KUALITI OPERASI - fskm.uitm.edu.my · PDF fileMATEMATIK 5. DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen...
Transcript of KUALITI OPERASI - fskm.uitm.edu.my · PDF fileMATEMATIK 5. DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen...
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.UiTM.FSKM(O).10
NO. KELUARAN : 06
PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA
: 15/09/2016
MUKA SURAT : 2
FAKULTI
SAINS
KOMPUTER
DAN
MATEMATIK
REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL
Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen
ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan.
HALAMAN DIPINDA
Tarikh No.
Pindaan
No.
Para
Muka
surat
Ringkasan Pindaan Diluluskan
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.UiTM.FSKM(O).10
NO. KELUARAN : 06
PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA
: 15/09/2016
MUKA SURAT : 3
FAKULTI
SAINS
KOMPUTER
DAN
MATEMATIK
ISI KANDUNGAN
1. OBJEKTIF 4
2. SKOP 4
3. SINGKATAN 4
4. DEFINISI 5
5. DOKUMEN RUJUKAN 7
6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 7
7. REKOD KUALITI 10
8. LAMPIRAN 11
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.UiTM.FSKM(O).10
NO. KELUARAN : 06
PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA
: 15/09/2016
MUKA SURAT : 4
FAKULTI
SAINS
KOMPUTER
DAN
MATEMATIK
1. OBJEKTIF
Prosedur ini disediakan untuk memastikan pelaksanaan serta pengawasan
peperiksaan akhir yang sistematik mengikut Peraturan Akademik yang ditetapkan.
2. SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan Fakulti Sains Komputer dan Matematik
dan staf akademik fakulti untuk memastikan pengurusan peperiksaan akhir untuk
program Ijazah Sarjana Muda danSarjana dapat dilaksanakan dengan lancar.
Prosedur ini mengambil kira dua bahagian utama dalam pengurusan peperiksaan
iaitu; penyediaan jadual pengawasan peperiksaan akhir dan pengendalian
peperiksaan akhir.
3. SINGKATAN
UiTM : Universiti Teknologi MARA
FSKM : Fakulti Sains Komputer dan Matematik
BPA : Bahagian Penilaian Akademik
TD(A) : Timbalan Dekan (Akademik)
KPP : Ketua Pusat Pengajian
PPK(A) : Penolong Pendaftar Kanan (Akademik)
PE (1) : Pegawai Eksekutif (Akademik)
PE (2) : Pegawai Eksekutif (Siswazah)
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.UiTM.FSKM(O).10
NO. KELUARAN : 06
PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA
: 15/09/2016
MUKA SURAT : 5
FAKULTI
SAINS
KOMPUTER
DAN
MATEMATIK
AP : Arahan Perbendaharaan
PA : Perintah Am
PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab
JKPep : Jawatankuasa Peperiksaan Peringkat FSKM
KP : Ketua Pengawas
PP : Pengawas Peperiksaan
PPP : Pembantu Pengawas Peperiksaan
4. DEFINISI
4.1 Dekan
Dekan Fakulti Sains Komputer dan Matematik (FSKM) ialah staf akademik
yang dilantik oleh Naib Canselor untuk mengetuai sesebuah Fakulti di bawah
Seksyen 8(2) Akta 173.
4.2 Ketua Pusat Pengajian
Ketua Pusat Pengajian Fakulti ialah staf akademik yang dilantik oleh
Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) untuk mengetuai
sebuah Pusat Pengajian Fakulti.
4.3 Jawatankuasa Peperiksaan Peringkat FSKM
Jawatankuasa yang dilantik oleh Universiti untuk menguruskan pengendalian
peperiksaan akhir.
4.4 Pemeriksa Pertama
Pensyarah FSKM yang mengajar sesuatu kursus untuk menanda skrip
jawapan.
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.UiTM.FSKM(O).10
NO. KELUARAN : 06
PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA
: 15/09/2016
MUKA SURAT : 6
FAKULTI
SAINS
KOMPUTER
DAN
MATEMATIK
4.5 Pemeriksa Kedua
Pensyarah FSKM yang dilantik untuk menyemak skrip jawapan yang telah
ditanda oleh Pemeriksa Pertama.
