KITAR HAYAT PRNDIDKAN TINGGI : Teknologi Pentadbiran Sebagai Pemangkin Kepada Persaingan Berterusan.

Pengenalan

1. Seluruh dunia, telah menganggap bahawa Pendidikan Tinggi sebagai engin kepada pembangunan ekonomi, pembinaan nusa, pembangunan modalinsan, dan peningkatan kerjaya individu.

2. Kini dalam abad ke 21, pendidikan tinggi dianggap sebagai ‘Academic enterprise & system’ berdepan dengan pembangunan pesat dan permintaan umum dan berdepan dengan tekanan pertambahan bilangan pelajar, permintaan tentang akuntebiliti, pertimbangan semula tentang peranan ekonomi dan sosial, dan peranan institusi pendidikan tinggi. Kemunculan dan perkembangan teknologi baru telah memberi kesan kepada kesan kepada sistem & enterprise pendidikan tinggi.

Rajah 1 : Global Knowlegde oleh Y. Bhg. Dato’ Prof. Dzulkifli Abdul Razak, Cabaran RMK-9, Perancangan Akademik.

‘Copetitive Advantage’

3. Persaingan industri pendidikan tinggi telah bermula dalam abad ke 21 ini. IPT boleh dikategorikn kepada Awam dan Swasta.

4. IPT tidak lagi boleh di senaraikan dengan istimewa, elit atau menara gading. IPT sudah terbuka kepada pasaran untuk melahirkan persaingan.

5. IPT boleh dikategorikan sebagai kumpulan industri yang sama. Setiap IPT sama ada Lama atau baru boleh dikatakan mempunyai produk yang sama. Secara ringkasnya, bahawa setiap IPT menawarkan produk-produk serupa/hampir serupa.

Rajah 3 : Industri – Era University oleh Y. Bhg. Dato’ Prof. Dzulkifli Abdul Razak, Cabaran RMK-9, Perancangan Akademik.

6. Dengan keadaan ini, IPT telah dicaturkan untuk bersaing antara satu dengan lain. Persaingan yang dimaksudkan tidak terhad kepada Pelajarnya, tetapi juga kepada tenaga profesionalnya terutama tenaga pengajar.

7. Persaingan tidak terhad antara IPT malah perlu juga bersaing dengan swasta / industri seperti syarikat-syarikat gergasi negara dan antarabangsa.

8. Pendidikan tertiari juga terdedah persaingan pasaran sewajarnya mengambil pendekatan ‘competitive force model’.

9. Dalam apa situasi pun, IPT perlu menghasilakan produk yang boleh terus bersaing dalam pasaran secara sihat dan berterusan ‘Sustainable Competitive Advantage’

10. Walauapa pun, pentadbiran pendidikan tinggi perlu menerokai satu pendekatan, bagaimana IPT dapat bersaing dalam pasaran kini di antara IPT yang senior dengan IPT junior. Bagaimana pula kecemerlangan dapat diperagakan.

Kitar Hayat Pendidikan Tinggi

11. Pusingan nadi IPT, tidak wajar disebut sebagai dinamik. Istilah dinamik kebiasaannya diaplikasikan oleh kumpulan penaraju sistem atau IT. Bagi Pendidikan tinggi hayatnya berkitar dalam bentuk aktif dan hidup dan sentiasa membuka laluan

masa hadapan. Ini mungkin boleh disebut sebagai spiral atau Vortex. Iaitu aktif dan sentiasa hidup.

12. kemudian itu, jika dilihat kepada pelanggannya, sentiasa berubah dan berganti dengan individu atau kumpulan yang baru. Misalnya pelajar yang menjadi pelanggan utama sentiasa bertukar dalam tempoh 4 tahun dan setiap tahun mempunyai pelanggan baru.

Nisbah Masyarakat

13. Kluster mesyarakat dalam IPT boleh diklafikasikan sebagai 4 kluster yang berbeza dalam pelbagai segi dan latar-belakang. Setaip tahun, pelajar yang baru diterima mempunyai latarbelakang yang berbeza dengan membawa masuk persekitaran baru dan keperluan terbaru dan intlektual yang berbeza.

14. Mengikut nisbah kelumpok masyarakat Pendidikan Tinggi dimana 60% terdiri dari gulungan remaja, 14% gulungan pertengahan (pelajar Ijazah Tinggi)

15. Pengimbangan antara gulungan atau kelumpok masyarakat sangat penting bagi melahirkan keseimbangan sosial.

Rajah 4 : Vertex atau Spiral gerakan aktiviti hidup

Teras Perkhidmatan

16. Teras utama perkhidmatan IPT boleh dikategorikan kepada :

a. Pengajaran b. Penyelidikan c. Penasihatan & Perundingan

17. Selain dari perkhidmatan di atas (tangible), IPT di dokong oleh aktiviti perkhidmatan pengurusan, pentadbiran dan perkhidmatan teknikal dan sebagainya (intangible).

