Laporan KP Andre Baru

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Seiiring semakin pesatnya kemajuan teknologi informasi saat ini, berbagai

instansi Pemerintah maupun Swasta sudah mulai memanfaatkan teknologi ini.

Salah satu manfaatnya adalah penggunaan database untuk menyimpan data-data

pada instansi tersebut. Kalau menggunakan cara yang konvensional untuk

menyimpan data-datanya, biasanya memerlukan suatu media penyimpanan yang

cukup besar. Untuk mencatat suatu transaksi atau laporan saja, diperlukan media

berupa buku atau yang lainnya. Kalau transaksi yang dilakukan banyak, maka

media penyimpanannya juga banyak. Apabila data-data tersebut diperlukan pada

saat tertentu maka kesulitan yang harus dihadapi adalah mencari data-data

tersebut secara manual. Akan memerlukan waktu yang relatif lama untuk mencari

data-data yang tersimpan pada media penyimpanan konvensional. Dan jika ini

sering terjadi, maka banyak waktu yang terbuang percuma hanya untuk mencari

informasi dari data yang diinginkan.

Dengan memanfaatkan penggunaan database ini, masalah-masalah di atas

bisa dikurangi. Tidak perlu media penyimpanan seperti buku untuk menyimpan

datanya. Jika data-data yang tersimpan di dalam database ini diperlukan pada saat

tertentu maka cukup melakukan pencarian (searching) dan prosesnya lebih cepat

dan akurat tidak seperti cara pencarian yang konvensional yang membutuhkan

waktu yang lama untuk mencarinya. Selain itu, manfaat dari penggunaan database

1

ini ialah manajemen data dapat dilakukan dengan mudah sesuai dengan kebutuhan

instansi terkait. Hanya saja, jika data yang tersimpan di dalam database ini sudah

banyak sekali maka prosesnya semakin lambat. Jadi, diperlukan metode tertentu

untuk menjaga sistem agar dapat bekerja secara optimal. Misalnya, backup data-

data yang sudah tidak terpakai ke media penyimpanan lain, penghapusan data-

data yang tidak diperlukan lagi dan metode perawatan lainnya yang bermanfaat

untuk menjaga kinerja sistem penyimpanan ke dalam database ini menjadi lebih

baik.

Di instansi Pemerintah Kota Pontinak, sudah ada yang menerapkan

teknologi ini, salah satunya adalah Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Pemberdayaan

Masyarakat. Selain untuk menangani masalah tenaga kerja dan pemberdayaan

masyarakat, instansi ini juga menangani masalah-masalah sosial yang perlu

ditangani secara serius mengingat jumlah pengangguran yang jumlahnya terus

meningkat setiap tahunnya dan krisis ekonomi yang menimpa bangsa ini membuat

mereka mencari pekerjaan yang kurang cocok baginya, misalnya menjadi

gelandangan dan pengemis (gepeng). Jika dilihat dari segi pendapatan, jumlah

yang mereka terima bahkan lebih besar dari gaji seorang pegawai negeri. Ini

disebabkan karena mereka mempunyai sistem sendiri untuk menjalankan

operasinya, sehingga mereka betah menjalani profesi sebagai gepeng ini.

Bertambahnya jumlah Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS)

di Indonesia saat ini, mengharuskan tiap-tiap Pemerintah Kota (Pemkot) untuk

melakukan razia dan memberikan peringatan kepada mereka untuk tidak

beroperasi di tempat-tempat umum lagi serta memberikan pembinaan di pusat

rehabilitasi sosial.

2

Untuk menciptakan Kota Pontianak yang bersih dari gelandangan dan

pengemis (gepeng), anak jalanan, anak terlantar, jompo terlantar dan para

penyandang masalah kesejahteraan sosial lainnya, berbagai upaya telah dilakukan

oleh Pemkot diantaranya, memasukkan mereka ke pusat rehabilitasi sosial,

memulangkan mereka ke tempat asalnya dan yang lain sebagainya.

Berbagai upaya yang telah dilakukan oleh Pemkot ini sepertinya tidak

berpengaruh bagi mereka. Karena sudah menjadi tempat mencari rezeki dan tidak

mau berusaha untuk mencari rezeki dengan cara yang lain, mereka pun kembali

beroperasi lagi dan jumlahnya menjadi lebih banyak.

Untuk itu, perlu dilakukan upaya lebih lanjut untuk mengatasi masalah ini.

Pendataan identitas asli mereka perlu dilakukan secara teliti guna menghindari

pemalsuan identitas. Dan tempat-tempat yang sering dijadikan lahan bagi mereka

mencari rezeki juga harus di data agar dapat dilakukan analisis lebih lanjut.

Tempat-tempat rehabilitasi juga harus ditambah agar dapat menampung mereka

yang jumlahnya semakin bertambah. Dan peringatan yang lebih tegas dari Pemkot

juga sangat diperlukan agar mereka bisa mencari rezeki dengan cara yang lebih

baik lagi tanpa merusak pemandangan Kota Pontianak ini.

Pendataan yang dilakukan dengan cara manual akan mengalami kesulitan

dalam melakukan analisis. Jadi, diperlukan suatu aplikasi yang dapat mendata

identitas mereka dan melaporkan bantuan-bantuan yang sudah diterima oleh

mereka. Identitas mereka yang dimasukkan dilengkapi dengan foto agar dapat

mengidentifikasi apabila terjadi perubahan identitas. Setelah data selesai

dimasukkan maka keluaran dari aplikasi ini adalah laporan data Penyandang

Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS) dan laporan bantuan-bantuan sosial yang

3

sudah diterima oleh mereka. Sehingga nantinya, tidak perlu lagi mengetik data-

data yang sudah ada di dalam buku besar untuk dijadikan laporan bulanan dan

tahunan serta laporan penerimaan bantuan sosial karena sudah dapat diproses

langsung melalui aplikasi yang dirancang ini.