4.6 Ketua Pengawas
Pensyarah yang telah dikenalpasti untuk mengetuai pengawasan sesebuah
bilik peperiksan akhir.
4.7 Pengawas
Pensyarah yang dikenalpasti untuk mengawasi peperiksaan pada masa yang
dijadualkan.
4.8 Pembantu Pengawas Peperiksaan
Individu yang dilantik oleh FSKM untuk membantu tugas-tugas pengawas
peperiksaan semasa peperiksaan berlangsung.
4.9 Fail Peperiksaan
Fail yang mengandungi senarai kehadiran pengawas, borang laporan
pengawas, borang penerimaan dan penyerahan buku jawapan.
4.10 Penolong Pendaftar (Akademik)
Staf bukan akademik yang dipertanggungjawabkan untuk menguruskan hal-
ehwal akademik di FSKM.
4.11 Pegawai Eksekutif (1 & 2)
Pegawai Eksekutif yang dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan hal-
ehwal akademik di Fakulti.
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.UiTM.FSKM(O).10
NO. KELUARAN : 06
PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA
: 15/09/2016
MUKA SURAT : 7
FAKULTI
SAINS
KOMPUTER
DAN
MATEMATIK
5. DOKUMEN RUJUKAN
Bil. Jenis Dokumen Lokasi Rujukan
1. Senarai Dokumen Induk/Rekod Pindaan/Pemegang Senarai Dokumen Manual Kualiti
Bilik Jaminan Kualiti Akademik, FSKM
100-FSKM(AKA.9/11/2)
2. Jadual Waktu Peperiksan Akhir Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM
600-FSKM(AKA.2/4)
3. Manual Pengurusan Peperiksaan Akhir UiTM
Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM
Manual Pengurusan Peperiksaan Akhir UiTM, Edisi Pertama
6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
6.1 PENYEDIAAN JADUAL PEPERIKSAAN AKHIR
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
Dekan 1. Terima jadual waktu peperiksaan muktamad dari BPA.
2. Menyerahkan jadual waktu peperiksaan muktamad kepada TD(A).
TD(A) 3. Menyerahkan jadual waktu peperiksaan muktamad kepada
JKPep untuk tindakan seterusnya.
JKPep 4. Kumpul maklumat tempat peperiksaan (bilangan bilik dan
kapasiti), senarai staf akademik terkini dan proses permohonan
pengecualian pengawasan (jika ada) dari staf terlibat.
5. Menyediakan jadual pengawasan peperiksaan keseluruhan
mengikut:-
a. jadual waktu pengawasan peperiksaan
b. senarai rekod kehadiran pengawas
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.UiTM.FSKM(O).10
NO. KELUARAN : 06
PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA
: 15/09/2016
MUKA SURAT : 8
FAKULTI
SAINS
KOMPUTER
DAN
MATEMATIK
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
c. senarai bilik peperiksaan
d. bilangan bilik peperiksaan
6. Maklumkan jadual waktu keseluruhan dan jadual pengawasan
individu beserta tempat peperiksaan.
Pengawas 7. Semak jadual pengawasan yang telah ditetapkan. Membuat
permohonan pertukaran tarikh dan masa jika perlu.
JKPep 8. Failkan maklumat jadual pengawasan dan disimpan di bilik
operasi peperiksaan untuk rekod.
6.2 PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
PE(A) 1 & 2 1. Merancang dan menentukan bilik peperiksaan berpandukan
jadual waktu peperiksaan.
JKPep 2. Mengambil kertas soalan di BPA mengikut jadual yang telah
ditetapkan.
3. Menyemak bungkusan kertas soalan dan agihkan mengikut
bilik peperiksaan.
4. Menyemak dan memastikan bilangan skrip jawapan dan slip
kehadiran mengikut jumlah calon yang hadir.
5. Memastikan Ketua Pengawas menandatangani setiap sampul
B yang diserahkan.
6. Memastikan bilangan skrip sama seperti yang tertulis di atas
Sampul B dan di‘staple’.
7. Menyimpan Sampul B di tempat yang selamat dan berkunci.
8. Menulis laporan pada hari yang bertugas.
Ketua Pengawas 9. Melapor diri dengan menandatangani buku rekod kehadiran
pengawasan di bilik operasi peperiksaan.
