh yang ditetapkan.


24

Bil. Butiran Semakan [Ya ()/Tidak (X)] Catatan

Laporan Suku Tahun Rujukan Surat Tarikh Catatan

Kriteria 7 - Tindakan Susulan Diambil Terhadap Keputusan Mesyuarat Yang Lepas

Nota: 1 = Suku Tahun Keempat Tahun Kewangan Sebelumnya 2 = Suku Tahun Pertama Tahun Kewangan Pengauditan 3 = Suku Tahun Kedua Tahun Kewangan Pengauditan 4 = Suku Tahun Ketiga Tahun Kewangan Pengauditan

Bil. Mesyuarat JPKA

Isu Penting Yang Berbangkit

Tindakan Susulan Tindakan [Memuaskan()/Tidak

Memuaskan(X)] Catatan

Tindakan Susulan Yang Perlu Diambil Kedudukan Tindakan Terkini

1

2

3

4


25



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT ELEMEN PENGAUDITAN: Jawatankuasa Kewangan Dan Unit Audit Dalam SUB ELEMEN: Pengurusan Jawatankuasa Tindakan Pembangunan Kementerian (JTPK) – Untuk Peringkat Kementerian Sahaja TUJUAN:. Bertanggungjawab memastikan keputusan Majlis Tindakan Negara dan Jawatankuasa Kerja Tindakan Negara dilaksanakan serta menangani isu/masalah dasar dan strategi

pelaksanaan program/projek pembangunan di bawah Dasar Wawasan Negara bagi Kementerian/Negeri masing-masing


1 JTPK ditubuhkan.

Lampiran 1.8.1


3 JTPK bermesyuarat sebulan sekali. (Dapatkan jadual mesyuarat)

4 Perkara yang dibincangkan mengikut pekeliling.

5 Minit mesyuarat disediakan.

6 Tindakan susulan diambil terhadap keputusan mesyuarat yang lepas. Lampiran 1.8.2


26


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan fail mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Pembangunan (JTPK). Hanya perlu ditubuhkan di peringkat Kementerian sahaja. 2. Semak fail mesyuarat JTPK dan tentukan ia diuruskan dengan teratur.

Nota: Bagi menentukan tindakan susulan diambil (kriteria 6), semak minit mesyuarat JTPK untuk empat bulan terakhir. Maklumat kedudukan tindakan terkini mengenai keputusan mesyuarat boleh diperoleh melalui minit mesyuarat seterusnya, temu bual pegawai terlibat ataupun semakan rekod/laporan/fail berkaitan.


a. Arahan Perdana Menteri No. 1/2004 b. PKPA 2/1991

Kriteria 1 - JTPK Ditubuhkan Kriteria 2 - Pengerusi/Ahli Dilantik Mengikut Pekeliling Kriteria 3 - JTPK Bermesyuarat Sebulan Sekali Kriteria 4 - Perkara Yang Dibincangkan Mengikut Pekeliling Kriteria 5 - Minit Mesyuarat Disediakan


1 Jawatankuasa Tindakan Pembangunan (JTPK) ditubuhkan.

2

Pengerusi/keahlian mengikut kehendak Arahan YAB Perdana Menteri No 1 Tahun 2004. i. Pengerusi: KSU ii. Ahli: TKSU (Pembangunan); Ketua Jabatan/Agensi; Ketua Bahagian/Unit Teknikal (jika ada; individu yang dijemput

oleh Pengerusi berasaskan isu semasa yang dibincangkan.

3

JTPK bermesyuarat mengikut sebulan sekali dan minit disediakan.

Bil. Bil. Mesyuarat Tarikh Mesyuarat Minit Disediakan [Ya ()/Tidak (X)] Catatan

1 2 3 4 5

4 Butiran Semakan


Mesyuarat membincangkan: i. Laporan kemajuan pelaksanaan projek pembangunan.

ii. Masalah-masalah berbangkit.


27

Lampiran 1.8.2 Kriteria 6 - Tindakan Susulan Diambil Terhadap Keputusan Mesyuarat Yang Lepas

Nota : 1 = Mesyuarat bulanan yang 4 bulan sebelum tarikh pengauditan. 2 = Mesyuarat bulanan yang 3 bulan sebelum tarikh pengauditan. 3 = Mesyuarat bulanan yang 2 bulan sebelum tarikh pengauditan. 4 = Mesyuarat bulanan sebelum tarikh pengauditan.

Bil. Mesyuarat

JTPK Isu Penting Yang

Berbangkit

Tindakan Susulan Tindakan

[Memuaskan()/ Tidak Memuaskan(X)]

Catatan Tindakan Susulan Yang Perlu Diambil Kedudukan Tindakan Terkini

1

2

3

4


28



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Jawatankuasa Kewangan dan Unit Audit Dalam SUB ELEMEN: Pengurusan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU) Peringkat Kementerian/Negeri (JKTUKN) TUJUAN: Pengurusan JKTU mematuhi peraturan sedia ada


1 JKTU ditubuhkan.

Lampiran 1.9.1

2 Pengerusi/ahli dilantik mengikut Arahan.

3 Bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 4 bulan dan perlu diadakan dalam bulan Januari, Mei dan September setiap tahun.

4 Bincang perkara yang ditetapkan mengikut pekeliling.

5 Minit mesyuarat disediakan.

6 Laporan dihantar kepada Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Keutuhan Pengurusan Kerajaan (JKKMKPK)/Suruhanjaya Pencegah Rasuah Malaysia (SPRM) Setiap Empat Bulan Sekali.


29


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan fail Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU peringkat Kementerian/Negeri. Semak minit mesyuarat JKTU dan tentukan ia diuruskan dengan teratur. 2. Isikan jadual berikut. 3. Rujukan:

a. Arahan YAB Perdana Menteri No. 1 Tahun 2009

Kriteria 1 - JKTU Ditubuhkan Kriteria 2 - Pengerusi/Ahli Dilantik Mengikut Arahan Kriteria 3 - Bermesyuarat 4 Bulan Sekali Kriteria 4 - Bincang Perkara Yang Ditetapkan Mengikut Arahan Kriteria 5 - Minit Mesyuarat Disediakan Kriteria 6 - Laporan Dihantar Kepada JKKMKPK/SPRM


1 JKTU ditubuhkan. 2 Pengerusi/keahlian mengikut kehendak Arahan YAB Perdana Menteri No.1 Tahun 2009: i. Pengerusi: YB Menteri/YAB Menteri Besar/Ketua Menteri ii. Ahli: Seperti Di Nyatakan Dalam Arahan YAB Perdana Menteri

3

JKP bermesyuarat 4 bulan sekali dan minit disediakan. Bil. Bil. Mesyuarat Tarikh Mesyuarat Minit Disediakan [Ya ()/Tidak (X)] Catatan 1 1 2 2 3 3

4

Antara perkara yang perlu dibincangkan adalah: Semakan Mengikut Bil. Mesyuarat [Ya ()/Tidak (X)] Catatan 1 2 3 4 i. Perundangan ii. Sistem dan Prosedur Kerja iii. Kawalan Dalaman

5

Tarikh Laporan Empat Bulan Sekali dikemukakan kepada pihak JKKMKPK/SPRM. Bil. Laporan Suku Tahun Rujukan Surat Tarikh Catatan 1 Bil. 3 (Tahun Sebelumnya) 2 Bil. 1 (Tahun Semasa) 3 Bil. 2 (Tahun Semasa)


30



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Jawatankuasa Kewangan Dan Unit Audit Dalam SUB ELEMEN: Pengurusan Jawatankuasa Audit . TUJUAN: Membincangkan isu-isu yang dibangkitkan sama ada oleh Unit Audit Dalam atau Jabatan Audit Negara dan memastikan tindakan preventive dan corrective diambil oleh

pihak pengurusan supaya kelemahan-kelemahan berkaitan dapat diperbetulkan dan tidak berulang


1 JKA ditubuhkan.

Lampiran 1.10.1


3 JKA bermesyuarat 3 bulan sekali selepas tamat tempoh suku tahun.

4 Bincang perkara ditetapkan mengikut pekeliling. 5 Minit mesyuarat disediakan.

6 Laporan Suku Tahun disediakan dengan lengkap dan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh ditetapkan.

7 Tindakan susulan diambil terhadap keputusan mesyuarat yang lepas.


31


PROSEDUR AUDIT: 4. Dapatkan fail Jawatankuasa Audit. Semak minit mesyuarat Jawatankuasa Audit dan tentukan ia diuruskan dengan teratur. 5. Isikan jadual berikut. 6. Rujukan:

a. Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 5 Mei 2009 – BPKS(8.15)4/5-4 Jld. 3(28)

Kriteria 1 - JKA Ditubuhkan Kriteria 2 - Pengerusi/Ahli Dilantik Mengikut Pekeliling/Arahan Kriteria 3 - Bermesyuarat 3 Bulan Sekali Kriteria 4 - Bincang Perkara Yang Ditetapkan Mengikut Pekeliling Kriteria 5 - Minit Mesyuarat Disediakan Kriteria 6 - Laporan Suku Tahunan Disediakan Kriteria 7 - Laporan Dihantar KepadaPerbendaharan Malaysia Setiap Suku Tahunan


1 JKA ditubuhkan. 2 Pengerusi/keahlian mengikut kehendak Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 5 Mei 2009 iii. Pengerusi: KSU/TKSU/KP/TKP iv. Ahli: Semua Ketua Bahagian; Ketua/Pegawai UAD; Akauntan/Pegawai Perakaunan; Pegawai yang sesuai.

3

JKP bermesyuarat 3 bulan sekali dan minit disediakan. Bil. Bil. Mesyuarat Tarikh Mesyuarat Minit Disediakan [Ya ()/Tidak (X)] Catatan 1 2 3 4

4

Antara perkara yang perlu dibincangkan adalah: Semakan Mengikut Bil. Mesyuarat [Ya ()/Tidak (X)] Catatan 1 2 3 4 i. Perundangan ii. Sistem dan Prosedur Kerja iii. Kawalan Dalaman

5

Tarikh Laporan Suku Tahunan Kementerian/Jabatan/Pejabat dikemukakan kepada pihak Perbendaharaan Malaysia Bil. Laporan Suku Tahun Rujukan Surat Tarikh Catatan 1 2 3 4

Nota: 1 = Suku Tahun Keempat Tahun Kewangan Sebelumnya 2 = Suku Tahun Pertama Tahun Kewangan Pengauditan

3 = Suku Tahun Kedua Tahun Kewangan Pengauditan 4 = Suku Tahun Ketiga Tahun Kewangan Pengauditan


32



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Jawatankuasa Kewangan Dan Unit Audit Dalam SUB ELEMEN: Unit Audit Dalam TUJUAN: Unit yang berfungsi secara bebas untuk memberi kepastian dan khidmat perundingan secara objektif bagi menambah nilai dan mempertin gkatkan tahap operasi organisasi


1 UAD ditubuhkan.

Lampiran 1.11.1

2 Rancangan tahunan disediakan.

3 Rancangan tahunan diluluskan.

4 Rancangan tahunan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh yang ditetapkan.

5 Laporan Tahunan disediakan.

6 Laporan Tahunan diluluskan oleh KSU/Ketua Jabatan.

7 Laporan Tahunan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh yang ditetapkan.


33

Lampiran 1.11.1. KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan Carta Organisasi Kementerian/Jabatan yang terkini dan/atau Buku Waran Perjawatan tahun semasa dan pastikan Unit Audit Dalam (UAD) ditubuhkan. 2. Dapatkan fail yang berkaitan dengan Rancangan Audit tahun semasa serta Laporan tahunan tahun sebelumnya daripada UAD dan pastikan kedua-dua dokumen ini telah disediakan,

diluluskan dan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia seperti yang ditetapkan. 3. Isikan jadual berikut. 4. Rujukan:

a. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/2004 Kriteria 1 - UAD Ditubuhkan Kriteria 2 - Rancangan Tahunan Disediakan Kriteria 3 - Rancangan Tahunan Diluluskan Kriteria 4 - Rancangan Tahunan Dikemukakan Kepada Perbendaharaan Malaysia Kriteria 5 - Laporan Tahunan Disediakan Kriteria 6 - Laporan Tahunan Diluluskan Oleh KSU/Ketua Jabatan Kriteria 7 - Laporan Tahunan Dikemukakan Kepada Perbendaharaan Malaysia Bil. Butiran Semakan


1 Unit Audit Dalam ditubuhkan.

2

Penyediaan dan kelulusan Rancangan Tahunan: Rancangan Tahunan

(Tahun Semasa) Tarikh Disediakan Diluluskan Oleh Tarikh Diluluskan Catatan

3

Mengemukakan Rancangan Tahunan kepada Perbendaharaan Malaysia (selewat-lewatnya pada 31 Januari tahun semasa). Rancangan Tahunan

(Tahun Semasa) Rujukan Surat Tarikh Catatan

4

Penyediaan dan kelulusan Laporan Tahunan: Laporan Tahunan (Tahun Sebelum) Tarikh Disediakan Diluluskan Oleh Tarikh Diluluskan Catatan

5

Mengemukakan Laporan Tahunan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia (selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya). Laporan Tahunan (Tahun Sebelum) Rujukan Surat Tarikh Catatan


34



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Pengurusan Sumber Manusia SUB ELEMEN: : Perjawatan TUJUAN: Pengurusan pegawai dan staf yang terurus dengan sempurna dapat membantu pihak pengurusan menumpukan perhatian sepenuhnya terhadap operasi pengurusan

kewangan tanpa banyak masalah peribadi atau sampingan


1 Pengisian jawatan seperti mana yang diluluskan/mengikut Waran Perjawatan.

Lampiran 1.12.1 2 Mengambil tindakan untuk memastikan jawatan kosong diisikan

sepenuhnya.


35

Lampiran 1.12.1

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan Waran Perjawatan yang diluluskan dan Senarai Perjawatan cawangan/bahagian/unit yang terlibat dalam pengurusan kewangan seperti kewangan, pentadbiran, pembangunan,

perolehan dan aset di Kementerian/Jabatan. 2. Pastikan pengisian jawatan seperti mana yang diluluskan. 3. Pastikan terdapat tindakan bagi memohon pengisian kekosongan jawatan. 4. Isikan jadual berikut. 5. Rujukan:

a. Pekeliling Perkhidmatan 5/2007 Kriteria 1 - Pengisian Jawatan Seperti Mana Yang Diluluskan/Mengikut Waran Perjawatan Kriteria 2 - Mengambil Tindakan Untuk Memastikan Jawatan Kosong Diisikan Sepenuhnya

Bil. Cawangan/Bahagian/Unit Kategori Bil. Jawatan Catatan Lulus Isi Kosong

1

i. Kewangan

Pengurusan Tertinggi Pengurusan dan Profesional

Sokongan I Sokongan II

ii. Pembangunan



iii. Perolehan



2 Sekiranya ada kekosongan, sila nyatakan tindakan Kementerian/Jabatan untuk mengisi kekosongan jawatan dengan memohon kepada KSU/SPA/Ketua Perkhidmatan.


36



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Pengurusan Sumber Manusia SUB ELEMEN : Latihan TUJUAN: Wujud mekanisme untuk memastikan setiap pegawai dilatih sekurang-kurangnya 7 hari setahun


1 Bahagian/Unit/Pegawai latihan ditubuhkan/dilantik.

Lampiran 1.13.1

2 Rancangan tahunan mengenai latihan disediakan.

3 Kursus pengurusan kewangan dirancang.

4 Latihan dilaksanakan mengikut perancangan.

5 Setiap pegawai dilatih sekurang-kurangnya 7 hari dalam setahun. Lampiran 1.13.2


37

Lampiran 1.13.1

KERTAS KERJA PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan fail berkaitan latihan di peringkat Kementerian/Jabatan. 2. Pastikan sama ada wujudnya bahagian/unit atau pegawai yang diberi tanggungjawab menguruskan hal-hal berkaitan latihan. 3. Dapatkan rancangan tahunan dan tentukan kursus pengurusan kewangan dirancang. 4. Tentukan semua kursus/latihan/bengkel/seminar pengurusan kewangan dilaksanakan mengikut rancangan. 5. Pilih semua atau maksimum 30 pegawai pelbagai gred yang terlibat dengan pengurusan kewangan dan dapatkan senarai/laporan latihan mereka untuk tempoh 3 tahun kebelakangan dan

tentukan mereka menghadiri: a. kursus/latihan/bengkel/seminar sekurang-kurangnya 7 hari setahun (tahun semasa); dan b. latihan berkaitan pengurusan kewangan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 3 tahun kebelakangan.

6. Sila isikan jadual berikut. 7. Rujukan:

a. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6/2005 b. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10/2008

Kriteria 1 - Bahagian/Unit/Pegawai Latihan Ditubuhkan/Dilantik Kriteria 2 - Rancangan Tahunan Mengenai Latihan Disediakan Kriteria 3 - Kursus Pengurusan Kewangan Dirancang Kriteria 4 - Latihan Dilaksanakan Mengikut Perancangan Bil. Butiran Semakan


1 Nama Bahagian/Unit/pegawai latihan: 2 Bilangan kursus/latihan/bengkel/seminar yang dirancang.

3 Bilangan kursus/latihan/bengkel/seminar dilaksanakan.

4

Sekiranya terdapat kursus yang dirancang tidak dilaksanakan, dapatkan butiran lanjut dan tentukan sebab.

Tajuk Kursus Bulan Yang Sepatut Dilaksanakan Sebab


38

Lampiran 1.13.2

Kriteria 5 - Setiap Pegawai Dilatih Sekurang-kurangnya 7 Hari Dalam Setahun Senarai kursus yang dihadiri oleh semua atau maksimum 30 pegawai yang terlibat dengan pengurusan kewangan.

Bil. Nama Pegawai Gred Pegawai Cawangan/Bahagian/Unit Bilangan Hari

Berkursus Tahun

Semasa Sebab Kurang 7 Hari

Menghadiri Kursus Pengurusan

Kewangan Dalam Tempoh 3 Tahun

Kebelakangan [Ya ()/Tidak (X)]

Sebab Tidak Hadir Kursus Pengurusan

Kewangan Dalam Tempoh 3 Tahun

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20


39

Lampiran 2.1

GPPAD 2 PENGAUDITAN PENGURUSAN BAJET

KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN : Penyediaan Bajet SUB ELEMEN: TUJUAN: - Penyediaan bajet mengikut peraturan dengan mengambil kira dasar semasa Kerajaan, keperluan sebenar dan keutamaan perbelanjaan.

BIL. KRITERIA YA () / TIDAK (X) RUJUKAN KERTAS KERJA CATATAN

1 Cadangan bajet disediakan berdasarkan input daripada semua peringkat Kementerian/Jabatan.

Lampiran 2.1.1 2

Selepas Perbendaharaan memeriksa/membandingkan cadangan perbelanjaan, Perjanjian Program yang kemas kini dikemukakan kepada Perbendaharaan tidak lewat daripada 31 Oktober tahun semasa.


40


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan Fail Bajet tahunan Kementerian/Jabatan/Pejabat. 2. Dapatkan Jadual Pemeriksaan Bajet mengikut Jabatan/Bahagian/Unit/Pejabat. 3. Tentukan Kementerian/Jabatan/Pejabat telah memperoleh maklum balas daripada semua peringkat (Program/PTJ) semasa menyediakan bajet tahunan semasa. Nyatakan nama

program/PTJ yang tidak memberi maklum balas dan tentukan sebabnya. 4. Tentukan Perjanjian Program bagi tahun semasa telah dikemukakan kepada Perbendaharaan tidak lewat daripada 31 Oktober tahun sebelumnya. 5. Isikan jadual berikut. 6. Rujukan:

a. Pekeliling Perbendaharaan Mengenai Garis Panduan Cadangan Perbelanjaan 2 Tahun b. Pekeliling Perbendaharaan Mengenai Anggaran Perbelanjaan Tahunan

Kriteria 1 – Cadangan Bajet Disediakan Berdasarkan Input Daripada Semua Peringkat Kementerian/Jabatan/Bahagian/Pejabat Kriteria 2 – Selepas Perbendaharaan Memeriksa/Membandingkan Cadangan Perbelanjaan, Perjanjian Program Yang Kemas Kini Dikemukakan Kepada Perbendaharaan Tidak Lewat Daripada 31 Oktober Tahun Semasa

Bil. Butiran Hasil Semakan Catatan

1 Rujukan dan tarikh surat arahan menyediakan bajet:

2. Jadual Pemeriksaan Bajet mengikut Jabatan/Bahagian/Unit/Pejabat.

3

Bilangan Program/PTJ:

Bilangan Program/PTJ yang memberi maklum balas:

Nama Program/PTJ yang tidak memberi maklum balas:

i. ii. iii. iv. v.

Sebab Program/PTJ tidak memberi maklum balas:

4 Rujukan dan tarikh Surat Perjanjian Program dikemukakan:

Sekiranya lewat dari 31 Oktober, nyatakan sebabnya:


41


PENGAUDITAN PENGURUSAN BAJET

KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Pengagihan Peruntukan SUB ELEMEN: TUJUAN: - Untuk memastikan pengagihan peruntukan dibuat dengan segera supaya dapat dibelanjakan dan tidak menjejaskan sistem penyampaian perkhidmatan.


1

Peringkat Kementerian/Pegawai Pengawal: Waran Peruntukan Kecil bagi Perbelanjaan Mengurus dikeluarkan sebaik sahaja salinan Waran Am diterima daripada JANM. Peringkat Jabatan: Waran Peruntukan Kecil bagi Perbelanjaan Mengurus dikeluarkan secepat mungkin sebaik sahaja waran diterima daripada Kementerian/Pegawai Pengawal.

Lampiran 2.2.1

2 Setiap peruntukan diluluskan perlu ada jadual/pelan tindakan supaya dapat dibelanjakan sepenuhnya dalam tahun semasa. Lampiran 2.2.2

3 Buku Vot dikemas kini dengan semua peruntukan yang diagihkan. Lampiran 2.2.1


42

Lampiran B2.2.1

KERTAS KERJA PROSEDUR AUDIT : 1. Dapatkan Fail Waran Peruntukan dan semak tarikh salinan waran am yang diterima.

Nota: a. Waran Am (Anggaran Perbelanjaan Mengurus dan Anggaran Perbelanjaan Pembangunan) dikeluarkan oleh Menteri Kewangan dan dihantar kepada Jabatan Akauntan Negara

Malaysia (JANM) dan kemudiannya JANM akan memanjangkan sesalinan kepada semua Pegawai Pengawal. Pegawai Pengawal akan mengeluarkan waran peruntukan kecil untuk peruntukan mengurus bagi tahun tertentu kepada PTJ di bawahnya mengikut kod Objek Am atau Objek Sebagai.

b. Bagi peruntukan pembangunan, Pegawai Pengawal akan mengeluarkan waran mengikut kod projek dan dikeluarkan setiap suku tahun. Manakala bagi peruntukan dasar baru, Pegawai Pengawal akan mengeluarkan waran peruntukan aktiviti dasar baru dan one off seperti yang dikemukakan semasa permohonan belanjawan.

2. Dapatkan senarai waran peruntukan kecil yang dikeluarkan oleh Kementerian/Pegawai Pengawal(mengurus dan pembangunan). 3. Bagi Peringkat Kementerian/Pegawai Pengawal: Pilih semua atau maksimum 10 Waran Peruntukan Kecil (Mengurus) yang dikeluarkan kepada PTJ dan dapatkan tarikh waran ini

dikeluarkan kepadanya dan tentukan ia dikeluarkan secepat mungkin (tidak lebih 2 minggu dari tarikh Waran Am diterima). 4. Bagi Peringkat Jabatan/Bahagian /Unit/Pejabat: Pilih semua atau maksimum 10 Waran Peruntukan Kecil (Mengurus) yang dikeluarkan kepada PTJ dan dapatkan tarikh waran ini

dikeluarkan kepadanya dan tentukan ia dikeluarkan secepat mungkin (tidak lebih 2 minggu dari tarikh Waran Peruntukan Kecil yang diterima daripada Pegawai Pengawal). 5. Bagi projek pembangunan dan One-Off, pilih semua atau maksimum 10 butiran projek/perolehan dan tentukan sama ada jadual/pelan tindakan yang lengkap disediakan supaya

peruntukan dapat dibelanjakan sepenuhnya sebelum akhir tahun semasa. Nota: Sekiranya jadual ini tidak dapat diperoleh daripada Bahagian/Cawangan Kewangan, sila tentukan Bahagian/Cawangan yang bertanggungjawab terhadap projek/perolehan berkenaan ada menyediakannya.

6. Pastikan agihan peruntukan kepada selain daripada agensi perlu mendapat kelulusan Kementerian Kewangan. 7. Pastikan Waran Peruntukan Kecil yang dipilih untuk diaudit di Kriteria 1, telah dikemaskinikan dalam Buku Vot. 8. Isikan jadual berikut. 9. Rujukan:

a. Pekeliling Perbendaharaan Mengenai Garis Panduan Cadangan Perbelanjaan 2 Tahun b. Pekeliling Perbendaharaan Mengenai Anggaran Perbelanjaan Tahunan c. Surat Arahan Ketua Setiausaha Perbendaharaan bil S/K.Kew/PK/PP/1100/000000/10/31 JLD.23 SK.9 (26) bertarikh 24 April 2008 – Perancangan Perolehan Sebagai Langkah

Mengatasi Amalan Berbelanja Di Penghujung Tahun Dan Permohonan Pengecualian Proses Tender d. Perlembagaan Persekutuan, Akta Pemerbadanan


43

Kriteria 1 – Peringkat Kementerian : Waran Peruntukan Kecil Bagi Perbelanjaan Mengurus Dikeluarkan Sebaik Sahaja Salinan Waran Am Diterima Daripada JANM Peringkat Jabatan : Waran Peruntukan Kecil Bagi Perbelanjaan Mengurus Dikeluarkan Secepat Mungkin Sebaik Sahaja Waran Diterima Daripada Kementerian/Pegawai

Pengawal Kriteria 3 - Buku Vot Dikemas Kini Dengan Semua Peruntukan Yang Diagihkan

Waran Am/Waran Peruntukan Kecil/Geran/Pendahuluan

Diterima Waran Peruntukan Kecil (WPK) Yang Diagihkan

Tempoh Kelewatan (Selepas 2

Minggu Dari Tarikh

Penerimaan) (Hari)

Tarikh Dikemas Kini Dalam Buku Vot

Catatan

Tarikh Jumlah (RM) Bil. No. WPK Tarikh Jumlah

(RM)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


44

Lampiran 2.2.2 Kriteria 2 - Setiap Peruntukan Diluluskan Perlu Ada Jadual/Pelan Tindakan Supaya Dapat Dibelanjakan Sepenuhnya Dalam Tahun Semasa

Bil. Nama Projek/Perolehan Amaun (RM)

Syiling

Tahunan (RM)

Jadual Disediakan [Ya ()/Tidak (X)]

Jadual Dipatuhi [Ya ()/Tidak (X)] Catatan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


45

Lampiran 2.3A


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN : Viremen(mengurus) SUB ELEMEN : TUJUAN : - Bagi memastikan setiap pindah peruntukan mengikut peraturan


1 Pindah peruntukan ditandatangani oleh Pegawai Pengawal atau wakil yang diberi kuasa secara bertulis atau Perbendaharaan.

Lampiran 2.3A.1

2

Semua salinan pindah peruntukan dikemukakan kepada Akauntan Negara Malaysia tidak lewat daripada 31 Disember tahun berkenaan.

3 Pindah peruntukan dikemas kini dalam buku vot. Lampiran 2.3A.2

4 Tambahan peruntukan kepada butiran yang telah dikurangkan melalui pindah peruntukan tidak dibenarkan kecuali mendapat kelulusan Perbendaharaan.

Lampiran 2.3A.3 5 Pengurangan peruntukan kepada butiran yang telah ditambah melalui pindah

peruntukan tidak dibenarkan kecuali mendapat kelulusan Perbendaharaan.


46

Lampiran 2.3A.1 KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Pilih semua atau 10 sampel waran pindah peruntukan mengurus berdasarkan kuasa yang diberikan seperti berikut:

a. Pegawai Pengawal bagi perihal: i. Pindah antara Objek Am dalam aktiviti yang sama

ii. Pindah antara aktiviti dalam program yang sama iii.Pindah di antara Program

b. Perbendaharaan bagi perihal: i. Pindah daripada Objek Am 10000 kepada Objek Am yang lain ii. Pindah Dasar Baru atau One Off ke dasar sedia ada

iii. Badan Berkanun 2. Tentukan semua pindah peruntukan ditandatangani oleh Pegawai Pengawal atau wakilnya yang diberi kuasa secara bertulis atau Perbendaharaan bertulis dengan menyemak fail surat

kuasa. (jika berkenaan) 3. Tentukan semua salinan pindah peruntukan dikemukakan kepada Akauntan Negara Malaysia tidak lewat daripada 31 Disember tahun berkenaan dengan menyemak fail pindah

peruntukan. 4. Tentukan sama ada pindah peruntukan adalah hanya untuk tahun kewangan berkenaan. 5. Isikan jadual berikut: 6. Rujukan:

a. Seksyen 15A(2) Akta Tatacara Kewangan 1957 b. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 20/1990 c. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 11/2008


47

Kriteria 1 - Waran Pindah Peruntukan Ditandatangani Oleh Pegawai Pengawal Atau Wakil Yang Diberi Kuasa Secara Bertulis Atau Perbendaharaan Kriteria 2 - Semua Salinan Waran Pindah Peruntukan Dikemukakan Kepada Akauntan Negara Malaysia Tidak Lewat Daripada 31 Disember Tahun Berkenaan Kriteria 3 - Semua Pindah Peruntukan Adalah Hanya Untuk Tahun Kewangan Berkenaan

Bil. Perihal Pindah Peruntukan No. Waran/No.

Rujukan Kelulusan Perbendaharaan

Jumlah (RM)

Ditandatangani Oleh Pegawai Pengawal Atau

Perbendaharaan [Ya ()/Tidak (X)/Tidak

Berkenaan(TB)]

Wakil Diberi Kuasa Secara Bertulis

[Ya ()/Tidak (X)/Tidak Berkenaan(TB)]

Tarikh Hantar Ke Akauntan

Negara

Pindahan Untuk Tahun Berkenaan [Ya()/Tidak (X)/

Tidak Berkenaan(TB)]

Catatan

1 Pindah Antara Objek Am Dalam Aktiviti Yang Sama

1. 2. 3. 4. 5.

2 Pindah Antara Aktiviti Dalam Program Yang Sama

1. 2. 3. 4. 5.

3 Pindah Di Antara Program

1. 2. 3. 4. 5.

4 Pindah daripada Objek Am 10000 kepada Objek Am yang lain

1. 2. 3. 4. 5.

5 Pindah Dasar Baru Atau One Off Ke Dasar Sedia Ada

1. 2. 3. 4. 5.

6 Pindahan Ke Badan Berkanun 1. 2.


48



Jumlah (RM)



Berkenaan(TB)]




Negara

Pindahan Untuk Tahun Berkenaan [Ya()/Tidak (X)/


Catatan

3. 4. 5.


49

Lampiran 2.3A.2

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Pilih 10 pindah peruntukan sebagai sampel pengauditan (gunakan sampel yang sama untuk kertas kerja Lampiran 2.3A.1). 2. Dapatkan Laporan Senarai Pindah Peruntukan atau Buku Vot. 3. Bandingkan pindah peruntukan dengan laporan atau Buku Vot berkenaan. 4. Pastikan maklumat pada laporan berkenaan adalah bersamaan dengan waran asal. 5. Isikan jadual berikut. 6. Rujukan:

a. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 20/1990

Kriteria 4 - Pindah Peruntukan Dikemas Kini Dalam Buku Vot

Bil. No. Waran Pindah Peruntukan

Laporan Senarai Pindah Peruntukan/Buku Vot Sama Berbanding Dengan Waran Asal [Sama ()/Tidak Sama (X)/Tidak Berkenaan (TB)] Catatan Kod

Jabatan Kod PTJ Tarikh Objek Am/Objek Sebagai

Jumlah (RM)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


50

Lampiran 2.3A.3 KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Pilih 10 waran pindah peruntukan yang melibatkan viremen (tambah dan kurang) sebagai sampel pengauditan. 2. Tentukan tambahan kepada butiran yang telah dikurangkan atau pengurangan kepada butiran yang telah ditambah melalui pindah peruntukan mendapat kelulusan Perbendaharaan. 3. Dapatkan salinan surat kelulusan Perbendaharaan yang berkenaan. 4. Isikan jadual berikut. 5. Rujukan:


Kriteria 5 - Tambahan Kepada Butiran Yang Telah Dikurangkan Melalui Pindah Peruntukan Tidak Dibenarkan Kecuali Mendapat Kelulusan Perbendaharaan Kriteria 6 - Pengurangan Kepada Butiran Yang Telah Ditambah Melalui Pindah Peruntukan Tidak Dibenarkan Kecuali Mendapat Kelulusan Perbendaharaan

Bil. Butiran Peruntukan

Asal (RM)

Tambahan Peruntukan Kurangan Peruntukan Tarikh & Rujukan Surat Kelulusan Perbendaharaan

Catatan Tarikh (RM) Tarikh (RM)

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10


51

Lampiran 2.3B

GPPAD 2


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN : Viremen (pembangunan) SUB ELEMEN : TUJUAN : - Bagi memastikan setiap pindah mengikut peraturan


1 Pindah peruntukan ditandatangani oleh Pegawai Pengawal atau wakil yang diberi kuasa secara bertulis atau Perbendaharaan.

Lampiran 2.3B.1

2 Semua salinan pindah peruntukan dikemukakan kepada Akauntan Negara Malaysia tidak lewat daripada 31 Disember tahun berkenaan.

3 Pindah peruntukan dikemas kini dalam buku vot. Lampiran 2.3B.2

4 Pindah peruntukan melebihi 50% daripada peruntukan tahunan asal perlu mendapat kelulusan Perbendaharaan. Lampiran 2.3B.3

5 Pindah peruntukan melebihi siling RMK tidak dibenarkan.

6 Tambahan kepada butiran yang telah dikurangkan melalui pindah peruntukan tidak dibenarkan kecuali mendapat kelulusan Perbendaharaan.

Lampiran 2.3B.4 7 Pengurangan kepada butiran yang telah ditambah melalui pindah peruntukan tidak

dibenarkan kecuali mendapat kelulusan Perbendaharaan.


52

Lampiran 2.3B.1

KERTAS KERJA PROSEDUR AUDIT: 1. Pilih semua atau 10 sampel waran pindah peruntukan pembangunan berdasarkan kuasa yang diberikan seperti berikut:

a. Pegawai Pengawal bagi perihal: ii. Pindah antara aktiviti dalam program yang sama iii.Pindah di antara Program

2. Tentukan semua pindah peruntukan ditandatangani oleh Pegawai Pengawal atau wakilnya yang diberi kuasa secara bertulis atau Perbendaharaan bertulis dengan menyemak fail surat kuasa. (jika berkenaan)

3. Tentukan semua salinan pindah peruntukan dikemukakan kepada Akauntan Negara Malaysia tidak lewat daripada 31 Disember tahun berkenaan dengan menyemak fail pindah peruntukan.

4. Tentukan sama ada pindah peruntukan adalah hanya untuk tahun kewangan berkenaan. 5. Isikan jadual berikut: 6. Rujukan:

a.Seksyen 15A(2) Akta Tatacara Kewangan 1957 b.Pekeliling Perbendaharaan Bil. 20/1990 c.Pekeliling Perbendaharaan Bil. 11/2008


53

Kriteria 1 - Waran Pindah Peruntukan Ditandatangani Oleh Pegawai Pengawal Atau Wakil Yang Diberi Kuasa Secara Bertulis Atau Perbendaharaan Kriteria 2 - Semua Salinan Waran Pindah Peruntukan Dikemukakan Kepada Akauntan Negara Malaysia Tidak Lewat Daripada 31 Disember Tahun Berkenaan



Jumlah (RM)



Berkenaan(TB)]




Negara Catatan

1 Pindah Antara Aktiviti Dalam Program Yang Sama

1. 2. 3. 4. 5.

2 Pindah Di Antara Program

1. 2. 3. 4. 5.


54

Lampiran 2.3B.2

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Pilih 10 pindah peruntukan sebagai sampel pengauditan (gunakan sampel yang sama untuk kertas kerja Lampiran 2.3B.1). 2. Dapatkan Laporan Senarai Pindah Peruntukan Dalam Program (BV16) atau Buku Vot. 3. Bandingkan pindah peruntukan dengan laporan atau Buku Vot berkenaan. 4. Pastikan maklumat pada laporan berkenaan adalah bersamaan dengan waran asal. 5. Isikan jadual berikut. 6. Rujukan:


Kriteria 3 - Pindah Peruntukan Dikemas Kini Dalam Buku Vot

Bil. No. Waran Pindah Peruntukan

Laporan BV15/BV16 Atau Buku Vot Sama Berbanding Dengan Waran Asal [Sama ()/Tidak Sama (X)/Tidak Berkenaan (TB)] Catatan Kod

Jabatan Kod PTJ Tarikh Objek Am/Objek Sebagai

Jumlah (RM)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


55

Lampiran 2.3B.3

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Pilih 10 waran pindah peruntukan untuk projek pembangunan sebagai sampel pengauditan. 2. Bandingkan jumlah pindah peruntukan dengan peruntukan asal projek pembangunan berkenaan. 3. Jika jumlah pindah peruntukan tersebut melebihi 50% peruntukan asal, dapatkan salinan surat kelulusan Perbendaharaan. 4. Jika jumlah pindah peruntukan tersebut melebihi 100% peruntukan asal, bandingkan pula pindah peruntukan tersebut dengan siling peruntukan RMK bagi projek berkenaan. 5. Isikan jadual berikut. 6. Rujukan: a. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12/2001 b. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 20/1990 Kriteria 4 - Pindah Peruntukan Melebihi 50% Daripada Peruntukan Tahunan Asal Perlu Mendapat Kelulusan Perbendaharaan Kriteria 5 - Pindah Peruntukan Melebihi Siling RMK Tidak Dibenarkan

Bil.

