Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

download Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

of 109

Transcript of Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    1/109

    PEKELILING PERKHIDMATANBILANGAN 5 TAHUN 2007

    PANDUANPENGURUSAN PEJABAT

    PEKELILING PERKHIDMATANBILANGAN 5 TAHUN 2007

    PANDUANPENGURUSAN PEJABAT

    KERAJAAN MALAYSIAKERAJAAN MALAYSIA

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    2/109

    Bertujuan menguatkuasakan pemakaianPanduan Pengurusan Pejabat bagimenggantikan Arahan Perkhidmatan yangsedang berkuat kuasa. PekelilingPerkhidmatan ini diharap dapat membantu

    agensi awam melaksanakan urusanpentadbiran pejabat dengan lebih cekap,teratur dan berkesan .

    Bertujuan menguatkuasakan pemakaianPanduan Pengurusan Pejabat bagimenggantikan Arahan Perkhidmatan yangsedang berkuat kuasa. PekelilingPerkhidmatan ini diharap dapat membantu

    agensi awam melaksanakan urusanpentadbiran pejabat dengan lebih cekap,teratur dan berkesan .

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    3/109

    Rasional kepada pengeluaran PanduanPengurusan Pejabat

    i. memasukkan dasar baru sesuai denganperubahan dan perkembanganpersekitaran dan teknologi terkini;

    ii. memberi penjelasan mengenai sesuatuperaturan dengan lebih tersusun dari segipenggunaan bahasa, maksud dan isi

    kandungan; dan

    iii. memberi penekanan terhadap kepentingansistem penyampaian perkhidmatan dan

    integriti dalam perkhidmatan awam.

    Rasional kepada pengeluaran PanduanPengurusan Pejabat

    i. memasukkan dasar baru sesuai denganperubahan dan perkembanganpersekitaran dan teknologi terkini;

    ii. memberi penjelasan mengenai sesuatuperaturan dengan lebih tersusun dari segipenggunaan bahasa, maksud dan isi

    kandungan; dan

    iii. memberi penekanan terhadap kepentingansistem penyampaian perkhidmatan dan

    integriti dalam perkhidmatan awam.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    4/109

    Digunakan sebagai panduan dalamurusan pentadbiran yang meliputiaspek urusan pentadbiran,dokumen, barang kelengkapan

    jabatan, perhubungan dan perkaraberkaitan dengan perkhidmatan,sesebuah jabatan atau pejabat.

    LATAR BELAKANGLATAR BELAKANG

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    5/109

    Bahagian I

    Pengurusan Am Pejabat

    Bahagian I

    Pengurusan Am Pejabat

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    6/109

    M enjelaskan tanggungjawab Ketua Jabatandalam pengurusan pejabat yang meliputipenyemakan fungsi jabatan, penilaianaktiviti dan senarai tugas, kebersihan dankeselamatan ruang pejabat.

    Peruntukan baru dalam Bahagian ini adalahpenekanan kepada pematuhan undang-undang, kemudahan komunikasi danprogram kebajikan.

    M enjelaskan tanggungjawab Ketua Jabatandalam pengurusan pejabat yang meliputipenyemakan fungsi jabatan, penilaianaktiviti dan senarai tugas, kebersihan dankeselamatan ruang pejabat.

    Peruntukan baru dalam Bahagian ini adalahpenekanan kepada pematuhan undang-undang, kemudahan komunikasi danprogram kebajikan.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    7/109

    Tanggungjawab Ketua Jabatan

    K etua Jabatan hendaklah mentadbir agensimasing-masing dengan cekap dan berkesandengan memberikan tumpuan dan keutamaan

    khususnya kepada aspek :

    Tanggungjawab Ketua Jabatan

    K etua Jabatan hendaklah mentadbir agensimasing-masing dengan cekap dan berkesandengan memberikan tumpuan dan keutamaan

    khususnya kepada aspek :a) M enyedia dan mempamerkan Visi, M isi,

    Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam Pelanggandan carta organisasi peringkat jabatan,bahagian, cawangan dan seterusnya sehinggake peringkat struktur organisasi yang lebihrendah, mengikut kesesuaian;

    a) M enyedia dan mempamerkan Visi, M isi,Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam Pelanggandan carta organisasi peringkat jabatan,bahagian, cawangan dan seterusnya sehinggake peringkat struktur organisasi yang lebihrendah, mengikut kesesuaian;

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    8/109

    S ediakan dan maklumkan OBJEKTIFJABATAN kepada semua anggota dan

    jelaskan tanggungjawab masing-masing.

    Beri bimbingan / latihan kepada anggota.Beri bimbingan / latihan kepada anggota.S elaraskan aktiviti kerja.S ediakan panduan kerja.Pembahagian kerja dan penurunankuasa.Hubungan baik dan suasana kerja yangbaik.

    S elaraskan aktiviti kerja.S ediakan panduan kerja.Pembahagian kerja dan penurunankuasa.Hubungan baik dan suasana kerja yangbaik.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    9/109

    Berikan senarai tugas secara bertulis

    dan kemaskinikan apabila berlaku:-

    Berikan senarai tugas secara bertulis

    dan kemaskinikan apabila berlaku:-

    - Pertukaran objektif;

    - Penyusunan organisasi;

    - Pengurangan atau penambahan fungsi jabatan atau anggota atau berlakuperubahan sistem atau cara kerja.

    - Pertukaran objektif;

    - Penyusunan organisasi;

    - Pengurangan atau penambahan fungsi jabatan atau anggota atau berlakuperubahan sistem atau cara kerja.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    10/109

    S emak fungsi dan aktiviti

    Jabatan , jika perlu

    S emak fungsi dan aktiviti

    Jabatan , jika perluS usun semula unit/cawangan;U bah strategi kerja;U bah pembahagian tugas;U bah cara kawalan;R ingkas dan permudahkan kerja;Bekalkan peralatan pejabat yang sesuai;D apatkan khidmat nasihat atau bantuan

    dari agensi lain;Pupuk semangat kerjasama;

    Adakan pegawai latihan; dan Adakan pusingan kerja.