Ruang pentadbiran dalam IPT

18. Walaupun pengajaran, penyelidikan dan penasihatan & perundingan menjadi tunggak perkhidmatan Pendidikan Tinggi (IPT), namun larian dan kelancaran perkhidmatan dan urusan IPT didokongi oleh perkhidmatan yang lain.

19. Aktiviti yang boleh nampak (tangible) adalah meliputi 3 teras perkhidmatan di atas. Terdapat beberapa aktivti-aktiviti tidak nampak (intangible) yang mempertahan dan perkukuhkan aktiviti urusan teras di atas.

Aktiviti tak-nampak ini terdiri dari pentadbiran, pengurusan kewangan, kejuruteraan, kesihatan, keselamatan, kebajikan, kebudayaan dan lain-lain perkhidmatan hiliran.

20. Namundemikian, seandainya bahagian ‘intangible’ tidak kuat dan tidak kukuh, sudah tentu bahagian ‘tangible’ pun akan ranap atau tenggelam bersama dengan ‘intangible’ .

Komplikasi dan Cabaran perkhidmatan

pentadbiran IPT

21. Pengurusan dan pentadbiran IPT adalah komplek dan sopistikated jika dibandingkan dengan pentadbiran awam. Ini dilihat dari aspek pelanggan atau masyarakatnya.

22. Jika dilihat dari aspek laspisan masyarakat dan kelumpok adalah berbeza antara satu dengan lain. Misalnya gulungan pelajar, pengajar, sokongan dan pengurusan adalah kelumpuk yang berbeza. Berbeza yang dimaksudkan ialah dari segi usia/ generasi, budaya, pendidikan dan taraf pendidikan (intelektual).

Rajah 5 : Carta pengagihan kelumpukmasyarakat kampus antara pelajar & staf. (dalam konteks USM)

Rajah 6 : Bukah Air Batu gambar team oleh Y. Bhg. Dato’ Dzulkifli Abdul Razak.

Rajah 7 : konsep ‘tangible’ & ‘intangible’ oleh Y. Bhg. Dato’ Dzulkifli Abdul Razak.

Tepat

& logik

Fing

er T

ips

23. lanjutan dari faktor dan aspek di atas, terhasilnya masyarakat silang (cross-social) dalam pengurusan dan pendidikan tinggi. Ini juga telah mencetus keperluan silang dalam perkhidmatan pengurusan dan pendidikan tinggi.

24. Y. Bhg Dato’ Dr. Ibrahim Ahmad Baijunid

telah mengariskan 18 cabaran bagi IPT

untuk harungi pasaran kini dan akan datang.

(appandix A)

Pimpinan masa depan,

Kepimpinan intlektual dan praktikal

Mencari contoh terbaik

Pembelajaran berlangsung dengan berkesan

Mendefinasi ilmu semula dan mengurus ilmu

Cabaran pendidikan tinggi ialah cabaran memahami secara profound perubahan paradigma dalam ilmu dan dalam masyarakat dan dalam tamadun manusia.

Keperihalan living values

Cabaran mengenalpasti dan menggubal kurikulum teras yang dinamik.

Cabaran memahami bagaimana memimpin organisasi tertiari supaya menjadi organisasi yang sentiasa berjaya.

Memahami kemungkinan dan had kecerdasan-manusia dan hubungan manusia dengan ciptaan-ciptaannya.

Melonjakkan maklumat dan ilmu untuk memastikan masalah yang di hadapi oleh manusia dan masyarakat dapat di selesaikan.

Memastikan bahawa berlangsung peningkatan kecerdasan rakyat dan manusia pada tahap yang lebih tinggi.

Terus mengembangkan Bahasa Melayu sebagai Bahasa Ilmiah tinggi melalui usaha dan penjanaan ilmu.

Membina sistem Rating dan Ranking.

Memastikan pendidikan tinggi melihat secara bersepadu.

Mengenalpasti kesalahan-kesalahan falsafah dan ketetapanketetapan yang salah (mistaken certainty).

Teknologi: Teknik-teknik (penge-tahuan) yang digunakan untuk menyelesaikan masaalah manusia meliputi Mesin, Kaedah(method), bahan(meterial), perkakasan(tools) dan proses.

Cabaran memastikan wujudnya sikap positif motivasi tinggi dan ghairah ilmu di kalangan staf akademik, pelajar dan pekerja -pekerja lain Universiti.

Memastikan penguasaan ilmu dan ketrampilan secara lengkap dan sempurna dan bukan secara cebisan dan fragmentary.

