LAPORAN INOVASI

PEJABAT DAERAH & TANAH HILIR PERAK

PENINGKATAN PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

DELIGHTING THE CUSTOMER

PENJIMATAN

“MERAKYATKAN PERKHIDMATAN DAERAH DAN TANAH”

Internal One Stop Centre 2010 (i10) 1

Terowong P2K 2

M e ra k ya t k a n Pe r k h i d m a ta n D a e ra h D a n Ta n a h

8 INOVASI

PENINGKATAN PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

DELIGHTING THE CUSTOMER

PENJIMATAN

QMS Survey 4

Aerial Surveillance 5

T- SURVEY 3

SEM (Smart Event Management) 7

MEN (Mobile Enforcement Notice) 6

ADU-1 8

2

C I R I - C I R I K E C E M E R L A N G A N P D T H I L I R P E R A K

I N O V A S I

Internal One Stop Centre 2010 (i10) 1

Memudahkan pemantauan proses permohonan tanah dari penerimaan permohonan sehinggalah fail itu ditutup.

Tujuan

Penjimatan masa berurusan kepada pelanggan.

Penjimatan kos kepada jabatan dalam jangkamasa panjang.

Penggunaan sumber manusia secara optimum (multi tasking).

Mesra pelanggan. Pelanggan tidak perlu hadir ke

pejabat untuk menyemak status permohonan.

Tempoh masa memproses permohonan tanah juga berjaya dikurangkan.

Stakeholder dapat mengakses prestasi urusan permohonan tanah jabatan secara online

dimana-mana saja dan pada bila-bila masa.

Impak

Status permohonan tanah boleh disemak pada setiap masa

secara online oleh pelanggan (iRA)

Agihan, marking, perbincangan,

arahan dibuat setempat

(High Council)

Marking pergerakan fail adalah secara berkomputer

(Portal i10)

3

I N O V A S I

Terowong P2K 2

Tujuan Dicipta bagi menggerakkan fail permohonan tanah dari unit Pelupusan di tingkat 2 terus ke 1Kaunter tanpa perlu pencari fail menghantar fail melalui tangga apabila pelanggan datang membayar notis 5A.

Impak Penjimatan masa

Aliran Sebelum Selepas

Masa Diambil (minit)

Pelanggan hadir membawa notis 5A

2 2

Kerani mendapatkan fail permohonan

20 4

Pelanggan membayar notis 5A

2 2

Pendaftaran hakmilik 20 20

Pelanggan mengambil hakmilik

2 2

JUMLAH MASA DIAMBIL

46 MINIT

30 MINIT

JIMAT

16 MINIT!!

4

PANEL PEMANTAUAN PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (PANEL 3P) | AIPDT 2013

I N O V A S I

T- SURVEY (Touch – Survey) 3

Aplikasi telefon pintar untuk pelanggan 1Kaunter PDT Hilir Perak melakukan penilaian ringkas terhadap kualiti perkhidmatan yang diberikan.

Membolehkan pentadbiran ini menilai dan menambah baik semua kaunter perkhidmatan di 1Kaunter secara asas berdasarkan laporan survei yang diterima.

Setiap ketua unit di jabatan ini boleh mengakses keputusan survey ini secara “real time” melalui aplikasi T-Putus.

Pelanggan boleh menjawab terus survei dengan memuat turun aplikasi T-Survey ke telefon pintar mereka melalui QR code yang diletakkan di setiap kaunter. Bagi pelanggan yang tidak mempunyai telefon pintar, 2 tablet disediakan di meja pengurus 1Kaunter bagi memudahkan mereka menjawab survei ringkas ini.

Merupakan salah satu inisiatif pentadbiran ini dalam usaha mempertingkatkan perkhidmatan kepada pelanggan (delighting the customer).

Tujuan

Ketua unit muat turun aplikasi T-

Putus

Ketua unit memilih keputusan survey

kaunter perkhidmatan yang

berkenaan

Analisis keputusan survei dipaparkan

1 2 3

Proses T-Survey – T-Putus

5

I N O V A S I

QMS survey 4

Tujuan Sistem analisis prestasi 1Kaunter; Menganalisis dan menyedia laporan bulanan kepada stakeholder.