    S usun semula unit/cawangan;U bah strategi kerja;U bah pembahagian tugas;U bah cara kawalan;R ingkas dan permudahkan kerja;Bekalkan peralatan pejabat yang sesuai;D apatkan khidmat nasihat atau bantuan

    dari agensi lain;Pupuk semangat kerjasama;

    Adakan pegawai latihan; dan Adakan pusingan kerja.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    11/109

    b) Memastikan semua pegawai memahami danmenghayati Visi, Misi, Objektif, Fungsi, S logan Q,Piagam Pelanggan Jabatan dan tanggungjawabpegawai terutama kepada mereka yang baruditempatkan di jabatan itu;

    b) Memastikan semua pegawai memahami danmenghayati Visi, Misi, Objektif, Fungsi, S logan Q,Piagam Pelanggan Jabatan dan tanggungjawabpegawai terutama kepada mereka yang baruditempatkan di jabatan itu;

    c) Menyediakan S asaran K erja Tahunan ( SK T) jabatan

    dan memastikan setiap pegawai mempunyaiSK

    Tmasing-masing;

    c) Menyediakan S asaran K erja Tahunan ( SK T) jabatan

    dan memastikan setiap pegawai mempunyaiSK

    Tmasing-masing;

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    12/109

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    13/109

    e) mengutamakan penggunaan teknologi maklumatdan komunikasi (ICT) di dalam pengurusanpejabat;

    f) menggalakkan perhubungan yang sihat di antarapegawai dan menyediakan suasana bekerja yangharmonis;

    g) menggunakan aplikasi psikologi dalampengurusan sumber manusia jabatan;

    e) mengutamakan penggunaan teknologi maklumatdan komunikasi (ICT) di dalam pengurusanpejabat;

    f) menggalakkan perhubungan yang sihat di antarapegawai dan menyediakan suasana bekerja yangharmonis;

    g) menggunakan aplikasi psikologi dalampengurusan sumber manusia jabatan;

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    14/109

    h) Menyedia dan melaksanakan program kualiti jabatan;

    dan

    i) mewujud dan memperkukuhkan mekanismekerjasama antara sektor awam dan swasta.

    h) Menyedia dan melaksanakan program kualiti jabatan;

    dan

    i) mewujud dan memperkukuhkan mekanismekerjasama antara sektor awam dan swasta.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    15/109

    BAHAGIAN II

    PENTADBIRANSU M BER M ANUSIA

    BAHAGIAN II

    PENTADBIRANSU M BER M ANUSIA

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    16/109

    Rekod Perkhidmatan Pegawai

    M enentukan maklumat perkhidmatan pegawaidi bawah penyeliaannya direkodkan dengan teratur,lengkap dan terkini.

    M aklumat pegawai hendaklah direkodkan denganmenggunakan kemudahan komputer atau di dalambuku yang disediakan khas untuk tujuan tersebut.Jika maklumat pegawai direkodkan secara manual,catatannya hendaklah menggunakan dakwat kekal.

    Rekod Perkhidmatan Pegawai

    M enentukan maklumat perkhidmatan pegawaidi bawah penyeliaannya direkodkan dengan teratur,lengkap dan terkini.

    M aklumat pegawai hendaklah direkodkan denganmenggunakan kemudahan komputer atau di dalambuku yang disediakan khas untuk tujuan tersebut.Jika maklumat pegawai direkodkan secara manual,catatannya hendaklah menggunakan dakwat kekal.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    17/109

    Kenyataan Perkhidmatan

    Merupakan dokumen sejarah perkhidmatanseseorang Anggota Perkhidmatan Awam dari mulaia dilantik sehinggalah kepada peringkat ia

    mencapai umur persaraan atau ditamatkanperkhidmatannya.

    S etiap peristiwa / perubahan yang berlaku akan

    dicatatkan dalam buku berkenaan.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    18/109

    Rekod Perkhidmatan terbahagi kepadaempat (4) bahagian:-

    1. Butir-butir peribadi

    a) Namab) No: K ad Pengenalanc) No. Fail Jabatand) Tarikh dan tempat lahir e) No: Fail caruman kumpulan wangf) Nama dan alamat warisg) K elayakan akademik dan ikhtisas

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    19/109

    2 . Kenyataan Perkhidmatan

    a) Namab) Tarikh lahir c) Tarikh lantikan pertamad) Jawatan sekarang

    e) Tarikh lantikan jawatan sekarangf) Tarikh sah jawatang) Jabatan sekarangh) S urat kuasa

    i) Butir-butir perubahan j) Tarikh kuat kuasak) Gaji atau elaun layakl) K eputusan pemeriksaan perubatan

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    20/109

    2 . Kenyataan Perkhidmatan

    m) Pengisytiharan hartan) Aku Janjio) K eputusan peperiksaan yang pernah

    didudukip) Opsyen perkhidmatanq) K ursus-kursus yang pernah dihadirir) Anugerah perkhidmatan yang diterima

    s) Cuti Tanpa gaji yang pernah diluluskant) Cuti belajar yang pernah diluluskanu) Tindakan tatatertib yang pernah dikenakan

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    21/109

    Maklumat yang perlu direkodkan hendaklahdicatatkan dengan segera.

    S ekiranya catatan dibuat dengan komputer, segalaperaturan yang ditetapkan hendaklah dipatuhi.

    Catatan yang dibuat secara manual oleh pegawaibertugas hendaklah ditandatangani oleh pegawaiyang diberi kuasa beserta cop jabatan. U ntukmembolehkan catatan sentiasa terkini, rekodperkhidmatan boleh disimpan di lokasi pegawaiberkhidmat;

    Maklumat yang perlu direkodkan hendaklahdicatatkan dengan segera.

    S ekiranya catatan dibuat dengan komputer, segalaperaturan yang ditetapkan hendaklah dipatuhi.

    Catatan yang dibuat secara manual oleh pegawaibertugas hendaklah ditandatangani oleh pegawaiyang diberi kuasa beserta cop jabatan. U ntukmembolehkan catatan sentiasa terkini, rekodperkhidmatan boleh disimpan di lokasi pegawaiberkhidmat;

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    22/109

    3 . Kenyataan Cuti -

    S emua jenis cuti yang pernah diluluskan sepanjangperkhidmatannya:

    C uti sakitC uti tanpa gajiC uti separuh gajiC uti belajar C uti bersalin

    C uti hajiC uti rehatC uti sambilan / rehat khasC uti tanpa rekod dll.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    23/109

    4 . Lembaran Kelakuan

    a) Anugerah-anugerah yang diterimab) K urniaan yang diterima

    c) K eputusan tatatertib yang dihadapkan

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    24/109

    Rekod perkhidmatan pegawaiadalah bertaraf SULIT.

    Walau bagaimanapun pegawaiboleh melihat rekodnya sendiri

    dengan kebenaran pegawaipenyelia rekod.

    Rekod perkhidmatan pegawaiadalah bertaraf SULIT.

    Walau bagaimanapun pegawaiboleh melihat rekodnya sendiri

    dengan kebenaran pegawaipenyelia rekod.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    25/109

    Rekod Kehadiran -

    Setiap jabatan hendaklah menyelenggararekod kehadiran pegawai. Setiap pegawaibertanggungjawab untuk merekodkanwaktu mereka sampai dan waktu merekameninggalkan pejabat / tempat bertugas.

    Setiap kaedah yang diguna pakaihendaklah mampu memantau kehadiranpegawai dengan berkesan.

    Rekod Kehadiran -

    Setiap jabatan hendaklah menyelenggararekod kehadiran pegawai. Setiap pegawaibertanggungjawab untuk merekodkanwaktu mereka sampai dan waktu merekameninggalkan pejabat / tempat bertugas.

    Setiap kaedah yang diguna pakaihendaklah mampu memantau kehadiranpegawai dengan berkesan.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    26/109

    Penilaian Prestasi

    M erupakan sebahagian daripada sistempengurusan personel yang digunakan untukmembantu setiap pegawai meningkatkanprestasi kerja masing-masing.

