Jabatan/ PTJ hendaklah mengemukakan Sijil Pengesahan Baki Akaun pada setiap bulan kepada Pejabat Perakaunan dan disalinkan kepada Ibu Pejabat Kementerian.

Sekiranya ada perbezaan baki di antara rekod

Jabatan/PTJ dengan flimsi, Jab/ PTJ perlu menyediakan Penyata Penyesuaian dan dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan & Ibu Pejabat Kementerian.

Sijil Pengesahan Baki bagi bulan Disember

(Tambahan Akhir) adalah Sijil Pengesahan Baki Tahunan.

Laporan Pengesahan Baki

SIJIL PENGESAHAN BAKI

AKAUN AMANAH : ………………………

NO KOD AKAUN AMANAH : ……………………….

KOD JABATAN : ……………………..

SEPERTI PADA : ……………………. 1. Adalah disahkan baki akaun amanah di atas mengikut Laporan Sistem Akaun Pusat/Laporan

Sistem Perakaunan Cawangan * adalah :-

2. Adalah disahkan baki Buku Akaun Amanah Jabatan ** adalah :-

3. Adalah disahkan bahawa Arahan Perbendaharaan 155 dipatuhi :-

( Nama Pegawai/Jawatan )

Cop Jabatan Nota:

* : potong mana yang tidak berkenaan

** : hanya untuk Akaun Amanah yang dibenarkan menggunaan akaun bank sendiri selain daripada

bank JANM

: sila tandakan dikotak yang berkenaan

1.1. Bersamaan dengan baki mengikut rekod jabatan iaitu RM ………………

1.2. Berbeza dengan baki mengikut rekod jabatan dan disertakan Penyata

Penyesuaian Akaun Amanah bagi menerangkan perbezaan tersebut.

2.1. Bersamaan dengan rekod/penyata bank iaitu RM ……………………….

2.2. Berbeza dengan rekod/penyata bank dan disertakan Penyata Penyesuaian

Bank bagi menerangkan perbezaan tersebut.

3.1. Akaun Amanah ini masih diperlukan.

3.2. Akaun Amanah ini tidak diperlukan lagi

PENYESUAIAN AMANAH

Satu proses menyemak ketepatan data yang direkodkan di dalam Laporan Terperinci Amanah (flimsi) berbanding dengan data yang telah direkodkan di dalam Buku Akaun Amanah.

Selaras dengan AP143(b)

Pegawai Pengawal atau wakilnya hendaklah menyesuaikan urusniaga laporan terperinci dari pejabat perakaunan dengan rekod perakaunannya dan menyediakan penyata penyesuaian akaun.

PENYATA PENYESUAIAN AKAUN AMANAH

AKAUN AMANAH ……………………………..

NO KOD AKAUN AMANAH: ………………….

KOD JABATAN : ………………………………..

SEPERTI PADA : ……………………………...

Amaun (RM)

Baki Buku Akaun Amanah Jabatan/PTJ* Debit/ Kredit*

Tambah:

Kredit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambilkira oleh PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah (Senarai A berlampir)

Kurang:

Debit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambilkira oleh PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah (Senarai C berlampir)

Disediakan oleh :

Tandatangan :

Nama :

Jawatan :

Disahkan oleh :

Tandatangan :

Nama :

Jawatan :

Debit di buku PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah yang tiada diambilkira di dalam akaun Pejabat Pembayar (Senarai B berlampir)

Kredit di buku PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah yang tiada diambilkira di dalam akaun Pejabat pembayar (Senarai D berlampir)

Baki mengikut akaun Pejabat Pembayar Debit/ Kredit*

Butiran

Penyata Terimaan Dan Bayaran(PTB)

Merupakan Penyata Tahunan yang disediakan selepas akhir tahun 31 hb. Disember yang melaporkan segala terimaan dan bayaran sesuatu akaun amanah bagi tempoh satu tahun kewangan

Penyata Terimaan dan Bayaran hendaklah disediakan juga

apabila: Akaun Amanah hendak ditutup kerana telah mencapai maksud

penubuhannya/tidak aktif dalam tempoh setahun/mencapai tempoh hayat yang ditetapkan (sediakan PTB berbaki sifar setelah A441 berbaki sifar);

Akaun Terimaan Tidak Diperuntukkan (875501) telah sifar (baki telah dipindahkan ke akaun amanah); (sediakan PTB berbaki sifar setelah A441 berbaki sifar)

Penyata Terimaan dan Bayaran bagi tahun berakhir 31 Disember

hendaklah dikemukakan kepada Ketua Audit Negara (4 salinan) selewat-lewatnya sebelum atau pada 31 Mac tahun berikutnya.