Perancangan aplikasi Sistem Administrasi PMKS (Penyandang Masalah

Kesejahteraan Sosial) ini dibuat untuk mendata identitas para gepeng, anak

jalanan, anak terlantar, anak yatim piatu, fakir miskin, korban bencana alam, PSK,

orang gila, jompo terlantar, lanjut usia, korban kekerasan, kasus narkoba, para

narapidana dan yang lainnya yang ada di Kota Pontianak ini.

1.2 Materi Kerja Praktek

Materi kerja praktek yang diajukan kepada Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan

Pemberdayaan Masyarakat Kota Pontianak adalah perancangan aplikasi Sistem

Administrasi PMKS (Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial) yang berfungsi

untuk menyimpan data-data identitas PMKS dan dapat memberikan informasi lain

yang dibutuhkan, seperti kartu identitas PMKS, laporan bulanan dan tahunan serta

laporan penerima bantuan sosial.

1.3 Tujuan Kerja Praktek

Tujuan dari pelaksanaan kerja praktek ini adalah untuk menghasilkan

rancangan aplikasi Sistem Administrasi PMKS (Penyandang Masalah

Kesejahteraan Sosial). Aplikasi ini mencakup pendataan identitas PMKS yang

disimpan dalam sebuah database yang hasilnya bisa dijadikan pelaporan data

4

PMKS, Kartu Identitas PMKS dan laporan penerimaan bantuan sosial bagi para

PMKS tersebut.

1.4 Manfaat Kerja Praktek

1. Bagi Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Pemberdayaan Masyarakat Kota

Pontianak

a. Dapat mendata identitas PMKS, membuat kartu identitas

PMKS, membuat laporan data-data bulanan dan tahunan,

membuat laporan bantuan sosial yang diterima oleh PMKS

menggunakan aplikasi ini.

b. Dapat mempermudah pekerjaan karena cara yang konvensional

sudah diganti dengan aplikasi ini.

2. Bagi Penulis

a. Dapat belajar mengenai apa yang dilakukan dalam penanganan

PMKS.

b. Dapat mengetahui jumlah PMKS yang ada di Kota Pontianak.

c. Menerapkan ilmu yang diperoleh pada saat kuliah untuk

diimplementasikan pada Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan

Pemberdayaan Masyarakat.

1.5 Sistematika Penulisan

BAB I : PENDAHULUAN

Berisi latar belakang, materi kerja praktek, tujuan kerja praktek,

manfaat penelitian dan sistematika penulisan.

5

BAB II : RUANG LINGKUP KERJA PRAKTEK

Gambaran umum tentang Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan

Pemberdayaan Masyarakat Kota Pontianak dan struktur organisasi institusi

tersebut serta penjelasan mengenai tugas-tugasnya dan hubungannya

dengan bagian yang lain.

BAB III : ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM

Berisi uraian tentang metode analisis kebutuhan perangkat lunak

yang dipakai serta hasil analisis yang akan dijadikan sebagai bahan acuan

dalam pemilihan kebutuhan sistem yang harus diwujudkan dalam

perangkat lunak.

BAB IV : PERANCANGAN SISTEM

Berisi tentang metode perancangan perangkat lunak yang dipakai

serta hasil analisis perancangan perangkat lunak yang merupakan

terjemahan kebutuhan perangkat lunak yang meliputi prosedur dan fungsi

dari perangkat lunak yang dibuat.

BAB V : IMPLEMENTASI SISTEM

Berisi batasan implementasi perangkat lunak dan dokumentasi

implementasi perangkat lunak.

BAB VI : ANALISIS KINERJA SISTEM

6

Berisi dokumentasi hasil pengujian terhadap perangkat lunak yang

dibandingkan kebenarannya dengan kebutuhan perangkat lunak yang

dituliskan dalam bagian sebelumnya yang kemudian dianalisis.

BAB VII: PENUTUP

Berisi kesimpulan dan saran - saran untuk pengembangan perangkat

lunak lebih lanjut.

7

BAB II

RUANG LINGKUP KERJA PRAKTEK

2.1 Gambaran Umum Tentang Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan

Pemberdayaan Masyarakat Kota Pontianak

Pelaksanaan kerja praktek dilakukan di Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan

Pemberdayaan Masyarakat Kota Pontianak, banyak kemudahan yang didapat

dalam pelaksanaan kerja praktek. Fasilitas yang memadai, memudahkan peserta

dalam melaksanakan tugas disana. Selain fasilitas yang memadai, para

pegawainya pun sangat antusias dengan adanya pelaksanaan kerja praktek ini,

berbagai pertanyaan yang diajukan mereka jawab sesuai dengan kemampuan

mereka. Pada instansi Pemerintah Kota Pontianak ini terdapat 3 (tiga) instansi

yang digabung menjadi 1 (satu). Yang pertama, Dinas Sosial, kemudian Dinas

Tenaga Kerja dan Dinas Pemberdayaan Masyarakat. Khusus untuk pelaksanaan

kerja praktek ini, peserta memilih Dinas Sosial untuk dijadikan tempat kerja

praktek. Dinas Sosial ini terbagi lagi manjadi 2 (dua) Bidang, yaitu Bidang

Rehabilitasi Sosial dan Bidang Bantuan Sosial. Pada bidang Rehabilitasi Sosial,

tugas-tugas mereka salah satunya ialah mendata para Penyandang Masalah

Kesejahteraan Sosial (PMKS), melakukan razia gepeng dan anak jalanan serta

melakukan proses rehabilitasi bagi para PMKS yang dipusatkan di tempat

rehabilitasi yang ada di daerah Sei Ambawang. Pada bidang Bantuan Sosial, salah

satu tugasnya ialah memberikan bantuan-bantuan sosial bagi para PMKS yang

membutuhkan dan mendata penerima bantuan sosial tersebut.