    Sebaliknya jika penilaian prestasi seseorangpegawai tidak diuruskan dengan sistematik,ia boleh memberi kesan negatif kepadaprestasi pegawai yang berkenaan. KetuaJabatan perlu memastikan penilaianprestasi pegawai disediakan mengikut

    prosedur yang ditetapkan.

    Penilaian Prestasi

    M erupakan sebahagian daripada sistempengurusan personel yang digunakan untukmembantu setiap pegawai meningkatkanprestasi kerja masing-masing.

    Sebaliknya jika penilaian prestasi seseorangpegawai tidak diuruskan dengan sistematik,ia boleh memberi kesan negatif kepadaprestasi pegawai yang berkenaan. KetuaJabatan perlu memastikan penilaianprestasi pegawai disediakan mengikut

    prosedur yang ditetapkan.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    27/109

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    28/109

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    29/109

    Objektif, adil, telus, teratur dan beterusan;Berasaskan aspek dan kriteria yangditetapkan;Menggunakan skala penilaian yang

    ditetapkan;Tanpa dipengaruhi prestasi tahunsebelumnya;Tidak pilih kasih;

    Tidak terlalu murah hati atau sebaliknya.

    Objektif, adil, telus, teratur dan beterusan;Berasaskan aspek dan kriteria yangditetapkan;Menggunakan skala penilaian yang

    ditetapkan;Tanpa dipengaruhi prestasi tahunsebelumnya;Tidak pilih kasih;

    Tidak terlalu murah hati atau sebaliknya.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    30/109

    E kspektasi pegawai penilai terhadap pegawai yangdinilai dari segi tahap prestasi yang perlu dicapaihendaklah dimaklumkan kepada pegawai yang dinilaidengan jelas;

    E kspektasi pegawai penilai terhadap pegawai yangdinilai dari segi tahap prestasi yang perlu dicapaihendaklah dimaklumkan kepada pegawai yang dinilaidengan jelas;

    Pegawai penilai hendaklah memberi peluang danbersedia mendengar pandangan yang diberikan olehpegawai yang dinilai berkaitan dengan prestasinya;

    Pegawai penilai hendaklah memberi peluang danbersedia mendengar pandangan yang diberikan olehpegawai yang dinilai berkaitan dengan prestasinya;

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    31/109

    Pegawai penilai tidak menggunakan penilaianprestasi sebagai instrumen untuk menekan ataumengugut seseorang pegawai yang dinilai.

    Penilaian prestasi sepatutnya dijadikan sebagai suatu

    mekanisme untuk meningkatkan motivasi danprestasi pegawai.

    Pegawai penilai tidak menggunakan penilaianprestasi sebagai instrumen untuk menekan ataumengugut seseorang pegawai yang dinilai.

    Penilaian prestasi sepatutnya dijadikan sebagai suatu

    mekanisme untuk meningkatkan motivasi danprestasi pegawai.

    dan

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    32/109

    Pemupukan Budaya Kerja Positif -Pemupukan Budaya Kerja Positif -

    (a) Mewujud dan memupuk semangat bekerjasebagai satu pasukan;

    (b) Memiliki dan menampilkan ciri kepimpinan yangbaik dan berkesan;

    (c) Memberi tunjuk ajar, kaunseling dan bimbingan

    (mentoring and coaching);

    (a) Mewujud dan memupuk semangat bekerjasebagai satu pasukan;

    (b) Memiliki dan menampilkan ciri kepimpinan yangbaik dan berkesan;

    (c) Memberi tunjuk ajar, kaunseling dan bimbingan

    (mentoring and coaching);

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    33/109

    (d) Memberi tanggungjawab dan kepercayaankepada pegawai bagi melaksanakan tugasyang telah diamanahkan; dan

    (e) Memberi pengiktirafan dan penghargaankepada pegawai yang telah memberisumbangan kepada organisasi, K erajaan dannegara.

    (d) Memberi tanggungjawab dan kepercayaankepada pegawai bagi melaksanakan tugasyang telah diamanahkan; dan

    (e) Memberi pengiktirafan dan penghargaankepada pegawai yang telah memberisumbangan kepada organisasi, K erajaan dannegara.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    34/109

    Pembangunan M odal InsanPembangunan M odal Insan(a) merancang dan mengelola program latihan yang

    sesuai di dalam dan di luar jabatan;

    (b) membantu menyediakan laluan kerjaya (career path)dan perancangan pelan penggantian (succession plan) ;

    (c) merancang dan melaksanakan pusingan kerjamengikut tempoh yang sesuai dalam pelbagai bidang;dan

    (d) memberi pendedahan yang bersesuaian kepadapegawai bagi mendapatkan pengetahuan danpengalaman kerja di organisasi yang lain iaitutermasuk agensi swasta, agensi antarabangsa dan

    negara asing.

    (a) merancang dan mengelola program latihan yang

    sesuai di dalam dan di luar jabatan;

    (b) membantu menyediakan laluan kerjaya (career path)dan perancangan pelan penggantian (succession plan) ;

    (c) merancang dan melaksanakan pusingan kerjamengikut tempoh yang sesuai dalam pelbagai bidang;dan

    (d) memberi pendedahan yang bersesuaian kepadapegawai bagi mendapatkan pengetahuan danpengalaman kerja di organisasi yang lain iaitutermasuk agensi swasta, agensi antarabangsa dan

    negara asing.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    35/109

    S ijil Penghargaan

    Pegawai tetap yang telah menyumbangkanperkhidmatan yang baik secara berterusan tidak kurangdaripada 15 tahun hendaklah diberi S ijil Penghargaansekiranya mereka telah menamat atau ditamatkanperkhidmatan.

    S ijil Penghargaan

    Pegawai tetap yang telah menyumbangkanperkhidmatan yang baik secara berterusan tidak kurangdaripada 15 tahun hendaklah diberi S ijil Penghargaansekiranya mereka telah menamat atau ditamatkanperkhidmatan.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    36/109

    PewartaanS emua pelantikan dan kenaikan pangkat pegawaidalam K umpulan Pengurusan Tertinggi dan pegawai

    yang dilantik atau dinaikkan pangkat ke jawatanK

    etuaJabatan di peringkat negeri dan ke atas hendaklahdisiarkan dalam Warta K erajaan, tanpa mengirakumpulan atau gred jawatan berkenaan, tindakanmenyiarkan dalam Warta K erajaan hendaklahdiuruskan tanpa sebarang pengecualian.

    PewartaanS emua pelantikan dan kenaikan pangkat pegawaidalam K umpulan Pengurusan Tertinggi dan pegawai

    yang dilantik atau dinaikkan pangkat ke jawatanK

    etuaJabatan di peringkat negeri dan ke atas hendaklahdisiarkan dalam Warta K erajaan, tanpa mengirakumpulan atau gred jawatan berkenaan, tindakanmenyiarkan dalam Warta K erajaan hendaklahdiuruskan tanpa sebarang pengecualian.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    37/109

    BAHAGIAN III

    KEPERIBADIAN DANKETERA M PILAN

    BAHAGIAN III

    KEPERIBADIAN DANKETERA M PILAN

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    38/109

    Keperibadian

    S etiap pegawai awam hendaklah sentiasa menjagadan memelihara penampilan diri, cara berpakaian, carabekerja, tatakelakuan, disiplin dan adab sopan samaada semasa menjalankan tugas atau di luar masabertugas.