Butiran Projek

Pindah

Peruntukan (RM)

Peruntukan

Asal (RM)

Siling RMK

(RM)

Peratusan Pindah Peruntukan Berdasarkan

(%) Rujukan/Tarikh Surat Kelulusan Perbendaharaan

Catatan

Peruntukan Asal Siling RMK 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10


56

Lampiran 2.3B.4 KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT:

1. Pilih 10 waran pindah peruntukan untuk projek pembangunan yang melibatkan viremen (tambah dan kurang) sebagai sampel pengauditan. 2. Tentukan tambahan kepada butiran yang telah dikurangkan atau pengurangan kepada butiran yang telah ditambah melalui pindah peruntukan mendapat kelulusan Perbendaharaan. 3. Dapatkan salinan surat kelulusan Perbendaharaan yang berkenaan. 4. Isikan jadual berikut. 5. Rujukan:


Kriteria 6 - Tambahan Kepada Butiran Yang Telah Dikurangkan Melalui Pindah Peruntukan Tidak Dibenarkan Kecuali Mendapat Kelulusan Perbendaharaan Kriteria 7 - Pengurangan Kepada Butiran Yang Telah Ditambah Melalui Pindah Peruntukan Tidak Dibenarkan Kecuali Mendapat Kelulusan Perbendaharaan

Bil. Butiran Projek Peruntukan

Asal (RM)

Tambahan Peruntukan Kurangan Peruntukan Tarikh & Rujukan Surat Kelulusan Perbendaharaan

Catatan Tarikh (RM) Tarikh (RM)

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10


57

Lampiran 2.4


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Pemantauan Kemajuan Projek Pembangunan SUB ELEMEN: TUJUAN: - Bagi memastikan wujudnya pemantauan terhadap pelaksanaan projek


1

Kementerian/Jabatan hendaklah memantau maklumat kemajuan kewangan dan fizikal daripada agensi pelaksana secara berjadual/berkala.

Lampiran 2.4.1

2 Data peruntukan dan perbelanjaan projek sentiasa dikemaskinikan dalam Sistem Pemantauan Projek II (SPPII). Lampiran 2.4.2


58


PROSEDUR AUDIT: 1. Tentukan sama ada Kementerian/Jabatan/Pejabat ada menetapkan secara berjadual kaedah memantau kemajuan projek. 2. Tentukan sama ada agensi pelaksana ada mengemukakan Laporan Kemajuan tersebut mengikut tempoh ditetapkan. (Bagi tujuan ini pilih 10 projek yang tertinggi nilainya yang

melibatkan pelbagai agensi pelaksana dan tentukan sama ada Laporan Kemajuan dikemukakan ikut tempoh) 3. Pastikan tindakan susulan mengeluarkan surat peringatan atau dibangkitkan dalam mesyuarat pengurusan diambil untuk mendapatkan laporan berkenaan sekiranya ia tidak dikemukakan

oleh agensi pelaksana. 4. Semak waran peruntukan yang diterima untuk 10 projek berkenaan serta rekod perbelanjaan/akaun projek tahun semasa dan bandingkan dengan laporan daripada Sistem Pemantauan

Projek II dan tentukan maklumat dalam SPP II adalah kemas kini. 5. Dapatkan Laporan Perbelanjaan Tahunan bagi perbelanjaan Mengurus dan Pembangunan dan tentukan jika ada perbelanjaan (sama ada mengikut Objek Am atau keseluruhan) yang

melebihi peruntukan. Sekiranya ada, tentukan sebabnya. 6. Isikan jadual berikut. 7. Rujukan:

a. Pekeliling Perbendaharaan Mengenai Anggaran Perbelanjaan Tahunan b. Pekeliling Perbendaharaan 14/1994 c. Pekeliling Perbendaharaan Mengenai Garis Panduan Cadangan Perbelanjaan 2 Tahun

Kriteria 1 - Kementerian/Jabatan Hendaklah Mengesan Kemajuan Pelaksanaan Projek Dengan Mendapatkan Maklumat Kemajuan Kewangan Dan Fizikal Daripada Agensi Pelaksana

Secara Berjadual/Berkala

Bil. Prosedur Semakan [Ada()/Tiada (X) Catatan

1 Surat arahan kepada agensi pelaksana supaya mengemukakan laporan kemajuan pelaksanaan projek secara berkala. Rujukan surat dan tarikhnya:

2 Agensi pelaksana mengemukakan Laporan Kemajuan tersebut mengikut tempoh ditetapkan. Jika tidak, nyatakan projek , agensi terlibat serta

tempoh: ...……………………………..

3 Surat peringatan dikeluarkan atau dibangkitkan dalam mesyuarat pengurusan terhadap agensi pelaksana yang tidak mengemukakan laporan berkala tepat pada masanya.

Jika tidak, nyatakan maklumat projek dan agensi yang tidak dikeluarkan surat peringatan

4 Agensi pelaksana mengemaskini sistem pemantauan projek II (SPP II) Tarikh akhir maklumat yang dikemaskini.................


59

Lampiran 2.4.2 Kriteria 2 - Data Peruntukan Dan Perbelanjaan Projek Sentiasa Dikemaskinikan Dalam Sistem Pemantauan Projek II (SPPII)

Bil. Butiran Projek Waran Peruntukan Rekod Perbelanjaan/Akaun Projek (RM)

Maklumat Dikemaskinikan Dalam SPP II Dengan Lengkap [Ya ()/Tidak (X)/Tidak Berkenaan(TB)] Catatan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


60



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: : Pelaporan - Untuk Peringkat Kementerian Sahaja SUB ELEMEN TUJUAN: - Menentukan proses akauntabiliti pengurusan bajet dibentangkan


1 Laporan Pengecualian disediakan dan dikemukakan kepada Perbendaharaan bagi perbelanjaan yang melebihi tahap varian bagi tahun sebelumnya.

Lampiran 2.5.1

2 Laporan mengenai keperluan aliran wang tunai bulanan yang disahkan Pegawai Pengawal dikemukakan kepada Perbendaharaan setiap suku tahun.

Lampiran 2.5.2


61


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan Perjanjian Program dan tentukan tahap varian yang ditetapkan atau tahap prestasi yang dipersetujui. 2. Dapatkan semua butiran/output tahun sebelum yang tidak selaras dengan tahap prestasi sepertimana yang ditetapkan dalam Perjanjian Program. 3. Tentukan sama ada Laporan Pengecualian telah disediakan bagi setiap butiran/output yang tidak selaras tersebut. 4. Tentukan juga sama ada Laporan Pengecualian tersebut telah dikemukakan kepada Perbendaharaan mengikut format yang telah ditetapkan dan dikemukakan sebelum atau pada 1 Mac

tahun semasa. 5. Isikan jadual berikut. 6. Rujukan: a. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 11/1988 (Lampiran A : Garis Panduan Mengenai Penyediaan Cadangan Perbelanjaan Mengikut Proses Belanjawan Yang Diubahsuai) b. Pekeliling Perbendaharaan Mengenai Garis Panduan Penyediaan Cadangan Perbelanjaan 2 Tahun

Kriteria 1 - Laporan Pengecualian Disediakan Dan Dikemukakan Ke Perbendaharaan Bagi Perbelanjaan Yang Melebihi Tahap Varian Bagi Tahun Sebelumnya

Bil. Perkara Yang Disemak [Ada ()/Tiada (X) Catatan

1 Adakah butiran perbelanjaan/output selaras dengan tahap prestasi yang dipersetujui?

Jika tidak, nyatakan butiran/output yang tidak selaras tersebut: ........................

2 Laporan Pengecualian disediakan.

3 Laporan Pengecualian yang disediakan meliputi semua butiran/output yang tidak selaras

Jika tidak, senaraikan butiran/output yang tidak diliputi dalam Laporan Pengecualian:

4

Laporan Pengecualian mengikut format yang telah ditetapkan dengan meliputi perkara berikut: a. Data mengenai pencapaian yang tidak selaras b. Sebab ketidakcapaian/ketidak selarasan c. Tindakan untuk memperbaiki keadaan

Jika tidak, nyatakan perkara yang tidak diliputi tersebut.

5. Laporan Pengecualian dikemukakan kepada Perbendaharaan sebelum atau pada 1 Mac tahun semasa

Nyatakan tarikh ia dikemukakan: ..................


62

Lampiran 2.5.2

PROSEDUR AUDIT: Kerajaan memberi keutamaan untuk menguruskan keperluan aliran wang tunai negara dengan cekap dan berkesan supaya strategi bajet dapat dicapai. Sehubungan dengan itu, Pegawai Pengawal hendaklah memastikan unjuran anggaran keperluan aliran tunai agensi masing-masing adalah tepat dan dikemaskinikan setiap suku tahun. Laporan ini hendaklah disahkan oleh Pegawai Pengawal dan dihantar kepada Perbendaharaan sebelum 7 haribulan setiap permulaan suku tahun (Januari, April, Julai dan Oktober).

1. Dapatkan Laporan Unjuran Anggaran Keperluan Aliran Tunai yang dikemukakan ke Perbendaharaan. 2. Tentukan Laporan disediakan bagi setiap suku tahun dan dikemukakan ke Perbendaharaan. 3. Untuk memastikan ketepatan Laporan, tentukan sama ada maklumat keperluan aliran wang tunai diperoleh daripada semua peringkat di bawah kawalan Pegawai Pengawal tersebut. 4. Tentukan Laporan dikemukakan mengikut tempoh ditetapkan. 5. Tentukan Laporan disahkan oleh Pegawai Pengawal. 5. Isikan jadual berikut. 6. Rujukan: a. Pekeliling Perbendaharaan Mengenai Anggaran Perbelanjaan Tahunan Kriteria 2 - Laporan Mengenai Keperluan Aliran Wang Tunai Bulanan Yang Disahkan Pegawai Pengawal Dikemukakan Ke Perbendaharaan Setiap Suku Tahun

Bil. Kriteria Suku Tahun Pertama

(Januari) [Ya ()/Tidak (X)

Suku Tahun Kedua (April)

[Ya ()/Tidak (X)

Suku Tahun Ketiga (Julai)

[Ya ()/ Tidak (X)

Suku Tahun Keempat (Oktober)

[Ya ()/Tidak (X) Ulasan

1 Laporan Unjuran Anggaran Keperluan Aliran Tunai disediakan bagi setiap suku tahun.

2 Laporan Unjuran Anggaran Keperluan Aliran Tunai dikemukakan ke Perbendaharaan.

3

Maklumat bagi penyediaan Laporan Unjuran Anggaran Keperluan Aliran Tunai diperolehi daripada semua peringkat.

4 Laporan Unjuran Anggaran Keperluan Aliran Tunai dikemukakan ke Perbendahraaan ikut tempoh ditetapkan - sebelum 7 haribulan setiap mula suku tahun. (Tandakan dan nyatakan tarikh)

Tarikh:

Tarikh:

Tarikh:

Tarikh:

5 Laporan Unjuran Anggaran Keperluan Aliran Tunai yang dikemukakan adalah mengikut format ditetapkan.

6 Laporan Unjuran Anggaran Keperluan Aliran Tunai yang dikemukakan disahkan oleh Pegawai Pengawal.


63


PENGAUDITAN PENGURUSAN TERIMAAN KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Kawalan Borang Hasil SUB ELEMEN: Penggunaan Borang Hasil TUJUAN: Bagi menentukan semua penggunaan borang hasil dikawal

BIL. KRITERIA YA () / TIDAK (X RUJUKAN KERTAS KERJA CATATAN

A STOR BORANG HASIL

1 Daftar Borang Hasil direkodkan dengan kemas kini dalam Daftar Borang Hasil (Kew 67). (AP 67)

Lampiran 3.1.1 2 Baki stok borang hasil di daftar bersamaan dengan baki sebenar.

3 Borang hasil yang belum digunakan disimpan di tempat yang dikunci dengan selamat. (AP 68)

4 Borang hasil yang diterima disemak dan diperakui betul tentang ketepatan nombor siri di setiap helaian pertama buku resit [AP 66(a)]

5 Kebenaran Ketua Setiausaha Perbendaharaan diperoleh bagi hasil yang dipungut dengan setem hasil. [AP 64(a)]

Lampiran 3.1.2 6 Senarai stok borang hasil dinyatakan dalam surat pemberi alih/pengambil alih yang

disediakan semasa pertukaran pemungut. (AP 66 A)

B PEJABAT/KAUNTER

7 Borang hasil yang dikeluarkan daripada stok disemak sekurang-kurangnya setiap minggu oleh Pemungut atau wakilnya untuk memastikan resit yang belum digunakan masih utuh. [AP 80(c)]

Lampiran 3.1.3


64

Lampiran 3.1.1

KERTAS KERJA PROSEDUR AUDIT: 1. Pilih Bahagian/Unit yang mengendalikan pungutan bagi tujuan pengauditan. Sekiranya Kementerian/Jabatan/Pejabat tidak merupakan pemungut hasil, pilih Bahagian/Unit Kewangan yang

mengendalikan urusan kutipan wang yang lain. 2. Bagi Bahagian/Unit (pemungut) yang dipilih, dapatkan semua surat/invois/surat jabatan mengenai terimaan borang hasil bagi tahun semasa (bulan Januari hingga tarikh

pengauditan) kecuali bagi dan tentukan semua borang hasil yang diterima telah direkodkan dalam Daftar Kew. 67. 3. Buat pemeriksaan fizikal dan kira baki sebenar buku stok, tentukan sama ada ianya bersamaan dengan baki yang dinyatakan pada daftar borang hasil. 4. Tentukan borang hasil yang belum digunakan disimpan di tempat yang dikunci dengan selamat. (strong room, peti besi berkunci). 5. Pilih semua atau maksimum 10 stok borang hasil dan tentukan sama ada terdapat cop/semakan memperakui tentang ketepatan nombor siri mengikut turutan. 6. Isikan jadual berikut. 7. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 66, 67, 68 dan 80 .

Kriteria 1- Borang Hasil Direkodkan Dengan Kemas Kini Dalam Daftar Borang Hasil (AP 67)

Surat/Invois Direkod Pada Daftar Borang Hasil Catatan

Rujukan Tarikh Borang Hasil Nombor Siri Resit [Ya ()/Tidak (X)] Dari Hingga


65

Kriteria 2 - Baki Stok Borang Hasil Di Daftar Bersamaan Dengan Baki Sebenar Kriteria 3 - Borang Hasil Yang Belum Digunakan Disimpan Dengan Selamat (AP 68)

Borang Hasil No. Siri Buku Baki Yang

Dinyatakan Pada Daftar Borang

Hasil

Baki Mengikut Pemeriksaan

Fizikal Perbezaan Tempat Simpan Borang

Hasil Disimpan Dengan

Selamat [Ya ()/Tidak (X)]

Catatan

Kriteria 4 - Borang Hasil Yang Diterima Disemak Dan Diperakui Betul Tentang Ketepatan Nombor Siri Di Setiap Helaian Pertama Buku Resit [AP 66(a)]

Bil. No. Siri Resit Kew. 38 Bukti Semakan [Ada()/Tiada (X)] Catatan Dari Hingga

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


66

Lampiran 3.1.2

KERTAS KERJA PROSEDUR AUDIT: 1. Pastikan sama ada pungutan dengan cara setem hasil ada dilaksanakan pada tahun semasa. Sekiranya ada, dapatkan salinan surat kebenaran Ketua Setiausaha Perbendaharaan

berhubung kelulusan tersebut. 2. Pastikan jika berlaku pertukaran pemungut dalam tahun semasa (bulan Januari hingga tarikh pengauditan), dapatkan surat serah tugas dan tentukan senarai borang hasil dinyatakan. 3. Isikan jadual berikut. 4. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 64 & 66A.

Kriteria 5 - Kebenaran Ketua Setiausaha Perbendaharaan Diperolehi Bagi Hasil Yang Dipungut Dengan Setem Hasil [AP 64(a)]

Kelulusan Nombor Rujukan Surat Kelulusan Tarikh Kelulusan Catatan

Ketua Setiausaha Perbendaharaan

Kriteria 6 - Senarai Stok Borang Hasil Dinyatakan Dalam Surat Pemberi Alih/Pengambil Alih Yang Disediakan Semasa Pertukaran Pemungut (AP 66 A)

Bahagian/ Unit

Tarikh Pertukaran Pemungut

Pemberi Alih Pengambil Alih Surat Pemberi Alih/

Pengambil Alih Disediakan Tarikh Surat

Dikeluarkan

Keterangan Mengenai Stok Borang Hasil Dinyatakan

Nama Nama & Gred Jawatan Nama Nama & Gred

Jawatan [Ya ()/Tidak (X)] [Ada ()/Tiada (X)]


67

Lampiran 3.1.3

KERTAS KERJA PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan borang hasil yang sedang digunakan atau masih dalam simpanan kasyer dan kerani. 2. Semak semua borang hasil yang belum digunakan oleh kasyer dan kerani dan tentukan ia masih utuh. 3. Tentukan semakan mingguan telah dilakukan oleh pegawai penyelia untuk 4 minggu kebelakang dari tarikh pengauditan. 4. Pastikan semakan tidak dijalankan oleh pegawai yang menyimpan/mengguna borang hasil. 5. Isikan jadual berikut. 6. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 80(c)

Kriteria 7 - Borang Hasil Yang Dikeluarkan Daripada Stok Disemak Sekurang-Kurangnya Setiap Minggu Oleh Pemungut Atau Wakilnya Untuk Memastikan Resit Yang Belum Digunakan Masih Utuh [AP 80(c)]

Bil.

No. Borang Hasil Terakhir

Digunakan

No. Siri Borang Hasil Yang Belum

Digunakan Borang Hasil Masih Utuh

[Ya ()/Tidak (X)] Bukti Semakan

[Ya ()/Tidak (X)] Nama/Gred Pegawai

Yang Menyimpan Borang Hasil

Nama/Gred Pegawai Yang

Memeriksa Catatan

No. Siri Tarikh Dari Hingga


68


PENGAUDITAN PENGURUSAN TERIMAAN

KEMENTERIAN/JABATAN/BAHAGIAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Kawalan Borang Hasil SUB ELEMEN : Merekod Borang Hasil TUJUAN : Memastikan kutipan hasil direkodkan dengan sempurna


1 Setiap Resit Rasmi mestilah direkodkan dalam Buku Tunai atau Buku Tunai Elektronik pada hari yang sama. (AP 72)

Lampiran 3.2.1

2 Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menyemak Buku Tunai dengan resit setiap hari. [AP 80(b)]

3 Bagi hasil yang dipungut dengan setem hasil, setem itu dibatalkan dengan sempurna oleh pegawai yang diberi kuasa. [AP 64(c)]

Lampiran 3.2.2 4 Tuntutan dibuat dengan Pos Malaysia Berhad bagi hasil yang dipungut

melalui setem hasil. [AP 64(d)]

5 Semua borang hasil yang hilang direkodkan dan dilaporkan dengan segera. (AP 300) Lampiran 3.2.3


69

Lampiran 3.2.1

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Bagi Bahagian/Unit (pemungut) yang dipilih, semak kesemua resit atau minimum 10 yang dikeluarkan bagi sebulan sebelum tarikh pengauditan. 2. Tentukan semua resit tersebut direkodkan dalam Buku Tunai dengan betul. 3. Semak jika terdapat bukti semakan/tandatangan ringkas pada Buku Tunai oleh pegawai yang bertanggungjawab. 4. Isikan jadual berikut. 5. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 72 dan 80(b) Kriteria 1 - Setiap Resit Rasmi Mestilah Direkodkan Dalam Buku Tunai Atau Buku Tunai Elektronik Pada Hari Yang Sama (AP 72) Kriteria 2 - Pegawai Yang Bertanggungjawab Menyemak Setiap Hari Buku Tunai Dengan Resit [AP 80(b)]

Bil. Resit Catatan Pada

Buku Tunai Tempoh Kelewatan

(Hari)

Bukti Semakan Pegawai Yang

Bertanggungjawab [(Ada ()/Tiada(X)]

Semakan Dilakukan Oleh Pegawai Selain

Daripada Kasyer [(Ya ()/Tidak (X)]

Catatan No. Resit Tarikh Jumlah

(RM) Tarikh Jumlah (RM)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


70


PROSEDUR AUDIT: 1. Tentukan sama ada terdapat hasil yang dipungut dengan setem hasil. Jika ada, dapatkan nama pegawai yang diberikuasa membatalkan setem tersebut. 2. Dapatkan salinan surat tuntutan dengan Pos Malaysia Berhad bagi hasil yang dipungut melalui setem hasil. Sampel adalah bagi 6 tuntutan terakhir. 3. Isikan jadual berikut. 4. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 64 Kriteria 3 - Bagi Hasil Yang Dipungut Dengan Setem Hasil, Setem Itu Dibatalkan Dengan Sempurna Oleh Pegawai Yang Diberi Kuasa [AP 64(c)]

Kriteria 4 - Tuntutan Dibuat Dengan Pos Malaysia Berhad Bagi Hasil Yang Dipungut Melalui Setem [AP 64(d)]

Nama/Gred Pegawai Rujukan Surat Kuasa Membatalkan Setem Tarikh Catatan

Bulan No. Rujukan Surat Tuntutan Tarikh Surat

Jumlah Tuntutan (RM)

Tarikh Terima Tuntutan Catatan


71


PROSEDUR AUDIT: 1. Semak fail kehilangan dan tentukan sama ada terdapat kes kehilangan borang hasil.

Nota: Kehilangan semasa pemeriksaan fizikal terhadap stok borang hasil boleh digunakan sebagai sampel kes kehilangan borang hasil.

2. Tentukan kehilangan dilaporkan kepada pihak Polis dengan kadar segera (24 jam dari waktu kehilangan diketahui). 3. Tentukan Ketua Jabatan mengeluarkan notis pemberitahuan melalui iklan dalam satu akhbar harian utama berbahasa Melayu mengenai kehilangan tersebut. 4. Isikan jadual berikut. 5. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 300, 315 - 324

Kriteria 5 - Semua Borang Hasil Yang Hilang Direkodkan Dan Dilaporkan Dengan Segera (AP 300)

Tarikh Kehilangan

Tarikh Laporan Kepada Pihak

Polis No. Rujukan

Laporan Polis Senarai Borang Hasil

Yang Dilaporkan Hilang Kelewatan Pelaporan

(Hari) Iklan Dalam Akhbar [(Ya ()/Tidak (X)] Catatan


72


PENGAUDITAN PENGURUSAN TERIMAAN KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN : Penerimaan Wang SUB ELEMEN : Kebenaran/Kelulusan Menerima Wang TUJUAN: Memastikan kutipan wang sah berdasarkan undang undang

BIL. KRITERIA YA () / TIDAK (X RUJUKAN KERTAS KERJA CATATAN

1 Hasil yang dikutip adalah mengikut kadar yang dibenarkan. Lampiran 3.3.1

2

Sistem resit bermesin atau elektronik atau cara lain mengeluarkan Resit Rasmi digunakan dengan kelulusan bertulis daripada Akauntan Negara/Pegawai Kewangan Negeri. (AP 91)

Lampiran 3.3.2


73


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan senarai kadar yang diluluskan bagi setiap jenis hasil yang dikutip (diwartakan). 2. Sekiranya terdapat kes di mana hasil yang dikutip tidak sah/perbezaan kadar, pastikan jabatan mengambil tindakan sewajarnya. 3. Dengan menggunakan sampel yang sama pada kertas kerja Lampiran 3.2.1, tentukan hasil yang dikutip adalah mengikut kadar yang diluluskan. Jika terdapat perbezaan, sila dapatkan

penjelasan. 4. Isikan jadual berikut. 5. Rujukan:

a. Perkara 96 Perlembagaan Persekutuan b. Akta Fi 1951 c. Akta/Peraturan berkaitan

Kriteria 1- Hasil Yang Dikutip Adalah Mengikut Kadar Yang Dibenarkan

Bil. No. Resit Tarikh Jumlah (RM) Jenis Hasil Kadar Dikutip

(RM) Kadar

Diluluskan (RM)

Jumlah Perbezaan

(RM) Catatan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


74


PROSEDUR AUDIT: 1. Tentukan jika terdapat penggunaan sistem kutipan bermesin bagi tahun semasa. 2. Jika ada, dapatkan salinan surat kelulusan Akauntan Negara. 3. Isikan jadual berikut. 4. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 91 Kriteria 2 - Sistem Resit Bermesin Atau Elektronik Atau Cara Lain Mengeluarkan Resit Rasmi Digunakan Dengan Kelulusan Bertulis Daripada Akauntan Negara (AP 91)

Tarikh Mula Penggunaan Sistem Nombor Rujukan Surat Kelulusan Tarikh Kelulusan Catatan


75


PENGAUDITAN PENGURUSAN TERIMAAN KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: : Penerimaan Wang SUB ELEMEN Keselamatan Semasa Kutipan TUJUAN : Memastikan kutipan kutipan dijaga dengan selamat


1 Ciri-ciri keselamatan wujud di ruang tempat kasyer membuat kutipan hasil.

Lampiran 3.4.1 2 Notis kepada orang awam untuk meminta resit ada dipaparkan di

tempat yang mudah dilihat. (AP 61)

3 Ciri-ciri keselamatan wujud bagi kutipan yang dibuat secara mesin dan juga elektronik. [AP 70(b)] Lampiran 3.4.2


76


PROSEDUR AUDIT: 1. Bagi pejabat yang memungut hasil daripada orang awam, tentukan ciri-ciri keselamatan wujud di tempat kasyer seperti ruang berasingan disediakan bagi kasyer dan notis melarang

orang awam memasuki ruang kasyer. 2. Tentukan notis kepada orang awam untuk meminta resit dipaparkan serta ditempatkan di lokasi yang mudah dilihat. 3. Isikan jadual berikut. 4. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 61 Kriteria 1- Ciri-Ciri Keselamatan Wujud Di Ruang Tempat Kasyer Membuat Kutipan Hasil

Nama Bahagian/Unit

Pejabat Memungut Daripada Orang

Awam [Ya ()/Tidak(X)]

Kewujudan Ciri-Ciri Keselamatan

[Ya ()/Tidak (X)] Nyatakan Ciri-Ciri

Keselamatan Ulasan Jika Tiada Ciri-Ciri Keselamatan

Kriteria 2 - Notis Kepada Orang Awam Untuk Meminta Resit Ada Dipaparkan Di Tempat Yang Mudah Dilihat (AP 61)

Notis Dipaparkan Ya ()/Tidak (X)

Notis Mudah Dilihat [Ya ()/Tidak (X)] Ulasan


77


PROSEDUR AUDIT: 1. Bagi sistem pengeluaran Resit Rasmi melalui mesin beresit (seperti NCR), tentukan kawalan dalaman mempunyai ciri-ciri berikut:

a. Kunci mesin beresit dipegang oleh Pemungut sendiri atau pegawai kanan selain daripada operator mesin; b. Password Pegawai Penyelia dan nombor operator (ID) dirahsiakan; c. Password ditukar dari semasa ke semasa atau jika terdapat pertukaran pegawai; d. Buku Log mesin beresit diselenggara; e. Daftar Pembukaan/Penutupan Mesin disedia atau disimpan oleh Pegawai Penyelia/Operator/Kasyer; dan f. Media storan data ada disimpan oleh Pegawai Penyelia dan ia adalah terkawal dan disimpan di tempat yang selamat.

2. Bagi sistem pengeluaran resit rasmi secara elektronik, tentukan kawalan dalaman mempunyai ciri-ciri berikut: a. Fail Log (mengandungi maklumat kod terimaan, tarikh dan waktu transaksi, kod operator, kod mesin, waktu mula dan akhir, tarikh, jumlah dan cara terimaan, nombor resit mula hingga

akhir serta bilangan dan senarai resit yang dibatalkan) diwujudkan; b. Password ditukar dari semasa ke semasa atau jika terdapat pertukaran pegawai; c. Kad pintar disimpan oleh pengguna dengan selamat dan hanya digunakan olehnya; d. Media storan data ada disimpan oleh Pegawai Penyelia dan ia adalah terkawal dan disimpan di tempat yang selamat.


a. Arahan Perbendaharaan 63 & 70

Kriteria 3 – Ciri-Ciri Keselamatan Wujud Bagi Kutipan Yang Dibuat Secara Mesin Dan Juga Elektronik [AP 70(b)] : Mesin Beresit

Bil. Perkara Hasil Semakan [Ya ()/Tidak (X) Catatan

1 Kunci mesin beresit dipegang oleh Pemungut atau pegawai kanan selain daripada operator mesin. 2 Password Pegawai Penyelia dan nombor operator (ID) dirahsiakan. 3 Password ditukar dari semasa ke semasa atau jika terdapat pertukaran pegawai. 4 Buku Log diselenggara. 5 Daftar Pembukaan/Penutupan Mesin disedia atau disimpan oleh Pegawai Penyelia/Operator/Kasyer. 6 Media storan data ada disimpan oleh Pegawai Penyelia. 7 Media storan adalah terkawal dan disimpan di tempat yang selamat.


78

Kriteria 3 – Ciri-Ciri Keselamatan Wujud Bagi Kutipan Yang Dibuat Secara Mesin Dan Juga Elektronik [AP 70(b)] : Terimaan Secara Elektronik

Bil. Perkara Hasil Semakan [Ya ()/Tidak (X) Catatan

1 Fail Log (mengandungi maklumat kod terimaan, tarikh dan waktu transaksi, kod operator, kod mesin, waktu mula dan akhir, tarikh, jumlah dan cara terimaan, nombor resit mula hingga akhir serta bilangan dan senarai resit yang dibatalkan) diwujudkan.

2 Password ditukar dari semasa ke semasa atau jika terdapat pertukaran pegawai. 3 Kad pintar disimpan oleh pengguna dengan selamat dan hanya digunakan olehnya. 4 Media storan data ada disimpan oleh Pegawai Penyelia.

5 Media storan data adalah terkawal dan disimpan di tempat yang selamat.


79


PENGAUDITAN PENGURUSAN TERIMAAN KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN KAWALAN: Penerimaan Wang SUB ELEMEN: Penerimaan melalui mel TUJUAN: Penerimaan wang dan barang berharga direkod dengan sempurna


1 Daftar Mel diselenggara oleh pegawai selain daripada juruwang/pegawai yang menyediakan resit. [AP 71 (a)] Lampiran 3.5.1

2 Daftar Mel diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. [AP 71 (b)] Lampiran 3.5.2

3 Resit dikeluarkan pada hari yang sama. [AP 60 (ii)] Lampiran 3.5.3

4 Daftar Mel diperiksa dan disemak setiap hari dengan Buku Tunai oleh Pegawai Penyelia dengan menurunkan tandatangan ringkas. [AP 71(e)]

JUMLAH


80


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan nama pegawai yang ditugaskan menyelenggara Daftar Mel. 2. Pastikan juruwang/pegawai yang menyediakan resit tidak terlibat menyelenggara Daftar Mel. 3. Isikan jadual berikut. 4. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 71 Kriteria 1- Daftar Mel Diselenggara Oleh Pegawai Selain Daripada Juruwang/Pegawai Yang Menyediakan Resit [AP 71 (a)]

Bidang Tugas Nama Pegawai Gred Jawatan Catatan

Selenggara Daftar Mel

1.

2.

3.

Menyediakan Resit

1.

2.

3.


81


PROSEDUR AUDIT: 1. Pada tarikh pengauditan, dapatkan semua mel yang belum direkodkan dalam Daftar Mel. Sekiranya terdapat mel yang mengandungi cek/kiriman wang/wang pos/barang berharga yang

belum direkodkan, senaraikan semua mel berkaitan kecuali mel yang baru diterima. Sekiranya kelewatan berlaku, tentukan sebabnya. Nota: Kelewatan merekodkan mel pada hari ia diterima boleh dibangkitkan sebagai isu Daftar Mel tidak kemas kini.

2. Semak Daftar Mel dan tentukan format adalah seperti yang ditetapkan (mempunyai ruangan tarikh terima, nama pengirim, nombor pendaftaran bungkusan, nombor cek, amaun dan perihal dokumen atau barang serta nombor resit akuan terima).

3. Skrutini Daftar Mel bagi 3 bulan terakhir dari tarikh pengauditan dan tentukan semua ruangan diisi dengan lengkap. Sekiranya terdapat ruangan yang tidak diisi, senaraikan butirannya. 4. Semak semua atau minimum 10 terimaan wang (cek/kiriman wang/wang pos) yang diterima melalui pos atau penghantar dan pastikan resit akaun terima telah dikeluarkan pada hari

yang sama. Sekiranya kelewatan berlaku, tentukan sebabnya. 5. Bagi sampel 10 terimaan di atas, pastikan Pegawai Penyelia telah memeriksa Daftar Mel kepada Buku Tunai setiap hari dengan menurunkan tandatangan ringkasnya. 6. Isikan jadual berikut. 7. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 71 Kriteria 2 – Daftar Mel Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kini [AP 71 (b)] : Senarai Mel Yang Belum Direkodkan Semasa Pengauditan

Bil. Tarikh Pengauditan

Perihal Dokumen

Yang Diterima

Nombor Cek/Kiriman

Wang/Wang Pos Amaun Tarikh Mel

Diterima Tempoh

Kelewatan (Hari)

Catatan

1 2 3 4 5

Kriteria 2 – Daftar Mel Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kini [AP 71 (b)] : Ruangan Daftar Mel Yang Tidak Diisi Lengkap

Bulan Bil. Mel Dalam Daftar

Ruangan Daftar Mel Yang Diisi Lengkap [Ya ()/Tidak (X)] Catatan Tarikh

Terima Nama Pengirim Nombor Pendaftaran Bungkusan

Nombor Cek/Kiriman Wang/Wang Pos

Amaun (RM)

Perihal Dokumen/Barang Nombor Resit


82

Lampiran 3.5.3 Kriteria 3 - Resit Dikeluarkan Pada Hari Yang Sama [AP 60 (ii)] Kriteria 4 - Daftar Mel Diperiksa Dan Disemak Setiap Hari Dengan Buku Tunai Oleh Pegawai Penyelia Dengan Menurunkan Tandatangan Ringkas [AP 71(e)]

Bil. No. Rujukan Pada Daftar Mel

Nombor Cek/Kiriman Wang/Wang

Pos

Amaun (RM)

Tarikh Mel

Diterima No. Resit Tarikh Resit

Tempoh Kelewatan

Resit Dikeluarkan

(Hari)

Mempunyai Bukti/ Tandatangan

Ringkas Semakan [Ya ()/Tidak (X)]

Catatan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


83


PENGAUDITAN PENGURUSAN TERIMAAN KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN KAWALAN: Penerimaan Wang SUB ELEMEN: Pengurusan Cek Tak Laku TUJUAN: Memastikan pengurusan/perakaunan cek tak laku mematuhi peraturan yang berkuat kuasa


1 Daftar Cek Tak Laku diselenggara [AP 76 (b)]

Lampiran 3.6.1 2 Pelarasan perlu ditunjukkan di dalam Buku Tunai apabila cek tersebut

diketahui tak laku.

3 Tindakan untuk mendapatkan amaun gantian cek

JUMLAH


84


PROSEDUR AUDIT: 1. Pastikan Daftar Cek Tak Laku diselenggarakan. 2. Maklumat Daftar adalah lengkap dan kemas kini. 3. Pilih 2 bulan senarai cek tak laku yang diterima daripada Pejabat Perakaunan untuk semakan. 4 Isikan jadual berikut. 5. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 76(b) b. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil. 1 Tahun 1994

Kriteria 1- Daftar Cek Tak Laku diselenggara [AP 76 (b)] Kriteria 2 - Pelarasan perlu ditunjukkan di dalam Buku Tunai apabila cek tersebut diketahui tak laku. Kriteria 3 – Tindakan untuk mendapatkan amaun gantian cek

Bil. Butiran Semakan Daftar Cek Ya(/)/Tidak(x) Catatan

1. Format Daftar Cek Tak Laku disediakan mengikut kehendak Surat Pekeliling ANM Bil. 1/1994

2. Maklumat lengkap dan kemas kini

3. Senarai Cek Tak Laku telah diselaraskan dalam Buku Tunai dan Akaun Hasil/Amanah/Vot yang berkenaan.

4. Pembayar/Pengeluar cek telah dihubungi untuk mendapatkan amaun gantian cek.


85


PENGAUDITAN PENGURUSAN TERIMAAN KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN KAWALAN: Penerimaan Wang SUB ELEMEN: Penerimaan melalui e-Payment/Online TUJUAN: Penerimaan wang direkod dengan sempurna


1 Laporan urus niaga harian dicetak dari sistem Kementerian/Jabatan dan disemak dengan Laporan urus niaga harian Bank.

Lampiran 3.7.1

2 Penyata Pemungut disediakan oleh Kementerian/Jabatan dan dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan.

3

Semua terimaan hendaklah dipindahkan ke Akaun Bank Terimaan Pejabat Perakaunan. Jika terdapat perbezaan antara amaun yang dipindahkan dengan Laporan urus niaga harian, maklumkan kepada bank untuk tindakan.

JUMLAH


86


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan Fail Laporan Urus Niaga Harian dan Laporan Urus Niaga harian Bank untuk semakan. 2. Pilih semua atau maksimum sepuluh (10) transaksi harian bagi bulan terkini untuk semakan. 3 Isikan jadual berikut. 4. Rujukan:

a. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 3 Tahun 2007 b. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 2 Tahun 2008 c. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 6 Tahun 2008 d. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 2 Tahun 2009

Kriteria 1- Laporan urus niaga harian dicetak dari sistem Kementerian/Jabatan dan disemak dengan Laporan urus niaga harian Bank. Kriteria 2 - Penyata Pemungut disediakan oleh Kementerian/Jabatan dan dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan. Kriteria 3 – Semua terimaan hendaklah dipindahkan ke Akaun Bank Terimaan Pejabat Perakaunan. Jika terdapat perbezaan antara amaun yang dipindahkan dengan Laporan urus niaga

harian, maklumkan kepada bank untuk tindakan.