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.UiTM.FSKM(O).10
NO. KELUARAN : 06
PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA
: 15/09/2016
MUKA SURAT : 9
FAKULTI
SAINS
KOMPUTER
DAN
MATEMATIK
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
10. Mengambil kertas soalan dari bilik operasi peperiksaan ke bilik
peperiksaan.
11. Mengarah semua calon masuk ke bilik peperiksaan dengan
tertib dan pastikan calon yang hadir adalah yang telah
mendaftar kursus seperti di dalam slip peperiksaan.
12. Membaca peraturan peperiksaan sebelum peperiksaan
bermula.
13. Memberi arahan peperiksaan bermula pada masa yang
ditetapkan dan berhenti menulis apabila masa peperiksaan
tamat.
14. Mengumpul skrip jawapan dan slip kehadiran dan memastikan
jumlah skrip sama dengan jumlah calon yang hadir.
15. Mengarah pelajar keluar dari bilik peperiksaan dengan tertib
apabila peperiksaan tamat.
16. Menyedia laporan bertulis mengenai ketidakpatuhan pelajar
(jika ada).
17. Menyerah dan merekodkan penyerahan skrip jawapan dan slip
kehadiran kepada JKPep.
Pengawas 18. Melapor diri dengan menandatangani buku rekod kehadiran
pengawasan di bilik operasi peperiksaan.
19. Membawa keperluan peperiksaan kecuali kertas soalan ke bilik
peperiksaan.
20. Menyemak slip peperiksaan dan kad pelajar untuk pengesahan
identiti calon.
21. Memastikan calon mematuhi peraturan peperiksaan sepanjang
peperiksaan berlangsung.
22. Melapor kepada Ketua Pengawas jika pelajar tidak patuh
peraturan.
23. Mengembalikan semua keperluan kepada JKPep.
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.UiTM.FSKM(O).10
NO. KELUARAN : 06
PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA
: 15/09/2016
MUKA SURAT : 10
FAKULTI
SAINS
KOMPUTER
DAN
MATEMATIK
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
Pembantu Pengawas Peperiksaan
24. Melapor diri dengan menandatangani buku rekod kehadiran
pengawasan di bilik operasi peperiksaan.
25. Rujuk senarai tugas daripada BPA.
7. REKOD KUALITI
Bil. Jenis Rekod Lokasi Simpanan Tempoh Simpanan
1. Fail Penyediaan Bilik Peperiksaan
[600-FSKM(AKA.2/2/7)]
Pejabat Pengurusan
Akademik, FSKM 1 Tahun
2. Jadual Waktu
Pengawasan [600-
FSKM(AKA.2/4/3)]
Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM
1 Tahun
3. Borang Pertukaran Jadual
Pengawasan
[FSKM/AKA/EXAM/BPPP- 2010]
Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM
1 Tahun
4. Fail Jadual Waktu Peperiksaan
[600-FSKM(AKA.2/4)]
Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM
1 Tahun
5.
Fail Laporan Perjalanan Peperiksaan /
Kehadiran Pengawas Peperiksaan
[600-FSKM(AKA.2/4/2)]
Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM 1 Tahun
6. Fail Pengambilan Kertas Soalan
[600-FSKM(AKA.2/4/4)]
Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM
1 Tahun
7.
