KLT-PK-01 KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI KAWALAN DOKUMEN...KLT-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0 KAWALAN...

22
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH PROSEDUR KERJA KLT-PK-01 KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh: NIK RABIAHTUL MUJAHADAH BT ABD RAHMAN KOL.BERSEKUTU (PA) HAJI TAJUDDIN BIN ABDUL RASHID K.M.N Penyelaras Jaminan Kualiti Pengarah 19-12-2016 23-12-2016

Transcript of KLT-PK-01 KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI KAWALAN DOKUMEN...KLT-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0 KAWALAN...

KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH

PROSEDUR KERJA

KLT-PK-01 KAWALAN DOKUMEN

DAN REKOD KUALITI

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:

NIK RABIAHTUL MUJAHADAH BT ABD RAHMAN

KOL.BERSEKUTU (PA) HAJI TAJUDDIN BIN ABDUL RASHID K.M.N

Penyelaras Jaminan Kualiti Pengarah 19-12-2016 23-12-2016

KLT-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0

KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI Mukasurat 2 /12 Tarikh 01-01-2017

KANDUNGAN

1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1 .................................................................................. 3

2. SKOP PROSES 4.4.1 ...................................................................................................... 3

3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 ........................................................................................ 3

4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2 ...................... 3

5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 ....................................................... 4

6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C .................................................... 5

7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 ................................................................... 5

8. RISIKO PROSES 6.1 ..................................................................................................... 5

9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 ........................................................................ 6

10. DEFINISI ...................................................................................................................... 6

11. SINGKATAN 4.4 ............................................................................................................ 7

12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 ........................................................ 8

13. SIPOC DIAGRAM 4.4..................................................................................................... 9

14. PROSES KERJA .......................................................................................................... 9

15. REKOD 7.5 ................................................................................................................... 11

16. LAMPIRAN 8.5.1 ........................................................................................................... 12

17. PETUNJUK PRESTASI (PI) ....................................................................................... 12

KLT-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0

KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI Mukasurat 3 /12 Tarikh 01-01-2017

1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1 Prosedur ini menerangkan garis panduan umum pengendalian untuk kaedah menyemak semula, melulus, mengeluar, mengemaskini, menyenggara dan mengawal semua salinan dokumen yang berkaitan dengan keperluan sistem kualiti PSA.

2. SKOP PROSES 4.4.1 2.1 Prosedur ini sah digunakan untuk semua dokumen dan data yang

berkaitan dengan keperluan sistem pengurusan kualiti PSA, jabatan/ bahagian/ unit/ jawatankuasa dan pegawai yang dinyatakan dalam prosedur ini.

2.2 Prosedur ini meliputi:

i. Kawalan kelulusan, pengedaran, pengfailan, penyimpanan,

pengemaskini, pelupusan dan sistem pengkodan dokumen dan rekod kualiti PSA.

ii. Kaedah yang berkesan untuk mengawal dokumen yang terkawal,

tidak terkawal dan tidak digunapakai.

iii. Satu cara pengawalan pindaan atau pembaharuan dokumen.

iv. Tanggungjawap setiap jabatan/ bahagian/ unit/ jawatankuasa untuk menjalankan tugas ke atas pengawalan sistem dokumentasi masing-masing yang sejajar dengan standard Unit Jaminan Kualiti.

3. PELANGGAN PROSES 5.1.2

Semua Kakitangan PSA

4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2

PEMILIK PROSES KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2

PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN

Pemilik Dokumen

Pengurusan Penyediaan prosedur kualiti

Menyediakan dokumen prosedur kualiti

Bertanggungjawab dalam menyediakan dokumen kualiti

Pernah mengikuti sesi taklimat dan bengkel penyediaan dokumen kualiti

KLT-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0

KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI Mukasurat 4 /12 Tarikh 01-01-2017

5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2

Penyelaras Jaminan Kualiti PSA

Pengurusan Penyediaan prosedur kualiti

Memproses dokumen baru/pindaan dokumen prosedur kualiti

Berminat dan bertanggungjawab dalam memproses dokumen kualiti

Pernah mengikuti sesi taklimat dan bengkel penyediaan dokumen prosedur kualiti

Pegawai Pengurusan Kualiti

Pengurusan Penyediaan prosedur kualiti

Memuatnaik dokumen kualiti yang lengkap dan yang telah diluluskan dalam storan di rangkaian intranet PSA