8

BAB III

ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM

3.1 Metode Analisis

Analisis yang dilakukan untuk merancang aplikasi ini adalah analisis

dengan metode berorientasi struktur data (oriented data structure), karena dalam

merancang aplikasi ini terdapat data-data yang dijadikan acuan untuk merancang

sebuah database yang akan digunakan dalam aplikasi Sistem Administrasi PMKS

ini. Selain data-data yang dipelajari untuk merancang database ini, tambahan

informasi dari user juga mendukung perancangan sehingga apa yang diinginkan

oleh user dapat terpenuhi.

3.2 Hasil Analisis

Penggunaan cara manual yang dilakukan oleh Dinas Sosial Kota

Pontianak dalam mendata identitas Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial

(PMKS) ini menjadi awal rencana pembuatan aplikasi Sistem Administrasi PMKS

yang penyimpanan datanya menggunakan database. Dengan adanya database,

maka proses pencarian data akan dilakukan dengan cepat dan mudah bila

dibandingkan dengan cara manual, yaitu mencari data satu per satu di dalam

sebuah buku besar. Tentu saja cara manual ini akan membutuhkan waktu yang

lama untuk mencari data yang diinginkan. Mengingat banyak tugas-tugas lain

yang masih harus segera diselesaikan, maka keberadaan aplikasi ini sangat

dibutuhkan.

10

Dari data-data yang telah dipelajari, maka dibutuhkan suatu sistem yang

dapat mendata identitas PMKS, mencetak kartu identitas, mencetak laporan

bulanan dan tahunan serta mencetak laporan penerima bantuan sosial bagi para

PMKS. Untuk merancang suatu sistem, diperlukan antar muka dan basis data

yang dapat bekerja sesuai dengan kebutuhan sistem (1). Aplikasi ini bisa

menangani masalah tersebut, karena sudah dirancang berdasarkan sistem yang

dibutuhkan.

Dengan adanya aplikasi ini, data-data yang ada bisa dijadikan laporan

bulanan atau tahunan yang bisa diurutkan berdasarkan kategorinya. Aplikasi ini

juga dapat mencetak kartu identitas PMKS yang berguna untuk identifikasi

apabila akan dilakukan razia PMKS di daereh-daerah tempat mereka beroperasi

khususnya para gelandangan dan pengemis, anak jalanan, orang gila dan yang lain

sebagainya. Selain itu, aplikasi ini juga dapat melaporkan bantuan-bantuan sosial

yang diterima oleh PMKS tersebut.

Selain itu, antar muka yang dibuat khusus untuk mengoperasikan database

bersifat user friendly (ramah pengguna), sehingga user dapat menggunakannya

dengan mudah. Aplikasi juga dilengkapi dengan form login yang membatasi

penggunaan hanya untuk 1 (satu) user saja karena aplikasi ini bersifat (personal

user).

Berdasarkan hasil analisis maka sistem yang dibutuhkan dalam

mengembangkan Sistem Administrasi Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial

(PMKS) ini adalah sebagai berikut :

11

CPU, menggunakan prosessor minimal Intel Celeron 2,2 GHz, space

harddisk minimal 500 Mb, dengan RAM minimal 128 Mb, dan

menggunakan sistem operasi minimal Windows XP.

Software yang digunakan adalah Borland Delphi 7.0.

Perancangan database menggunakan Inter Base.

12

BAB IV

PERANCANGAN SISTEM

4.1 Metode Perancangan

Metode perancangan aplikasi yang digunakan adalah metode perancangan

database. Karena belum adanya sistem yang menangani masalah ini, maka

dirancanglah aplikasi baru untuk menangani sistem administrasi PMKS ini.

Sistem dirancang agar dapat meng-input-kan data-data identitas PMKS ke dalam

database, mencetak kartu identitas PMKS, mencetak laporan bulanan dan tahunan

serta mencetak laporan penerimaan bantuan sosial.

4.2 Hasil Perancangan

Berdasarkan metode perancangan di atas, berikut ini adalah proses

perancangan database dari sistem yang akan dirancang :

1. Normalisasi

Normalisasi merupakan suatu proses pengelompokkan data ke dalam

bentuk tabel atau relasi untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga

terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi (2).

Berikut ini adalah proses-proses normalisasi yang dilakukan :

a. Bentuk Tidak Normal

Berikut ini adalah bentuk tidak normal dari tabel Data PMKS yang

terdiri dari : nama, umur, jenis_kelamin, pendidikan, kelas, nama_sekolah,

13

nama_ortu, pekerjaan_ortu, alamat, daerah_terjaring, tgl_masuk, bulan,

tahun, ket, bantuan.

b. Bentuk Normal Pertama (1 NF)

Proses ini dilakukan untuk menghilangkan elemen data yang

berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi di antara setiap

baris pada suatu tabel. Adapun bentuk normal pertama dari tabel adalah :

Tabel 4.1 Data PMKS pada 1 NF

Tabel Data PMKSid_pmksnamaid_kategorikategoriumurjenis_kelaminpendidikankelasnama_sekolahnama_ortupekerjaan_ortualamattempat_terjaringtgl_masukbulan tahunketid_bantuanbantuanfoto

Sumber : Data Olahan

c. Bentuk Normal Kedua (2 NF)

Pada bentuk normal kedua ini, suatu relasi memungkinkan

memiliki composite key, yaitu relasi dengan primary key yang terdiri dari

dua atau lebih atribut. Suatu relasi yang memiliki single atribut untuk

primary key-nya secara otomatis pada akhirnya menjadi 2 NF.

