1

LAPORAN INOVASI MAHKAMAH NEGERI PAHANG

MAHKAMAH NEGERI PAHANG

SISTEM e-SURAT MAHKAMAH PAHANG

1. Pengenalan

1.1. PengenalanSistem e-Surat Mahkamah Pahang

Sistem e-Surat telah diperkenalkan kepada Mahkamah Negeri Pahang pada bulan

Ogos 2008 dalam versinya yang ke empat. Sistem ini telah dibangunkan sekitar

tahun 2007 dengan versi pertamanya hanyalah bertujuan untuk merekod surat

keluar dan mencetak alamat di sampul surat. Setelah penyelidikan dan kajian

dibuat berdasarkan kepada Pekeliling Perkhidmatan dan Arahan Perbendaharaan,

versinya telah dipertingkatkan sehingga ke versi yang ada sekarang iaitu versi ke

lima. Walaubagaimana pun versi pertama hingga ke tiga adalah versi percubaan

(prototaip) dan hanya digunakan di Mahkamah Tinggi Kuantan. Sistem e-Surat

versi yang ke empat telah siap dan diguna uji di Mahkamah Tinggi Kuantan pada

Mac 2008. Pada bulan Ogos 2008 barulah ianya diperkenalkan kepada Mahkamah

Sesyen Kuantan atau Pusat Tanggungjawab Mahkamah Negeri Pahang dan

seterusnya diedar dan dipasang di Mahkamah-Mahkamah Daerah seluruh Negeri

Pahang.

Pada peringkat awal menggunakan sistem e-Surat Mahkamah Pahang versi ke

empat, pegawai penyelia telah mendapati tiada medan untuk merekod maklumat

mengenai wang pos/cek dan nombor resit seperti mana yang dikehendaki dalam

perkara AP. 71.(b) dan AP. 71.(c), laporan hendaklah mengandungi perkara-perkara

tarikh terima, nama pengirim, nombor rujukan dokumen/mel, nombor cek,

amaun dan perihal dokumen atau barang. Bagi mematuhi AP. tersebut, perkara

2

ini telah dimaklumkan kepada pembangun sistem dan seterusnya pengemaskinian

serta penambahbaikan ke atas sistem ini telah dilakukan dan ianya telah berjaya

diselesaikan pada 1 Jun 2010 dalam versi yang ke lima.

1.2. Latar belakang Projek Inovasi e-Surat Mahkamah Pahang

Idea e-Surat ini telah dicetuskan dari hasil pemikiran kreatif dan inovatif En. Mohd

Ismail bin Muda iaitu seorang Pembantu Tadbir (Perkeranian/Oprasi) Gred N17

yang ditempatkan di Mahkamah Tinggi Kuantan. Uniknya sistem ini dibangunkan

oleh seorang kakitangan dalam Kumpulan Sokongan yang tidak pernah mengikuti

mana-mana kelas latihan/pengajian komputer secara formal dan dilakukan di luar

waktu pejabat. Ini bermakna segala idea yang tercetus dalam terhasilnya Sistem e-

Surat ini adalah idea beliau sendiri tanpa pernah adanya adaptasi dari mana-mana

sistem yang sedia ada sebelum ini (jika ada). Kesungguhan dan komitmen beliau

untuk membantu jabatan bagi mengatasi masalah dokumentasi telah berhasil

apabila berjaya menyiapkan sistem e-Surat sepenuhnya. Sistem ini juga telah

mendapat perhatian dan sokongan dari pihak pengurusan tertinggi Mahkamah

Persekutuan Malaysia di Istana Kehakiman.

2. Tujuan Projek Inovasi e-Surat Mahkamah Pahang

Meningkatkan kecekapan serta kualiti penyampaian perkhidmatan melalui

pengurusan merekod dokumen-dokumen yang lebih sistemetik, murah, senang

digunakan dan praktikal.