Bertanggungjawab dalam memuatnaik dokumen kualiti

Pernah mengikuti sesi taklimat dan bengkel penyediaan dokumen prosedur kualiti

KEPERLUAN KRITERIA Maklumat yang perlu dirujuk 7.5.3.2

1. ISO 9001 : 2015

Komunikasi dengan pelanggan 8.2.1

Borang Permohonan Dokumen Baru/Pindaan

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 -

Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2

Rekod Nombor Dokumen Baru/ Pindaan

Pemuliharaan 8.5.4 Dokumen kualiti dalam sistem

Peraturan dan perundangan 8.2.2 (a)

-

Perubahan dan kajian semula 8.2.3.1 (e)

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kualiti dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

KLT-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0

KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI Mukasurat 5 /12 Tarikh 01-01-2017

6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C

JENIS SUMBER KEPERLUAN Sumber manusia a. Pengarah

b. Pengawai Pengurusan Kualiti c. Penyelaras Jaminan Kualiti PSA d. Pemilik Dokumen kualiti

Peralatan a. Alat tulis b. Komputer c. Sistem semasa

Bahan a. Borang Permohonan Dokumen Baru/ Pindaan Dokumen

b. Rekod Nombor DokumenBaru/ Pindaan

c. Borang Pengesahan Pengagihan Keperluan lain -

7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4

8. RISIKO PROSES 6.1

PROSES RISIKO TINDAKAN PENCEGAHAN

TINDAK BALAS JIKA BERLAKU

Mewujudkan baru/pindaan dokumen kualiti

Kegagalan membuat pindaan dokumen

Dokumen perlu diupload dalam intranet PSA

Fail Back-up hardcopy

JENIS KHIDMAT LUAR KAEDAH KAWALAN Tidak Berkenaan -

KLT-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0

KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI Mukasurat 6 /12 Tarikh 01-01-2017

9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7

10. DEFINISI

Terminologi & Definisi

1. Pengarah Merujuk kepada Pengarah Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah.

2. Pegawai Pengurusan Kualiti

Pegawai yang dilantik oleh JPP bagi membantu tugas-tugas Wakil Pengurusan dan menjalankan tugas-tugas Wakil Pengurusan semasa ketiadaan Wakil Pengurusan.

3. Pemilik Dokumen Pemilik proses bagi prosedur kualiti

4. Prosedur Kerja Prosedur Kerja menerangkan keseluruhan prosedur operasi sistem PSA yang menyeluruh untuk membantu setiap kakitangan sedar akan kepentingan tugas-tugasnya dan bagaimana mereka menyumbang kepada pencapaian objektif-objektif kualiti.

5. Dokumen Kualiti Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) ISO 9001:2015 PSA yang mengandungi Prosedur Kualiti.

6. Penyelaras Jaminan Kualiti PSA

Pegawai yang menyelenggara dokumen di peringkat PSA di Unit Jaminan Kualiti (UJK)

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU

TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK

ELAK BERLAKU

Dokumen Kualiti Baru/pindaan dalam storan Rangkain Intranet tidak dikemaskini dan dokumen yang lama digunakan

Dokumen perlu dikemaskini. Pemilik dokumen perlu membuat hebahan kepada pengguna tentang dokumen baru/ pindaan dan membuat semakan dokumen setiap tahun.

KLT-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0

KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI Mukasurat 7 /12 Tarikh 01-01-2017

11. SINGKATAN 4.4

Singkatan Maksud

JPP Jabatan Pengajian Politeknik

PSA Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah

UJK Unit Jaminan Kualiti

MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

KLT-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0

KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI Mukasurat 8 /12 Tarikh 01-01-2017

12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 Permohonan Dokumen baru/Pindaan