    Keperibadian

    S etiap pegawai awam hendaklah sentiasa menjagadan memelihara penampilan diri, cara berpakaian, carabekerja, tatakelakuan, disiplin dan adab sopan samaada semasa menjalankan tugas atau di luar masabertugas.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    39/109

    Pegawai awam hendaklah memiliki keperibadianunggul yang dizahirkan melalui sikap dan tatakelakuanyang berasaskan nilai-nilai murni.

    D i samping itu, pegawai juga dikehendaki memiliki professional competency pada tahap yang tinggi seperticekap, mahir, intelektual, produktif, result oriented ,inovatif, berwawasan, pintar dan kreatif.

    Pegawai awam hendaklah memiliki keperibadianunggul yang dizahirkan melalui sikap dan tatakelakuanyang berasaskan nilai-nilai murni.

    D i samping itu, pegawai juga dikehendaki memiliki professional competency pada tahap yang tinggi seperticekap, mahir, intelektual, produktif, result oriented ,inovatif, berwawasan, pintar dan kreatif.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    40/109

    Ketua Jabatan

    hendaklah memastikansemua pegawai menghayatinilai-nilai murni untuk

    meningkatkan keutuhan jabatan

    Ketua Jabatan

    hendaklah memastikansemua pegawai menghayatinilai-nilai murni untuk

    meningkatkan keutuhan jabatan

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    41/109

    Berintegriti

    (i) Mempunyai kualiti diri dan berpegang kuatkepada prinsip moral yang baik;

    (ii) Bertindak selaras dengan nilai- nilai yang baikwalaupun dalam keadaan yang sukar;

    (iii) Bertindak secara konsisten untuk

    menegakkan kebenaran dan mengotakanapa yang dikata;

    Berintegriti

    (i) Mempunyai kualiti diri dan berpegang kuatkepada prinsip moral yang baik;

    (ii) Bertindak selaras dengan nilai- nilai yang baikwalaupun dalam keadaan yang sukar;

    (iii) Bertindak secara konsisten untuk

    menegakkan kebenaran dan mengotakanapa yang dikata;

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    42/109

    (iv) Bersifat terbuka dan terus terang dalammenyampai dan menerima cadangan, ideadan teguran;

    dan

    (v) Berupaya menjadikan diri dihormati keranatindakan yang dilakukan adalah berasaskankepada nilai murni.

    (iv) Bersifat terbuka dan terus terang dalammenyampai dan menerima cadangan, ideadan teguran;

    dan

    (v) Berupaya menjadikan diri dihormati keranatindakan yang dilakukan adalah berasaskankepada nilai murni.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    43/109

    Berkebolehan untuk mengawal emosi

    (i) Mempunyai kesabaran yang tinggi dankebolehan mengawal emosi di dalamsuasana kerja terutamanya suasana yangterdesak dan tertekan;

    dan

    (ii) S entiasa tenang dan berhemah walaupundi dalam keadaan kerja yang sangatmencabar.

    Berkebolehan untuk mengawal emosi

    (i) Mempunyai kesabaran yang tinggi dankebolehan mengawal emosi di dalamsuasana kerja terutamanya suasana yangterdesak dan tertekan;

    dan

    (ii) S entiasa tenang dan berhemah walaupundi dalam keadaan kerja yang sangatmencabar.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    44/109

    Berkebolehan untuk bertindak secara

    bijaksana dan berhemah(i) boleh menganalisis dan menjangka

    implikasi yang berlaku bagi setiap tindakanyang diambil; dan

    (ii) mempunyai sifat berhati-hati memastikantindakan diambil dan dilaksanakan denganbijaksana tanpa menimbulkan suasanayang tidak sihat di dalam organisasi danantara organisasi atau tanggapan yangburuk oleh pihak yang terlibat.

    Berkebolehan untuk bertindak secara

    bijaksana dan berhemah(i) boleh menganalisis dan menjangka

    implikasi yang berlaku bagi setiap tindakanyang diambil; dan

    (ii) mempunyai sifat berhati-hati memastikantindakan diambil dan dilaksanakan denganbijaksana tanpa menimbulkan suasanayang tidak sihat di dalam organisasi danantara organisasi atau tanggapan yangburuk oleh pihak yang terlibat.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    45/109

    M empunyai pendekatan yang fleksibel tetapi

    tegas

    (i) Tidak rigid tetapi tegas dalam membentukdan melaksanakan dasar atau peraturan;

    (ii) Mengambil kira keperluankeperluanbaru dan bersikap fleksibel dalammencari penyelesaian supayapelaksanaan dasar dan peraturandisesuaikan mengikut perubahan yangberlaku; dan

    (iii) Berfikiran terbuka dan boleh menganjakparadigma serta tidak terikat denganperaturan dan kaedah yang sudah tidaksesuai.

    M empunyai pendekatan yang fleksibel tetapi

    tegas

    (i) Tidak rigid tetapi tegas dalam membentukdan melaksanakan dasar atau peraturan;

    (ii) Mengambil kira keperluankeperluanbaru dan bersikap fleksibel dalammencari penyelesaian supayapelaksanaan dasar dan peraturandisesuaikan mengikut perubahan yangberlaku; dan

    (iii) Berfikiran terbuka dan boleh menganjakparadigma serta tidak terikat denganperaturan dan kaedah yang sudah tidaksesuai.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    46/109

    M empunyai keazaman dan kegigihan

    (i) Mempunyai keazaman, tidak mudah putusasa serta sanggup berkorban masa dantenaga bagi memastikan rancangan dan

    tugas dilaksanakan seperti manadijadualkan demi mencapai matlamatorganisasi; dan

    (ii) Berupaya menggunakan strategi dankaedah lain yang bersesuaian melaluiinisiatif sendiri seperti mendapatkansokongan pihak-pihak tertentu untukmemastikan objektif organisasi dapatdicapai.

    M empunyai keazaman dan kegigihan

    (i) Mempunyai keazaman, tidak mudah putusasa serta sanggup berkorban masa dantenaga bagi memastikan rancangan dan

    tugas dilaksanakan seperti manadijadualkan demi mencapai matlamatorganisasi; dan

    (ii) Berupaya menggunakan strategi dankaedah lain yang bersesuaian melaluiinisiatif sendiri seperti mendapatkansokongan pihak-pihak tertentu untukmemastikan objektif organisasi dapatdicapai.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    47/109

    M empunyai sifat-sifat amanah, jujur dankebolehpercayaan -

    (i) amanah, jujur dan ikhlas dalammelaksanakan tugas dan mempunyai ciriyang sesuai untuk diberi tanggungjawab

    yang melibatkan kepentingan organisasidan kepentingan awam;

    (i) amanah, jujur dan ikhlas dalammelaksanakan tugas dan mempunyai ciriyang sesuai untuk diberi tanggungjawab

    yang melibatkan kepentingan organisasidan kepentingan awam;

    (ii) Boleh dipercayai untuk menjalankandengan penuh dedikasi.

