LAPORAN

BENGKEL PEMBENTANGAN RISIKO EKSTREM DAN TINGGI

22 JANUARI 2017 (HRD A)

BAHAGIAN RISIKO LANGKAH

PENAMBAHBAIKAN

KEPUTUSAN TINDAKAN

PEJABAT REKTOR Daftar risiko Pejabat Rektor Daftar risiko Pejabat Rektor Semua daftar risiko pejabat Rektor yang

tinggi dan ekstrem telah disemak dan

didapati perlu dikemaskini menjadi

risiko tahap sederhana dan rendah.

PEGAWAI RISIKO

PEJABAT REKTOR

PENTADBIRAN Daftar risiko Pentadbiran Daftar risiko Pentadbiran Semua daftar risiko pejabat Rektor yang

tinggi dan ekstrem telah disemak dan

didapati perlu dikemaskini menjadi

risiko tahap sederhana dan rendah.

PEGAWAI RISIKO

PENTADBIRAN

HAL EHWAL

AKADEMIK

Keselamatan Kertas Soalan

Semasa Percetakan /

Pembungkusan Kertas

Soalan

Laporan Audit Pemantauan Dipersetujui KSA

Kerahsiaan / Kebocoran

Maklumat Semasa

Percetakan / Pembungkusan

Kertas Soalan

Tambahan kakitangan Dipersetujui untuk tambahan kakitangan

dari UHEK bila keadaan memerlukan

UHEK

Gangguan Bekalan Elektrik

Semasa Peperiksaan

Berlangsung (Blackout/Air-

cond)

Laporan Audit Pemantauan

Dalaman

Dipersetujui

Kawalan tambahan dicadangkan agar

generator dari THO dipindahkan ke

dewan peperiksaan semasa

berlangsungnya peperiksaan

UNIT PEPERIKSAAN

Pengawas Datang Lewat/

Tidak

Hadir

Laporan Audit Pemantauan

Dalaman

Dipersetujui

Kawalan tambahan dicadangkan agar

tindakan lebih serius diambil terhadap

UNIT PEPERIKSAAN

mereka yang kerap lewat/tidak hadir

untuk pengawasan peperiksaan akhir

Pelajar Melanggar peraturan

Peperiksaan / Tatatertib

Menggantung banner &

Banting berkenaan peraturan

peperiksaan di kawasan

peperiksaan.

Dipersetujui dan telah pun diambil

tindakan

UNIT PEPERIKSAAN

HAL EHWAL

PELAJAR –

MACHANG/KAMPUS

KOTA

Risiko Penganjuran karnival

perniagaan/seminar/kursus:

Kurang sambutan

Pertindihan program

Kesukaran mendapat

pelepasan

Perlantikan PIC setiap

program

Mengenakan deposit

Mewujudkan kalendar

akademik tahunan

berdasarkan kalendar

akademik

Kaji selidik kehendak

pasaran

-Dipersetujui supaya mewujudkan

kalendar aktiviti tahunan berdasarkan

kalendar akademik bagi mengelakkan

pertindihan program

-Perlu mengadakan aktiviti mengikut

keperluan pasaran semasa

-Sebahagian program boleh dikenakan

deposit kepada pelajar untuk memastikan

komitmen pelajar

HEP

Risiko Penganjuran karnival

perniagaan/seminar/kursus:

Kelulusan bajet yang rendah

Menyediakan sebut harga

berpatutan & Menggalakkan

pelajar menjana pendapatan

sendiri

Dipersetujui

Kawalan tambahan dicadangkan agar

sebarang program dibuat secara joint

venture dengan organisasi luar untuk

menjimatkan bajet

HEP –

PERKHIDMATAN

KESIHATAN

Kesilapan di dalam prosedur

perawatan

Aktiviti CPD Dalaman Dipersetujui HEP

Tuduhan salahlaku petugas

kesihatan

Jadual 'chaperone' di

kalangan staf

Dipersetujui supaya seorang jururawat

standby semasa pemeriksaan kesihatan

Penularan penyakit

berjangkit

Menggunakan kontraktor

bertauliah bagi pelupusan

sisa klinikal

Telah pun ada

Kerosakan ambulan

Pemantauan keadaan

ambulan oleh pemandu dari

semasa ke semasa

Kawalan penambahbaikan dipersetujui

Kekurangan staf

Bantuan dari Unit Kesihatan,

UiTM Kampus Cawangan

Kawalan penambahbaikan dipersetujui

Keadaan pesakit menjadi

semakin teruk semasa

perjalanan ke hospital

Jadual paramedik mengiringi

pesakit

Kawalan penambahbaikan dipersetujui

Kerosakan ambulan

Penyelenggaran ambulan

secara berkala

Kawalan penambahbaikan dipersetujui

PJI Kurang sambutan dalam

penyelidikan & penerbitan

Memohon peruntukan

pengiktirafan kepada

pensyarah yang mendapat

‘accepted’ papers dalam

jurnal scopus Q1-Q4

LAMPIRAN: SURAT

PERMOHONAN

PERUNTUKAN

Telah dipersetujui dalam Mesyuarat JKE

bertarikh 24/1 untuk diberi peruntukan

hanya kepada accepted papers bagi

mereka yang hadir dalam Bengkel

Penulisan Jurnal Berimpak Tinggi

(diadakan setahun sekali).

Pengiktirafan ini akan diperluaskan pada

masa akan datang tertakluk kepada

sambutan terhadap penyelidikan dan

penerbitan

KEWANGAN

Kekurangan peruntukan

untuk program inovasi

Memohon peruntukan bagi

pelaksaan pertandingan

inovasi

Dipersetujui oleh kewangan untuk

menyediakan peruntukan bagi inovasi

mengikut keperluan

Kertas kerja SIID telah dibentangkan

KEWANGAN

dalam mesyuarat JKE bertarikh 24/1 dan

telah diluluskan berdasarkan bajet yang

diminta.

Keputusan dipersetujui agar pertandingan

tersebut dibuka kepada orang luar bagi

meningkatkan pendapatan

PJI

KAMPUS KOTA

BHARU-

PERPUSTAKAAN

Penyediaan buku di rak -

Lantai runtuh sekiranya

tiada peyelenggaraan dan

pemeriksaan berkala

Pemantauan berkala perlu

dilakukan secara oleh pihak

fasiliti dan pemakluman

tarikh pemantauan perlu

diberitahu kepada pihak

perpustakaan - salinan

laporan pemeriksaan oleh

fasiliti kepada perpustakaan

dan pengurusan kampus

Dipersetujui

-Tidak boleh lagi membuat tambahan

buku pada rak kerana berat ditampung

sudah pada tahap maksima

-Kawalan tambahan dicadangkan agar

sebarang buku tambahan diletakkan

dalam stor simpanan dan hanya dibawa

keluar bila ada keperluan

FASILITI KOTA

BHARU

PERPUSTAKAAN

KOTA BHARU

KAMPUS KOTA

BHARU –

PENGURUSAN MEL

Keselamatan penghantar

surat (kemalangan)

Sentiasa peka dengan

persekitaran

-Penghantar surat digalakkan mengambil

insurans sendiri

-Tabung Kebajikan disediakan sekiranya

berlaku kemalangan semasa tugas

menghantar surat

KAMPUS KOTA

BHARU-

KEWANGAN

Dokumen tak lengkap -

contoh tiada tandatangan

pegawai peruntukan

Penerangan tatacara tuntutan

kepada yang terlibat

Dipersetujui agar diadakan ‘sharing

session’ tentang tatacara membuat

tuntutan

KEWANGAN KOTA

BHARU

Tiada peruntukan Pastikan peruntukan

mencukupi

-Dipersetujui agar setiap kertas kerja

perlu kelulusan Penolong Rektor Kampus

Kota

-Program yang dibuat awal tidak akan

dilayan

KAMPUS KOTA Kurang sambutan/sasaran 1. Menjalinkan Dipersetujui agar menggunakan bajet PPS

BHARU – PUSAT

PENGAJIAN

SISWAZAH

kurang meluas hubungan dengan

pihak konsultan /

mewujudkan think

tank

2. 1. Dialog /

Perbincangan

EMBA untuk melakukan aktiviti tersebut

Mendapat penjelasan kewangan bahawa

sebarang aktiviti berkaitan EMBA boleh

dipohon dari dana EMBA

**Permohonan peruntukan elaun untuk

koordinator EMBA

Kekurangan enrolmen

pelajar terutama PhD

Menyenaraikan pelajar

berpotensi

Berdasarkan sebahagian maklum balas

yang diterima, kurangnya sambutan

penyertaan berpunca dari kemudahan

asas yang terhad serta ruang legar yang

kurang menarik dan sempit

Perlunya suasana ruang yang tampak

ekslusif sesuai dengan pengajian pasca

siswazah

Telah mendapat penjelasan dari

Kewangan bahawa dibenarkan untuk

menggunakan dana EMBA yang

berlebihan untuk membeli peralatan yang

baru bagi memenuhi keperluan sementara

menunggu kampus baru bagi memastikan

ruang PPS tampak lebih ekslusif dan

menarik

PPS & KEWANGAN

KOTA BHARU

Kemudahan asas terhad Menyediakan kemudahan

asas yang mencukupi

Web site:

Maklumat tidak mencukupi

(contoh: bidang kepakaran

pensyarah)

Menyediakan link secara

terus untuk website PPS dari

website utama UiTM

Kelantan

Dipersetujui untuk berhubung dengan

info tech untuk sumbangan maklumat

kepakaran pensyarah (Kerjasama dengan

PJI) dan dikemaskinikan dalam website

utama uitm Kelantan

INFO TECH

PPS/PJI

Kurang menarik

Kurang kompetensi di

kalangan penyelia -

Mempengaruhi keyakinan

pelajar terutama di

peringkat PhD

Meningkatkan kerjasama

dengan Unit Teknologi

Maklumat untuk penyebaran

maklumat dan pendaftaran

Dipersetujui agar pensyarah / bakal

penyelia perlu menghadiri kursus-kursus

berkaitan penyeliaan di peringkat PhD

dan menghadiri kursus / seminar

berkaitan bidang kepakaran

PPS/PENYELIA

KEWANGAN Kontrak Tamat Tempoh

tidak diperbaharui dalam

tempoh yang ditetapkan

Daftar kontrak tamat

disediakan dan dipantau

secara berkala (Contoh Notis

disediakan)

Dipersetujui dengan kerjasama Bahagian

Fasiliti

KEWANGAN

Kebocoran maklumat

perolehan oleh pegawai

yang mempunyai akses

kepada maklumat tersebut

Proses Perolehan dipantau

oleh Ketua Unit Perolehan

bagi memastikan kaedah

dibuat mengikut peraturan

berkuatkuasa. Setiap staf

terlibat perlu mengisi borang

integrity pact seperti

pekeliling Bendahari Bil.

07/2011

Telah pun dilaksanakan

Ketelusan pegawai

pembuka dokumen yang

dilantik

Proses Perolehan dipantau

oleh Ketua Unit Perolehan

bagi memastikan kaedah

dibuat mengikut peraturan

berkuatkuasa. Taklimat

kewangan dicadangkan pada

Disember 2016. Tiada

keperluan kepada

perlindungan insuran kerana

Taklimat Kewangan akan diadakan pada

Februari nanti

melibatkan proses bayaran

sahaja.

FASILITI 1. Harga yang

ditawarkan melebihi had

harga anggaran jabatan.

2. Peserta yang menyertai

tawaran tersebut tidak

mencukupi di kawasan

setempat. 3. Masalah

proses perolehan yang rumit.

1.Mewujudkan sistem

berpusat untuk maklumat

kontraktor seluruh sistem

UiTM dan panggilan secara

pemakluman secara

automatik kepada pemegang

lesen berdaftar.

2. Mengamalkan pengurusan

kerja bagi sistem dan proses-

proses yang terlibat dalam

perolehan.

Sukar dilaksanakan kerana sistem

dikawal oleh Shah Alam

Tiada Pegawai keselamatan

& kesihatan pekerja yang

bertauliah

Melantik pegawai

keselamatan kesihatan di

kampus.

Kontraktor yang dilantik telah pun

mempunyai pegawai keselamatan dan

kesihatan pekerja yang bertauliah

Tugas di peringkat fasiliti ialah

memantau kerja-kerja kontraktor-

perlunya jawatankuasa SOSCHO

Jawatankuasa SOSCHO telah pun

dibentangkan oleh UPR dalam mesyuarat

JKE bertarikh 24/1/2017 dan telah pun

diluluskan

FAKULTI RISIKO LANGKAH

PENAMBAHBAIKAN

KEPUTUSAN TINDAKAN

AKADEMI

PENGAJIAN

BAHASA (APB)