3

3. Peringkat Perlaksanaan

3.1. Kedudukan Sebelum Inovasi

i. Surat-surat yang diterima tidak direkodkan secara teratur di dalam buku

rekod penerimaan surat.

ii. Hanya surat yang diterima melalui pos sahaja direkodkan.

iii. Nombor cek/wang pos tidak direkodkan.

iv. Nama dan alamat pengirim tidak direkodkan.

v. Sukar disemak atau dicari bagi mengesahkan penerimaan atau

penghantaran dokumen kepada pelanggan.

vi. Penyediaan laporan/butir-butir penerimaan atau penghantaran surat tidak

dapat dilakukan dengan lebih mudah dan pantas untuk rujukan pegawai.

Perlu membuka fail dan mengambil masa yang lama.

vii. Sering berlaku kesilapan ketika mengedarkan dokumen. Tiada senarai

pendek disertakan.

viii. Status penerimaan surat sukar dipantau oleh Ketua Jabatan.

3.2. Kedudukan Selepas Inovasi

i. Surat-surat yang diterima dan dipos telah direkodkan ke dalam sistem ini.

ii. Butir-butir mengenai Nombor cek/Wang pos serta amaun perlu direkodkan.

iii. Maklumat pengirim/penerima perlu direkodkan.

iv. Pengesahan penerimaan surat dapat dibuat dengan lebih cepat dan betul

tanpa perlu membuka fail.

4

v. Penyediaan laporan/butir-butir penerimaan/penghantaran surat dapat

dilakukan dengan lebih mudah dan pantas.

vi. Pengguna boleh menyemak penerimaan dan penghantaran surat dari

komputer masing-masing.

vii. Pemantauan dapat dilakukan dengan lebih mudah oleh Ketua Jabatan atau

pegawai penyelia.

4. Kelebihan Inovasi

4.1. Penjimatan Masa

Dengan wujudnya sistem ini, urusan merekod, mengedar dan memantau surat-

surat yang diterima dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mudah dengan

aggaran masa kurang dari satu minit untuk satu surat sekaligus menjimatkan

masa kepada pegawai penyelia untuk menyediakan laporan mengenai surat-

menyurat. Surat-surat yang telah direkod dapat diedarkan terus kepada

Pegawai / Pembantu Tadbir yang berkenaan untuk tindakan selanjutnya.

Norma Tugas Pegawai Yang Diberi Kuasa Mengurus Penerimaan Surat/

Dokumen.

Bil. Proses Kerja Masa

1. Penerimaan dokumen/ surat/mel dari kaunter

pendaftaran. Membuka surat-surat yang diterima

melalui pos dan cop tarikh penerimaan.

10 saat bagi 1

surat terima

2. Merekod maklumat-maklumat seperti tarikh

penerimaan, alamat pengirim, nombor rujuk surat,

tarikh surat, jenis dan nombor siri pengeposan dan

butir-butir mengenai surat ke dalam Sistem e-Surat

10 saat untuk satu

surat.

5

serta mengenalpasti surat untuk tindakan siapa.

Pengasingan terus dibuat.

3. Merekod maklumat cek/wang pos berserta amaun

dan seterusnya membuat penyerahan ke kaunter

penerimaan hasil bagi tujuan pengeluaran resit rasmi.

10 saat bagi satu

surat

4. Selepas pengeluaran resit, rekod surat akan

dipanggil balik modul carian pantas dan nombor resit

akan direkodkan ke dalam sistem.

10 saat untuk satu

surat

5. Merekod penyerahan surat dan mengedar surat-surat

yang diterima berserta senarai semak kepada

Pegawai/ Pembantu Tadbir (Undang-Undang) yang

berkenaan untuk tindakan lanjut

10 saat untuk satu

surat.

JUMLAH MASA50 saat untuk 1

surat

4.2. Penjimatan Kos (Implikasi Kewangan)

Pembangunan sistem ini tidak melibatkan perbelanjaan/ peruntukan kewangan

kerana ianya dibina sendiri dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access iaitu

sebuah aplikasi pengkalan data yang dipakejkan bersama di dalam produk

Microssoft Office.

Sistem ini juga tidak memerlukan tambahan kos bagi pemangsangan dan

penyelenggaraan server kerana ianya menyokong Local Area Network (LAN)

untuk diakses oleh pegawai dalam jabatan yang sama.