    (ii) Boleh dipercayai untuk menjalankandengan penuh dedikasi.

    dandan

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    48/109

    Bersedia berkhidmat untukkepentingan awam dan negara

    S entiasa bertanggungjawab dan bersedia untukmembantu atau memberikan perkhidmatan yangsebaik mungkin untuk kepentingan awam dan negara

    melebihi daripada kepentingan peribadi.

    Bersedia berkhidmat untukkepentingan awam dan negara

    S entiasa bertanggungjawab dan bersedia untukmembantu atau memberikan perkhidmatan yangsebaik mungkin untuk kepentingan awam dan negara

    melebihi daripada kepentingan peribadi.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    49/109

    M empunyai sifat keberanian dan sanggup

    menerima cabaran(i) Boleh mengemukakan pandangan secara

    berani tetapi secara bertanggungjawab dan

    berhemah;(ii) S anggup menyahut cabaran untukmemajukan diri dan organisasi;dan

    (iii) Mempunyai semangat dan keupayaan untukmelaksanakan tugas yang mencabar dansanggup mengambil risiko dalammelaksanakannya.

    M empunyai sifat keberanian dan sanggup

    menerima cabaran(i) Boleh mengemukakan pandangan secara

    berani tetapi secara bertanggungjawab dan

    berhemah;(ii) S anggup menyahut cabaran untukmemajukan diri dan organisasi;dan

    (iii) Mempunyai semangat dan keupayaan untukmelaksanakan tugas yang mencabar dansanggup mengambil risiko dalammelaksanakannya.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    50/109

    Berpegang teguh kepada prinsip-prinsip akauntabiliti

    Bertanggungjawab terhadap sesuatu tugas yangdiamanahkan.

    Berpegang teguh kepada prinsip-prinsip akauntabiliti

    Bertanggungjawab terhadap sesuatu tugas yangdiamanahkan.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    51/109

    Berfikiran Positif

    (i) Mempunyai keyakinan dan percayasesuatu perkara itu boleh dilaksanakanwalaupun dalam suasana dan keadaanyang sukar;

    (ii) S entiasa percaya setiap isu atau masalahmempunyai jalan penyelesaian;

    dan

    (iii) S entiasa menganggap sesuatu yangnegatif itu boleh diperbaiki atauditerjemahkan kepada sesuatu yang

    bernilai positif.

    Berfikiran Positif

    (i) Mempunyai keyakinan dan percayasesuatu perkara itu boleh dilaksanakanwalaupun dalam suasana dan keadaanyang sukar;

    (ii) S entiasa percaya setiap isu atau masalahmempunyai jalan penyelesaian;

    dan

    (iii) S entiasa menganggap sesuatu yangnegatif itu boleh diperbaiki atauditerjemahkan kepada sesuatu yang

    bernilai positif.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    52/109

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    53/109

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    54/109

    Tatakelakuan

    Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diridengan mematuhi Aku Janji dan tatakelakuanyang ditetapkan.

    Tatakelakuan

    Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diridengan mematuhi Aku Janji dan tatakelakuanyang ditetapkan.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    55/109

    PAKAIAN

    Pegawai hendaklah sentiasa memakai pakaian yangkemas dan sesuai semasa bertugas denganmematuhi peraturan pakaian yang ditetapkan

    termasuk pegawai yang dikehendaki memakaipakaian seragam.

    PAKAIAN

    Pegawai hendaklah sentiasa memakai pakaian yangkemas dan sesuai semasa bertugas denganmematuhi peraturan pakaian yang ditetapkan

    termasuk pegawai yang dikehendaki memakaipakaian seragam.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    56/109

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    57/109

    Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.6/1985

    Pekeliling Perkhidmatan Bil.2/1985Pekeliling Perkhidmatan Bil.2/2005Pekeliling Perkhidmatan Bil.4/2005Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.1/2006

    Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.7/2001Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.13/1969

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    58/109

    Tanda Nama

    Jabatan hendaklah menyediakantanda nama kepada semuapegawai.

    Pegawai hendaklah memakai tandanama yang disediakan oleh jabatansepanjang masa bekerja.

    Tanda Nama

    Jabatan hendaklah menyediakantanda nama kepada semuapegawai.

    Pegawai hendaklah memakai tandanama yang disediakan oleh jabatansepanjang masa bekerja.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    59/109

    AZMI

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    60/109

    S urat Pekeliling AmBilangan 8 Tahun 1983

    C orak tanda nama

    huruf warna putih

    latar belakang hitam

    satu nama sahaja

    semat dibaju di dada sebelah kiri

    tidak memakainya dianggap sebagai

    ingkar perintahtidak memakainya dianggap sebagai

    ingkar perintah

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    61/109

    BAHAGIAN IV

    PENGURUSANPERHUBUNGAN PELANGGAN

    BAHAGIAN IV

    PENGURUSANPERHUBUNGAN PELANGGAN

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    62/109

    M engutamakan Pelanggan

    Memberi penekanan terhadap kepentingan

    perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan seperti:

    (a) Memberi layanan yang mesra dan adil kepadapelanggan;

    (b) Mewujudkan pejabat perkhidmatan pelanggan;

    M engutamakan Pelanggan

    Memberi penekanan terhadap kepentingan

    perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan seperti:

    (a) Memberi layanan yang mesra dan adil kepadapelanggan;

    (b) Mewujudkan pejabat perkhidmatan pelanggan;

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    63/109

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    64/109

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    65/109

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    66/109

    Piagam Pelanggan

    K etua Jabatan hendaklah menggubal piagampelanggan jabatan berdasarkan penyampaianperkhidmatan atau produk kepada pelanggan.

    Piagam pelanggan yang dikeluarkan hendaklah jelas,senang disebar, kebolehpercayaan, praktikal, khususdan boleh ditambahbaik.

    Piagam Pelanggan

    K etua Jabatan hendaklah menggubal piagampelanggan jabatan berdasarkan penyampaianperkhidmatan atau produk kepada pelanggan.

    Piagam pelanggan yang dikeluarkan hendaklah jelas,senang disebar, kebolehpercayaan, praktikal, khususdan boleh ditambahbaik.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    67/109

    Pengurusan Aduan AwamPengurusan Aduan Awam

    (a) S etiap aduan yang berkaitan diambil tindakanpenyelesaian/ pemulihan dengan cepat, tepat,adil dan berkesan;

    (b) Mewujudkan pelbagai saluran (kaunter, telefon,emel, laman web interaktif, borang atau surat);

    (c) Menetapkan tempoh yang munasabah bagipenyelesaian; atau

    dan

    (d) S istem aduan dipertingkatkan mengikutperaturan yang dikuatkuasakan dari semasa kesemasa.