25. Tekanan kepada pengurusan IPT ialah

Sistem Akademik dan Pendidikan Tinggi

dimana kesukaran mendapat dana dan

tekanan untuk pengambilan dan enrolmen

pelajar.

26. Pendidikan Tinggi juga berdepan dengan ‘Enterprise Risk’. Ini juga meliputi perkongsian / gunasama kepakaran dan alatan termasuk centralize, decentralize atau distribute.

27. Mesalah sejagat bagi mendapat tenaga pengajar

28. yang berkualiti serta berkalebar dalam pasaran. Komplikasi yang sama dihadapi untuk mendapat

pelajar yang bekualiti.

29. Cabarang di gariskan dibawah Rancangan Malaysia ke-9 (2006- 2010)

Menjadikan M alaysia hub Pendidikan peringkat tertiari dan Pusat Kecermelangan Serantau.

Kerjasama antara IPT-Industri untuk hasil responsif peluang pekerjaan

Menjadikan institusi Tertiari Bertaraf Antarabangsa. Melatakan tanda aras antarabangsa.

Menjadikan tenaga akademik (IPTA) mencapai 60% memiliki Doktor Falsafah.

Enrolmen Pelajar 25% Lepasan Ijazah, 32.3% peringkat Ijazah dan 35.8% peringkat Diploma

Tingkatkan keupayaan S&T dari 50 ahli Sains & Jurutera Penyelidik bagi 10,000 tenaga buroh negara.

30. Cabaran penubuhan Universiti Penyelidikan.

Mengekalkan Persaingan Berterusan

31. Bagi memastikan Pendidikan Tinggi boleh bersaing dalam pasaran terbuka secara berterusan didorongkan oleh beberapa faktor, antaranya :-

a. Pasaran sentiasa berubah;

b. Keperluan dan kehendak pasaran sentiasa meningkat;

c. Perubahan dalam pasaran secara mendadak;

d. Hayat teknologi pasaran sentiasa singkat;

e. Persaingan produk (tawaran pengajian) hampir serupa antara IPT.

f. Pasaran terbuka dimana terpaksa bersaing antara IPT tempatan Awam dan Swasta juga IPT Antarabangsa.

32. Bagi menghadapi semua isu dan kesulitan yang dihadapi di atas dan dapat bersaing secara berterusan (sustainability of competitive advanctage), IPT hendaklah meningkat kemahiran dengan modal insan yang kukuh dan padu dengan kesediaan teknologi semasa dan masa depan.

33. Bagi meningkat kekuatan organisasi dan efisyensi organisasi, kekuatan sumber manusia semulajadi tidak boleh menampong untuk meningkatkan persaingan dalam pasaran terbuka berbanding dengan perkembangan dan keperluan pasaran masa kini, misalnya amat sukar untuk manusia mengingati nombor telefon pelanggan seramai 150 orang.

34. Bagi meneruskan persaingan pasaran secara berterusan, IPT hendaklah memantapkan :-

• Sistem Penyampaian kepada pelanggan secara efisyen

• Memastikan setiap produk dapat disampaikan dalam pasaran secepat mungkin (Delivery to market : How fast ?)

35. Keberkesanan sistem penyampaian di atas, dan kepantasan produk ke pasaran adalah bertaut antara satu dengan lain tidak dapat elak dari kecekapan dan efisyensi pentadbiran nya. Jika pentadbiran itu, lemah maka secara langsung pengurusan itu lemah dan menuju keruntuhan.

36. Kehebatan, kemantapan dan kekukuhan pentadbiran terletak sejauh mana pengadoptasian teknologi dalam pentadbiran tersebut. Semakin banyak teknologi yang diadoptasikan semakin mantap dan hebat IPT tersebut.

37. Pengadoptasian teknologi dalam pentadbiran diklasifikasikan sebagai Teknologi Pentadbiran.

38. Teknologi Pentadbiran : Satu proses integrasi yang sistematik, instruktif dan komplex melibat manusia, prosedur, idea, peralatan dan organisasi bagi

merekabentuk sistem, aplikasi dan model yang instruktif bagi meningkat dan tambah-baik pengurusan dan pentadbiran.

Teknologi Pentadbiran vs Teknologi Maklumat

39. Pendekatan pembangunan melalui kaedah Teknologi Pentadbiran akan mengambilkira manusia, prosedur, idea, peralatan dan organisasi , manakala pendekatan Teknologi Maklumat hanya mengambilkira prosedur, idea dan peralatan. (manusia dan manusia tidak dipedulikan).

40. Output yang diharapkan ialah satu sistem pentadbiran itu sendiri jika dibandingkan dengan Teknologi Maklumat adalah capaian maklumat dan aplikasi sahaja. Teknologi Maklumat tidak menyentuh tentang perubahan yang perlu terhadap manusia atau sumber manusia dan organisasi berkaitan.

