LAPORAN PENUTUP AUDIT DALAM LAPORAN PENUTUP AUDIT DALAM LAPORAN PENUTUP AUDIT DALAM LAPORAN PENUTUP AUDIT DALAM PERPUSTAKAAN UTMPERPUSTAKAAN UTM

KETUA JURUAUDIT DALAMKETUA JURUAUDIT DALAM MEI ( MEI (R bR b ))21 MEI 2014 (21 MEI 2014 (RabuRabu))

Zaleha Atan

PELAKSANAAN PROGRAM AUDIT DALAMPELAKSANAAN PROGRAM AUDIT DALAM

Pembukaan Audit Dalam 4 Mei 2014 (Ahad)Pembukaan Audit Dalam : 4 Mei 2014 (Ahad)

Proses Pengauditan : 4 – 15 Mei 2014 (Ahad – Khamis)

Penyediaan Laporan Audit Dalam : 18-20 Mei 2014 (Ahad – Selasa)

Pengauditan di PUTMKL : 6-7 Mei 2014 (Selasa - Rabu)

Mesyuarat Penutup Audit Dalam 21 Mei 2014 (Rabu)Mesyuarat Penutup Audit Dalam : 21 Mei 2014 (Rabu)

Follow-up Audit Dalam : 5 Jun 2014 (Khamis)

JUMLAH PROSEDUR DIAUDIT2013 & 2014

4242

41

2013 2014

PERBANDINGAN NCR & OFI 2013 & 20142013 & 2014

100

120

OFI108

80 %

80

100

OFI6014 %

40

60

NCR NCR

0

20

NCR 7

NCR8

0

2013 2014 2013 2014

HASIL DAPATAN AUDIT DALAM KESELURUHAN : NCR

Elemen = 7 Isu = 8

1; 13%1; 14%

PUTMJB

PUTMKL

PUTMJB

PUTMKL

7; 87%6; 86%

HASIL DAPATAN AUDIT DALAM KESELURUHAN : OFI

Elemen = 35 Isu = 108

24; 22%15; 43%

PUTMJB

PUTMKL

20; 57%

84; 78%PUTMJB

PUTMKL

NCR MENGIKUT BAHAGIANNCR MENGIKUT BAHAGIAN

NCR 2014

2 5

3

3

2

2.5

2

1

1.5

1 1 1

0

0.5

WP BPS BPK BTK BKLWP BPS BPK BTK BKL

OFI MENGIKUT BAHAGIAN

25

24

15

2018

17

10

15

8 9 109

5

6

3 4

9

0

WP BPA BPK BPM BPS BPT BRIBPT BRI BSP BTK BKL

HASIL DAPATAN : ELEMENElemen Keterangan NCR OFI

4.2.1 (c) Keperluan pendokumenan : prosedur dan rekod didokumentasikanyang diperlukan oleh Standard Antarabangsa

‐ 1

4.2.1 (d) Keperluan pendokumenan:  dokumen,termasuk rekod, yang ditentukan oleh organisasi sebagai perlu bagi memastikan

1ditentukan oleh organisasi sebagai perlu bagi memastikanperancangan, operasi dan kawalan proses yang berkesan.

4.2.3 Kawalan dokumen 1 24

4.2.3 (b) Kawalan dokumen: menyemak dan mengemas kini menurut ‐ 4( ) y gkeperluan dan bagi meluluskan semula dokumen

4.2.3.(c)  Kawalan dokumen: memastikan perubahan dan status semakanterkini dokumen dikenalpasti

‐ 1

4.2.3 (d) Kawalan dokumen: memastikan versi yang relevan bagi dokumenyang digunapakai tersedia di tempat digunakan

2

4.2.4 Kawalan Rekod 1 17

bj k if li i5.4.1 Objektif Kualiti ‐ 6

5.5.3  Komunikasi Dalaman 1 1

6.2.1 Sumber manusia: Am 1

6.2.2 Kompetensi,  Latihan dan Kesedaran ‐ 3

6.3 Prasarana ‐ 3

HASIL DAPATAN : ELEMENElemen Keterangan NCR OFIElemen Keterangan NCR OFI

6.4 Persekitaran Kerja ‐ 1

7.4.1 Proses Pembelian 1 4

7 5 1 Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan 97.5.1 Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan ‐ 9