Fail Penyerahan dan Penerimaan Skrip
Jawapan [600-FSKM(AKA.2/4/7)]
Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM 1 Tahun
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.UiTM.FSKM(O).10
NO. KELUARAN : 06
PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA
: 15/09/2016
MUKA SURAT : 11
FAKULTI
SAINS
KOMPUTER
DAN
MATEMATIK
8. LAMPIRAN
8.1 Carta Alir Prosedur Pengendalian Peperiksaan Akhir - Lampiran 1
8.2 Contoh Jadual Waktu Peperiksaan - Lampiran 2
8.3 Contoh Rekod kehadiran Pengawas Peperiksaan 3-2/UHEP/HEA/UiTM-CS
- Lampiran 3
8.4 Contoh Borang Pertukaran Jadual Pengawasan - Lampiran 4
8.5 Contoh Borang Laporan Ketua Pengawas (BPA(KS) DS Akt 08-04)
- Lampiran 5
8.6 Contoh Borang Laporan Perkara Luar Biasa Semasa
Peperiksaan
FSKM/AKA.PEP/LPLB00_2010
- Lampiran 6
8.7 Contoh Borang Penyerahan Kertas Soalan FSKM Kepada
Ketua Pengawas Peperiksaan
BHEPep (KS) DS Akt.03-08-03 (Semakan C)
- Lampiran 7
8.8 Contoh Borang Penyerahan, Pemulangan Skrip Jawapan Pelajar dan Penyerahan LE/Rawscore 8-2/UHEP/HEA/UiTM-CS
- Lampiran 8
8.9 Contoh Senarai Semak Keperluan Dan Peralatan Peperiksaan 17-2(UHEP/HEA/UITM-CS
- Lampiran 9
8.10 Contoh Arahan Kepada Calon - Lampiran 10
8.11 Contoh Slip Kedatangan Peperiksaan (BP 89-14)(Pindaan 2007)
- Lampiran 11
LAMPIRAN 1
Carta Alir Prosedur Pengendalian Peperiksaan Akhir
Orang yang bertanggungjawab
Aliran kerja Proses Kerja Rekod/AP/PA
Mula
PPK(A) Sediakan bilik –bilik peperiksaan
Jadual Waktu Peperiksaan
P(JKPep) Ambil kertas soalan & skema jawapan daripada Bahagian Peperiksaan
Ketua pengawas/ pengawas
Lapor diri di bilik operasi peperiksaan
Borang Kehadiran Pengawas Peperiksaan
Ketua pengawas Ambil kertas soalan dari bilik operasi peperiksaan ke bilik peperiksaan.
Borang Pengambilan Kertas Soalan
Pengawas Bawa buku jawapan dan keperluan peperiksaan lain dan edarkan di atas meja calon.
Ketua pengawas
Arah semua pelajar masuk bilik peperiksaan dan pastikan pelajar duduk di tempat yang diarahkan.
Baca peraturan peperiksaan dan arah peperiksaan bermula.
Arahan Kepada Calon
Jika terdapat sebarang ralat pada kertas soalan, AJK peperiksaan perlu maklumkan kepada dekan.
Dekan Dekan akan memaklumkan kepada pensyarah berkenaan untuk abaikan soalan tersebut
A
Orang yang bertanggungjawab
Aliran kerja Proses Kerja Rekod/AP/PA
Pengawas
Semak slip peperiksaan, sah identiti pelajar dan kutip slip kedatangan
Penyata Kelayakan Menduduki Peperiksaan dan Slip Kedatangan Peperiksaan (BP 89-14)
Awasi dan pastikan peperiksaan berjalan dengan lancar.
Pastikan pelajar mematuhi peraturan peperiksaan.
Lapor kepada Ketua Pengawas jika pelajar tidak patuh peraturan
Ketua pengawas Sedia laporan bertulis mengenai ketidakpatuhan pelajar (jika ada)
Borang Laporan Ketua Pengawas (BP (KS) DS Akt-08-04)
Beri arahan berhenti menulis apabila masa peperiksaan tamat.
Ketua pengawas / Pengawas
Kumpul skrip jawapan dan keperluan peperiksaan.
Kira bilangan skrip jawapan
Pastikan skrip jawapan sama dengan jumlah calon yang hadir.
Senarai Maklumat Peperiksaan
Ketua pengawas Arah pelajar keluar dari bilik peperiksaan dengan tertib
B
A
Orang yang bertanggungjawab
Aliran kerja Proses Kerja Rekod/AP/PA
Ketua pengawas
Serahkan skrip jawapan kepada Jawatankuasa Peperiksaan
Sediakan laporan kepada jawatankuasa peperiksaan fakulti.
Rekodkan penyerahan skrip
Borang Penyerahan dan Penerimaan Skrip Jawapan
Pengawas Kembalikan keperluan dan kertas soalan yang lebih kepada Jawatankuasa peperiksaan
JKPep
Satukan kertas soalan, skema jawapan dan skrip jawapan.
P(JKPep)
Hantar laporan kepada pejabat Dekan
Borang Laporan Peperiksaan Akhir
Selesai
B