Bil. Butiran Semakan Ya(/)/Tidak(x) Catatan

1. Pastikan Laporan Harian Urus Niaga Kementerian/Jabatan dicetak dan Laporan Urus Niaga Bank diperoleh serta semakan telah dijalankan

2. Penyata Pemungut disediakan dan dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan

3. Terimaan telah dipindahkan ke Akaun Bank Terimaan Pejabat Perakaunan dalam tempoh yang ditetapkan

4. Sebarang perbezaan amaun pindahan, tindakan telah diambil untuk memaklumkan kepada pihak bank.


87

Lampiran 3.8

GPPAD 3 PENGAUDITAN PENGURUSAN TERIMAAN

KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Penerimaan Wang SUB ELEMEN : Perakuan Penerimaan Wang TUJUAN: Memastikan kawalan penerimaan wang diadakan


1 Resit dikeluarkan dengan segera bagi semua kutipan. (AP 60) Lampiran 3.8.1

2 Meminda resit adalah dilarang dan resit yang dibatalkan berserta salinannya hendaklah dikemukakan untuk diaudit. [AP62 (a)]

Lampiran 3.8.2 3 Resit Rasmi hendaklah dibatalkan oleh pegawai yang diberi kuasa

secara bertulis. [AP62(b)]


88

Lampiran 3.8.1

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Pilih satu kaunter dan pastikan wang tunai fizikal bersamaan dengan jumlah dalam salinan resit semasa. Pemeriksaan Audit ini hendaklah dijalankan pada waktu petang mengikut

kesesuaian pemungut. 2. Tentukan resit rasmi telah dikeluarkan dengan segera bagi semua kutipan. 3. Skrutini salinan resit yang dikeluarkan pada bulan sebelum hingga tarikh pengauditan dijalankan dan tentukan sama ada terdapat resit yang telah dipinda tetapi tidak dibatalkan.

Senaraikan butiran resit berkenaan. 4. Semak Buku Tunai/buku resit bagi bulan sebelum hingga tarikh pengauditan dijalankan dan kenal pasti sekiranya terdapat resit yang dibatalkan. 5. Dapatkan surat kuasa pegawai yang diberikuasa membatalkan resit 6. Tentukan semua resit yang dibatalkan oleh pegawai yang diberi kuasa secara bertulis dan disimpan bersama salinan asalnya.

Nota: Resit asal yang dibatal berserta salinannya akan dikemukakan kepada UAD Jabatan Akauntan Negara semasa penyerahan Akaun Tunai Bulanan Kementerian/Jabatan.


a. Arahan Perbendaharaan 60 & 62


89

Kriteria 1- Resit Dikeluarkan Dengan Segera Bagi Semua Kutipan (AP 60) Tarikh Dan Waktu Semakan Audit Dijalankan: _________________________

Tandatangan Kasyer: Nama: Jawatan/Gred Jawatan: No. Kaunter:

Jumlah Mengikut

Kiraan Wang Secara Fizikal (RM)

Jumlah Kutipan Yang Dikeluarkan Resit

Perbezaan (Jika Ada)

Nyatakan Sebab Resit Tidak Dikeluarkan Segera Catatan

Tarikh

No. Resit Jumlah

(RM) Dari Hingga


90

Lampiran 3.8.2 Kriteria 2 - Meminda resit adalah dilarang dan resit yang dibatalkan berserta salinannya hendaklah dikemukakan untuk diaudit [AP62 (a)] : Senarai Resit Yang Ada Pindaan

Tetapi Tidak Dibatalkan

Bil. Resit Rasmi Amaun

(RM) Catatan No. Siri Tarikh

1

2

3

4

5

Jumlah

Kriteria 2 - Meminda Resit Adalah Dilarang Dan Resit Yang Dibatalkan Berserta Salinannya Hendaklah Dikemukakan Untuk Diaudit [AP62 (a)] Kriteria 3 - Resit Rasmi Hendaklah Dibatalkan Oleh Pegawai Yang Diberi Kuasa Secara Bertulis [AP62(b)]: Senarai Resit Yang Dibatalkan

Bil. Resit Rasmi Amaun

(RM) Salinan Asal

[Ada ()/Tiada (X)]

Pegawai Yang Membatalkan Resit Pegawai Diberi Kuasa Secara Bertulis

[Ada ()/Tiada (X)] Catatan

No. Siri Tarikh Nama Gred

1

2

3

4

5

Jumlah


91



KEMENTERIANJABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Keselamatan wang SUB ELEMEN: Kemasukan Pungutan Ke Bank TUJUAN: Memastikan terdapat kawalan kemasukan pungutan ke bank BIL. KRITERIA YA () / TIDAK (X) RUJUKAN


1 Pungutan dimasukkan ke bank dengan segera. [AP 78(a)]

Lampiran 3.9.1

2 Setiap kemasukan pungutan ke bank dicatatkan ke dalam Buku Tunai atau Buku Tunai Elektronik pada hari yang sama. [AP 79(b)]

3 Seorang pegawai bertanggungjawab menyemak penyata pemungut selepas kemasukan ke bank bagi menentukan jumlah sebenar telah dibankkan. [AP 80(d)]

4 Pungutan yang tidak sempat dibankkan disimpan di tempat berkunci dengan selamat. [AP 126(b)] Lampiran 3.9.2


92


PROSEDUR AUDIT : 1. Gunakan sampel resit di Lampiran 3.2.1 dan pastikan kutipan dimasuk ke bank selewat-lewatnya pada hari kerja berikutnya.

Nota: a. Pungutan wang tunai melebihi RM500 atau jumlah pungutan (termasuk wang tunai, cek, wang pos dan kiriman wang ) melebihi RM2,000 perlu dimasukkan ke dalam bank pada

hari yang sama atau hari kerja yang berikutnya. b. Terimaan menerusi cek yang kurang daripada RM2,000 perlu dibayar masuk ke bank tidak lewat dari 1 minggu dari tarikh ia diterima. c. Semua pungutan tidak kira jumlahnya perlu dimasukkan ke bank pada hari kerja yang akhir dalam tempoh akaun bulanan atau apa-apa tempoh akaun yang lebih singkat yang ditetapkan oleh JANM.


a. Arahan Perbendaharaan 78, 79 dan 80 Kriteria 1 - Pungutan Dimasukkan Ke Bank Dengan Segera [AP 78(a)] Kriteria 2 - Setiap Kemasukan Pungutan Ke Bank Dicatatkan Ke Dalam Buku Tunai Atau Buku Tunai Elektronik Pada Hari Yang Sama [AP 79(b)] Kriteria 3 - Seorang Pegawai Bertanggungjawab Menyemak Penyata Pemungut Selepas Kemasukan Ke Bank Bagi Menentukan Jumlah Sebenar Telah Dibankkan [AP 80(d)]

Buku Tunai Penyata Pemungut Pungutan Dibankkan Mengikut Tempoh [Ya ()/

Tiada (X)]

Tempoh

Kelewatan (Hari)

Tarikh Penyata

Pemungut Direkodkan Dalam Buku

Tunai

Penyata Pemungut

Direkodkan Pada Hari

Yang Sama [Ya ()/

Tiada (X)]

Tempoh

Kelewatan (Hari)

Pegawai Penyelia Menyemak

Penyata Pemungut

Selepas Dibankkan

[Ya ()/Tiada (X)]

Catatan Tempoh Pungutan

No. Resit* Jumlah

(RM) No. Tarikh Jumlah (RM)

Tarikh Masuk

Ke Bank Dari Hingga


93


PROSEDUR AUDIT: 1. Tentukan tempat penyimpanan pungutan yang tidak sempat dimasukkan ke bank adalah selamat iaitu peti besi, bilik kebal, peti besi malam hari atau karung berkunci di balai polis. 2. Jika tempat penyimpanan tidak selamat, nyatakan kaedah penyimpanan yang diamalkan. 3. Isikan jadual berikut. 4. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharan 126 Kriteria 4 - Pungutan Yang Tidak Sempat Dibankkan Disimpan Dengan Selamat [AP 126(b)]

Bil. Jumlah Kutipan

Tempoh Kutipan

Tempat Penyimpanan

Selamat [Ya ()/Tiada

(X)]

Kaedah Penyimpanan Catatan


94



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Perakaunan Terimaan/Hasil SUB ELEMEN: Penyata Bulanan TUJUAN : Bagi memastikan penyata bulanan dikemukakan pada pejabat pembayar dalam tempoh yang ditetapkan BIL. KRITERIA YA () / TIDAK (X) / TIDAK

BERKENAAN (TB) RUJUKAN


1 Akaun Tunai Bulanan ada diserahkan kepada Pejabat Pembayar dalam tempoh yang ditetapkan. [AP 145(a)(b)] Lampiran 3.10.1

2

Tentukan sama ada Penyata Bulanan Pemungut Hasil yang diterima dari Pejabat Perakaunan disesuaikan dengan Buku Tunai untuk menentukan segala pungutan yang diserah ke bank telah diambil kira oleh Pejabat Perakaunan.[AP 143(b)]

Lampiran 3.10.2


95


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan fail penghantaran Akaun Tunai Bulanan bagi bulan Januari hingga bulan sebelum tarikh pengauditan. 2. Tentukan penghantaran dibuat selewat-lewatnya 10 haribulan bulan berikutnya. 3. Isikan jadual berikut. 4. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 145 Kriteria 1 - Bagi Akaun Kerajaan Persekutuan, Akaun Tunai Bulanan Ada Diserahkan Kepada Pejabat Pembayar Dalam Tempoh Yang Ditetapkan [AP 145(a)(b)]

Bulan Tarikh Penghantaran Akaun Tunai Bulanan Tempoh Kelewatan

(Hari) Catatan Sepatut Sebenar

Januari

Februari

Mac

April

Mei

Jun

Julai

Ogos

September

Oktober


96


PROSEDUR AUDIT: 1. Tentukan penyata penyesuaian hasil disediakan bagi setiap kod hasil bagi bulan terakhir sebelum tarikh pengauditan. 2. Pilih semua atau minimum 5 kod hasil yang mempunyai nilai pungutan tertinggi dan pastikan ketepatan penyata penyesuaian yang disediakan seperti berikut:

i. Baki pada penyata penyesuaian dicatat dengan betul. Semak baki kepada Buku Tunai dan Laporan Terperinci Hasil Bulanan (C331) yang diterima daripada pejabat pembayar. ii. Setiap perbezaan disokong dengan butiran sokongan (rujukan dokumen). iii. Pastikan tidak wujudnya urus niaga yang tidak dapat dikenal pasti (balancing figures). iv. Semak ketepatan perkiraan jumlah.

3. Isikan jadual berikut. 4. Rujukan: a. Arahan Perbendaharaan 143

Kriteria 2 – Tentukan Sama Ada Penyata Bulanan Pemungut Hasil Yang Diterima Dari Pejabat Perakaunan Disesuaikan Dengan Buku Tunai Untuk Menentukan Segala

Pungutan Yang Diserah Ke Bank Telah Diambil Kira Oleh Pejabat Perakaunan [AP 143(b)] : Penyata Penyesuaian Disediakan

Bulan Kod Hasil Perihal Hasil Penyata Penyesuaian (PP) Disediakan [Ya()/Tidak(X)] Catatan


97

Kriteria 2 – Tentukan Sama Ada Penyata Bulanan Pemungut Hasil Yang Diterima Dari Pejabat Perakaunan Disesuaikan Dengan Buku Tunai Untuk Menentukan Segala Pungutan Yang Diserah Ke Bank Telah Diambil Kira Oleh Pejabat Perakaunan [AP 143(b)] : Ketepatan Penyata Penyesuaian

Bulan Kod Hasil Perihal Hasil

Baki Buku Tunai Sama Dengan Penyata Penyesuaian

Baki Laporan Sama Dengan Penyata Penyesuaian

Catatan [Ya()/Tidak(X)] Baki Buku Tunai Baki PP [Ya()/Tidak(X)] Baki Laporan Baki PP

Kriteria 2 –Tentukan Sama Ada Penyata Bulanan Pemungut Hasil Yang Diterima Dari Pejabat Perakaunan Disesuaikan Dengan Buku Tunai Untuk Menentukan Segala Pungutan Yang Diserah Ke Bank Telah Diambil Kira Oleh Pejabat Perakaunan [AP 143(b)] : Ketepatan Penyata Penyesuaian

Bulan Kod Hasil Perihal Hasil

Perbezaan Disokong Dengan Butiran Sokongan

(Rujukan Dokumen) Tiada Urus Niaga Yang Tidak Dapat

Dikenal Pasti Perkiraan Jumlah Tepat

Catatan [Ya()/

Tidak(X)] Perihal Amaun (RM)

[Ya()/ Tidak (X)]

Amaun Dt

(RM)

Amaun Kt

(RM) [Ya()/Tidak(X)] Jumlah PP

(RM) Jumlah Sebenar

(RM)


98



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Perakaunan hasil/terima SUN ELEMEN : Akaun Belum Terima TUJUAN: Memastikan pengendalian Akaun Belum Terima adalah mematuhi peraturan yang ditetapkan BIL. KRITERIA YA () / TIDAK (X) / TIDAK

BERKENAAN (TB) RUJUKAN


1 Laporan Akaun Belum Terima dikemukakan kepada Akauntan Negara Malaysia dalam tempoh ditetapkan.

Lampiran 3.11.1

2 Tiada tunggakan hasil/bayaran balik pinjaman/hutang lain.

3 Tempoh tunggakan hasil/bayaran balik pinjaman/hutang lain tidak melebihi 72 bulan.

4 Jumlah tunggakan hasil/bayaran balik pinjaman/hutang lain tahun semasa tidak meningkat melebihi 100% berbanding tahun sebelumnya. Lampiran 3.11.2


99

Lampiran 3.11.1

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan penyata ABT bulan Jun dan Disember tahun semasa yang diterima oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM). 2. Pastikan Penyata ABT bulan Jun dan Disember tahun semasa dikemukakan selewat-lewatnya pada bulan Ogos tahun semasa dan Februari tahun berikutnya kepada JANM. 3. Berdasarkan penyata ini, tentukan:

a. Kementerian/Jabatan (yang mempunyai Pegawai Pengawal sendiri) yang mempunyai tunggakan hasil/bayaran balik pinjaman/hutang lain. b. Tempoh tunggakan hasil tidak melebihi 6 tahun. c. Jumlah tunggakan hasil tahun semasa tidak meningkat melebihi 100% berbanding tahun sebelumnya.

4. Isi jadual berikut. 5. Rujukan:

a. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3/2008 Kriteria 1 - Laporan Akaun Belum Terima Dikemukakan Kepada Akauntan Negara Malaysia Dalam Tempoh Ditetapkan Kriteria 2 - Tiada Tunggakan Hasil /Bayaran Balik Pinjaman/Hutang Lain Kriteria 3 - Tempoh Tunggakan Hasil /Bayaran Balik Pinjaman/Hutang Lain Tidak Melebihi 72 Bulan

Bil. Kementerian/Jabatan

Laporan Dikemukakan

Dalam Tempoh Ditetapkan

[Ya()/Tidak(X)]

Tunggakan

[Ada()/ Tiada(X)]

Tunggakan

Kasar (RM)

Dihapus Kira (RM)

Bersih (RM)

Lebih 72 Bulan

(RM) (%) [Ya()/ Tidak(X)]

JUMLAH


100

Lampiran 3.11.2

Kriteria 4 - Jumlah Tunggakan Hasil /Bayaran Balik Pinjaman/Hutang Lain Tahun Semasa Tidak Meningkat Melebihi 100%/RM10 Juta Berbanding Tahun Sebelumnya

Bil.

Kementerian/ Jabatan

Tunggakan Bersih Perbezaan Tidak Melebihi 100%/RM10 Juta [Ya()/Tidak(X)]

Tahun Sebelum (RM)

Tahun Semasa (RM)

Perbezaan (RM) %

JUMLAH


101


PENGAUDITAN PENGURUSAN PERBELANJAAN

KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Perakaunan SUB ELEMEN: Buku Vot & Penyata Penyesuaian Perbelanjaan TUJUAN: -Sebagai kawalan terhadap penggunaan peruntukan dan ketepatan transaksi yang dicatatkan

BIL. KRITERIA YA () / TIDAK (X)) RUJUKAN KERTAS KERJA CATATAN

1 Buku Vot Elektronik Atau Buku Vot hendaklah diselenggara dengan lengkap dan kemaskini.

Lampiran 4.1.1

2 Buku Vot Elektronik Atau Buku Vot diperiksa oleh penyelia dengan menurunkan tandatangan ringkas. [AP 95(b) & (e)]

Lampiran 4.1.2

3 Penyata Penyesuaian Perbelanjaan disediakan dengan lengkap, tepat dan betul. Lampiran 4.1.3

4 Penyata Penyesuaian dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan dalam tempoh 2 minggu daripada tarikh Laporan Terperinci Perbelanjaan diterima. (Rujuk PP 8/87 dan Manual eSPKB)

Lampiran 4.1.4


102


PROSEDUR AUDIT: 1. Untuk menyemak tanggungan dicatat dengan betul, dapatkan buku pesanan tempatan/laporan BV310. Pilih minimum 30 pesanan tempatan secara rawak (keutamaan

kepada nilai yang besar). 2. Dapatkan buku vot manual/Laporan Harian Amanah/Hasil/Vot( BV381) mengikut tarikh pesanan tempatan yang dipilih. 3. Pastikan butiran di buku vot manual/BV381 sama seperti di pesanan tempatan. 4. Untuk menyemak perbelanjaan di catat dengan betul, dapatkan minimum 30 baucar bayaran (mengurus dan pembangunan). 5. Dapatkan buku vot manual/Laporan BV381 mengikut tarikh baucar bayaran tersebut. 6. Pastikan butiran di buku vot manual/BV381 sama seperti di baucar bayaran. 7. Isikan jadual berikut. 8. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 95 b. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8/1987

Kriteria 1 – Tanggungan Dan Perbelanjaan Dicatat Dengan Betul : Menyemak Tanggungan

Bil. No.

Pesanan Tempatan/

Tarikh

Tarikh Tanggungan Direkodkan Di Buku Vot

Pesanan Tempatan Butiran Di Buku

Vot Sama Dengan Pesanan Tempatan [Ada ()/Tidak (X)]

Sekiranya Tidak, Isikan Maklumat Berdasarkan

Buku Vot Catatan

Amaun (RM) PTJ Kod

Objek Amaun

(RM) PTJ Kod Objek

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10


103

Lampiran 4.1.1

Kriteria 1 – Tanggungan Dan Perbelanjaan Dicatat Dengan Betul : Menyemak Perbelanjaan

Bil. No.

Pesanan Tempatan/

Tarikh

No. Baucar

Bayaran/ Tarikh

Tarikh Bayaran

Direkodkan Di Buku Vot

Baucar Bayaran Butiran Di Buku Vot Sama Dengan

Baucar Bayaran [Ada ()/Tidak (X)]

Sekiranya Tidak, Isi maklumat

Berdasarkan Buku Vot Catatan

Amaun (RM) PTJ

Kod Projek/ Objek

Amaun (RM) PTJ Kod

Projek/Objek

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10


104

Lampiran 4.1.2

KERTAS KERJA PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan buku vot manual/BV381-Laporan Harian Amanah/Hasil/Vot yang telah dicetak bagi bulan Januari hingga tarikh pengauditan dan tentukan terdapat bukti semakan

bulanan (tandatangan ringkas) oleh pegawai penyelia. [AP 95 (e)] 2. Isikan jadual berikut. 3. Rujukan:


Kriteria 2 - Buku Vot atau Buku Vot Elektronik Hendaklah Diperiksa Oleh Penyelia Dengan Menurunkan Tandatangan Ringkas [AP 95(b) & (e)] : Semakan Bulanan Buku Vot Manual/Elektronik

Bil. Bulan Bukti Semakan Tarikh Semakan Catatan Ya () Tidak (X ) 1 Januari 2 Februari 3 Mac 4 April 5 Mei 6 Jun 7 Julai 8 Ogos 9 September

10 Oktober 11 November 12 Disember


105


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan fail penyata penyesuaian bulanan (BV500,501,502,503)/penyata penyesuaian bulanan manual dan flimsi Jabatan Akauntan Negara Malaysia/Pejabat Perakaunan

Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Mengurus (C231) dan Laporan Terperinci Perbelanjaan Pembangunan (C232). 2. Dapatkan buku vot manual (mengurus dan pembangunan)/Laporan Bulanan Vot Mengurus (BV551M) dan Laporan Bulanan Vot Pembangunan (BV551P). 3. Skrutini penyata penyesuaian bagi bulan sebelum tarikh pengauditan dan pastikan penyata penyesuaian disediakan semua objek sebagai dan kod projek. Sekiranya

penyata penyesuaian tidak disediakan dengan lengkap, senaraikan objek sebagai/kod projek berkenaan. 4. Bandingkan buku vot dengan laporan JANM/Pejabat Perakaunan dan pilih 5 objek sebagai di bawah perbelanjaan mengurus dan 5 kod projek di bawah perbelanjaan

pembangunan (3 bulan berturut-turut) yang mempunyai perbezaan baki dan pastikan penyata penyesuaian disediakan dengan tepat dan betul. 5. Bagi penyata penyesuaian yang disediakan secara manual, pastikan perbezaan disokong dengan senarai yang lengkap. 6. Bagi penyata penyesuaian yang disediakan secara elektronik pastikan perbezaan ditunjukkan di BV500,BV501,BV502 dan BV503. 7. Tentukan tindakan penyelarasan telah diambil dengan sewajarnya. 8. Isikan jadual berikut. 9. Rujukan:


Kriteria 3 – Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Disediakan Dengan Lengkap, Tepat Dan Betul : Senarai Objek Sebagai Yang Tidak Disediakan Penyata Penyesuaian


Bulan Yang Diaudit

Objek Sebagai

Baki (RM) Catatan

Kod Buku Vot Flimsi 1 2 3 4 5


106

Lampiran 4.1.3

Kriteria 3 – Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Disediakan Dengan Lengkap, Tepat Dan Betul : Senarai Kod Projek Yang Tidak Disediakan Penyata Penyesuaian

Kriteria 3 – Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Disediakan Dengan Lengkap, Tepat Dan Betul : Ketepatan Penyata Penyesuaian

Bulan

Objek Sebagai/Kod

Projek

Jumlah Baki (RM) Perbezaan Ditunjukkan Di

BV500-BV503/Lampiran [Ya()/Tidak(X)]

Tindakan Penyelarasan

Diambil [Ya()/Tidak(X)]

Catatan Buku Vot Laporan

C231/C232


Bulan Yang Diaudit

Projek Baki (RM) Catatan

Kod Nama Buku Vot Flimsi 1 2 3 4 5


107


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan fail penyata penyesuaian bulanan dan tentukan penyata penyesuaian bagi bulan Januari hingga tarikh pengauditan telah dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan

dalam tempoh 2 minggu dari tarikh terima laporan. 2. Isikan jadual berikut. 3. Rujukan:


Kriteria 4 - Penyata Penyesuaian Dikemukakan Kepada Pejabat Perakaunan Dalam Tempoh 2 Minggu Daripada Tarikh Laporan Terperinci Perbelanjaan Diterima (PP 8/87)

Bil. Bulan Tarikh

Laporan Diterima

(C231/C232)

Penyata Penyesuaian Disediakan

[Ya()/Tidak(X)]

Tandatangan Pegawai Yang Mengesah [Ya()/Tidak(X)]

Tarikh Patut Hantar Ke

Pejabat Perakaunan

Tarikh Surat Iringan

Dikemukakan Kepada

JANM/Pejabat Perakaunan

Tempoh Dikemukakan

Ke Pejabat Perakaunan

(Hari)

Tempoh Kelewatan

(Hari)

Catatan

1 Januari 2 Februari 3 Mac 4 April 5 Mei 6 Jun 7 Julai 8 Ogos 9 September 10 Oktober 11 November 12 Disember


108

Lampiran 4.2

GPPAD 4 PENGAUDITAN PENGURUSAN PERBELANJAAN

KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Pengurusan Perolehan SUB ELEMEN: Pembelian Terus TUJUAN: Bagi Memastikan Tatacara Pembelian Terus Mematuhi Peraturan Sediada


1 Pembelian terus dibuat bagi setiap jenis item tidak melebihi RM50,000 setahun. (AP 173.1 & SPP 12/2007) Lampiran 4.2.1

2 Pesanan pembelian tempatan dikeluarkan terlebih dahulu bagi setiap pembelian. [AP 176.1(b)]

Lampiran 4.2.2 3 Borang pesanan tempatan dicatat dengan lengkap. 4 Pesanan tempatan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa.

5 Rekod Perolehan Secara Pembelian Terus dikemukakan kepada Pegawai Pengawal setiap 3 bulan sekali dan salinannya dihantar ke Unit Audit Dalam Kementerian/Jabatan. (SPP 12/2007)

Lampiran 4.2.3


109


PROSEDUR AUDIT: 1. Jalankan analisis secara manual/ACL terhadap Laporan Pembelian Terus. 2. Pilih 10 jenis item berlainan yang mempunyai nilai perolehan tertinggi dalam setahun. 3. Bagi setiap jenis item yang melebihi nilai perolehan RM50,000 setahun, semak semua baucar bayaran bagi item berkenaan dan dapatkan butiran lanjut untuk memastikan

tidak berlaku pecah kecil untuk mengelakkan perolehan secara sebut harga atau tender. 4. Isikan jadual berikut. 5. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 173.1 b. SPP 12/2007

Kriteria 1 – Pembelian Terus Dibuat Bagi Setiap Jenis Item Tidak Melebihi RM50,000 Setahun (AP 173.1 & SPP 12/2007) : Senarai 10 Jenis Item Berlainan Yang Mempunyai Nilai Perolehan Tertinggi

Bil. Jenis Item Nilai Perolehan Setahun Tidak Melebihi RM50,000 Setahun [Ya ()/Tidak (X)] Catatan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Kriteria 1 – Pembelian Terus Dibuat Bagi Setiap Jenis Item Tidak Melebihi RM50,000 Setahun (AP 173.1 & SPP 12/2007) : Senarai Item Yang Nilai Perolehan Melebihi RM50,000 Setahun

Bil Jenis Item Baucar Bayaran Amaun (RM) Nama Pembekal Catatan No. Tarikh

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


110


PROSEDUR AUDIT: 1. Pilih 30 sampel pesanan tempatan daripada Buku Pesanan Tempatan/Laporan BV310. 2. Bandingkan tarikh pesanan tempatan dengan tarikh invois/bil/nota penghantaran bagi memastikan pesanan tempatan dikeluarkan sebelum barangan/perkhidmatan diterima. 3. Tentukan pesanan tempatan diisi dengan lengkap dan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa. 4. Isi jadual berikut : 5. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 176.1(b) Kriteria 2 - Pesanan Pembelian Tempatan Dikeluarkan Terlebih Dahulu Bagi Setiap Pembelian [AP 176.1(b)]

Bil Pesanan Tempatan Invois/Bil/Nota Penghantar Pesanan Tempatan

Dikeluarkan Dahulu [Ya ()/Tidak (X)]

Catatan (Sebab PT Lewat Dikeluarkan) No. Tarikh Amaun

(RM) Perihal No. Tarikh Tarikh Terima Barang

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


111

Kriteria 3 - Borang Pesanan Tempatan Dicatat Dengan Lengkap Kriteria 4 - Pesanan Tempatan Diluluskan Oleh Pegawai Yang Diberi Kuasa

Bil. Pesanan Tempatan Diluluskan Oleh

Pegawai Yang Diberikuasa

[Ya ()/Tidak (X)]

Jika Tidak, Nyatakan Nama/Gred Pegawai

Nota [Ya ()/Tidak (X)]

No. Tarikh Amaun (RM) Perihal a b c d e f g h

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Nota: Borang PT dicatat dengan maklumat berikut: a) Tarikh Lulus PT b) Tandatangan, Nama dan Jawatan Pegawai yang Meluluskan PT c) Nama Pembekal d) Tarikh Akhir Bekal e) Perihal Item, Kuantiti, Harga Seunit, Jumlah f) Jumlah Keseluruhan PT g) Ruangan Perakuan Mengenai Mutu Dilengkapkan Oleh Pembekal (Cop Rasmi Syarikat, Tandatangan dan Tarikh) h) Ruangan Penerimaan Dilengkapkan Oleh Jabatan/Agensi Berkenaan Bila Barang Diterima (Tandatangan, Nama, Jawatan dan Tarikh Penerimaan).


112

Lampiran 4.2.3

KERTAS KERJA PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan Rekod Perolehan Secara Pembelian Terus.

Nota: Rekod ini perlu mengandungi maklumat mengenai jenis item dibeli, nama pembekal dan nilai perolehan.

2. Tentukan salinan rekod Perolehan Secara Pembelian Terus dikemukakan kepada Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan dan UAD setiap 3 bulan sekali. Nota: Sekiranya UAD tidak ditubuhkan di jabatan berkenaan, pastikan rekod ini dikemukakan kepada UAD Kementerian berkenaan. 3. Isikan jadual berikut. 4. Rujukan: a. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12/2007

Kriteria 5 - Rekod Perolehan Secara Pembelian Terus Dikemukakan Kepada Pegawai Pengawal Setiap 3 Bulan Sekali Dan Salinannya Dihantar Ke Unit Audit Dalam

Kementerian/Jabatan (SPP 12/2007)

Bil Suku Tahun Dihantar Ke Pegawai Pengawal/

Ketua Jabatan Salinan Dihantar Ke UAD Catatan [Ya ()/Tidak (X)] Tarikh [Ya ()/Tidak (X)] Tarikh

1 Pertama (Jan – Mac)

2 Kedua (April – Jun)

3 Ketiga (Jul. – Sept.)

4 Keempat (Okt. – Dis.)


113

Lampiran 4 3 GPPAD 4


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Pengurusan Perolehan SUB ELEMEN: Kawalan Am Sebut Harga/Tender TUJUAN: Bagi Memastikan Kawalan Am Sebut Harga/Tender Mematuhi Peraturan Sedia Ada

BIL KRITERIA YA () / TIDAK (X) RUJUKAN KERTAS KERJA CATATAN

1 Peti tawaran Sebut Harga/Tender mempunyai 2 kunci berbeza yang dipegang oleh 2 orang pegawai kanan. Peti tawaran hendak memiliki ciri keselamatan dan berada diilokasi yang selamat [AP 196]

Lampiran 4.3.1

2 Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga/Tender ada dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan. [AP 197.2(a)]

Lampiran 4.3..2 3

Sebut Harga/Tender yang dibuka diberi nombor siri, disenaraikan dalam borang jadual tender/sebut harga mengikut nama penender, amaun tender, tempoh siap/ penyerahan barang dan ditandatangani ringkas oleh pegawai yang bertanggungjawab. [AP 197.2(c)]

4 Laporan penilaian sebut harga diterima oleh Urus Setia Sebut Harga dan kertas taklimat sebut harga disediakan Lampiran 4.3.3


114

Lampiran 4.3..1 KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Pastikan peti tawaran sebut harga/tender berkunci disediakan. 2. Peti Tawaran mesti mempunyai 2 kunci yang berbeza. 3. Kunci tersebut di pegang oleh dua orang pegawai kanan (sekurang-kurangnya gred 22 dan ke atas). 4. Isikan jadual berikut. 5. Rujukan:


Kriteria 1 - Peti Tawaran Sebut Harga/Tender Mempunyai 2 Kunci Berbeza Yang Dipegang Oleh 2 Orang Pegawai Kanan [AP 196]

Bil. Kriteria Hasil Semakan [Ya ()/Tidak (X)] Catatan

1 Peti tawaran berkunci disediakan.

2 Mempunyai 2 kunci berbeza.

3 Anak kunci disimpan oleh dua orang pegawai kanan.

4 Nyatakan nama dan gred pegawai yang memegang kunci.

Nama Gred

i.

ii


115


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan Daftar Sebut Harga/Tender. 2. Pilih minimum 10 jenis item berlainan yang mempunyai nilai perolehan tertinggi. 3. Tentukan ahli Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga/Tender dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan. 4. Semak fail Sebut Harga/Tender dan tentukan borang jadual Sebut Harga/Tender diisi dengan lengkap.( AP170 – 3 (C) ) 5. Isikan jadual berikut 6. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 197.2(c)

Kriteria 2 - Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga/Tender Ada Dilantik Secara Bertulis Oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan [AP 197.2(a)] Kriteria 3 - Sebut Harga/Tender Yang Dibuka Diberi Nombor Siri, Disenaraikan Dalam Borang Jadual Tender/Sebut Harga Mengikut Nama Penender, Amaun Tender,

Tempoh Siap/ Penyerahan Barang Dan Ditandatangani Ringkas Oleh Pegawai Yang Bertanggungjawab [AP 197.2(c)]

Bil No. Sebut Harga/ Tender Perihal Sebutharga/ Tender Jumlah

(RM) Jawatan Kuasa Pembuka Sebut Harga/

Tender Dilantik Borang Jadual Diisi

Lengkap [Ya ()/Tidak (X)] Catatan

[Ya ()/Tidak (X)] Nama/Gred a b c d e

1 i. ii.

2 i. ii.

3 i. ii.

4 i. ii.

5 i. ii. Nota: Maklumat Borang Jadual Daftar Sebut Harga/Tender adalah lengkap: a) Diberi Nombor Siri b) Disenaraikan Dalam Borang Jadual Tender/Sebut Harga Mengikut Nama Penender c) Amaun Tender/Sebut Harga d) Tempoh Siap/Penyerahan Barang e) Ditandatangan Ringkas Oleh Pegawai Yang Bertanggungjawab [AP 197.2(c)]


116

Lampiran4.3.3 KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: Berdasarkan sampel di Lampiran 4.3.2, pastikan perkara berikut dipatuhi: 1. Salinan borang /notis sebut harga disediakan 2. Ssalinan spesifikasi sebut harga disertakan 3. Jadual Sebut Harga disediakan 4. Semak senarai syarikat yang telah dijemput dan syarikat yang menjawab/tidak menjawab disediakan 5. Salinan sijil pendaftaran dengan Kementerian Kewangan/PKK/LPIPM/CIDB dikemukakan 6. Laporan Penilaian Sebut Harga disediakan 7. Kertas Perakuan/Taklimat Sebut Harga disediakan 8. Maklumat berkaitan yang mungkin dikehendaki atau yang disyaratkan oleh Jawatankuasa Sebut Harga disediakan Kriteria 4 – Laporan penilaian sebut harga diterima oleh Urus Setia Sebut Harga dan kertas taklimat sebut harga disediakan

Bil. Kriteria Hasil Semakan [Ya ()/Tidak (X)] Catatan

1 Salinan borang/notis sebut harga disediakan dan disahkan

2 Salinan spesifikasi sebut harga disediakan dan disahkan

3 Jadual sebut harga disediakan

4 Senarai syarikat yang telah dijemput dan syarikat yang menjawab/tidak menjawab disediakan

5 Salinan sijil pendaftaran dengan Kementerian Kewangan/PKK/LPIPM/CIDB dikemukakan

6 Laporan Penilaian Sebut Harga disediakan

7 Kertas Perakuan/Taklimat Sebut Harga disediakan

8 Maklumat berkaitan yang mungkin dikehendaki atau yang disyaratkan oleh Jawatankuasa Sebut Harga disediakan

Nota: Rujuk kepada Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009


117

Lampiran 4.4


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Pengurusan Perolehan SUB ELEMEN: Perolehan Melalui Sebut Harga TUJUAN: Bagi Memastikan Perolehan Melalui Sebut Harga Mematuhi Peraturan Sedia Ada

BIL KRITERIA YA () / TIDAK (X RUJUKAN KERTAS KERJA CATATAN

1 Perolehan setiap jenis item yang melibatkan perbelanjaan tahunan melebihi RM50,000 tetapi tidak melebihi RM500,000 dibuat dengan mempelawa Sebut Harga.[AP 170.1]

Lampiran 4.4.1

2 Sebut Harga dibuat dengan mempelawa daripada sekurang-kurangnya lima pembuat/pembekal berdaftar dengan Kementerian Kewangan. [AP 170.1/PP5/2009]

Lampiran 4.4.2 3 Maklumat lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan Sebut Harga disimpan oleh Urus Setia Sebut Harga. [AP 170.3(c)]

4 Jawatankuasa Sebut Harga dilantik oleh Pegawai Pengawal. [AP 170.3(a)] 5 Minit mesyuarat keputusan Sebut Harga disediakan dan difailkan.

6

Kajian pasaran dilaksanakan untuk pastikan harga yang ditawarkan adalah berpatutan. [AP 169.1] Anggaran harga Jabatan hendaklah dilakukan oleh Pegawai yang menguruskan perolehan/Perolehan barangan/kerja secara Teknikal dilakukan oleh Jabatan Teknikal

Lampiran 4.4.3

7. Satu salinan rekod lengkap yang mengandungi maklumat antaranya tajuk perolehan, nama pembuat/pembekal/kontraktor, nilai perolehan dan sebagainya seperti format di Lampiran CSurat SPP Bil. 5/2009 dikemukakan kepada UAD Agensi.


118


PROSEDUR AUDIT: 1. Jalankan analisis secara manual/ACL terhadap Laporan Sebut Harga. 2. Pilih minimum 10 jenis item berlainan yang mempunyai nilai perolehan tertinggi dalam setahun. 3. Bagi setiap jenis item yang melebihi nilai perolehan RM500,000 setahun, semak semua baucar bayaran bagi item berkenaan dan dapatkan butiran lanjut untuk memastikan

tidak berlaku pecah kecil untuk mengelakkan perolehan secara Tender. 4. Tentukan Sebut Harga diuruskan dengan teratur. 5. Tentukan kaedah kajian pasaran dilaksanakan. Dapatkan harga pasaran bagi semua atau maksimum 10 item dan tentukan sama ada harga barang adalah berpatutan.