7.5.1 (b) Kawalan Pengeluaran ‐ 2

7.5.1(e) Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan(Pelaksanaan Pemantauan Dan Pengukuran)

‐ 2(Pelaksanaan Pemantauan Dan Pengukuran)

7.5.1(f) Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan(Pelaksanaan Pelepasan Produk, Aktiviti Hantar Serah Dan Selepas Hantar Serah produk)

‐ 2

7.5.3 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan ‐ 5

8.2.3  Pemantauan dan Pengukuran Proses 1 4

8.3 (a) Kawalan Produk Tak Akur ‐ 1

8.4 Analisis Data ‐ 11

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan ‐ 5

8.5.2 Tindakan Pembetulan ‐ 1

JUMLAH 8 108

HASIL DAPATAN : PROSEDUR

Bahagian Prosedur NCR OFI

Manual Kualiti 1 2

Prosedur Kawalan Dokumen dan Data - 3

Prosedur Kawalan Produk Tidak MemenuhiKeperluan

- 1

Prosedur Kawalan Rekod - 1

Prosedur Outsourcing Perpustakaan - 1g p

Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan - 3

HASIL DAPATAN : PROSEDUR

Bahagian Prosedur NCR OFI

Prosedur Latihan - 3

Prosedur Penyenggaraan Bangunan PerpustakaanUTM

3 8

Prosedur Mengurus Pembelian Harta Tetap, 6

Inventori, Perkhidmatan dan Bahan- 6

Prosedur Mendeposit Bahan UTM-IR - 4

Prosedur Pengendalian Insentif PenerbitanUniversiti

- 3

P d P khid t B t P iProsedur Perkhidmatan Bantuan PencarianMaklumat Melalui Pangkalan Data

- 3

Prosedur Pengurusan Bengkel KemahiranP i M kl P lidik

- 3Pencarian Maklumat Penyelidikan

HASIL DAPATAN : PROSEDUR

Bahagian Prosedur NCR OFI

Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan 1 2Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan 1 2

Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan - 1

Prosedur Menguruskan Penyusunan Buku 1 -

Prosedur Penyenggaraan dan Pemulihan Bahan danAlat Media

- 2

Prosedur Penjilidan Bahan Perpustakaan - 4

HASIL DAPATAN : PROSEDUR

Bahagian Prosedur NCR OFI

Prosedur Penyenggaraan dan Membaikpulih Perkakasan2

y gg pPerkomputeran

- 2

Prosedur Mengurus dan Mengendali Penyenggaraan ICT - 4

Prosedur Mengurus Pembelian Buku dan Bahan Pandang Dengar

- 1

Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Khas 1 3

Prosedur Mengurus Pembelian Jurnal dan Media El k ik

- 6Elektronik

6

HASIL DAPATAN : PROSEDUR

Bahagian Prosedur NCR OFI

Prosedur Perkhidmatan Halaman Kandungan - 2

Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran PencarianMaklumat

- 3Maklumat

Prosedur Pengendalian Maklumbalas PerkhidmatanPerpustakaan

- 3

Prosedur Penerbitan Buku Panduan Perpustakaan - 1

Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (Permohonan)

- 4Loan (Permohonan)

Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (Pembekalan)

- 5

HASIL DAPATAN : PROSEDUR

Bahagian Prosedur NCR OFI

Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan - 4

Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan - 3Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan 3

Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan 1 3

P d M k P B k 3Prosedur Menguruskan Penyusunan Buku - 3

Prosedur Mengurus Pembelian Buku dan BahanPandang Dengar

- 3

Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (Permohonan)

- 6

Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library 2

g yLoan (Pembekalan)

- 2

TINDAKAN HASIL AUDIT TINDAKAN HASIL AUDIT TINDAKAN HASIL AUDIT TINDAKAN HASIL AUDIT

NCR NCR dandan OFI OFI dikeluarkandikeluarkan oleholeh JuruauditJuruaudit DalamDalamJJdengandengan mengunakanmengunakan BorangBorang PermintaanPermintaan

TindakanTindakan PembetulanPembetulan (PSZ27.6a (Pin.1/2011)(PSZ27.6a (Pin.1/2011)( ( / )( ( / )

RUMUSAN : NCRElemen 4.2.1 4.2.3 4.2.4 5.5.3 7.4.1 8.3

1. Proses pengurusan kutipan kewangan perlu ditingkatkan dan diberi perhatian serius 

Jumlah 1 3 1 1 1 1

secara menyeluruh bagi memastikan perancangan, operasi dan kawalan proses yang berkesan.

