KKR Exit Conference Star Rating Evaluation MAMPU

35
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia PENEMUAN PENILAIAN SISTEM STAR RATING KE ATAS KEMENTERIAN KERJA RAYA 14 – 17 Julai 2008

Transcript of KKR Exit Conference Star Rating Evaluation MAMPU

Page 1: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia

PENEMUAN PENILAIAN SISTEM STAR RATING KE ATAS

KEMENTERIAN KERJA RAYA14 – 17 Julai 2008

Page 2: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 2

TUJUAN

Untuk melaporkan hasil penilaian berdasarkan Sistem Star Rating ke atas

Kementerian Kerja Raya

Page 3: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 3

KOMPONEN PENILAIAN SSR

KOMPONEN PENGURUSAN

KOMPONEN PERKHIDMATAN TERAS

KOMPONEN PENGURUSAN PELANGGAN

1

2

3

Page 4: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 4

KOMPONEN PENILAIAN SSR

KOMPONEN PENGURUSAN1

Page 5: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 5

A1.1 Pengurusan Strategik

Usaha meningkatkan kesedaran terhadap perancangan strategik secara berterusan perlu dipertingkatkan

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

Kementerian telah menggubal PSO (memenuhi 7 ciri-ciri yang digariskan)

2004-2008

2008-2010 (dijadualkan dilancarkan pada 31 Julai 2008)

Telah melaksanakan beberapa program kesedaran mengenai PSO

PSO 2004-2008 telah dikaji semula dan hasil digunakan sebagai input PSO 2008-2010

Page 6: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 6

A1.2 Usaha Mengurangkan Kerenah Birokrasi

Penilaian perlu ditumpukan kepada keberkesanan dalam pencapaian outcome

Penilaian keberkesanan perlu dibuat secara lebih menyeluruh

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

4 Laporan PPMKB tahun 2007 telah dikemukakan kepada KSN untuk makluman Jemaah Menteri

Penilaian terhadap usaha- usaha penambahbaikan yang dilakukan tertumpu pada kepuasan pelanggan

Page 7: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 7

A1.3 Usaha-usaha Pembudayaan Kualiti

Pemenang-pemenang pertandingan dicalonkan ke peringkat kebangsaan dan antarabangsa

Pengiktirafan organisasi boleh dipertingkatkan dengan menyertai pertandingan peringkat kebangsaan dan antarabangsa

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

Telah melaksanakan program kualiti secara menyeluruh dan memuaskan•

Pertandingan (KMK, Pengurusan Stor Terbaik, Inovasi Video Korporat Terbaik

Hari Kualiti KKR•

Telah menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kualiti - pengerusi TKSU (O)

MS ISO 9001:2000 merangkumi semua perkhidmatan teras

MPK dan FM kemas kini•

Kurang mendapat pengiktirafan peringkat kebangsaan

Page 8: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 8

A1.4 Usaha ke arah mewujudkan hubungan harmoni majikan dan anggota organisasi

SSI dilaksanakan secara berkala

Perlu sediakan indeks menunjukkan tahap kepuasan pekerja

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

Mesyuarat MBJ dilaksanakan 4 kali dalam tahun 2007

Mendapat persijilan daripada JPA

Banyak program mewujudkan hubungan harmoni dilaksanakan

Kajian Kepuasan Pekerja (SSI) telah dilaksanakan buat kali pertama

Page 9: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 9

A2.1 Bayaran dalam tempoh 14 hari

PENEMUAN

Pencapaian cemerlang dalam pembayaran bil 14 hari dan 7 hari

Page 10: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 10

A2.2 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Aset

PENEMUAN

JKPA mematuhi jadual mesyuarat

Laporan JPKA dan laporan berkaitan dengan aset dikemukakan ke Perbendaharaan mengikut jadual

