Kenaan Caj Perkhidmatan.pdf

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

5 – Kenaan Caj Perkhidmatan page 5 - 1

SISTEM KENAAN CAJ PERKHIDMATAN KEPADA AGENSI POTONGAN GAJI

1. Program Kenaan Caj Perkhidmatan adalah program yang diwujudkan bagi memprosescaj perkhidmatan yang akan dikenakan kepada pihak ketiga yang telah bersetuju untukmenjadi agensi potongan gaji melalui sistem gaji.

2. Kadar yang akan dikenakan adalah RM1 per transaksi. Amaun Caj Perkhidmatan iniakan di caj ke Akaun Hasil (872441) dan akan ditolak daripada amaun cek/EFT yangpatut diterima oleh agensi potongan.

3. Nota Debit akan dikeluarkan dan diserahkan kepada agensi potongan gaji secara emelsebagai dokumen sokongan kepada caj perkhidmatan yang dikenakan.

ALIRAN PROSES KENAAN CAJ PERKHIDMATAN

RUN GAJI(PCP0)

HR POSTINGKENAAN CAJ KE F1

(ZRAP054)

CETAK NOTA DEBIT(ZRAP055)

PAYMENT RUNF110S / F110

E-MAIL NOTADEBIT KE AGENSI



A. PROGRAM KENAAN CAJ POSTING KE FI KOD TRANSAKSI : ZRAP054

1. Buka skrin SAP untuk menjalankan transaksi ZRAP054.

2. Selepas transaksi kod berkenaan dimasukkan, tekan ENTER dan skrin berikut akandipaparkan.

Masukkan T-code ZRAP054

abc



3. Masukkan butiran seperti berikut:

Pejabat Perakaunan : (Kod Pejabat Perakaunan)Tahun : (Tahun Semasa)Bulan : (Bulan Semasa)

Tekan butang execute . Paparan berikut akan terhasil. Sistem akan mengeluarkan

mesej memaklumkan proses hanya boleh dijana secara background. Klik untukmenjalankan proses selanjutnya.

NOTA:

Pengguna boleh membuat ‘ test run’ sebelum membuat larian yang sebenar.

4. Pilih printer yang dikehendaki dan klik untuk menjalankan proses selanjutnya.



5. Skrin berikut akan terpapar. Klik butang dan butang .

6. Program akan mengeluarkan mesej tersebut menyatakan proses telah berjayadijalankan.

7. Untuk melihat kerja yang telah dijalankan secara background, pengguna perlumembuka skrin SM37 untuk melihat hasil kerja yang telah dijana.



8. Skrin berikut akan terpapar dan tekan butang .

9. Tick pada job yang dikehendaki dan tekan butang .

10. Seterusnya, tekan pada untuk melihat laporan yang terhasil.

Pastikan user name merupakan user yang menjana ZRAP054



11.Laporan berikut akan dipaparkan. Sila semak dan failkan untuk rujukan di masahadapan.

NOTA:

Laporan ZRAP054 adalah mengikut bulan larian dan akan menunjukkan kenaan caj bagilarian gaji sebenar dan larian gaji separate cycle.



B. CETAKAN NOTA DEBIT KOD TRANSAKSI : ZRAP055

1. Buka skrin SAP untuk menjalankan transaksi ZRAP055.

2. Selepas transaksi kod berkenaan dimasukkan, tekan ENTER dan skrin berikut akandipapar.

Masukkan butiran seperti berikut:

Pejabat Perakaunan : Kod Pejabat PerakaunanTahun : TahunBulan : Bulan

Klik pada butang dan tekan butang execute .

Masukkan T-code ZRAP055



3. Paparan berikut akan keluar. Ini menunjukkan Nota Debit telah berjaya dihantarkepada penerima. Nota Debit tersebut dihantar dalam format PDF file dan dihantarsebagai lampiran kepada emel penerima melalui alamat emel yang telah diselenggaraoleh BPOPA di kod vendor.

4. Semak nota debit yang dijana di SP01 untuk tujuan cetakan. Pilih Nota Debit yanghendak dicetak melalui senarai yang berikut.

5. Nota Debit akan dipaparkan.



NOTA:

Nota debit yang dijana di ZRAP055 adalah mengikut bulan larian dan akan menunjukkankenaan caj bagi larian gaji sebenar dan larian gaji separate cycle pada muka surat yangberlainan. Nota debit yang pernah dijana sebelum ini mempunyai perkataan SALINAN.



6. Sekiranya cetakan Nota Debit di buat untuk kali kedua, Nota Debit tersebut akandicetak dengan perkataan SALINAN :



7. Emel yang akan diterima oleh penerima beserta lampiran Nota Debit.

NOTA:

Sekiranya emel yang digunakan untuk penghantaran emel ke Agensi Potongan adalahemel group (cth: [email protected]), notifikasi emel sudah dibaca (read receipt)oleh Agensi Potongan tidak akan diterima.



C. SEMAKAN KENAAN CAJ SEBELUM PROSES BAYARAN KOD TRANSAKSI: FBL1N

1. Semakan perlu dilakukan terlebih dahulu agar dapat memastikan bahawa agensipotongan yang sepatutnya telah dikenakan kenaan caj sebelum proses bayaranmelalui cek/EFT dilaksanakan. Masukkan t-code FBL1N dan skrin yang berkenaanakan dipaparkan.

