07/11/2012

1

KOMUNIKASI BERKESAN

DiSampaikan Oleh:MD. LEHAN PARIMUN

UiTM PERAKmdlehanp@perak.uitm.edu.my

KOMUNIKASI BERKESAN

Senario1

Definisi Komunikasi2

Model Komunikasi3

Komunikasi Efektif4

Halangan Komunikasi5

07/11/2012

2

KOMUNIKASI BERKESAN

KOMUNIKASI BERKESAN

07/11/2012

3

DEFINISI KOMUNIKASICommunicare (perkataan Yunani) bermaksud persamaan atau menjadi sesuatu milik bersama.

Penyampaian, pemberitahuan, penukaran pemikiran,pengetahuan, dan lain-lain (samada dalam ucapan, tulisan atau isyarat). (Kamus Oxford english)

Satu seni menyalurkan maklumat, idea dan sikap dari seseorang kepada seseorang yang lain (Emery Ault & Ageel)

Komunikasi adalah satu proses pemindahan makna/ maklumat /mesej dari penyampai (sumber) kepada penerima yang mengakibatkan wujudnya persefahaman, keseronokan, perubahan cara berfikir, sikap, tingkahlaku, tindakan, pembelajaran, dorongan dan perhubungan yang mesra.

07/11/2012

4

BENTUK KOMUNIKASIKOMUNIKASI LISAN

Dengan perkataanSecara tulis/simbol

KOMUNIKASI BUKAN LISANBahasa isyaratGerak badanMemek mukaPergerakan mataNada/intonasi suaraSentuhanBunyi/iramaKebendaann./lambang

JENIS-JENIS KOMUNIKASI

KOMUNIKASI SEHALAArahan /tidak memerlukan reaksi /maklumbalas

KOMUNIKASI DUA HALAMelibatkan reaksi /maklumbalas

KOMUNIKASI MENEGAKKe bawah dan ke atasArahan dan maklumbalas

KOMUNIKASI MENDATARPenyelarasan kerja

KOMUNIKASI GRAPEVINEInformal, rahsia, khabar angin.

07/11/2012

5

BAGAIMANA KITA BERKOMUNIKASI

PERKATAAN(BAHASA) - 7%INTONASI SUARA - 38%BAHASA ISYARAT - 55%

BERBICARALAH DENGAN MANUSIA MENURUT KADAR AKAL (KECERDASAN) MEREKA

MASING-MASING(HR: MUSLIM)

07/11/2012

6

JARAK KOMUNIKASI

INTIM : 0 - 1 1/2kaki : SUAMI/ISTERI, BUBAPA/ANAKPERIBADI : 1 ½ - 4 kaki : RAKAN/PELAJARSOSIAL : 4 – 12 kaki : MAJLIS SOSIALUMUM : > 12 kaki : RAPAT UMUM

07/11/2012

7

TUJUAN BERKOMUNIKASI

Memahami dunia sekitar dana manusia lainMenjalin hubunganMempengaruhi individulainBerkongsi keseronokanMembekalkan ransangan / doronganMeningkatkan harga diriBerkongsi pengalaman

07/11/2012

8

React/Respond

Proses Komunikasi

Message Sender

OutputMessageReceiver

*Communicating Effectively –Lani Arredondo

InputProcess

Perception

PROSES BERKOMUNIKASI

MAKLUMBALAS

PENYAMPAI MESEJ PENERIMA

SALURAN/MEDIA

MESEJDITERIMA

MESEJTIDAK DITERIMA

KEPUASAN(satisfaction)

KECEWA(frustration)

SELISIH FAHAM(complication)

MESEJ DISALAH TAFSIR

07/11/2012

9

UNSUR KOMUNIKASI PENYAMPAI

PERUTUSAN /MESEJ

PENERIMA

SALURAN/MEDIA

UNSUR PENYAMPAIEMPATI

Keupayaan penyampai untuk mamahami pemikiran dan perasaan penerimaMeletakkan diri ditempat mereka

KEWIBAWAANTahap kepercayaan dan keyakinan penerima terhadap penyampai perutusan serta kepercayaan ini terhadap penerima mesej

KEPAKARANPenguasaan ilmu, makluamat ,kemahiran dan pengalaman serta autoriti dalam bidang tertentu.