14

Gambar 4.1 Bentuk normal kedua (2 NF) pada tabel Data PMKS

Pada gambar di atas maka dapat dilihat beberapa kondisi sebagai

berikut :

1. Primary key pada tabel

Data PMKS adalah id_pmks.

2. Semua atribut memiliki

ketergantungan pada id_pmks.

3. Terdapat ketergantungan

transitif terhadap primary key, yaitu id_kategori dan id_bansos.

d. Bentuk Normal Ketiga (3 NF)

Primary Key

NamaId_kategori

Umur

Jenis_kelamin

Pendidikan

Kategori

Kelas

Ket

Foto

Tahun

Bulan

Tgl_masuk

Alamat

Nama_ortu

Nama_sekolah

Pekerjaan ortu

bantuan

Ketergantungan Transitif

id_pmks

Tempat_terjaringId_bantuan

KetergantunganTransitif

15

Pada proses ini, ketergantungan transitif akan dihilangkan supaya

atribut-atribut non key (bukan primary key) dapat memliki ketergantungan

sepenuhnya terhadap primary key. Tabel Data PMKS ini akan dipecah

menjadi empat tabel yang saling berelasi.

Berikut ini adalah diagram relasi antar tabel :

Tabel Kategoriid_kategori PKkategori

Tabel Bantuanid_bantuan PKbantuan

Tabel Bansosialid_bansos PKid_pmks FK id_kategori FKid_bantuan FKtgl_bansos

Gambar 4.2 Diagram Relasi Data

Pada diagram relasi di atas, yang menjadi tabel inti adalah tabel

Bansosial karena di dalam tabel ini semua transaksi penerimaan bantuan

sosial akan disimpan. Tabel ini memiliki primary key (PK) yaitu id_bansos

dan foreign key (FK) yaitu id_pmks, id_kategori dan id_bantuan. Tabel

PMKS digunakan untuk menyimpan data-data identitas PMKS, sedangkan

tabel kategori dan bantuan digunakan untuk menyimpan kategori PMKS

dan jenis-jenis bantuan yang akan disalurkan. Pada tabel PMKS terdapat

primary key yaitu id_pmks dan foriegn key yaitu id_kategori. Sedangkan

tabel kategori dan tabel bantuan tidak memiliki foreign key. Manfaat

Tabel PMKSid_pmks PKid_kategori FKnamaumurjenis_kelaminpendidikankelasnama_sekolahnama_ortupekerjaan_ortualamattempat_terjaringtgl_masukbulan tahunketfoto

16

adanya foreign key ini adalah untuk mempermudah proses peng-query-an

dari tiap-tiap tabel yang ingin ditampilkan data-datanya.

2. Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan diagram yang menunjukkan aliran data dari suatu sistem

yang digambarkan secara abstrak. Berikut ini adalah proses-proses aliran data

yang ada pada sistem yang dirancang :

a. Diagram Konteks

Berikut ini adalah diagram konteks yang menunjukkan aliran data dari

kedua Bidang yang ada di Dinas Sosial, yaitu Bidang Rehabilitasi Sosial dan

Bidang Bantuan Sosial. Data-data PMKS yang ada pada kedua Bidang

tersebut diproses ke dalam sistem. Sistem akan mencetak laporan data PMKS

dan Kartu identitas PMKS yang kemudian diberikan kepada Bidang Rehsos

serta laporan bantuan sosial diberikan kepada Bidang Bansos. Semua data-

data yang di-input-kan disimpan di dalam database sistem tersebut.

Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem Administrasi PMKS

SistemAdministrasi

PMKS

Bidang Rehsos

BidangBansos

Cetak Kartu Identitas PMKSLaporan Data PMKS

Data PMKS

Laporan Bantuan Sosial

Data PMKS

17

b. Diagram Overview / Nol

Pada diagram ini, akan ditampilkan gambaran umum sistem yang

dirancang serta aliran data-datanya. Berikut adalah gambar diagramnya :

18

Gambar 4.4 Diagram Overview / Nol

Form Isi Bantuan

Form Isi Data

Form Isi Kategori

Form Isi Data

Laporan Bantuan Sosial

Laporan Data PMKS

Kartu Identitas PMKS

Bidang Rehsos

Bidang Bansos

1.0Olah Kategori

PMKS

2.0Olah

D_PMKS

4.0Olah

D_Bansos

5.0Cetak Kartu

PMKS

D_Kategori

D_PMKS

D_Bansosial

D_PMKS

3.0Olah

D_Bantuan

D_Bantuan

D_PMKS

D_Bansosial6.0

Cetak Laporan

19

Dari diagram di atas diketahui bahwa, proses yang dilakukan pertama

kali dalam sistem ini adalah mengisi kategori-kategori PMKS yang

diperlukan. Selanjutnya, kategori disimpan ke dalam database kategori.

Proses selanjutnya ialah mengisi data PMKS yang ada pada Bidang Rehsos

dan Bidang Bansos. Setelah diisi, data kemudian disimpan ke dalam database

PMKS. Proses berikutnya adalah mengisi bantuan-bantuan sosial yang akan

disalurkan. Data tersebut disimpan di dalam database bantuan. Pada proses

pengisian bantuan sosial, database yang digunakan ialah database PMKS,

bantuan dan kategori. Setelah selesai diisi maka data tersebut akan disimpan

pada database bansosial. Proses mencetak kartu identitas dan laporan data

PMKS serta laporan bantuan sosial dilakukan menggunakan database PMKS

dan bansosial. Setelah data dicetak, hasilnya diberikan kepada masing-masing

Bidang yang memerlukan data tersebut.

c. Diagram Rinci

Diagram ini akan menampilkan gambaran sistem yang dirancang

secara rinci untuk setiap fungsi-fungsi yang ada. Berikut adalah gambar

diagramnya :

1. Diagram 1 level 2

Gambar 4.5 Diagram 1 level 2

Form Isi Kategori1.1

Input KategoriPMKS

D_Kategori

Bidang Rehsos

20

Pada diagram rinci ini, sistem melakukan proses input kategori

PMKS yang ada. Setelah itu data disimpan ke dalam database kategori.