Memaklumkan Perbendaharaan dan JANM apabila PTB telah dikemukakan kepada KAN.(Salinan surat litup)

Menghantar sesalinan PTB yang telah diaudit bersama pemerhatian audit kepada Perbendaharaan dan JANM dalam tempoh 30 hari selepas menerima PTB

Penyata Terimaan Dan Bayaran(PTB)

FORMAT Penyata Terimaan dan Bayaran

PENYATA TERIMAAN DAN BAYARAN BAGI AKAUN

AMANAH…………………………………….

BAGI TAHUN BERAKHIR PADA 31 DISEMBER ………….

NO KOD AKAUN AMANAH:……………………….

TERIMAAN BAYARAN

No Prgn* Butiran Butiran RM RM No Prgn*

JUMLAH JUMLAH

Baki awal tahun 1.1. ….

Baki akhir tahun 31.12…….

Senaraikan terimaan mengikut jenis spt dalam Arahan Amanah dan Lampiran

Senaraikan bayaran mengikut jenis dalam Arahan Amanah dan Lampiran

Baki akhir tahun 31.12…….. adalah termasuk pelaburan simpanan tetap di Bank………………………………..sebanyak RM………………………….

Nota:

Disediakan oleh: Tandatangan: Nama Pegawai: Jawatan Pegawai:

Disahkan oleh: Tandatangan: Nama Pegawai: Jawatan Pegawai:

Keterangan: * Nombor peranggan dalam Arahan Akaun Amanah yang berkaitan dengan urusniaga itu.

(Perlu merujuk Buku Akaun Amanah) Baki awal tahun; (01.01.2xxx) Butir lengkap urusniaga terimaan dan bayaran

(bersama No perenggan Arahan Amanah) * Butiran Terimaan (Kredit) [merujuk Arahan

Amanah (i.e.para11)]Buku Amanah Ruangan 6 * Butiran Bayaran (Debit) [merujuk Arahan

Amanah (i.e.para12)]Buku Amanah Ruangan 5 (Disokong dengan Lampiran yang mengandungi

maklumat urusniaga spt. tarikh, no rujukan dokumen dan amaun)

Baki akhir tahun; (31.12.2xxx)Buku Amanah Ruangan 7

Nota Pelaburan (jika ada membuat pelaburan)

MAKLUMAT PADA PTB

PENUTUPAN K/WANG

AMANAH & AKAUN

AMANAH

• K/wang Amanah dan Akaun Amanah yang telah mencapai matlamat penubuhannya atau tidak diperlukan lagi atau telah mencapai tempoh hayat yang ditetapkan di dalam Arahan Amanah atau yang tidak aktif dalam jangka masa yang berpatutan hendaklah ditutup.

• Penutupan K/wang Amanah perlu diluluskan oleh Dewan Rakyat manakala penutupan Akaun Amanah perlu mendapat kelulusan Perbendaharaan.

• Setelah ditutup, baki akaun hendaklah dikreditkan ke Akaun Hasil Disatukan atau dipulangkan kepada penyumbang bergantung kepada terma yang dinyatakan dalam Surat Ikatan Amanah/ Arahan Amanah.

Penutupan K/wang Amanah

& Akaun Amanah

CARTA ALIRAN KERJA PROSES PENUTUPAN AKAUN AMANAH

Keputusan dibuat untuk menutup Akaun Amanah

Semak Arahan Amanah mengenai kaedahmenguruskan baki akaun dan sifarkan akaun

diperingkat rekod Pejabat Perakaunan dan PegawaiPengawal

Sediakan Penyata Akaun Berbaki Sifar

Kemukakan Penyata Akaun Berbaki Sifarkepada Ketua Audit Negara dan salinan

kepada Perbendaharaan dan JANM

Menerima Penyata Akaun Berbaki Sifar yangtelah disahkan oleh Ketua Audit Negara dan

kemukakan kepada Perbendaharaan

Menerima surat penutupan rasmi Akaun Amanah

daripada Perbendaharaan