    (a) S etiap aduan yang berkaitan diambil tindakanpenyelesaian/ pemulihan dengan cepat, tepat,adil dan berkesan;

    (b) Mewujudkan pelbagai saluran (kaunter, telefon,emel, laman web interaktif, borang atau surat);

    (c) Menetapkan tempoh yang munasabah bagipenyelesaian; atau

    dan

    (d) S istem aduan dipertingkatkan mengikutperaturan yang dikuatkuasakan dari semasa kesemasa.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    68/109

    BAHAGIAN V

    SISTE M PENYA M PAIAN PERKHID M ATAN

    BAHAGIAN V

    SISTE M PENYA M PAIAN PERKHID M ATAN

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    69/109

    Perkhidmatan Kaunter

    S emua jabatan K erajaan, terutamanya yang berurusan

    terus dengan pelanggan hendaklah mengadakanperkhidmatan kaunter.

    K aunter yang disediakan hendaklah sesuai, mesra

    pelanggan.

    Perkhidmatan Kaunter

    S emua jabatan K erajaan, terutamanya yang berurusan

    terus dengan pelanggan hendaklah mengadakanperkhidmatan kaunter.

    K aunter yang disediakan hendaklah sesuai, mesra

    pelanggan.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    70/109

    Perkhidmatan Telefon Berkualiti

    K etua Jabatan hendaklah meningkatkan kualiti layananperkhidmatan telefon.

    Perkhidmatan Telefon Berkualiti

    K etua Jabatan hendaklah meningkatkan kualiti layananperkhidmatan telefon.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    71/109

    Sistem Dan Prosedur Kerja

    (a) Mengadakan sistem dan prosedur kerja yangteratur, jelas dan difahami oleh semua pegawai.

    (b) Mengemas kini sistem dan prosedur kerja untukmemastikan perkhidmatan yang diberi telus,

    cepat dan berkesan serta menutup ruang danpeluang bagi sebarang amalan negatif.

    Sistem Dan Prosedur Kerja

    (a) Mengadakan sistem dan prosedur kerja yangteratur, jelas dan difahami oleh semua pegawai.

    (b) Mengemas kini sistem dan prosedur kerja untukmemastikan perkhidmatan yang diberi telus,

    cepat dan berkesan serta menutup ruang danpeluang bagi sebarang amalan negatif.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    72/109

    (c) Mewujudkan Manual Prosedur K erja D anFail Meja.

    (d) Borang yang disediakan hendaklah ringkasdan memenuhi kehendak atau tujuannya.

    (e) Lesen dan permit yang dikeluarkan hendaklahselaras dengan tujuan ianya diadakan.

    R ujuk P K PA 8/1991

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    73/109

    BAHAGIAN VI

    URUSANSURAT KERAJAAN

    BAHAGIAN VI

    URUSANSURAT KERAJAAN

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    74/109

    Surat Menyurat -D ibuat dengan jelas;-Gunakan kepala surat;-Bermula dengan Tuan atau Puan;

    -D iakhiri dengan S aya yang menurut perintah;-Ada nombor rujukan;-Ada nombor perenggan kecuali perenggan pertama;-Jika ada lampiran hendaklah dinamakan

    lampiran berkenaan;-S urat-surat keluar masuk hendaklah direkodkan.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    75/109

    Pengurusan Surat Terperingkat

    Pengurusan surat terperingkat termasuk yang

    diterima dan yang dihantar hendaklah dikawaldengan selamat menerusi pendaftaran rahsiasemasa menerima, memproses, menyimpan danmenghantar mengikut Arahan K eselamatan dan

    peraturan yang berkaitan.

    Pengurusan Surat Terperingkat

    Pengurusan surat terperingkat termasuk yang

    diterima dan yang dihantar hendaklah dikawaldengan selamat menerusi pendaftaran rahsiasemasa menerima, memproses, menyimpan danmenghantar mengikut Arahan K eselamatan dan

    peraturan yang berkaitan.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    76/109

    BAHAGIAN VII

    PENGURUSAN FAIL

    BAHAGIAN VII

    PENGURUSAN FAIL

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    77/109

    MEWUJUDKAN

    KLASIFIKASI

    MENYIMPAN

    DAPAT SEMULAKEKAL/LUPUS

    PINDAH

    ARKIB/LUPUS

    R ujukan agensi / klasifikasi R ujukan daftar nombor

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    78/109

    R ujukan agensi / klasifikasi R ujukan daftar nombor

    Tajuk / daftar abjad

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    79/109

    Fail Peribadi

    Nama Agensi/Kod Agensi

    KodKlasifikasi

    No. Pendaftaran

    AB C 1014 / (HEM) / 01 / 02

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    80/109

    AB C 1014 /

    Nama Agensi/Kod Agensi

    KodKlasifikasi

    (HEM) / 01 / 02

    Kod subjek

    Kod subjek kecil

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    81/109

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    82/109

    Sebaga i f a il induk y ang mengand ung i dok umen t erper ingka t y ang han y a bole h d iakses ole h orang y ang d ibenarkan sa haja .

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    83/109

    Fail Peribadi

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    84/109

    MENGANDUNGI MAKLUMAT

    YANG DITARAFKAN SEBAGAI

    SULIT YANG JIKA DIDEDAHKAN

    TANPA KEBENARAN AKAN

    MEMUDARATKAN KEGIATANKERAJAAN ATAU ORANG

    PERSEORANGAN

    MENGANDUNGI MAKLUMAT

    YANG DITARAFKAN SEBAGAI

    SULIT YANG JIKA DIDEDAHKAN

    TANPA KEBENARAN AKAN

    MEMUDARATKAN KEGIATANKERAJAAN ATAU ORANG

    PERSEORANGAN

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    85/109

    Mengandungi maklumat yang jika didedahkan akanmembahayakan keselamatannegara, kerosakan besar yangmemberi keuntungan kepadakuasa atau negara asing ....

    Mengandungi maklumat yang jika didedahkan akanmembahayakan keselamatannegara, kerosakan besar yangmemberi keuntungan kepadakuasa atau negara asing ....

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    86/109

    YANG JIKA DIDEDAHKANAKAN MENGAKIBATKANKERO S AKAN YANG AMATBE S AR KEPADA NEGARA.

    YANG JIKA DIDEDAHKANAKAN MENGAKIBATKANKERO S AKAN YANG AMATBE S AR KEPADA NEGARA.

    KERTA S MINIT

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    87/109

    KERTA S MINIT

    S etiap fail perlu ada kertas minit

    Kertas minit digunakan untuk mencatat semuasurat-surat masuk dan keluar serta tindakanatau catatan berkaitan dengan isi kandungan

    surat-surat berkenaan.

    S urat-surat masuk dicatat dengan dakwat merah

    S urat-surat keluar dicatat dengan dakwat biru/hitam

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    88/109

    Kertas MinitNo: Fail: m.s.