KETAJAMAN MEMBACA KEADAANKebolehan dalam menilai keadaan, mesej, kesediaan penerima dan media yang digunakan

KEMAHIRAN BERKOMUNIKASICaragaya, persembahan dan penampilan komunikasi dalam proses komunikasi

07/11/2012

10

UNSUR PERUTUSAN/MESEJ

Mesej hendaklah jelasMesej sampai kepada penerimaMesej dianggap penting dan perlu oleh penerimaMesej berkait rapat dengan pengalaman penerimaMesej perlulah disesuaikan/diolah dengan baik

UNSUR SALURAN/MEDIA

ISYARAT ATAU ALAT YANG DIGUNAKAN OLEH PENYAMPAI

SEPERTI ISYARAT TUBUH BADAN, PEMBESAR SUARA, OHP, TV, RADIO, KASET, TELEFON, KOMPUTER, GAMBAR, MAJALAH, RISALAH DAN LAIN-LAIN.

07/11/2012

11

UNSUR PENERIMATAHP PENGETAHUAN PENERIMA

SIKAP PENERIMA

KEMAHIRAN PENERIMA

PSIKOLOGI PENERIMA

07/11/2012

12

PROSES PENERAPAN KOMUNIKASI

KESEDARANIndividu menyedari wujudnya idea, teknik, pendekatan atau amalan baru

MINATIndividu mula berminat dan cuba meneroka maklumat lanjut

PENILAIANIndividu membuat pertibangan akan faedah/kelebihan idea/ amalan baru

PERCUBAANIndividu mempraktikkan idea/amalan, bermula dengan kadar kecil-kecilan

ADOPSI/TERIMAIndividu menerima idea/amalan setelah yakin akan keberkesanannya

Lemah pengusaan bahasaPerbezaan makna perkataan

Denotatif – makna dalam kamusKonotatif – makna berdasarkan pengalaman

Jurang antara manusiaPerhatian terpilihEmosi tidak terkawalPerkataan yang abstrakSikap negatif penerimaSuara ‘monotone’Sukar berterus terangTidak mendengar denga aktifKurang kepercayaanKritikan/hukuman/label yang tidak berasasPerasaan ego yang tinggiPujian yang keterlaluanPersembahan/penampilan yang membosankanFaktor persekitaran

07/11/2012

13

PRINSIP KOMUNIKASIKEPERCAYAAN

KANDUNGAN

KONTEKS

Penyampaian diterima dan dipercayai oleh pendengar

Mesej mempunyai kebenaran dalam konteks tertentu.

Gunakan saluran /alat/ media/ teknik yang sesuai

Mesej jelas dan tidak mengelirukan

Kandungan mesej bermakna,penting dan diperlukan

KEUPAYAAN PENDENGAR

KEJELASAN

KESINAMBUNGAN

Gunakan bahasa, bahan, pendekatan yang sesuai

KAEDAH

Tunjukkan perkaitan dan urutan di antara satu perkara dengan perkara yang lain

KOMUNIKASI MESRA DAN BERKESANWujudkan kemesraan dan kasih sayang sesama insanTerima individu tanpa syaratHindarkan halangan fizikal dan psikologikalBina perhubungan yang adilBercakap ‘dengan’ bukan ‘kepada’Jadikan mereka merasa diutamakanBelaian fizikal dan psikologikalBercakap dalam bahasa merekaBersikap empati dan tulen, dengar dan hormati pendapat dan perasaan merekaBerterus – terang dan tidak berprasangkaBeri dorongan dan pengiktirafan positifBerbudi bahasa dan beretikaCuba memahami dahulu, kemudian cuba untuk difahamiJawab pemikiran dengan pemikiran, perasaan dengan perasaan

07/11/2012

14

KEMAHIRAN MENDENGAR

Kemahiran paling penting dalam proses komunikasiMendengar melibatkan seluruh deriaMendengar menuntut kita memberi perhatian yang tidak berbelah bahagiBukan setakat mendengar APA yang diperkatakan tetapi BAGAIMANA ia diperkatakan, EMOSI yang mengiringi kata, nadanya, mimik mukanya serta pergerakan tubuh badan.Pendengaran yang objektif perlu mengelak daripada membuat andaian dan penilaian terhadap klien.

MENDENGAR ISI

Mendengar apakah pokok persoalan dan cuba memahami tema yang dibincangkan oleh penyampai.