PEGAWAI PENGURUSAN

KUALITI PEMILIK DOKUMEN

PENYELARAS JAMINAN

KUALITI PSA

PENGARAH

KENALPASTI PROSEDUR

BARU/PINDAAN

SEDIAKAN DOKUMEN BARU/

PINDAAN DOKUMEN KUALITI YANG SEDIA

ADA

PROSES PERMOHONAN BARU/

PINDAAN

BERI KODING PADA DOKUMEN BARU

KEMASKINI SENARAI DOKUMEN KUALITI

MEMBUAT HEBAHAN/TAKLIMAT KEPADA PENGGUNA TENTANG DOKUMEN

BARU/PINDAAN

KEMASKINI SENARAI PENDAFTARAN

DOKUMEN

KEMASKINI REKOD NOMBOR PINDAAN

HANTAR SOFTCOPY KE PEMILIK

DOKUMEN UNTUK SEMAKAN

SERAH SOFTCOPY & BORANG

PENGAGIHAN

DOKUMEN KUALITI DIMUATKAN

DALAM STORAN RANGKAIAN

INTRANET PSA

E-DOKUMEN

KELUARKAN & COPKAN

“OBSOLETE” PADA DOKUMEN LAMA

LENGKAPKAN BORANG

PERMOHONAN DOKUMEN

BARU/PINDAAN

LULUS DOKUMEN

KLT-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0

KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI Mukasurat 9 /12 Tarikh 01-01-2017

13. SIPOC DIAGRAM 4.4

PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN

Pemilik Dokumen

Borang Permohonan

Dokumen Baru/pindaan

Permohonan dokumen Baru/pindaan dan kawalan dokumen kualiti

Dokumen Kualiti

Semua Kakitangan PSA

14. PROSES KERJA Mewujudkan Dokumen Baru /Pindaan dokumen

T.JAWAB BIL TINDAKAN PEMILIK DOKUMEN

1 Kenalpasti Prosedur Kualiti yang akan dibangunkan atau pindaan terhadap yang Prosedur Kualiti sedia ada.

2 Sedia cadangan dokumen kualiti baru dokumen kualiti sediaada mengikut keperluan proses/ jawatankuasa/ organisasi.

3 Lengkapkan bahagian untuk diisi oleh pemohon pada Borang Permohonan Dokumen Baru/ Pindaan Dokumen (KLT-PK-01 (L4)) dan hantar ke UJK dengan memastikan:

i. Perkara yang dipinda dan sebab pindaan dinyatakan. ii. Dokumen yang disediakan/ dipinda telah diluluskan oleh

pegawai yang diberi kuasa di bawah proses tersebut. iii. Dapatkan nombor dokumen baru/pindaan daripada UJK.

KLT-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0

KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI Mukasurat 10 /12 Tarikh 01-01-2017

T.JAWAB BIL TINDAKAN PENYELARAS JAMINAN KUALITI PSA

4 Proses Borang permohonan dokumen baru/pindaan dengan memastikan; i. Pindaan selaras dengan keperluan standard MS ISO 9001:2015

dan peraturan yang sedang berkuatkuasa. ii. Melengkapkan Borang Permohonan Dokumen Baru/ Pindaan

Dokumen (KLT-PK-01 (L4)) di bahagian untuk diisi oleh UJK. iii. Serah prosedur yang baru/dipinda bersama Borang

Permohonan Dokumen Baru/Pindaan Dokumen (KLT-PK-01- (L4)) kepada Pengarah.

PENGARAH 5 Lulus permohonan pindaan di bahagian kelulusan pengarah di Borang Permohonan Dokumen Baru/ Pindaan Dokumen (KLT-PK-01(L4)).

PENYELARAS JAMINAN KUALITI PSA

6 Beri kod kepada dokumen baru dengan merujuk Sistem Koding Dokumen Kualiti (KLT-PK-01(L1)).

7 Kemaskini Senarai Dokumen Kualiti (KLT-PK-01(L2))

8 Kemaskini Senarai Pendaftaran Dokumen (KLT-PK 01 (L3)) 9 Kemaskini dan rekodkan pindaan dalam Rekod Nombor Pindaan

(KLT-PK-01 (L5)) 10 Kemaskini Butiran Pindaan di prosedur yang dipinda dan Dokumen

Kualiti yang terlibat. Butiran di header Dokumen Kualiti mengikut kaedah di bawah; i. Nombor keluaran akan bermula dari satu (1) dan akan

menambah satu (1) sekiranya terdapat pindaan. ii. Nombor pindaan akan bermula daripada kosong (0) dan akan

menambah satu (1) sekiranya terdapat pindaan. iii. Nombor mukasurat adalah mengikut turutan nombor berbanding

bilangan keseluruhan muka surat. iv. Tarikh adalah tarikh kuatkuasa yang ditetapkan oleh pemilik

dokumen untuk pindaan tersebut mula dilaksanakan.