Impak Mesra pelanggan Penjimatan masa Mengenalpasti kelemahan untuk ditambahbaik

6

Aerial Surveillance 5

I N O V A S I

Membantu unit Penguatkuasaan & Teknikal tanah dalam menyelesaikan masalah pemantauan penandaan sempadan tanah daripada udara.

Pentadbiran ini menggunakan drone kawalan jauh yang di kawal oleh aplikasi telefon pintar ataupun tablet bagi menjimatkan kos perolehan dan memudahkan latihan kepada kakitangan yang terlibat dalam mengendalikan aset ini.

Tujuan

Menjimatkan kos dan masa

Impak

Drone sedang bekerja

Altitud maksimum = 50 meter

Radius penerbangan = 500 meter

Memantau penandaan sempadan tanah

7

SMART EVENT MANAGEMENT (SEM) 6

I N O V A S I

Menyeragamkan format dan mempercepatkan edaran kad jemputan

bagi majlis rasmi daerah

Tujuan

Penjimatan masa Meningkatkan efisiensi kerja

Impak

8

Mobile Enforcement Notice (MEN) 7

I N O V A S I

Notis peringatan kesalahan-kesalahan di bawah undang-undang Kanun Tanah Negara.

Tujuan

Penjimatan masa dan kos

Impak

Surat peringatan biasa

MEN

Aliran

Pegawai penguatkuasaan pergi ke lokasi di mana pelanggaran undang-undang KTN berlaku.

Pegawai penguatkuasaan mendapatkan maklumat asas seperti nama, kad pengenalan dan alamat dari pihak terlibat.

Pegawai penguatkuasaan pulang ke pejabat dan menyediakan surat peringatan rasmi kepada pihak terlibat.

Surat peringatan disampaikan kepada pihak terlibat.

Tindakan seterusnya (remedi atau tindakan undang-undang) melalui semakan fail di pejabat.

Sebelum MEN Selepas MEN

Aliran

Pegawai penguatkuasaan pergi ke lokasi di mana pelanggaran undang-undang KTN berlaku.

Pegawai penguatkuasaan mendapatkan maklumat asas seperti nama, kad pengenalan dan alamat dari pihak terlibat serta terus menyampaikan MEN.

Tindakan seterusnya (remedi atau tindakan undang-undang) melalui semakan buku MEN.

9

ADU-1 8

I N O V A S I

Sistem pengurusan aduan awam secara lebih efisien.

Tujuan

Aduan dapat diselesaikan secara pantas dan efektif.

Impak

Aduan diterima oleh pentadbiran ini

Aduan dihantar melalui sms kepada no. telefon utama sistem ADU-1.

No. telefon utama sistem ADU-1 ini akan menghebahkan aduan kepada setiap no. telefon dalam rangkaian

Pegawai yang bertanggungjawab akan mengambil tindakan susulan dan memaklumkan semula hasil tindakan melalui sms kepada no. telefon utama sistem ADU-1.

No. telefon utama sistem ADU-1 ini akan menghebahkan hasil tindakan kepada setiap no. telefon dalam rangkaian

Proses

10

SKUAD 766 2

SPA KAUNTER

SANDY 1.0

e-SIASATAN

M E R A K YAT K A N P E R K H I D M ATA N DA E R A H DA N TA N A H

6 AMALAN TERBAIK

1Kaunter Pejabat Daerah & Tanah Hilir Perak 1

Pusat Penyaksian Setempat

(Centralized Attest Station)

4

5

6

3

11

A M A L A N T E R B A I K

1Kaunter – Pejabat Daerah & Tanah Hilir Perak 1

Tujuan Memudahkan orang ramai untuk berurusan dengan pentadbiran ini tanpa perlu lagi pergi ke unit-unit yang menawarkan perkhidmatan secara berasingan sekaligus menjimatkan masa dan mempercepatkan proses kerja.