Sekiranya tidak, kaedah kajian pasaran yang dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan boleh dipertikaikan sebagai tidak reliable/berkesan. 6. Isikan jadual berikut. 7. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 170 b. Arahan Perbendaharaan 169 c. SPP Bil 5/2009

Kriteria 1 – Perolehan Setiap Jenis Item Yang Melibatkan Perbelanjaan Tahunan Melebihi RM50,000 Tetapi Tidak Melebihi RM500,000 Dibuat Dengan Mempelawa Sebut Harga [AP 170.1] : Senarai 10 Jenis Item Berlainan Yang Mempunyai Nilai Perolehan Tertinggi

Bil. Jenis Item Nilai Perolehan Setahun Tidak Melebihi RM500,000 Setahun [Ya ()/Tidak (X)] Catatan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Kriteria 1 – Perolehan Setiap Jenis Item Yang Melibatkan Perbelanjaan Tahunan Melebihi RM50,000 Tetapi Tidak Melebihi RM500,000 Dibuat Dengan Mempelawa Sebut Harga [AP 170.1] : Senarai Item Yang Nilai Perolehan Melebihi RM500,000 Setahun

Bil Jenis Item No. Sebut Harga Baucar Bayaran Amaun (RM) Nama Pembekal Catatan No. Tarikh

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


119

Lampiran 4.4.2

Kriteria 2 - Sebut Harga Dibuat Dengan Mempelawa Daripada Sekurang-Kurangnya Lima Pembekal Berdaftar Dengan Kementerian Kewangan [AP 170.1] Kriteria 3 - Maklumat Lengkap Mengenai Pertimbangan Dan Keputusan Sebut Harga Disimpan Oleh Urus Setia Sebut Harga [AP 170.3(c)] Kriteria 4 - Jawatankuasa Sebut Harga Dilantik Oleh Pegawai Pengawal [AP 170.3(a)] Kriteria 5 - Minit Mesyuarat Keputusan Sebut Harga Disediakan Dan Difailkan

Bil No. Sebut Harga Perihal Sebutharga Amaun (RM) Hasil Semakan [Ya ()/Tidak (X)]

1 2 3 4 a b a b a b 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Nota: 1. Surat tawaran Sebut Harga hendaklah:

a. Dihantar kepada sekurang – kurangnya lima pembekal; b. Pembekal berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

2. Maklumat mengenai pertimbangan dan keputusan Sebut Harga disimpan oleh Urus Setia di dalam fail Sebut Harga: a. Kertas taklimat yang mengandungi maklumat mengenai salinan iklan suratkhabar/notis, salinan spesifikasi Sebut Harga, jadual Sebut Harga dan laporan penilaian teknikal dan kewangan

(jika berkaitan). [AP197.4] b. Syor setuju terima dan justifikasi pemilihan pembekal.

3. Jawatankuasa Sebut Harga: a. Ahli Jawatankuasa dilantik oleh Pegawai Pengawal secara bertulis. b. Jawatankuasa Sebut Harga dipengerusikan oleh Pemegang Waran Peruntukan atau pegawai yang diberi kuasa secara bertulis. [AP 170.3(a)]

4. Minit mesyuarat keputusan Sebut Harga disediakan dan difailkan.


120

Lampiran 4.4.3

Kriteria 6 - Kajian Pasaran Dilaksanakan Untuk Pastikan Harga Yang Ditawarkan Adalah Berpatutan [AP 169.1]

Bil. No. Sebut Harga

Perihal Sebut Harga

Item Harga Harga Se Unit Mengikut

Semakan Audit (RM)

Harga Berpatutan

[Ya ()/ Tidak (X)]

Kajian Pasaran

Dijalankan [Ya ()/

Tidak (X)]

Nyatakan Kaedah Kajian

Pasaran Oleh Auditi

Catatan Nama Kuantiti

Se Unit (RM)

Jumlah (RM)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Nota: 1. Kaedah kajian pasaran antaranya termasuk melalui telefon/internet, surat pembekal, Sebut Harga atau anggaran jabatan. Kriteria 7 - Satu salinan rekod lengkap yang mengandungi maklumat antaranya tajuk perolehan, nama pembuat/pembekal/kontraktor, nilai

perolehan dan sebagainya seperti format di Lampiran CSurat SPP Bil. 5/2009 dikemukakan kepada UAD Agensi.

Rekod Lengkap mengenai sebut harga dikemukakan kepada UAD (YA () / TIDAK (X) : ____________


121



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Pengurusan Perolehan SUB ELEMEN: Pengurusan Tender/Rundingan Terus TUJUAN: Bagi Memastikan Pengurusan Tender/Rundingan Terus Mematuhi Peraturan Sedia Ada


1 Lembaga Perolehan diwujudkan di Jabatan/Kementerian. [AP 192] Lampiran 4.5.1

2 Perolehan yang nilainya melebihi RM500,000 setahun bagi setiap jenis item dibuat secara Tender. [AP 171.1]

Lampiran 4.5.2 3 Proses penilaian, pertimbangan dan keputusan Tender/Rundingan Terus adalah teratur. [SPP 5/2007 dan Surat Arahan KSP S/K.KEW/PK/PP/1100/000000/10/31 JLD.23 SK.8(3) bth 26 Mac 2008]

4 Minit mesyuarat keputusan Tender disediakan dan difailkan.

5 Kajian pasaran dilaksanakan untuk mempastikan harga yang ditawarkan adalah berpatutan. [AP169.1 dan SPP Bil 5/2007] Lampiran 4.5.3


122

Lampiran 4.5.1

KERTAS KERJA PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan fail Lembaga Perolehan, minit mesyuarat dan surat perlantikan keahlian Lembaga Perolehan. 2. Semak surat pelantikan bagi memastikan keahlian Lembaga Perolehan adalah teratur. 3. Isikan jadual berikut. 4. Rujukan:


Kriteria 1- Lembaga Perolehan Diwujudkan Dengan Teratur Di Jabatan/Kementerian [AP 192]

Bil. Perkara Hasil Semakan [Ya ()/Tidak (X)] Catatan

1 Lembaga Perolehan diwujudkan di peringkat Kementerian/Jabatan.

2 Keahlian Lembaga Perolehan dilantik secara bertulis oleh Menteri Kewangan dan diwartakan.

3

Keahlian Lembaga Perolehan mematuhi peraturan.

Lembaga Perolehan A (Nilai Tender melebihi RM20 juta)

a. Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Setiausaha/Ketua Jabatan sebagai Pengerusi.

b. Wakil Ketua Setiausaha Perbendaharan (Bahagian Perolehan Kerajaan).

c. Ketua Pengarah Jabatan Kerja Raya atau wakilnya.

Lembaga Perolehan B (Nilai Tender sehingga RM20 juta)

a. Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Setiausaha/Ketua Jabatan sebagai Pengerusi.

b. Ketua Pengarah Jabatan Kerja Raya atau wakilnya.

c. Seorang Setiausaha Bahagian; dan

d. Seorang pegawai awam dari Kementerian/Jabatan lain yang dengan pengetahuan dan pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada Lembaga Perolehan.


123


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan Daftar/Senarai Kontrak dan pilih minimum 10 sampel kontrak yang ditawarkan pada tahun semasa (5 kontrak melalui proses tender dan 5 secara rundingan

terus jika ada). 2. Semak fail tender/rundingan terus yang berkaitan dan tentukan pengurusan tender/rundingan terus adalah teratur. 3. Tentukan kaedah kajian pasaran dilaksanakan. Dapatkan harga pasaran bagi semua atau maksimum 10 item dan tentukan sama ada harga barang adalah berpatutan.

Sekiranya tidak, kaedah kajian pasaran yang dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan boleh dipertikaikan sebagai tidak reliable/berkesan. 4. Isikan jadual berikut : 5. Rujukan:

a. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007 b. Surat Arahan KSP S/K.KEW/PK/PP/1100/000000/10/31 JLD.23 SK.8(3) bth 26 Mac 2008 c. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 9/2009

Perolehan Secara Tender : Kriteria 2 - Perolehan Yang Nilainya Melebihi RM500,000 Setahun Bagi Setiap Jenis Item Dibuat Secara Tender [AP 171.1 dan SPP Bil 9/2009] Kriteria 3 - Proses Penilaian, Pertimbangan Dan Keputusan Tender/Rundingan Terus Adalah Teratur [SPP 5/2007 Dan Surat Arahan KSP

S/K.KEW/PK/PP/1100/000000/10/31 JLD.23 SK.8(3) Bth 26 Mac 2008] Kriteria 4 - Minit Mesyuarat Keputusan Tender Disediakan Dan Difailkan

Bil. No. Kontrak Nilai Kontrak (RM) Tajuk Kontrak

Hasil Semakan [Ya ()/Tidak (X)] Catatan

1 2 3 4 a b c d e 1 2 3 4 5

Nota: 1. Kontrak melebihi RM500,000 dibuat secara Tender Terbuka. [SPP 5/2009] 2. Proses penilaian, pertimbangan dan keputusan Tender adalah teratur. [SPP 5/2007]

a. Penilaian dan perakuan Tender bagi perolehan selain dari berasaskan Turnkey atau Design & Build hendaklah dibuat oleh Jawatankuasa Penilaian Harga. b. Penilaian dan perakuan Tender bagi perolehan berasaskan Turnkey atau Design & Build hendaklah dibuat oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga. c. Kertas taklimat tender disediakan oleh Urus Setia untuk pertimbangan Lembaga Perolehan. d. Keputusan Tender ditandatangani oleh Ahli Lembaga Perolehan. e. Justifikasi keputusan Lembaga Perolehan ada dinyatakan bagi setiap keputusan Tender.

3. Minit mesyuarat Lembaga Perolehan disediakan oleh Urus Setia mesyuarat. 4. Kehadiran ahli ke mesyuarat adalah selaras dengan surat pelantikan/warta Kerajaan.


124

Lampiran 4.5.2

Perolehan Secara Rundingan Terus : Kriteria 2 - Perolehan Yang Nilainya Melebihi RM500,000 Setahun Bagi Setiap Jenis Item Dibuat Secara Tender [AP 171.1] Kriteria 3 - Proses Penilaian, Pertimbangan Dan Keputusan Tender/Rundingan Terus Adalah Teratur [SPP 5/2007 Dan Surat Arahan KSP

S/K.KEW/PK/PP/1100/000000/10/31 JLD.23 SK.8(3) Bth 26 Mac 2008] Kriteria 4 - Minit Mesyuarat Keputusan Tender Disediakan Dan Difailkan

Bil. No. Kontrak Nilai Kontrak

(RM) Tajuk Kontrak

Hasil Semakan [Ya ()/Tidak (X)/Tidak Berkenaan (TB)]

Catatan 1 2 a b c d e f g h i

1 2 3 4 5

Nota: 1. Perolehan secara rundingan terus mendapat kelulusan Perbendaharaan. 2. Proses penilaian, pertimbangan dan keputusan rundingan terus adalah teratur [Surat Arahan KSP S/K.KEW/PK/PP/1100/000000/10/31 JLD.23 SK.8(3) bth 26 Mac 2008].

a. Jawatankuasa Rundingan Harga ditubuhkan bagi setiap rundingan terus; b. Jawatankuasa Rundingan Harga dipengerusikan oleh Pegawai Pengawal atau pegawai yang diturunkan kuasa; c. Minit Mesyuarat disediakan untuk setiap mesyuarat rundingan harga; d. Minit Mesyuarat ditandatangani oleh Pengerusi dan wakil syarikat; e. Harga anggaran jabatan, harga tawaran asal syarikat dan harga dipersetujui disenaraikan secara terperinci mengikut item atau komponen perolehan mengikut kesesuaian perolehan

rundingan terus yang diuruskan oleh Agensi; f. Laporan Hasil Rundingan Harga disediakan dan ditandatangani oleh Pengerusi dan Ahli-ahli Jawatankuasa Rundingan Harga; g. Laporan Hasil Rundingan Harga dikemukakan kepada pihak berkuasa yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan bagi meluluskan harga tersebut; h. Pihak berkuasa yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan meluluskan hasil rundingan harga; i. Surat Setuju Terima (Letter of Acceptance - LOA) dikeluarkan kepada syarikat dalam tempoh satu (1) hari berkerja selepas kelulusan Kementerian Kewangan atau Lembaga Perolehan

Agensi, mengikut mana yang berkenaan.


125

Lampiran 4.5.3 Kriteria 5 - Kajian Pasaran Dilaksanakan Untuk Mempastikan Harga Yang Ditawarkan Adalah Berpatutan [AP169.1]

Bil. No. Kontrak

Perihal Kontrak

Item Harga Harga Se Unit Mengikut

Semakan Audit (RM)

Harga Berpatutan

[Ya ()/ Tidak (X)]

Kajian Pasaran

Dijalankan [Ya ()/Tidak

(X)]

Nyatakan Kaedah Kajian

Pasaran Catatan

Nama Kuantiti Se

Unit (RM)

Jumlah (RM)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Nota: Kaedah kajian pasaran antaranya termasuk melalui telefon/internet, surat pembekal, Sebut Harga atau anggaran harga jabatan.


126

Lampiran 4.6


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Pengurusan Perolehan SUB ELEMEN: Rekod Dan Perjanjian Kontrak TUJUAN: Bagi Memastikan Rekod dan Perjanjian Kontrak Diselenggarakan Dengan Kemas Kini dan Mematuhi Peraturan Sedia Ada


1 Semua kontrak didaftarkan. Lampiran 4.6.1

2 Daftar/rekod pembayaran kontrak diselenggarakan untuk rujukan dan pemantauan bayaran. [AP205.3]

3 Kontrak dibuat atas nama Kerajaan dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa dibawah Akta Kontrak Kerajaan 1949.(Disemak 1973) (AP 200.1)

Lampiran 4.6.2

4 Syarat perjanjian kontrak disemak dan diluluskan oleh Peguam Negara atau Penasihat Undang–Undang Jabatan/Agensi. [AP204.1]

5 Bon Pelaksanaan Dikenakan dan Dikutip Mengikut Kadar yang Sepatutnya [ AP176.2 (a), (c), AP 200.2(a))

6 Kontrak ditandatangani dalam tempoh 4 bulan dari tarikh keluarnya Surat Setuju Terima.[Perenggan 47.1 SPP 5/2007] Nilai kontrak tidak melebihi nilai siling projek yang diperuntokkan

7 Tiada perolehan/bekalan melebihi nilai kontrak yang ditetapkan dalam kontrak terlibat. Lampiran 4.6.3 8 Tindakan diambil terhadap kontraktor yang tidak mematuhi syarat mengenai tempoh

bekalan perjanjian kontrak.


127


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan Daftar/Senarai Kontrak dan tentukan sama ada ia diselenggara secara manual atau dicetak dari modul kontrak eSPKB. 2. Pastikan kontrak didaftarkan mengikut nombor siri pendaftaran yang berturutan dan kontrak terakhir telah didaftarkan. Sekiranya kontrak tidak didaftarkan, dapatkan maklumat

mengenai kontrak tersebut. 3. Pilih semua atau minimum 10 kontrak (merangkumi kontrak perkhidmatan, bekalan dan kerja) kecuali Kontrak Pusat yang diuruskan pada tahun semasa dan tentukan

Daftar/Senarai Kontrak diselenggarakan dengan lengkap. 4. Isikan jadual berikut. 5. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 176, 200, 204 dan 205 b. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007

Kriteria 1 - Semua Kontrak Didaftarkan : Senarai Kontrak Yang Tidak Didaftarkan

Bil. Nombor Kontrak Perihal Kontrak Nama Pembekal Nilai Kontrak (RM)

Kriteria 2 - Daftar/Rekod Pembayaran Kontrak Diselenggarakan Untuk Rujukan Dan Pemantauan Bayaran [AP205.3]

Bil. Nombor Kontrak Perihal Kontrak Nama Pembekal Nilai Kontrak (RM)

Hasil Semakan [Ya ()/Tidak (X)] Catatan

a b c d e

Nota: Daftar atau Rekod Pembayaran Kontrak diselenggara dengan lengkap dan kemas kini:- a. Nombor Kontrak b. Nama Kontraktor c. Tempoh Kontrak d. Nilai Kontrak e. Jadual Pembayaran disediakan (bagi eSPKB enable borang JANM12 digunakan)


128


PROSEDUR AUDIT: 1. Gunakan sampel di Lampiran 4.6.1. 2. Dapatkan Surat Penurunan Kuasa Menandatangani Kontrak dan bandingkan dengan nama pegawai yang menandatangani kontrak untuk menentukan kontrak ditandatangani

oleh Menteri atau pegawai yang diberi kuasa [AP200.1 dan Akta Kontrak Kerajaan 1949]. 3. Semak kontrak dan tentukan semua kontrak melebihi RM200,000 mempunyai Bon Pelaksanaan.

Nota: Kontrak Bekalan dan Perkhidmatan melebihi RM200,000 hingga RM500,000 - 2.5% (AP 176.2) Kontrak Bekalan dan Perkhidmatan melebihi RM500,000 – 5% Kontrak Kerja melebihi RM200,000 – 5% (AP200.2).

4. Pastikan kontrak yang ditandatangani telah mendapat kelulusan Peguam Negara/PUU khususnya bagi jenis kontrak (kerja atau bekalan atau perkhidmatan) baru pertama kali dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan.

5. Bandingkan tarikh Surat Setuju Terima dikeluarkan dengan tarikh kontrak ditandatangani untuk memastikan kontrak ditandatangani dalam tempoh 4 bulan (SPP5/2007). 6. Isikan jadual berikut. 7. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 176, 200, 204 dan 205 b. Akta Kontrak Kerajaan 1949 c. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007

Kriteria 3 - Kontrak Dibuat Atas Nama Kerajaan Dan Ditandatangani Oleh Pegawai Yang Diberi Kuasa Dibawah Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973) (AP 200.1) Kriteria 4 - Syarat Perjanjian Kontrak Disemak Dan Diluluskan Oleh Peguam Negara Atau Penasihat Undang–Undang Jabatan/Agensi [AP204.1]

Kriteria 5 - Bon Pelaksanaan Dikenakan Dan Dikutip Mengikut Kadar Yang Sepatutnya Kriteria 6 - Kontrak Ditandatangani Dalam Tempoh 4 Bulan Dari Tarikh Keluarnya Surat Setuju Terima [Perenggan 47.1 SPP 5/2007] dan Nilai Kontrak Tidak Melebihi Peruntukan Yang Diluluskan

Bil. Nombor Kontrak

Dibuat Atas Nama Kerajaan

Ditandatangani Oleh Pegawai Diberi Kuasa

Syarat Kontrak

Diluluskan Bon Pelaksanaan Ikut Kadar

Kontrak Ditandatangani Dalam Tempoh 4 Bulan dan Nilai Kontrak Tidak Melebihi

Peruntukan Yang Diluluskan

[Ya ()/ Tidak (X)]

Jika Tidak, Nyatakan

[Ya ()/ Tidak (X)]

Jika Tidak, Nyatakan Nama Pegawai Yang

Menandatangani Kontrak

Ya ()/ Tidak (X)

[Ya ()/ Tidak (X)]

Jika Tidak

[Ya ()/ Tidak (X)]

Jika Tidak

Jumlah Sebenar Dikutip

(RM)

Jumlah Sepatutnya

(RM)

Tarikh Surat Setuju Terima

Dikeluarkan

Tarikh Kontrak Ditandatangani

.


129

Lampiran 4.6.3

KERTAS KERJA PROSEDUR AUDIT: 1. Gunakan sampel di Lampiran 4.6.1 2. Semak syarat pembekalan dalam kontrak dan pilih minimum 3 penghantaran pada tahun diaudit. Bandingkan tarikh penghantaran yang ditetapkan dalam kontrak dengan

tarikh nota penghantaran bagi memastikan tiada kelewatan pembekalan. Sekiranya berlaku kelewatan pastikan denda dikenakan seperti disyaratkan dalam kontrak. Jika denda tidak/kurang dikenakan, dapatkan sebab-sebabnya

3. Kenal pasti bayaran terkumpul yang melebihi nilai kontrak. 4. Isikan jadual berikut.

Kriteria 7 - Tiada Perolehan/Bekalan Melebihi Nilai Kontrak Yang Ditetapkan Dalam Kontrak Terlibat Kriteria 8 - Tindakan Diambil Terhadap Kontraktor Yang Tidak Mematuhi Syarat Mengenai Tempoh Bekalan Perjanjian Kontrak

Bil. Nombor Kontrak Nilai Kontrak

(RM) (a)

Jumlah Bayaran

Terkumpul (b)

Jumlah Bayaran > Nilai Kontrak Yang

Ditetapkan (c) = (b) – (a)

Tarikh Pembekalan

Mengikut Kontrak

Tarikh Sebenar Pembekalan

Disempurnakan

Jika Wujud Kelewatan Adakah Denda Dikenakan Sebab Denda

Tidak/Kurang Dikenakan [Ya ()/Tidak(X)]

Amaun (RM) Sepatut

Dikenakan Sebenar Dibayar

1

2

3


130

Lampiran 4.7


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Pengurusan Perolehan SUB ELEMEN: Pengurusan Kontrak Pusat/Panel Pembekal TUJUAN: Bagi Memastikan Pengurusan Kontrak Pusat Mematuhi Peraturan Sedia Ada

BIL KRITERIA YA () / TIDAK (X RUJUKAN KERTAS KERJA CATATAN

1 Pembelian barang yang diperolehi melalui Kontrak Pusat /Panel Pembekal dibuat melalui Kontrak Pusat/Panel Pembekal tersebut. [AP 178.1]

Lampiran 4.7.1 2 Kebenaran Perbendaharaan diperolehi terlebih dahulu bagi pembelian yang dibuat luar dari Kontrak Pusat/Panel Pembekal. [AP 178.2]

3 Mengambil tindakan susulan terhadap pembekal Kontrak Pusat /Panel Pembekal yang lambat membekalkan barangan/pesanan.


131


PROSEDUR AUDIT: 1. Pilih 5 item daripada 18 item yang disenaraikan di bawah:

i. Perabot Pejabat Kerusi Berasaskan Kain (PKP Bil. 5/2008) ii. Bas 40 Penumpang Berhawa Dingin Pelbagai Jenis Chasis (PKP Bil. 3/2007) iii. Sampul Surat (PKP Bil. 1/2008) iv. Perisian Microsoft (PKP Bil. 1/2003) v. Tilam dan Bantal Jenis High Resilient Foam (PKP 5/2007) vi. Bekalan dan Pengiriman Sistem Perawatan Najis (PKP Bil. 2/2008) vii. Beg Plastik (PKP Bil. 30/1999)

viii. Perabot Logam (PKP Bil. 4/2007) ix. Perabot Berasaskan Kayu (PKP Bil. 4/2005) x. Pelbagai Jenis Beg (PKP Bil. 5/2005) xi. Bendera Jalur Gemilang (PKP Bil. 2/2004) xii. Perkakasan Dan Perisian Komputer Asas (PKP Bil.1/2003) xiii. Perabot Jenis Polypropylene (PKP Bil. 4/2006) xiv. Kasut/But Kulit (PKP Bil. 21/1999) xv. Katil Besi (PKP Bil. 2/2007) xvi. Lampu Jalan/Hiasan/Luar (PKP 1/2006) xvii. Alat Proprietory Electronik dan Alat Ganti (PKP Bil 8/2009)

2. Jalankan analisis ACL Kontrak Pusat. 3. Dapatkan semua pesanan tempatan bagi setiap item dipilih dan pastikan item tersebut dibeli melalui Kontrak Pusat/Panel Pembekal dengan membandingkan nama syarikat

pembekal dan senarai syarikat di dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan yang berkenaan. 4. Pastikan perolehan dibuat mengikut kaedah perolehan yang ditetapkan dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP) berkenaan. 5. Sekiranya terdapat pembelian di luar Kontrak Pusat/Panel Pembekal, pastikan kelulusan daripada Perbendaharaan diperolehi. 6. Isikan jadual berikut. 7. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 178.1 b. Pekeliling Kontrak Perbendaharaan berkaitan

Kriteria 1 - Pembelian Barang Yang Diperolehi Melalui Kontrak Pusat /Panel Pembekal Dibuat Melalui Kontrak Pusat/Panel Pembekal Tersebut [AP 178.1] Kriteria 2 - Kebenaran Perbendaharaan Diperolehi Terlebih Dahulu Bagi Pembelian Yang Dibuat Luar Dari Kontrak Pusat/Panel Pembekal [AP 178.2] Kriteria 3 - Mengambil Tindakan Susulan Terhadap Pembekal Kontrak Pusat /Panel Pembekal Yang Lambat Membekalkan Barangan/Pesanan

Bil. Item No. PT/Sebut

Harga/Tender & Tarikh

No. Baucar Bayaran &

Tarikh Nilai Perolehan

(RM) Nama Pembekal Nota

Ya ()/Tidak (X)/Tidak Berkenaan (TB) Catatan

1 2 3 4 1 2 3 4 5


132

Nota: 1. Pembelian dibuat melalui Kontrak Pusat/Panel Pembekal. 2. Perolehan mematuhi kaedah perolehan yang ditetapkan dalam PKP. 3. Kebenaran Perbendaharaan diperolehi sekiranya perolehan dibuat diluar Kontrak Pusat/Panel Pembekal. 4. Melaporkan kelewatan pembekalan kepada Perbendaharaan (jika berkaitan). Nyatakan bilangan hari lewat pembekalan di ruangan catatan (bagi kelewatan melebihi 5 hari bekerja)


133

Lampiran 4.8


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Pengurusan Perolehan SUB ELEMEN: ePerolehan TUJUAN: Bagi Memastikan ePerolehan telah digunakan oleh Kementerian/Jabatan yang eP enable.


1 ePerolehan telah digunakan di peringkat Kementerian /Jabatan yang telah eP enabled.

Lampiran 4.8.1 2 Semua pembelian dibuat melalui eP.


134


PROSEDUR AUDIT: 1. Tentukan Kementerian/Jabatan/Pejabat yang telah eP enabled menggunakan e-Perolehan. 2. Pilih minimum 10 sampel baucar bayaran bagi tujuan pengauditan ini. 3. Dapatkan bukti untuk tentukan bahawa setiap kaedah perolehan di bawah telah dilaksanakan melalui eP. 4. Sila isikan jadual berikut. Kriteria 1 - ePerolehan Telah Digunakan Di Peringkat Kementerian /Jabatan Yang Telah eP enabled Kriteria 2 - Semua Pembelian Dibuat Melalui eP

Bil. No. PT/Sebutharga/Tender eP Digunakan

Sebab eP Tidak Digunakan Ya () Tidak (X)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


135

Lampiran 4.9

GPPAD 4


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Pengurusan Bayaran SUB ELEMEN: Had Kuasa TUJUAN: Bagi Memastikan Penetapan Had Kuasa Dibuat Secara Bertulis dan Mematuhi Peraturan Sedia Ada

BIL. KRITERIA YA() / TIDAK (X) RUJUKAN KERTAS KERJA

CATATAN

1 Had Kuasa Berbelanja yang ditetapkan dalam sistem adalah selaras dengan perwakilan kuasa menandatangani baucar yang diluluskan. Lampiran 4.9.1

2 Capaian dalam sistem telah dibatalkan/tidak aktif bagi pegawai yang bertukar/berhenti/bersara atau tidak bertugas. Lampiran 4.9.2

3 Pastikan kad pintar tidak digunakan semasa ketiadaan pegawai/tidak bertugas. Lampiran 4.9.3

4 Perolehan harta modal di bawah OS 35000 hanya diluluskan oleh Pegawai Pengawal. Lampiran 4.9.4


136


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan surat perwakilan kuasa pegawai dan Laporan BV141 (Senarai Pengguna eSPKB). 2. Berdasarkan Laporan BV141, senaraikan nama semua pegawai (Perakuan I dan II) yang mempunyai capaian mengesah dan meluluskan baucar bayaran dalam sistem eSPKB 3. Daripada senarai nama di atas, masukkan/key in nama dalam Modul Penyelenggaran untuk menentukan had kuasa berbelanja bagi semua pegawai (Perakuan I dan II). 4. Bandingkan had kuasa di Modul Penyelenggaraan eSPKB dengan Surat Perwakilan Kuasa. 5. Isikan jadual berikut. 6. Rujukan: a. Arahan Perbendaharaan 101

Kriteria 1 - Had Kuasa Berbelanja Yang Ditetapkan Dalam Sistem Adalah Selaras Dengan Perwakilan Kuasa Menandatangani Baucar Yang Diluluskan

Bil.

Nama Pegawai (Perakuan I dan II Daripada

Laporan BV141) Yang Bertugas Di

Kementerian/Jabatan)

Gred

Surat Perwakilan Kuasa Modul Penyelenggaraan eSPKB Pegawai Diberi

Perwakilan Kuasa [Ya()/Tidak(X)]

Had Kuasa/Peranan Di Modul Penyelenggaraan

eSPKB Bersamaan Dengan Surat Perwakilan

Kuasa [Ya()/Tidak(X)]

Peranan Had Kuasa (RM) Peranan Had Kuasa

(RM)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.


137

Lampiran 4.9..2 KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Berdasarkan senarai nama di Lampiran 4.9.1 sebagai bandingan. 2. Dapatkan senarai mereka yang telah bertukar, berhenti, bersara, bersalin, cuti tanpa gaji atau cuti belajar sama ada melalui semakan terhadap buku rekod perkhidmatan, rekod

cuti pegawai, punch kad atau kaedah lain yang berkaitan. 3. Bandingkan nama pegawai berkaitan dengan senarai pegawai diberi kuasa. 4. Sekiranya berkaitan masukkan/key in maklumat nama dan kad pengenalan pegawai yang bertukar, berhenti, bersara, bersalin, cuti tanpa gaji atau cuti belajar ke dalam Modul

Penyelenggaran Pengguna untuk menentukan status pegawai sama ada aktif atau tidak aktif. 5. Isikan jadual berikut.

Kriteria 2 - Capaian Dalam Sistem Telah Dibatalkan/Tidak Aktif Bagi Pegawai Yang Bertukar/Berhenti/Bersara Atau Tidak Bertugas

Bil. Nama Pegawai

(Perakuan I dan II Daripada Laporan BV141)

Gred Jawatan Tarikh Atau Tempoh Tidak Bertugas

Status Pengguna Aktif

[Ya()/Tidak(X)] Catatan (Bersara, Berhenti dll)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


138


PROSEDUR AUDIT: 1. Gunakan sampel di Lampiran 4.9.1 2. Masukkan/key-in nama pegawai terlibat dan tempoh tidak bertugas di Modul Laporan bagi mendapatkan Laporan BV391 (Laporan Tempoh Dokumen Disedia/Diperaku Oleh

Pegawai). 3. Sahkan tiada sebarang transaksi perakuan dibuat oleh pegawai berkenaan dalam tempoh pegawai tidak bertugas. 4. Sekiranya ada dapatkan butiran lanjut baucar bayaran berkenaan (Nombor, Tarikh, Amaun dan Perihal). 5. Isikan jadual berikut.

Kriteria 3 - Pastikan Kad Pintar Tidak Digunakan Semasa Ketiadaan Pegawai/Tidak Bertugas

Bil. Nama Pegawai Gred Jawatan

Sebab Tidak Bertugas Tarikh atau Tempoh

Tidak Bertugas

Tiada Baucar Bayaran Diperakukan Ketika

Pegawai Tidak Bertugas [Ya()/Tidak(X)]

Bilangan Baucar Bayaran Diperakukan Ketika Pegawai Tidak

Bertugas

Amaun (RM) Catatan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


139


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan semua atau maksimum 30 baucar bayaran bagi perolehan aset (OS 35000) daripada Bahagian/Unit Kewangan. 2. Tentukan kesemua baucar bayaran yang disemak telah disokong dengan surat kelulusan daripada Pegawai Pengawal. 3. Isikan jadual berikut. 4. Rujukan:

a. Pekeliling Perbendaharaan Bil 4/2002

Kriteria 4 : Perolehan Harta Modal Di Bawah OS 35000 Hanya Diluluskan Oleh Pegawai Pengawal

Bil. No. Baucar Tarikh Baucar Jumlah (RM) Perihal Baucar

Kelulusan Pegawai Pengawal


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


140

Lampiran 4.10


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Pengurusan Bayaran SUB ELEMEN: Daftar Bil TUJUAN: Bagi Memastikan Daftar Bil Diselenggarakan Dengan Lengkap dan Kemas Kini.

BIL. KRITERIA YA() / TIDAK (X) RUJUKAN KERTAS KERJA CATATAN

1 Daftar Bil diselenggara dengan lengkap dan kemas kini. Lampiran 4.10.1

2 Daftar Bil dicetak dan disemak oleh pegawai bertanggungjawab

sekurang-kurangnya sekali sebulan dan ditandatangani ringkas. Lampiran 4.10.2


141


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan daftar bil manual atau elektronik (BV340 – Laporan Bil/Invois) 2. Skrutini daftar ini bagi tempoh Januari hingga Disember untuk memastikan ia diselenggara dengan lengkap (semua ruangan hendaklah diisi).

3. Sekiranya daftar tidak diisi dengan lengkap, senaraikan minimum 30 bil yang berkaitan. 4. Untuk memastikan daftar bil diselenggarakan dengan kemas kini (bil terkini direkodkan):

a. Dapatkan semua bil dalam tangan yang masih belum diproses b. Bandingkan tarikh dicop terima pada bil dengan tarikh pengauditan dijalankan c. Sekiranya tarikh berbeza (grace period : 2 hari bekerja), isikan jadual.

5. Pastikan Daftar Bil disemak oleh pegawai bertanggungjawab sekurang-kurangnya sekali sebulan dan ditandatangani ringkas. 6. Isikan jadual berikut. 7. Rujukan : a. Arahan Perbendaharaan 103 b. Panduan Pengguna PTJ eSPKB

Kriteria 1- Daftar Bil Diselenggara Dengan Lengkap : Daftar Bil Tidak Diselenggara Dengan Lengkap

Bil. No. Bil Tarikh Bil Tarikh Terima Bil Jumlah (RM) Ruangan Dalam Daftar Yang Tidak Diisi

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Kriteria 1 - Daftar Bil Diselenggara Dengan Kemas Kini : Bil Semasa Yang Belum Direkodkan

Bil. Tarikh Pengauditan No Bil Tarikh Bil Jumlah (RM) Tarikh Terima/Cop

Bil Tempoh Kelewatan

(Hari) 1 2 3 4 5


142

Lampiran 4.10.2

Kriteria 2 - Daftar Bil Dicetak Dan Disemak Oleh Pegawai Bertanggungjawab Sekurang-Kurangnya Sekali Sebulan Dan Ditandatangani Ringkas

Bil. Bulan Tarikh Laporan BV340 Dicetak Laporan BV340/Daftar Bil Manual

Disemak Dan Ditandatangani [Ya ()/Tidak (X)]

Tarikh Disemak

1 Januari

2 Februari

3 Mac

4 April

5 Mei

6 Jun

7 Julai

8 Ogos

9 September

10 Oktober

11 November

12 Disember


143

Lampiran 4.11


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Pengurusan Bayaran SUB: ELEMEN: Kawalan Dalaman Proses Bayaran TUJUAN: Bagi Memastikan Wujudnya Kawalan Dalam Proses Bayaran Yang Mencukupi dan Berkesan.


1 Baucar bayaran disokong dengan dokumen sokongan asal, lengkap dan sempurna.

Lampiran 4.11.1 Semua salinan dokumen bukti hendaklah diperakui sah

2 Peraturan Kewangan dipatuhi.

3 Pembayaran adalah wajar.

4 Pembayaran dibuat dengan betul.

5 Penjenisan pembayaran direkod dengan betul.

6 Pembayaran telah diperakukan dengan betul. 7 Pembayaran dibuat tepat pada masanya. 8 Bayaran dibuat kepada penerima yang sah.

9 Pemeriksaan dalaman dilaksanakan oleh Pejabat Pembayar (baucar manual sahaja).

10 Baucar Bayaran/dokumen sokongan ditebuk/cop telah bayar.


144


PROSEDUR AUDIT: 1. Pilih minimum 30 baucar bayaran untuk menjalankan pematuhan terhadap kriteria a – j seperti berikut:

a. Baucar bayaran disokong dengan dokumen sokongan asal, lengkap dan sempurna. b. Peraturan Kewangan dipatuhi. c. Pembayaran adalah wajar. d. Pembayaran dibuat dengan betul. e.Penjenisan pembayaran direkod dengan betul. f. Pembayaran telah diperakukan dengan betul. g. Pembayaran dibuat tepat pada masanya. h. Bayaran dibuat kepada penerima yang sah. i. Pemeriksaan dalaman dilaksanakan oleh Pejabat Pembayar (baucar manual sahaja). j. Baucar Bayaran/dokumen sokongan ditebuk/cop telah bayar.

2. Isikan Jadual berikut: 3. Rujukan :

a. Arahan Perbendaharaan 103 b. Manual Pengguna PTJ eSPKB c. Arahan Kerja AUDIT-AK(P)-10.1.1.

BIL. NOMBOR BAUCER YA() / TIDAK (X) CATATAN a b c d e f g h i j 1

2.

3.

4.

5.

6.


145

Lampiran 4.12

GPPAD 4


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Pengurusan Bayaran SUB ELEMEN: Pengurusan Bayaran Pukal TUJUAN: Bagi Memastikan Pengurusan Bayaran Pukal Mematuhi Peraturan Sedia Ada.

BIL. KRITERIA YA() / TIDAK (X)) RUJUKAN KERTAS KERJA CATATAN

1 Laporan BP20 dan BP21 diterima setiap bulan. Lampiran 4.12.1

2 Terdapat bukti Laporan BP20 dan BP21 disemak dengan bil

asal. Lampiran 4.12.2

3 Tindakan pembetulan diambil ke atas kesilapan/perbezaan antara Laporan BP20 dan Laporan BP21 dengan bil. Lampiran 4.12.3

4 Semua Bil Pukal dibayar melalui Sistem Bayaran Pukal. Lampiran 4.12.4


146


PROSEDUR AUDIT: 1. Tentukan Laporan BP20 (Sistem Bayaran Pukal- Senarai Akaun yang memasuki sistem pukal) dan BP21 (Sistem Bayaran Pukal – Laporan Terperinci Pembayaran Bil) telah

diterima pada setiap bulan daripada Jabatan Akauntan Negara. 2. Isikan jadual berikut. 3. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 93, 99(e)(i), 102 dan 107 b. Surat Pekeliling Perbendaharaan 12 Tahun 1990

Kriteria 1 - Laporan BP20 Dan BP21 Diterima Setiap Bulan

Bulan

Laporan Bayaran Pukal BP20 BP21

Diterima [Ya ()/Tidak (X)] Tarikh Terima Diterima

[Ya ()/Tidak (X)] Tarikh Terima

Januari Februari Mac April Mei Jun Julai Ogos September Oktober November Disember


147


PROSEDUR AUDIT: 1. Berdasarkan Laporan BP20 dan BP21, pilih 2 jenis bayaran pukal iaitu samada Spanco, Petronas, MAS atau TNB bagi 2 bulan berturut-turut. 2. Pastikan laporan ini telah disemak dan disahkan dengan semua bil pukal yang diterima oleh pegawai bertanggungjawab. 3. Isikan jadual berikut.