    S uratMemoPekelling

    bertarikhdimasukkanpada

    Pengesahan dalam Perkhidmatan PPP J. Pend. Pk.(AM)4220/2/Jld2/(45)

    22.8.2005 30.8.2005

    20

    ABC 1 024 (HE M)0 1/ 02

    Pen.Kanan Tadbiran,Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindakan.

    2. Sila berbincang dan maklumkan kepada saya keputusannya.Terima kasih. t.t. Ringkas

    tarikh

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    89/109

    Kertas MinitNo: Fail: m.s. ABC 1 024 (HE M)0 1/ 02

    2 1 D ikirim pada 28 SEP 2005

    Telah berbincang dan keputusan telah dibuat dan dipersetujui. D imaklumkankepada Pengetua untuk tindakan selanjutnya pada 22 .9. 200 5.t.t.

    D ipersetujui. t.t. Ringkas

    tarikh

    BAHAGIAN VIIIBAHAGIAN VIII

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    90/109

    BAHAGIAN VIII

    PENYELENGGARAAN,PE M ELIHARAAN DAN

    PELUPUSAN REKOD AWAM

    BAHAGIAN VIII

    PENYELENGGARAAN,PE M ELIHARAAN DAN

    PELUPUSAN REKOD AWAM

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    91/109

    REKOD AWAM ATAU REKOD KERAJAAN

    Ialah semua kertas, dokumen,buku,bahan bercetak, peta, pelan, lukisan, gambar,mikro filem, filem wayang gambar, pita video,

    rakaman suara, disket, C Ddan sebagainyayang diterima secara rasmi atau

    dikeluarkan oleh mana-mana pegawai awamdalam menjalankan aktiviti rasmi Jabatan

    semasa menjalankan tugas rasminya.

    Ialah semua kertas, dokumen,buku,bahan bercetak, peta, pelan, lukisan, gambar,mikro filem, filem wayang gambar, pita video,

    rakaman suara, disket, C Ddan sebagainyayang diterima secara rasmi atau

    dikeluarkan oleh mana-mana pegawai awamdalam menjalankan aktiviti rasmi Jabatan

    semasa menjalankan tugas rasminya.

    Rujukan Akta Keselamatan Dokumen Rujukan Akta Keselamatan Dokumen

    R ujuk Panduan Pengurusan R ekodR ujuk Panduan Pengurusan R ekod

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    92/109

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    93/109

    PERBUATAN YANG BERTUJUAN MENYEBABKANKEROSAKAN FIZIKAL UNTUK KEPENTINGANSESEBUAH KUASA ASING ATAU

    SESUATU TUJUAN POLITIK YANG SUBVERSIF.DALAM MASA AMAN IANYA DILAKUKAN OLEH

    ORANG PERSEORANGAN YANGBERSIMPATI DENGAN SESUATU PIHAK.

    PERBUATAN YANG BERTUJUAN MENYEBABKANKEROSAKAN FIZIKAL UNTUK KEPENTINGANSESEBUAH KUASA ASING ATAU

    SESUATU TUJUAN POLITIK YANG SUBVERSIF.DALAM MASA AMAN IANYA DILAKUKAN OLEH

    ORANG PERSEORANGAN YANGBERSIMPATI DENGAN SESUATU PIHAK.

    KEGIATAN YANG DIJALANKANOLEH PERTUBUHAN ATAU ORANGPERSEORANGAN DIDALAM ATAULUAR NEGARA YANG MENGANCAM

    KETENTERAMAN YANG MENYALAHIUNDANG-UNDANG TETAPI TIDAK

    SAMPAI KEPADA PERBUATAN

    PEPERANGAN.

    KEGIATAN YANG DIJALANKANOLEH PERTUBUHAN ATAU ORANGPERSEORANGAN DIDALAM ATAULUAR NEGARA YANG MENGANCAM

    KETENTERAMAN YANG MENYALAHIUNDANG-UNDANG TETAPI TIDAK

    SAMPAI KEPADA PERBUATAN

    PEPERANGAN.

    KEGIATAN UNTUK MEMPEROLEHIPERKARA TERPERINGKAT

    DENGAN CARA TERSEMBUNYIATAU SALAH DI SISI

    UNDANG-UNDANG BAGITUJUAN MEMUDARATKAN

    KESELAMATAN ATAUKEPENTINGAN NEGARA.

    KEGIATAN UNTUK MEMPEROLEHIPERKARA TERPERINGKAT

    DENGAN CARA TERSEMBUNYIATAU SALAH DI SISI

    UNDANG-UNDANG BAGITUJUAN MEMUDARATKAN

    KESELAMATAN ATAUKEPENTINGAN NEGARA.

    BAHAGIAN IXBAHAGIAN IX

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    94/109

    BAHAGIAN IX

    PENGURUSANKO M UNIKASI DAN

    TEKNOLOGI M AKLU M AT

    BAHAGIAN IX

    PENGURUSANKO M UNIKASI DAN

    TEKNOLOGI M AKLU M AT

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    95/109

    K emudahan K omunikasi dan Teknologi Maklumat (ICT)adalah penting sebagai mekanisme sokongan dalammemudahkan pelaksanaan kerja/tugas di pejabat.

    Terdapat pelbagai bentuk perkhidmatan ICT yangboleh digunakan oleh jabatan. Pengurusan secaraelektronik ini meliputi:-

    K emudahan K omunikasi dan Teknologi Maklumat (ICT)adalah penting sebagai mekanisme sokongan dalammemudahkan pelaksanaan kerja/tugas di pejabat.

    Terdapat pelbagai bentuk perkhidmatan ICT yangboleh digunakan oleh jabatan. Pengurusan secaraelektronik ini meliputi:-

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    96/109

    Pelan Strategik TeknologiM

    aklumat Pelan Strategik TeknologiM

    aklumat

    Pelan S trategik ICT (I S P) jabatan ialah satu pelan jangka panjang (3 hingga 5 tahun) yang menetapkanhala tuju perancangan, strategi pembangunan danpelaksanaan projek-projek ICT bagi menyokongpencapaian visi jabatan.

    Pelan S trategik ICT (I S P) jabatan ialah satu pelan jangka panjang (3 hingga 5 tahun) yang menetapkanhala tuju perancangan, strategi pembangunan danpelaksanaan projek-projek ICT bagi menyokongpencapaian visi jabatan.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    97/109

    Perolehan Perkakasan Dan Perisian

    K etua Jabatan dikehendaki mengemukakancadangan projek ICT kepada MAMP U bagimendapatkan kelulusan teknikal sebelum ianya

    dilaksanakan.

    K etua Jabatan juga dikehendaki mengemukakanLaporan S tatus Pelaksanaan Projek ICT kepadaMAMP U setiap enam (6) bulan sehingga projektersebut siap dilaksanakan atau mengikutperaturan yang berkuat kuasa.

    Perolehan Perkakasan Dan Perisian

    K etua Jabatan dikehendaki mengemukakancadangan projek ICT kepada MAMP U bagimendapatkan kelulusan teknikal sebelum ianya

    dilaksanakan.