Dapatkan kata kunci atau frasa-frasa utama dalam ayat-ayat yang diungkapkan

Nyatakan semula isi percakapan

Dapatkan penjelasan lanjut mengikut persepsi penyampai

07/11/2012

15

MENDENGAR PERASAAN

Perasaan ialah emosi yang dialami pada satu-satu situasi yang dapat digambarkan melalui perkataan atau tingkah lakuPerasaan sering mengiringi sesuatu perkataan atau tingkah laku yang ditunjukkan oleh penyampaiPerkataan seperti marah, geram, kecewa, risau, sedih, gembira dan lain-lain membawa konotasi emosi tertentu mengikut konteks penyampai.Disamping mendengar isi, dengarlah perasaannya kerana mesej sebenar hanya dapat difahami apabila dua unsur ini diambil kira.Perasaan yang tidak terurus juga , mungkin menjadi penghalang dalam komunikasi.

MENDENGAR MAKNA/PENGALAMAN

Kebolehan mendengar isi dan perasaan dengan baik membolehkan pemahaman MAKNA atau PENGALAMAN yang disuarakan oleh penyampai

Makna atau pengalaman selalu menjadi unsur penting yang menimbulkan salah faham atau permasalahan dalam komunikasi

Mendengar makna/pengalaman membolehkan kita memasuki rangka rujukan dalaman seseorang.

Empati- memahami dan menyelami apa yang dirasai dan dialami oleh seseorang.

07/11/2012

16

Halangan Komunikasi1. Sikap Penyampai & Pendengar2. Suasana Persekitaran3. Jarak4. Bahasa Tidak Jelas5. Persepsi6. Emosi7. Komunikasi Lisan dan

Bukan Lisan Tidak Selari8. Kekurangan Kemahiran Menulis9. Kekurangan Kemahiran Mendengar10.Kurang Persefahaman

Halangan Komunikasi

• Pasif/Pendiam• Agresif/Kasar

• Asertif/Tegas tapi tidak menyakiti

• Sambil lewa• Tidak memberi perhatian

• Tidak serius• Tidak terbuka

• Pra-sangka/Pra-judis• Khabar Angin

* Gossip

1. Sikap Penyampai & Pendengar

07/11/2012

17

Halangan Komunikasi

KHABAR ANGINWahai orang-orang yang beriman, jika datang kepada kamu seorang yang fasik membawa berita,

maka selidikilah (untuk menentukan kebenarannya) supaya kamu tidak menimpakan sesuatu kaum dengan perkara yang tidak diingini dengan sebab kejahilan kamu mengenainya, sehingga

menjadikan kamu menyalahi apa yang telah kamu lakukan.Ketahuilah bahawasanya ada kamu ada Rasulullah ( Maka janganlah kemahuan kamu mendahului pentadbirannya) kalaulah dia menurut

kehendak kamu dalam kebanyakkan perkara tentulah kamu akan mengalami kesukaran, akan tetapi (Rasulullah) tidak menurut melainkan perkara yang diwahyukan kepadanya (Dan kamu wahai orang-

orang yang beriman hendaklah bersyukur kerana) Allah menjadikan iman satu perkara yang kamu cintai serta diperhiaskannya dalam hati kamu dan menjadikan kekufuran dan perbuatan derhaka pula

perkara-perkara yang kamu keji. Mereka yang bersifat demikian ialah orang yang tetap berada di jalan yang lurus.

(Al-Hujarat)

Halangan Komunikasi

• Bising• Tidak kondusif• Perbezaan gender (lelaki

v wanita)• Susun atur pejabat• Tidak mesra/harmoni

2. Suasana Persekitaran

07/11/2012

18

Halangan Komunikasi3. Jarak

• Lokasi antara pejabat terlalu jauh

• Pegawai dan staf bawahan berbeza tempat

• Akses talian telekomunikasi sukar

• Umur• Pangkat/darjat• Kelulusan• Keturunan

Halangan Komunikasi4. Bahasa

• Bahasa bercampur aduk

• Penggunaan istilah yang tidak difahami

• Meleret

• Mengandungi pelbagai tafsiran/makna

• Sebutan kurang tepat

• Intonasi

• Dialek

• Bahasa ibunda

07/11/2012

19

Halangan Komunikasi4. Bahasa

Halangan Komunikasi5. Persepsi/Andaian

• ContohOrang awam yang berpakaian biasa kurang mendapat layanan. Tetapi jika seseorang yang berpakaian kemas, bertali leher, berkod dianggap seperti VVIP dan diberi layanan istimewa.