2 Kelewatan menghantar dokumen tidak mengikut tarikh yang ditetapkan oleh Wakil2. Kelewatan menghantar dokumen tidak mengikut tarikh yang ditetapkan oleh Wakil Pengurusan dan versi yang ditunjukkan semasa proses audit mengelirukan.

3. Keseluruhan rekod pada prosedur yang diaudit tidak dikawal dengan baik.

4. Keperluan arahan kutipan wang tunai atau yang melibatkan kewangan universiti  bagi kuasa melaksanakan tugas tidak menyeluruh.

5. Penilaian prestasi pembekal bagi prosedur yang diaudit tidak  disediakan untuk dua tahun berturut‐turut.

6 K l d k k k ih di d id k dik l d6.  Kawalan produk tak akur masih diproses dan tidak dikawal dengan sempurna.

RUMUSAN : OFIElemen 4 2 1 4 2 3 4 2 4 5 4 1 5 5 3 6 2 1 6 2 2 6 3 6 4Elemen 4.2.1 4.2.3 4.2.4 5.4.1 5.5.3 6.2.1 6.2.2 6.3 6.4

Jumlah 1 29 17 6 1 1 3 3 1

Elemen 7 4 1 7 5 1 7 5 3 8 2 3 8 3 8 4 8 5 1 8 5 2 TotalElemen 7.4.1 7.5.1 7.5.3 8.2.3 8.3 8.4 8.5.1 8.5.2 Total

Jumlah 4 15 5 4 1 11 5 1 108

17 Elemen Utama

1. Keperluan mewujudkan dokumen kawalan proses kerja bagi penyenggaraan bangunan  dan pengendalian program pendidikan pengguna bagi PUTMKL untuk  pemantapan SPK.

2. Takat pendokumentasi SPK  perlu dimantapkan  bagi pemahaman kepada pengawalan proses. Aktiviti buat tapi tidak didokumenkan; aktiviti ada tapi tidak perinci; skop, terminologi kurang jelas.

3. Semakan semula bagi objektif kualiti yang telah mencapai sasaran dan pelaporan3. Semakan semula bagi objektif kualiti yang telah mencapai sasaran dan pelaporan kepada objektif kualiti  supaya jelas dan tepat.

4.    Aktiviti pengawalan terhadap proses  yang memberi input dan output kepada perkhidmatan dan produk perlu dipertingkatkan.

5 K l li d t l dif h i b i di li d t l bih5.   Keperluan  analisa data  perlu  difahami  bagi penyediaan analisa  data yang lebih terperinci supaya penambahbaikan bagi keberkesanan  SPK dapat dilaksanakan.

KESIMPULANKESIMPULAN

K B h i l b i h i Ketua Bahagian perlu memberi perhatian serius terhadap aktiviti yang tak akur (NCR) dan kti iti d k h k tid k t haktiviti yang cenderung ke arah ketidakpatuhan.

K B h i l b i l bih h i Ketua Bahagian perlu memberi lebih perhatian terhadap kawalan dokumen, kawalan rekod bagi aktiviti proses dan analisa dataaktiviti proses dan analisa data.

PENUTUP

Walau bagaimanapun, Perpustakaan UTMtelah melaksana dan mengekalkan SPKtelah melaksana dan mengekalkan SPKserta sentiasa berusaha melaksanakanpenambahbaikan berterusan bagi aktivitipenambahbaikan berterusan bagi aktivitiyang terlibat secara langsung denganperkhidmatan dan penghasilan produkperkhidmatan dan penghasilan produk