Diagram rinci ini menjelaskan proses input data PMKS yang data-

datanya diperoleh dari masing-masing Bidang. Database kategori

digunakan untuk mengkategorikan identitas PMKS tersebut pada kategori

yang sesuai dengan proses input yang dilakukan sebelumnya. Setelah

selesai, maka data-data tersebut akan disimpan pada database PMKS.



Diagram ini menjelaskan proses input bantuan-bantuan sosial yang

akan disalurkan kepada para PMKS. Setelah data di-input-kan kemudian

data disimpan pada database bantuan.

Form Isi Data

Form Isi Data

2.1Input Data

PMKS

D_Kategori

Bidang Bansos

D_PMKS

Bidang Rehsos

Form Isi Bantuan3.1

Input Bantuan

D_Bantuan

Bidang Bansos

21



Untuk melakukan proses input bantuan sosial, database yang

digunakan adalah database PMKS, kategori dan bantuan. Semua proses

input bantuan sosial ini akan disimpan ke dalam database bansosial.

3. Struktur Database

Berdasarkan proses-proses perancangan database yang telah dilakukan,

berikut ini adalah struktur database yang digunakan dalam Sistem Administrasi

PMKS (Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial) :

a. Tabel PMKS

Adapun struktur Tabel PMKS adalah sebagai berikut :

Tabel 4.2 Struktur PMKS

Nama Field Tipe Boleh Kosong

id_pmksid_kategorinamaumurjenis_kelaminpendidikankelasnama_sekolahnama_ortupekerjaan_ortualamatdaerah_terjaringtgl_masukbulantahunfotoket

integerintegervarchar(40)varchar(10)varchar(12)varchar(15)varchar(5)varchar(40)varchar(40)varchar(40)varchar(100)varchar(40)varchar(4)varchar(12)varchar(5)varchar(150)varchar(800)

TidakTidakTidakTidakTidakTidakTidakTidakTidakTidakTidakTidakTidakTidakTidakBolehBoleh


4.1Input

Bantuan Sosial

D_Bantuan

D_PMKSD_Bansosial

D_Kategori

22

Tabel PMKS ini digunakan untuk menyimpan data-data input-an

yang dilakukan oleh user. Data input dibagi menjadi beberapa kategori

yang tergolong Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS) yang

terdiri dari : gepeng, anak jalanan, anak terlantar, anak yatim piatu, fakir

miskin, korban bencana alam, PSK, orang gila, jompo terlantar, lanjut

usia, korban kekerasan, kasus narkoba, para narapidana dan sebagainya

yang ada di Kota Pontianak. Semua data-datanya harus diisi, khusus untuk

field foto dan ket (keterangan) boleh kosong supaya proses input dapat

dilakukan walaupun tidak terdapat foto dan keterangannya.

b. Tabel Bantuan

Adapun struktur Tabel Bantuan ini adalah sebagai berikut :

Tabel 4.3 Struktur Bantuan

Field Tipe Boleh Kosong

id_bantuanbantuan

integervarchar(50)

TidakTidak


Tabel bantuan ini digunakan untuk menambah jenis-jenis bantuan

yang akan diterima oleh para PMKS. Dari tabel ini, bantuan yang sudah

tersedia akan dipanggil melalui proses query pada saat peng-input-an

bantuan sosial bagi para PMKS.

c. Tabel Kategori

Adapun struktur Tabel Kategori ini adalah sebagai berikut :

Tabel 4.4 Struktur Kategori


id_kategorikategori

integervarchar(50)

TidakTidak


23

Tabel kategori ini digunakan untuk menambah jumlah kategori

yang baru, mengganti dan menghapus kategori yang diinginkan jika ada

kebijakan yang baru dari instansi terkait. Dengan adanya tabel ini, user

dapat dengan mudah melakukan perubahan-perubahan kategori yang

sesuai dengan kebijakan baru yang telah ditetapkan tersebut.

d. Tabel Bansosial

Adapun struktur Tabel Bansosial ini adalah sebagai berikut :

Tabel 4.5 Struktur Bansosial

Nama Field Tipe Boleh Kosong

id_bansosid_pmksid_kategoriid_bantuantgl_bansos

integerintegerintegerintegerdate

TidakTidakTidakTidakTidak


Tabel Bansosial atau bantuan sosial ini digunakan untuk

menyimpan data-data para PMKS yang sudah menerima bantuan sosial.

Semua transaksi-transaksi pemberian bantuan sosial disimpan di dalam

tabel ini, dan dilengkapi juga dengan tanggal pemberian bantuan

sosialnya.

e. Tabel PW (Password)

Adapun struktur Tabel PW ini adalah sebagai berikut :

Tabel 4.6 Struktur PW


namapasstanggalwaktu

varchar(30)varchar(30)datetime

TidakTidakTidakTidak


Tabel PW ini digunakan untuk form login user yang terbatas untuk

1 (satu) orang user saja, karena aplikasi ini memang dirancang untuk

24

personal user bukan multi user. User diberikan fasilitas untuk mengganti-

ganti nama dan password sesuai dengan keinginannya. Field-field

tambahan seperti tanggal dan waktu digunakan sebagai pelengkap atau

untuk mengingatkan kapan terakhir kali user mengganti password-nya.