Impak i. Penjimatan masa berurusan kepada pelanggan. ii. Penjimatan kos kepada jabatan dalam jangkamasa panjang. iii. Penggunaan sumber manusia secara optimum (multi tasking). iv. Mesra pelanggan. v. Bertepatan juga dengan slogan “Rakyat didahulukan, Pencapaian

diutamakan.”

i. Urusan urusniaga & bukan urusniaga tanah

ii. Semakan cukai tanah iii.Semakan hakmilik tanah iv.Pembayaran & semakan bagi

Rancangan Perumahan Awam (RPA)

v. Pembayaran pelbagai cukai hasil tanah

vi.Pembayaran pelbagai hasil bukan tanah

vii. Permohonan bicara kuasa viii.Permohonan hakmilik tanah &

Lesen Menduduki Sementara (LMS)

ix. Pembelian pelan tanah x. Penerimaan aduan awam xi. Khidmat nasihat & penyaksian

untuk segala urusan tanah xii. Pembangunan Luar Bandar – eKasih, BR1M etc

SENARAI PERKHIDMATAN

12

A M A L A N T E R B A I K

Disediakan kepada pelanggan yang tidak mampu ke pejabat untuk membuat penyaksian di pejabat atas dasar sakit, kurang upaya ataupun atas sebab-sebab tertentu di kawasan Hilir Perak.

Tujuan

Mesra Pelanggan & memudahkan urusan

Impak

Skuad khas yang terdiri daripada penolong pegawai tanah kanan yang telah diwartakan sebagai penolong pentadbir tanah yang menyediakan khidmat penyaksian (attest-station) diluar dari pejabat.

Perkhidmatan Skuad 766 ini disediakan kepada pelanggan yang tidak mampu hadir ke pejabat untuk membuat penyaksian di pejabat atas dasar sakit, kurang upaya ataupun atas sebab-sebab tertentu di kawasan Hilir Perak.

766 merupakan singkatan dari no telefon jabatan ini 05-6221766.

Pada masa ini, 4 pegawai telah dilantik dan sentiasa bersedia pada waktu pejabat untuk melakukan khidmat ini menggunakan dua kenderaan jabatan iaitu Toyota Hilux dan juga motosikal jabatan.

Merupakan salah satu inisiatif pentadbiran ini dalam usaha mempertingkatkan perkhidmatan kepada pelanggan (delighting the customer) .

SKUAD 766 2

13

A M A L A N T E R B A I K

Pusat Penyaksian Setempat (Centralized Attest Station) 3

Tujuan Merupakan idea pentadbiran dalam usaha melicinkan proses

penyaksian urusan tanah dimana urusan ini ditempatkan di 1Kaunter.

Merupakan salah satu sub-services yang ditawarkan dalam inovasi 1Kaunter dan merupakan antara usaha pentadbiran ini untuk delighting the customers.

Impak Jimat masa pelanggan & efektif!

14

e-SIASATAN 4

A M A L A N T E R B A I K

Memudahkan pelaksanaan siasatan lelong tanpa menggunakan buku siasatan manual.

Tujuan

Penjimatan masa dan kos Peningkatan sistem penyampaian perkhidmatan

Impak

BUKU SIASATAN BIASA e-SIASATAN

STANDARD, KEMAS & MUDAH DIBACA!!!

TULISAN SUKAR DIFAHAMI, TIDAK

MENGIKUT FORMAT STANDARD

15

SANDY 1.0 5

A M A L A N T E R B A I K

Sistem database pengurusan data pengusaha dan pengeluaran permit pasir bagi memudahkan semakan data permit pasir.

Tujuan

Penjimatan masa dan kos Kecekapan sistem penyampaian

Impak

16

SPA KAUNTER 6

A M A L A N T E R B A I K

Salah satu sub-services yang ditawarkan dalam inovasi 1Kaunter dan merupakan antara usaha pentadbiran ini untuk delighting the customers. Selaras dengan motto pentadbiran ini iaitu “pulang dengan senyuman”.

17