Kriteria 2 - Terdapat Bukti Laporan BP20 Dan BP21 Disemak Dengan Bil Asal

Bil. Jenis Bil No. Bil Tarikh Bil Amaun (RM)

Laporan BP20 dan BP21 Disemak Dengan Bil Asal

[Ya ()/Tidak (X)] 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


148


PROSEDUR AUDIT: 1. Berdasarkan sampel dari Lampiran 4.12.2, sekiranya terdapat perbezaan antara Laporan BP20 dan BP21 dengan bil asal pastikan pelarasan dibuat oleh PTJ/Bahagian 2. Isikan jadual berikut.

Kriteria 3 - Tindakan Pembetulan Diambil Ke Atas Kesilapan/Perbezaan Antara Laporan BP20 Dan Laporan BP21 Dengan Bil

Bil. No. Bil Tarikh Bil Amaun Bil (RM)

Amaun Dalam Laporan BP20 Dan BP 21

(RM)

Jumlah Perbezaan

(RM) Pelarasan Dibuat [Ya ()/Tidak (X)] No. /Tarikh Jurnal

1

2

3 4 5 6 7 8 9

10


149


PROSEDUR AUDIT: 1. Jalankan analisis data ACL–skrip pukal dan senaraikan baucar berkaitan pembayaran pukal iaitu Spanco, Petronas, MAS dan TNB 2. Buat semak silang dengan Laporan BP21 dan pastikan tiada bayaran dibuat di bawah Sistem Bayaran Pukal (bayaran dua kali). 3. Tentukan sebab pembayaran tidak dibuat di bawah Sistem Bayaran Pukal. 4. Isikan jadual berikut.

Kriteria 4 - Semua Bil Pukal Dibayar Melalui Sistem Bayaran Pukal

Bil. No Baucar Tarikh Baucar

Amaun (RM)

Perihal Bayaran

Bayaran Wujud Dalam Laporan BP21

[Ya ()/Tidak (X)] Sekiranya Tidak

Tentukan Sebabnya Sekiranya Ya, Nyatakan

Bulan Amaun (RM)

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10


150

Lampiran 4.13


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Pengurusan Bayaran SUB ELEMEN: Pengurusan Panjar Wang Runcit TUJUAN: Bagi Memastikan Pengurusan Panjar Wang Runcit Mematuhi Peraturan Sedia Ada.


1 Wang Panjar digunakan untuk tujuan pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit kecuali tuntutan perjalanan. Lampiran 4.13.1

2 Wang Panjar disimpan di tempat yang selamat (peti wang tunai dan disimpan di dalam kabinet besi berkunci atau peti besi). -

3 Baki wang tunai di tangan sama dengan baki pada Buku Tunai Wang Runcit. Lampiran 4.13.2


151


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan Buku Panjar Wang Runcit di Jabatan/Bahagian/PTJ yang diaudit. 2. Pilih semua bayaran yang dibuat dalam bulan semasa dan pastikan wa4ng panjar digunakan untuk pembayaran kecil dan segera (kurang RM1000) kecuali pembayaran

tuntutan perjalanan. 3. Isikan jadual berikut. 4. Rujukan. a. Arahan Perbendaharaan 97 (d), 111, 112 dan 113

Kriteria 1- Wang Panjar Digunakan Untuk Tujuan Pembayaran Kecil Yang Segera Dan Perbelanjaan Runcit Kecuali Tuntutan Perjalanan

Bil. No. Baucar Kecil/Tarikh Perihal Amaun (RM)

Digunakan untuk pembayaran kecil dan segera [Ya ()/Tidak (X)]

1

2

3 4 5 6 7 8 9

10


152

Lampiran 4.13.2

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Kira baki tunai di tangan dengan kehadiran pegawai Kementerian/Jabatan yang bertanggungjawab terhadap pengurusan Panjar Wang Runcit. 2. Tentukan baki wang tunai di tangan sama dengan baki di Buku Panjar Wang Runcit. 3. Sediakan Penyata Penyesuaian Panjar Wang Runcit seperti di bawah. 4. Sekiranya ada perbezaan dapatkan penjelasan berhubung perbezaan tersebut, laporkan kepada Pegawai Penyelia dan tentukan tindakan susulan diambil.

Kriteria 3 - Baki Wang Tunai Di Tangan Sama Dengan Baki Pada Buku Tunai Wang Runcit

PENYATA PENYESUAIAN PANJAR WANG RUNCIT PADA ................................................

A. Wang Tunai Dalam Tangan RM .................... B. Bil-Bil Dalam Tangan No. Bil Tarikh Bil Amaun 1. 2. 3. RM .................... C. Baucar Bayaran Rekupmen Belum Terima

No. Baucar Tarikh Baucar Amaun 1. 2. 3. RM ................... D. Amaun Panjar Wang Runcit Yang Diluluskan RM ................... E. Perbezaan (A+B+C=D) Jika Ada RM ................... Ulasan :

Pengesahan Oleh Pegawai yang bertanggungjawab : Tandatangan: Nama : Jawatan/Gred : Tarikh : Pengesahan Oleh Juruaudit : Tandatangan: Nama : Jawatan/Gred : Tarikh : Tindakan Susulan Yang Diambil Oleh Auditi (Jika Ada Perbezaan) :


153

Lampiran 4.14


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Pengurusan Bayaran SUB ELEMEN: Pembayaran Di Bawah Arahan Perbendaharaan (AP) 58(a) TUJUAN : Bagi Memastikan Pembayaran Di Bawah Arahan Perbendaharaan (AP) 58(a) Mematuhi Peraturan Sedia Ada.


CATATAN

1 Pembayaran di bawah AP 58(a). Lampiran 4.14.1

2 Pembayaran di bawah AP 58(a) adalah untuk perbelanjaan mengurus.

Lampiran 4.14.2

3 Justifikasi kelewatan dinyatakan.

4 Kelulusan Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) diperoleh bagi pembayaran di bawah AP 58(a).

5 Kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (KSP) diperoleh sekiranya Akauntan Negara tidak berpuas hati ke atas pembayaran di bawah AP 58(a).

6 Kelulusan KSP diperoleh bagi pembayaran AP 58(a) yang tiada baki peruntukan.


154

Lampiran 4.14.1

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Muat turun data bayaran di bawah AP 58(a) daripada GFMAS (Table ZFIEMAS dan ZFIM001) bagi tahun semasa. 2. Jalankan analisis ACL dengan menggunakan skrip AP 58(a) untuk mendapatkan bilangan dan jumlah bayaran AP 58(a). 3. Sekiranya wujud pembayaran di bawah AP 58(a), pilih semua atau maksimum 30 baucar daripada senarai data yang dimuat turun. 4. Tentukan pembayaran di bawah AP 58(a) hanya dilakukan untuk perbelanjaan mengurus sahaja. 5. Tentukan justifikasi bagi kelewatan pembayaran tersebut dinyatakan. 6. Tentukan pembayaran di bawah AP 58(a) memperoleh kelulusan daripada JANM 7. Sekiranya Akauntan Negara mendapati sebab-sebab kelewatan pembayaran tidak memuaskan/ada keraguan/peruntukan tidak mencukupi, sila pastikan Pegawai

Pengawal memperoleh kelulusan daripada KSP. 8. Pastikan pembayaran yang dilakukan di bawah AP 58(a) mempunyai baki peruntukan pada tahun di mana perbelanjaan berkenaan dibuat.


a. Arahan Perbendaharaan 58(a)

Kriteria 1 - Tiada Pembayaran Di Bawah AP 58(a)

Pembayaran Di Bawah AP 58(a) Wujud [Ya()/Tidak(X)]

Sekiranya Ya(), Nyatakan

Bilangan Baucar Bayaran Jumlah (RM)


155

Lampiran 4.14.2 Kriteria 2 - Pembayaran Di Bawah AP 58(a) Adalah Untuk Perbelanjaan Mengurus Kriteria 3 - Justifikasi Kelewatan Dinyatakan Kriteria 4 - Kelulusan Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) Diperoleh Bagi Pembayaran Di Bawah AP 58(a) Kriteria 5 - Kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (KSP) Diperoleh Sekiranya Akauntan Negara Tidak Berpuas Hati Ke Atas Pembayaran Di Bawah AP 58(a)

Bil. No. Baucar/ Tarikh

Amaun Baucar

(RM) Perihal Baucar

Perbelanjaan Mengurus

[Ya()/Tidak(X)]

Justifikasi Kelewatan Kelulusan Pembayaran Catatan

[Ada()/Tiada(X)] Sebab JANM [Ya()/Tidak(X)]

KSP [Ya()/Tidak(X)/

Tidak Berkenaan (TB)]

Kriteria 6 – Kelulusan KSP Diperoleh Bagi Pembayaran AP 58(A) Yang Tiada Baki Peruntukan : Pembayaran Di Bawah AP 58(a) Yang Tiada Baki Peruntukan

Bil. Bayaran AP 58(a) Tahun Semasa Jumlah Peruntukan

Mengurus Tahun Terlibat (RM)

Jumlah Perbelanjaan Mengurus Sebenar Tahun

Terlibat (RM)

Perbezaan (RM)

Kelulusan KSP [Ada()/Tiada(X)/

Tidak Berkenaan (TB)] Catatan Jumlah

(RM) Tahun Terlibat


156

Lampiran 4.15


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Pengurusan Bayaran SUB ELEMEN: Pembayaran Di Bawah Arahan Perbendaharaan (AP) 59 TUJUAN : Bagi Memastikan Pembayaran Di Bawah Arahan Perbendaharaan (AP) 59 Mematuhi Peraturan Sedia Ada.


CATATAN

1 Tiada Pembayaran di bawah AP 59. Lampiran 4.15.1

2 Kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (KSP) Diperoleh Bagi Pembayaran di bawah AP 59.

Lampiran 4.15.2

3 Siasatan Dibuat dan Laporan Dikemukakan Kepada KSP Mengikut Tempoh Yang Ditetapkan.

4 Tindakan Pelarasan Dibuat Selepas Mendapat Kelulusan KSP Mengikut Tempoh Yang Ditetapkan.

5 Buku Daftar AP 59 Diperiksa dan Ditandatangani Setiap Bulan Oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan atau Pegawai Yang Diberi Kuasa.


157

Lampiran 4.15.1

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan Laporan A441 dan daftar/senarai bayaran di bawah AP 59 dari Bahagian/Unit Kewangan Kementerian/Jabatan untuk menentukan baki terakhir akaun ini pada 31

Disember tahun semasa. Berdasarkan daftar/senarai bayaran di bawah AP 59, tentukan jumlah baucar. 2. Bandingkan kedua-dua dokumen ini untuk menentukan baki terakhir akaun ini adalah sama. Jika sebaliknya, sila dapatkan ulasan auditi. 3. Sekiranya wujud pembayaran di bawah AP 59, pilih minimum 30 sampel bagi pembayaran tahun semasa daripada daftar/senarai bayaran tersebut. 4. Tentukan kelulusan KSP diperoleh sebelum diakaunkan di bawah Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) – Perbelanjaan Di Bawah AP 59 [kod 853207]. 5. Tentukan Pegawai Pengawal menjalankan siasatan dan laporan disediakan dalam tempoh 60 hari dari tarikh Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) – Perbelanjaan Di Bawah

AP 59 [kod 853207] diluluskan untuk dikemukakan kepada KSP bagi tujuan pelarasan. 6. Tentukan pelarasan pendahuluan diri dibuat dalam tempoh 60 hari setelah mendapat kelulusan daripada Ketua Setiausaha Perbendaharaan. 7. Kenal pasti jumlah pendahuluan diri yang telah mendapat kelulusan tetapi belum diselaraskan di daftar/senarai bayaran di bawah AP 59. 8. Isikan jadual berikut. 9. Rujukan:

a. Arahan Perbendaharaan 59 b. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8/2009

Kriteria 1- Tiada Pembayaran Di Bawah AP 59

Pembayaran Di Bawah AP 59 Wujud

[Ya()/Tidak(X)]

Sekiranya Ya (), Nyatakan Jumlah/Baki

Mengikut Laporan A441 (RM)

Mengikut Daftar/Senarai Bayaran Di Bawah AP 59 Perbezaan (RM) Ulasan Bilangan Baucar

Bayaran Jumlah/Baki

(RM)


158

Lampiran 4.15.2 Kriteria 2 - Kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (KSP) Diperoleh Bagi Pembayaran Di Bawah AP 59 Kriteria 3 - Siasatan Dibuat Dan Laporan Dikemukakan Kepada KSP Mengikut Tempoh Yang Ditetapkan Kriteria 4 - Tindakan Pelarasan Dibuat Selepas Mendapat Kelulusan KSP Mengikut Tempoh Yang Ditetapkan

Bil. No.

Baucar/ Tarikh

Amaun Baucar

(RM) Perihal Baucar

Tarikh Kelulusan Perbendaharaan

Bagi Bayaran Di Bawah

AP 59

Siasatan Dibuat & Laporan Dikemukakan Kepada KSP

Dalam Tempoh 60 hari

Tarikh Kelulusan KSP Bagi

Tujuan Pelarasan

Tindakan Pelarasan Pendahuluan Diri Pegawai Dibuat Dalam Tempoh 60 Hari Setelah Mendapat Kelulusan

KSP [Ya()/

Tidak(X)] Tarikh

Sepatut Tarikh

Sebenar [Ya()/

Tidak(X)] Tarikh

Sepatut Tarikh

Sebenar

Kriteria 4 - Tindakan Pelarasan Dibuat Selepas Mendapat Kelulusan KSP Mengikut Tempoh Yang Ditetapkan

Bil. Perbelanjaan AP 59 Yang Telah Mendapat Kelulusan KSP Tetapi Belum Diselaraskan

Kementerian/ Jabatan Terlibat

Bilangan Permohonan Diluluskan

Jumlah (RM) Tahun Terlibat Tujuan Pembayaran


159

Lampiran 4.16


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN: Pengurusan Bayaran SUB: ELEMEN: Pengurusab bil di Pusat Kos TUJUAN: Bagi memastikan Daftar Bil Diselenggarakan Dengan Lengkap dan Kemas Kini.

BIL. KRITERIA YA()/TIDAK (X)/ RUJUKAN KERTAS KERJA

KEPUTUSAN PEMARKAHAN

1 Daftar Bil disediakan dengan lengkap dan kemas kini Lampiran 4.16.1

2 Daftar Bil dicetak dan disemak oleh pegawai bertanggungjawab sekurang-kurangnya sekali sebulan dan ditandatangani ringkas. Lampiran 4.16.2

3 Tindakan diambil terhadap bil Lampiran 4.16.2


160


PROSEDUR AUDIT: 1. Dapatkan daftar bil manual atau elektronik (BV340 – Laporan Bil/Invois) dan norma tempoh untuk penghantaran bil ke PTJ untuk pembayaran 2. Skrutini daftar ini bagi tempoh Januari hingga Disember untuk memastikan ia diselenggara dengan lengkap (semua ruangan hendaklah diisi).

3. Sekiranya daftar tidak diisi dengan lengkap, senaraikan minimum 30 bil yang berkaitan. 4. Untuk memastikan daftar bil diselenggarakan dengan kemas kini (bil terkini direkodkan):

d. Dapatkan semua bil dalam tangan yang masih belum diproses e. Bandingkan tarikh dicop terima pada bil dengan tarikh pengauditan dijalankan f. Sekiranya tarikh berbeza (grace period : 2 hari bekerja), isikan jadual.

5. Pastikan Daftar Bil disemak oleh pegawai bertanggungjawab sekurang-kurangnya sekali sebulan dan ditandatangani ringkas. 6. Isikan jadual berikut. 7. Rujukan : a. Arahan Perbendaharaan 103 b. Panduan Pengguna PTJ eSPKB

Kriteria 1- Daftar Bil Diselenggara Dengan Lengkap : Daftar Bil Tidak Diselenggara Dengan Lengkap

Bil. No. Bil Tarikh Bil Tarikh Terima Bil Jumlah (RM) Ruangan Dalam Daftar Yang Tidak Diisi

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Kriteria 1 - Daftar Bil Diselenggara Dengan Kemas Kini : Bil Semasa Yang Belum Direkodkan


Bil Tempoh Kelewatan

(Hari) 1 2 3 4 5


161

Lampiran 4.16.2

Kriteria 2 - Daftar Bil Dicetak Dan Disemak Oleh Pegawai Bertanggungjawab Sekurang-Kurangnya Sekali Sebulan Dan Ditandatangani Ringkas

Bil. Bulan Tarikh Laporan BV340 Dicetak Laporan BV340/Daftar Bil Manual

Disemak Dan Ditandatangani [Ya ()/Tidak (X)]

Tarikh Disemak

1 Januari

2 Februari

3 Mac

4 April

5 Mei

6 Jun

7 Julai

8 Ogos

9 September

10 Oktober

11 November

12 Disember

Kriteria 3 - Tindakan diambil terhadap bil


Bil Tarikh Penghantar Bil

Ke PTJ Tempoh Kelewatan

(Hari) 1 2 3 4 5

162


PENGAUDITAN PENGURUSAN KUMPULAN WANG/AKAUN AMANAH DAN DEPOSIT

KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Pengendalian Kumpulan Wang/Akaun Amanah SUB ELEMEN: Penubuhan Kumpulan Wang/Akaun Amanah TUJUAN : Penubuhan Kumpulan Wang/Akaun Amanah Mematuhi Peraturan Sedia Ada.

BIL. KRITERIA YA () / TIDAK (X)

RUJUKAN KERTAS KERJA CATATAN

1 Kumpulan Wang /Akaun Amanah ditubuhkan di Kementerian/Jabatan/Pejabat

Lampiran 5.1.1

2 Kelulusan Penubuhan Kumpulan Wang/Akaun Amanah dan Arahan Amanah disimpan/difailkan dengan teratur

3 Status Kumpulan Wang /Akaun Amanah di Kementerian/Jabatan/Pejabat masih aktif

4 Surat penurunan kuasa oleh Pegawai Pengawal

163

Lampiran 5.1.1

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT : 1) Rujukan : Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 18 Tahun 2001 2) Senarai semua Kumpulan Wang/Akaun Amanah yang ditubuhkan di Kementerian/Jabatan/Pejabat 3) Semak semua atau minimum lima (5) Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah yang ditubuhkan, tentukan perkara berikut dipatuhi:

a) Surat kelulusan penubuhan b) Arahan Amanah / Ikatan Amanah ada diwujudkan c) Status akaun amanah (aktif / tidak aktif) d) Surat penurunan kuasa

Kriteria 1 - Kumpulan Wang/ Akaun Amanah yang ditubuhkan di Kementerian/Jabatan/Pejabat Kriteria 2 - Kelulusan Penubuhan Kumpulan Wang/Akaun Amanah dan Arahan Amanah disimpan/difailkan dengan teratur Kriteria 3 - Status Kumpulan Wang /Akaun Amanah di Kementerian/Jabatan/Pejabat masih aktif Kriteria 4 - Surat penurunan kuasa oleh Pegawai Pengawal

Jumlah Kumpulan/Akaun Amanah di Kementerian/Jabatan/Pejabat : _________________

Bil. Nama Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah

Kod Amanah

Ya () / Tidak (X) Catatan KRITERIA 2, 3 dan 4

a b c d

1 2 3 4 5

164



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Pengendalian Kumpulan/Akaun Amanah SUB ELEMEN: Pengurusan Kumpulan Wang/Akaun Amanah TUJUAN : Pengurusan Kumpulan Wang/Akaun Amanah Mematuhi Peraturan Sedia Ada.



1 Jawatankuasa Pengurusan Kumpulan wang/Akaun Amanah Ditubuhkan

Lampiran 5.2.1

a) Keahlian Jawatankuasa dipatuhi

b) Kehadiran ahli mesyuarat mengikut kuorum

2 Peranan dan tanggungjawab Jawatankuasa yang ditubuhkan sepertimana yang ditetapkan

3 Akaun sentiasa berbaki kredit

4 Penyesuaian Akaun Amanah disediakan

5.

Penyata Terimaan dan Perbelanjaan disediakan setiap tahun sebaik sahaja tahun kewangan berakhir.

6. Dokumen berkaitan difailkan dengan teratur

7. Terimaan dari sumber yang dibenarkan. Lampiran 5.2.2

8. Perbelanjaan dari akaun amanah hanya bagi tujuan yang ditetapkan dalam arahan amanah berkaitan Lampiran 5.2.3

165

Lampiran 5.2.1

KERTAS KERJA PROSEDUR AUDIT : 1) Rujukan : Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 18 Tahun 2001 2) Bagi akaun amanah yang dipilih di Lampiran 5.1.1, tentukan perkara seperti berikut:

a. Jawatankuasa Pengurusan ditubuhkan dengan keahlian seperti ditetapkan dan kehadiran mesyuarat mengikut kuorum b. Peranan Jawatankuasa Pengurusan seperti mana ditetapkan c. Akaun sentiasa berbaki kredit(SPP Bil. 18/2001 Para 3 (iv) ) d. Penyesuaian Akaun Amanah disediakan. (SPP Bil. 18/2001 Para 4.7 (b) dan (c) ) e. Penyata Terimaan dan bayaran f. Dokumen berkaitan diselenggarakan dengan teratur:

i) Arahan Amanah ii) Penyata Terimaan dan bayaran iii) Penyata Penyesuaian iv) Panggilan mesyuarat dan minit mesyuarat v) Buku Tunai Amanah

Kriteria 1 - Jawatankuasa Pengurusan Kumpulan Wang/Akaun Amanah Ditubuhkan Kriteria 2 - Peranan dan tanggungjawab Jawatankuasa yang ditubuhkan sepertimana yang ditetapkan Kriteria 3 – Akaun sentiasa berbaki kredit Kriteria 4 - Penyesuaian Akaun Amanah disediakan Kriteria 5 - Penyata Terimaan dan Perbelanjaan disediakan setiap tahun sebaik sahaja tahun kewangan berakhir Kriteria 6 - Dokumen berkaitan difailkan dengan teratur


Kod Amanah

Ya () / Tidak (X)

Catatan KRITERIA 1-6

a b c d e f

1 i ii iii iv v 2 3 4 5

166

Lampiran 5.2.2

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT : 1. Semak semua resit bagi setiap Kumpulan Wang / Akaun Amanah yang dipilih seperti di Lampiran 5.1.1

Kriteria 7 - Terimaan dari sumber yang dibenarkan NAMA KUMPULAN WANG / AKAUN AMANAH:

Bil.

No. Resit

Tarikh Resit Jumlah Terimaan Mengikut

Arahan Amanah Ya () / Tidak (X)

Catatan

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

167

Lampiran 5.2.3

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT : 1. Semak semua baucar bagi setiap Kumpulan Wang / Akaun Amanah yang dipilih seperti di Lampiran 5.1.1

Kriteria 8 - Perbelanjaan dari akaun amanah hanya bagi tujuan amanah yang ditetapkan di arahan amanah berkaitan

NAMA KUMPULAN WANG / AKAUN AMANAH:

Bil.

No.Baucar

Tarikh Baucar Jumlah Bayaran Mengikut Arahan

Amanah Ya (/) / Tidak (X)

Catatan

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

168



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Pengendalian Kumpulan Wang/Akaun Amanah SUB ELEMEN: Penutupan Kumpulan Wang/Akaun Amanah dan Penyerahan Penyata Tahunan TUJUAN : Penutupan Kumpulan Wang/Akaun Amanah Mematuhi Peraturan Sedia Ada.



1 Tindakan terhadap akaun tidak aktif/klasifikasi akaun hendaklah dilakukan setiap tahun

Lampiran 5.3.1

2 Akaun Tidak Aktif/Tak Diperlukan ditutup dengan kelulusan

3 Penutupan akaun hendaklah dibuat dengan betul mengikut arahan amanah yang ditubuhkan

4 Dikemukakan Kepada Ketua Audit Negara sebelum 31 Mac (mengikut arahan amanah yang berkaitan)

169

Lampiran 5.3.1

KERTAS KERJA PROSEDUR AUDIT :

1) Rujukan : Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 18 Tahun 2001 2) Senarai akaun amanah yang tidak aktif 3) Semak semua atau minimum lima (5) Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah yang yang tidak aktif dan tentukan perkara berikut:

a. Tindakan terhadap akaun tidak aktif/klasifikasi akaun hendaklah dilakukan setiap tahun b. Akaun Tidak Aktif/Tak Diperlukan ditutup dengan kelulusan(SPP Bil. 18/2001 Para 5 (a)) Penyesuaian Akaun Amanah disediakan. (SPP Bil. 18/2001 Para 4.7 (b) dan (c) ) c. Penutupan akaun hendaklah dibuat dengan betul mengikut arahan amanah yang ditubuhkan

4) Semak tarikh penyerahan penyata tahunan kepada Ketua Audit Negara sebelum 31 Mac

Kriteria 1 – Tindakan terhadap akaun tidak aktif/klasifikasikan akaun hendaklah dilakukan setiap tahun Kriteria 2 – Akaun Tidak Aktif/Tak Diperlukan ditutup dengan kelulusan Kriteria 3 – Akaun yang ditutup hendaklah diakaunkan dengan betul mengikut arahan amanah yang ditubuhkan Kriteria 4 - Dikemukakan Kepada Ketua Audit Negara sebelum 31 Mac (mengikut arahan amanah yang berkaitan)


Kod Amanah

Ya () / Tidak (X) Catatan KRITERIA 1-3

a b c

1 2 3 4 5

Penyata Tahunan (Kriteria 4)

1. Tarikh penyerahan :

170

Lampiran 5.4

GPPAD 5 PENGAUDITAN PENGURUSAN KUMPULAN WANG/AKAUN AMANAH DAN DEPOSIT

KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Pengendalian Kumpulan Wang/Akaun Amanah SUB ELEMEN : Pinjaman Kenderaan TUJUAN: Bagi memastikan pengendalian urusan pinjaman kenderaan adalah selaras dengan kehendak peraturan yang sedia ada.

BIL. KRITERIA

YA () / TIDAK (X)

RUJUKAN KERTAS KERJA

CATATAN

1 Daftar Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kini Lampiran 5.4.1

2 Bukti Semakan Dibuat Oleh Pegawai Penyelia 3 Kad Pendaftaran Kenderaan Dicop ‘Hak Milik Dituntut Oleh Kerajaan”

Lampiran 5.4.2 4 Salinan Insurans Komprehensif Tahun Semasa Difailkan

5 Butiran pinjaman direkodkan dalam Buku Perkhidmatan

6 Bayaran Balik Melalui Arahan Potongan Gaji Adalah Teratur Lampiran 5.4.3

7 Potongan Pertama/Akhir, dibuat dengan teratur

171


PROSEDUR AUDIT : 1. Sila Rujuk : i. Pekeliling Perbendaharaan Bil 7 Tahun 1993 dan Bil 8 Tahun 1993 (Al-Bai Bithaman Ajil) 2. Semak dan tentukan sama ada buku daftar pinjaman/pembiayaan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. 3. Semak semua atau minimum 10 peminjam kenderaan kepada daftar dan pastikan perkara berikut direkodkan dalam daftar pinjaman kenderaan:

a. Nama peminjam b. Tarikh pinjaman c. Jumlah pinjaman d. Tarikh cek bayaran diterima oleh pejabat bertugas e. Tarikh cek bayaran diterima oleh peminjam f. Nombor dan tarikh baucar bayaran pinjaman dan cek g. Tarikh resit pembelian h. Memastikan kad pendaftaran dicop dengan ‘Hak Milik Dituntut Oleh Kerajaan’ i. Tempoh bayaran balik (bulanan) seperti yang diluluskan j. Tarikh ansuran pertama bayaran balik pinjaman dimulakan k. Nama syarikat insurans, no Sijil Insurans, tempoh insurans diliputi bagi tiap-tiap tahun, jumlah amaun insurans dan tarikh insurans diserahkan l. Daftar disemak oleh pegawai penyelia

Kriteria 1 – Daftar Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kini Kriteria 2 - Bukti Semakan Dibuat Oleh Pegawai Penyelia

Bil. Nama Peminjam/Jawatan/No Akaun

Ya () / Tidak (X) Catatan KRITERIA 1 KRITERIA 2

a b c D e f g h i j k l 1 2 3

4

5

6

7

8

9

10

172

Lampiran 5.4.2

KERTAS KERJA PROSEDUR AUDIT :

1. Sila Rujuk : i. Pekeliling Perbendaharaan Bil.7 Tahun 1993 dan Bil. 8 Tahun 1993 (Al-Bai Bithaman Ajil) 2. Berdasarkan Senarai Pendapatan & Potongan (Pendahuluan Kenderaan ), semak semua atau maksima 10 peminjam bagi tempoh tahun semasa.

a. Kad Pendaftaran Kenderaan dicop ‘Hakmilik Dituntut Oleh Kerajaan’ (PP Bil. 7/1993 Para 10 dan PP Bil. 8/1993 Para 11) b. Salinan insurans komprehensif tahun semasa difailkan(PP Bil. 7/1993 Para 12.5 dan PP Bil. 8/1993 Para 13.6) c. Butiran pinjaman direkod dalam buku perkhidmatan

Kriteria 3 – Kad Pendaftaran Kenderaan Dicop ‘Hak Milik Dituntut Oleh Kerajaan” Kriteria 4 – Salinan Insurans Komprehensif Tahun Semasa Difailkan Kriteria 5 - Butiran pinjaman direkodkan dalam Buku Perkhidmatan

Bil.

Nama Peminjam/Jawatan/

Nombor Akaun

Ya () / Tidak (X) / Tidak Berkenaan (TB)

Catatan KRITERIA 3

a KRITERIA 4

b KRITERIA 5

c

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

173

Lampiran 5.4.3

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT : 1. Tentukan bayaran balik pinjaman/pembiayaan kenderaan melalui Arahan Potongan Gaji dibuat dengan teratur (PP Bil. 7/1993 Para 11 dan PP Bil. 8/1993 Para 12) 2. Sampel minimum 10 peminjam kenderaan adalah seperti di Lampiran 5.4.1 dan pastikan perkara berikut:

a. Bayaran balik melalui wang tunai atau potongan gaji dilakukan tidak lewat dua bulan berikutnya b. Bayaran balik telah dibuat melalui potongan gaji secara bulanan c. Sijil Gaji terakhir bagi peminjam yang bertukar menyatakan amaun ansuran bulanan dan no. akaun pinjaman

Kriteria 6 – Bayaran Balik Melalui Arahan Potongan Gaji Adalah Teratur Kriteria 7 - Potongan Pertama/Akhir dibuat dengan teratur

Bil. Nama Peminjam/Jawatan/No Akaun Ya () / Tidak (X)

Catatan KRITERIA 6 & 7

a b c 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

174

Lampiran 5.5


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Pengendalian Kumpulan Wang/Akaun Amanah SUB ELEMEN: Pinjaman Komputer TUJUAN : Bagi Memastikan Pengurusan Pinjaman Komputer Mematuhi Peraturan Sedia Ada.




2 Bukti Semakan Dibuat Oleh Pegawai Penyelia

3 Invois Pembelian Komputer Difailkan dalam Fail Peribadi Lampiran 5.5.2

4 Butiran pinjaman direkodkan dalam Buku Perkhidmatan 5. Bayaran Balik Melalui Arahan Potongan Gaji Adalah Teratur

175


PROSEDUR AUDIT :

1. Semak daftar pinjaman komputer ada dikemas kini 2. Pilih semua atau maksima 10 peminjam dan pastikan perkara berikut direkodkan dalam daftar.

a. Nama peminjam b. Tarikh pembiayaan diluluskan c. Jumlah pinjaman/pembiayaan d. Tarikh cek bayaran diterima oleh pejabat peminjam e. Tarikh cek bayaran diterima oleh peminjam f. Nombor dan tarikh baucar pembayaran pinjaman dan cek g. Tarikh resit pembelian h. Nombor dan tarikh invois i. Tempoh bayaran balik seperti yang diluluskan j. Tarikh ansuran pertama bayaran balik pinjaman dimulakan

k. Daftar disemak oleh pegawai penyelia

Bil. Nama Peminjam/Jawatan/No Akaun

Ya () / Tidak (X)

Catatan KRITERIA 1 KRITERA 2

a b c d e f g h i j k 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

176

Lampiran 5.5.2

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT : 1. Sila Rujuk : Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1992 2. Berdasarkan Senarai Pendapatan & Potongan (Pendahuluan Komputer ) semak semua atau maksima 10 peminjam tahun semasa 3. Semak perkara berikut:

a. Salinan Invois dan resit pembelian komputer difailkan ke dalam fail peribadi peminjam (PP Bil. 8/1992 Para12.5) b. Butiran pinjaman direkod dalam buku perkhidmatan c. Bayaran balik melalui wang tunai atau potongan gaji dilakukan tidak lewat dari dua bulan berikutnya d. Bayaran balik telah dibuat melalui potongan gaji secara bulanan e. Sijil Gaji terakhir bagi peminjam yang bertukar menyatakan baki jumlah pinjaman yang belum selesai dan amaun ansuran balik

Bil. Nama

Peminjam/Jawatan/No Akaun

Ya () / Tidak (X)

Catatan

KRITERIA 3 KRITERIA 4 KRITERIA 5 a

b

c

d e

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

177

Lampiran 5.6


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Pengendalian Kumpulan Wang/Akaun Amanah SUB ELEMEN: Pendahuluan Diri TUJUAN : Bagi Memastikan Pengurusan Pendahuluan Diri Mematuhi Peraturan Sedia Ada.



2 Bukti Semakan Daftar Dibuat Oleh Pegawai Penyelia

3 Rekod subsidiari diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini

Lampiran 5.6.2 4 Bayaran Balik Atau Penyelarasan Dibuat Mengikut Tempoh

Ditetapkan

5 Penyesuaian Dengan Rekod Bendahari Negeri Dilakukan Setiap Bulan

6 Baucar bayaran difailkan dengan teratur

178


PROSEDUR AUDIT : 1. Semak DaftarPendahuluan Diri. (Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2/1993 Para 4) : 2. Pilih semua atau maksima 10 peminjam dan pastikan perkara berikut direkodkan.

a. Rujukan Fail Jabatan b. Nama Pegawai yang memohon c. Amaun Pendahuluan Diri d. Tarikh diluluskan e. Tarikh pergi f. Tarikh balik/sampai g. Tarikh dan amaun tuntutan dikemukakan h. Tarikh dan nombor rujukan baucar atau jernal i. Tarikh dan amaun tuntutan dibayar j. Amaun denda dikenakan, jika berkaitan k. Daftar disemak oleh pegawai penyelia

Bil.

Nama Peminjam/Jawatan/No Akaun Ya () / Tidak (X)

Catatan KRITERIA 1 KRITERA 2

a b c d e f g h i j k 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

179

Lampiran 5.6.2

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT : 1. Sila Rujuk : Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1993 2. Berdasarkan Daftar Permohonan Pendahuluan Diri, pilih 10 pegawai yang diluluskan pendahuluan diri bagi tahun semasa dan tahun sebelumnya. Keutamaan diberi kepada

pendahuluan diri yang belum diselesaikan 3. Semak perkara berikut:

a. Rekod subsidiari diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini b. Bayaran balik atau penyelarasan dibuat mengikut tempoh ditetapkan c. Penyesuaian dengan rekod Akauntan Negara/Bendahari Negeri dilakukan setiap bulan d. Baucar bayaran difailkan dengan teratur

Bil. Nama Pegawai /Jawatan Ya () / Tidak (X)

Catatan KRITERIA 3 a

KRITERIA 4 b

KRITERIA 5 c

KRITERIA 6 d

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

180

Lampiran 5.7

GPPAD 5 PENGAUDITAN PENGURUSAN KUMPULAN WANG/KAUN AMANAH DAN DEPOSIT

KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Pengendalian Kumpulan Wang/Akaun Amanah SUB ELEMEN: Pengurusan Akaun Deposit TUJUAN: Bagi Memastikan Pengurusan Akaun Deposit Mematuhi Peraturan Sedia Ada.


1 Daftar Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kini

Lampiran 5.7.1

2 Bukti Semakan Rekod Dibuat Oleh Pegawai Penyelia 3 Rekod Subsidiari Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kini 4 Akaun Berbaki Kredit 5 Penyesuaian Dengan Akauntan Negara/Rekod Bendahari Negeri

Dilakukan Setiap Bulan

6 Senarai Baki Dihantar Kepada Bendahari Negeri Dan Ketua Audit Negara Pada Akhir Tahun

7 Rekod difailkan dengan teratur

8 Tindakan diambil untuk menyelaraskan baki sekiranya terdapat perbezaan antara rekod Bendahari Negeri

9 Akaun Kawalan Disesuaikan Dengan Rekod Subsidiari Setiap Suku Tahun Lampiran 5.7.2

10 Deposit Yang Tidak Dituntut Melebihi 12 Bulan (Serta Tidak Diperlukan) Diwartakan Dan Deposit Yang Tidak Dituntut 3 Bulan Selepas Diwartakan Dikreditkan Ke Hasil

Lampiran 5.7.3

181


PROSEDUR AUDIT :

1. Sila Rujuk : Arahan Perbendaharaan 156 - 162 2. Berdasarkan Laporan Ringkasan Akaun Amanah bagi tahun semasa, pilih semua atau maksima 10 Akaun Deposit untuk semakan. 3. Semak perkara berikut:

a) Daftar Deposit diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini (AP 156) b) Bukti semakan rekod dibuat oleh Pegawai Penyelia c) Rekod subsidiari diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini d) Akaun Deposit Berbaki Kredit e) Penyesuaian dengan rekod Akauntan Negara/Bendahari Negeri dilakukan setiap bulan f) Senarai baki dihantar kepada Bendahari Negeri dan Ketua Audit Negara pada akhir tahun (AP 159) g) Rekod difailkan dengan teratur h) Tindakan diambil untuk menyelaraskan baki sekiranya berbeza dengan rekod Bendahari Negeri

Bil. Nama Akaun Deposit Kod Deposit

Jumlah Deposit

(RM)

Ya () / Tidak (X)

Catatan

KRITERIA 1-8 a b c d e f g h

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

182

Lampiran 5.7.2

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT :

1. Bagi setiap Akaun Deposit, pilih minimum 5 rekod subsidiari untuk disesuaikan dengan Akaun Kawalan setiap suku tahun. (Maksimum keseluruhan adalah 20 rekod subsidiari)

Kriteria 9 - Akaun Kawalan Disesuaikan Dengan Rekod Subsidiari Setiap Suku Tahun

Bil.