Tidak memerlukan kos atau perbelanjaan sekiranya perlu meningkatkan fungsi-

fungsi aplikasi kerana ianya boleh ditambah mengikut keperluan dari semasa ke

semasa.

6

4.3. Peningkatan Hasil Kerja

Dengan adanya sistem ini, kesemua dokumen/ surat-surat telah dapat direkod

dengan lebih pantas dan mudah. Data boleh dicapai dengan pantas dan surat-

surat keluar masuk dapat dikesan dengan mudah. Inovasi ini juga dapat

meningkatkan kepuasan pelangan apabila pengesahan penerimaan

surat/dokumen dapat dilakukan dengan lebih cekap dan pantas. Data-data yang

direkodkan memenuhi keperluan jabatan.

4.4. Mudah Digunakandan Mesra Pelanggan

Sitem e-Surat Mahkamah Negeri Pahang mudah dipasang ke dalam mana-

mana komputer yang mempunyai perisian Microsoft Access. Antaramuka dan

fungsi-fungsi arahan yang disediakan adalah ringkas dan mudah difahami.

5. Masalah Sebelum Inovasi

5.1. Rekod surat tidak teratur, hanya tarikh terima, nombor rujukan dan tarikh surat

sahaja direkodkan. Butir-butir mengenai dokumen tidak direkodkan.

5.2.Mengambil masa yang lama dan sukar untuk mencari semula maklumat untuk

rujukan atau pengesahan penerimaan.

5.3.Surat/dokumen ‘serahan tangan’ tidak direkod, hanya surat yang diterima

melalui pos sahaja direkodkan.

5.4.Sentiasa mendapat aduan dari pelanggan berkenaan surat-surat yang dihantar

tidak diambil tindakan atau hilang.

7

5.5.Kes-kes yang dibicarakan terpaksa ditangguh kerana dokumen yang difailkan

oleh peguam atau orang awam tidak dimasukkan ke dalam fail disebabkan

dokumen tersebut tidak sampai kepada Pembantu Tadbir yang sepatutnya

memproses atau mengambil tindakan ke atas dokumen tersebut.

5.6.Kelancaran untuk memproses dokumen ‘SEGERA’ tidak dapat dilakukan dengan

segera disebabkan kesukaran untuk mengenalpasti dokumen ‘SEGERA’ apabila

dokumen diterima dalam kuantiti yang banyak.

5.7.Mengambil masa yang lama untuk menyediakan laporan apabila diminta oleh

pegawai kerana perlu membuka fail asal.

Buku Daftar Surat

8

Cara Merekod Surat Terima Sebelum Inovasi

Nombor Cek/ Wang Pos/ Resit tidak direkod

Maklumat mengenai pengirim tidak direkod

Tarikh direkod secara tidak teratur

9

6. Inovasi Yang Telah Dilaksanakan

6.1.Cara merekod lebih berkesan. Tugas merekod dokumendapat dilakukan dengan

lebih mudah dan teratur melalui menu arahan yang ringkas dan senang

difahami. Maklumat mengenai surat seperti tarikh penerimaan, alamat pengirim,

nombor rujukan, tarikh surat, butir-butir mengenai surat, nombor wang pos/cek, amaun

dan nombor resit telah direkodkan.

Butang arahan yang ringkas dan senang difahami.

Dua Modul Utama1. Modul Surat Terima2. Modul Surat Keluar

Fungsi-fungsi arahan yang ringkas dan senang difahami.

Statistik untuk pemantauan pegawai penyelia.

Fungsi-fungsi tambahan untuk memudahkan kerja mencetak sampul surat dan direktori telefon

10

Borang Kemasukan Data

Alamat tidak perlu ditaip berulang kali tetapi

hanya perlu dipilih dari menu Senarai Alamat

Butang untuk carian senarai

Butang untuk memilih tarikh surat

Butang untuk memilih jenis

Hanya perlu taip katakunci untuk buat carian pantasalalmat sesuatu pejabat/ jabatan.

Dwi klik pada senarai pilihan dan alalmat akan dimasukkan ke dalam boring kemasukan data secara automatik.