    K etua Jabatan juga dikehendaki mengemukakanLaporan S tatus Pelaksanaan Projek ICT kepadaMAMP U setiap enam (6) bulan sehingga projektersebut siap dilaksanakan atau mengikutperaturan yang berkuat kuasa.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    98/109

    Rangka Dan KeselamatanTeknologi M aklumat

    D asar K eselamatan ICT ialah satu dasar yang

    memenuhi keperluan penguatkuasaan, kawalan danlangkah-langkah menyeluruh untuk melindungi asetICT. K etua Jabatan bertanggungjawab merangka satudasar keselamatan ICT bagi memastikan aset ICTdilindungi dan urusan jabatan dapat beroperasi denganlancar serta meminimumkan kerosakan ataukemusnahan aset-aset ICT.

    Rangka Dan KeselamatanTeknologi M aklumat

    D asar K eselamatan ICT ialah satu dasar yang

    memenuhi keperluan penguatkuasaan, kawalan danlangkah-langkah menyeluruh untuk melindungi asetICT. K etua Jabatan bertanggungjawab merangka satudasar keselamatan ICT bagi memastikan aset ICTdilindungi dan urusan jabatan dapat beroperasi denganlancar serta meminimumkan kerosakan ataukemusnahan aset-aset ICT.

    P P khidP P khid

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    99/109

    Penggunaan PerkhidmatanPenggunaan Perkhidmatan

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    100/109

    Internet

    Internet adalah rangkaian komputer secaraglobal yang menyediakan pelbagai maklumatsebagai alat untuk meningkatkan prestasi,keupayaan dan produktiviti kerja pegawai dan

    jabatan. Pegawai hendaklah mendapatkankemahiran menggunakan kemudahan internet.

    K etua Jabatan bertanggungjawab memastikan

    pegawai menggunakan kemudahan internetmengikut etika, garis panduan dan prosedur keselamatan penggunaan internet yangditetapkan.

    Internet

    Internet adalah rangkaian komputer secaraglobal yang menyediakan pelbagai maklumatsebagai alat untuk meningkatkan prestasi,keupayaan dan produktiviti kerja pegawai dan

    jabatan. Pegawai hendaklah mendapatkankemahiran menggunakan kemudahan internet.

    K etua Jabatan bertanggungjawab memastikan

    pegawai menggunakan kemudahan internetmengikut etika, garis panduan dan prosedur keselamatan penggunaan internet yangditetapkan.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    101/109

    E mel adalah aplikasi yang membolehkan komunikasi

    berbentuk mesej elektronik dilakukan lebih dari duahala dengan cara yang pantas. E mel hendaklahdigunakan mengikut prosedur dan kaedah yang betuldan disesuaikan pemakaiannya mengikut keperluan

    Jabatan. Penggunaan emel tertakluk kepada peraturanyang ditetapkan.

    E mel adalah aplikasi yang membolehkan komunikasi

    berbentuk mesej elektronik dilakukan lebih dari duahala dengan cara yang pantas. E mel hendaklahdigunakan mengikut prosedur dan kaedah yang betuldan disesuaikan pemakaiannya mengikut keperluan

    Jabatan. Penggunaan emel tertakluk kepada peraturanyang ditetapkan.

    BAHAGIAN XBAHAGIAN X

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    102/109

    BAHAGIAN X

    INVENTORI DANBEKALAN PEJABAT

    BAHAGIAN X

    INVENTORI DANBEKALAN PEJABAT

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    103/109

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    104/109

    Bekalan pejabat terdiri daripada semuabarang luak dan tak luak yang manasetiap satunya bernilai rendah dan tidak

    ekonomik untuk dikesan penempatannyasecara satu persatu. Bekalan pejabatmerupakan alat tulis dan kelengkapan

    pejabat yang mana adalah aset dalammelaksanakan tugas rasmi.

    Bekalan pejabat terdiri daripada semuabarang luak dan tak luak yang manasetiap satunya bernilai rendah dan tidak

    ekonomik untuk dikesan penempatannyasecara satu persatu. Bekalan pejabatmerupakan alat tulis dan kelengkapan

    pejabat yang mana adalah aset dalammelaksanakan tugas rasmi.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    105/109

    Kawalan PenggunaanK etua Jabatan bertanggungjawab ke ataskawalan inventori dan bekalan pejabat mengikutkaedah yang berkuat kuasa bagi tujuanmencegah pembaziran, kehilangan, kerosakandan penyalahgunaan.

    Kawalan PenggunaanK etua Jabatan bertanggungjawab ke ataskawalan inventori dan bekalan pejabat mengikutkaedah yang berkuat kuasa bagi tujuanmencegah pembaziran, kehilangan, kerosakandan penyalahgunaan.

    PenyimpananPenyimpanan

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    106/109

    Tempat yang digunakan untuk menyimpan inventori

    dan bekalan pejabat (aset) hendaklah:

    (a) Mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikutkesesuaian jenis aset;

    (b) Tempat yang sesuai mengikut fizikal dan ciri-cirisesuatu aset;

    dan

    (c) Bagi aset yang sedang dalam proses pelupusanhendaklah selamat bagi mengelak kehilangan.

    Tempat yang digunakan untuk menyimpan inventori

    dan bekalan pejabat (aset) hendaklah:

    (a) Mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikutkesesuaian jenis aset;

    (b) Tempat yang sesuai mengikut fizikal dan ciri-cirisesuatu aset;

    dan

    (c) Bagi aset yang sedang dalam proses pelupusanhendaklah selamat bagi mengelak kehilangan.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    107/109

    Pelupusan

    (a) Item yang rosak, tidak boleh guna atau tidakekonomik dibaiki, tempoh dilupuskan mengikutperaturan yang sedang berkuatkuasa.

    (b) Pelupusan hanya dilaksanakan setelahmendapat kelulusan daripada pihak berkuasa

    yang meluluskan pelupusan.

    Pelupusan

    (a) Item yang rosak, tidak boleh guna atau tidakekonomik dibaiki, tempoh dilupuskan mengikutperaturan yang sedang berkuatkuasa.

    (b) Pelupusan hanya dilaksanakan setelahmendapat kelulusan daripada pihak berkuasa

    yang meluluskan pelupusan.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    108/109

    Hapus Kira(a) Item yang hilang atau berlaku perselisihan antara

    fizikal aset dan rekod berikutan daripadapemeriksaan stok verifikasi, tindakan hapus kirahendaklah diambil mengikut peraturan yangsedang berkuat kuasa.

    (b) Hapus kira boleh dilaksanakan setelah mendapatkebenaran daripada pihak berkuasa bagimeluluskan hapus kira.

    Hapus Kira(a) Item yang hilang atau berlaku perselisihan antara

    fizikal aset dan rekod berikutan daripadapemeriksaan stok verifikasi, tindakan hapus kirahendaklah diambil mengikut peraturan yangsedang berkuat kuasa.

    (b) Hapus kira boleh dilaksanakan setelah mendapatkebenaran daripada pihak berkuasa bagimeluluskan hapus kira.

  • 8/6/2019 Kursus Induksi - Panduan Pen Gurus An Pejabat

    109/109