Field-field tambahan tersebut jika tidak digunakan juga tidak apa-apa

karena yang terpenting akses untuk masuk ke program inti harus melalui

form login ini.

25

BAB V

IMPLEMENTASI SISTEM

5.1 Batasan Implementasi

Implementasi aplikasi ini hanya berdasarkan atas data-data yang dimiliki

oleh Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Pemberdayaan Masyarakat Kota Pontianak

khususnya Bidang Sosial tanpa terkait pada Bidang-Bidang lain yang ada pada

instansi tersebut. Sistem administrasi ini juga tidak berhubungan dengan sistem

administrasi pada bidang yang lain karena terfokus untuk pendataan identitas

Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS) saja.

5.2 Implementasi

Aplikasi dirancang sebaik mungkin agar dapat digunakan dengan mudah

oleh user atau lebih user friendly. Sebelum menjalankan aplikasi ini, terlebih

dahulu meng-install-kan software Borland Delphi 7.0 dan Interbase pada

komputer yang akan digunakan untuk proses peng-input-an. Hal ini dilakukan

supaya sistem administrasi PMKS ini dapat digunakan.

Karena menggunakan Interbase, sebelum aplikasi dipakai terlebih dahulu

database didaftarkan ke Interbase supaya aplikasi bisa digunakan. Setelah

database didaftarkan, aplikasi sudah bisa digunakan untuk memproses kebutuhan-

kebutuhan user yang sudah diimplementasikan ke dalam sebuah program yang

26

dapat melakukan perintah-perintah yang diperlukan. Berikut ini adalah tampilan

program dan proses-proses yang dapat dilakukan oleh aplikasi :

1. Tampilan awal program inti

Gambar 5.1 Tampilan Awal Program

Pada form ini disediakan menu-menu pilihan yang membantu user

untuk melakukan proses tertentu. Menu-menu pilihan dari form ini terdiri

dari : File (Input Data Baru, Lihat Data PMKS , Urut Data PMKS dan Exit),

Edit (Edit Data, Hapus Data dan Tambah Kategori), Bantuan Sosial (Lihat

Data Bantuan Sosial), User (Ganti Password) dan Help (Bantuan dan About

Me).

2. Form Login

27

Gambar 5.2 Form Login

Pada bagian ini, user harus memasukkan username dan password

untuk masuk ke program inti, jika tidak maka akan ada informasi bahwa input-

an user tidak benar atau jika input-an user benar maka akan ada informasi

bahwa login user telah berhasil dan program inti bisa digunakan. User juga

dapat mengganti username dan password yang diinginkan karena telah

disediakan fasilitas untuk melakukannya. Prosesnya menggunakan query dari

database khusus untuk form login ini. Aplikasi ini ditujukan untuk personal

user, sehingga hanya 1 (satu) orang saja yang bisa mengakses aplikasi ini.

3. Form Input Data

Gambar 5.3 Form Pilih Kategori

28

Gambar 5.4 Form Input Data

Bagian input data baru ini digunakan untuk memasukkan data-data

yang berhubungan dengan identitas PMKS, sebelumnya user akan diberikan

pilihan kategori untuk data yang akan di-input-kan. Jika salah satu kategori

tersebut telah dipilih, maka akan ditampilkan form pengisian data-datanya,

masukkan data-datanya pada tempat yang telah disediakan. Sebaiknya data

diisi dengan lengkap supaya identitas PMKS tersebut lebih jelas, tapi jika

tidak lengkap atau tidak ada datanya maka isi kolom tersebut dengan tanda

(’-’) supaya program tidak membaca kolom tersebut kosong, karena hanya ada

beberapa kolom saja yang boleh kosong seperti, kolom foto dan keterangan.

Jika ada salah satu kolom yang belum diisi atau kosong maka program akan

memberikan informasi bahwa data yang di-input-kan belum lengkap. Jika

telah selesai diisi semua datanya, maka data input-an akan tersimpan di dalam

database.

4. Form Lihat Data

29

Gambar 5.5 Form Lihat Data

Bagian ini digunakan untuk melihat data-data yang tersimpan di dalam

database, ada beberapa pilihan menu pada form ini yaitu : cari data, edit data,

refresh data, hapus data dan lihat detail.

Form Edit Data

Gambar 5.6 Form Edit Data

30

Pada bagian ini, user dapat mengubah setiap data-data yang

mengalami perubahan atau ada yang salah sewaktu pengisian datanya.

Setelah data selesai di-edit maka program akan memberikan informasi

bahwa data telah diubah dan data akan tersimpan ke dalam database.

Form Cari Data

Gambar 5.7 Form cari Data

Apabila data yang tersimpan di dalam database banyak, maka user

dapat menggunakan fasilitas ini untuk mempermudah dalam mencari data

yang diinginkan. User hanya memasukkan nama yang ingin dicari lalu

program akan mencari datanya. Setelah selesai mencari, maka program

akan menampilkan data-data yang namanya sesuai dengan yang

dimasukkan oleh user.

Refresh Data

Pilihan ini digunakan untuk me-refresh database yang sebelumnya

digunakan untuk peng-query-an. Setelah ditekan maka database akan

menampilkan keseluruhan data yang tersimpan.

Hapus Data

Hapus data digunakan untuk menghapus data yang ada di dalam

database. Id yang digunakan menggunakan auto increment untuk

memudahkan penomoran data, sehingga perlu dilakukan inisialisasi pada

database supaya script auto increment bisa diproses. Dalam hal ini, record

awal pada database diberi inisialisasi (0) pada field id dan field lainnya

31

diinisialisasi dengan tanda (-) supaya untuk selanjutnya program akan

menjumlah id tersebut (ditambah 1) setelah ada pengisian data baru ke

dalam database. Program akan mengalami gangguan jika record awal

tersebut dihapus. Untuk itu, program sudah dirancang agar user tidak bisa

menghapus record tersebut. Caranya dengan memberikan informasi bahwa

record tersebut tidak bisa dihapus. Dengan begitu, program akan berjalan

tanpa ada gangguan auto increment.