Penutupan kelas Bahasa

Mandarin

Semakan semula ke atas

syarat pengambilan tenaga

pengajar Bahasa Mandarin

Dipersetujui supaya membuat surat

permohonan kepada pihak

pengurusan

Memohon

pensyarah Na Hui

Im dikekalkan

Kesukaran menilai tahap

keberkesanan nilai

keusahawanan

Penambahbaikan

pendekatan keusahawan

Dipersetujui agar diadakan TOT

untuk penyarah yang mengajar subjek

keusahawanan

PJI-MASMED

Sukar memenuhi

ekspektasi pelanggan dari

segi khidmat pengajaran

bahasa

Semakan semula pakej

kemahiran bahasa yang

ditawarkan agar

bersesuaian dengan

permintaan semasa

Persepsi pelanggan perlu

diperbetulkan sengan pemberitahuan

yang lebih jelas

PERAKAUNAN Kekurangan Kemasukan

Pelajar

Pensyarah dimestikan

mencukupi ATP dengan

membuat pelbagai aktiviti

selain pengajaran

Dipersetujui

Kawalan tambahan perlu membuat

promosi kepada pelajar2 DIA untuk

menyambung pengajian di peringkat

ijazah

Fasiliti tidak mencukupi

Menambahbaikan fasiliti

kelas dan kemudahan ICT

Tempahan LCD telah dibuat

sebanyak 25 unit – tambahan unit

yang baru sebanyak 38 unit

Kekurangan wang untuk

mengadakan seminar

mencari dana dari sumber-

sumber luar

Dipersetujui supaya seminar dalaman

dibuat secara smart partnership

dengan organisasi luar

Kekurangan tenaga untuk

menjalankan aktiviti

khidmat

masyarakat/universiti

pensyarah dimestikan

membuat kerja amal untuk

memenuhi KPI

Sebarang kerja-kerja CSR boleh

dilakukan secara smart partnership

dengan 1AM4U kerana terdapat dana

1AM4U untuk CSR (sila rujuk

facebook 1AM4U)

FAKULTI

PENGURUSAN

MAKLUMAT

Laporan akhir Latihan

Industri (IMC690) lewat

disiapkan

1. Memastikan sebaran

maklumat berkaitan

Industrial Training Report

Repository dan Industrial

Training (IT Kit) kepada

semua pelajar melalui

media sosial atau forum.

Telah pun diselesaikan dengan projek

KIK

Sila rujuk PIC: Encik Mohd Zafian

Pemarkahan laporan

Akhir Latihan Industri

(IMC690) lewat

disiapkan

1. Membuat jadual

penghantaran bab laporan

secara berkala secara atas

talian.

Pengguna tidak mengunci

bilik A101

1. Membuat

prosedur/etika

penggunaan bilik A101

2. Memohon kebenaran

daripada pihak FPM @

Polis Bantuan

Dipersetujui supaya merekod siapa

yang mengambil kunci

**ISU tambahan: Penggunaan

YouTube dalam kelas- permohonan

agar YouTube dibenarkan untuk

diakses dalam kelas bagi tujuan

pengajaran dan pembelajaran – sukar

dilaksanakan kerana di bawah

kawalan ke Shah Alam. Isu akan

dikemukakan kepada UPR Shah

Alam untuk tindakan MPRU

Pengguna menggunakan

bilik A101 tanpa

pengetahuan pihak

Fakulti

1. Membuat

prosedur/etika

penggunaan bilik D309

2. Merekodkan

penggunaan bilik D309

dengan merujuk kepada

Sistem Tempahan Bilik

Kuliah di

fpmkelantan.com

FAKULTI

PENGURUSAN

PERNIAGAAN -

ALUMNI

Kebolehpasaran graduan 1. Memastikan pelajar

memilih syarikat yang

bersesuaian semasa latihan

praktikal.

2.Melibatkan pelajar

dalam aktiviti

keusahawanan dan

kepimpinan

Isu berbangkit:

Ada silibus yang sudah out of date.

-Fakulti disarankan agar membuat

program baru

-Membuat boring saringan awal dan

dihantar ke Shah Alam untuk

tindakan UHAC

FAKULTI

PENGURUSAN

PERNIAGAAN –

LATIHAN INDUSTRI

Kehadiran pelajar semasa

taklimat awal/taklimat

akhir /bengkel

SPSS/EVIEWS untuk

latihan industri yang tidak

memuaskan.

1. Pemberian buku log

hanya kepada yang hadir.

2. Pengumpulan emel bagi

kemasukkan ke dalam

group canvas instructure.

3. Menyediakan manual

Senarai Semak Keperluan

Pelajar Tahun Akhir

(hardcopy dan Softcopy).

4. Pemberitahuan awal.

Dipersetujui agar memperkasakan

peranan PA Bagi setiap Fakulti

Kegagalan Penyelia untuk

memantau atau melawat

pelajar di tempat latihan

industri.