Nama Akaun Deposit

Kod Deposit

Jumlah Deposit

(RM)

Suku Tahun

No. Rekod Subsidiari/

Nama Pendeposit

No. & Tarikh Resit

Rekod Subsidiari

Disesuaikan dgn Akaun Kawalan

Jumlah Rekod Subsidiari

Sama Dengan Jumlah Akaun

Kawalan

Jumlah Rekod

Subsidiari (RM)

Jumlah Akaun

Kawalan (RM)

Perbezaan Jumlah Antara

Rekod Subsidiari

Dengan Akaun Kawalan

(RM)

Catatan

Ya ()/ Tidak (X)

Ya ()/ Tidak (X)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

183

Lampiran 5.7.3

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT:

1. Tentukan sama ada deposit yang tidak dituntut diwartakan (serta tidak diperlukan) dan selepas diwartakan hendaklah dikredit ke hasil. 2. Bagi kolum yang bertanda (*), sila lengkapkan Lampiran 5.7.3(A) untuk setiap Akaun Deposit yang berkaitan.

Kriteria 10 - Deposit Yang Tidak Dituntut Melebihi 12 Bulan (Serta Tidak Diperlukan) Diwartakan Dan Deposit Yang Tidak Dituntut 3 Bulan Selepas Diwartakan Dikreditkan Ke

Hasil

Bil. Nama Akaun Deposit Kod Deposit

Jumlah Deposit

(RM)

Bil. Deposit Melebihi 12 Bulan

Jumlah Deposit

Melebihi 12 Bulan (RM)

Bil. Deposit Melebihi 12

Bulan (Tidak

Diperlukan) (*)

Jumlah Deposit

Melebihi 12 Bulan (Tidak

Diperlu) (RM) (*)

Ya () / Tidak (X)

Catatan

Deposit Yang Tidak Dituntut Melebihi 12 bulan (Tidak

Diperlu) Diwartakan (*)

Deposit Yang Tidak Dituntut 3 bulan Selepas

Diwartakan Dikreditkan Ke

Hasil (*) 1

2 3 4 5 6 7 8 9 10

184

Lampiran 5.7.3(A)

KERTAS KERJA

Nama Akaun Deposit : Kod Deposit :

Bil No. Rekod Subsidiari/Nama Pendeposit

Jumlah (RM)

No. & Tarikh Resit

Tarikh Sepatut

diwartakan Tarikh

Sebenar warta Pematuhan

Ya () / Tidak (X)

Tarikh Sepatutnya

Dikreditkan Ke Hasil

Tarikh Sebenar

Dikreditkan Ke Hasil

Pematuhan Ya () / Tidak

(X) Catatan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Jumlah

185

Lampiran 6.1

GPPAD 6 PENGAUDITAN PENGURUSAN ASET, INVENTORI DAN STOR

KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Kawalan Umum SUB ELEMEN: Pengurusan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)

TUJUAN: Pengurusan JKPAK mematuhi peraturan yang ditetapkan

BIL. KRITERIA YA() / TIDAK(X) RUJUKAN KERTAS KERJA CATATAN

1 JKPAK ditubuhkan.

Lampiran 6.1.1

2 Keanggotaan JKPAK dipatuhi. 3 Bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 bulan sekali. 4 Agenda mesyuarat yang ditetapkan dibincangkan. 5 Hasil mesyuarat dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA).

186

Lampiran 6.1.1

KERTAS KERJA PROSEDUR AUDIT:

1. Dapatkan fail Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) peringkat Kementerian/Jabatan/Pejabat. 2. Semak fail mesyuarat JKPAK dan tentukan ia diuruskan dengan teratur.

Nota: Bagi menentukan tindakan susulan diambil (kriteria 6), maklumat kedudukan tindakan terkini mengenai keputusan mesyuarat boleh diperoleh melalui minit mesyuarat seterusnya, temu bual pegawai terlibat ataupun semakan rekod/laporan/fail berkaitan.

Kriteria 1 - JKPAK Ditubuhkan Kriteria 2 - Keanggotaan JKPAK Dipatuhi Kriteria 3 - Bermesyuarat Sekurang-Kurangnya 3 Bulan Sekali Kriteria 4 - Agenda Mesyuarat Yang Ditetapkan Dibincangkan Kriteria 5 - Hasil Mesyuarat Dilaporkan Kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA)

JKPAK [Ya()/Tidak(X)] Catatan

1 JKPAK ditubuhkan / Tarikh Ditubuhkan

2

Keanggotaan JKPAK dipatuhi : (a) Pengerusi (TKSU atau TKP) (b) Pegawai Aset di peringkat Ibu Pejabat Kementerian/Jabatan dilantik sebagai Setiausaha

(c) Ahli terdiri daripada: [Ya()/Tidak(X)]

i. Semua Ketua Bahagian/Unit ii. Ketua Audit Dalam iii. Pegawai-pegawai lain yang sesuai

Rujukan: a. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2007

b. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2009

187

JKPAK [Ya()/Tidak(X)] Catatan 3 JKPAK bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 bulan sekali (rujuk perenggan 14 PP Bil. 10/2008)

4

Agenda mesyuarat yang ditetapkan dibincangkan Semakan Mengikut Bilangan Mesyuarat

1 2 3 4 (a) Tarikh mesyuarat (b) Perkara yang dibincangkan

i. Kedudukan Semasa Aset Alih Kementerian/Jabatan ii. Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih iii. Laporan Tindakan Pelupusan iv. Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib v. Masalah-masalah Berkaitan Dengan Pengurusan Aset Alih

vi. Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor 5 Hasil mesyuarat JKPAK dilaporkan kepada JPKA:

(a) Bilangan mesyuarat JPKA (b) Tarikh mesyuarat JPKA

Nota : 1 = Suku Tahun Keempat Tahun Kewangan Sebelumnya 2 = Suku Tahun Pertama Tahun Kewangan Pengauditan

3 = Suku Tahun Kedua Tahun Kewangan Pengauditan 4 = Suku Tahun Ketiga Tahun Kewangan Pengauditan

188


PENGAUDITAN PENGURUSAN ASET, INVENTORI DAN STOR

KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Kawalan Umum SUB ELEMEN: Unit Pengurusan Aset

TUJUAN : Memastikan Unit Pengurusan Aset Mematuhi Peraturan Sedia Ada


1 Unit Pengurusan Aset diwujudkan Lampiran 6.2.1

2 Unit Pengurusan Aset mengemukakan ringkasan Laporan Tahunan kepada Perbendaharaan sebelum 15 April tahun berikut. (Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 12 Mac 2010 – LAPORAN TAHUNAN PENGURUSAN ASET KERAJAAN TAHUN 2009)

Lampiran 6.2.2

189

Lampiran 6.2.1

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Unit Pengurusan Aset perlu diwujudkan yang mengandungi 2 fungsi iaitu 1) pengurusan aset alih/hidup dan 2) pengurusan stor di peringkat Kementerian dan Ibu Pejabat

Jabatan. Di peringkat Jabatan Negeri, UPA tidak perlu diwujudkan. Dalam kes ini, adalah memadai Pegawai Aset dilantik yang bertanggungjawab terhadap pengurusan aset di tempat tersebut.

2. Semak surat iringan/laporan/sijil bagi tahun kewangan sebelumnya bagi mendapatkan bukti Unit Pengurusan Aset telah menyelaras dan mengemukakan Laporan KEW.PA-8, KEW.PA-10, KEW.PA-11, KEW.PA-12, KEW.PA-20, KEW.PA-32, KEW.PS-13, KEW.PS-14, KEW.PS-15, KEW.PS-16, KEW.PS-20 dan KEW.PS-22 ke Pegawai Pengawal/Perbendaharaan. (KEW.PA-11 dan KEW.PA-12 dikecualikan daripada mengemukakan ke Perbendaharaan).

Rujukan: a. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2007 b. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2009 (Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan)

Kriteria 1 – Unit Pengurusan Aset Diwujudkan

Unit Pengurusan Aset

Tarikh Ditubuhkan

2 Fungsi utama diwujudkan

[Ya(/)/Tidak(X)]

Pengurusan Aset Alih/Hidup Pengurusan Stor

190

Lampiran 6.2.2

Kriteria 2 - Unit Pengurusan Aset mengemukakan ringkasan Laporan Tahunan kepada Perbendaharaan sebelum 15 April tahun berikut.

(Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 12 Mac 2010)

(i)

(ii) Laporan Eksekutif Dikemukakan [Ya(/)/Tidak(X)/TB] : (iii) Kompilasi Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor ( KEW.PS-15) [Ya(/)/Tidak(X)/TB] :

Unit Pengurusan Aset Mengemukakan ringkasan Laporan Kepada Perbendaharaan [Ya(/)/Tidak(X)/TB]

LAMPIRAN (I)

LAMPIRAN (II)

LAMPIRAN (III)

LAMPIRAN (IV)

LAMPIRAN (V)

LAMPIRAN (VI)

L;AMPIRAN (VII)

LAMPIRAN (VIII)

LAM[PIRAN (IX)

LAMPIRAN (X)

LAMPIRAN (XI)

LAMPIRAN (XII)

191



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Kawalan Umum SUB ELEMEN: Pegawai Aset dan Stor TUJUAN: Bagi Memastikan Pegawai Aset Dilantik dan Menjalankan Tugas Serta Mematuhi Peraturan Sedia Ada


1 Pegawai Aset dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal.

Lampiran6.3.1

2 Setiap PTJ mempunyai Pegawai Aset

3 Pegawai Stor diberi tanggungjawab untuk menguruskan stor.(di samping tugas jawatan hakiki)

192


PROSEDUR AUDIT :

1. Dapatkan salinan surat pelantikan Pegawai Aset bagi semua PTJ di peringkat Ibu Pejabat untuk diaudit. 2. Tentukan sekurang-kurangnya seorang Pegawai Aset dilantik di PTJ yang berkenaan. 3. Pastikan surat pelantikan Pegawai Aset di peringkat Kementerian/Jabatan/PTJ ditandatangani oleh Pegawai Pengawal atau pegawai yang diberi kuasa. 4. Pilih sekurang-kurangnya 1 Stor Pusat/Utama dan 2 Stor Unit di peringkat Ibu Pejabat Kementerian/Jabatan/PTJ. Tentukan sekurang-kurangnya seorang Pegawai Stor

yang diberi tanggungjawab dan semak senarai tugas pegawai tersebut. 5. Isikan jadual berikut.

Kriteria 1 - Pegawai Aset Dilantik Secara Bertulis Oleh Pegawai Pengawal Kriteria 2 - Setiap PTJ Mempunyai Pegawai Aset/Stor Kriteria 3 - Pegawai Stor diberi tanggungjawab untuk menguruskan stor.

Pelantikan Pegawai Aset (optional)

PTJ Di Peringkat Ibu Pejabat Nama/Jawatan/Gred [Dilantik()/ Tidak Dilantik(X)]

Surat Pelantikan Tarikh Dilantik Rujukan

Pegawai Aset: 1. 2. 3. 4.

Pegawai Stor Nama/Jawatan/Gred Senarai tugas (Ada/Tiada)

1. 2.

193

Rujukan: a. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2007 b. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2009



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: : Penerimaan SUB ELEMEN : Peraturan Penerimaan TUJUAN : Bagi Memastikan Pegawai Penerima Dilantik Dan Menjalankan Tugas Serta Mematuhi Peraturan Sedia Ada.


1 Setiap PTJ mempunyai Pegawai Penerima (PP) yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset/barang-barang stor yang diterima.

Lampiran 6.4.1

2 Pegawai bertauliah menjalankan pemeriksaan teknikal aset/barang-barang stor.

3 Bagi penerimaan barang-barang dari pembekal di Stor Pusat/Utama, Borang Terimaan Barang-barang (BTB) KEW.PS-1 disediakan oleh Pegawai Penerima dan diperakukan oleh Pegawai Pengesah.

4 Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-1) disediakan dan dikemukakan kepada syarikat pembekal dengan serta merta jika terdapat kerosakan atau perselisihan kuantiti.

5 Borang Laporan Terimaan Barang-barang (KEW.PS-2) disediakan dan dikemukakan kepada syarikat pembekal dengan serta merta jika terdapat kerosakan atau perselisihan kuantiti barang-barang stor.

194

Lampiran 6.4.1


1. Dapatkan semua pembelian aset di bawah kod objek 27000 (Bekalan Dan Bahan-bahan Lain), 34000 (Kenderaan Dan Jentera) dan 35000 (Harta Modal Yang Lain) bagi tempoh pengauditan dijalankan.

2. Selain itu, skrutini kod objek 28000 (Penyenggaraan Dan Pembaikan Kecil Yang Dibeli) dan pastikan tiada aset yang dibeli diakaunkan di bawah kod ini. Sekiranya ada, ia perlu dipilih untuk diaudit.

Nota: Sekiranya ada, ia juga perlu dibangkitkan di bawah elemen ”Kawalan Perbelanjaan” sebagai ”kesilapan kod”. 3. Hasil daripada analisis di prosedur (1) dan (2), pilih semua atau maksimum 5 aset/barang-barang stor ( merangkumi setiap kategori harta modal, inventori dan

bekalan pejabat) tahun semasa untuk diaudit. Bagi barang-barang stor, pilih item yang menarik seperti bateri, kertas A4, toner/katrij. Nota: Pastikan sampel yang dipilih adalah bagi pembelian aset/barang-barang stor di Ibu Pejabat Kementerian/Jabatan yang diaudit. Pembelian aset/barang-barang stor di mana pembayaran dibuat oleh PTJ di Ibu Pejabat tetapi aset/barang-barang stor tersebut dihantar ke cawangan negeri tidak boleh dijadikan sebagai sampel. Semasa pemilihan sampel dibuat, pastikan juga aset/barang-barang stor teknikal yang dibeli pada tahun semasa dimasukkan sebagai sampel semakan Audit. 4. Senaraikan pegawai yang menandatangani penerimaan aset /barang-barang stor. Dapatkan Senarai Tugas Pegawai Penerima berkenaan. 5. Bagi pembelian kenderaan, jentera berat dan peralatan ICT, pemeriksaan hendaklah dijalankan oleh pegawai yang bertauliah dalam bidang berkaitan. 6. Bandingkan kuantiti barang yang diterima dalam nota hantaran dengan pesanan tempatan. Sekiranya berlaku perselisihan kuantiti, pastikan KEW.PA-1disediakan. 7. Bagi barang-barang stor, pastikan penerimaan barang-barang daripada pembekal menggunakan Borang Terimaan Barang-barang KEW.PS-1 yang disediakan oleh

Pegawai Penerima dan diperakukan oleh Pegawai Pengesah. Rujukan:

a. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2007 b. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2009

Kriteria 1 - Setiap PTJ Mempunyai Pegawai Penerima (PP) Yang Diberi Tanggungjawab Untuk Menerima Dan Mengesahkan Aset/Barang-barang Stor Yang Diterima :

Senaraikan 5 aset/barang-barang stor yang telah dipilih untuk diaudit Kriteria 2 - Pegawai bertauliah menjalankan pemeriksaan teknikal aset/barang-barang stor

Kriteria 3 - Penerimaan barang-barang dari pembekal di Stor Pusat/Utama, Borang Terimaan Barang-Barang KEW.PS-1 disediakan oleh Pegawai Penerima dan diperakukan oleh Pegawai Pengesah.

Kriteria 4 - Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-1) Disediakan Dan Dikemukakan Kepada Syarikat Pembekal Dengan Serta Merta Jika Terdapat Kerosakan Atau Perselisihan Kuantiti,

195

Kriteria 5 - Borang Laporan Terimaan Barang-barang (KEW.PS-2) disediakan dan dikemukakan kepada syarikat pembekal dengan serta merta jika terdapat kerosakan atau perselisihan kuantiti barang-barang stor.

Baucar Bayaran Jenis Aset/

Barang-barang Stor

Amaun (RM) Nama

Pegawai Penerima Barang-barang

Stor

Senarai Tugas/Surat Kuasa Menyatakan Tanggungjawab Sebagai Pegawai Penerima

[Ya ()/Tidak(X)]

Penerimaan Barang-barang Stor

KEW.PS-1 disediakan

Kerosakan/Perselisihan Kuantiti

No. Tarikh

KEW.PS-2 Disediakan Oleh Pegawai Penerima

(Jika Ya, Catat Tarikh)

Dihantar Kepada Pembekal

Serta-merta (Jika Ya, Catat Tarikh)

Baucar Bayaran

Jenis Aset Amaun (RM) Nama

Pegawai Penerima Aset

Senarai Tugas/Surat Kuasa Menyatakan Tanggungjawab Sebagai Pegawai Penerima

[Ya ()/Tidak(X)]

LO Kerosakan/Perselisihan Kuantiti

No. Tarikh No. Tarikh

KEW.PA-1

(Jika Ya, Catat Tarikh)

Dihantar Kepada

Pembekal Serta-merta (Jika Ya, Catat Tarikh)

Disediakan Oleh Pegawai Penerima

Disahkan & Ditandatangani Ketua Jabatan

196



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Pendaftaran SUB ELEMEN: Urusan Pendaftaran TUJUAN : Bagi memastikan urusan pendaftaran telah dijalankan dengan teratur


1. Semua KEW.PA-2 dan KEW.PA-4 diselenggarakan dengan lengkap.

6.5.1

2. Semua KEW.PA-3 dan KEW.PA-5 diselenggarakan dengan lengkap. 3. Semua KEW.PA-2 dan KEW.PA-4 diselenggarakan dengan kemas kini. 4. Semua KEW.PA-3 dan KEW.PA-5 diselenggarakan dengan kemas kini.

5. Kad Kawalan Stok [KEW.PS-3 (Stor Pusat dan Stor Utama)] dan Kad Petak [KEW.PS-4 (Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit) diselenggarakan dengan lengkap.

6.5.2

6. Kad Kawalan Stok [KEW.PS-3 (Stor Pusat dan Stor Utama)] dan Kad Petak [KEW.PS-4 (Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit) diselenggarakan dengan kemas kini.

197

Lampiran 6.5.1

KERTAS KERJA PROSEDUR AUDIT : 1. Guna sampel harta modal dan inventori seperti di Lampiran 6.4.1. Pastikan semua aset tersebut telah didaftarkan menggunakan borang KEW.PA-2/KEW.PA-3 dan disenaraikan di dalam KEW.PA-4/KEW.PA-5.

2. Semak Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10), Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11), Laporan Pelupusan Tahunan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-20) dan Sijil Hapus Kira Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-31) bagi tahun sebelumnya. Pilih 5 harta modal dan inventori (merangkumi maklumat daripada setiap laporan/sijil tersebut) dan bandingkan dengan daftar KEW.PA-2/KEW.PA-3 bagi aset yang berkenaan untuk menentukan maklumat aset yang telah diperiksa/ dilupuskan/dihapus kira dikemas kini ke dalam daftar.

Rujukan:

a. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2007 b. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2009

KEW.PA-2/3/4/5 Diselenggarakan Dengan Lengkap dan Kemas kini Kriteria 1 – Semua KEW.PA-2 dan KEW.PA-4 diselenggarakan dengan lengkap. Kriteria 2 – Semua KEW.PA-3 dan KEW.PA-5 diselenggarakan dengan lengkap Kriteria 3 – Semua KEW.PA-2 dan KEW.PA-4 diselenggarakan dengan kemas kini. Kriteria 4 – Semua KEW.PA-3 dan KEW.PA-5 diselenggarakan dengan kemas kini.

198

a. Jadual Semakan Bagi Perolehan Aset Tahun Semasa -

No. Siri Pendaftaran/ Perihal Aset

Lengkap [Ya()/Tidak(X)]

Kemas Kini [Ya()/Tidak(X)] * Sekiranya Tidak dikemas

kini, Senaraikan Maklumat Yang Tidak Kemas Kini

HARTA MODAL INVENTORI HARTA MODAL INVENTORI

KEW.PA-2 KEW.PA-4 KEW.PA-3 KEW.PA-5 KEW.PA-2 KEW.PA-4 KEW.PA-3 KEW.PA-5

199

b. Jadual Semakan Bagi Pengemaskinian Maklumat Aset Tahun Sebelum

No. Siri Pendaftaran/Perihal Laporan yang Disemak Di Kemas Kini

[Ya()/Tidak(X)] KEW.PA-2 KEW.PA-3

200


PROSEDUR AUDIT:

1. Bagi barang-barang stor yang dibeli pada tahun kewangan semasa, untuk diaudit seperti di Lampiran 6.4.1 direkodkan dalam Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4) dengan memastikan semua ruangan dalam kad tersebut diisi dengan lengkap dan dikemas kini. Rujukan:

a. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2009 Kriteria 5 - Kad Kawalan Stok [KEW.PS-3 (Stor Pusat dan Stor Utama)] atau Kad Petak [KEW.PS-4 (Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit) diselenggarakan dengan lengkap Kriteria 6 - Kad Kawalan Stok [KEW.PS-3 (Stor Pusat dan Stor Utama)] atau Kad Petak [KEW.PS-4 (Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit) diselenggarakan dengan kemas kini.

.

Perihal Bekalan Pejabat Diselenggarakan Dalam Kad

[Ya()/Tidak(X)] Di Kemas Kini Dalam Kad

[Ya()/Tidak(X)] * Sekiranya Tidak dikemas kini, Senaraikan Maklumat Yang Tidak

Kemas Kini KEW.PS-3 KEW.PS-4 KEW.PS-3 KEW.PS-4

201



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Pendaftaran SUB ELEMEN: Pelabelan Aset TUJUAN: Bagi memastikan semua aset dilabelkan dan diberi nombor siri pendaftaran


1 Aset diberi tanda pengenalan Hak Kerajaan Malaysia. Lampiran 6.6.1

2 Semua aset ditandakan dengan nombor siri pendaftaran.

202

Lampiran 6.6.1

KERTAS KERJA PROSEDUR AUDIT: 1. Gunakan sampel di 6.4.1 2. Jalankan pemeriksaan fizikal bagi menentukan secara umumnya aset telah dilabelkan mengikut peraturan yang ditetapkan antaranya mempunyai label HAK KERAJAAN

MALAYSIA, ditandakan dengan nombor siri pendaftaran serta mengikut susunan seperti yang dihuraikan di perenggan 11.2 Pelabelan Aset, (Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan).

Rujukan:

a. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2007 Kriteria 1 - Aset Diberi Tanda Pengenalan Hak Kerajaan Malaysia Kriteria 2 - Semua Aset Ditandakan Dengan Nombor Siri Pendaftaran

Pelabelan Aset

Nama Aset Pemeriksaan fizikal

No. Siri Pendaftaran [Ya()/Tidak(X)]

Hak Kerajaan Malaysia [Ya()/Tidak(X)]

No. Siri Pendaftaran seperti di KEW.PA-2/ KEW.PA-3

203



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset SUB ELEMEN: Penggunaan (Tidak Termasuk Penggunaan Kenderaan) TUJUAN: Bagi Memastikan Penggunaan Aset Mematuhi Peraturan Sedia Ada.


1 Aset yang dibeli digunakan. Lampiran 6.7.1

2 Kerosakan aset dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-9) dan tindakan susulan diambil. Lampiran 6.7.2

3 Pengeluaran barang-barang stor adalah teratur. Lampiran 6.7.3

JUMLAH

204

Lampiran 6.7.1

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Gunakan sampel seperti di Lampiran 6.6.1 (tidak termasuk kenderaan). Dapatkan sampel tambahan bagi menggantikan sampel kenderaan tersebut. 2. Jalankan pemeriksaan fizikal bagi menentukan secara umumnya aset yang dibeli telah digunakan (contohnya bukan disimpan dalam kotak atau stor). Sekiranya tidak

digunakan, senaraikan aset berkenaan dan tentukan sebabnya. Kriteria 1- Aset Yang Dibeli Digunakan

Rujukan:

a. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2007

Aset Tidak Digunakan

Jenis Aset No. Siri Pendaftaran Kuantiti Tarikh

Diterima Tempoh Tidak

Digunakan Lokasi Aset Nyatakan Sebab-sebab

205

b. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2009

Lampiran 6.7.2

KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT: 1. Jalankan pemeriksaan fizikal bagi mengesahkan tiada aset yang rosak. 2. Dapatkan KEW.PA-9 bagi menentukan kerosakan aset dilaporkan dan tindakan susulan diambil. Kriteria 2 - Kerosakan Aset Dilaporkan Dengan Menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-9) Dan Tindakan Susulan Diambil

Nama Aset Yang Rosak No Siri Pendaftaran Kerosakan Dilaporkan

Di KEW.PA-9 [Ya()/Tidak(X)]

Nyatakan Tindakan Susulan Yang Diambil

206


PROSEDUR AUDIT: 1. Gunakan sampel yang sama di Lampiran 6.2.1 (bagi barang-barang stor) untuk dibuat semakan selanjutnya. 2. Tentukan terdapat pengeluaran bagi item tersebut dalam tempoh pengauditan dan pastikan pengeluaran barang-barang adalah teratur iaitu:

a) Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10) digunakan bagi Stor Pusat dan Stor Utama b) Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11) digunakan bagi Stor Unit c) Senarai Pembungkusan (KEW.PS-12) digunakan bagi Stor Pusat dan Stor Utama

Kriteria 3 - Pengeluaran Barang-barang Stor Adalah Teratur

Nota : Stor Pusat & stor Utama – KEW.PS-10, KEW.PS-3, KEW.PS -4

Stor Unit – KEW.PS 11 & KEW.PS - 4

Nama Barang-barang Stor

Kategori Stor Pengeluaran

Digunakan [Ya()/Tidak(X)]

Diakui Terima [Ya()/ Tidak(X)]

Kuantiti Keluaran Yang Direkodkan Dalam: Perbezaan Antara (Kuantiti)

Pusat Utama Unit KEW.PS-10 KEW.PS-11

KEW.PS-10 KEW.PS-11 KEW.PS-3

(b) KEW.PS-4

(c) (a) (a) & (b) (a) & (c) (b) & (c)

207

Lampiran 6.8


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset SUB ELEMEN: Penyimpanan TUJUAN: Bagi Memastikan Penyimpanan Aset Mematuhi Peraturan Sedia Ada.

BIL. KRITERIA YA() / TIDAK(X RUJUKAN KERTAS KERJA

CATATAN

1 Aset dan Barang-barang Stor disimpan di tempat yang selamat dan sesuai serta sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab.

Lampiran 6.8.1

2 Aset dan Barang-barang Stor yang sangat menarik atau berharga disimpan di tempat yang berasingan/mempunyai kawalan keselamatan yang lebih ketat.

208

Lampiran 6.8.1

KERTAS KERJA PROSEDUR AUDIT: 1. Pilih maksimum 5 item aset dan 5 barang-barang stor yang menarik dan berharga (rujuk maklumat daripada KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PS-5) seperti komputer riba,

kamera digital, binding machine dan LCD Projector, toner pencetak, kertas A4 dan seumpamanya. 2. Jalankan pemeriksaan fizikal terhadap aset dan barang-barang stor ini bagi menentukan secara umumnya aset dan barang-barang stor ini telah disimpan di tempat yang

selamat dan sesuai serta sentiasa berada di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Kriteria 1 - Aset Dan Barang-barang Stor Disimpan Di Tempat Yang Selamat Dan Sesuai Serta Sentiasa Di Bawah Kawalan Pegawai Bertanggungjawab Kriteria 2 - Aset Dan Barang-barang Stor Yang Sangat Menarik Atau Bernilai Tinggi Disimpan Di Tempat Yang Berasingan/Mempunyai Kawalan Keselamatan Yang

Lebih Ketat

Nama Aset/Barang-barang Stor No Siri Pendaftaran Keadaan Penyimpanan Aset/Barang-barang Stor Aset 1. 2. 3. 4. 5. Barang-barang Stor No. Kad KEW.PS-4 1. 2. 3. 4. 5.

209

Rujukan:

a. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2007 Lampiran 6.9

GPPAD 6 PENAUDITAN PENGURUSAN ASET, INVENTORI DAN STOR

KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset SUB ELEMEN : Pemeriksaan Aset Dan Stor TUJUAN: Bagi Memastikan Pegawai Yang Diberi Kuasa Menjalankan Pemeriksaan Aset/Verifikasi Stok Dan Mematuhi Peraturan Sedia Ada


A PEMERIKSAAN ASET

1 Sekurang-kurangnya 2 Pegawai Pemeriksa dilantik secara bertulis oleh pegawai pengawal Lampiran 6.9.1

Serta salinan surat pelantikan

2 Pemeriksaan dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 kali setahun.

Lampiran 6.9.2

3 Pegawai Pemeriksa menyediakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) yang lengkap dan mengemukakannya kepada Ketua Jabatan/Ketua Bahagian.

B PENGIRAAN STOK

4 Pengiraan stok dilaksanakan di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit secara terus menerus sepanjang tahun apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran. Lampiran 6.9.3

5 Pelarasan Stok dilaksanakan apabila terdapat perbezaan disebabkan oleh silap pengiraan dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok (KEW.PS-17).

C PEMERIKSAAN STOK

6 Pemeriksaan dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama sekali setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa.

Lampiran 6.9.4

7 Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor KEW.PS-14 disediakan, disemak dan disahkan oleh Pegawai yang bertanggungjawab.

210

KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset SUB ELEMEN : Pemeriksaan Aset Dan Stor TUJUAN: Bagi Memastikan Pegawai Yang Diberi Kuasa Menjalankan Pemeriksaan Aset/Verifikasi Stok Dan Mematuhi Peraturan Sedia Ada

BIL. KRITERIA YA() / TIDAK(X)) RUJUKAN KERTAS KERJA CATATAN

D VERIFIKASI STOR

8 Pemverifikasi Stor dilantik oleh Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Setiausaha (Kementerian) atau Ketua Pengarah/Timbalan Ketua Pengarah (Jabatan).

Lampiran 6.9.5

9 Verifikasi stor dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember.

Lampiran 6.9.6

211


PROSEDUR AUDIT: A. Pemeriksaan Aset 1. Dapatkan senarai surat lantikan Pegawai Pemeriksa Aset. Tentukan sekurang-kurangnya 2 orang Pegawai Pemeriksa Aset dilantik. 2. Pilih semua atau maksimum 5 sampel aset yang berusia melebihi setahun (Rujuk KEW.PA-4 dan KEW.PA-5). 3. Berdasarkan sampel tersebut, pastikan aset telah diperiksa dan dapatkan salinan bukti KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 dikemukakan Ketua Jabatan/Bahagian. 4. Sekiranya pemeriksaan tidak dijalankan, isikan jadual bagi kriteria 2

B. Pengiraan Stok 5. Pengiraan stok hanya perlu disemak di Kementerian/Jabatan yang mempunyai Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit dan stor yang bertanggungjawab memesan dan

menerima barangan/bekalan sebelum diagihkan ke pejabat lain. 6. Pilih secara rambang 5 Kad Petak (KEW.PS-4) yang mempunyai transaksi penerimaan dan pengeluaran. Pastikan Pegawai Stor telah melaksanakan pengiraan stok dengan

mengemas kini Kad Petak (KEW.PS-4) dengan cara membuat satu garisan merah, menurunkan tandatangan dan tarikh pada akhir transaksi kad petak tersebut. 7. Semak baki fizikal barang-barang stor tersebut dan pastikan sama dengan baki terakhir di kad petak. 8. Jika perbezaan berlaku disebabkan kesilapan pengiraan, tentukan sama ada Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17 disediakan. 9. Seterusnya pastikan sama ada Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dikemas kini dengan mengambil kira transaksi pelarasan tersebut.

C. Pemeriksaan Stok 10. Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama. 11. Tentukan sama ada pemeriksaan stok ada dilaksanakan dengan menyemak Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14). Pastikan stok yang diperiksa hendaklah

disenaraikan dalam KEW.PS-14. 12. Tentukan pegawai yang menjalankan pemeriksaan dilantik oleh Ketua Jabatan dan tidak terlibat dengan stor yang diperiksa. 13. Pastikan pemeriksaan dilaksanakan sekali setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa. 14. Memastikan pegawai pemeriksa melengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkan Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14) 15. Pastikan satu garisan merah dibuat pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok dan ditandatangani dan ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksa.

D. Verifikasi stor 16. Dapatkan surat pelantikan Pemverifikasi Stor. 17. Semak sama ada Pemverifikasi Stor dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh lantikan tidak melebihi 2 tahun. 18. Semak Carta Organisasi Bahagian Stor yang diaudit dan tentukan sama ada Pemverifikasi Stor adalah pegawai yang tidak bertugas di stor yang diverifikasi. 19. Dapatkan KEW.PS-14 untuk menentukan sama ada verifikasi stor ada dilaksanakan di Kementerian/Jabatan yang mempunyai Stor Pusat dan Stor Utama. Pastikan

dilaksanakan selepas pemeriksaan stok dijalankan. 20. Pastikan verifikasi stor dilaksanakan sekurang-kurangnya satu tahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember. 21. Pastikan KEW.PS-14 dilengkapkan dan dikemukakan kepada Ketua Jabatan. 22. Isikan jadual berikut. 23. Rujukan:

212

a. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2007 b. Tatacara Pengurusan Stor Bilangan 5/2009

Pemeriksaan Aset Kriteria 1 - Sekurang-kurangnya 2 Pegawai Pemeriksa Dilantik Secara Bertulis

Nama/ Jawatan (Gred) Lantikan Pegawai Pemeriksa

Rujukan Surat Lantikan Tarikh Surat Lantikan

213

Lampiran 6.9.2 Pemeriksaan Aset Kriteria 2 - Pemeriksaan Dilaksanakan Sekurang-kurangnya 1 Kali Setahun Kriteria 3 - Pegawai Pemeriksa menyediakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) yang lengkap dan mengemukakannya kepada Ketua Jabatan/Ketua Bahagian.

Tarikh Laporan Pemeriksa Harta Modal dan Inventori Dihantar : _____________________________

Pemeriksaan Aset Tidak Dijalankan Sekurang-kurangnya Sekali Setahun

Nama Aset Nilai Aset (RM) No. Siri Pendaftaran Tarikh Terakhir Diperiksa

214

Lampiran 6.9.3 Pengiraan Stok Kriteria 4 - Pengiraan stok dilaksanakan di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit secara terus menerus sepanjang tahun Kriteria 5 - Pelarasan Stok dilaksanakan apabila terdapat perbezaan disebabkan oleh silap pengiraan dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok (KEW.PS-17)

Item Barang Stor Bilangan item di Kad Petak

Bilangan item secara fizikal Perbezaan

KEW.PS-17 disediakan

(Ya/Tidak/TB)

Pelarasan dikemas kini di KEW.PS-3

(Ya/Tidak/TB) Catatan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

215

Lampiran 6.9.4

Pemeriksaan Stok Kriteria 6 – Pemeriksaan dilaksanakan di Stor Pusat dan stor utama sekali setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa. Kriteria 7 – Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor KEW.PS-14 disediakan, disemak dan disahkan oleh Pegawai yang bertanggungjawab.

Pegawai Pemeriksa Bilangan

pemeriksaan yang dibuat

dalam tempoh semasa

Kad kawalan Stok

ditandatangani oleh Pegawai

Pemeriksa [Ya(/) / Tidak(X)]

Melengkapkan semua butiran

maklumat KEW.PS-14

[Ya(/) / Tidak(X)]

Catatan Nama

Dilantik oleh Ketua Jabatan

[Ya(/) / Tidak(X)]

Tidak terlibat dengan stor yang diperiksa

[Ya(/) / Tidak(X)]

1.

2.

3,

4.

5.

6.

216

Lampiran 6.9.5 Verifikasi Stor Kriteria 8 - Pemverifikasi Stor dilantik oleh Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Setiausaha (Kementerian) atau Ketua Pengarah/Timbalan Ketua Pengarah (Jabatan)

Nama Pemverifikasi Stor Jawatan

Dilantik oleh KSU/TKSU

(Kementerian) atau KP/TKP (Jabatan) [Ya(/) / Tidak(X)]

Tempoh Lantikan Tidak Bertugas

di stor yang diverifikasi

[Ya(/) / Tidak(X)]

1.

2.

3.

4.

217

Lampiran 6.9.6 Verifikasi Stor Kriteria 9 - Verifikasi stor dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali

sebelum berakhir pada 31 Disember.

Tarikh pemeriksaan Stok dijalankan

Tarikh Verifikasi Stor dijalankan

KEW.PS-14

Catatan

Dilengkapkan Dikemukakan kepada Ketua

Jabatan

1.

2.

218

Lampiran 6.10


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: : Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset SUB ELEMEN : Penggunaan Kenderaan Jabatan (Pegawai Kenderaan) TUJUANM: Bagi Memastikan Pegawai Pengangkutan Dilantik Dan Menjalankan Tugas Serta Mematuhi Peraturan Sedia Ada.


1 Pegawai Kenderaan (Pengangkutan) dilantik.

Lampiran 6.10.1

2 Pegawai Pengangkutan/Kenderaan mempunyai sijil dalam bidang kejuruteraan motor sekiranya pejabat mempunyai lebih daripada 20 buah kenderaan khas jabatan.