07/11/2012

20

Halangan Komunikasi6. Emosi

• Pemarah• Ego• Meninggi diri• Putus asa• Cepat bersedih• Gementar• Gugup

Halangan Komunikasi7. Komunikasi Lisan dan

Bukan Lisan Tidak Selari

• ContohSeorang pegawai yang ingin menasihati/menegur sesuatu kesalahan staf bawahannya, tetapi menunjukkan air muka yang tidak serius/ dan berjenaka.

07/11/2012

21

Halangan Komunikasi8. Kekurangan Kemahiran Menulis

• Bahasa bercampur aduk

• Penggunaan istilah yang tidak difahami

• Meleret

• Terlalu umum

• Tujuan/objektif tidak jelas

Halangan Komunikasi8. Kekurangan Kemahiran Menulis

07/11/2012

22

Halangan Komunikasi9.Kekurangan Kemahiran Mendengar

• Mendengar sambil lewa• Memilih perkara yang anda suka

sahaja• Merumus/menyimpul terlalu awal• Dalam masa mendengar,

pemikiran kearah lain• Tidak memandang kearah

penyampai• Melakukan perkara lain semasa

proses mendengar• Kurang tumpuan – tidak minat,

tidak sihat

Halangan Komunikasi9.Kekurangan Kemahiran Mendengar

07/11/2012

23

Halangan Komunikasi

5. Memberi TindakBalas

1. Menerima2. Memahami

3. Mengingati

4. Menilai

Proses Mendengar

Halangan Komunikasi

• Tiada empati• Tidak menghormati• Kurang memberi dorongan• Tidak berusaha membina

perhubungan• Mementingkan diri

10. Kurang Persefahaman

07/11/2012

24

Komunikasi Berkesan

Perkataan yang baik umpama pokok yang baikRujukan : Surah Ibrahim: 24-26

Komunikasi BerkesanSurah Ibrahim: 24-26

“Tidakkah kamu perhatikan bagaimana Allah SWT telah membuat perumpamaan kalimat yang baik seperti pohon

yang baik, akarnya teguh dan cabangnya menjulang ke langit, pohon itu memberikan buahnya pada setiap musim dengan seizin

Tuhannya. Allah SWT membuat perumpamaan-perumpamaan itu untuk manusia supaya mereka selalu ingat. Dan perumpamaan

kalimat yang buruk seperti pohon yang buruk, yang telah dicabut dengan akar-akarnya dari permukaan bumi, tidak dapat tetap

(tegak) sedikitpun”.

07/11/2012

25

Komunikasi BerkesanPEOPLE DON’T GET ALONG BECAUSE THEY FEAR EACH OTHER

THEY FEAR EACH OTHER BECAUSE THEY DON’T KNOW EACH OTHER

THEY DON’T KNOW EACH OTHER BECAUSE THEY HAVE NOT PROPERLY COMMUNICATEDWITH EACH OTHER

PETUNJUK KOMUNIKASI YANG BERKESAN

MESEJ DIFAHAMI DAN DITERIMAPendengfar atau penerima memahami kata-kata/mesej betul-betul seperti apa yang kita (penyampai) maksudkan

MENIMBULKAN KESERONOKAN/KECERIAANKedua-dua pihak penyampai dan epenerima merasa seronok dan ceria hasil daripada komunikasi tersebut

PERUBAHAN SIKAP, NILAI, KEPERCAYAAN DAN TINGKAHLAKUPenerimaan menunjukkan tanda-tanda perubahan diri seperti perubahan sikap, nilai, kepercayaan, cara berfikir, tignkahlaku atau paradigma hidup

MEMPERBAIKI HUBUNGANHubungan antara penerima dna penyampai bertambah mesra

WUJUDNYA TINDAKAN SUSULANKomunikasi berkesan bukan setakat penerima memahami dan menerima mesej yang disampaikan tetapi melaksanakan tidakan-tindakan susulan seperti yang diharapkan oleh penyampai

MENINGKATKAN ARAS MOTIVASI DIRIPenerima bertambah semangat untuk melakukan sesuatu seperti yang diharapkan

07/11/2012

26

“JIKA ANDA TIDAK MAMPU UNTUK

MENGHADIAHKAN SESUATU,

HADIAHKANLAH SENYUMAN”

BERKOMUNIKASILAH DENGAN BERKESAN

TERIMA KASIH&

JUMPA LAGI