1. Memantau Advisor 2.

Membuat panggilan dan

bertanya khabar kepada

para pelajar tersebut

Dipersetujui agar peringatan

berterusan kepada Penyelaras Latihan

Industri (LI) untuk melakukan

langkah penambahbaikan

Report maklumbalas dari majikan

perlu disediakan untuk tindakan

seterusnya

Pelajar tidak mendapat

kebenaran untuk menukar

tempat latihan praktikal

daripada organisasi dan

pihak universiti.

Membuat pemantauan

atau melawat organisasi

(jika dalam Kelantan) dan

menelefon atau emel

organisasi berkaitan

kehadiran pelajar

Pelajar tidak menjalani

latihan industri mengikut

bidang yang ditentukan

FAKULTI Tidak mendaftar kursus

untuk kertas projek

Memberi peringatan

dalam taklimat awal dan

Dipersetujui

PENGURUSAN

PERNIAGAAN -

THESIS

latihan industri (tesis) akhir

Pelajar tidak mengikuti

format penulisan.

Implikasi kepada

penetapan khusus

(standardization) kepada

thesis yang tidak

menepati spesifikasi yg

ditetapkan.

Mengadakan bengkel

penulisan thesis pada

akhir semester

Kegagalan menyiapkan

thesis pada masa yang

ditetapkan

Memberi taklimat akhir

FSKM Tiada persedian bagi

Perisian Komputer

1. Spesifik lab bagi

CS110. Keperluan Lab

bagi CS110 adalah

berterusan setiap semester

dan tidak membebankan

Juruteknik Lab untuk

installation perisian lab

utk setiap semester yang

baru. 2.

Perisian Lab perlu

dipohon daripada Infotech

Shah Alam

Perisian terkini boleh diakses secara

atas talian di link:

https://infostruktur.uitm.edu.my/main/

Maklumat lanjut: Encik Mohd Zafian

Kelemahan Intrfrastruktur

internet

1 Kaji selidik Internet

struktur bagi lab Blok B

dan Blok D oleh pihak

InfoTech. .

Dipersetujui untuk dirujuk kepada

Unit INFOTECH – laporan telah

dihantar kepada Unit Info Tech

melalui system isms

Unit INFOTECH

Permasalahan Lab

Komputer

1. Kaji selidik Komputer

lab dan spesifikasi ,

operasi maintanance oleh

pihak InfoTech.

Kekurangan kemasukan

pelajar.

1. Membuat pemauntaun

bagi setiap bentuk

promosi. 2. Melantik

orang yang

bertanggungjawab dari

kalangan staf CS110 (PIC)

Kawalan penambahbaikan

dipersetujui

Penglibatan Pelajar dalam

kokurikulum , persatuan

dan kelab tanpa kawalan

1. Penganjuran aktiviti

kokurikulum pada bukan

waktu pembelajaran

Perlu diwujudkan kalendar aktiviti

tahunan selari dengan kalendar

akademik UiTM

KPP semua fakulti

FSSR- PAMERAN

TAHUN AKHIR

DIPLOMA

Kekurangan Pelajar Promosi pengambilan &

Sistem sekolah angkat

Telah dipersetujui supaya:

1. Mewujudkan kalendar aktiviti

tahunan berdasarkan kalendar

akademik

2. Sebarang aktiviti yang ingin

dijalankan boleh dijalankan secara

joint venture dengan organisasi

luar/industri

3. Sebarang aktiviti dijalankan

boleh mendapat kerjasama UNIT

TRIG yang menyediakan khidmat

jawatankuasa dariseluruh fakulti bagi

memastikan aktiviti boleh dijalankan

secara berterusan

Tiada kerjasama Melantik PIC

Waktu kurang sesuai Mewujudkan kalender

aktiviti berdasarkan

kalender cuti umum

Penyebaran Maklumat

Tidak meluas

Melantik PIC bagi setiap

sasaran

Kurang Informasi

Melantik PIC

Tidak strategik

Penyelaraskan keluasan

berdasarkan projek pelajar

Saiz yang terhad Mewujudkan perancangan

awal berkaitan jumlah

bahan pameran

Pemotongan bajet Membuat perbincangan

bajet projek bersama

Kelewatan mendapat

bajet

Melantik PIC

ISU TAMBAHAN: Telah dipersetujui keutamaan bajet

FSSR MEMERLUKAN

:

GALERI

UNTUK RUANG

PAMERAN

RUANG

PELUPUSAN

BAJET

TAMBAHAN UNTUK

KOS GRAFIK

diberikan kepada FSSR

memandangkan ia merupakan niche

UiTM Kelantan

Permohonan bajet tambahan untuk

galeri serta ruang pelupusan akan

dikemukakan kepada UPR Shah

Alam untuk tindakan MPRU