11

Pilihan tarikh

Senarai jenis penghantaran

Maklumat sedia untuk direkod.

Tarikh penerimaan/rekod

Nama dan alamat pengirim

Nombor rujukan surat/dokumen

Tarikh surat/dokumen

Butir-butir mengenai surat/dokumen

Jenis penghantaran

No siri/ pendaftaran pos

Tekan butang Enter untuk simpan

12

6.2.Menyediakan modul untuk merekod maklumat mengenai cek/ wang pos dan

nombor resit juga direkodkan. Perkara ini selaras dengan peruntukan AP 71(b)

dan AP 71(c).

Modul Rekod Bayaran

(sekiranya cek/ wang pos disertakan bersama dengan dokumen)

6.3.Kaedah membuat carian pantas disediakan serta dapat mengenali

surat/dokumen dengan betul. Hanya perlu menggunakan katakunci sahaja untuk

membuat carian. Masa yang diambil untuk mencapai sesuatu rekod tidak

sampai sepuluh saat.

Maklumat Hasil Carian Pantas

Tarikh cek/wang pos, perkara, nombor cek/wang pos, jumlah dan nombor resit direkodkan

1. Pilih Kaedah carian :- Tarikh Daftar

- Tarikh Dokumen- Nombor Rujukan- Alamat- No Cek/Wang pos- No siri pendaftaran pos

2. Masukkan katakunci dan tekan “ENTER”

3. Senarai rekod yang berjaya ditemui

13

6.4.Semua surat/dokumen yang diterima melalui pos dan serahan tangan telah

direkodkan.

Rekod penerimaan surat disenaraikan dalam satu jadual mengikut susunan

tarikh penerimaan. Walaubagaimana pun Menu Carian Pantas disediakan untuk

membuat capaian data dengan lebih cepat dan berkesan.

6.5.Menyediakan senarai semak untuk tindakan serta merta Pembantu Tadbir ke

atas dokumen “SEGERA” yang telah difailkan.

6.6.Laporan untuk rujukan pegawai mudah disediakan dan tidak perlu membuka fail

asal.

Senarai semua surat/dokumen yg diterima melalui serahan tengan dan pos direkodkan

Rekod disusun mengikut tarikh penerimaan.

Menu Cariain Pantas

14

Laporan Harian – Pendaftaran Surat Terima

15

laporan Harian – Pendaftaran Surat Keluar

16

Laporan penerimaan surat yang mempunyai bayaran

Laporan Penerimaan surat yang mengandungi bayaran/ surat berdaftar menepati AP.71(b) & AP 71(c)

17

laporan Surat Keluar mengikut kategori/jenis penghantaran

6.7.Boleh diakses oleh mana-mana komputer dalam Local Area Network yang

dipasang dengan Sistem e-Surat.

6.8.Aduan pelanggan dapat dikurangkan dan peguam atau orang awam tidak perlu

menunggu lama untuk mendapat pengesahan penerimaan dokumen kerana

modul cari disediakan untuk membuat carian pantas.

Menu Carian Pantas

Laporan Surat Keluar berdaftar dapat disediakan dengan mudah untuk rujukan pegawai penyelia.

18

6.9.Menyediakan modul log masuk bagi meningkatkan keselamatan rekod.

Modul Log Masuk

7. Penutup

Sistem e-Surat ini telah diterima pakai di Mahkamah Negeri Pahang. Hasil daripada

penggunaan aplikasi ini telah banyak menyumbang kepada kelancaran sistem

pentadbiran dan perundangan di Mahkamah Negeri Pahang. Pengesanan rekod

yang mudah dan pantas telah memberi keselesaan kepada pelanggan yang

berurusan dengan Mahkamah Negeri Pahang.

Sistem surat ini akan cuba dipertingkatkan dari semasa ke semasa agar ianya boleh

membawa tranfomasi dan perubahan kepada amalan kerja sedia ada. Cetusan idea

kreatif ini adalah fleksible dan boleh diadaptasi untuk diguna pakai oleh mana-mana

jabatan kerajaan atau agensi swasta.

Mempunyai 2 kategori pengguna iaitu; 1. Pentadbir 2. biasa