Page 1 of 6

Disediakan Oleh:

Unit Kewangan

Sektor Khidmat Pengurusan & Pembangunan

JABATAN PENDIDIKAN NEGERI PERAK

LANGKAH-LANGKAH PERBELANJAAN BERHEMAH 2015

Page 2 of 6

LANGKAH-LANGKAH PERBELANJAAN BERHEMAH PADA TAHUN 2015 JABATAN PENDIDIKAN NEGERI PERAK

A. Tujuan

Kertas kerja ini disediakan sebagai garis panduan ke arah pelaksanaan langkah-langkah perbelanjaan berhemah pada tahun 2015 bagi Jabatan Pendidikan Negeri Perak dan semua PTJ-PTJ di bawah seliaan serta penambahbaikan ke atas garis panduan terdahulu.

B. Latar belakang Langkah-langkah perbelanjaan berhemah ini telah mula dikeluarkan oleh Unit Kewangan Jabatan bermula pada tahun 2010 bertujuan untuk: i- Membantu pentadbir-pentadbir pengurusan kewangan di peringkat

PTJ mengawal perbelanjaan mengurus jabatan yang tinggi.

ii- Memberi panduan kewangan kepada pegawai-pegawai aktiviti untuk merancang program-program yang akan dijalankan supaya tidak berlaku pembaziran dan kesilapan kepada prosedur kewangan.

iii- Menjadi panduan kepada ketua-ketua jabatan untuk menyelia aktiviti

dan program yang dijalankan di bawah seliaan tugas masing-masing.

Secara keseluruhannya peruntukan KPM pada tahun 2015 adalah berjumlah RM 40,848,327,200.00 iaitu 14.91% daripada Anggaran Perbelanjaan Persekutuan. Sebanyak RM39,211,432,000.00 diperuntukkan bagi Belanja Mengurus (B63) dan sebanyak RM1,636,895,200.00 bagi Belanja Pembangunan (P63). Jumlah keseluruhan Peruntukan Belanja Mengurus (Dasar Sedia Ada) Tahun 2015 yang diterima oleh JPN Perak adalah sebanyak RM 2,658,662,240.00, berkurang sebanyak 2% berbanding peruntukan tahun 2014 sebanyak RM 2,712,421,770.00.

Jadual di bawah menunjukkan secara terperinci peruntukan yang diterima oleh Jabatan Pendidikan Negeri Perak bagi tahun 2015 dan perbandingan dengan tahun 2014.

Perbandingan Peruntukan Diluluskan Tahun 2015 dan Tahun 2014 bagi Belanja Mengurus (Dasar Sedia Ada) Jabatan Pendidikan Negeri Perak

Perihal Peruntukan 2014 RM

Peruntukan 2015 RM

Perbezaan RM / (%)

Emolumen (OA10000)

2,511,436,010.00 2,469,678,690.00 -41,757,320.00/ - 1.8%

Perkhidmatan & Bekalan (OA20000)

198,629,200.00

188,077,150.00 -10,552,050.00 / - 5.3%

JUMLAH 2,710,065,210.00 2,657,755,840.00

-52,309,370.00 / -1.9%

*Jumlah ini adalah berdasarkan Waran Pertama Awal Tahun, jumlah perbelanjaan sebenar tahun 2014 adalah lebih tinggi dari jumlah yang diberikan.

Page 3 of 6

C. Cadangan Langkah-Langkah Perbelanjaan Berhemah Yang Mesti Dipatuhi:-

Bil Tajuk Muka Surat

1 Kawalan Perbelanjaan bagi Objek Sebagai di bawah OS21000

1. Arahan Umum 2. Mesyuarat 3. Kursus 4. Lawatan / Pemantauan

4 5 6 7

2 Langkah-langkah Berhemah semasa menganjurkan Program / Aktiviti

1. Kelulusan Kewangan 2. Penganjuran Majlis 3. Menggunakan Premis Kerajaan 4. Menghadkan Bilangan Jemputan / Peserta /

Urusetia 5. Meminimakan Kos-kos 6. Pengangkutan 7. Tempoh Masa / Menggabungkan Aktiviti 8. Meminimakan Kos Makan dan Minum 9. Meminimakan Dokumentasi (Paperless)

8 8 8 8 8 8 9 9 9

Page 4 of 6

1- Kawalan Perbelanjaan bagi objek sebagai dibawah OS 21000 (Perbelanjaan Perjalanan Dan Sara Hidup)

Bil. Arahan Umum

1. Semua perjalanan/tugas rasmi di luar ibu pejabat mesti diluluskan oleh Pengarah, Timbalan Pengarah, Ketua Sektor dan Pegawai Pelajaran Daerah (PPD) sahaja.