3 Kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai Pengangkutan/Kenderaan. Lampiran 6.10.2

4 Fail Sejarah diselenggarakan bagi setiap kenderaan.

219

Lampiran 6.10.1


1. Skrutini semua atau maksimum 10 buku log (tidak termasuk yang diselenggarakan oleh Pegawai Gred JUSA) untuk memastikan nama pegawai yang memberi kebenaran

penggunaan kenderaan. Semak senarai tugas pegawai yang berkenaan bagi memastikan urusan kenderaan di bawah tanggungjawab pegawai ini. 2. Bagi kenderaan khas pula, dapatkan jumlah kenderaan di pejabat berkenaan yang digunakan bagi tujuan khas iaitu spesifik bagi penggunaan pejabat tersebut dan

tidak digunakan oleh umum seperti ambulans, kereta bomba dan kereta kebal. Sekiranya jumlah kenderaan khas di pejabat tersebut adalah melebihi 20 buah, pastikan Pegawai Pengangkutan dilantik dan mempunyai sijil dalam bidang kejuruteraan motor.

Rujukan: a. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2/1980 Kriteria 1 - Pegawai Kenderaan (Pengangkutan) dilantik Kriteria 2 - Pegawai Pengangkutan/Kenderaan mempunyai sijil dalam bidang kejuruteraan motor sekiranya pejabat mempunyai lebih daripada 20 buah kenderaan khas

jabatan.

Pegawai Kenderaan/Pegawai Pengangkutan

Nama/Jawatan/Gred

Senarai Tugas Menyatakan Tanggungjawab Sebagai Pegawai Kenderaan/Pegawai

Pengangkutan

Mempunyai Sijil Dalam Bidang Kejuruteraan Motor* (Sekiranya pejabat mempunyai lebih daripada 20 buah

kenderaan yang digunakan bagi tujuan khas)

[Ya()/Tidak(X)]

a) Pegawai Kenderaan (Pegawai Yang Diberi Kuasa)/ Pegawai Pengangkutan*

220

*Sekiranya jabatan/Pejabat mempunyai lebih daripada 20 buah kenderaan yang digunakan bagi tujuan khas

Lampiran 6.10.2 Kriteria 3 – Kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai Pengangkutan/Kenderaan. Kriteria 4 - Fail Sejarah Diselenggarakan Bagi Setiap Kenderaan 1. Dapatkan semua atau maksimum 5 Fail Sejarah berdasarkan 5 buku log yang telah dipilih bagi memastikan Fail Sejarah diselenggarakan bagi setiap kenderaan tersebut. 2. Semak sama ada penggunaan kenderaan diluluskan oleh pegawai bertanggungjawab (pilih penggunaan kenderaan sebulan).

Nota: Isi “Tidak Berkenaan” bagi kenderaan Spanco kerana Fail Sejarah tidak perlu diselenggarakan.

Kenderaan Kementerian/Jabatan

No. Kenderaan Jenis/Model Kenderaan Buku Log Fail Sejarah

Disediakan Hak milik Logo

[Ya()/Tidak(X)/]

1.

2.

3.

4.

5.

Penggunaan Kenderaan Tanpa Kelulusan . Nyatakan tarikh penggunaan (sebulan) yang tiada kelulusan

1.

2.

3.

4.

5.

221



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN : Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset SUB ELEMEN INDIKATOR: Penggunaan Kenderaan Jabatan (Kawalan Penggunaan Kenderaan) TUJUAN: Bagi Memastikan Penggunaan Kenderaan Adalah Mematuhi Peraturan Sedia Ada


1 Kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai Kenderaan. Lampiran 6.11.1 2 Buku Log diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. Lampiran 6.11.2 3 Penggunaan minyak adalah munasabah. Lampiran 6.11.3

222


PROSEDUR AUDIT: 1. Gunakan sampel seperti di Lampiran 6.10.2 2. Skrutini Buku Log tersebut dan pastikan ruangan “Nama Dan Tanda Tangan Pegawai Yang Memberi Kuasa” telah diisi (Maksimum 10 Perjalanan tanpa Kelulusan). 3. Sekiranya ruangan tersebut tidak dilengkapkan, isikan jadual berikut. Kriteria 1 - Kenderaan Digunakan Dengan Kelulusan Pegawai Kenderaan

No. Pendaftaran/Jenis Perjalanan Yang Tidak Mendapat Kelulusan

Tarikh/Masa Perjalanan Perihal perjalanan Jumlah Perjalanan (KM)

223

Lampiran 6.11.2


1. Skrutini Buku Log tersebut dan tentukan ianya diselenggarakan lengkap dan kemas kini iaitu:- (a) Lengkap - tentukan semua ruangan dan butiran telah diisi termasuk Cerakinan Penggunaan Bahan Api (CPBA). (b) Kemas Kini - tentukan bacaan odometer yang direkodkan di Buku Log dengan bacaan odometer di kenderaan tersebut pada masa pemeriksaan Audit dijalankan.

2. Sekiranya terdapat ketidakpatuhan peraturan ini, isikan jadual berikut bagi kenderaan dan bulan yang berkaitan. 3. Pastikan salinan Buku log di cerai dan difailkan.

Kriteria 2 - Buku Log Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kini

*Nota :

i. Tarikh vi. Nama Dan Tanda Tangan Pegawai Yang Mengguna ii. Masa vii. Bacaan Odometer iii. Nama Pemandu viii. Kiraan Kilometer/Batu iv. Tujuan Perjalanan ix. Pembelian Bahan Api/Minyak Pelincir v. Nama Dan Tanda Tangan Pegawai Yang Memberi Kuasa x. Cerakinan Penggunaan Bahan Api (CPBA)

Buku Log Kenderaan

No. Pendaftaran/ Jenis Bulan

Lengkap()/Tidak Lengkap(X)* Tarikh Pemeriksaan

Audit

Bacaan Odometer

i ii iii iv v vi vii viii ix x Di Buku Log Di Kenderaan Perbezaan Bacaan Odometer

224


PROSEDUR AUDIT:

1. Guna Sempe1 Lampiran 6.10.1 2. Pilih Kenderaan yang bertan da () di ruangan x di Lampiran F 4.4.2.2, dan isi jadual berikut

Jadual berikut boleh dijadikan rujukan bagi menentukan penggunaan kenderaan adalah munasabah Kriteria 3 - Penggunaan Minyak Adalah Munasabah

3. .

Jenis Kenderaan Model Purata Penggunaan Minyak (Liter/100 KM)

Proton Wira 7.20 Waja 7.87

Nissan X-Trail 9.52

Toyota Fortuner 16.10 Harrier 11.11

Mitsubishi Pajero 14.28 Sumber Rujukan: www.mycarforum.com

Penggunaan Kenderaan Munasabah (Dengan Syarat Buku Log Lengkap Dan Kemas Kini)

No. Pendaftaran Jenis Bulan Pengiraan Penggunaan Minyak Mengikut [Munasabah()/Tidak Munasabah(X)]

Buku Log (CPBA) Mycarforum.com *

225



KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset SUB ELEMEN: Penggunaan Kenderaan Jabatan (Kenderaan Pegawai Gred JUSA TUJUAN: Bagi Memastikan Penggunaan Kereta Rasmi Jawatan (KRJ) Adalah Mematuhi Peraturan Sedia Ada.


1 Kelulusan bertulis diperoleh daripada Ketua Jabatan ke atas jumlah penggunaan minyak bagi sebulan.

Lampiran 6.12.1

2 Kiraan penggunaan minyak adalah betul (jarak rumah ke pejabat x 4 trip x 25 hari ÷ 6) dan berasaskan 1 liter bagi setiap 6 km.

3 Pembelian minyak setahun tidak melebihi had yang ditetapkan/diluluskan.

4 Amaun minyak yang terlebih pakai setiap hujung tahun dituntut balik daripada pegawai bertanggungjawab.

5 Tuntutan perjalanan rasmi oleh pegawai JUSA (selain daripada perjalanan rumah ke pejabat) adalah berdasarkan kepada kadar yang betul (1 liter bagi setiap 6 km). Lampiran 6.12.2

6 Buku Log diselenggarakan untuk kereta rasmi jawatan sekiranya pegawai gred utama/khas C dan ke atas disediakan pemandu. (Surat arahan KSP bertarikh 17

226

Disember 2009)

Lampiran 6.12.1

KERTAS KERJA PROSEDUR AUDIT: Kriteria 1- Kelulusan Bertulis Diperoleh Daripada Pegawai Pengawal Ke Atas Jumlah Penggunaan Minyak Bagi Sebulan 1. Pilih semua atau maksimum 3 pegawai Gred JUSA (kecuali Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan) di Kementerian/Jabatan/PTJ yang diaudit. 2. Dapatkan surat kelulusan penggunaan minyak pegawai Gred JUSA yang diluluskan oleh Ketua Jabatan. Kriteria 2 - Kiraan Penggunaan Minyak Adalah Betul (Jarak Rumah Ke Pejabat X 4 Trip X 25 Hari ÷ 6) Dan Berasaskan 1 Liter Bagi Setiap 6 Km

1. Pastikan kelulusan penggunaan minyak adalah berdasarkan kiraan yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996. Kriteria 3 - Pembelian Minyak Setahun Tidak Melebihi Had Yang Ditetapkan/ Diluluskan 1. Tentukan kaedah pemantauan terhadap penggunaan minyak iaitu: (a) sekiranya had kad inden minyak ditetapkan, pastikan had yang diberi tidak melebihi had kelayakan yang diluluskan di (3).

(b) sekiranya tiada had ditetapkan, pastikan jumlah minyak tahunan tidak melebihi had yang diluluskan bagi satu tahun. 2. Bagi pegawai di mana tiada had kad inden minyak ditetapkan, semak jumlah penggunaan tahun kewangan sebelumnya untuk memastikan ia tidak melebihi had kelayakan. Kriteria 4 - Amaun Minyak Yang Terlebih Pakai Setiap Hujung Tahun Dituntut Balik Daripada Pegawai Gred JUSA Yang Bertanggungjawab

1. Sekiranya penggunaan minyak tahunan di (5) melebihi had yang diluluskan di (3), dapatkan salinan resit yang dikeluarkan sebagai bukti bayaran balik daripada pegawai Gred JUSA yang berkenaan.

Nota:

227

Sekiranya terdapat penggunaan minyak melebihi had yang ditetapkan dan pegawai ini membuat tuntutan perjalanan rasmi, pastikan kadar yang dituntut adalah mengikut harga pasaran minyak semasa bagi setiap 6 kilometer. Rujukan: a. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2/1996

Nama Pegawai Gred JUSA No. & Jenis Kenderaan

Pegawai Gred JUSA

Penggunaan Minyak Kenderaan

Kiraan Penggunaan Minyak (Sebulan) Had Kad

Inden Minyak

Mengikut Kelayakan

[Ya()/ Tidak(X)]

Sekiranya Had Kad Inden Minyak Tidak Ditetapkan

Kelulusan Bertulis

Diperoleh [Ya()/

Tidak(X)]

Berdasarkan Had

Diluluskan (Liter)

(a)

Berdasarkan Perenggan

14, PP 2/ 1996 [Betul()/

Tidak Betul(X)]

Pembelian Setahun*(Liter) Tuntutan Bayaran Balik

Jumlah Liter (a x *)

(b)

Pembelian Sebenar

(c)

(Lebih)/ Kurang

(b-c) [Ada()/ Tiada(X)]

Rujukan Surat & Tarikh

No., Tarikh & Amaun Resit

228

* Nota: Jumlah bulan mengikut tempoh pegawai berkhidmat sebagai Pegawai Gred JUSA dalam tahun kewangan yang diaudit.


PROSEDUR AUDIT:

I) Pilih dua (2) bulan tuntutan perjalanan semua atau maksimum tiga (3) pegawai gred utama/khas C dan ke atas, semak tuntutan perbatuan yang dibuat adalah berdasarkan kepada kadar yang telah ditetapkan.

II) Isikan jadual berikut:

Kriteria 5 - Tuntutan perjalanan rasmi oleh pegawai JUSA (selain daripada perjalanan rumah ke pejabat) adalah berdasarkan kepada kadar yang betul (1 liter bagi setiap 6 km).

BIL.

NAMA PEGAWAI

MEMATUHI YA() / TIDAK(X)

Jika Tidak, nyatakan kadar tuntutan yang digunakan

1. 2. 3.

229

Kriteria 6 - Buku Log diselenggarakan untuk kereta rasmi jawatan sekiranya pegawai gred utama/khas C dan ke atas disediakan pemandu.

BIL.

NAMA PEGAWAI

Pemandu Disediakan

YA() / TIDAK(X)

Jika Ya, adakah Buku Log diselenggarakan

1. 2. 3. 4. 5.

LAMPIRAN 6.13


230

Lampiran 6.13.1

KERTAS KERJA

KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset SUB ELEMEN: Penggunaan Kenderaan Jabatan (Kawalan Kad Inden Minyak - kecuali Kad Inden Pegawai Gred JUSA C) TUJUAN: Bagi Memastikan Rekod Dan Pergerakan Kenderaan Diselenggarakan Dengan Kemas Kini Serta Mematuhi Peraturan Sedia Ada.


1 Kad Inden Minyak disimpan oleh Pegawai Kenderaan setiap masa melainkan ada keperluan mengisi minyak. Lampiran 6.13.1

2 Buku Rekod Pergerakan Kad Inden diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. Lampiran 6.13.2

3 Invois disemak dan disahkan oleh pegawai berdasarkan Penyata Pembelian yang telah disahkan dengan resit-resit pembelian oleh pemegang kad. Invois yang disahkan diserah kepada Seksyen /Unit Kewangan untuk disemak dengan laporan bayaran Pukul BP21 untuk dibuat bayaran.

231

PROSEDUR AUDIT: Penyimpanan Kad Inden 1. Temu bual Pegawai Kenderaan untuk menentukan kaedah pemantauan jumlah bilangan kad inden minyak yang dimiliki oleh Kementerian/Jabatan/Pejabat supaya beliau dapat

memantau penggunaan kad ini setiap masa. 2. Dapatkan baucar bayaran (kod objek 26201-Minyak Petrol) bagi pembelian minyak dari Shell/Petronas bagi 2 bulan terkini. 3. Tentukan pembayaran yang dibuat adalah bagi kad inden minyak yang dimiliki oleh Kementerian/Jabatan dengan semak silang kepada buku rekod pergerakan kad inden

minyak.

Penyelenggaraan Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Minyak 4. Pilih semua atau maksimum 5 kad inden (pilih sampel yang tertinggi) untuk diaudit. 5. Skrutini buku rekod pergerakan inden minyak ini bagi tempoh bulan Januari sehingga tarikh pemeriksaan Audit dan tentukan ia diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini

iaitu: (a) Lengkap - tentukan semua ruangan dan butiran telah diisi. (b) Kemas kini - tentukan 5 resit pembelian minyak yang terakhir direkodkan (semasa pemeriksaan Audit dijalankan).

- sekiranya tiada resit terkini yang disimpan, semak tarikh pembelian minyak terkini di buku log dan pastikan tarikh tersebut direkodkan di buku rekod pergerakan kad inden minyak.

Penyemakan Dan Pengesahan Penyata Pembelian/Penyata Kad 6. Pilih 2 bulan Penyata Pembelian/Penyata Kad (satu sampel suku tahun pertama dan satu sampel bulan terkini) bagi 15 kad inden ini dan pastikan terdapat bukti

semakan oleh pemegang kad/pemandu sebelum bayaran dibuat. 7. Isikan jadual berikut. 8. Rujukan: a. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 6/1999

Kriteria 1 - Kad Inden Minyak Disimpan Oleh Pegawai Kenderaan (Pemegang Kad) Setiap Masa (Kecuali Kad Inden Pegawai Gred JUSA C) Melainkan Ada Keperluan Mengisi Minyak

232

Kaedah Pemantauan Kad Inden Minyak Pengesahan Milik Kad Inden Minyak

Baucar Bayaran Buku Rekod Pergerakan Perbezaan

No. & Tarikh

Bil. Kad No. Siri Kad Bil Kad. No. Siri Kad Bil Kad. No. Siri Kad [Ada()/

Tiada(X)] Jika Ada, Nyatakan

Kaedah


Kriteria 2 - Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kini

233

Kriteria 3 - Invois disemak dan disahkan oleh pegawai berdasarkan Penyata Pembelian yang telah disahkan dengan resit-resit pembelian oleh pemegang kad. Invois yang disahkan diserah kepada Seksyen /Unit Kewangan untuk disemak dengan laporan bayaran Pukul BP21 untuk dibuat bayaran.

*Nota : i. Tarikh Kad Diambil iv. Tarikh Dikembalikan

ii. Tandatangan Pegawai Yang Memberi v. Tandatangan Penerima Kad iii. Tandatangan Pemandu vi. Liter/RM

Lampiran 6.14 GPPPAD 6

Nombor Siri Kad Inden

Minyak Bulan Yang

Dipilih

Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Minyak Penyemakan/Pengesahan Pembelian Minyak

Lengkap* Kemas Kini

Disemak Dan Disahkan Dengan Penyata Pembelian Minyak

[Ya()/ Tidak(X)] i ii iii iv v vi Tarikh

Terakhir Direkodkan

Tarikh 5 Pembelian Minyak Yang Terakhir

Resit Pembelian Buku Log (Sekiranya Tiada Resit Pembelian)

Tarikh Pembelian Yang Tidak Direkodkan

234


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset SUB ELEMEN: Penggunaan Kenderaan Jabatan (Kawalan Kad Elektronik Bagi Pembayaran Tol) TUJUAN: Bagi memastikan penggunaan Kad Touch N Go adalah mematuhi peraturan sedia ada

BIL. KRITERIA YA() / TIDAK(X) RUJUKAN KERTAS KERJA

CATATAN

1 Daftar Kad "Touch N Go" diselenggarakan dengan lengkap.

Lampiran 6.14.1

2 Kad disimpan oleh Pegawai Kenderaan setiap masa melainkan ada keperluan menggunakannya.

3 Daftar Penggunaan Kad diselenggarakan oleh Pemandu dengan lengkap dan disemak serta disimpan oleh Pegawai Kenderaan.


PROSEDUR AUDIT:

235

Kriteria 1 - Daftar Kad "Touch N Go" Diselenggarakan Dengan Lengkap 1. Pastikan satu Daftar Kad ‘’Touch N Go’’ diselenggarakan untuk merekodkan semua kad yang dibeli. Sekiranya daftar tidak diselenggarakan, format yang dicadangkan adalah

seperti berikut: Nota: Kad “Touch N Go’’ perlu direkodkan sebagai dokumen Kerajaan (rujuk perenggan 2, Lampiran A, PP Bilangan 8 Tahun 1999) 2. Sekiranya daftar diselenggarakan, pastikan semua ruangan dalam daftar tersebut telah diisi. Kriteria 2 - Kad Disimpan Oleh Pegawai Kenderaan Setiap Masa Melainkan Ada Keperluan Menggunakannya

1. Pilih semua atau maksimum 5 kad dan pastikan kad dan Daftar Penggunaan Kad “Touch N Go’’ yang tidak digunakan berada dalam simpanan Pegawai Kenderaan. 2. Sekiranya Daftar Kad “Touch N Go” ada diselenggarakan, pastikan kad direkodkan dalam Daftar Penggunaan Kad “Touch N Go”. 3. Bagi memudahkan pemantauan, dicadangkan Daftar Penggunaan Kad “Touch N Go” merekodkan setiap kad secara berasingan.

Kriteria 3 - Daftar Penggunaan Kad "Touch N Go" Diselenggarakan Oleh Pemandu Dengan Lengkap

Bil. No. Siri Kad PTJ/Bahagian/Unit

Daftar Kad “Touch N Go’’ (DK) Kad & DPK Disimpan Oleh

Diselenggarakan [ Ya()/ Tidak(X)]

Jika Diselenggarakan, Semua Ruangan

Diisi [Ya()/ Tidak(X)]

Jika Tidak Lengkap, Senaraikan Ruangan

Yang Tidak Diisi

Bil. Kad Da lam DK

Bil. Kad Dalam Daftar Penggunaan

Kad

Perbezaan Pegawai

Kenderaan [Ya()/ Tidak(X)]

Pegawai Selain Pegawai Kenderaan

(Nama) Bil. Kad

Maklumat Kad Sebab

236

1. Skrutini Daftar Penggunaan Kad ‘’Touch N Go’’ dan pastikan ia diselenggarakan dengan lengkap di mana semua ruangan hendaklah diisi.

*Nota :

i. Nama Pemandu vii. Maklumat Kad Dipulangkan : Tarikh/Masa ii. No. Kad viii. Maklumat Kad Dipulangkan : Bayaran Tol iii. Maklumat Perjalanan ix. Maklumat Kad Dipulangkan : Baki Nilai Kad iv. Maklumat Kad Diambil : Tarikh/Masa x. Maklumat Kad Dipulangkan : T/Tangan v. Maklumat Kad Diambil : Nilai Kad vi. Maklumat Kad Diambil : T/Tangan

Lampiran 6.15

GPPAD 6

No. Siri Kad Daftar Penggunaan Kad ‘’Touch N Go’’ (DPK) Diisi Dengan Lengkap*

[Ya()/Tidak(X)] I ii iii iv v vi vii viii ix X

237


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Penyenggaraan SUB ELEMEN: Peraturan Penyenggaraan (Termasuk Penyenggaraan Kenderaan) TUJUAN: Bagi Memastikan Kenderaan Diselenggarakan Secara Teratur Dan Mematuhi Peraturan Sedia Ada

BIL.

KRITERIA

YA() / TIDAK(X RUJUKAN KERTAS KERJA

CATATAN

1 Senarai aset yang memerlukan penyenggaraan (KEW.PA-13) perlu dikenal pasti dan disenaraikan. Lampiran 6.15.1

2 Program Penyenggaraan disediakan. Lampiran 6.15.2

3 Program Penyenggaraan dilaksanakan.

4 Penyenggaraan yang dilaksanakan direkodkan dengan lengkap dan kemas kini dalam Daftar Penyenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14).


238

PROSEDUR AUDIT:

1. Berdasarkan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5, pastikan semua aset yang memerlukan penyenggaraan seperti kenderaan, penyaman udara, mesin fotostat dan komputer (tidak termasuk aset yang disewa) disenaraikan dengan lengkap dalam KEW.PA-13 (termasuk kenderaan SPANCO).

2. Sekiranya KEW.PA-13 tidak disediakan, kenal pasti aset yang memerlukan penyenggaraan untuk tujuan pengauditan selanjutnya. Kriteria 1 - Senarai Aset Yang Memerlukan Penyenggaraan (KEW.PA-13) Perlu Dikenal Pasti Dan Disenaraikan

Lampiran 6.15.2

KEW.PA-13 Disediakan

Disediakan [Ada()/Tiada(X)]

Sekiranya Tiada, Senaraikan Aset Yang Dikenal Pasti Memerlukan Penyenggaraan

No Siri Pendaftaran Aset Jenis/Jenama/Model Lokasi Aset

239

Kriteria 2 - Program Penyenggaraan Disediakan 1. Pastikan program penyenggaraan disediakan bagi aset yang berkenaan.

Kriteria 3 - Program Penyenggaraan Dilaksanakan Kriteria 4 - Penyenggaraan Yang Dilaksanakan Direkod Dengan Lengkap Dan Kemas Kini Dalam Daftar Penyenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14)

1. Pilih 50% atau maksimum 30 aset (pilih sampel yang tertinggi) yang disenaraikan dalam program penyenggaraan (termasuk kenderaan SPANCO) dan pastikan penyenggaraan dilaksanakan mengikut jadual yang ditetapkan..

2. Rujukan: a. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2007

*Nota:

i. Tarikh iv. Nama Syarikat/Jabatan Yang Menyenggara ii. Butir-butir Kerja v. Kos (RM) iii. No. Kontrak/ Pesanan Kerajaan Dan Tarikh vi. Nama Dan Tanda Tangan

Lampiran 6.16

GPPAD 6

Program Penyenggaraan KEW.PA-14

Disediakan [Ya()/ Tidak(X)]

Aset Yang Dipilih Untuk Diaudit

Rancang Laksana Sebab Tidak Dilaksanakan

Mengikut Rancangan

Disediakan [Ya()/ Tidak(X)]

Lengkap*

Tarikh Jenis Tarikh Jenis i ii Iii iv v vi

240


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Penyenggaraan SUB ELEMEN: Penyenggaraan Kenderaan SPANCO TUJUAN: Bagi Memastikan Kenderaan SPANCO Diselenggarakan Secara Teratur Dan Mematuhi Peraturan Sedia Ada

BIL.

KRITERIA

YA() / TIDAK(X) RUJUKAN KERTAS KERJA

CATATAN

1 Senarai jenis dan bilangan kenderaan dibawah kawalan SPANCO

Lampiran 6.16.1

2 Pengguna hendaklah mengawasi bahawa kereta rasminya mempunyai cukai jalan yang tempohnya sah. (PP2/80 - Lampiran B)

3 Kereta rasmi dilindungi oleh polisi insurans komprehensif yang diluluskan melalui SPANCO. (PP2/96, Perenggan 18)

4 Kos pembayaran sewa adalah mengikut bilangan kenderaan

5. Buku Kecil Panduan Khidmat Bantuan dan Pusat Servis SPANCO

6. Kenderaan disenggarakan mengikut jadual yang ditetapkan oleh SPANCO

7. Daftar penyenggaraan disediakan oleh pegawai kenderaan

8. Laporan kerosakan disediakan

9. Kenderaan disimpan dengan selamat dan di bawah perlindungan atau di depot kenderaan.

10. Kenderaan sentiasa dalam keadaan bersih dan boleh digunakan.

Lampiran 6.16.1

KERTAS KERJA

241

PROSEDUR AUDIT:

(i) Senarai kenderaan SPANCO di Kementerian/Jabatan/Pejabat. (ii) Pilih semua atau maksimum lima (5) kenderaan SPANCO dan jalankan semakan mengikut kriteria berikut:

Kriteria 1 - Senarai jenis dan bilangan kenderaan di bawah kawalan SPANCO

BIL.

JENIS KENDERAAN

NOMBOR PENDAFTARAN KENDERAAN

Kriteria 2 Hingga 10 (i) Pilih semua atau maksimum lima (5) buah kenderaan SPANCO dan jalankan semakan mengikut kriteria 2 hingga 10.

Bil. Nombor Pendaftaran Kenderaan Kriteria 2 Hingga 10 [Ya ()/Tidak (X)]

Catatan 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5


242


KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: : Pelupusan SUB ELEMEN : Pelupusan Aset dan Stok Bernilai Rendah TUJUAN : Memastikan Tatacara Pelupusan Dilaksanakan Dengan Teratur Dan Mematuhi Peraturan Sedia Ada.

BIL.

KRITERIA

YA() / TIDAK(X) RUJUKAN KERTAS KERJA

CATATAN

1 Pegawai Pengawal melantik Ahli Lembaga Pemeriksa Aset berdasarkan jawatan

Lampiran 6.17.1

2 Bagi pelupusan stok bernilai rendah, Ketua Jabatan melantik dua (2) pegawai Pemeriksa Stok yang hendak dilupuskan daripada kumpulan Pengurusan dan Profesional atau Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf yang tidak terlibat secara langsung mengurus stok berkenaan

3. Aset yang perlu dilupuskan disenaraikan di dalam Borang KEW.PA-17 oleh Urus setia Pelupusan. Lampiran 6.17.2

4. Lembaga Pemeriksa melengkapkan dan menandatangani Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17) dan disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap sebelum dikemukakan kepada Urus Setia Pelupusan dalam tempoh 2 minggu selepas pemeriksaan dijalankan.

Lampiran 6.17.3

5. Urus Setia mendapat kelulusan pelupusan daripada Pihak Berkuasa Melulus

6 Pemeriksaan bagi pelupusan stok menggunakan Borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah (KEW.PS-19) Lampiran 6.17.4

7 Kad Kawalan Stok (KEW PS-3) dan Kad Petak (KEW PS-4) dikemas kini.

8. Borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah (KEW.PA-19) dikemukakan kepada Kuasa Melulus berserta dokumen sokongan yang lengkap.

Lampiran 6.17.5


PROSEDUR AUDIT:

243

Kriteria 1 - Pegawai Pengawal Melantik Ahli Lembaga Pemeriksa Berdasarkan Jawatan 1. Dapatkan KEW.PA-17 – Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan dan pastikan ahli Lembaga Pemeriksa yang menandatangani dokumen ini telah diberi surat pelantikan

yang masih berkuat kuasa oleh Pegawai Pengawal (KEW.PA-15 - Surat Lantikan Sebagai Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih Kerajaan) semasa pemeriksaan dijalankan. Kriteria 2 - Bagi pelupusan stok bernilai rendah, Ketua Jabatan melantik dua (2) pegawai Pemeriksa Stok daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau Kumpulan

Sokongan 1 atau yang setaraf yang tidak terlibat secara langsung mengurus stok berkenaan. 1. Bagi pelupusan stok bernilai rendah (RM10,000 ke bawah), dapatkan surat lantikan sebagai Pegawai Pemeriksa Stok dan bandingkan dengan KEW.PS -19 bagi menentukan

pegawai menjalankan pemeriksaan dalam tempoh lantikan. Pastikan pegawai tersebut tidak terlibat secara langsung dalam mengurus stok yang hendak dilupuskan. Bagi pelupusan stok selain yang bernilai rendah, ikuti tatacara pelupusan mengikut Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan.

Maklumat Lembaga/Pegawai Pemeriksa Aset/Stok

Tidak Terlibat Dengan

Pengurusan Aset/Stok

[Ya(/) / Tidak (X)]

Pengurusan Dan Profesional/

Sokongan 1)/ Lain-lain Yang

Setaraf [Ya(/) / Tidak (X)]

Kepakaran Dalam

Memeriksa Aset (Jika

Berkenaan) [Ya(/) / Tidak (X)]

Tarikh Pemeriksaan

Tarikh Pelantikan

Pemeriksaan Dalam tempoh

Pelantikan [Ya(/) / Tidak(X)]

Nama Jawatan/ Gred Kementerian/Jabatan

Lembaga Pemeriksa Aset

1.

2.

Pegawai Pemeriksa Stok

1.

2.

Rujukan: a. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2007 b. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2009 (Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan ) (Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan )


PROSEDUR AUDIT:

244

Kriteria 3 - Aset yang perlu dilupuskan disenaraikan di dalam Borang KEW.PA-17 oleh Urus Setia Pelupusan.

1. Sekiranya Kementerian/Jabatan mempunyai kes permohonan pelupusan aset, pastikan senarai aset yang hendak dilupuskan disenaraikan di dalam Borang Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17) oleh Urus setia Pelupusan Aset (jika tiada pelupusan dalam tahun semasa, dapatkan maklumat tahun sebelumnya).

2. Semak semua aset dalam KEW.PA-17 sama ada telah diambil kira di dalam jadual pemeriksaan yang disediakan oleh Lembaga Pemeriksa. 3. Jalankan juga pemeriksaan fizikal di sekitar pejabat bagi menentukan secara umumnya aset yang rosak dan tidak boleh dibaiki telah dilaporkan kepada Urus setia

Pelupusan Aset untuk tindakan pelupusan. 4. Jika terdapat aset di KEW.PA-17 yang tidak disenaraikan di dalam jadual pemeriksaan dan aset dari pemeriksaan fizikal yang tidak diambil kira di dalam KEW.PA-17, isi

jadual Kriteria 3 di bawah. Jadual:- Senarai Aset Di Dalam KEW.PA-17 tidak disenaraikan di dalam jadual pemeriksaan dan aset dari pemeriksaan fizikal yang tiada dalam KEW.PA - 17


Aset No. Siri Pendaftaran KEW.PA-17 Disediakan

[Ya(/) / Tidak (X)]

Jadual Pemeriksaan Disediakan

[Ya(/) / Tidak (X)]

Lokasi/ Bahagian

Keadaan aset

Catatan

1

2

3

4

5

6

245

PROSEDUR AUDIT: Kriteria 4 - Lembaga Pemeriksa Menyedia/Menandatangani Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW. PA-17) Dan Disokong Dengan Dokumen Sokongan Yang Lengkap

Sebelum Dikemukakan Kepada Urus Setia Pelupusan Dalam Tempoh 2 Minggu Selepas Pemeriksaan Dijalankan 1. Pilih maksimum 10 jenis aset yang berlainan (pilih sampel yang tertinggi) yang perlu dilupuskan daripada KEW.PA-17 2. Dapatkan surat/memo sama ada KEW.PA-17 telah dihantar kepada Unit Pengurusan Aset berserta dengan dokumen sokongan yang lengkap (termasuk KEW.PA-16) dalam

tempoh 2 minggu selepas pemeriksaan dijalankan. Kriteria 5 - Urus Setia Memohon Kelulusan Pelupusan Daripada Pihak Berkuasa Melulus Dan Kelulusan Diperoleh 1. Bagi aset mekanikal, teknikal, elektrikal dan elektronik, dapatkan Perakuan Pelupusan (KEW.PA-16). 2. Pastikan KEW.PA-16 disediakan mengikut peraturan yang ditetapkan:

(a) Ketua Jabatan merujuk kepada Jabatan Teknikal bagi mendapatkan Perakuan Pelupusan Aset (KEW.PA-16) bagi aset mekanikal, teknikal, elektrikal dan elektronik. (b) bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat Kementerian/Jabatan. (c) disahkan oleh pegawai yang mempunyai sekurang-kurangnya 3 tahun pengalaman dan tidak terlibat dengan pengurusan aset berkenaan. (d) nilai semasa aset di KEW.PA-16 sah digunakan untuk tempoh 1 tahun (bandingkan tarikh di Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan - KEW.PA-19 dengan tarikh di Perakuan

Pelupusan - KEW.PA-16). 3. Unit Pengurusan Aset perlu memohon pelupusan berdasarkan Kuasa Melulus untuk melupuskan aset tersebut berdasarkan nilai perolehan asal aset (rujuk Jadual 4, Proses

Kerja Pelupusan Aset Alih Kerajaan, muka surat 54, Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan). Isikan jadual Kriteria 4 dan 5 di bawah.

KEW.PA-17 Unit Pengurusan Aset Memohon Kelulusan

246

Nota: * Dokumen Sokongan Lengkap Dikemukakan:

i. Perakuan Pelupusan (KEW.PA-16) bagi aset mekanikal/peralatan teknikal/perkakasan komputer ii. Justifikasi Jabatan bagi syor kaedah tukar beli dan tukar barang iii. Laporan kemalangan bagi kenderaan terlibat dengan kemalangan iv. Gambar aset, jika perlu v. Surat permohonan daripada Kementerian/Jabatan/Pertubuhan bagi kaedah hadiah/pindahan

**Kuasa Melulus: vi. Nilai perolehan asal aset melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan melebihi RM500,000 vii. Tiada had bagi syor kaedah pelupusan hadiah, pindah Persekutuan ke Negeri, tukar beli, tukar barang atau kaedah lain yang tidak dinyatakan dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih

Kerajaan. viii. Bagi nilai perolehan asal aset kurang RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan kurang daripada RM500,000, pastikan kuasa melulus adalah mengikut Perwakilan Kuasa P.U.(B) 197

bertarikh 17 April 2008. Nyatakan nama & jawatan pegawai melulus.


PROSEDUR AUDIT:

Kuasa Melulus** [Mematuhi()/Tidak Mematuhi(X)]

Tarikh Kelulusan

Aset No. Siri Pendaftaran

Disediakan [Ya(/)/ Tidak(X)

Syor Kaedah Pelupusan Dinyatakan

[Ya()/ Tidak(X)

Dokumen Sokongan Dikemukakan Dengan

Lengkap* [Ya()/Tidak(X)

Tarikh Pemeriksaan

Perbendaharaan

Kementerian/

Jabatan

vi vii viii i ii iii iv v

247

Kriteria 6 - Pemeriksaan bagi pelupusan stok menggunakan Borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah (KEW.PS-19) Kriteria 7 - Kad Kawalan Stok KEW PS-3 dan Kad Petak KEW PS-4 dikemas kini.

1. Jika terdapat kes pelupusan stok bernilai rendah, dapatkan 10 jenis item stok bernilai rendah yang telah dilupuskan dan pastikan pegawai pemeriksa menggunakan borang KEW.PS -19 dan Pegawai Stor telah mengemas kini KEW.PS – 3 dan KEW.PS – 4. Isikan jadual bagi kriteria 6 dan 7 di bawah.


Bil. Nama / Jenis Stok Nilai Perolehan (RM)

KEW PS-19 KEW PS-3 Dikemas kini

[Ya()/ Tidak(X)]

KEW PS-4 Dikemas kini

[Ya()/ Tidak(X)]

Tarikh Kelulusan Pelupusan

Diselenggarakan Dengan Lengkap [Ya()/ Tidak(X)]

248

PROSEDUR AUDIT: Kriteria 8- Tatacara Pelupusan Dilaksanakan Mengikut Peraturan Yang Ditetapkan 1. Berdasarkan 10 sampel dari Kertas Kerja Lampiran 6.17.2, pastikan semua peraturan berkaitan dengan pelupusan dipatuhi:

(a) bandingkan surat kelulusan pelupusan dari Kuasa Melulus dengan Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19) untuk memastikan pelupusan dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan diperoleh. Jika surat kelulusan pelupusan ini tidak diperoleh, pengesahan dan persetujuan dari Kuasa Melulus boleh dirujuk dalam KEW.PA-17.

(b) sekiranya pelupusan tidak dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan, pastikan pelanjutan tempoh pelupusan dikemukakan kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 2 minggu sebelum tamat tempoh pelupusan bagi mendapatkan kelulusan baru.

(c) pastikan permohonan pinda kaedah pelupusan dibuat dalam tempoh kelulusan pelupusan, sekiranya ada. 2. Pastikan semua aset yang telah diluluskan untuk dilupuskan oleh Kuasa Melulus telah disediakan Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19). 3. Bagi kaedah pelupusan aset secara musnah, pastikan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-18) disediakan. 4. Pastikan KEW.PA-19 dikemukakan kepada Kuasa Melulus beserta dokumen sokongan yang lengkap.