11 Hantar softcopy dokumen yang dipinda kepada pemilik dokumen untuk penyemakan dan pengesahan.

12 Hantar soft copy dokumen kualiti yang baru/di pinda kepada Pegawai Pengurusan Kualiti untuk dimuatnaik ke dalam storan rangkaian intranet PSA (e-dokumen) setelah disahkan oleh pemilik proses dan menyerahkan Borang Pengesahan Pengagihan (KLT-PK-01 (L7) untuk ditandatangani oleh Pegawai Pengurusan Kualiti.

13 Keluarkan dokumen lama daripada fail Dokumen Kualiti. i. Label dokumen/rekod kualiti yang tidak digunapakai dengan

perkataan ”OBSOLETE” . ii. Kemaskini Senarai Rekod Dokumen Arkib (KLT-PK-01 (L6))

14 Cetak hardcopy dokumen kualiti yang baru/selepas pindaan dan masukkan ke dalam Fail Dokumen Kualiti

KLT-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0

KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI Mukasurat 11 /12 Tarikh 01-01-2017

T.JAWAB BIL TINDAKAN PEGAWAI PENGURUSAN KUALITI

15 Dokumen kualiti yang sempurna dimuatkan dalam storan di rangkaian intranet PSA dan hanya boleh dicapai oleh staf PSA yang berdaftar sahaja. Dokumen yang dimuatkan dalam storan adalah merupakan Dokumen Terkawal dan dokumen cetakan dari intranet PSA adalah Dokumen Tidak terkawal.

PEMILIK DOKUMEN

16 Membuat hebahan/ taklimat kepada pengguna tentang pindaan yang telah dibuat (jika perlu).

15. REKOD 7.5

BIL NAMA REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

1. Sistem Koding Dokumen Kualiti 3 Tahun UJK

2. Senarai Dokumen Kualiti 3 Tahun UJK

3. Senarai Pendaftaran Dokumen 3 Tahun UJK

4. Borang Permohonan Dokumen Baru/ Pindaan Dokumen

3 Tahun UJK

5. Rekod Nombor Pindaan 3 Tahun UJK

6. Senarai Rekod Dokumen Arkib 3 Tahun UJK

7. Borang Pengesahan Pengagihan 3 Tahun UJK

8. Dokumen Arkib 3 Tahun UJK

KLT-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0

KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI Mukasurat 12 /12 Tarikh 01-01-2017

16. LAMPIRAN 8.5.1

BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN

1. Sistem Koding Dokumen Kualiti KLT-PK-01(L1)

2. Senarai Dokumen Kualiti KLT-PK-01(L2)

3. Senarai Pendaftaran Dokumen KLT-PK-01(L3)

4. Borang Permohonan Dokumen Baru/ Pindaan Dokumen

KLT-PK-01(L4)

5. Rekod Nombor Pindaan KLT-PK-01(L5)

6. Senarai Rekod Dokumen Arkib KLT-PK-01(L6)

7. Borang Pengesahan Pengagihan KLT-PK-01(L7)

17. PETUNJUK PRESTASI (PI)

Permohonan dokumen baru/pindaan dokumen yang lengkap diproses dalam tempoh 10 hari bekerja.