Lihat Detail

Pada bagian ini, user diberikan fasilitas untuk melihat data secara

jelas, karena jika melihat langsung pada database ada beberapa bagian

field yang tidak terlihat. Maka diberikan fasilitas ini supaya user dapat

melihat foto dan keterangan lain secara jelas.

5. Form Urut Data PMKS

Gambar 5.8 Form Urut Data PMKS

Pada bagian ini, terdapat beberapa menu pilihan yang bisa digunakan

oleh user antara lain :

32

Lihat Semua Data

Kegunaannya sama dengan refresh data, yaitu menampilkan

kembali seluruh data yang tersimpan di dalam database.

Urut Data Per Bulan

Gambar 5.9 Urut Data Per Bulan

Urut data per bulan digunakan untuk mengurutkan data-data yang

terdapat didalam database berdasarkan kategori, bulan dan tahun yang

diinginkan. Jika semua pilihan telah diisi maka program akan meng-query

database sesuai dengan input-an user dan program akan menampilkan

data hasil peng-query-an yang dilakukan. Jika salah satu pilihan tidak diisi

atau ada pilihan yang kosong maka program akan memberikan informasi

bahwa pilihan yang dimasukkan belum lengkap.

Urut Data Per Tahun

Gambar 5.10 Urut Data Per Tahun

Urut data per tahun sama juga kegunaannya dengan yang

sebelumnya yaitu mengurutkan data berdasarkan kategori dan tahun yang

diinginkan. Proses peng-query-annya juga sama hanya pilihan bulan saja

33

yang dihilangkan. Setelah pilihan diisi lengkap, maka program akan

menampilkan data hasil proses peng-query-an. Akan ada informasi yang

diberikan oleh program jika ada pilihan yang tidak diisi atau kosong.

Print Data

Data-data hasil peng-query-an baik berdasarkan bulan atau tahun

dan kategorinya akan dapat langsung dicetak. Adapun hasil cetakkan

merupakan laporan Data PMKS (Penyandang Masalah Kesejahteraan

Sosial) per kategori, bulan dan tahun yang di-input-kan.

Berikut adalah tampilan hasil cetak laporan PMKS :

Gambar 5.11 Hasil Cetak Laporan PMKS

Cetak Kartu PMKS

Berikut adalah tampilan hasil cetak kartu PMKS :

34

Gambar 5.12 Hasil Cetak Kartu PMKS

Khusus bagian ini, program menyediakan fasilitas untuk mencetak

kartu identitas PMKS, seperti kartu-kartu identitas lainnya kartu identitas

PMKS ini juga dilengkapi dengan foto, adapun kegunaannya sebagai arsip

data PMKS apabila akan dilakukan razia atau proses rehabilitasi sosial

lainnya guna lebih memperjelas identitas para PMKS sehingga mereka

mudah untuk dikenali.

6. Form Lihat Data Bantuan Sosial

Gambar 5.13 Form Bantuan Sosial

Pada form ini, user akan diberikan beberapa pilihan menu diantaranya :

35

Tambah Bantuan

Gambar 5.14 Form Input Bantuan Sosial

User dapat memilih langsung data PMKS yang ditampilkan untuk

diberikan bantuan sosial, setelah memilih maka akan ditampilkan form

pengisian bantuan sosial, jika kolom bantuan sosial sudah diisi dan proses

peng-input-an telah dilakukan maka data tersebut akan tersimpan di dalam

database khusus bantuan sosial, sedangkan untuk data-data input yang

dilakukan pada proses awal disimpan ke dalam database data PMKS.

Program juga akan memberikan informasi jika terdapat data-data yang

tidak bisa diberikan bantuan sosial. Data-data yang sudah diberikan

bantuan sosial tidak bisa melakukan proses input 2 (dua) kali karena

datanya telah tersimpan di dalam database bantuan sosial, jadi jika ingin

menambah atau mengubah bantuan sosial yang diterima oleh para PMKS,

user dapat melakukannya pada menu Lihat Data.

Cari Data

36

Gambar 5.15 Form Cari Data

Fasilitas ini digunakan untuk mencari data di dalam database, yang

jumlahnya banyak dan sulit untuk dicari satu per satu. Untuk itu,

disediakan fasilitas pencarian data. Setelah user memasukkan pilihan

kategori dan nama yang ingin dicari, program akan melakukan proses

peng-query-an dan setelah itu program akan menampilkan datanya.

Setelah data ditampilkan, user dapat menambah bantuan sosial untuk data

yang dicari tersebut dan setelah data selesai ditambah bantuan maka data

tersebut akan tersimpan di dalam database.

Lihat Data

Gambar 5.16 Form Lihat Data Bantuan Sosial

37

Pada form ini, user diberikan fasilitas untuk mengubah data

bantuan sosial, melihat secara detail data, menghapus data, me-refresh

data dan mencetak data. Berikut adalah hasil cetak laporan bantuan sosial :

Gambar 5.17 Hasil Cetak Laporan Bantuan Sosial7. Form User

Gambar 5.18 Form User

Jika user ingin mengganti username dan password, program telah

menyediakan fasilitas untuk melakukannya. Setelah data-datanya selesai

diganti, maka program akan menyimpan data tersebut ke dalam database. Dan

user dapat langsung menggunakan program inti tanpa melakukan login ulang,

38

tetapi jika program telah ditutup dan user ingin menggunakan lagi program

tersebut, maka form login diisi dengan data yang baru diedit sebelumnya.