2. Semua Tuntutan Perjalanan hendaklah diserahkan tidak lewat daripada 10 hari bulan dalam bulan berikutnya (AP100). Sekiranya Pegawai tersebut gagal mengemukakannya, Tuntutan tersebut tidak akan dibayar.

3. Tuntutan Perjalanan hanya akan dibayar kepada Program / Aktiviti Rasmi Kerajaan sahaja. Pembayaran yang dibuat kepada program anjuran Persatuan adalah tidak dibenarkan.

4. Tuntutan Perjalanan yang dibayar menggunakan Sub Waran Program atau Peruntukan Khas perlulah dinyatakan dengan jelas di dalam Borang tuntutan dan ianya perlu diselaraskan oleh Pegawai Aktiviti yang menganjurkan program.

5. Semua perjalanan pegawai ke Sabah dan Sarawak (Waran Udara) kecuali Pengarah dan Timbalan Pengarah hendaklah menggunakan perkhidmatan AirAsia atau mana-mana Syarikat Tambang Murah sahaja atau mana-mana syarikat yang didapati menawarkan kadar paling murah (secara perbandingan). Pegawai turut boleh dipertimbangkan membeli tiket penerbangan sendiri dan dituntut melalui Tuntutan Perjalanan sekiranya kadar berkenaan didapati lebih murah berbanding pembelian melalui Waran Udara.

6. Pengangkutan udara bagi perjalanan dalam Semenanjung adalah tidak dibenarkan. Pegawai turut boleh dipertimbangkan sekiranya didapati perjalanan melalui pengangkutan udara adalah lebih murah jika dibandingkan pengangkutan darat.

7. Jumlah tuntutan perjalanan maksimum bagi setiap pegawai/kakitangan adalah tidak melebihi RM 1,500.00 sebulan.

8. Tuntutan elaun lojing hanya dibenarkan bagi situasi seperti berikut :

a) perjalanan melebihi 100 km sehala bagi program selama satu hari sahaja b) perjalanan melebihi 80 km sehala bagi program yang melebihi satu hari

9. Kelayakan Tuntutan adalah berdasarkan acara/ program yang dihadiri seperti berikut :

a) Tuntutan Perbatuan – Mesyuarat, Taklimat, Konvensyen, Persidangan, Bengkel Kerja, Temuduga, Merasmikan Majlis

b) Tuntutan Teksi 1 tempat duduk – Kursus, seminar, bengkel c) Tidak Layak Tuntut – Menghadiri majlis, hari persaraan (kehadiran bagi

meramaikan majlis)

MESYUARAT

10. Mesyuarat-mesyuarat yang diadakan secara berkala dan mempunyai keahlian yang sama perlu diadakan secara berturutan bagi mengurangkan T&T dan menjimatkan perbelanjaan.

11. Mesyuarat diadakan hanya untuk membuat keputusan sahaja dan bukannya untuk perbincangan atau mesyuarat penyelarasan.

12. Mesyuarat-mesyuarat pengisian data / pemurnian data hanya diadakan mengikut keperluan sahaja.

13. Keutamaan tempat mesyuarat adalah di JPN, PPD, Sekolah atau mana-mana premis kerajaan dalam negeri Perak

Page 5 of 6

Bil. Arahan Umum

14. Ahli Mesyuarat adalah Pegawai yang boleh membuat keputusan atau pegawai penting sahaja.

15. Mesyuarat yang memerlukan penginapan dan melibatkan keahlian 15 orang ke atas mesti melalui prosedur pakej KPM dan tidak dibenarkan dibuat secara walk-in. Mana-mana sektor/ unit yang didapati menjalankan mesyuarat di premis swasta secara walk in tanpa kebenaran tidak akan dibayar.

16. Mesyuarat yang diadakan dengan keahlian kurang dari 15 orang hanya boleh diadakan di premis-premis kerajaan. Tiada mesyuarat secara ‘Walk-in’ dibenarkan.

17. Ketua Sektor / PPD yang menghadiri mesyuarat hendaklah hadir sendirian atau menghantar wakil. Tidak dibenarkan kedua-duanya hadir serentak.

18. Mesyuarat SKT peringkat Sektor / PPD, Mesyuarat Pengurusan / Penyelarasan Peringkat Unit/Sektor/PPD, atau apa-apa mesyuarat yang melibatkan hanya pegawai dan staff di satu-satu Sektor/PPD sahaja tidak boleh diadakan di luar dari premis Jabatan.