SISTEM KODING DOKUMEN KUALITI

1.0 Prosedur Kualiti (PK)

KOD DOKUMEN- PK- XX

Contoh 1: KLT-PK-01 - Dokumen ini merupakan Prosedur Kualiti (PK)

pertama bagi Pengurusan Kualiti

2.0 Lampiran untuk dokumen rujukan

2.1 Lampiran untuk dokumen rujukan KOD DOKUMEN- PK- XX - XX

Contoh 1: KLT-PK-01(L1) - Dokumen ini merupakan Prosedur Kualiti (PK)-01 Merujuk kepada lampiran contoh L1 – lampiran 1

Mengikut Kod Dokumen pada Senarai Sistem Pengekodan Dokumen Kualiti (KLT-PK-01-(L3))

Prosedur Kualiti PSA

Nombor Dokumen bagi PK bermula daripada 01 dan bertambah satu (1) setiap kali bilangan dokumen PK daripada jenis yang sama bertambah. (Iaitu PK dengan kod dokumen yang sama)

Mengikut Kod Dokumen pada Senarai Sistem Pengekodan Dokumen Kualiti (KLT-PK-01-(L3))

Prosedur Kualiti PSA

Bil Lampiran

KLT-PK-01(L1) P: 00 01-01-2017

DOKUMEN KUALITI

Bil Kod

Nama Prosedur Kualiti Pemilik Dokumen

1. KLT-PK-01 Kawalan Dokumen dan Rekod Kualiti Unit Jaminan Kualiti 2. KLT-PK-02 Audit Dalaman Unit Jaminan Kualiti 3. KLT-PK-03 Tindakan Pembetulan Unit Jaminan Kualiti 4. KLT-PK-04 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Unit Jaminan Kualiti 5. HEP-PK-01 Pengurusan Borang Jawapan Tawaran

Pelajar Baharu Jabatan Hal Ehwal Pelajar

6. HEP-PK-02 Pendaftaran Pelajar Baharu Jabatan Hal Ehwal Pelajar

7. HEP-PK-03 Pengurusan Disiplin Pelajar Jabatan Hal Ehwal Pelajar

8. HEP-PK-04 Penginapan Pelajar Di Kamsis Kamsis 9. PPP-PK-01 Perancangan Keperluan Program Jabatan Pengajian Am 10. PPP-PK-02 Penyediaan Takwim Akademik Jabatan Pengajian Am 11. PPP-PK-03 Pengurusan Pendaftaran Kursus Jabatan Kejuruteraan

Elektrik 12. PPP-PK-04 Perancangan dan Pelaksanaan

Pengajaran dan Pembelajaran Jabatan Perdagangan

13. PPP-PK-05 Pengurusan Kehadiran Pelajar Jabatan Kejuruteraan Awam

14. PPP-PK-06 Pengurusan Pertukaran Program Jabatan Matematik, Sains dan Komputer

15. PPP-PK-07 Pengurusan Penilaian Kerja Kursus Jabatan Kejuruteraan Mekanikal

16. PLI-PK-01 Pengurusan Latihan Industri Unit Perhubungan dan Latihan Industri

17. PEP-PK-01 Pengurusan Bank Soalan Unit Peperiksaan 18. PEP-PK-02 Penyediaan Jadual Waktu Peperiksaan

Akhir Unit Peperiksaan

19. PEP-PK-03 Pemprosesan Keputusan Peperiksaan Akhir

Unit Peperiksaan

20. PEP-PK-04 Penyediaan dan Penganugerahan Sijil Unit Peperiksaan 21. PEP-PK-05 Kes Tidak Memenuhi Syarat Menduduki

Peperiksaan Unit Peperiksaan

22. PEP-PK-06 Pengawasan dan Pemeriksaan Skrip Jawapan

Unit Peperiksaan

23. PEP-PK-07 Pelanggaran Peraturan dan Arahan Am Peperiksaan Akhir

Unit Peperiksaan

24. LS-PK-01 Perancangan dan Pengurusan Latihan Unit Latihan & Pendidikan Lanjutan

25. MBP-PK-01 Maklumbalas Pelanggan Unit Perhubungan Awam 26. SLG-PK-01 Penyelenggaraan Pembaikan

Perkakasan ICT Unit Teknologi Maklumat

KLT-PK-01(L2)