Teknologi Pentadbiran Sebagai Pemangkin?

41. Kunci susur kerja pembangunan organisasi samada perisian atau organisasi mengikut aliran tahap berikut:-

Kognitif Analisis Rekabentuk Pembangunan Implimentasi Penilaian

42. Pihak pentadbiran perlu memiliki teknologi tersendiri bagi mendokong persaingan berterusan.

43. Tidak lagi boleh berpaut 100% dengan IT bagi merealisasi agenda pentadbiran.

44. IT tidak lagi boleh menjadi agenda untuk pentadbiran.

45. IT hendaklah diklasifikasikan sebagai alat atau tools untuk pentadbiran.

Kenapa perlu Teknologi Pentadbiran

46. Perancangan lebih konstruktif terhadap sistem itu sendiri (bukan aplikasi).

47. Aplikasi yang dibangunkan oleh pihak ICT berasaskan kepada kelancaran sistem itu sahaja tanpa mengambil kira keperluan asas aktiviti pentadbiran sendiri.

48. Pembangunan aplikasi berasas kepada sistem daripada pembangunan secara pemindahan dari kertas/ manual ke elektronik/ digital.

49. Perubahan kesusuaian dengan pendekatan elektronik juga diubah dalam sistem itu sendiri.

50. Perubahan yang dibangunkan bersama-sama dengan pengguna (sociotechnical). Perubahan tidak hanya terikat dengan aplikasi sahaja.

51. Pembangunan aplikasi dan softwer secara instruktif.

52. Menwujudkan ‘diferentiation’ dan ‘emergence’ sistem akademik.

53. Menjadikan ‘managerialized’ dengan pentadbir profesional mentadbir dan mengawal sistem akademik supaya pentadbir dari tenaga akademik memberi tumpuan penuh dalam bidang akademik.

Pendekatan Teknologi Yang Boleh di gembelingkan

Proses kaedah dan pendekatan proses

kerja yang dijalankan di organisasi Mesin jenis peralatan yang berasas

makanikal / elektrikal/ elektronik (makatronik). Perlu input untuk hasilkan output.

Tools ialah perkakasan kecil yang digunakan sebagai bantuan operasi.

Bahan-bahan yang digunakan dan habisguna

Strategi Pelaksanaan Pentadbiran Termaju

54. Mengeluarkan pentadbiran dari kepompong konvensional & klasik.

55. Membina tapak pentadbiran sendiri

56. Berlari teknologi dan pembangunan tersendiri

57. Menubuhkan Agenda Pentadbiran Termaju

58. Menwujudkan rangkaian pentadbiran yang mampan.

59. Membina dan membangunkan Modal Insan boleh mengurus dalam kontek tersendiri (Managerial Functional Human Capital )

60. Memmperkukuhkan aktiviti secara intelektual melalui penilaian berpengetahuan (CARD – Composite Administration Research & Development )

Jangkaan Pencapaian 61. Knowledge Base Organization (KBO)

Channel Management Executive Decission Repository Knowledge Information Repository

System

62. Kluster Pentadbiran Pusat (CAC)

63. Sebaran Secara ‘Push’

64. Protokol Aplikasi Teknologi Termaju

65. Pendekatan Pasaran melalui ‘Vertical Approach’

66. Performance Management

67. Penubuhan Rangkaian kelumpok Teknologi Pentadbiran secara Teragih.

68. Model Pentadbiran Termaju Kesan Kepada Masyarakat

69. RSI (Repetitive Stress Injury) Occuptional Disease /Muscle groups are

forced through repetitive action with high-impact-load

70. CSV (Computer Vision Syndrome) Eye strain condition

71. CTS (Carpal Tunnel Syndrome ) Type of RSI in which pressure on the median nerve through the wrist ‘s bony carpal tunnel structure

72. Techno stress stress Induced by computer or Technology

73. Techno Acceptance Syndrome

Penutup

74. Semerata dunia, Pendidikan Tinggi lebih diberi peranan sebagai penggerak pembangunan ekonomi, pembangunan nusantara, pembangunan modal insan dan pengembangan kerjaya individu. Oleh yang demikian, pentadbir hendaklah beraksi lebih aktif dalam kontek sendiri bertindak sebagai engin kepada pembangunan di atas.

75. Menjalankan penilaian kendiri, adakah kita kini sudah memasuki pentadbiran termaju?, adakah masih tahap lamacontoh bila mohon

belanjawan hanya PC atau notebook.?

76. Mencapai sasaran 1,326,340 pelajar

menjelang 2010.

77. Mencapai tenaga akademik 60% peringkat

PhD 2010. adakah boleh dikekalkandengan

‘Academic Crisis Anywhere’.