2. Sila kunci masuk maklumat yang berikut :

a - Masukkan kod vendor Agensi Potongan iaitu dari : 2200000 – 2299999

b – Klik pada item open items

a

b



3. Skrin yang berikut akan dipaparkan :

4. Sila semak yang berikut bersama-sama dengan Penyata Caj Perkhidmatan (semaknota HRPAY) :

a – Pastikan kod vendor tersebut merupakan kod vendor agensi potongan yang telahdisenaraikan yang dikenakan kenaan caj (sila rujuk Lampiran A)

b – Pastikan dokumen A1 menunjukkan amaun kasar (gross), manakala amaunkenaan caj pula ditunjukkan di dalam dokumen S8.

c – Pastikan bayaran yang akan dilakukan adalah dalam jumlah bersih (nett).

5. Sekiranya transaksi di dalam FBL1N adalah sama di dalam laporan Penyata CajPerkhidmatan, teruskan dengan proses bayaran.

a

b

c



RALAT SEMASA PROSES KENAAN CAJ PERKHIDMATAN

Bil Ralat Tindakan

1. Pembayaran ke Agensi Potongantelah dibuat sebelum melakukanproses ZRAP054 & ZRAP055

Pengguna perlu melakukan pengutipan semulawang dengan Agensi Potongan dan melakukanproses di bawah :

1. Sila lakukan semula proses ZRAP054&ZRAP055. Bagi kutipan wang daripada AgensiPotongan, sila sediakan Penyata Pemungut(dokumen D2). Ini kerana rekod pembayaranyang telah sempurna dilaksanakan telah dibayardalam jumlah kasar. Ini untuk memastikanakaun vendor seimbang di dalam sistemGFMAS. Catatan perakaunan adalah sepertiberikut :

DT Bank Terimaan IncomingKT Hasil

2. Sila sediakan juga Baucar Jurnal Pelarasan(dokumen SA) untuk melaraskan kembali jumlahhasil yang telah direkodkan melalui dokumen S8di t-code ZRAP054.

DT HasilKT Vendor

3. Maklumkan melalui SOLMAN untuk semakanBPTM dan tatacara lengkap penyelesaianmasalah ini.

NOTA:

Implikasi:

a. Hasil tidak direkodkan dengan betul. (Terkurangrekod)

b. Akaun Vendor tidak selesai dan masih terdapatopen item.



Bil Ralat Tindakan

2. Kenaan caj perkhidmatan telahdikenakan ke atas AgensiPotongan yang tidak sepatutnyadikenakan

Sila lakukan proses bayaran kepada AgensiPotongan baki jumlah yang sepatutnya dibayar danmelakukan proses dibawah:

1. Bagi bayaran wang kepada Agensi Potongan,sila sediakan Baucar Bayaran (dokumen K2).Ini kerana rekod pembayaran yang telahsempurna dilaksanakan telah dibayar dalamjumlah bersih. Bayaran semula nanti akanhanya membuat bayaran jumlah kenaan cajyang telah dikenakan. Catatan perakaunanadalah seperti berikut:

DT VendorKT Bank Bayaran - Outgoing

2. Sila sediakan juga Baucar Jurnal Perlarasan(SA) untuk melaraskan kembali jumlah hasilyang telah direkodkan melalui dokumen S8 di t-code ZRAP054.

DT HasilKT Vendor

3. Maklumkan melalui SOLMAN untuk semakanBPTM dan tatacara lengkap penyelesaianmasalah ini.

NOTA:

Implikasi:

c. Hasil tidak direkodkan dengan betul. (Terlebihrekod)

d. Akaun Vendor tidak selesai dan masih terdapatopen item.



JADUAL 5.1 SENARAI AGENSI POTONGAN BAGI PELAKSANAAN CAJPERKHIDMATAN

Bil Kod Potongan Kod Vendor Nama Agensi Potongan1 4010 2200011 Ptgn Insuran ETIQA (MNI)

2 4029 2200015 Coshare Holdings Berhad

3 4047 2200031 Sabah Credit Corporation

4 4048 2200031 Sen.Ptgn Sabah Krdt Corp.

5 4053 2200036 Sykt Takaful M"Sia S.B.

6 4059 2200041 Seri Wang Enterprise

7 4150 2200093 M'sia Bldg Soc Bhd

8 4352 2200224 Coop-Polis DiRaja Msia

9 4353 2200225 Coop-Peg Melayu Msia Bhd

10 4355 2200227 Kop Pekerja Kjn Sabah Bhd

11 4356 2200228 Coop-Fed Armed Forces

12 4357 2200229 Coop-Sy Kop Polis P Png

13 4358 2200230 Coop-Kop S/guna Kemas Kel

14 4359 2200231 Coop-Kbgsn Guru Sarawak Berhad

15 4361 2200233 Kop. Bersekutu P Png Bhd

16 4424 2200307 Pernama

17 4476 2200095 Pinjaman Peribadi BSN

18 4565 2200355 Yayasan Ihsan Rakyat

Kenaan Caj Perkhidmatan.pdf

Documents

Transcript of Kenaan Caj Perkhidmatan.pdf