KPPA @ BICARA 45 TERASUL - docs.jpa.gov.my · Surat Takziah. Contoh Surat Dukacita. Contoh Surat...
Transcript of KPPA @ BICARA 45 TERASUL - docs.jpa.gov.my · Surat Takziah. Contoh Surat Dukacita. Contoh Surat...
Surat
Batu Bersurat
Surat Khabar
• Berita Harian• Borneo Post• Daily Express• Harian Metro• Malay Mail• Malaysia Today• Nanban Tamil• Nanyang• New Sabah Times
• NSTP• Sin Chew Daily• Sunday Mail• Tamil Nesan• The Edge• The Star• The Sun• Utusan Malaysia• Vanakham Malaysia
Surat Rasmi• Bertulis atau bercetak untuk dihantar kepada
penerima yang tidak terbatas sifat & saiznya
• Ditulis dalam urusan-urusan rasmi
• Dikirim oleh orang ramai/ firma kepada Kerajaan & sebaliknya
• Di antara kementerian/ jabatan Kerajaan
• Di antara negeri/ negara dengan negeri/ negara lain
Fungsi
• Menyelenggara satu saluran komunikasi di antara dua pihak
• Memelihara satu rekod tetap atau kekal mengenai komunikasi
Format Surat Rasmi
• Logo (kepala surat)
• Nama dan alamat pengirim
• Nombor telefon, teleks, faksimili, e-mel
• Rujukan fail
• Tarikh
Format
• Hendaklah menarik perhatian
• Susunan berbeza mengikut jenis surat
• Mengandungi alamat pengirim, gantinama diri, isi surat, penutup & tandatangan
• Saiz kertas hendaklah sesuai agar tidak sesak atau renggang
Isi Surat • Tentukan maksud menulis surat itu
• Hendaklah meliputi segala perkara yang hendak disampaikan
• Jika menjawab, mestilah menumpukan jawapan kepada perkara yang dimaksudkan sahaja
• Jangan ada ulasan kepada perkara yang tiada kena mengena dengan surat itu
Bahasa
• Gunakan bahasa/ perkataan yang mudah difahami
• Terus menuju maksud yang hendak disampaikan (direct to the point)
• Haruslah bersopan santun & menunjukkan sifat hormat
Butiran
• Hendaklah disusun rapi mengikut tujuan surat
• Susunan butiran hendaklah ringkas tetapi padat
• Lazimnya dibahagi & dijelaskan dalam perenggan yang berlainan
• Setiap perenggan memperkatakan tentang perkara atau tajuk yang hendak disampaikan
Perenggan
• Jika mengandungi banyak perenggan, hendaklah catat nombor perenggan, dimulakan pada perenggan kedua
• Jika perlu, setiap perenggan boleh disusuli dengan tajuk kecil
• Tujuan memberi nombor perenggan & tajuk kecil adalah bagi memudahkan penerima melihat perkembangan surat/ membezakan bahan-bahannya dengan jelas
Gaya• Merupakan satu aspek linguistik yang
menekankan kepelbagaian penggunaan bahasa
• Juga dihubungkan dengan sifat penggunaan bahasa yang baik, berkesan & menarik
• Gaya yang sesuai akan membantu/ memudahkan pemahaman kandungan sesuatu surat
• Gaya yang sesuai akan melebihkan lagi keberkesanan penulisan sesuatu surat
Gaya• Hendaklah mudah tetapi berkesan
• Jangan gunakan terlalu banyak perkataan untuk menyatakan perkara yang mudah
• Jangan gunakan perkataan terlalu ringkas hingga boleh membawa pelbagai makna
• Jangan gunakan ayat terlalu panjang hingga sukar untuk memahaminya
• Gunakan ayat yang tidak mengelirukan dari segi maksudnya
Ejaan
• Teliti dengan ejaan
• kesalahan ejaan akan membangkitkan perasaan kurang senang di pihak penerima
• Kalau ragu-ragu tentang ejaan, rujuk KAMUS atau hubungi DBP
Tanda Baca
Tanda-tanda baca yang salah boleh membawa maksud yang berlainan dan mengelirukan (boleh mengubah maksud sesuatu ayat)
Bersikap Adil
• Cuba bersikap adil semasa menulis surat itu
• Walaupun kita perlu bersikap simpati tetapi jangan terlalu merendah diri
• Jangan sekali-kali menunjukkan sikap memerintah
Jangan Kasar
• Cara sebaiknya apabila menulis itu ialah tidak bersikap terlalu kasar & bersikap tidak terlalu berlemah-lembut
• Jika tidak bersetuju sekalipun, jangan sekali bertindak di luar perikemanusiaan
• Bahasa yang lemah-lembut membayangkan peribadi & budi pekerti pengirim
Puji-pujian
• Mestilah sesuai kepada siapa surat ditujukan
• Penutup surat hendaklah sejajar dengan gantinama diri dalam surat itu
• Penerima surat itu tidak wajar disebut nama batang tubuhnya; hendaklah sebut pangkat atau jawatan sahaja
Ejaan• Salah satu bentuk kesalahan yang
utama di dalam surat-surat rasmi
• Jangan gunakan ejaan lama atau mencampuradukkan ejaan baru & lama
Ejaan• Kesalahan yang menyalahi keselarasan vokal
• Kesalahan yang menyalahi peraturan-peraturan kekecualian keselarasan vokal
• Kesalahan-yang menyalahi peraturan-peraturan menulis “di” dan “ke”
• Kesalahan yang menyalahi peraturan penggunaan tanda bacaan
Contoh Kesalahan Menyalahi Keselarasan
Vokal Mesti Kampung Boleh Kecenderungan Tempoh Penuh Ketul Tolong Nombor Masuk Atur Musuh Kedudukan Boleh Oleh
MistiKampongBolihKecenderonganTempuhPenohKetolTulongNumborMasokAtorMusohKedudokanBolihOlih
Contoh Kesalahan Menyalahi Kekecualian
Keselarasan Vokal
Aneh LaporCalon LaporanPamerBinaKilang
AnihLapurCalunLapuranPamirBenaKelang
Kesalahan Berhubung Penulisan “di” dan “ke”
• Penulisan kedua-dua morfem ini menimbulkan masalah kerana “di” dan “ke” boleh berfungsi sebagai awalan (kata kerja) dan juga sebagai kata depan
• Cara penulisannya telah ditetapkan iaitu “di” dan “ke” ditulis terpisah jika ia berfungsi sebagai kata depan. Contoh: “ke pasar”
Kesalahan Berhubung Penulisan “di” dan “ke”
DitandatanganiDinasihatkanDi sebuah kampungDi atas
Di-tanda-tanganiDi nasihatkanDisabuah kampongDiatas
Partikel
• Semua kata partikel (kah, tah & lah) dan juga kata ganti yang menunjukkan kepunyaan perlu digabungkan kepada kata sebelumnya. Contoh: “apatah”; “rumahmu”
Penggunaan Tanda BacaanTanda baca yang diberi perhatian: tanda titik (.) tanda koma bertitik (;) tanda titik bertindih (:) tanda sempang (-) tanda ellipsis (…) tanda tanya (?) tanda seruan (!) tanda petik (“…”) tanda petik tunggal (‘…’) tanda garis miring (/)