P: 00 01-01-2017

Bil Kod

Nama Prosedur Kualiti Pemilik Dokumen

27. SLG-PK-02 Penyelenggaraan Bangunan/Insfrastruktur

Unit Pembangunan dan Senggaraan

28. UPI-PK-01 Pembentangan Kertas Penyelidikan Unit Penyelidikan & Inovasi

29. UPI-PK-02 Pengurusan Harta Intelek Unit Penyelidikan & Inovasi

30. UPK-PK-01 Pengurusan Inventori Psikologi Unit Psikologi & Kerjaya

KLT-PK-01(L2)

P: 00 01-01-2017

SENARAI PENDAFTARAN DOKUMEN

JABATAN/ BAHAGIAN/ UNIT/ JAWATANKUASA: Rekod Pendaftaran Terkini Sebelum

Kod Dokumen

Nama Dokumen Tarikh Pendaftaran

Kel Pin TarikhKuat kuasa

Kel Pin TarikhKuat kuasa

KLT-PK-01(L3) P: 00 01-01-2017

Senarai Pegawai-Pegawai Yang Menyedia Dan Meluluskan Dokumen Kualiti

Nama Dokumen : Kod Dokumen :

Bil.

Peringkat Pemilik Dokumen Peringkat Pengurusan

Disediakan oleh Diluluskan oleh Diluluskan oleh

Nama Pegawai

Jawatan Tarikh

Kuatkuasa Nama Pegawai

Jawatan Tarikh Kuatkuasa Nama Pegawai

Jawatan Tarikh

Kuatkuasa

KLT-PK-01(L3) P: 00 01-01-2017

POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH

BORANG PERMOHONAN DOKUMEN BARU / PINDAAN DOKUMEN

Bahagian A: (diisi oleh pemohon) No. Pindaan (dapatkan dari UJK)

Nama Dokumen

Kod Dokumen

Perkara yang dipinda (Mohon isi pada rekod pindaan dokumen)

Sebab Permohonan / Pindaan

Cadangan tarikh kuatkuasa

Nama Pemohon: ....................................................... ( ) Tarikh:

Nama Pelulus : ....................................................... ( ) Tarikh:

Bahagian B: Kegunaan Unit Jaminan Kualiti (UJK) Permohonan ini diluluskan / ditolak

Diluluskan Oleh : ......................................... ( Pengarah )

Tarikh Diluluskan:

Senarai Semak Tindakan Penyelaras Jaminan Kualiti PSA:

Rekod Nombor Pindaan Senarai Rekod Dokumen Arkib (KLT-PK-01-(L6)).

Tandatangan Kelulusan Borang Pengesahan Pengagihan (KLT-PK-01-(L7)

Kemaskini Senarai Dokumen Kualiti (KLT-PK-01(L2)

Cetak Dokumen Tekini

Kemaskini Senarai Pendaftaran Dokumen (KLT-PK- 01(L3))

Dimuatkan dalam storan di rangkaian intranet PSA

KLT-PK-01(L4) P: 00 01-01-2017

REKOD PINDAAN DOKUMEN

TARIKH KUATKUASA

NO KELUARAN/ NO.PINDAAN

BUTIR-BUTIR PINDAAN

KLT-PK-01(L4) P: 00 01-01-2017

REKOD NOMBOR PINDAAN

Bil Nombor

Pindaan Kod Dokumen Nama Dokumen Tarikh

Dipohon Dipohon

Oleh

KLT-PK-01 (L5) P: 00 01-01-2017

REKOD DOKUMEN ARKIB

JABATAN / BAHAGIAN / UNIT / JAWATANKUASA:

NAMA DOKUMEN : KOD DOKUMEN:

No Muka surat / Lampiran / Borang

No. Keluaran

No. Pindaan

Tempoh Penyimpanan

Cara Pelupusan

Nombor Pindaan yang Berkaitan

Tarikh Difailkan

T/tangan dan Nama

(Penyelaras Jaminan Kualiti

PSA)

Catatan

KLT-PK-01 (L6) P: 00 01-01-2017

BORANG PENGESAHAN PENGAGIHAN

Nama Dokumen: Kod Dokumen:

SALI

NAN

NOMBOR PINDAAN

PENERIMA Tandatangan Tarikh Tandatangan Tarikh Tandatangan Tarikh Tandatangan Tarikh Tandatangan Tarikh

KLT-PK-01(L7) P:00 01-01-2017