Page 11: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 11

A2.3 Pengurusan Aset

PENEMUAN

Jawatankuasa Pengurusan Aset Kementerian dan Uit Pengurusan Aset diwujudkan

Sistem Pengurusan Aset Berkomputer (SPAB) digunakan bagi menguruskan aset

Pegawai-pegawai bagi pengurusan aset dilantik secara rasmi

Page 12: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 12

A2.4 Tindakan Ke Atas Laporan Audit

PENEMUAN

Jawatankuasa Audit dan Petugas Audit diwujudkan bagi memantau teguran audit

Page 13: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 13

A2.5 Pemeriksaan Mengejut

PENEMUAN

Pemeriksaan dijalankan secara berkala dan teratur

Page 14: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 14

A2.6 Perolehan

PENEMUAN

Prestasi cemerlang dalam

Perbelanjaan bagi perolehan berbanding peruntukan

e-Perolehan

Pemeriksaan dijalankan secara berkala

Page 15: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 15

A2.7 Prestasi Perbelanjaan

PENEMUAN

Prestasi cemerlang tahun 2007 melebihi 80% dalam

Perbelanjaan mengurus

Perbelanjaan pembangunan

Page 16: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 16

A2.8 Inisiatif Mengurangkan Pembaziran

PENEMUAN

Arahan KSU dikeluarkan bagi mengurangkan pembaziran menerusi surat bil (77) KKR (T) PB/P-22/2 Jld. 14 bertarikh 19 Jun 2008

Page 17: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 17

A3.1 Perancangan Dasar/Strategi Sumber Manusia

PENEMUAN Cadangan Penambahbaikan

Pelaksanaan perlu dipantau•

Pelan Strategi Sumber Manusia 2008-2010 baru disediakan dan meliputi warga KKR dan JKR

Masih awal untuk melihat keberkesanan pelaksanaan

Page 18: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 18

A3.2 Pengurusan Panel Pembangunan Sumber Manusia

PENEMUAN Cadangan Penambahbaikan

TNA dilaksanakan meliputi semua warga

Diadakan 2 kali dalam tahun 2007

Aspek yang dibincangkan meliputi latihan dan pengiktirafan.

Pengambilan dan penempatan dibincangkan di dalam panel berasingan dan dilaporkan di dalam PPSM

TNA dilaksanakan mengikut kaedah yang sistematik

Pelaksanaan POL cemerlang•

Sebahagian besar warga mengikuti kursus 7 hari dan lebih (>90%) dengan peruntukan emolumen lebih 9%

Page 19: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 19

A3.2 Pengurusan Panel Pembangunan Sumber Manusia

PENEMUAN

Program mentoring masih di peringkat awal pelaksanaan yang dijangka meliputi semua Bahagian

Page 20: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 20

A3.3 Pembangunan Kerjaya

PENEMUAN

Search Committee telah ditubuhkan

Page 21: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 21

A3.4 Pengiktirafan dan Penghargaan

PENEMUAN

Urus setia di Bahagian Korporat bertanggungjawab memantau dan memperakukan warga untuk penerimaan pingat/bintang

Program pengiktirafan meliputi semua warga

Page 22: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 22

A3.5 Pengurusan Nilai dan Etika

PENEMUAN Cadangan Penambahbaikan

Pelaksanaan audit nilai perlu mendapat maklum balas daripada semua warga

JKP diwujudkan dan bermesyuarat mematuhi jadual

Laporan dikemukakan ke BPR

Banyak program kesedaran pencegahan dilaksanakan

Audit nilai dilaksanakan

Hampir semua warga telah mengisytiharkan harta

Page 23: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 23

A3.6 Program Kaunseling/Motivasi

PENEMUAN Cadangan Penambahbaikan

Aplikasi psikometri lebih sesuai dilaksanakan bagi tujuan pengurusan sumber manusia

50 orang pegawai dilantik sebagai rakan pembimbing

••

Banyak program motivasi dilaksanakan secara berterusan

Inventori stress diaplikasikan ke atas 80 orang warga

Page 24: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 24

A3.7 Maklumat Sumber Manusia

PENEMUAN

Hampir semua maklumat warga dikemas kini dalam rekod perkhidmatan dan aplikasi HRMIS