19. Pelaksanaan pakej hendaklah mengutamakan premis kerajaan. Walaubagaimanapun, pakej yang perlu dibuat di premis-premis swasta hendaklah memastikan perkara-perkara berikut :

a) Pengesahan penolakan 5 (lima) buah Institut Latihan Awam (ILA). b) Perbandingan sebutharga (quotation). Pakej bernilai kurang dari RM20,000.00

hendaklah dikemukakan beserta 3 (tiga) perbandingan harga manakala bagi pakej bernilai melebihi RM20,000 sehingga kurang RM50,000.00 hendaklah dikemukakan beserta 5 (lima) perbandingan harga.

c) Mengutamakan premis dalam negeri Perak

Kursus

20. Kursus hendaklah diselaraskan diperingkat JPN/PPD oleh Unit Latihan dan Kemajuan Staf. Mana-mana Unit/Sektor yang hendak mengadakan kursus peningkatan perlulah memaklumkan kepada ULKS.

21. Kursus yang tidak melibatkan Pakej handaklah diadakan di premis kerajaan di dalam negeri Perak sahaja. Digalakkan secara “In house training“ dan “Training for Trainers” atau apa-apa program berbentuk ‘Executive Talk’ dan Percambahan Ilmu

22. Kursus yang melibatkan keahlian 15 orang ke atas dan memerlukan penginapan mesti melalui prosedur pakej KPM dan tidak dibenarkan dibuat secara ‘walk-in’ kecuali sekiranya menginap di premis kerajaan. Contoh Asrama BTPN.

Lawatan / Pemantauan

23. Lawatan / pemantauan dilakukan secara terancang dan selaras. Hanya kenderaan jabatan atau berkongsi kereta semasa lawatan / pemantauan dibenarkan.

24. Lawatan rasmi, sambil belajar atau penanda aras hendaklah dirancang dan dihadkan mengikut keperluan sahaja. Lawatan penanda aras/ perkongsian pintar yang dijalankan hendaklah mempunyai sasaran yang spesifik serta perlu dipastikan dihadiri oleh pegawai yang berkenaan sahaja.

Page 6 of 6

2. Langkah-langkah Berhemah Semasa Menganjurkan Program / Aktiviti

Bil Cadangan

1. KELULUSAN KEWANGAN

Semua Program / Aktiviti yang dijalankan perlulah mempunyai sumber peruntukan yang jelas.

Permohonan pengeluaran Pesanan Kerajaan mesti dibuat selewat-lewatnya dalam tempoh lima (5) hari sebelum program dijalankan.

Kegagalan Pegawai Aktiviti mematuhi arahan ini boleh dikenakan tindakan di bawah AP59.

2. PENGANJURAN MAJLIS / ANUGERAH

Mengurangkan bilangan majlis/anugerah peringkat daerah. Sekiranya boleh digabungkan, dan diadakan serentak.

Tiada ‘Door gift’ dibenarkan

‘Goodies’ tidak digalakkan.

3. MENGGUNAKAN PREMIS KERAJAAN

Mengutamakan Bilik Mesyuarat Jabatan, PPD dan Sekolah

Premis kerajaan yang berdekatan

Pendekatan school based

4. MENGHADKAN BILANGAN JEMPUTAN / URUSETIA / PESERTA

Menentukan penyertaan yang benar-benar perlu sahaja

Urusetia mesyuarat/kursus hanya dibenarkan 2 orang sahaja.

5. TIADA / MINIMAKAN KOS

Gimik perasmian/persembahan yang tidak membazir

Penyewaan berlebihan

Peralatan/hiasan pentas

Iklan yang terkawal - bunting/banner

6. PENGANGKUTAN

Mengutamakan penggunaan kenderaan pejabat (Bas / Van)

Kawalan tambahan/dalaman bagi penggunaan kenderaan persendirian.

7. TEMPOH MASA / MENGGABUNGKAN AKTIVITI

Program di luar pejabat dihadkan kepada maksimum 3 hari sahaja.

Program-program yang mempunyai kumpulan peserta yang sama hendaklah digabungkan dan pelaksanaannya diselaraskan.

8. MEMINIMAKAN KOS MAKAN/MINUM

Kadar Makan dan Minum Mesyuarat yang diadakan di premis Bahagian/Jabatan/PPD/ Sekolah

Minum pagi, makan tengahari dan minum petang dibenarkan dengan hidangan dua kuih dan sejenis air dengan kadar RM 3.00 seorang bagi setiap sessi.

Kadar maksimum sehari makan minum adalah RM9.00 seorang.

9. MEMINIMAKAN DOKUMENTASI

Meminimakan penggunaan kertas

Memaksimakan penggunaan ICT/soft copy

Salinan dibuat menggunakan kedua belah muka kertas

Kertas Mesyuarat / Edaran hanyalah dokumen penting sahaja.

Draf mestilah menggunakan ’ recycle paper ’