Rujukan: a. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2007

*Nota : i. Salinan Resit Bagi Pelupusan Kaedah Jualan ii. Surat Akuan Terima Bagi Pelupusan Kaedah Pindahan/Hadiah iii. Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-18) Bagi Pelupusan Kaedah Musnah



Keterangan Aset/No. Siri Pendaftaran (Jika Ada)

KEW. PA-19 Mohon Lanjut Tempoh Pelupusan Mohon Pinda Kaedah Pelupusan

KEW.PA-19 Dikemukakan Kepada Kuasa Melulus

Tarikh Sebenar

Pelupusan Dijalankan

Dalam Tempoh

Kelulusan Pelupusan

[Ya()/ Tidak(X)]

Rujukan & Tarikh Surat

Pohon Lanjutan

Rujukan & Tarikh Baru Kelulusan Pelupusan Oleh Kuasa

Melulus

2 Minggu Sebelum Tamat

Tempoh Pelupusan

[Ya()/ Tidak(X)]

Catatan Dalam Tempoh

Pelupusan [Ya()/ Tidak(X)]

Catatan

Nyatakan Perbendaharaan/

Kementerian/ Jabatan & Tarikh

Surat

Dokumen Sokongan Lengkap*

i ii iii

249

KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT: ELEMEN PENGAUDITAN: Kehilangan Dan Hapus Kira (Termasuk Wang Awam) SUB ELEMEN: : Pengurusan Kehilangan TUJUAN: Bagi Memastikan Pengurusan Kehilangan Mematuhi Peraturan Sedia Ada.


1 Tiada kehilangan aset dilaporkan pada tahun semasa Tarikh :

2 Pegawai yang bertanggungjawab melaporkan kehilangan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.

Lampiran 6.18.1

3 Ketua Jabatan/Pegawai bertanggungjawab membuat Laporan Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan.

4 Ketua Jabatan/Pegawai Atasan di peringkat Ibu Pejabat menyedia Laporan Awal (Lampiran J atau KEW.PA-28) dan kemukakan bersama salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal dan Perbendaharaan (jika berkenaan) dalam tempoh 2 hari bekerja.

5 Salinan Laporan Awal dikemukakan kepada KSU, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan/atau wakil tempatan Ketua Audit Negara. Lampiran 6.18..2

Lampiran 6. 18.1 KERTAS KERJA

PROSEDUR AUDIT:

250

Rujukan: a. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2007 b. Arahan Perbendaharaan 315-328 c. Surat Arahan Perbendaharaan KK/BKP/I0/535/136 Jld. 4 (15) bertarikh 5 Februari 2009

Kriteria 2 - Pegawai Yang Bertanggungjawab Melaporkan Kehilangan Kepada Ketua Jabatan Dengan Serta Merta Kriteria 3 - Ketua Jabatan/Pegawai Bertanggungjawab Membuat Laporan Polis Dalam Tempoh 24 Jam Dari Waktu Kehilangan 1. Dapatkan fail berkaitan kehilangan aset/wang awam Kementerian/Jabatan (yang memfailkan Laporan Polis, Lampiran J, KEW.PA-28 atau lain-lain dokumen berkaitan). 2. Pilih semua atau maksimum 10 sampel aset/wang awam yang hilang untuk diaudit (walaupun Lampiran J / KEW.PA-28 tidak disediakan atau Laporan Polis tidak dibuat)

dengan menentukan peraturan berkaitan proses kehilangan. Kriteria 4 - Ketua Jabatan/Pegawai Atasan Di Peringkat Ibu Pejabat Menyedia Laporan Awal (Lampiran J Atau KEW.PA-28) Dan Kemukakan Bersama Salinan Laporan

Polis Kepada Pegawai Pengawal Dan Perbendaharaan (jika berkaitan) Dalam Tempoh 2 Hari Bekerja.

Keterangan Aset/Wang Awam & Tarikh Kehilangan

Diketahui No. Siri Pendaftaran/

Jumlah (RM)

Laporan Kehilangan Lapor Kepada Ketua Jabatan Lapor kepada Polis KEW PA-28/Lampiran J

Tarikh Serta-merta [Ya()/Tidak(X)] Tarikh

Tempoh Lapor (Jam)

Dalam Tempoh 24 jam

[Ya()/Tidak(X)] Tarikh

Tempoh Lapor

(Hari) Dalam Tempoh

[Ya()/Tidak(X)]

Lampiran 6.18.2


251

Kriteria 5 - Salinan Laporan Awal Dikemukakan Kepada KSU, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara Dan/Atau Wakil Tempatan Ketua Audit Negara

*Nota: Jadual ini tidak melibatkan kehilangan harta mudah alih (elektronik) nilai semasa tidak melebihi RM5,000 1. Pastikan KEW.PA-28/Lampiran J dihantar kepada Pegawai Pengawal, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan/atau wakil tempatan Ketua Audit Negara.

Nota: Bagi kehilangan Harta Mudah Alih (Elektronik) di mana nilai semasanya tidak melebihi RM5,000, laporan awal tidak perlu dikemukakan kepada Perbendaharaan.

Keterangan & Tarikh Aset/ Wang Awam Hilang

No. Siri Pendaftaran/ Jumlah (RM)

Salinan Laporan Awal Dikemukakan Kepada [Ya()/Tidak(X)

Pegawai Pengawal Akauntan Negara Ketua Audit Negara Pengarah Audit

Negeri



252

KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT : ELEMEN PENGAUDITAN Kehilangan Dan Hapus Kira SUB ELEMEN : Pengurusan Hapus Kira TUJUAN : Bagi memastikan pengurusan hapus kira harta modal dan inventori mematuhi peraturan sedia ada


1 Jawatankuasa Penyiasat dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal. Lampiran 6.19.1

2 Laporan Akhir (KEW.PA-30/Lampiran K) dikemukakan kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

Lampiran 6.19.2

3 Laporan Hapus kira Kekurangan Stok (KEW.PS-21) dikemukakan kepada Pegawai Pengawal 4 Pihak Melulus Hapus Kira adalah Kuasa Melulus yang ditetapkan.

5 Laporan Tahunan Kehilangan dan hapuskira Stok (KEW.PS-22) dikemukakan kepada Perbendaharaan.

6 Tindakan selepas kelulusan adalah teratur. Lampiran 6.19.3


PROSEDUR AUDIT:

253

Rujukan a. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2007 b. Arahan Perbendaharaan 315-328

Kriteria 1 - Jawatankuasa Penyiasat Dilantik Secara Bertulis Oleh Pegawai Pengawal Dalam Tempoh 2 Minggu Dari Tarikh Laporan Awal *NOTA: Kriteria 1 adalah dikecualikan bagi kehilangan Harta Mudah Alih (Elektronik) yang bernilai kurang daripada RM5,000. 1. Pilih 10 item stok bernilai rendah yang hilang dalam tahun semasa/sebelumnya. 2. Bagi kes kehilangan aset/wang awam, dapatkan Surat Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat (tahun semasa/sebelumnya). Nota: Bagi kehilangan aset, pelantikan Jawatankuasa Penyiasat yang ditubuhkan hendaklah menggunakan format Surat Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih

Kerajaan (KEW.PA-29). 3. Pastikan peraturan proses hapus kira telah dipatuhi. 4. Isikan jadual Kriteria 1 berikut bagi setiap aset/wang awam yang dilaporkan hilang untuk diaudit.


PROSEDUR AUDIT:

Ahli Jawatankuasa Penyiasat (Sekurang-kurangnya 2 Orang) Tarikh

Lantikan Tarikh

Laporan Awal

Dalam Tempoh 2 Minggu

[Ya()/Tidak(X)]

Tempoh Kelewatan

(Bulan/Hari) Nama Nama/Gred Jawatan Bahagian

254

Kriteria 2 - Laporan Akhir Dikemukakan Kepada Kuasa Melulus Dalam Tempoh 4 Bulan Dari Tarikh Laporan Awal Dikemukakan Kriteria 4 - Pihak Melulus Hapus Kira Adalah Kuasa Melulus Yang Ditetapkan *Nota: Kriteria 2 adalah dikecualikan bagi kehilangan Harta Mudah Alih (Elektronik) yang bernilai kurang daripada RM5,000

Nota: *Kuasa Melulus:

i. Ketua Setiausaha Perbendaharaan ii. Nilai perolehan asal aset melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan melebihi RM500,000 iii. Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam. iv. Nilai perolehan asal aset kurang RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan kurang daripada RM500,000

Kriteria 3 - Laporan Hapus kira Kekurangan Stok (KEW.PS-21) dikemukakan kepada Pegawai Pengawal

Tarikh Lantikan Jawatan Kuasa

Penyiasat

Laporan Akhir/ Disediakan Oleh Jawatankuasa Penyiasat

Pegawai Pengawal Mengemukakan Laporan Akhir Kepada Perbendaharaan Dalam Tempoh 4 Bulan Dari Tarikh Laporan Awal Dikemukakan

Kuasa Melulus* [Mematuhi()/Tidak Mematuhi(X)/


Wang Awam

Aset

Tarikh Laporan

Dalam Tempoh

2 Bulan Dari Tarikh

Lantikan [Ya()/ Tidak(X)]

Tempoh Kelewatan (Bulan/ Hari)

Syor dan Ulasan

Pegawai Pengawal

[Ada()/ Tiada)]

Tarikh Laporan Awal

Tarikh Laporan

Akhir

Dalam Tempoh 4 Bulan

[Ya()/ Tidak(X)]

Sekiranya Tidak, Nyatakan Tempoh

Kelewatan (Bulan/ Hari)

Perbendaharaan Pegawai Pengawal

i ii iii Iv

255

Kriteria 5 - Laporan Tahunan Kehilangan dan hapus kira Stok (KEW.PS-22) dikemukakan kepada Perbendaharaan. 1. Pastikan KEW.PS-21 dikemukakan kepada Pegawai Pengawal/Kuasa Melulus untuk kelulusan Hapus Kira. 2. Pastikan Kad Kawalan Stok KEW PS-3 (Bahagian B) dan Kad Petak KEW PS-4 (ruangan keluar dan ruangan baki) dikemas kini. 3. Dapatkan memo / surat iringan Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok KEW PS-22 yang dihantar ke Perbendaharaan. 4. Bagi kes kekurangan stok yang melibatkan jenayah, dapatkan Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir. (Prosedur audit sama dengan Kehilangan dan Hapus kira

Aset) Jadual bagi kes kehilangan stok bernilai rendah


Bil. Nama / Jenis Stok Nilai

Perolehan (RM)

Sebab Kehilangan/ Hapus Kira

KEW.PS-21 KEW PS-3 Dikemas kini

[Ya()/ Tidak(X)]

KEW PS-4 Dikemas kini

[Ya()/ Tidak(X)]

Tarikh KEW PS-22 Dihantar ke

Perbendaharaan Disahkan Oleh Ketua Jabatan

[Ya(/) / Tidak (X)]

Diluluskan oleh Pegawai Pengawal [Ya(/) / Tidak (X)]

256

PROSEDUR AUDIT: Kriteria 6 - Tindakan Selepas Kelulusan Adalah Teratur

Tindakan Selepas Kelulusan Kuasa Melulus Diperoleh

Tarikh & Rujukan Surat

Kelulusan

Kelulusan Direkodkan Dalam

KEW.PA-2/ KEW.PA-3

[Ya()/Tidak(X)/

Surcaj/Tatatertib Sijil Hapus Kira (KEW.PA-31)

[Ada()/ Tiada(X)/)]

Sekiranya Ada, Dibawa ke

Pihak Berkuasa Tatatertib [Ya()/

Sekiranya Ya,

Nyatakan Tarikh

Dalam Tempoh 3 Bulan Dari

Tarikh Kelulusan [Mematuhi()/

Tidak Mematuhi(X)/

(a)*

Syor Surcaj/ Tatatertib

Kemuka Kepada Perbendaharaan

(P) [Ya()/ Tidak(X)/

(TB)]


Tarikh Kelulusan P [Mematuhi

()/ Tidak Mematuhi

(X)/ (b)**

Disediakan [Ya()/

Tidak(X)/

Kemuka kepada P

[Ya()/ Tidak (X)

Tarikh Kemuka

Kepada P


Tarikh Kelulusan P [Mematuhi()/

Tidak Mematuhi(X)/

(c)***

Nota : Jika tidak mematuhi nyatakan tempoh kelewatan (bulan/hari)

(a) * _________________________

(b) ** _________________________

(c) ***_________________________

Kriteria 6 – Tindakan selepas kelulusan adalah teratur. Jadual Bagi Prosedur Tindakan Bayaran Balik Harta Mudah Alih (Elektronik)

257

Jenis Harta Mudah Alih (Elektronik)

No. Siri Pendaftaran

Bayaran Balik/Hapus Kira Kemas kini dalam

(KEW.PA-2) [Ya(/) / Tidak(X)]

Kemas kini dalam (KEW.PA-3)

Laporan Dikemukakan ke Perbendaharaan

Kelulusan Ketua Jabatan / KSU Diperoleh

[Ya(/) / Tidak(X)] Amaun (RM)

258


PENGAUDITAN PENGURUSAN PELABURAN

KEMENTERIAN/JABATAN/Pejabat: ELEMEN Pengauditan: Pelaburan Sub Elemem: Simpanan Tetap Tujuan: Memastikan pengurusan pelaburan dalam simpanan tetap mematuhi peraturan sedia ada dan rekod berkaitan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini


1 Wang yang dilabur dalam bank/institusi kewangan diluluskan oleh kerajaan.

Lampiran 7.1.1

2 Pelaburan dalam simpanan tetap pada akhir tahun lalu dibawa ke tahun semasa.

3 Pelaburan yang dibuat telah diakaunkan di bawah kod akaun yang betul.

4 Wang yang dilabur direkodkan dengan sempurna dan tepat di dalam Daftar Pelaburan.

5 Semua sijil/simpanan tetap telah disimpan dengan selamat dan telah diperiksa oleh Lembaga Pemeriksa Tahunan.

6 Surat pengesahan jumlah simpanan tetap diterima dari bank/institusi kewangan.

7 Pengesahan jumlah simpanan tetap yang diterima daripada bank/institusi kewangan bersamaan dengan jumlah yang direkodkan dalam Daftar Pelaburan.

8 Faedah yang sepatutnya dibayar oleh bank/institusi kewangan diterima dan disokong dengan resit rasmi.

9 Faedah yang dibayar bagi pelaburan dalam simpanan tetap mengikut kadar yang dipersetujui dan diakaunkan di bawah kod yang betul. Pastikan baki terkini dalam akaun semasa melebihi RM25 ribu dibayar faedah.

10 Faedah bagi semua pelaburan dalam simpanan tetap direkodkan dalam Daftar Pelaburan dengan betul.

11 Pegawai diberi kuasa untuk tujuan pengeluaran simpanan, perlanjutan tempoh, pencairan dan penukaran akaun bank tetap diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa, yang disokong dengan resit rasmi dan diakaunkan dengan betul.

12 Tiada pelaburan dalam simpanan tetap telah dikeluarkan sebelum tarikh matang.

259


Prosedur Audit:

(i) Dapatkan senarai simpanan tetap terkini. (ii) Pilih semua atau maksimum lima (5) simpanan tetap (iii) Isikan Jadual berikut:

Rujukan: Pelaburan adalah pembelian dan penjualan aset dan instrumen kewangan selain daripada wang tunai. Sumber pelaburan adalah daripada Akaun Hasil Disatukan atau Kumpulan Wang Amanah. (PPK 6)

Pelaburan diklasifikasikan kepada 2 iaitu : i. Pelaburan Kumpulan Wang Amanah-Pelaburan Kumpulan Wang Amanah adalah pelaburan-pelaburan yang dibuat dari Kumpulan Wang Amanah selaras dengan suratcara

amanah (Sek. 10, Akta Prosedur Kewangan 1957), arahan amanah (Sek. 9, Akta Prosedur Kewangan 1957) dan juga peraturan yang dikuatkuasakan. ii. Pelaburan Am-Pelaburan Am adalah semua pelaburan yang dibuat daripada Akaun Hasil Disatukan selain daripada pelaburan Kumpulan Wang Amanah. Jenis Pelaburan

i. Sekuriti Kerajaan Luar Negeri-Pelaburan dalam instrumen kewangan yang dikeluarkan oleh negara luar. ii. Sekuriti Kerajaan Malaysia-Pelaburan dalam instrumen kewangan yang dikeluarkan oleh Kerajaan Malaysia. iii. Saham Dan Syer- Pelaburan dalam saham syarikat yang disenaraikan di Bursa Malaysia dan syer dalam syarikat berkaitan kerajaan dan syarikat-syarikat lain. iv. Deposit Dalam Negeri-Pelaburan ini merupakan deposit atau simpanan tetap di institusi kewangan dalam negeri. v. Deposit Luar Negeri-Pelaburan ini merupakan deposit dalam pelbagai mata wang asing di institusi kewangan luar negara. vi. Pelaburan Lain-pelaburan selain dari yang dinyatakan di atas.

Bil Simpanan Tetap Kriteria Penyemakan Catatan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

260


GARIS PANDUAN PENGAUDITAN PELABURAN

KEMENTERIAN/JABATAN/Pejabat: ELEMEN Pengauditan: Pelaburan Sub Elemem: Pelaburan Saham Tujuan: Memastikan pengurusan pelaburan saham mematuhi peraturan sedia ada dan rekod berkaitan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini


1 Pelaburan saham diluluskan oleh Jawatankuasa Pelaburan/Pihak Berkuasa yang berkenaan.

Lampiran 7.2.1

2 Baki saham yang dibeli dalam tahun semasa direkodkan dalam Daftar Saham dengan tepat dan lengkap.

3 Dividen dan saham bonus yang dibayar oleh syarikat adalah seperti yang diisytiharkan dalam Laporan Tahunan Syarikat.

4 Dividen dan saham bonus yang diterima adalah betul dari segi kadar dan jumlah dan telah diakaunkan dengan tepat.

5 Tuntutan cukai dibuat jika dividen yang diterima itu adalah selepas potongan cukai.

6 Dividen dan saham bonus yang dibayar oleh syarikat telah direkodkan dalam Daftar Saham dengan betul.

7 Penyata CDS diterima dan disimpan dengan selamat dan telah diperiksa oleh Lembaga Pemeriksa Tahunan.

8 Saham yang dijual telah dibatalkan dalam Daftar Saham dan disahkan.

9 Hasil dari jualan saham diterima mengikut harga jualan saham sebenar dan diakaunkan dengan tepat dan lengkap di bawah kod yang betul.

10 Sijil pengesahan diterima daripada Malaysian Central Depository (MCD) bagi tujuan pengesahan.

11 Syarat-syarat perjanjian yang ditetapkan dengan pengurus portfolio dipatuhi dengan sepenuhnya.

12 Peruntukan rosot nilai dibuat terhadap saham yang menurun secara kekal dalam nilai

13 Saham dilabur dalam saham spekulatif.

261


PROSEDUR AUDIT:

1. Dapatkan senarai pelaburan saham 2. Pilih semua atau maksimum lima (5) akaun pelaburan saham untuk semakan 3. Semak mengikut kriteria tersebut di atas 4. Lengkapkan Jadual berikut:

Bil Akaun Pelaburan

Saham Kriteria Penyemakan Catatan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

262



KEMENTERIAN/JABATAN/Pejabat: ELEMEN Pengauditan: Pelaburan Sub Elemem: Pelaburan Dalam Sekuriti Kerajaan Tujuan: Memastikan pengurusan pelaburan dalam sekuriti Kerajaan mematuhi peraturan sedia ada dan rekod berkaitan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini


1 Pembelian dan penjualan sekuriti kerajaan diluluskan oleh Perbendaharaan.

Lampiran 7.3.1

2 Pelaburan sekuriti kerajaan pada akhir tahun lalu dibawa ke tahun semasa.

3 Pelaburan sekuriti kerajaan diakaunkan di bawah kod akaun yang betul.

4 Sekuriti kerajaan yang dibeli direkodkan dalam Daftar Sekuriti dengan tepat dan lengkap.

5 Semua sijil sekuriti kerajaan disimpan dengan selamat dan diperiksa oleh Lembaga Pemeriksa Tahunan.

6 Kadar faedah yang dibayar mengikut kadar yang ditetapkan dan direkodkan dalam Daftar Sekuriti dengan betul.

7 Faedah yang sepatutnya dibayar dalam tahun semasa diterima dan disokong dengan resit rasmi.

8 Faedah yang diterima diakaunkan di dalam buku tunai dan direkodkan ke kod akaun yang betul.

9 Sekuriti kerajaan yang matang ditebus dan disokong dengan resit rasmi.

10 Terimaan wang dari tebusan sekuriti kerajaan diakaunkan dengan betul.

Lampiran 7.3.1

263


1. Dapatkan senarai pelaburan sekuriti Kerajaan 2. Pilih semua atau maksimum lima (5) pelaburan dalam sekuriti Kerajaan untuk semakan 3. Semak pelabut uran berkenaan mengikut kriteria tersebut di atas. 4. Lengkapkan Jadual berikut:

Bil Akaun Pelaburan

Sekuriti Kerajaan Kriteria Penyemakan Catatan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

264



KEMENTERIAN/JABATAN/Pejabat: ELEMEN Pengauditan: Pelaburan Sub Elemem: Penubuhan Syarikat Subsidiari Tujuan: Memastikan penubuhan syarikat subsidiari mematuhi peraturan sedia ada.


1 Agensi mempunyai syarikat subsidiari.

Lampiran 7.4.1

2 Penubuhan syarikat subsidiari diperuntukkan dalam Akta/Enakmen.

3 Penubuhannya mendapat kelulusan Pihak Berkuasa yang berkenaan.

4 Jumlah pelaburan yang dinyatakan dalam akaun agensi adalah bersama dengan yang dinyatakan dalam akaun syarikat subsidiari

5 Pemberian dividen diterima agensi semenjak penubuhan syarikat subsidiari.

265


PROSEDUR AUDIT:

(i) Dapatkan senarai syarikat subsidiari yang ditubuhkan. (ii) Pilih semua atau maksimum lima (5) syarikat subsidiari untuk semakan (iii) Semak kriteria tersebut di atas dan lengkapkan jadual brikut:

Bil Syarikat Subsidiari Kriteria Penyemakan Catatan 1 2 3 4 5

266

GPPAD 8

GARIS PANDUAN SIASATAN UNIT AUDIT DALAM

1. PENGENALAN

1.1 Tujuan

Garis Panduan Siasatan ini disediakan dengan tujuan memberi

panduan dan rujukan mengenai prosedur siasatan yang dijalankan

oleh Bahagian/Unit Audit Dalam. Di dalam Garis Panduan Siasatan

ini juga dinyatakan rujukan arahan, peraturan, objektif siasatan,

tatacara penyiasatan dan penyediaan laporan siasatan supaya

proses siasatan dilaksanakan dengan teratur dan seragam.

1.2 Definisi Siasatan

Penyiasatan ditakrifkan sebagai perbuatan memeriksa, menyelidik dan mencari bukti terhadap sesuatu perkara yang belum disahkan kebenarannya (Kamus Dewan Edisi Ketiga

Tahun 2002). Hasil siasatan yang berkualiti ialah siasatan yang

dapat menegakkan keadilan kepada semua pihak mengikut

peraturan dan undang-undang.

1.3 Objektif Siasatan

Mendapatkan kesahihan mengenai aduan, arahan, laporan audit

yang diterima berdasarkan penemuan sama ada wujud

pelanggaran peraturan dan undang-undang, penyelewengan,

pembaziran, pemborosan, kehilangan/kerugian, salah laku dan

salah guna kuasa serta kecuaian oleh seseorang/sekumpulan

pegawai untuk dilaporkan kepada Pegawai Pengawal/Ketua

Jabatan.

267

2. RUJUKAN KUASA SIASATAN

Siasatan dijalankan berdasarkan arahan/surat lantikan daripada Pegawai

Pengawal/Ketua Jabatan. Arahan/Surat lantikan boleh dibuat berdasarkan

peraturan dan antaranya adalah seperti berikut:

2.1.1 Pekeling Am Bil. 2 Tahun 1982 (Perenggan 8 – Peranan Dan

Tanggungjawab Pegawai Pengawal)

2.1.2 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 – Tatacara

Pengurusan Stor Kerajaan

2.1.3 Akta Prosedur Kewangan – Mengenai Tanggungjawab Pengawai

Pengawal

2.1.4 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2009 – Pengurusan

Pembayaran Di Bawah Arahan Perbendaharaan 59

2.1.5 Arahan Perbendaharaan 321 berkenaan Penyiasatan Dan Laporan

Bersama Atas kehilangan Wang Awam Atau Aset Awam

2.1.6 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007 – Pengurusan Aset Alih

Kerajaan

2.1.7 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan Tatatertib 1993)

Pekeling

2.1.8 Peraturan Negeri/Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan

Surcaj) 2000, Akta 605

3. ETIKA SIASATAN

3.1 Bagi mempertingkatkan prestasi dan profesionalisme Pegawai

Penyiasat, etika berikut hendaklah diamalkan:

3.1.1 Berkecuali Pegawai Penyiasat hendaklah bertindak sebagai satu pihak

yang berkecuali dan bebas. Tugas siasatan perlu dibuat

tanpa dipengaruhi oleh mana-mana pihak. Dipengaruhi

268

bermaksud segala unsur-unsur negatif seperti ugutan,

ancaman, tekanan, pakatan, subahat dsb. Pegawai

Penyiasat perlu isytihar/tarik diri sekiranya beliau

mempunyai kepentingan dalam kes siasatan tersebut.

3.1.2 Kompetensi Pegawai Penyiasat hendaklah memiliki pengetahuan yang

menyeluruh dan sentiasa berusaha meningkatkan ilmu

pengetahuan berkenaan sesuatu bidang. Di samping itu,

berkemahiran tinggi dalam komunikasi dan berkeupayaan

mentafsir tingkah laku dan bahasa badan pihak yang

disiasat adalah merupakan satu kelebihan tambahan.

3.1.3 Integriti

a. Melaksanakan tugasnya dengan ikhlas, rajin dan

bertanggungjawab;

b. Mematuhi undang-undang dan mendedahkan apa yang

dikehendaki dari segi undang-udang dan profesion;

c. Mengecualikan diri dari mengambil bahagian dalam

sebarang aktiviti yang tidak sah atau melibatkan diri

dalam perbuatan yang melanggar profesion siasatan

dalam satu organisasi; dan

d. Menghormati dan menyumbang kepada objektif

organisasi yang sah dan beretika.

3.1.4 Objektiviti

a. Tidak melibatkan diri dalam sebarang aktiviti atau

perhubungan yang akan menjejaskan atau dianggap

akan menjejaskan penilaiannya secara saksama.

Penglibatan ini termasuk aktiviti-aktiviti atau

269

perhubungan yang mungkin bertentangan dengan

kepentingan organisasi;

b. Tidak menerima apa-apa yang akan menjejaskan atau

dianggap akan menjejaskan pendapat profesionalnya;

c. Tidak menyembunyikan semua fakta material yang

ditemui dan diketahui, di mana jika tidak didedahkan

mungkin menjejas laporan siasatan.

e. Tidak membuat rumusan siasatan tanpa disokong

dengan bukti-bukti yang jelas dan nyata. Segala bukti

penemuan siasatan berbentuk dokumen yang akan

dimasukkan dalam laporan perlu jelas.

3.1.5 Kerahsiaan

a. Berhati-hati dalam penggunaan dan perlindungan

maklumat yang diperoleh dalam pelaksanaan tugas; dan

b. Mengelakkan kepentingan peribadi di atas

penyalahgunaan maklumat atau dalam apa-apa cara

yang melanggar undang-undang atau menjejaskan

objektif-objektif organisasi yang sah dan beretika.

4. SKOP SIASATAN

Skop siasatan hendaklah ditentukan berdasarkan kes yang disiasat.

Perkara yang disiasat melibatkan antara perkara seperti pelanggaran peraturan

dan undang-undang, penyelewengan, pembaziran, pemborosan, salah laku dan

salah guna kuasa serta kecuaian yang melibatkan kewangan, perkhidmatan dan

pentadbiran terhadap mana-mana pegawai awam dalam sesuatu

Kementerian/Jabatan. Tempoh liputan siasatan hendaklah bergantung kepada

kes yang disiasat.

270

5. PROSEDUR SIASATAN

Bil Perkara Proses Kerja 1.

1. Arahan Ketua

Setiausaha/Setiausaha

Kerajaan Negeri/Ketua

Pengarah

- Sumber:

Aduan Bertulis/Lisan

1. Terima Arahan.

2. Bagi Kes Aduan Lisan

dapatkan maklumat lanjut

berkaitan pengadu dan

dokumenkan serta dapatkan

kelulusan siasatan dari

Pegawai Pengawal/Ketua

Jabatan.

3. Daftarkan Kes.

4. Buka fail siasatan

5. Melantik /Membentuk Pasukan

Penyiasat dan menetapkan

Terma Siasatan dengan

menentukan Objektif, Skop,

Kaedah dan Tempoh Liputan

Siasatan.

7. Melaksanakan Siasatan (Rujuk

contoh Senarai Semak Seperti

di Lampiran A).

a. kumpul fakta mengenai dan

yang berkaitan dengan

aduan

b. mengenal pasti bukti dan

keterangan yang boleh

menyokong fakta mengenai

aduan.

c. mendapatkan keterangan

dan perakuan secara

271

Bil Perkara Proses Kerja bertulis sekiranya maklumat

diperlukan daripada pihak

luar

d. Salinan Dokumen perlu

disahkan dari salinan asal

e. Keterangan lisan hendaklah

didokumenkan dan

disahkan.

f. Bukti bergambar/CCTV

hendaklah diperoleh jika

ada.

8. Sediakan Draf Laporan dan

Syor.

9. Perbincangan isu tertentu

dengan penasihat undang-

undang(Jika perlu).

10. Laporan Muktamad.

11. Mengemukakan Laporan

Muktamad ke Pegawai

Pengawal/Ketua Jabatan

272

6. PROSES KERJA

CARTA ALIRAN KERJA SIASATAN ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL/KETUA JABATAN

Membentuk Pasukan Siasatan dan menentukan Terma Siasatan

Buka fail kes

Daftarkan kes

MULA

Terima arahan

Pelaksanaan tugas siasatan

273

Bincang draf bersama Penasihat Undang-undang (Jika perlu)

Sediakan draf laporan dan Syor

Kemukakan kepada Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan

Sediakan Laporan Muktamad

TAMAT

274

7. CATATAN SIASATAN

Catatan bertulis bagi sesuatu penyiasatan mengenai butir-butir

penyiasatan dan tindakan yang diambil sepanjang siasatan. Antara butiran yang

direkodkan adalah seperti berikut:

a) Waktu arahan siasatan diterima.

b) Waktu mula dan selesai menyiasat.

c) Lokasi yang dilawati.

d) Saksi yang ditemui.

e) Apa jua perkara yang difikirkan perlu dan berkaitan dengan

siasatan.

8. FORMAT LAPORAN SIASATAN

8.1 Penyediaan Laporan Siasatan

a) Penyediaan dan Penulisan Laporan Siasatan

Laporan Siasatan adalah satu mekanisme bagi Pegawai

Penyiasat untuk melaporkan kepada pihak pengurusan atasan

hasil siasatan yang dijalankan.

b) Tujuan Laporan Siasatan

i. Tujuan Laporan Siasatan adalah untuk mengesahkan

kesahihan mengenai aduan, arahan, laporan audit yang

diterima berdasarkan penemuan sama ada wujud

pelanggaran peraturan dan undang-undang,

penyelewengan, pembaziran, pemborosan,

kehilangan/kerugian, salah laku dan salah guna kuasa serta

kecuaian oleh seseorang/sekumpulan pegawai.

275

ii. Laporan ini juga digunakan oleh Pegawai Pengawal/Ketua

Jabatan untuk tindakan selanjutnya yang melibatkan isu-isu

signifikan supaya tindakan atau arahan segera dapat

dilaksanakan.

c) Bentuk Laporan

Bagi memastikan laporan-laporan yang dikemukakan adalah

seragam, setiap laporan yang dikemukakan hendaklah

mengandungi butir-butir dan disusun.

i. Kandungan Laporan

Hendaklah mengandungi tajuk-tajuk utama di dalam laporan

dan muka surat berkaitan.

ii. Kandungan Lampiran

Untuk memudahkan rujukan dibuat terhadap lampiran

kepada laporan.

iii. Ringkasan Eksekutif (Jika perlu)

Keterangan ringkas merupakan hasil daripada siasatan yang

dijalankan. Tujuannya adalah untuk memudahkan pihak

Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan memahami isu-isu

penting yang dibangkitkan dalam laporan.

iv. Latar Belakang

Keterangan ringkas mengenai entiti-entiti pihak yang disiasat

dengan kes yang dijalankan.

v. Objektif

Menerangkan mengenai tujuan-tujuan siasatan dijalankan.

276

vi. Skop

Skop siasatan meliputi perkara berkaitan pelanggaran

peraturan dan undang-undang, penyelewengan,

pembaziran, pemborosan, salah laku dan salah guna kuasa

serta kecuaian yang melibatkan kewangan, perkhidmatan

dan pentadbiran terhadap mana-mana pegawai awam

dalam sesuatu Kementerian/Jabatan. Tempoh siasatan

adalah bergantung pada kes yang diarahkan.

viii. Kaedah

Menerangkan kaedah siasatan yang telah dijalankan. Ia

diterangkan secara ringkas bagaimana siasatan tersebut

dijalankan, contohnya adalah seperti:

Semakan rekod

a. kumpul fakta mengenai dan yang berkaitan dengan

aduan

b. mengenal pasti bukti dan keterangan serta keadaan

yang boleh menyokong fakta mengenai aduan

c. mendapatkan keterangan perakuan secara bertulis

sekiranya diperlukan daripada pihak luar

d. Salinan Dokumen perlu disahkan dari salinan asal

e. Keterangan secara rakaman beramaran

f. Bukti bergambar/CCTV

Pemeriksaan fizikal barang/stor/kenderaan dan lain-lain.

ix. Penemuan/Hasil Siasatan

Isu-isu hendaklah dilaporkan secara khusus dan disokong

dengan maklumat/bukti seperti berikut:

Kronologi siasatan;

277

Nyatakan pekeliling, peraturan kewangan dan

sebagainya yang tidak dipatuhi dalam membuat

perolehan ini;

Punca dan bagaimana tatacara perolehan tidak

dipatuhi; dan

Sama ada pegawai yang bertanggungjawab didapati

cuai atau salah

x. Rumusan dan Syor

Merumuskan hasil siasatan dan syor untuk pertimbangan

dan tindakan Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan.

8..2 Kriteria Penulisan Laporan

8.2.1 Laporan Hendaklah Jelas

Bagi memastikan setiap Laporan Siasatan ditulis dengan

jelas, dua perkara penting yang perlu diberi perhatian oleh

Pegawai Penyiasat adalah dari segi bahasa dan fakta yang

digunakan untuk menyokong sesuatu isu yang dibangkitkan. 8.2.2 Penggunaan Bahasa Yang Betul Dan Tepat

Ayat yang digunakan hendaklah ringkas, jelas dan padat.

8.2.3 Fakta Lengkap Dan Jelas

Fakta-fakta yang lengkap hendaklah digunakan bagi

menyokong sesuatu isu yang dibangkitkan dalam sesuatu

laporan. Rujukan kepada Undang-Undang/Peraturan yang

khusus hendaklah dinyatakan bagi menyokong penemuan

siasatan. Semua keterangan dan data-data yang perlu bagi

isu-isu tersebut dinyatakan dalam laporan.

278

8.2.4 Undang-Undang /Peraturan

Dalam setiap isu yang ditulis hendaklah diperjelaskan

dengan merujuk peraturan dan undang-undang yang

berkaitan serta maksud peraturan dan undang-undang

tersebut.

8.2.5 Penggunaan Lampiran Sokongan

Bagi keterangan terhadap sesuatu isu yang perlu

menggunakan lampiran, setiap maklumat, fakta dan butir-

butir yang terdapat dalam lampiran hendaklah dinyatakan

secara ringkas dalam perenggan yang berkenaan.

8.2.6 Penggunaan Jadual

Penggunaan Jadual adalah digalakkan bagi meringkaskan

maklumat yang disampaikan terutama bagi maklumat

kuantitatif.

8.2.7 Laporan Menepati Objektif Siasatan

Laporan yang ditulis hendaklah menepati objektif, peranan

dan tanggungjawab yang diberikan kepada pegawai

penyiasat. Pelanggaran peraturan yang dikenal pasti

hendaklah dikemukakan dengan cadangan dan tindakan.

9. PENUTUP

Segala kandungan dalam Garis Panduan Siasatan ini adalah maklumat

asas untuk panduan sahaja.

279

LAMPIRAN A

SENARAI SEMAK SIASATAN

Perkara Ada Tiada A. SEBELUM SIASATAN 1. Daftar Kes 2. Arahan Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan 3. Buka Fail Siasatan 4. Taklimat Kes 5. Penyediaan Peralatan - Diari Penyiasatan - Kamera - Komputer Riba - Perakam Suara - Peralatan-peralatan lain mengikut kesesuaian. B. SEMASA SIASATAN 1. Pengesahan Dokumen Bukti 2. Temu Duga/Temu Bual Pihak Terlibat 3. Bukti bergambar/CCTV

4. Keterangan secara rakaman beramaran

5. Perakuan secara bertulis

C. PENYEDIAAN LAPORAN 1. Perbincangan dan Analisa Siasatan 2. Sediakan Laporan Awal 3. Perbincangan dengan PUU (Jika perlu) 4. Sediakan Laporan Akhir

KEMENTERIAN KEWANGAN GARIS PANDUAN … Panduan/Garis... · Garis Panduan Pengauditan Audit Dalam...

Documents

Transcript of KEMENTERIAN KEWANGAN GARIS PANDUAN … Panduan/Garis... · Garis Panduan Pengauditan Audit Dalam...