Page 25: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 25

A4.1 Perancangan Sistem Pengurusan, Pemantauan dan Penilaian Projek

PENEMUAN

Mekanisme pemantauan projek yang berkesan diwujudkan•

Jawatankuasa pemantauan•

Lawatan dan Mesyuarat Tapak•

Mesyuarat Khas•

Lawatan Khas Pengurusan Atasan (Turun Padang)•

Laporan berkala daripada agensi pelaksana•

Pelaksanaan penilaian projek dilaksanakan•

Peratusan projek sakit terlalu kecil•

Penggunaan aplikasi SPP II khususnya dalam pengemaskinian dan latihan amat baik

Page 26: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 26

A5. PENGURUSAN ICT

PENEMUAN Cadangan Penambahbaikan

Kedudukan penarafan Laman Web oleh MDeC boleh ditambah baik

Laman Web KKR mempunyai ciri-ciri tambahan seperti Sistem Aduan Melalui SMS, Klip Video / Audio, Capaian Sokongan, Keupayaan Cookies yang dikumpulkan oleh pelayan web dan W3C Disability Acessability

Page 27: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 27

A5. PENGURUSAN ICT

PENEMUAN Cadangan Penambahbaikan

Aplikasi yang dibangunkan boleh diketengahkan untuk tujuan pengiktirafan menerusi pertandingan inovasi, KMK dan sebagainya

Pembangunan aplikasi secara in house seperti Sistem Pengurusan Aset Berkomputer (SPAB), Executive Information Sistem (EIS), e-SKWAK

Dasar Keselamatan ICT KKR bertarikh 25 Februari 2008 (versi 2.0)

SUB Bahagian Teknologi Maklumat (F54) - surat dikemukakan kepada MAMPU bertarikh 25 Mei 2008.

Page 28: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 28

KOMPONEN PENILAIAN SSR

KOMPONEN PERKHIDMATAN TERAS2

Page 29: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 29

B. PERKHIDMATAN TERAS

Penggubalan-mengambil kira input daripada stakeholders / pelanggan -memberi fokus kepada isu strategik-Reaktif dan Proaktif

Pelaksanaan Tahap Pencapaian•Mengikut perancangan yang ditetapkan (terdapat 6 projek lewat jadual ) •Menggunakan Road Development Index (RDI: 85%) sebagai KPI

Page 30: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 30

B. PERKHIDMATAN TERAS

PemantauanSistem pemantauan yang berkesan ─

Komitmen pengurusan yang tinggi (lawatan tapak,

turun padang)

Keberkesanan Program-Bersifat kualitatif (Jalan)-Penubuhan Syarikat Pembekal (e-SKWAK)

Page 31: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 31

KOMPONEN PENILAIAN SSR

KOMPONEN PENGURUSAN PELANGGAN3

Page 32: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 32

C. PENGURUSAN PELANGGAN

PENEMUAN

Pengurusan Aduan Awam diselaraskan di bawah Unit Perhubungan Awam

Aduan dipantau dalam mesyuarat pemantauan aduan diadakan setiap minggu dan dilaporkan dibentangkan dalam Mesyuarat Pagi yang diadakan pada setiap minggu

Laporan dikemukakan kepada BPA mengikut jadual dan format yang ditetapkan

Page 33: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 33

C. PENGURUSAN PELANGGAN

Terdapat banyak saluran aduan yang dilaksanakan melalui talian bebas tol, SMS, telefon, surat, e-mail dan e-Aduan

Kajian Kepuasan Pelanggan dilaksanakan

Usaha promosi menerusi penghebahan menerusi sisipan akhbar, buletin KKR

Laporan sehingga Jun 2008, sebanyak 1,463 aduan telah diterima dan 1,413 (96.58%) telah selesai

Cadangan Penambahbaikan

Kajian Kepuasan Pelanggan perlu dilaksanakan secara menyeluruh meliputi semua kategori pelanggan dan perkhidmatan teras

PENEMUAN

Page 34: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 34

BEST PRACTICES

Antara penemuan yang boleh diketengahkan sebagai best practices:

Ekspedisi Jalan Persekutuan 2008 dilaksanakan mengikut zon

Pegawai latihan setiap Bahagian bertanggungjawab memantau pematuhan 7 hari latihan setiap warga

Page 35: KKR Exit  Conference  Star Rating Evaluation MAMPU

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 35

Unit Pemodenan Tadbiran Dan Perancangan Pengurusan Malaysia

(MAMPU), JPM

17 Julai 2008

TERIMA KASIHwww.mampu.gov.my