8. Form Kategori

Gamba 5.19 Form Kategori

Pada bagian ini, user disediakan fasilitas untuk menambah kategori-

kategori yang baru sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Selain itu,

kategori juga bisa dihapus dan diubah sesuai dengan keinginan user.

9. Form Help

Bagian ini berisi tentang fasilitas yang disediakan di dalam program

dan tentang identitas perancang, tidak ada petunjuk penggunaan karena

perancang melatih langsung user dalam menggunakan aplikasi ini.

Selama pengerjaan aplikasi ini, terdapat perubahan-perubahan dalam

merancangnya. Pada awalnya, perancang hanya memfokusnya aplikasi ini untuk

kategori anak jalanan saja, tetapi setelah mendapat beberapa masukkan dari user

maka aplikasi diubah agar dapat mencakup beberapa kategori yang diinginkan

oleh user. Ada tambahan lain mengenai field-field yang diperlukan dalam aplikasi

ini, sehingga perancang merubah kembali struktur database yang sudah ada

sebelumnya. Hal ini terjadi karena kurangnya komunikasi antara user dan

perancang dalam penyelesaian aplikasi ini karena kesibukan pekerjaannya dan

39

kurangnya inisiatif dari perancang untuk menanyakan lebih jelas mengenai hal-hal

yang berhubungan dengan struktur database yang diperlukan. Tetapi, semua

masalah tersebut dapat diselesaikan dengan baik dan aplikasi yang telah dibuat

sudah sesuai dengan keinginan user.

Adapun spesifikasi komputer yang diperlukan saat implementasi aplikasi

ini adalah :

1. Prosessor minimal Intel Celeron 2,2 GHz,

2. Sistem operasi yang digunakan Windows XP,

3. RAM 256 Mb,

BAB VI

ANALISIS KINERJA SISTEM

Analisis kinerja sistem dilakukan untuk menguji aplikasi apakah dapat

bekerja dengan baik atau tidak, selain itu juga bermanfaat untuk mendapatkan

potensi pengembangan dari aplikasi ini.

Secara manual, pada awalnya data PMKS (Penyandang Masalah

Kesejahteraan Sosial) yang ada pada Bidang Rehabilitasi Sosial dan Bidang

Bantuan Sosial dicatat kedalam buku besar kemudian dari data-data tersebut

dibuatlah laporan data PMKS dan laporan bantuan sosial. Semua proses ini masih

menggunakan cara manual. Untuk itu, dirancangnya aplikasi ini adalah untuk

40

membuat suatu sistem yang terkomputerisasi untuk melakukan proses-proses yang

diperlukan oleh user.

Dari diagram aliran data yang telah digambarkan pada Bab Perancangan

Sistem, aplikasi yang dibuat ini mempunyai sistem dimana user harus meng-

input-kan kategori PMKS terlebih dahulu, data PMKS yang di-input-kan terlebih

dahulu dikategorikan berdasarkan kategori PMKS yang ada, setelah itu data

tersebut disimpan di dalam database. Begitu juga dengan bantuan sosial, user

terlebih dahulu meng-input-kan bantuan yang akan disalurkan kemudian data

bantuan tersebut juga akan disimpan ke dalam database. Data yang terdapat di

dalam database ini dapat diolah menjadi kartu identitas PMKS dan laporan data

PMKS serta laporan bantuan sosial yang contoh tampilannya dapat dilihat pada

Bab Implementasi.

Aplikasi yang telah dibuat ini pada implementasinya dapat memenuhi

kebutuhan yang user inginkan. User menginginkan data-data PMKS yang

dimilikinya dapat tersimpan di dalam database. User juga menginginkan aplikasi

ini dapat mencetak kartu identitas PMKS, laporan data PMKS dan laporan

bantuan sosial.

41

BAB VII

PENUTUP

7.1 Kesimpulan

Sistem Administrasi PMKS ini dapat mengganti cara manual dalam

mendata identitas para PMKS dan menghasilkan apa yang dibutuhkan oleh user,

yaitu dapat mencetak laporan data-data PMKS tiap bulan dan tahun. Selain itu,

dapat menghasilkan kartu identitas PMKS dan laporan penerima bantuan sosial

PMKS yang sangat berguna bagi Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Pemberdayaan

Masyarakat Kota Pontianak sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil suatu

42

kebijakan atau keputusan mengenai rehabilitasi sosial para PMKS dan rencana

pemberian bantuan sosial kepada mereka.

Banyak pengalaman yang dapat diperoleh ketika melakukan kerja praktek,

selain terlibat langsung ke dalam tugas-tugas pada instansi tempat kerja praktek,

ilmu pengetahuan yang diperoleh selama kuliah juga dapat diterapkan.

Mengajarkan para pegawai tentang software tertentu dan memperbaiki komputer

yang bermasalah merupakan salah satu pengalaman yang diperoleh ketika

melakukan kerja praktek.

7.2 Saran

Dengan adanya aplikasi ini diharapkan bagi Dinas Sosial, Tenaga Kerja

dan Pemberdayaan Masyarakat Kota Pontianak khususnya Bidang Sosial dapat

menggunakannya sebaik mungkin karena peranannya sangat penting. Selain dapat

mengganti cara manual dalam mendata para PMKS, perangkat lunak ini juga

dapat menghasilkan laporan yang tidak perlu dibuat ulang jika masih

menggunakan cara manual. Banyak waktu yang bisa dihemat jika memanfaatkan

aplikasi ini, karena memang dirancang untuk menangani masalah tersebut. Jadi,

user cukup meng-input-kan data-datanya saja maka aplikasi akan langsung

memprosesnya sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh user.

43

Laporan KP Andre Baru

Documents

Transcript of Laporan KP Andre Baru